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Manual do Programa 5S

Em busca de qualidade de vida para o servidor!

Baseado na experincia da GEAL- Gerncia


de Apoio Logstico da PBH.

Belo Horizonte Maio 2009


Manual Programa 5S
Gerencia de Apoio Logstico
Secretaria Municipal Adjunta de Gesto Administrativa
Secretaria Municipal de Finanas

GEAL

SUMRIO

Organograma.................................................... 4
Apresentao ................................................... 5
O que 5S ......................................................13
O que significa cada senso .............................16
Benefcios esperados.......................................21
Fatores crticos de sucesso .............................25
Passos para a Implantao..............................28
Os 10 mandamentos do 5S ............................52
Referncias bibliogrficas ...............................54
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GEAL

GEAL

Secretaria Municipal de
Finanas

Secretaria Municipal
Adjunta de Gesto
Administrativa

Gerncia de Apoio Logstico - GEAL

Manual Programa 5S
Gerencia de Apoio Logstico
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Apresentao

GEAL

com prazer que divulgamos este manual,


sistematizando a experincia da GEAL com o Programa
5S e possibilitando a troca de experincia com outras
pessoas e instituies. Nessa gerncia, o programa tem
produzido resultados importantes, tais como: melhoria
contnua do ambiente do trabalho, maior integrao da
equipe, servidores mais motivados, alm de vrios
aperfeioamentos implantados na rotina de trabalho.

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Apresentao

GEAL

De fato, poca de sua introduo na GEAL, j se


esperava que esses resultados ocorreriam, j que so
vastos os relatos nesse sentido de outras instituies
que o implantaram. Mas uma coisa a mera expectativa
de resultados e outra a satisfao por t-los
alcanados, especialmente quando se mantm ainda
um forte desejo de continuar pela mesma trilha.

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Apresentao
Tal xito obtido demonstra que foi acertada a
deciso de implant-lo paralelamente ao incio da
implantao do programa Gespblica, uma ferramenta
de gesto do Governo Federal que orienta e facilita o
aprendizado organizacional para alcance de melhores
resultados, a partir da comparao peridica de nossas
prticas gerenciais com um padro de excelncia
reconhecido.

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GEAL

Apresentao

Naquela poca, tnhamos a expectativa de que o


Gespblica, at mesmo sozinho, poderia trazer
resultados ainda mais expressivos do que os relatados
anteriormente, mas ainda estvamos muitos receosos
quanto ao tempo que seria necessrio para que esse
programa envolvesse a fora de trabalho.

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Apresentao

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Afinal, o Gespblica parecia preconizar/requerer


muito mais a participao da alta liderana e dos gestores
do que dos servidores em seu processo de implantao,
divergindo de nossa ansiedade por envolv-los.
Portanto, na GEAL, o 5S , enganosamente, serviria
apenas como o primeiro passo para a excelncia, enquanto
os resultados do Gespblica no viessem.

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Apresentao

GEAL

Mas o 5S mostrou que tem uma dinmica prpria


e vitoriosa, deixando de assumir papel secundrio em
nossa poltica de qualidade e se nivelando em
importncia com o programa Gespblica dentro da GEAL.
Foi por isso que resolvemos sistematizar nossa
metodologia nesse manual e reinvestir esforos para dar
a esse programa uma cara condizente com os resultados
que ele nos trouxe.

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Apresentao

GEAL

Vale ressaltar aqui que o engajamento das


lideranas e a promoo de uma gesto participativa so
fatores fundamentais para o xito do programa, pois os
servidores precisam notar que suas sugestes esto sendo
criteriosamente avaliadas e que existe espao para crticas
e discusses construtivas sobre o ambiente de trabalho. E
no se pode esquecer ainda que mudanas requerem
quebras de paradigmas e alteraes de hbitos e atitudes
das pessoas. Isso um processo gradativo, disciplinar e
educacional.
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Apresentao

GEAL

Acreditamos que esse material sirva tambm para orientar a


implantao desse programa em outros rgos/instituies. A
metodologia simples e de fcil entendimento. Trata dos conceitos
bsicos do programa, dos fatores crticos para o sucesso, dos
benefcios esperados com a implantao, alm de propor uma
sistemtica de acompanhamento peridico do programa, baseada na
experincia da GEAL.
Esperamos que este manual lhe seja til.
Equipe de Qualidade GEAL

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O que 5S?

GEAL

O 5s um Programa de Qualidade que trata da arrumao, da


ordem, da limpeza, do asseio e da autodisciplina do trabalho e do
trabalhador, buscando promover uma melhoria na organizao
atravs de conscincia e responsabilidade de todos, tornando o
ambiente de trabalho mais agradvel, seguro e produtivo.
Foi desenvolvido com o objetivo de transformar as atitudes das
pessoas e os ambientes, gerando melhor qualidade de vida aos
trabalhadores, reduo de custos e de desperdcios, e aumento da
produtividade.

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O que 5S?

GEAL

Surgiu no Japo na dcada de 1950 e foi aplicado aps a 2


Grande Guerra, com a finalidade de reorganizar o pas quando este
vivia a chamada crise da competitividade. A adoo do Programa
5s foi um dos grandes fatores da recuperao das empresas
japonesas e da implantao da Qualidade Total no pas. Hoje o 5s
adotado em um vasto nmero de empresas e organizaes como
parte de seus programas de qualidade e gesto.

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O que 5S?
O NOME 5S PROVM DE CINCO PALAVRAS DO
IDIOMAS JAPONS, INICIADAS COM A LETRA S:
SEIRI: Senso de utilizao;
SEITON: Senso de organizao;
SEISO: Senso de limpeza;
SIKETSU: Senso de sade;
SHITSUKE: Senso de autodisciplina.

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GEAL

O QUE SIGNIFICA CADA SENSO?

GEAL

UTILIZAO: Separar o necessrio do desnecessrio. Ao separar


aquilo que realmente necessrio ao trabalho daquilo que
suprfluo, ou desnecessrio, conseguimos melhorar a arrumao e
dar lugar ao novo. O que for desnecessrio deve ser descartado ou
disponibilizado para algum que esteja precisado.
Lema: Separar o que utilizamos e descartar
o que no usamos

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O QUE SIGNIFICA CADA SENSO?


ORGANIZAO: Colocar cada coisa em seu devido lugar.

GEAL

Agora que o desnecessrio foi descartado, deve-se arrumar o que


importante. Significa deixar tudo em ordem. Os materiais devem ter
seu lugar especfico. Os usados a todo momento devem ficar mais
prximos dos que so usados esporadicamente para que seja
possvel encontr-los facilmente sempre que necessrio. Assim,
evita-se o desperdcio de tempo e energia.

Lema: Sempre deixar tudo em ordem.

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O QUE SIGNIFICA CADA SENSO?

GEAL

LIMPEZA: limpar e cuidar do ambiente de trabalho. Significa


manter tudo limpo, agora que voc j tirou tudo que era desnecessrio
e deixou tudo em ordem, preciso manter a limpeza do ambiente, dos
materiais e dos equipamentos.

Lema: Melhor que limpar no sujar.

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O QUE SIGNIFICA CADA SENSO?

GEAL

SADE: tornar saudvel o ambiente de trabalho. Significa zelar pela


sade e higiene. No adianta mantermos o local de trabalho limpo se no
cuidarmos de nossa higiene pessoal. A sade tambm observada pelo
bem estar e bom relacionamento entre os funcionrios e colaboradores.
Melhorando a qualidade de vida do trabalhador, melhora-se tambm a
qualidade do trabalho.

Lema: Ambiente saudvel,


trabalhador saudvel.

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O QUE SIGNIFICA CADA SENSO?

GEAL

AUTODISCIPLINA: fazer do 5S um hbito, torn-lo um modo


de vida e trabalho. Significa mais do que apenas seguir com disciplina
as normas estabelecidas. um estgio avanado no qual o
comprometimento das pessoas de fundamental importncia. Com
autodisciplina o cumprimento do programa fica mais fcil, e o 5S, em
si, mais eficiente e otimizado.

Lema: A manuteno do Programa 5s


depende do compromisso de cada um.

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Benefcios Esperados

GEAL

Quando foi idealizado, na dcada de 50, o Programa 5S


esperava apenas tratar da arrumao e padronizao fsica do
ambiente de trabalho. Mas aqui na GEAL conseguimos ver que ele
no para por ai, e que suas contribuies podem ser enormes. O
5S uma ferramenta de gesto, muito mais ampla do que pode
parecer. Vrios foram os benefcios identificados com a sua
utilizao. Focando a reduo dos desperdcios, de tempo, espao
e energia, o programa tambm impulsiona a participao efetiva de
todos, possibilitando o surgimento de um ambiente propcio a
criatividade, inovaes e crticas. O local de trabalho se transforma
num local de aprendizado constante e de reestruturao de prticas
e procedimentos.
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Benefcios Esperados

GEAL

Ele possibilita o gerenciamento, monitoramento, aprendizado e


a atuao em todos os tipos de problema encontrado. Os gargalos
e problemas detectados podem, e devem, entrar na lista de
avaliao peridica para incitar e incentivar a busca da soluo.
Nesse caso ele age como um catalisador no desenvolvimento de
melhores prticas e aes. Por seguir uma rotina de avaliaes
regulares, possibilita o acompanhamento de todas as evolues e
no evolues dos problemas detectados.

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Benefcios Esperados

GEAL

Podemos destacar aqui na GEAL algumas prticas


e procedimentos que experimentaram evolues
marcantes:

Eliminao do desperdcio;
Organizao do espao;
Racionalizao do tempo;
Reduo do stress nas pessoas;
Padronizao de processos;

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Benefcios Esperados

Melhoria da qualidade no trabalho;


Melhoria das relaes humanas;
Incremento da eficincia;
Incentivo inovao;
Autodisciplina.

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Fatores crticos de sucesso

GEAL

Alguns fatores devem ser observados e analisados


friamente antes do incio da implementao do
programa. Fatores esses que so de vital importncia
para o funcionamento perfeito do Programa 5S, nos
seus desdobramentos, necessidades, anseios e
objetivos.

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Fatores crticos de sucesso

GEAL

Engajamento das lideranas no programa;


A alta liderana deve comprar a idia base do 5S, pois eles
sero os incentivadores e mediadores do projeto. neles
que os servidores devem se espelhar e buscar auxilio e
motivao.

Existncia de gesto participativa;


de extrema importncia a participao da fora de trabalho
nos processos decisrios e procedimentos gerais. S
quando o colaborador se sente til e participando ativamente
das decises que ele se compromete com a mudana e
melhoria dos procedimentos.
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Fatores crticos de sucesso

GEAL

Estratgias de mobilizao da equipe;


A mobilizao e motivao da equipe fundamental para o
sucesso da implementao do programa. Ele depende
igualmente de todos os funcionrios, sem exceo. Essa
motivao tem que ser renovada e enfatizada a cada etapa.

Revises peridicas do programa;


Praticando revises e aprimoramentos peridicos no programa
objetivando o aumento do nvel de exigncia, se consegue
maior apoio da equipe, pois essa v que seu esforo est
valendo a pena com resultados prticos e plausveis.
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Passos para a Implantao

GEAL

Seguindo a metodologia de fcil entendimento, um


passo a passo de implantao do Programa 5S foi
criado, mantendo a ordem das etapas experimentadas
na GEAL. Esse passo a passo tem o objetivo de auxiliar
a implementao do 5S em sua empresa/organizao.

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Passos para a Implantao


1.

GEAL

Criao da comisso de implantao - esta equipe


ser responsvel pela elaborao da metodologia de
implantao do programa na organizao e dever se
reunir periodicamente. Esta comisso tem como
funo:
1.1 Elaborar a metodologia de implantao do programa;
1.2 Mapear a rea onde ser implantado o programa ( ser implantado
em toda organizao, em parte da organizao ou em setores
especficos);
1.3 Treinar a equipe para que a mesma esteja bem entendida dos 5
sensos e do objetivo do programa. O treinamento pode ser feito
atravs de literatura especfica, visitas a outras instituies que j
implantaram o programa 5s, cursos, etc.;
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Passos para a Implantao

GEAL

1.4 Determinar a diviso, entre a comisso, das seguintes tarefas:


- Redigir as atas das reunies;
- Recolher e arquivar as avaliaes;
- Apresentar os resultados para os gerentes.

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2.

GEAL

Reunio com Gerentes: definida a metodologia, a


Comisso de Implantao deve se reunir com os
gerentes para explicar a eles o programa, sua forma
de implantao, e focos de melhoria.
2.1 Gerentes devem indicar a nomeao de um funcionrio lder
em cada uma das unidades/gerncias da
empresa/organizao, para facilitar o desenvolvimento do
programa.
2.2 Criao e definio dos participantes, um de cada gerncia,
da Comisso de Qualidade 5S;
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Funes do Lder:
Os lderes sero responsveis por facilitar a implementao do
programa na unidade que fizerem parte, tirando dvidas dos
funcionrios, incentivando a participao efetiva de cada um,
solucionando problemas, buscando melhorias, fazendo
ajustes, motivando a equipe etc.
interessante que o lder seja uma pessoa carismtica,
comunicativa, proativa, parcial e, sobretudo, que tenha bom
relacionamento com os colegas.

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GEAL

importante lembrar que os lderes sero tambm os


prprios Avaliadores 5S. Eles sero responsveis por
avaliar as outras unidades da empresa/organizao, uma
unidade diferente a cada ms, tendo como base o Formulrio
Padro de Avaliao e Acompanhamento do Programa 5s

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3.

GEAL

A Comisso de Qualidade 5S, ser composta pelos


lderes definidos pelos gerentes. Ela tem papel crucial nas
avaliaes dos sensos e na validao dessas avaliaes.
Ser responsvel por padronizar os critrios adotados
pelos avaliadores/lderes para o julgamento dos requisitos do
Formulrio de Avaliao; fiscalizar, avaliar e ento validar as
avaliaes realizadas e posteriormente apresentar ao
chefe/gerente geral o que foi discutido e acordado.
importante lembrar que o gerente poder levantar novos
pontos a serem discutidos e novos questionamentos, que
sero analisados e podem vir a ser mudados ou revisados.

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3.1 Atribuies da Comisso:
Ser comprometida com o programa;
Eleger um lder para ser o coordenador da Comisso;
Criar uma agenda permanente de reunies da
Comisso;
Agir como facilitadora e multiplicadora para o
envolvimento dos trabalhadores no programa;
Ser responsvel pela manuteno do programa na
unidade e na empresa/organizao;
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Passos para a Implantao

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Ser capacitada para disseminar os conceitos do


programa a todos os trabalhadores;
Elaborar com a ajuda dos gerentes/chefes o Formulrio
Padro de Avaliao e Acompanhamento do Programa
5s; (colocar link para exemplo do formulrio)
Apresentar os resultados apurados nas avaliaes para
a empresa/organizao, propondo as aes de melhoria;
Avaliar como est a manuteno do programa 5s;
Fiscalizar, educar e validar a avaliao;
Estimular a continuidade da auto-disciplina do programa
5s.
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3.2 Cronograma mensal da Comisso de


Qualidade:
Toda 1 (primeira) semana do ms:
A Comisso deve inspecionar as unidades de trabalho

para avaliao da ordem mantida do 5S, utilizando o


Formulrio Padro de Avaliao, lembrando que os
lderes/avaliadores devem utilizar um sistema de rodzio
de unidades inspecionadas, a cada ms uma unidade
diferente;

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Toda 2 (segunda) semana do ms:


A Comisso deve se reunir para apurao dos
resultados das avaliaes realizadas nas unidades.
Deve-se discutir e equiparar os critrios utilizados em
cada avaliao, e se necessrio revisar alguma
pontuao ou item que causou dvida/questionamento,
para ento validar todas as avaliaes realizadas.
Outra tarefa nessa semana a preparao dos
relatrios/materiais para apresentao ao gerente/chefe
geral na semana seguinte.
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Toda 3 (terceira) semana do ms :


Nessa semana deve ser feita uma reunio com o
chefe/gerente geral da empresa , para apresentao
dos pontos levantados na semana de validao das
avaliaes. Nesse momento o gerente tem total
liberdade para levantar novos questionamentos e chegar
a novos entendimentos com os lderes. O objetivo aqui
evoluir um pouco mais a cada nova reunio, seja na
percepo de novos critrios de avaliao, na melhoria
dos requisitos avaliados etc.
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Na GEAL essa reunio feita com um Grupo Gestor e


no somente com o gerente geral. Compem o Grupo
os gerentes de todas as unidades da empresa
juntamente com o gerente geral. Esse Grupo Gestor se
rene semanalmente para discutir melhorias no
Programa, acompanhamento de resultados, novas
prticas etc.

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Toda 4 (quarta) semana do ms :


Com as avaliaes j validadas, nessa semana que
iro ocorrer as entregas dos Certificados de Qualidade.
Eles devem ser colados em local visvel em cada uma
das unidades/gerncias da empresa/organizao.

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4.

GEAL

Divulgao do Programa : necessrio que o programa, seus


benefcios e objetivos, sejam bem divulgados, para criar
expectativa nos funcionrios.
4.1 Fixao de cartazes em pontos estratgicos para criar expectativas nos
servidores quanto ao conhecimento e implantao do programa;
4.2 Disseminar a nova cultura de mudana;
4.3 Divulgao da data da reunio de lanamento do programa, que tem objetivo
de informar toda equipe de trabalho sobre o 5S, seu funcionamento e como
ele ser implantado na organizao;

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5. Definies e ajustes importantes:


5.1 Definio da rea de descarte. Dever ser definido local para
receber o material descartado e tambm quem ser o
responsvel pela transferncia do material para esta rea;
5.2 Registrar, com fotos, a situao anterior aplicao do programa,
para posterior comparao e descoberta de melhorias. Isso
muito importante para servir como detalhamento de resultados,
para o incentivo da equipe, e manuteno de conquistas.

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6.

Aplicao do Formulrio de Avaliao aos


servidores/funcionrios :

A idia que o prprio Formulrio de Avaliao seja preenchido


pelos servidores antes da aplicao de cada senso, e aps a
aplicao dele. Dessa forma pode-se medir o grau de melhoria e
modificao alcanado por cada senso e pelo Programa 5S em si.

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7.

GEAL

Reunio de Lanamento:
7.1 Faz-se a reunio com toda equipe da empresa/organizao
apresentando o programa 5s e como ser a metodologia utilizada.
recomendvel que seja um evento bem organizado, que fique
guardado na memria da equipe como muito importante, diferente e
especial.
7.2 Ao final da apresentao inicia-se a implantao do 1 e 2
Sensos, Utilizao e Organizao. Sugere-se que a implantao
desses Sensos ocorra no perodo de 15 (quinze) dias.

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Implantao Senso a Senso:


Deve-se adotar a seguinte dinmica de aplicao: primeiro uma
apresentao do(s) Senso(s) a ser implantado para toda a
equipe, explicando tudo o que deve ser feito, os resultados
esperados e os caminhos que devem ser seguidos. Depois
ocorre a implantao propriamente dita num perodo de 15
(quinze) dias.
Veja aqui as Apresentaes Senso a Senso GEAL

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Passos para a Implantao

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Cronograma de Implantao:
Sensos 1 e 2, Utilizao e Organizao Devem ser
apresentados e implantados em conjunto, nos primeiros 15 dias.
Sensos 3 e 4, Limpeza e Sade Tambm devem ser
apresentados e implantados conjuntamente e tambm em 15
dias.
Senso 5, Autodisciplina Apresentado e implantado tambm
em 15 dias.

Aps esses 45 dias ocorrer a primeira avaliao.


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8.

GEAL

Avaliao dos 5 Sensos: Tem como base o Formulrio


Padronizado, criado pela Comisso de Qualidade, com os itens a
serem avaliados divididos por senso e o detalhamento de cada
um dos requisitos, para orientar o avaliador nas caractersticas a
serem avaliadas; (colocar o link para o exemplo do formulrio)

Sero dadas notas por cada requisito correspondente a cada senso, de 0


(zero) a 2(dois), quanto aos critrios pedidos e enquadrados nas prticas
5S.
A avaliao no tem objetivo punitivo, mas sim educativo, buscando a
melhoria contnua e preparando o ambiente e as pessoas para os
prximos desafios da melhoria das prticas de trabalho;
Os avaliadores tm como foco orientar e estimular as pessoas da
unidade, incentivando-as melhoria contnua;

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9.

Critrios de Pontuao e Certificao:


O critrio de pontuao tem variao de 0 a 2 pontos, sendo:
- Pontuao 0 - No atende ao padro 5s;
- Pontuao 1 - Atende ao padro 5s de maneira
insuficiente;
- Pontuao 2 - Atende ao padro 5s.

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Passos para a Implantao


-

Na soma total da pontuao dos requisitos sero certificados as unidades que atingirem a
seguinte pontuao:

Pontuao

Certificado

70 a 89 %

Bronze

90 a 96 %

Prata

97 a 100%

Ouro

* Pontuaes menores do que 70 % do total possvel no


atendem ao padro 5S e no recebem nenhum
certificado. ( colocar link de certificado)

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- Cada unidade que atingir a pontuao estabelecida de acordo com


os critrios recebe um certificado de qualidade da auto-disciplina;
- Nos certificados sero indicados os alvos de melhoria identificados,
at que a pontuao chegue a 100%;
- O certificado ser afixado em local de fcil visualizao na unidade;
- Cada unidade recebe o relatrio da fiscalizao para
encaminhamentos/solues dos problemas detectados;

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Os 10 Mandamentos do 5S
1.

Ficarei com o estritamente necessrio.

2.

Definirei um lugar para cada coisa.

3.

Manterei cada coisa no seu lugar.

4.

Manterei tudo limpo e em condies de uso.

5.

Combaterei as causas de sujeira.

6.

Identificarei toda situao de risco.

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Os 10 Mandamentos do 5S

GEAL

7.

Trabalharei com segurana.

8.

Questionarei toda norma ou padro at entend-lo completamente.

9.

Procurarei formas de melhorar meu trabalho.

10.

Honrarei todos os compromissos.

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Referncias Bibliogrficas

GEAL

http://server01.bc.unicamp.br/seer/ojs/include/getdoc.php?id=196&article=54&mode=
pdf
- IMPLANTAO DO PROGRAMA 5 S PARA A CONQUISTA DE UM AMBIENTE DE QUALIDADE NA
BIBLIOTECA DO HOSPITAL UNIVERSITRIO DA UNIVERSIDADE DE SO PAULO , Maria Alice de Frana
Rangel Rebello

http://qualidade.ifsc.usp.br/ifsc5s/. Programa IFSC 5S


http://www.5s.com.br/ - 5s com solues criativas
http://www.indg.com.br/5s - INDG

Manual Programa 5S
Gerencia de Apoio Logstico
Secretaria Municipal Adjunta de Gesto Administrativa
Secretaria Municipal de Finanas

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