Pregntate si lo que estas haciendo

hoy, te llevara donde quieres estar

maana

INTRODUCCIN
En la mayora de los negocios, resulta poco prctico
utilizar cheques para las operaciones de pequea cuanta,
por lo que se acostumbra establecer un fondo de caja
menuda como un medio para hacer pagos en efectivo
cuando los cheques no resultan prcticos.
Como su nombre lo indica, un fondo de caja menuda es
aquel que se establece para el pago de pequeas sumas de
dinero. En algunas empresas se emplea el fondo de caja
menuda slo para el pago de todas las cuentas de menos
de cierta cantidad, por ejemplo B/5.00. Otras empresas
especifican que todos los desembolsos por timbres
postales, telegramas, taxis, gastos ocasionales de oficina,
etc., sean pagados del fondo de caja menuda.

CONCEPTO Y ESTABLECIMIENTO DEL FONDO DE

CAJA CHICA O CAJA MENUDA.
Definicin de Caja Chica o Caja Menuda. Esta cuenta se
define como el fondo fijo que se establece para hacerle frente a
pequeos desembolsos de efectivo para gastos menores o de
urgencia, cuyo pago mediante cheque resultara poco prctico.
Establecimiento del fondo de caja menuda: Al establecer un
fondo de caja menuda se encarga a una persona el manejo del
dinero y se responsabiliza del mismo. El dinero se guarda
comnmente en una caja porttil o en una gaveta,
separadamente de cualquier otro dinero.

CONCEPTO Y ESTABLECIMIENTO DEL FONDO DE

CAJA CHICA O CAJA MENUDA.
El monto del fondo de caja menuda que debe mantenerse en
existencia vara segn las necesidades de la empresa. Puede
ser B/.50.00, B/.75.00, etc.
Para establecer el fondo de caja menuda se expide un cheque
a favor de caja menuda, el cual se cambia en el Banco. Por
ejemplo, la Ca. Moderna establece el fondo de caja menuda
por B/.50.00 cheque No.100. Se cambia el cheque y el
efectivo se deposita en la caja o gaveta.
En los libros se hace el siguiente registro:
Caja menuda
B/. 50.00
Banco
Cheque No.100

50.00

Procedimiento que se sigue al hacer un pago del fondo

de caja menuda.
Cuando se hace un pago del fondo de caja menuda se
llena un comprobante (formulario que provee la
constancia escrita de una transaccin)
En todo momento, el total de desembolsos (segn
comprobantes) ms el efectivo en caja debe ser igual a la
suma original que se separ para la caja menuda; el
procedimiento para hacer la comprobacin se denomina
arqueo de caja menuda.
Reembolso del fondo de caja menuda.
Cuando el fondo desciende a cierta cantidad (por ejemplo
B/.5.00).
Al final del perodo fiscal (para anotar todos los gastos del
perodo).

Pasos que se siguen para reembolsar el fondo de caja

menuda.
Se suman los comprobantes.
Se verifica el fondo. El total de comprobantes ms el
dinero que queda debe ser igual al fondo original.
Se extiende un cheque por el total de los comprobantes.
Se cancelan los comprobantes para evitar que se puedan
utilizar de nuevo.
Se cambia el cheque y se deposita el dinero en el fondo
de caja menuda.

GENERALIDADES DE LAS CAJAS MENUDAS

APLICADAS EN EL SECTOR GOBIERNO.
A.

Concepto de Caja Menuda.

Son sumas de dinero fijas, en efectivo, provistas a
oficinas pblicas a solicitud de stas. Se reembolsan de
fondos bancarios institucionales.

B.

Objetivo de la Caja Menuda

Facilitar la gestin administrativa y financiera de las
oficinas pblicas, permitiendo la atencin de manera
inmediata de las necesidades imprevistas y ocasionales (de
difcil anticipacin o programacin), que surjan del
desarrollo de las actividades inherentes al funcionamiento
de la oficina correspondiente.

GENERALIDADES DE LAS CAJAS MENUDAS

APLICADAS EN EL SECTOR GOBIERNO.
C.

Objetivo del Procedimiento

Establecer las pautas para regular la

administracin del Fondo de Caja Menuda,
dentro de un adecuado ambiente de control
que asegure una gestin oportuna, eficiente,
econmica y transparente de los recursos
autorizados.

MEDIDAS DE CONTROL INTERNO

A.

Objetivo

Las normas y requerimientos desarrollados en

este punto, tienen el propsito de brindar
seguridad razonable sobre el buen manejo de los
fondos provistos a travs de las cajas menudas, de
manera que ese manejo se realice con correccin
y conforme a las disposiciones legales vigentes.

PROCESOS DE APERTURA, AUMENTO,

DISMINUCIN, TRASPASO Y CIERRE DEL
FONDO.
A. Proceso de Apertura
1. El Superior Jerrquico del Ministerio,
Entidad Autnoma, Semiautnoma o
Municipio interesado en contar con
estos recursos, remitir a travs de la
Oficina de Fiscalizacin General nota al
Despacho del Contralor o Subcontrato
solicitando la apertura.

Tarjeta de Control de Movimiento del Efectivo

de Caja Menuda
B.

Variaciones de la Caja Menuda

B.1. Aumento

Para solicitar incrementos a los Fondos se deben cumplir los

mismos requisitos que para la Apertura.
B.2.

Disminucin

Estos casos se notificarn de manera previa a la oficina

institucional de Fiscalizacin, indicndole el motivo de la
operacin. Una vez se coordine la operacin correspondiente, se
fiscaliza el arqueo y comprobacin de documentos, respectiva. Se
adjunta al expediente, copia de la boleta de depsito (reintegro) al
fondo que origin los recursos, por el monto de la rebaja.

Tarjeta de Control de Movimiento del Efectivo

de Caja Menuda
B.3.

Traspasos

Es la accin mediante el cual se transfiere la

responsabilidad de autorizacin o custodia de un
Fondo. Este proceso se da mediante la participacin
de un funcionario de la Oficina de Fiscalizacin de
la Contralora o la Unidad de Auditora Interna de la
Institucin, para que procedan al arqueo del fondo y
el acta de traspaso respectiva.

Tarjeta de Control de Movimiento del Efectivo de

Caja Menuda
B.4.

Cierre

Cuando la Direccin Administrativa de la entidad

lo determine, solicitar el cierre del Fondo a la
respectiva Oficina de Fiscalizacin la que, en
coordinacin con la Oficina de Auditora Interna de
la entidad, formalizarn el cierre a travs de la
correspondiente "Acta de Cierre Final", documento
que debe ser firmado por el custodio y refrendado
por el fiscalizador y auditor interno.

CONCLUSIONES

En conclusin, la caracterstica principal de la Caja Menuda,

sea sta utilizada en la Empresa Privada como en una
Institucin Gubernamental, es que se identifica como una
suma de dinero en efectivo, provista para satisfacer de
manera inmediata necesidades imprevistas y ocasionales,
surgidas del desarrollo cotidiano de las actividades
inherentes a las oficinas. El monto asignado va a depender
de las necesidades de la empresa o entidad pblica.
Para el caso de las entidades del gobierno, el uso y manejo
de las cajas menudas debe cumplir con las normas y
requerimientos desarrollados para este fin, tienen el
propsito de brindar seguridad razonable sobre el buen
manejo de los fondos provistos a travs de las cajas
menudas, de manera que ese manejo se realice con
correccin y conforme a las disposiciones legales vigentes.

CONCLUSIONES
En las empresas privadas, el control de este fondo,
se darn segn su poltica, adoptar el sistema y/o
forma de manejar el fondo de caja chica. El personal
responsable de manejar el fondo de caja menuda o
caja chica deber utilizar el efectivo bajo su custodia
para los fines correspondientes a dicho fondo, y no
para uso personal u otros usos no autorizados.

GLOSARIO

Fondo de Caja Menuda: Son sumas de dinero fijas, en

efectivo, provistas a oficinas pblicas a solicitud de
stas. Se reembolsan de fondos bancarios
institucionales.

Custodio. Funcionario responsable directo del manejo

de los fondos.

Autorizante. Funcionario encargado de autorizar el uso

de los recursos del fondo, responsable conjuntamente
con el custodio en la administracin de los mismos.

Firma autorizada. Firma que coloca en el

Comprobante de Caja Menuda, el funcionario
asignado para ordenar pagos de este fondo.

GLOSARIO
Adelantos

de Caja. Cantidad de dinero entregado a un

funcionario para tramitar la compra de un bien o
servicio, cuyo valor definitivo se desconoce.
Comprobante de Caja. Documento contentivo de todos
los detalles, incidencias y responsabilidades inherentes
a un pago o desembolsos.
Comprobante en Cartera. Documentos sustentadores
de pagos o desembolsos de dinero, que se encuentran
en poder del custodio, pendientes de reembolsos.
Reembolso en Trmite. Grupo de documentos
sustentadores de pagos o desembolsos de dinero en
proceso de reembolso.