PRESUPUESTOS

C.P. LEONARDO PEUELA RODRIGUEZ

INTRODUCCIN
El presupuesto es una herramienta de planeacin que
servir como gua en la organizacin, se construya a
partir de una serie de diagnsticos internos y externos,
del planteamiento de unos objetivos a conseguir y del
establecimiento de estrategias y polticas.
Los presupuestos concebidos desde la planeacin
permiten, de cierta forma, anticiparse a los hechos
que ocurrirn para poder contrarrestar los efectos
negativos y aprovechar los efectos positivos de los
entornos internos y externos.

RESEA HISTORICA
PERIODO

HECHOS RELEVANTES

1820-1821

Se adopta en Francia y posteriormente en USA como elemento de control del

gasto pblico

1912 - 1925

Pasada la primera guerra mundial, el sector privado lo aplica para controlar los
gastos. En esta poca, el crecimiento de empresas industriales es importante se
propone mtodos que permiten tener una adecuada planeacin empresarial.
Aparecen sistemas de costeo estndar que resultan claves en el anlisis de los
costos, que llevan a que las empresas establezcan la necesidad de realizar y
analizar los presupuesto previos a la toma de decisiones.

1930

Se celebra el primer simposio internacional de control presupuestal, en Ginebra

donde se puntualizan los principios bsicos del sistema presupuestal.

1948

El Departamento de la Marina de los EEUU presenta el presupuesto por

programas y actividades.

1961

El Departamento de Defensa de los EEUU trabaja con un sistema de planeacin

por programas y presupuestos

1965

El gobierno de los EEUU crea el departamento de presupuestos e introduce

dentro de las herramientas de planeacin y control, el sistema Planeacin por
programas y presupuestos

DEFINICIN DE PRESUPUESTO
Existen diversas definiciones de presupuestos que coinciden en
afirmar que se trata de un proceso de anticipacin a la ocurrencia de
los hechos y que adems requiere de un proceso de planeacin y de
utilizacin de tcnicas, mtodos y procedimientos que permiten la
proyeccin de cifras de una manera confiable y procurando acercarse
a la realidad.
El presupuesto constituye una herramienta til para la
administracin, ya que a travs de l se establecen metas
alcanzables que ponen de manifiesto el liderazgo de los directivos y
el compromiso de todos los miembros de la organizacin, todo ello en
procura de un objetivo comn: incrementar le valor de la empresa.
El presupuesto debe ser ordenado, atender a los objetivos y metas
empresariales; tener personas responsables del proceso; delimitarse
en el tiempo; ser alcanzable, medible y comparable.

OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO

El presupuesto en las empresas busca alcanzar los siguientes objetivos:
1. Planear las actividades de la empresa segn los objetivos propuestos.
2. Recolectar informacin financiera y operativa que permita consolidar
una base de datos que posteriormente, al organizarse y sistematizarse,
proporcionan los elementos necesarios para disear el presupuesto.
3. Obtener resultados con base en la coordinacin de las actividades de la
empresa, mediante la asignacin de responsabilidades funciones y
tareas a los diferentes departamentos o secciones en cuanto al proceso
presupuestal.
4. Evaluar los resultados obtenidos mediante un proceso de control que
permite verificar los datos reales en la etapa de ejecucin, detectando
errores y aciertos, con los cuales se implementaran medidas de control
correctivas y preventivas.

CLASIFICACIN DEL PRESUPUESTO

Los presupuestos pueden ser pblicos,

cuando se originan en el estado, y privados,
cuando su origen es el sector privado, en
cuyo caso el capital de las empresas se
aporta en un 100% por particulares. Esta
diferenciacin es fundamental ya que cada
uno de estos tiene caractersticas particulares
en el concepto y elaboracin del presupuesto.

CARACTERISTICAS DEL PRESUPUESTO PBLICO Y PRIVADO

PRESUPUESTO PBLICO

PRESUPUESTO PRIVADO

Es un estimativo basado en los ingresos fiscales

Se estiman ingresos operacionales y no

operacionales producto del desarrollo de su
objeto social

Estima y autoriza el gasto pblico

Se presupuesta costos y gastos operacionales y

no operacionales

Es rgido, ya que limita las cantidades por gastar

Es flexible, se pueden presentar diferencias en las

cifras

El presupuesto se establece mediante una ley

anual, la ley orgnica del presupuesto, expedida
por el congreso, el ejecutivo mediante decretos
puede llegar a modificar algunas partidas del
presupuesto.

El presupuesto es opcional. En algunas empresas

se establece segn los estatutos y/o entidades
de control.

Se determina por los siguientes principios

presupuestales: anualidad, universalidad, unidad
de caja, equilibrio presupuestal, planificacin,
programacin integral, especializacin,
inembargabilidad, coherencia macroeconmica y
sostenibilidad fiscal.

Los principios se relacionan con la

administracin: previsin, planeacin,
organizacin, direccin y control.

Se prepara como mnimo con un semestre de

antelacin a la vigencia fiscal respectiva

El tiempo de preparacin varia segn las

empresas, sin embargo debe ser con antelacin

OTRAS CLASIFICACIONES DEL PRESUPUESTO

1. SEGN LA FLEXIBILIDAD.
.Rgidos, estticos, fijos o asignados. Estos presupuestos no
permiten realizar ajustes, es decir, no se considera el entorno
empresarial, que puede afectar positiva o negativamente las cifras
presupuestadas.
.Flexibles o variables. Permiten ajustes en la ejecucin por las
diferencias presentadas, precisamente por imprevistos que se
puedan dar; precisando aclarar que el grado de flexibilidad depende
de los objetivos propuestos, ya que cuando menos ajustes se
realicen mejor es el proceso de planeacin.
2. SEGN EL PERIODO DE TIEMPO.
.A corto plazo. Se realiza para un periodo de un ao, atendiendo
bsicamente a los continuos cambios en la economa, en la poltica
y en otros aspectos externos que puedan llegar a afectar los datos
presupuestado.

OTRAS CLASIFICACIONES DEL PRESUPUESTO

A largo plazo. Generalmente son utilizados por las
empresas del sector privado cuando se hacen proyectos de
inversin , estudios de prefactibilidad, proyectos de
ampliacin de plantas, apertura de nuevas sedes entre otras.
3. SEGN EL CAMPO DE APLICACIN EN LA EMPRESA.
De operacin o econmicos. Se relacionan con la parte
operativa de la empresa, es decir ingresos operacionales y
no operacionales, costos y gastos operacionales y no
operacionales.
Financieros . Se relacionan con el presupuesto de las
partidas del estado de situacin financiera, principalmente
por el presupuesto de tesorera, que es el que genera
movimiento de gran nmero de cuentas.

OTRAS CLASIFICACIONES DEL PRESUPUESTO

4. SEGN EL SECTOR.
Presupuesto privado. Es el realizado por la empresas del
sector privado.
Presupuesto pblico. Es el elaborado por la entidades
estatales.
5. SEGN SU IMPORTANCIA.
Principales o sumarios. Hacen referencia a los estados
financieros presupuestados, presupuestado de ventas, costos
de produccin, de ventas, gastos operacionales, efectivo.
Secundarios o analticos. Entre estos pueden estar los
anlisis de ventas por lneas, costo de ventas por lnea,
presupuesto de inversiones en activos fijos, ventas por zonas,
ventas por vendedores, entre otros.

OTRAS CLASIFICACIONES DEL PRESUPUESTO

6. SEGN EL LIMITE QUE EXPRESAN.
Mximos. En estos se pretende el tope mximo alcanzado en el
presupuesto.
Mnimos. Hacen referencia a la cifra mnima para cubrir el
presupuesto.
Mixtos. Son aquellos que contienen limites mximos y mnimos.
7. SEGN LAS UNIDADES.
Monetarios. Son aquellos que se expresan en cifras.
En unidades. Son aquellos que presentan las unidades por
vender, comprar, usar o producir, mediante representaciones
graficas.

PRESUPUESTO BASE CERO

Como su nombre lo indica, cada ao que se efecta no se tiene en
cuenta los resultados o presupuestos de aos anteriores, es decir,
como si se hiciera por primera vez.
En esta clase de presupuestos se olvida el pasado para planear el
futuro, pero teniendo la certeza de que cada rubro es importante para
su elaboracin .
El presupuesto base cero es un proceso que estructura analticamente
y que permite a la direccin tomar decisiones sobre la eficiente
asignacin de los recursos a los sectores de mayor rendimiento.
El presupuesto base cero naci en EEUU con Peter Pyhrr y funciona a
travs de paquetes de decisin en los cuales se identifican y
caracterizan absolutamente todas las actividades de una empresa por
medio de un anlisis de costo beneficio, para asignar recursos
disponibles esperando una decisin bien sea favorable o desfavorable.

IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO.

Como herramienta de la administracin, mediante el presupuesto se
puede hacer frente a las incertidumbres que siempre estn presentes
en todos los aspectos de la economa, las finanzas, las polticas
gubernamentales entre otros fenmenos, que afectan en mayor o
menor medida los planes, programas y proyectos que se tengan para
el desempeo de la empresa.
El presupuesto es importante como herramienta de control toda vez
que requiere de un proceso continuo de revisin
El presupuesto tambin permite evaluar la gestin de los gerentes,
administradores, jefes de departamento, en cuanto al cumplimiento
de las metas y al aporte de cada uno de ellos hace para conseguirlas
o para proponer nuevas estrategias o planes para la organizacin.
A travs del presupuesto se logra consolidar el trabajo en equipo
puesto que para su realizacin se necesita contar con profesionales
de varias disciplinas.

RELACIN DEL PRESUPUESTO CON LA ADMINSTRACIN

El presupuesto en su misma esencia est estrechamente relacionado con
la administracin, si se toma en cuenta que para elaborarlo se debe
partir de un fase de planeacin en la cual se establecen los objetivos,
metas por alcanzar, responsables, informacin requerida, etc.
El presupuesto esta ntimamente relacionado con la administracin, ya
que debe considerarse como una herramienta fundamental en la
empresa misma y no como una funcin contable.
Para que el presupuesto logre su objetivo se requiere que cada uno de
los integrantes de la empresa, entienda su importancia, aprenda
utilizarlo y entienda que es un proceso continuo y dinmico.
La funcin bsica de un presupuesto es asistir a la direccin para obtener
las utilidades previstas en el ejercicio contemplado. El presupuesto
cubre todo el proceso directivo y constituye la principal herramienta para
dirigir eficazmente una empresa.

LAS REAS DEL CONOCIMIENTO Y EL PRESUPUESTO

Al ser un proceso integral, el presupuesto requiere la aplicacin del
conocimiento de diferentes disciplinas entre ellas tenemos:
La economa. En la que se efectan anlisis macro y
microeconmicos que inciden en el anlisis de factores, elementos
importantes en el diagnostico que debe realizarse al iniciar el
presupuesto y que son bsico para efectuar los estimativos.
La estadstica. Colabora con los pronsticos de ingresos, costos
y gastos y el anlisis de tendencias, entre otros.
La administracin. Provee la funciones bsicas en toda
organizacin
La contabilidad. Proporciona informacin contable y financiera, y
constituye el insumo principal para la elaboracin del presupuesto.
Las finanzas. Contribuyen a fundamentar el anlisis y toma de
decisiones.

PRINCIPIOS PRESUPUESTALES
PRINCIPIO

SIGNIFICADO

COMPRENDE

Previsin

Estudio anticipado y logro de

metas

Predictibidad, determinacin y
objetivos

Planeacin

Proceso necesario para el logro de

objetivos propuestos

Precisin, participacin, unidad,

costeabilidad, flexibilidad y
contabilidad por reas de
responsabilidad.

Organizacin

Destaca la importancia de las

actividades humanas para
conseguir metas

Orden y comunicacin

Direccin

Muestra como conducir al

individuo para lograr los objetivos

Autoridad y coordinacin

control

Detecta variaciones entre los

datos reales y las metas
propuestas.

Reconocimiento, excepcin, normas y

conciencia de costos.

ELABORACIN DEL PRESUPUESTO

Organizacin del trabajo presupuestal. En la organizacin del

trabajo presupuestal se deben definir las actividades que se
asignan a los participantes en la elaboracin del presupuesto y
precisar normas referentes al flujo de informacin, la secuencia a
seguir y la coordinacin, para garantizar su elaboracin en el
tiempo establecido y asegurar la intervencin de los diferentes
niveles organizacionales en la labor presupuestal. Todo esto
depende del tamao de la organizacin

ELABORACIN DEL PRESUPUESTO

Organizacin presupuestal en empresas pequeas y medianas.
Cuando las operaciones empresariales no son complejas y son de tamao reducido, el
trabajo presupuestal es responsabilidad de un departamento de contabilidad en cuyo
caso la jefatura asume las siguientes funciones:
Sostener reuniones con la direccin general y con las jefaturas de cada departamento
con el fin de conocer sus apreciaciones respecto al sistema y las polticas de la
organizacin.
Revisar el sistema de contabilidad de costos, fijar criterios en torno a la intervencin de
los diferentes departamentos y disear los mtodos y formatos que se aplicaran en la
fase de control.
Difundir la tcnica de la presupuestacin en los niveles operativo y administrativo, y
capacitar en el adecuado diligenciamiento de la informacin de las cedulas
presupuestarias, como campos que ameritan la preparacin del manual del presupuesto.
Preparar informes a la direccin sobre las tendencias de ventas y costos, los niveles de
inventarios, la situacin de tesorera y el anlisis pormenorizado de los estados
financieros que desempean un papel protagnico en los pronsticos.
Preparar informes peridicos que permitan cotejar los resultados previstos y los reales,
analizar las desviaciones y sus causas y sugerir los correctivos pertinentes

ELABORACIN DEL PRESUPUESTO

Organizacin presupuestal en empresas grandes
Cuando la empresa tiene un estructura organizacional compleja,
maneja operaciones comerciales de grandes proporciones nacional
y/o internacionalmente, y posee capacidad econmica, lo adecuado
es conformar un comit de presupuestos que asuma las siguientes
funciones.
Recibir los presupuestos parciales de cada departamento
presentados por el director de presupuestos, analizarlos y
presentar las observaciones necesarias.
Aprobar el presupuesto general de la empresa
Considerar y aprobar los cambios al presupuesto general, una vez
se inicien las operaciones que los generaron.
Recibir y estudiar los informes sobre los presupuestos previstos en
su ejecucin

ELABORACIN DEL PRESUPUESTO

Funciones del director de presupuestos
en las empresas de gran tamao la responsabilidad y el liderazgo del quehacer
presupuestal recae sobre el director de presupuestos, entre cuyas responsabilidades se
encuentran.
Preparar el manual de presupuestos con claras instrucciones sobre como elaborar los
presupuestos.
Reunir la informacin de las diferentes gerencias, divisiones o departamentos,
organizarla, analizarla o someterla a consideracin del comit.
Informar oportunamente a cada nivel organizacional sobre los cambios aprobados por el
comit
Conseguir datos financieros que auspicien el anlisis del comportamiento presupuestal
de la empresa en todos los campos.
Recibir los datos estimados de las jefaturas y transcribirlos a los niveles organizacionales
cuyos presupuestos dependen de ellos
Reunir los presupuestos funcionales y con base en la informacin financiera vigente
preparar estados financieros con base en los pronsticos de las gerencias
Preparar los anlisis especiales de la ejecucin presupuestal que requieran la gerencia
general, el comit o las jefaturas funcionales.

MECANISMOS Y TECNICAS PARA PREPARAR EL PRESUPUESTO

Estos mecanismos hacen referencia a la manera como se

preparan las cifras, ya que estas pueden organizarse en
cdulas que permiten su fcil interpretacin .
Las cdulas presupuestales son una herramienta til en la
confeccin del presupuesto, ya que en ellas se presenta la
informacin en periodos que permiten fcilmente
compararlas en el momento
de la ejecucin
Trimestres
PRODUCTO
Producto A
Producto B
total

Total

ETAPAS PARA ELABORAR UN PRESUPUESTO

Bien sea el caso que la empresa ya tenga implementado el
sistema del presupuesto como una herramienta de
planeacin y control, o que se trate de implementar, se
debe considerar las etapas siguientes en su preparacin
1. Preiniciacin
2. Elaboracin del presupuesto
3. Ejecucin
4. Control
5. Evaluacin

ETAPA DE PREINICIACIN
Actividades a desarrollar.
Polticas y directivas
Anlisis de factores sociales, culturales, demogrficos, polticos y econmicos que
inciden en el pas y que afectan el sector y la empresa.
Anlisis del sector
Identificacin de oportunidades y amenazas
Anlisis del comportamiento de la empresa e identificacin de fortalezas y
debilidades en cada uno de sus reas funcionales.
Definicin de la misin y visin del negocio
Definicin de los objetivos a corto y largo plazo.
Divulgacin de los objetivos propuestos.
Definicin de estrategias polticas y normas
Elaboracin de planes operativos por los jefes de departamento con base en metas
y sus perspectivas.
Revisin de los planes operativos
Divulgacin entre el personal de la empresa.

ETAPA DE ELABORACIN
Actividades a desarrollar.
Preparacin de programas operativos.
Ventas
Produccin
Personal
Finanzas
Costos y gastos

Preparacin del programa financiero.

Efectivo
Inversiones
Financiacin

Conversin de los programas a presupuestos

Preparacin del informe para la gerencia
Revisin del informe, anlisis, conveniencia e implicaciones en los objetivos, en las
metas y desde el punto de vista financiero.
Ajustes para mejorar los resultados previstos
Aprobacin final y publicacin

ETAPA DE EJECUCIN
Actividades a desarrollar.

Presentacin de metas especificas por

periodos quincenales o mensuales.
Asignacin de recursos, puesta en marcha y
vigilancia por cada jefe de departamento.
Informes de ejecucin

ETAPA DE CONTROL
Actividades a desarrollar.

Definicin de la tcnica a seguir para identificar

problemas o variaciones
Presentacin de informes parciales de ejecucin
Comparacin de lo real con lo presupuestado.
Anlisis y explicacin variaciones
Implementacin de medidas correctivas o
modificacin del presupuesto cuando sea
necesario.

ETAPA DE EVALUACIN
Actividades a desarrollar.

Anlisis critico de los resultados obtenidos.

Elaboracin de informes globales
Identificacin de causas y efectos
Capacitacin de experiencias para periodos
siguientes.