Placencia Palacios Berenice

Castro Montalvo Ilse

Rodrguez Montero Jos Luis

C O N C EP TO S D E LA
A D M IN IS TR A C I N D E
P R O Y EC TO S

La vida de un proyecto
El proyecto es un esfuerzo tendiente a lograr

un objetivo especifico mediante una serie

especial de actividades interrelacionadas y la
utilizacin eficiente de recursos.
Los proyectos nacen cuando una necesidad
es descubierta por el cliente, es decir, por
personas o una organizacin dispuestas a
aportar los fondos para atenderla.

Fases del ciclo de vida de

un proyecto
1.- Primera fase: Consiste en identificar una
necesidad, un problema o una oportunidad.
2.- Segunda fase: Consiste en desarrollar
una solucin de la necesidad o problema
3.- Tercera fase: Consiste en poner en
prctica la solucin propuesta.
4.- Cuarta fase: Terminacin del proyecto.

Administracin de
proyectos
Es un proceso que consiste en establecer

primero un plan e implementarlo despus

para alcanzar el objetivo.
Un proyecto no podr realizarse

exitosamente si no se dedica tiempo a

preparar un plan bien elaborado.

Atributos del proyecto

El proyecto tiene un objetivo bien definido.
Un proyecto se lleva a cabo en una serie de

actividades independientes.
En un proyecto se echa mano de varios
recursos.
Un proyecto tiene un marco temporal
especfico.
Un proyecto puede ser un esfuerzo nico.
Un proyecto tiene un cliente.

Conceptos Bsicos
Alcance del proyecto: Es el trabajo que debe

hacerse para que el cliente se convenza de que las

entregas cumplan con los requisitos o criterios de
aceptacin.
El costo: Es la cantidad que el cliente se

compromete a pagar por la terminacin aceptable

del proyecto.
El programa: Es el cronograma que especifica

cundo empezarn y terminarn las actividades.

Factores que restringen

el xito del proyecto
Alcance

Satisfacci
n del
cliente

Proyecto

Programa

Costo

Pasos de planeacin para la

administracin de un proyecto.
1.- Definir con claridad el objetivo de un

proyecto.
2.- Dividir y subdividir el alcance del proyecto en

piezas importantes o paquetes de trabajo

3.- Definir las actividades especficas que es

necesario realizar para cada paquete de trabajo

con el fin de lograr el objetivo del proyecto.

 4.- Presentar grficamente las actividades

bajo la forma de un diagrama de red.

5.- Hacer un estimado de tiempo de la

duracin que tendr que completar cada

actividad.
6.- Hacer un estimado de costos por cada

actividad

 7.- Calcular el programa y el presupuesto de

un proyecto, para determinar si el mismo se

puede terminar dentro del tiempo requerido,
con los fondos asignados y con los recursos
disponibles.

La Planeacin
Determina qu se necesita hacer, quin lo

har, cunto tiempo se necesitar y cunto

costar.
El resultado de este esfuerzo es un plan de

lnea base.

Plan de lnea base

Es un grfico o tabular por cada periodo.
La informacin debe incluir:
Las fechas de inicio y terminacin de cada actividad.
Las cantidades de los diversos recursos que se

necesitarn durante cada periodo.

El presupuesto para cada periodo, as como el
presupuesto acumulado desde el inicio del proyecto
a travs de cada periodo.

 La clave para el control efectivo del proyecto

es medir el progreso real y compararlo con el

planteado oportuna y peridicamente y, si es
necesario realizar la accin correctiva de
inmediato.
El beneficio definitivo de poner en prctica

tcnicas de administracin de proyectos es

tener un cliente satisfecho.

Placencia Palacios Berenice

Castro Montalvo Ilse
Rodrguez Montero Jos Luis
Guzman Fernando

C A P ITU LO 2
ID EN TIFIC A C I N D E LA S
N EC ES ID A D ES .

Identificacin de las necesidades

Es la fase inicial del ciclo de vida del

proyecto.
Se comienza con el reconocimiento de una

necesidad y termina con la emisin de una

solicitud de propuesta (SDP)
El cliente identifica una necesidad, un

problema o una oportunidad para una mejor

forma de hacer algo y por consiguiente tener
un beneficio.

 Es importante cuantificar el problema para

poder determinar si los beneficios esperados

de poner en prctica una solucin compensa
el costo a realizar el proyecto y, si es as, con
cunto.
Una vez que se ha estimado la magnitud del

beneficio de la mejora, el cliente puede

determinar el presupuesto para un proyecto
que la ponga en prctica.

Seleccin de proyectos
Se evalan varias necesidades u

oportunidades y luego se decide cul de

ellas se convertira en un proyecto.
Beneficios y consecuencias
Ventajas y desventajas
Pros y contras

Pasos de la seleccin de proyectos

1.- Establecer un conjunto de criterios para

evaluar la oportunidad (inversin requerida,

costo de la manufactura, volmen previsto de
ventas).
2.- Listar las suposiciones que sran la base

de cada oportunidad (Conseguir un prstamo

bancario para la construccin).

 3.- Recabar datos e informacin sobre cada

oportunidad para garantizar una decisin

inteligente
4.- Evaluar las oportunidades a partir de los

criterios.

Solicitud de propuesta
El propsito de preparar una solicitud de

propuestas es exponer, en forma mplia y

detallada, lo que se requiere.
Una buena SDP permite a los contratistas o

al equipo de proyectos comprender qu

espera el cliente, de modo que puedan
elaborar una propuesta bien preparada que
stisfara los requisitos del cliente a un precio
realista.

 Una SDP tiene que proporcionar una

descripcin del trabajo. Esta se relaciona on

dl alcance del proyecto, exponiendo las
tareas que el cliente quiere que realice el
contratista.

La SDP tiene que incluir los requisitos del

cliente, que define las especificaciones y los

atributos

 La SDP debe especificar las entregas que el

cliente espera que le proporcione el

contratista o el equipo del proyecto.
La SDP debe relacionar cualesquiera

artculos suministrados por el cliente.

La SDP podr expresar las aprobaciones que

requiere el cliente.

 Una SDP podr expresar las condiciones de

pago que piensa usar el cliente.

La SDP puede expresar el programa

requerido para la terminacin del proyecto.

La SDP puede proporcionar instrucciones

para el formato y el contenido de las

propuestas del contratista.

 La SDP debe sealar la fecha de vencimiento

para el cual el cliente espera que los posibles

contratistas presenten sus propuestas.
Una SDP quiz incluya los criterios de

evaluacin.
En casos raros, una SDP sealar los fondos

que tiene el cliente para gastar en el proyecto.

 Una vez que se ha preparado la SDP, el cliente

solicita propuestas al notificar a los posibles

contratistas que la SDP est disponible.
Los clientes y contratistas consideran el proceso

de SDP como una situacin competitiva.

Los clientes deben tener cuidado de no

proporcionar a uno o ms contratistas

informacin que no se entregue a los dems
contratistas interesados.

Placencia Palacios Berenice

Castro Montalvo Ilse
Rodrguez Montero Jos Luis
Guzmn Fernando

C A P ITU LO 3
S O LU C IO N ES P R O P U ES TA S

Mercadotecnia previa a la SDP

Los contratistas no deben esperar hasta que

los clientes la solicitud formal de una SDP

para comenzar a desarrollar propuestas.
Los contratistas deben mantener

comunicacin frecuente con sus clientes

anteriores, actuales e indicar contactos con
otros potenciales.

Decisin de licitar/No Licitar

Se pueden tomar en cuenta algunos de los

siguientes factores:

1.- COMPETENCIA Qu otros contratistas

podrn presentar tambin una propuesta?

2.- RIESGO Existe el riesgo de que el proyecto

no tenga xito?

3.- MISIN El proyecto es coherente con la

misin de negocios del cliente?

 4.- AMPLIACIN DE CAPACIDADES El

proyecto le proporcionara al contratista la
oportunidad de ampliar y mejorar sus
capacidades?

5.- REPUTACIN El contratista ha

completado con xito proyectos y ha dejado
satisfecho al cliente?

6.- FONDOS DEL CLIENTE El cliente tiene

en realidad fondos disponibles para seguir
adelante con el proyecto?

 RECURSOS DE LA PROPUESTA Existen

los recursos apropiados para presentar una
propuesta de calidad?

RECURSOS DEL PROYECTO Existen

disponibles los recursos apropiados para llevar a
cabo el proyecto, si el contratista es seleccionado
como el ganador?

Desarrollo de propuesta
Una propuesta es un documento vendedor;

no es un informa tcnico. En la propuesta el

contratista debe de convencer al cliente de:
Comprende lo que el cliente esta buscando
Puede llevar a cabo el proyecto propuesto
Proporcionar mayor valor para cliente
Es el mejor contratista para solucionar el
problema
Har el trabajo en forma profesional

 Lograra los resultados deseados

Completara el proyecto dentro del

presupuesto y de acuerdo al programa

Dejara satisfecho al cliente.

Contenido de la propuesta
Con frecuencia las propuestas se organizan

en tres secciones:
Tcnicas
Administrativas
Costos

Seccin Tcnica
La seccin tcnica debe contener los

elementos siguientes:
1.- Comprensin del problema: El contratista

pone en manifiesto que comprende el

problema o la necesidad del problema
2.- Enfoque o solucin propuesta: Algunos

problemas requieren una propuesta de

solucin especifica.

 3.- Beneficio para el cliente: El contratista

debe expresar como la solucin o el enfoque

propuesto beneficiaran al cliente.

Seccin Administrativa
La seccin administrativa debe contener los

siguientes elementos:
1.- Descripcin de las tareas de trabajo: El

contratista tiene que definir las tareas

importantes que realizarn para llevar a cabo
el proyecto.
2.- Productos o servicios a entregar: El

contratista debe incluir una relacin de todos

los productos o servicios a entregar.

 3.- Programa del proyecto: El contratista

debe proporcionar un programa para realizar

las tareas importantes requeridas para
completar el proyecto.
4.- Organizacin del proyecto: El contratista

debe describir como se organizarn en el

trabajo y los recursos para realizar el
proyecto.
5.- Experiencia relacionada: Debe

proporcionar una relacin de proyectos que

ha terminado.

 6.- Equipos e instalaciones: Algunos

proyectos requieren que el contratista use o

tenga acceso a equipos especiales como
computadoras.

Seccin de Costos
La seccin de costos debe contener los

elementos siguientes:
1.- Mano de obra Proporciona los costos

estimados para las diversas clasificaciones de

las personas que se espera trabajen el
proyecto.
2.- Materiales: Costo de los materiales que

necesita comprar el contratista para el

proyecto.

 3.- Subcontratistas y asesores: Contratacin

de asesores para el proyecto.

4.- Alquiler de equipos e instalaciones: En

ocasiones el contratista tendr que alquilar

equipos especiales.
5.- Viajes: Si se requiere viajar, se pondr los

costos de los mismos.

6.- Documentacin: Impresin de manuales,

informes, etc.

 7.- Gastos indirectos: Aumento de

porcentajes a los costos de las partidas de la

1 a la 6 para cubrir gastos indirectos.
8.- Aumentos: Aumento en las tasas de los

salarios y los incrementos de costo de los

materiales.
9.- Contingencias: Para cubrir lo inesperado
10.- Honorarios y utilidades: Costo total mas

la utilidad que el contratista pone al proyecto.

Consideraciones de fijacin de
precios
Al determinar el precio para el proyecto

propuesto, el contratista tiene que tomar en

cuenta las partidas siguientes:
1.- Confiabilidad de los estimados del costo:

Tiene confianza el contratista en que el

costo total para el proyecto propuesto es
completo y exacto?

 2.- Riesgo Si el proyecto propuesto incluye

una actividad que no se ha llevado a cabo

antes.
3.- Valor del proyecto para el contratista: Hay

ocasiones en las que el contratista est

dispuesto a aceptar un precio ajustado o
bajo.
4.- Presupuesto del cliente: Conocer el

presupuesto con el que el cliente cuenta para

la realizacin del proyecto

 5.- Competencia: Si se espera que muchos

contratistas presenten propuestas como

respuesta a la SDP de un cliente.

Evaluacin de las propuestas por el

cliente.
Entre los criterios que pueden ser utilizados

por los clientes al evaluar las propuestas, se

incluyen los siguientes:
Cumplimiento con la descripcin del trabajo y

los requisitos del cliente presentados en la

SDP
Comprensin por parte del contratista del

problema o la necesidad del cliente.

 Lo correcto y lo prctico del enfoque

propuesto por el contratista para solucionar el

problema.
La experiencia y el xito del contratista en

proyectos similares
La experiencia del personal clave que ser

asignado a trabajar en el proyecto.

La capacidad administrativa

 Realismo del programa del contratista

Precio

Tipos de contrato
Un contrato es un vehculo para establecer

buena comunicacin entre el cliente y el

contratista y llegar a una comprensin mutua
con claras expectativas que aseguren el
xito del proyecto.

 Contrato de precio fijo: El cliente y el

contratista acuerdan un precio para el trabajo

propuesto. El precio permanece fijo a menos
de que el cliente y el contratista estn de
acuerdo en cambios.
Contrato de reembolso del costo: El cliente

acepta pagar al contratista todos los costos

reales con independencia de la cantidad,
mas alguna utilidad acontada.

Clausulas del contrato

A continuacin se presentan algunas

clusulas que se pueden incluir en los

contratos de proyectos:
1.- Exposicin falsa de los costos: Establecer
que es ilegal que el contratista exagere las horas o
los costos gastados en el proyecto.

2.- Aviso de exceso en los costos o demoras

en el programa: Circunstancias que se deben

notificar de inmediato al cliente de cualquier exceso
real o previsto en los costos o demoras del proyecto

 3.- Aprobacin de los subcontratistas: Seala

cuando el contratista necesita obtener la aprobacin
por adelantado del cliente.

4.- El equipo o la informacin a proporcionar

por el cliente: Relaciona las partidas que

proporcionara el cliente al contratista durante el
proyecto y las fechas en las que estarn a
disposicin.

5.- Patentes: Abarca la propiedad de patentes que

puedan resultar de realizar el proyecto.

6.- Divulgacin de informacin confidencial:

Prohbe a una de las partes revelar a alguien ms, o
usar para cualquier propsito distinto al trabajo en el
proyecto.

 7.- Consideraciones internacionales:

Especifica los ajustes que se tienen que hacer para
clientes en otros pases.

8.- Cancelacin: Presenta las condiciones bajo las

cuales el cliente puede dar por terminado el contrato.

9.- Condiciones de pago: Se refiere a la base

sobre que el cliente har pagos al contratista.

10.- Pagos por primas/penalidades: Algunos

contratos tienen una clusula de primas, por el cual
el cliente le pagar al contratista una prima si
termina el proyecto antes de lo programado.

 11.- Cambios: Abarca el procedimiento para

proponer, aprobar y poner en prctica cambios al
alcance o al programa del proyecto.

Placencia Palacios Berenice

Castro Montalvo Ilse
Rodrguez Montero Jos Luis
Guzmn Fernando

C A P ITU LO 4
EL P R O Y EC TO

Planeacin del proyecto

La tercera fase del ciclo de vida del proyecto

tiene dos partes: hacer su planeacin

detallada y despus poner en prctica ese
plan, para lograr el objetivo del mismo.
La parte de la planeacin incluye elaborar

con gran detalle el plan, el programa y el

presupuesto.

Pasos de la planeacin
1.- Definir con claridad el objetivo del

proyecto
2.- Dividir el alcance del proyecto en piezas

importantes o paquetes de trabajo

3.- Definir actividades especficas que son

necesarias de realizar en cada paquete de

trabajo.

 4.- Presentar la manera grfica las

actividades mediante un diagrama de red.

5.- Calcular el tiempo estimado que requerir

completar cada actividad.

6.- Calcular el costo estimado para cada

actividad.
7.- Calcular un programa y un presupuesto

para el proyecto para determinar si se puede

lograr dentro del tiempo requerido.

 8.- Integrar los equipos y programas de

computacin y probar el sistema.

9.- Preparar los requisitos de instalacin

como los planos de pis0 y las condiciones

del servicio.
10.-Preparar los materiales de capacitacin
11.- Embarcar el equipo a la fbrica del

cliente a instalarlo

 12.- Realizar la capacitacin del cliente

13.- Realizar las pruebas finales de

aceptacin

Control del proyecto

La clave para el control del proyecto efectivo

es medir el progreso real y compararlo con el

planeado en forma peridica y oportuna y
llevar a cabo la accin correctiva de
inmediato si es necesaria.

 1.- Datos sobre el desempeo real; esto

incluye:

El tiempo real en que se iniciaron y/o

terminaron las actividades.
Los gastos reales gastados y
comprometidos.
2.- Informacin sobre cualquier cambio en el

alcance, el programa y el presupuesto del

proyecto.

Terminacin del proyecto

La cuarta y ltima fase del ciclo de vida del

proyecto es terminarlo.
El propsito de terminar apropiadamente el

proyecto es aprender de la experiencia

ganada en el mismo, con el fin de mejorar el
desempeo en el futuro.

Fases del ciclo de vida

Evaluacin interna posterior a la

terminacin del proyecto.
Internamente deben realizarse dos tipos de

reuniones; las individuales con los miembros

del equipo y la de grupo con el equipo del
proyecto.

 Temas a discusin bajo cada una de las

partidas:
Desempeo tcnico
Desempeo en cuanto a costos
Desempeo del programa
Planeacin y control del proyecto
Relaciones con el cliente
Relaciones de equipo
Comunicacin

 Identificacin y solucin del problema

Recomendaciones