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SISTEMA DE MEJOR

GESTIN
SIMEGE
Universidad Nacional de
Colombia

SIMEGE
La operacin del modelo busca contribuir al mejoramiento
de la gestin acadmico administrativa de la Universidad
mediante la adaptacin e implementacin articulada del
sistema de gestin de calidad, el modelo estndar de control
interno y el sistema de desarrollo administrativo, en el marco
del proyecto Multisedes y del proceso de acreditacin
institucional.

META DEL SISTEMA


El SIMEGE tiene como meta la
Implementacin del modelo para
articular esfuerzos en materia de
mejoramiento organizacional de las
diversas reas que hacen parte de

Transparencia
Confianza
Equidad
Oportunidad

la gestin Universitaria logrando un

Liderazgo

proceso

Eficiencia

Contino.

de

Mejoramiento

PRINCIPIOS DE LA MEJOR GESTIN


1) Enfoque a la comunidad interna y externa
2) Liderazgo
3) Participacin activa de los docentes y personal administrativo
4) Enfoque basado en procesos
5) Enfoque de sistema para la gestin
6) Mejora contina
7) Enfoque basado en hechos para la toma de decisin
8) Relacin mutuamente beneficiosa con el proveedor
9) Coordinacin, cooperacin y articulacin
10)Transparencia

POR QU SIMEGE?
La Universidad Nacional de Colombia, en su compromiso de
excelencia consider necesario CREAR un Sistema de Mejor
Gestin, en el cual se armonizan los propsitos de la institucin
y sus compromisos de mejoramiento permanente fundamentado
en la calidad, el servicio y el autocontrol.

PARA QU SIMEGE?
Para contribuir al mejoramiento de la gestin acadmico
administrativa de la Universidad.
Para convocar a la Comunidad Universitaria a que contribuya a
mejorar la gestin de la Institucin
Para detectar los trmites percibidos como engorrosos
inconvenientes en la Universidad y realizar cambios que permitan
agilizarlos y simplificarlos.
Para respaldar y articular alternativas aisladas que buscan el
mejoramiento de la gestin.

SIMEGE
Reforma
Organizacional

Reforma
Acadmica

Propuesta
Multisedes

Acreditacin
institucional

Sistema de Gestin de la Calidad (SGC)


Modelo Estndar de Control Interno (MECI)
Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA)

BENEFICIOS DEL SIMEGE

Apoyar la sistematizacin de los procesos y de la informacin.

Orientar prcticas a la comunidad acadmica.

Modernizar la Universidad.

Permite mantener la identidad y la imagen institucional.

Orienta la interaccin entre la comunidad universitaria y entre sta y


la sociedad.

La Universidad Nacional de Colombia gana gobernabilidad.

Oportunidad y calidad en lo cotidiano.

Gana el control social y la participacin ciudadana.

BENEFICIARIOS del SIMEGE

Estudiantes

Docentes

Administrativos

La Universidad Nacional de Colombia como Institucin

Otras instituciones de Educacin Superior

El Sistema educativo del pas.

IMPACTO del SIMEGE EN LA UNIVERSIDAD


Ser la beneficiaria de un proceso de cambio constante
Ser reconocida por altos estndares de Gestin
Dar respuesta a requerimientos personales con procesos
organizados
Brindar oportunidad y calidad en lo cotidiano
Gana el control social y en participacin ciudadana
Los facilitadores tienen el compromiso de liderar, impulsar y
promover una apropiacin y concientizacin tcnica y cultural
frente al cambio organizacional deseado.

GANA EN GOBERNABILIDAD

UTILIDAD DEL SIMEGE?


Las necesidades de la comunidad interna y externa son
escuchadas y atendidas atendidas y estn en lnea con las de
la Universidad.
Se establece un sistema de indicadores que permitir el
seguimiento y la medicin de objetivos, metas, compromisos.
Faculta al personal de la Institucin a que tome decisiones, sea
propositivo y participativo.
Permite la orientacin de procesos, no de reas
Personal ms capacitado en temas relacionados con la Gestin
Comunidades fieles a una Universidad que ofrezca calidad
Se implementa la calidad como una forma de vida

ENFOQUE A LA COMUNIDAD INTERNA Y


EXTERNA

PAIS

COMUNIDAD INT
Y EXT

La razn de ser de la Universidad es prestar un servicio dirigido a


satisfacer a la comunidad interna y externa. Por lo tanto, es fundamental
que se comprendan cules son las necesidades actuales y futuras de
estas comunidades, que cumpla con sus requerimientos y que se
esfuercen por cumplir sus expectativas.

SIMEGE EN LO OPERATIVO

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

SIMEGE EN LO OPERATIVO ES UNA


HERRAMIENTA QUE PERMITE:
Determinar necesidades y expectativas de la Universidad y de la
comunidad interna y externa.
Establecer poltica y objetivos de Calidad
Determinar procesos y responsabilidades necesarias para el logro de los
objetivos
Establecer medidas de eficiencia, eficacia y efectividad de cada proceso y
servidor perteneciente a la Universidad Nacional.
Establecer y aplicar procesos de mejora contina

HERRAMIENTAS A
APLICAR
SGC

MECI

Sistema de
gestin de
la Calidad

Modelo
Estndar de
Control Interno

SIMEGE
SISTEDA
Sistema de
Desarrollo
Administrativo

Acreditacin
Institucional
y de programas
curriculares

HERRAMIENTAS A APLICAR
SGC
Sistema de
gestin de
la Calidad

SIMEGE

SGC: Sistema de Gestin de Calidad


El Sistema de Gestin de la Calidad es un conjunto de
elementos interrelacionados de una organizacin por los
cuales se administra de forma planificada la calidad de la
misma, en busca de la satisfaccin de sus clientes internos y
externos.
Promueve la adopcin de un enfoque basado en procesos
ya que bajo este enfoque tiene como ventaja el control
contino sobre los procesos individuales y sobre su
interaccin

Sistema de Gestin de la Calidad


NTCGP 1000:2004

CICLO PHVA
Actuar

Planear
Tomar
accin
adecuada

Revisar o controlar
efectos de la
realizacin

Verificar

Determinar
metas y
objetivos
Determinar
mtodos para
alcanzar las metas

Capacitar
Realizar el
trabajo

Hacer

EL CICLO PHVA
PERMITE MEJORA CONTINA

Siempre es posible implementar


maneras ms prcticas y mejores
para prestar servicios en la
Universidad.
Es fundamental que la mejora
contina del desempeo global de
la Universidad sea un objetivo
permanente para aumentar su
eficacia, eficiencia y efectividad.

HERRAMIENTAS A
APLICAR
MECI
Modelo
Estndar de
Control Interno

SIMEGE

MECI: Modelo Estndar de Control Interno


El propsito esencial del MECI es orientar a las entidades
hacia el cumplimiento de sus objetivos y la contribucin de
stos a los fines del Estado.
Este enfoque concibe el Control Interno como un conjunto de
elementos interrelacionados donde intervienen todos los
servidores de la entidad estando atentos a las condiciones
de satisfaccin de los compromisos contrados.

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO


PARA EL ESTADO COLOMBIANO

CONTROL
ESTRATGICO

CONTROL DE
GESTIN

Esquema
de organizacin
Planes
Principios
Normas

CONTROL DE
EVALUACIN

Mtodos
Procedimientos
Actuaciones
Acciones
Adm. Informacin
Adm. Recursos

Mecanismos de
evaluacin y
verificacin

HERRAMIENTAS A
APLICAR

SIMEGE

SISTEDA
Sistema de
Desarrollo
Administrativo

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

SISTEDA: Sistema de Desarrollo Administrativo


El Sistema de Desarrollo Administrativo es un conjunto de
polticas, estrategias, metodologas, tcnicas y mecanismos
de carcter administrativo y organizacional para la gestin y
manejo de los recursos humanos, tcnicos, materiales,
fsicos y financieros de las entidades de la Administracin
Pblica, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y
el desempeo institucional.
El Desarrollo Administrativo es un proceso de mejoramiento
permanente y planeado para la buena gestin y uso de los
recursos y del talento humano en los organismos y
entidades de la Administracin Pblica.

Sistema de Desarrollo
Administrativo
Estructura para:
Polticas

Metodologas
y
tcnicas

Estrategias

Ejecutado
Por personas

Fortalecer la
capacidad
administrativa y
del desempeo
institucional

BUENA
GESTIN

Propsitos

Cumplimiento de los fines del estado y de las

responsabilidades y
compromisos del servidor pblico.
Mantener la unidad y armona con otras entidades del
estado
Mejoramiento de los niveles de gobernabilidad de la
Administracin
pblica

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

RELACIN DE LOS TRES SISTEMAS


SGC MECI - SISTEDA

NORMATIVIDAD

SGC

MECI

SISTEDA

* Ley 872/2003
*Ley 87/1993
* Ley 489/1998
* Decreto 4110/04
* Decreto 1599/2005
* Decreto 3622/05
* Circular 06 de 2005 del * Decreto 2621 de
DAFP
2006

Los tres sistemas promueven una mejor gestin y estn


encaminados a lograr altos estndares de calidad, de gestin y
de logro de los objetivos.

SGC

MECI

SISTEDA

PARA QU SIRVEN?
Para lograr administrar
ordenadamente
los
recursos y el talento
humano
de
la
Universidad y lograr el
cumplimiento de los
objetivos
misionales
definidos
por
la
institucin, la Ley y las
expectativas
de
la
comunidad.

Para hacer seguimiento y


evaluacin
al
cumplimiento
de
los
objetivos
misionales,
garantizando
la
coordinacin
de
las
acciones y la fluidez de la
informacin
y
la
comunicacin.
Para
anticipar
y
corregir
oportunamente
(prevencin),
las
debilidades
que
se
presentan en el quehacer
Universitario.

Para la formulacin
de
planes
estratgicos
que
definan directrices,
lineamientos
y
prioridades
que
orienten la gestin
universitaria.

SGC

MECI

SISTEDA

COMPONENTES COMUNES ENTRE LOS SISTEMAS


Compromiso de la Direccin
Gestin del Talento Humano
Procesos y Procedimientos
Indicadores de eficiencia y eficacia
Comunicacin Organizacional
Plan de Mejoramiento Institucional
Mejora contina

SGC

MECI

SISTEDA

ESTRUCTURA DEL PROCESO DE IMPLEMENTACIN


1.

2.

3.
4.
5.

Estado actual del SGC.


Herramienta:
diagnstico.
Planeacin del diseo
e implementacin del
Modelo.
Diseo.
Implementacin.
Evaluacin a la
implementacin del
Modelo.

1.

2.

3.

4.

Planeacin del diseo e


implementacin del
Modelo. Herramienta:
Autodiagnstico.
Diseo e implementacin
del Modelo. Herramienta
Diagnstico especfico.
Evaluacin a la
implementacin al
Modelo: Oficina de Control
Interno.
Elaboracin del
normograma.

1.

2.

3.

4.

Diagnstico
situacional.
Diseo y
formulacin del
plan.
Implementacin
del plan.
Evaluacin.

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

AVANCES DEL SISTEMA DE MEJOR GESTIN EN


LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

PLAN DE TRABAJO
Fases de Trabajo

Autonoma + Plan de desarrollo UN+


SISTEDA + MECI + SGC

Alistamiento
May
o
2007

Oct.
2007

Sostenibilidad

Ejecucin

para el mejoramiento
de la gestin

para el mejoramiento continuo

Interna de acciones
Diagnstico
Interno
(autoevaluacin)

Oct.
2007

Procesos y
procedimientos

Dic.
2007

Procesos de
Mejoramiento
Enero
2008

Sep.
2008

Mejoramiento
continuo
(Evaluacin)

Oct.
2008

Abril
2009

Abril
2009

Mayo
2009

EN QU ESTAMOS EN SIMEGE:

Estamos abordando mejoramientos patrocinados y ordenados para la Universidad,


los cuales representan una acumulacin de aprendizaje propio de nuestra gente.

Definimos una estructura que tiene ideas de mejoramiento,


comprometida con la Universidad y que quiere trabajar por ella.

Estamos capitalizando esfuerzos de mejoramiento emprendidos en el pasado,


tanto en reas de la UN como a partir de procesos de capacitacin de
funcionarios.

Se trabaja bajo un principio de actuacin y construccin colectiva.

Se han definido proyectos de mejoramiento donde la experiencia de los miembros


del equipo, para su definicin y ejecucin, es vital.

Estamos en la construccin de una red de trabajo, donde cada uno de sus nodos
tiene un rol fundamental para el proyecto: responsabilidad y credibilidad en el
objetivo que debe cumplir.

que

est

AVANCES IMPORTANTES

Se tiene una base tcnica de trabajo articulado que permite navegar con
certeza en el proceso operativo del UN-SIMEGE.

Se tiene un Plan Estratgico que es insumo fundamental en la etapa de


Direccionamiento Estratgico y construccin del Plan Maestro de Gestin de
la Universidad.

Se termin la fase de Alistamiento que incluy a todas las sedes y al nivel


nacional, bsica para articular y organizar acciones propias de un proyecto
de esta magnitud.

Se tienen definidos ocho proyectos estratgicos que, actuando de forma


sinrgica, derivan en mejor gestin para la UN y hay un mapa de
macroprocesos de la UN concertado, para la implementacin de la
herramienta de gestin

PROYECTOS ESTRATGICOS
Entorno tico
Conjunto de elementos rectores
del comportamiento universitario
Acuerdos y protocolos
Prcticas de Gobierno
Universitario

Direccionamiento
Estratgico

Ajuste
Organizacional

Planeacin y definicin de programas


Modelo de Operacin
Comunicaciones Estratgicas
(Connotacin pblica)
Evaluacin de Control

Condiciones Ambientales
Para el trabajo
Seguridad, Salud Ocupacional
y Manejo Ambiental

Estilo de direccin y
Estructura organizacional

Gestin para el mejoramiento


(Acadmico y Administrativo)
Modelo de operacin, polticas de operacin,
procesos y procedimientos,
controles, indicadores, riesgos,
modelos de evaluacin de control

Ordenamiento
Jurdico
Estructura Normativa para el
Modelo de Operacin

Gestin y desarrollo del


Talento Humano
Desarrollo de competencias
Plan de mejora individual

Bien-estar
Desarrollo integral de la
comunidad universitaria
y mejoramiento de su
calidad de vida.

PROCESOS ESTRATGICOS

Planeacin
ENTRADAS
Conocimiento
Talento humano
Recursos
financieros
Recursos
fsicos
Recursos de
informacin
Normas
Otros recursos

Relaciones
Interinstitucionales

Direccionamiento

Comunicacin

PROCESOS MISIONALES

Formacin

SALIDAS
Nuevo conocimiento
Nuevos profesionales,
investigadores y
docentes
Propuestas de solucin
a problemas de pas
Programas curriculares
Programas de educacin
no formal
Difusin de la
produccin acadmica
Otros bienes y servicios

Extensin

Investigacin

PROCESOS DE APOYO

Gestin de Laboratorios

Gestin de Desarrollo
Tecnolgico
e innovacin

Anlisis y Mejora

Gestin de Bibliotecas

Gestin de Recursos
Fsicos

Gestin de Apoyo
a la Docencia/Formacin

Gestin de Sistemas
de Informacin

Evaluacin y Auditora

Bienestar
Universitario

Gestin
Administrativa

Cumplimiento a necesidades y expectativas de la Comunidad


Universitaria

Necesidades y expectativas de la Comunidad Universitaria

MAPA DE MACROPROCESOS UN

Gestin del
Talento Humano

Gestin Jurdica
y Legal

Gestin
Financiera

Evaluacin Independiente y
Auditora de Calidad

TEMAS DE TRABAJO EN CADA NODO


Manizales

tica
Gestin del Talento Humano

Palmira

Bienestar
Condiciones Ambientales para el trabajo
Bienes y servicios

Medelln

Gestin del mejoramiento en la parte administrativa


Investigacin
Gestin de Laboratorios
Anlisis y Mejora
Evaluacin y Auditoria

Bogot

Direccionamiento Estratgico y Ajuste Organizacional


Extensin
Condiciones ambientales para el trabajo

Gerencia

Gestin del Mejoramiento (administrativo y financiero)

Secretara General

Ordenamiento Jurdico

Direccin Nacional de Personal

Gestin del Talento Humano

Amazona, Orinoqua, Caribe

Ajuste Organizacional y Direccionamiento Estratgico

Vicerrectora Acadmica

Acreditacin y evaluacin institucional

Vicerrectora de Investigacin

Investigacin

Planeacin

Direccionamiento Estratgico y Evaluacin

Vicerrectora General

Coordinacin General, Macroproceso de apoyo acadmico y Gestin del


Mejoramiento.

MODELO UN - SIMEGE
Conjunto articulado de polticas, estrategias, metodologas y
tcnicas que con un enfoque sistemtico de planeacin,
ejecucin y evaluacin busca fortalecer de manera permanente
la gestin, la capacidad acadmico - administrativa y el
desempeo de la UN
Se estn armonizando los propsitos de la UN y su compromiso de buscar mejorar en forma permanente:
Contribucin directa con el mejoramiento de la gestin
acadmico administrativa.
Poder de convocatoria en la Comunidad Universitaria a que
contribuya a mejorar la gestin.
Agiliza y simplifica procesos y trmites detectados como
engorrosos o inconvenientes en la Universidad.
Articula
gestin.

y respalda alternativas que buscan mejorar la

Buena comunicacin y articulacin como red


que permite mejorar continuamente y
compartir experiencias
Alta recordacin del UN-SIMEGE: todo
mejoramiento se reconoce en esta instancia.
113 trmites recibidos, 16 trmites mejorados
y 87 en estudio agrupados en cuatro
categoras: asuntos de estudiantes,
inventarios, ODC ODS ATIS, otras.
14 experiencias de mejoramiento de alto
impacto

Avances reportados

Emisin del Acto Administrativo que crea el UN-SIMEGE.


Identificacin y conformacin de los grupos Directivo y asesor.
Compromiso y respaldo del Grupo de Direccin al proyecto.
Desarrollo del Modelo UN- SIMEGE
Estrategia general de comunicacin del proyecto para fomentar la
cultura de la mejor gestin en la UN.
Conformacin del Comit Tcnico del SIMEGE que da soporte a la
estrategia y modelo para su implementacin.
Construccin y ajuste de los nodos de SIMEGE en cada sede.

Avances reportados

Se cre la pgina Web del SIMEGE, con apoyo de


Unimedios, como medio de comunicacin directa con la
Comunidad Universitaria.
www.simege.unal.edu.co

Avances reportados

Se dise la campaa UN contra


el Mal Trmite:

Pgina Web.

Mecanismo

Avances reportados

Participacin en el IV Foro Internacional hacia la excelencia


en el servicio pblico.
Lazos con el MEN para trabajar en un sistema integrado de
mejor gestin en las instituciones de educacin superior.
Se est trabajando la poltica
de desarrollo del talento
humano
como
parte
fundamental de la mejor
gestin en la Universidad.
www.unal.edu.co/dnp/concurso.html

Avances reportados

Se trabaja en el desarrollo de
la campaa Nuestra Gente:
breves
reseas
de
estudiantes,
docentes
y
funcionarios, con un mensaje
de cmo cada uno contribuye
para lograr una mejor gestin.

NUEVOS AVANCES

Alto esfuerzo en capacitacin a travs de un diplomado (1) para


el grupo asesor que adelanta el diseo e implementacin del
UN-SIMEGE. Esta herramienta es fundamental para hacer el
desdoblamiento del mapa de macroprocesos en cada sede,
como va para la estandarizacin y la trazabilidad.

(1) Este diplomado es dictado por la Facultad de Ciencias Econmicas sede Bogot

NUEVOS AVANCES

Se termin la etapa de Diagnostico que corresponde a la


segunda fase del proyecto, en donde esta herramienta define
la lnea de base en la implementacin de las normas y
reconoce el estado de avance de la Universidad en estas
materias:

DIAGNOSTICO

Con el diagnostico se recogieron los problemas, las acciones


que est desarrollando la Universidad y las propuestas de
solucin hacia el futuro

Que hace actualmente la Universidad en trminos de


Gestin?
A partir de las experiencias encontradas en trminos de
mejor
gestin,
la
Comunidad
Universitaria
busca
continuamente fortalecer su gestin con base en esfuerzos y
logros socializados de mejoramiento.

Esfuerzos de mejoramiento en las diferentes Sedes en reas


como bienestar, administrativo, financiero, de planeacin, de
control, entre otros.

Resultados del
Diagnostico SIMEGE
SEDE MEDELLN

Resultados del
Diagnostico SIMEGE
COMPARATIVO UN SEDES BOGOTA, MEDELLN PALMIRA,
MANIZALEZ

MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIN!!!