ARQUIVOS PESSOAIS,

ARQUIVOS DE MEMRIA E O
PROCESSO DE INDEXAO

Apresentado Por
Isabel Cristina Borges de Oliveira

Orientadora Prof Dr Letcia Borges Nedel

Co-orientadora Dr Maria Celina Soares de Mello
e Silva

Na dcada de 90 inicia a
implementao de uma poltica de
informatizao
envolvendo
os
acervos
arquivsticos,
bibliogrficos e museolgicos.

Para a padronizao de nomes

foi adotado o Cdigo de
Catalogao Anglo-Americano AACR2r.
A metodologia para a construo do vocabulrio controlado
pode ser conhecida pelo artigo Vocabulrio Sistematizado: a
Experincia da Fundao Casa de Rui Barbosa

Em 2003, o Servio de Arquivo Histrico e Institucional da

Fundao Casa de Rui Barbosa inicia a elaborao de seu
vocabulrio por meio de seu acervo institucional e a padronizao
de nomes, pela base Guia de Fundos/Colees que fornece um
panorama dos arquivos e colees que compem seu acervo.
O Servio de Arquivo composto pela documentao da atividade
meio e atividade fim da Fundao e pelos arquivos pessoais e
colees, como a de Rui Barbosa, a Coleo Famlia Barbosa de
Oliveira e o arquivo pessoal de Ubaldino do Amaral Fontoura.

Como definir os possveis usurios?

Como dar visibilidade aos diferentes contextos em que o
documento se insere?
Como possibilitar, por meio da indexao, o acesso aos
documentos?
Como padronizar os nomes segundo o Cdigo de Catalogao
Anglo-Americano, onde se encontram as diretrizes que servem de
base para a padronizao dos nomes de pessoas e instituies,
sem com isso ir contra conceitos arquivsticos?
Como indexar documentos de arquivo partindo do pressuposto de
que a indexao parte do processo da descrio e sabendo que
o produto dessa atividade ser decisivo na escolha do
usurio/pesquisador de consultar ou no o arquivo? Deciso esta
que poderia ser tomada em domiclio, j que esse produto poder
estar disponvel na WEB.

OBJETIVOS DA PESQUISA

Contribuir para a discusso sobre o processo de indexao

arquivstica em arquivos pessoais, levando em considerao que
este um objeto de interesse, novo e estratgico, da arquivologia
e da histria.
Identificar os aspectos tericos a serem considerados durante
esse processo.
Analisar a escolha dos termos eleitos como pontos de acesso e
sua funo como instrumento para a construo da memria.

METODOLOGIA

Levantamento bibliogrfico
O estudo de caso do Arquivo Pessoal de Ubaldino do Amaral

MEMRIA

HISTRIA

ARQUIVO PESSOAL

A discusso de Nora sobre lugares de memria

O arquivo como objeto da histria
Arquivo Pessoal evidncia da existncia de um indivduo; de
suas escolhas; recordaes; lembranas

Administrao domstica
dos documentos pode vir a revelar:
... a
preocupao de ordenao constante, porm essa
ordenao relativa histria pessoal de cada um. Ela mostra
tambm que o documento pode tornar-se arquivo. Os usos
privilegiam
ento
funcionamentos
simblicos,
afetivos,
valorizando papis-memria, vestgios reconhecidos pelas
instituies (Dardy, 1991: 230, traduo nossa).

Prticas arquivsticas
... o indivduo bem ajustado deve classificar os seus papis; deve,
a qualquer momento, estar pronto a apresentar o inventrio
deles: seu curriculum vitae [...]. A data de nascimento remete
certido de nascimento, o estado civil ao registro civil, a
nacionalidade ao passaporte, endereo, telefone a um contrato de
locao e a uma conta de telefone, nvel de instruo ao conjunto
dos diplomas, experincia profissional aos contracheques
(Artires, 1998: 6).

processo de acumulao um tipo do testemunho. Em um nvel

pessoal uma maneira de evidenciar e memorizar nossas vidas,
nossa existncia, nossas atividades e experincias, nossos
relacionamentos com o outro, nossa identidade, nosso lugar no
mundo(Mckemmish, 2001: 1, traduo nossa).
Os arquivos pessoais so, de certa forma, um ato de recordar, ou
melhor, so as recordaes do passado que sobreviveram
seleo da memria, destruio do tempo e s escolhas dos
indivduos.

Mudana de paradigma
Uma questo se impe sob as mais diferentes instituies
custodiadoras: a insero dos seus instrumentos de busca em
ambiente WEB.
Enquanto que oferecer acesso aos documentos originais
autnticos para todos que os peam nas salas de leitura dos
arquivos tornou-se uma atividade corriqueira nos ltimos 150
anos, o desafio de hoje trazer o conhecimento sobre os
contedos dos arquivos via Internet para as mesas das pessoas
em seus lares (Bruebach, 2007: 40).

As escolhas dos pontos de acesso

Est relacionado com o que ser esquecido, apagado,
lembrado e (re)memorizado, onde o controle da memria se
estende ... escolha de testemunhos autorizados (...) nas
organizaes mais formais pelo acesso dos pesquisadores
aos arquivos (Pollak, 1989: 10).

INDEXAO ARQUIVSTICA

Diferena entre o documento de arquivo e o de biblioteca

Forma que se originam

Custdia
Mtodo de tratamento
Organizao do acervo
Descrio

A indexao como campo terico

A literatura da rea registra que a histria da indexao tem incio

com a histria da bibliografia e que a indexao teve maior
ateno a partir do surgimento das publicaes peridicas. Esse
fato fez com que surgisse a necessidade de elaborao de uma
tcnica para organizao por assunto do contedo desse tipo de
publicao (Silva; Fujita, 2004: 140).

O termo indexao

a Indexao tinha uma finalidade especfica de construo de

ndices e o termo Indexao se ajustava perfeitamente
atividade, porm com o uso de tecnologias de recuperao da
informao a necessidade de elaborao de ndices foi sendo
substituda pela necessidade de representao do contedo
documentrio por termo de indexao em decorrncia da anlise
de assuntos (Silva; Fujita, 2004: 137).

Teoria do Conceito
Segundo Dahlberg (1978:101:102), a formao dos conceitos
a reunio e compilao de enunciados verdadeiros a respeito
de determinado objeto que deve ser pensado como nico
distinto dos demais e pode assim ser uma unidade
inconfundvel.
Dessa forma, ao definirmos um termo como ponto de acesso,
esse dever ser considerado nico a fim de no provocar
equvocos.

Indexao em Arquivos
Construo de ndice >> instrumento auxiliar da descrio
A descrio passa a ter valor agregado quando elaborado um
ndice (Heredia Herrera, 1982)
Era computacional >> normalizao
Bases de dados >> recuperao da informao
O usurio >> os profissionais da informao devem sair do modelo
arquivos direcionados para os arquivistas e partir para o modelo
arquivos direcionados para o usurio(S, 2005: 4).
A arquivologia deve se aproximar das linguagens documentrias
(Santos Canalejo, 1998)

Ano

Autor

Ttulo

Local
publicao

1985

Richard V. Szary

Expanding the role of authority files in the archival context

Estados Unidos

1986

Max Jr. Evans

Authority control: an alternative to the record group concept

Estados Unidos

1986

Helena Ferrez; Jerusa

Arajo; Rosely Rondinelli

O desafio da indexao nos arquivos permanentes textuais

Brasil

1987

Richard Roy

Classer & indexer: introduction lindexation documentaries

Frana

1987

Jean E. Dryden

Subject headings: the PAASH Experience

Canad

1988

Jackie Dooley

An introduction to authority control for archivists

Estados Unidos

1989

Louise Gagnon-Arguin

An introduction to authority control for archivists

Canad

1989

David Bearman

Authority control issues prospects

Estados Unidos

1990

Harriet Ostroff

Subject Access to Archival and Manuscripts Material

Estados Unidos

1991

Elizabeth Black

Authority control: a manual for archivist

Canad

1992

Planning Committee on
Descriptive Standards

Subject indexing for archives: the report of the subject indexing working Canad
group

1992

Jackie Dooly

Subject Indexing in Context

Estados Unidos

1993

Kathleen Roe

Enhaced Autority Control: is it time?

Canad

1993

Cynthia J. Durance

Authority control: beyond a bowl of alphabet soup

Canad

1994

Helen R. Tibbo

The Epic Struggle: Subject retrival from large bibliographic data bases

Estados Unidos

1995

Sharon Gibes Thibodeau

Archival context as archival authority record the ISAAR (CPF)

Canad

1996

Fernanda Ribeiro

Subject indexing and authority in control: the need for subject indexing in Reino Unido
archives and for a indexing policy using controlled language

1996

Fernanda Ribeiro

Indexao e controlo de autoridade em arquivos

Tabela 1: Literatura sobre indexao e controle de autoridade para a rea

arquivstica

Portugal

de

 chegada a hora de se preocupar com o controle de autoridade?

(Roe, 1993)
O que controle de autoridade?
O controle de autoridade um termo guarda-chuva, que
significa uma forma de possibilitar o acesso aos documentos em
um arquivo por meio de nomes, assuntos e funes estes
sero construdos de tal maneira que os relacionamentos ou
no-relacionamentos, entre eles, sejam aparentes. De fato, o
controle de autoridade em um cenrio arquivstico introduz uma
ordem, como um mapa rodovirio, s complexidades das
organizaes, e de seus antecessores, os nomes de pessoas, as
funes e os assuntos dos documentos, bem como seus interrelacionamentos (Durance, 1993: 38, traduo nossa).

Durance (1993: 40) define quais so os tipos de autoridade:

a)nomes corporativos, suas histrias e funes;
b)nomes de pessoas e uma biografia sobre elas;
c)assuntos (incluindo nomes e local) e
d)funes, ocupaes e/ou formatos de material.

Durance e

Roe

Relao entre os pontos de acesso >> informao

contextual

Os pontos de acesso e as normas de descrio

arquivsticas
Archives, Personal Papers and Manuscripts
Rules for Archival Description
Rules for the construction of personal, place and corporate names
Norma internacional de registro de autoridades arquivstica para
entidades coletivas, pessoas e famlia - ISAAR(CPF)

Historicamente, arquivistas tendem a seguir o ponto de vista de

que o acesso aos materiais de arquivo pela provenincia torna o
acesso por assunto desnecessrio (Dooley, 1992: 345, traduo
nossa).

Norma Brasileira de Descrio Arquivstica NOBRADE

rea de pontos de acesso e indexao de assuntos
registrar os procedimentos para a recuperao do contedo de
determinados elementos de descrio, por meio da gerao e
elaborao de ndices baseados em entradas autorizadas e no
controle de vocabulrio adotado (Conselho Nacional de
Arquivos, 2006: 59).

A indexao no cenrio arquivstico brasileiro

Em 1986, foi apresentado um trabalho intitulado O Desafio da

indexao nos arquivos permanentes textuais de Helena Ferrez, o
Museu Histrico Nacional, Jerusa Arajo e Rosely Rondinelli, da
Fundao Casa de Rui Barbosa.
Em 2003, a publicao do livro de Johanna W. Smit e Nair Yumiko
Kobashi intitulado Como Elaborar Vocabulrio Controlado para
Aplicao em Arquivos.
A literatura arquivstica nacional aborda, mais intensamente, no
incio do sculo XXI, a questo da indexao. No entanto, a prtica
de indexao nas instituies arquivsticas anterior a esse
perodo.

A Arquivologia e a definio de pontos de

acesso
Ao se pensar em definir e padronizar pontos de acesso,
alguns conceitos arquivsticos devem ser considerados, como o
da provenincia e respeito aos fundos que trazem implcita a
questo do contexto arquivstico. Alm disso, a relao entre
autor e produtor deve ser olhada com ateno. Neste caso, a
diplomtica pode ser um excelente auxiliador, alm de ser um
recurso para ajudar o arquivista a definir os pontos de acesso
durante a descrio do documento de arquivo.

O princpio da provenincia e do respeito aos fundos

Duchein (1982) definiu duas posies para a definio de

fundos em relao hierarquia dos produtores de arquivo: a
maximalista e a minimalista.
A questo do contexto arquivstico

so todos os fatores ambientais que determinam como os

documentos
so
gerados,
estruturados,
administrados
e
interpretados. Os fatores ambientais que determinam diretamente
os contedos, formas e estrutura dos registros podem ser
diferenciados em contexto de provenincia, contexto administrativo
e contexto de uso. Estes fatores so, cada um a seu tempo,
determinados pelo contexto scio-poltico, cultural e econmico
(Thomassen, 2006: 10).

A diferena entre autor e produtor

O produtor, diz respeito quele que acumulou a documentao
ao longo de sua vida. No entanto, essa documentao pode ser
ou no de sua autoria, ou seja, ele pode no ser o responsvel
intelectual, o autor do documento.
Uso da Diplomtica como um recurso auxiliar na definio dos
pontos de acesso
A diplomtica permite que se faa a crtica ao documento no que
se refere a esses aspectos extrnsecos e intrnsecos. O primeiro,
em relao ao aspecto fsico do documento. Por exemplo, o
suporte, as caractersticas do texto, a linguagem utilizada e os
selos; e o segundo em relao ao contedo, ou seja, como
estruturado o contedo intelectual do texto.

Ubaldino do Amaral Fontoura

1842-1920

Fonte: Arquivo Pessoal Ubaldino do Amaral Fontoura

O Arquivo Pessoal de Ubaldino do Amaral, com aproximadamente 1

metro linear de documentos, est organizado em 9 sries: Banco do
Brasil; Companhia Sorocabana; Correspondncia; Documentao
Complementar; Documentos Diversos; Questo de Limites entre
Paran e Santa Catarina; Partido Republicano; Produo Intelectual; e
Arbitragem
O tratamento foi dividido em quatro fases:
1) Acondicionamento fsico
2) Identificao
3) Descrio do acervo e indexao
4) Construo do vocabulrio controlado

A construo do vocabulrio controlado do arquivo

pessoal de Ubaldino do Amaral Fontoura

Um campo para autor e produtor

No seguir a AACR2r na padronizao de pessoa fsica
Seguir a AACR2r na padronizao de entidade coletiva no nvel
de item documental quando esta subordinada
Contexto arquivstico
Definio de assuntos para alm dos explicitados no documento
Carter citado
Carter implcito

Dossi Prudente de Morais da Srie Correspondncia do Arquivo

Pessoal de Ubaldino do Amaral Fontoura
Tabela comparativa dos termos levantados e validados como pontos de
acesso.
Termos levantados a partir da indexao feita pelo Termos validados pela arquivista responsvel pela
arquivista responsvel pela descrio e indexao

construo do vocabulrio controlado, normalizao e

padronizao

Nvel de descrio

Dossi

Dossi

Autor

Barros, Prudente Jos de Morais, Presidente da Morais, Prudente de, Presidente da Repblica
Repblica

Assunto

Nome Ilha da Trindade (Vitria/ES, Brasil)

Geogrfico
Assunto Pessoa fsica

Sales, Manoel Ferraz de Campos

Assunto Pessoa jurdica

Sales, Campos
Igreja de Nossa Senhora da Candelria (Rio de
Janeiro, RJ)

Assunto - Tpico

Emprstimo - Paran

Emprstimo - Paran

Partido poltico

Partido poltico
Eleio
Poltica partidria
Loteria
Questo da Ilha da Trindade

Termo Candidato

Eleio presidencial
Poltica partidria
Loterias
Obras
Questo da Ilha da Trindade - Inglaterra

Entrada
-Pessoa fsica

Secundria Alves, Francisco de Paula Rodrigues

Alves, Rodrigues

Item documental do Dossi da Companhia So Cristvo da subsrie

Arbitragem Comercial da srie Arbitragem do Arquivo Pessoal de
Ubaldino do Amaral Fontoura
Tabela comparativa dos termos levantados e validados como pontos de
acesso.
Termos

levantados

indexao

feita

responsvel

Nvel

de

pelo

pela

partir

da

arquivista

descrio

Termos

validados

responsvel

pela

pela

arquivista

construo

do

vocabulrio controlado, normalizao

indexao

e padronizao

Item documental

Item documental

descrio
Autor

Assunto - Tpico

Correia,

Rivadvia

da

Cunha,

Correia, Rivadvia, Prefeito do Distrito

Prefeito do Distrito Federal

Federal

Arbitragem

Arbitragem
rbitro desempatador

Termo Candidato

rbitro desempatador

Entrada

Prefeitura do Distrito Federal

SecundriaPessoa fsica

Rio de Janeiro (Distrito Federal).

Prefeitura
Companhia de So Cristhovo

Item documental do dossi da Companhia So Cristvo da subsrie

Arbitragem Comercial da srie Arbitragem da srie Arbitragem do Arquivo
Pessoal de Ubaldino do Amaral Fontoura
Tabela comparativa dos termos levantados e validados como pontos de
acesso.
Termos levantados a partir da indexao feita Termos validados pela arquivista responsvel pela
pelo arquivista responsvel pela descrio e construo

do

vocabulrio

controlado,

indexao

normalizao e padronizao

Nvel de descrio

Item documental

Item documental

Autor

Prefeitura do Distrito Federal

Rio de Janeiro (Distrito Federal). Prefeitura

Assunto - Tpico

Arbitragem

Arbitragem

Honorrio - pagamento

Honorrios
Passagem - implcito
Linha de Bonde - implcito
Transporte urbano - implcito

Termo Candidato

Cobrana de passagem
Supresso de linha de bonde
Transporte urbano

Entrada

Secundria-

Pessoa Fsica
Entrada

Sodr, A.

Secundria- Prefeitura do Distrito Federal

Pessoa Jurdica

Companhia So Cristvo

Rio de Janeiro (Distrito Federal). Prefeitura

Companhia de So Cristhovo

Em relao discusso sobre memria, o debate em torno do

apagamento da memria pode ser percebido ao confrontar as
escolhas feitas ao longo do processo de indexao a partir da
observao dos documentos da Companhia de So Cristvo,
eleitos para o estudo de caso. Essa observao fez com que
novos termos fossem definidos como pontos de acesso.

Item documental da Srie Correspondncia do Arquivo Pessoal de

Ubaldino do Amaral
Tabela comparativa dos termos levantados e validados como pontos
de acesso.
Termos levantados a partir da indexao Termos validados pela arquivista
feita pelo arquivista responsvel pela responsvel
descrio e indexao

pela

construo

vocabulrio controlado, normalizao e

padronizao

Nvel de descrio

Item documental

Item documental

Autor

Castro, Jos Plcido de

Castro, Plcido de

Assunto Pessoa Jurdica

Assunto - Tpico

Independncia (Navio a vapor)

Leilo

Leilo
Embarcao
Limite territorial - Acre
Limite territorial - Bolvia
Tratado de Petrpolis - citado
Revoluo Acreana - implcito

Termo Candidato

do

Vapor Independncia
Limite Territorial

Entrada Secundria - Evento

Tratado de Petrpolis

Entrada Secundria - Pessoa fsica

Rojas, Rozendo R.

Rojas, Rozendo

Silveira, Olmpio da

Silveira, Olmpio da

Item documental da Srie Correspondncia do Arquivo Pessoal de

Ubaldino do Amaral Fontoura
Tabela comparativa dos termos levantados e validados como pontos de
acesso.
Termos

levantados

indexao

feita

responsvel

pela

a
pelo

partir

da Termos validados pela arquivista

arquivista responsvel pela construo do

descrio

e vocabulrio

controlado,

indexao

normalizao e padronizao

Nvel de descrio

Item documental

Item documental

Autor

[Tavares], Silva

[Tavares], Silva

Assunto Nome Geogrfico

Brasil

Assunto - Tpico

Repblica

Manifesto
Repblica
Governo provisrio - implcito
Governo Deodoro da Fonseca,
1889-1891 - implcito

Termo Candidato

Manifesto
Campanha para derrubar o governo

A pesquisa demonstrou
Os arquivos pessoais tornaram-se, ao longo das ltimas dcadas,
um objeto valioso Histria.
O estudo da memria em uma interlocuo com a histria e a
arquivologia pde definir os arquivos pessoais como arquivos de
memria.
A definio de pontos de acesso no isenta de um fator: a
construo de uma dada memria por aquele que indexa e, assim,
viabiliza o acesso informao em bases de dados.

O acesso pode vir a permitir outro tipo de construo de memria,

dessa vez pelo historiador.
As escolhas dos pontos de acesso revestem-se de um carter
subjetivo.
Esse subjetivismo acaba afetando
apagamento da memria.

a criao, a manipulao e o

Contexto arquivstico

Esse fator, nos arquivos pessoais, so em muitos casos altamente

relevantes.
Desconsider-los, no processo de indexao, representa a perda da
possibilidade de uma determinada construo de memria.

Cdigo de Catalogao Anglo-Americano AACR2r

Esse ainda um assunto, no caso do Brasil, indefinido.
As definies encontram-se em mbito institucional, como o caso
da Fundao Casa de Rui Barbosa.
O estudo de caso demonstrou que ao se definir um nico campo
para autor e produtor, a padronizao deste campo, via de regra,
no segue o AACR2r.
Deve-se considerar, a questo da provenincia e do respeito aos
fundos, mesmo que signifique discordar do AACR2r
Para o usurio, no caso especfico da padronizao das entidades
coletivas, no seguir o AACR2r seria a melhor forma de atend-lo.

A pesquisa sugere que, durante o processo de indexao,

normalizao, padronizao e construo de vocabulrio
controlado em arquivos pessoais, sejam levados em considerao
o contexto arquivstico, o princpio de respeito aos fundos e o
princpio da provenincia, o uso da diplomtica e a teoria do
conceito.

A pesquisa resultou em uma Cronologia sobre indexao e

controle de autoridade no campo arquivstico