CONCEPTO.

Los soportes de contabilidad son los documentos que

sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una
empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el
momento de elaborarlos Se elaboran en origina y tantas copias como
las necesidades de la empresa lo exijan.
CLASIFICACIN:

Externos
Internos
Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de
la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.:
facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la
empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma
empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos
, vales.

1.CONCEPTO
Son los documentos que sirven de base para registrar
las operaciones comerciales de una empresa.
Se elaboran en original y tantas copias como
las necesidades de la empresa lo exijan.
2. DESCRIPCION Y PRINCIPALES SOPORTES
Todos los registros contables para su justificacin, deben
Tener un soporte con los siguientes datos:
-

Nombre o razn social de la empresa que lo emite.

Nombre, numero y fecha del comprobante.
Descripcin del contenido del documento
Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y
Contabilizar los comprobantes.
Los documentos comerciales deben ser conservados por
diez aos contados desde la fecha de emisin del documento

Los principales soportes de contabilidad

son:
-

Recibos de caja
Factura de compraventa
Cheque.
Comprobante de egreso.
Nota dbito.
Nota crdito.
Recibo de consignacin bancaria
- Pagare.
- Reembolso caja menor
- Documento equivalente

Recibo de caja o comprobantes de ingreso

Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos
recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y la
copia se archiva en contabilidad.

Recibo de caja o
Comprobante de ingreso

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en

el cual constan los ingresos en efectivo
recaudados por la empresa. El original se entrega
al cliente y las copias se archivan una para el
archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante
diario
de
contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con un dbito a la

cuenta de caja y el crdito de acuerdo con su
contenido o concepto del pago recibido

Ejemplo

La Junta de accin comunal del Carmen, recibe en efectivo el da 10 agosto,

$200.000 por el alquiler del saln social.

Ejemplo

La Junta de accin comunal de la Fuente, recibe en cheque el da 14 agosto,

$1.200.000 de la licorera de Boyac para arreglo de la cancha de futbol.

Recibos de caja menor

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por
cuantas mnimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un
fondo denominado caja menor.
La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeos
desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo.

EJERCICIO
Caja Menor: Responsable Juliana lvarez Administradora, La Base de Caja $
250.000, de los cuales se deben tener soporte de la compra de Papelera: $ 50.000
Servicio de Taxi y Buses: $ 25.000, compra de tiles de aseo: $ 60.000.

Reembolso de caja menor

Cuando se gasta el dinero de caja menor, se debe reintegrar el valor de los pagos
realizados.
La persona responsable del manejo de caja menor elabora un comprobante
denominado reembolso de caja menor, en el cual se relacionan los gastos
efectuados en un periodo de tiempo determinado, con el fin de obtener el reintegro
del dinero gastado.

Recibo de consignacin
bancaria
Este
es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus
clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el
banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la mquina
registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques
de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras
plazas.
El seor Laureano el da 11 agosto consigna en el banco Agrario de
Colombia a la cuenta corriente No. 1230020-7 la suma de quinientos
mil pesos (500.000)

Cheque
Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador",
ordena a un banco
llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden
de un tercero
llamado "beneficiario".

COMPROBANTE DE PAGO

Llamado tambin orden de pago o comprobante de

egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el
pago de una determinada cantidad de dinero por medio de
un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por
duplicado, el original para anexar al comprobante diario de
contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.

Para mayor control en el comprobante de pago queda

copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al
beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en
forma ordenada y resumida, expresando claramente las
transacciones que diariamente se realizan en una empresa

EJEMPLO: Se gira a la DIAN el pago de las retenciones practicas

durante el mes de Julio.

Para realizar los clculos respectivos se ha tomado como referencia el valor de laUVT vigente para el
Conceptos

Base UVT

Base pesos

Tarifas

Compras generales (declarantes)

27

742.000

2,5%

Compras generales (no declarantes)

27

742.000

3,5%

Compras con tarjeta dbito o crdito

100%

1,5%

Compras de bienes o productos agrcolas o pecuarios sin procesamiento industrial

92

2.529.000

1,5%

Compras de bienes o productos agrcolas o pecuarios con procesamiento industrial

(declarantes)

27

742.000

2,5%

Compras de bienes o productos agrcolas o pecuarios con procesamiento industrial

declarantes (no declarantes)

27

742.000

3,5%

Compras de combustibles derivados del petrleo

100%

0,1%

Enajenacin de activos fijos de personas naturales (notarias y transito son agentes

retenedores)

100%

1%

Compras de vehculos

100%

1%

Compras de bienes races cuya destinacin y uso sea vivienda de habitacin (por las
primeras 20.000 UVT, es decir hasta $549.700.000)

100%

1%

20.000

549.700.000

2,5%

Compras de bienes races cuya destinacin y uso sea vivienda de habitacin

(exceso de las primeras 20.000 UVT, es decir superior a $549.700.000)

Para realizar los clculos respectivos se ha tomado como referencia el valor de laUVT vigente para el
Conceptos

Base UVT

Base pesos

Tarifas

Servicios generales (declarantes)

Servicios generales (no declarantes)
Por emolumentos eclesisticos (declarantes)
Por emolumentos eclesisticos (no declarantes)
Servicios de transporte de carga
Servicios de transporte nacional de pasajeros por va terrestre (declarantes)

4
4
27
27
4
27

110.000
110.000
742.000
742.000
110.000
742.000

4%
6%
4%
3,5%
1%
2,5%

Servicios de transporte nacional de pasajeros por va terrestre (no declarantes)

27

742.000

3,5%

Servicios de transporte nacional de pasajeros por va area o martima

110.000

1%

Servicios prestados por empresas de servicios temporales (sobre AIU)

110.000

1%

Servicios prestados por empresas de vigilancia y aseo (sobre AIU)

110.000

2%

Servicios integrales de salud prestados por IPS

Servicios de hoteles y restaurantes (declarantes)
Servicios de hoteles y restaurantes (no declarantes)
Arrendamiento de bienes muebles
Arrendamiento de bienes inmuebles (declarantes)
Arrendamiento de bienes inmuebles (no declarantes)
Otros ingresos tributarios (declarantes)
Otros ingresos tributarios (no declarantes)
Pagos o abonos en cuenta gravables realizados a personas naturales clasificadas en
la categora tributaria de empleado
Pagos o abonos en cuenta gravables realizados a personas naturales clasificadas en
la categora tributaria de empleado (tarifa mnima)

4
4
4
0
27
27
27
27
95

110.000
110.000
110.000
100%
742.000
742.000
742.000
742.000
2.611.000

128,96

3.544.000

2%
2,5%
3,5%
4%
3,5%
3,5%
2,5%
3,5%
Art. 383
ET
Art. 384
ET

Para realizar los clculos respectivos se ha tomado como referencia el valor de laUVT vigente para el
Conceptos

Base
UVT

Base pesos Tarifas

Honorarios y comisiones (personas jurdicas)

100%

11%

Honorarios y comisiones personas naturales que suscriban contrato

o cuya sumatoria de los pagos o abonos en cuenta superen las 3.300
UVT

100%

11%

Honorarios y comisiones (no declarantes)

100%

10%

Servicios de licenciamiento o derecho de uso de software

100%

3,5%

Intereses o rendimientos financieros

100%

7%

Rendimientos financieros provenientes de ttulos de renta fija

100%

4%

Loteras, rifas, apuestas y similares

48

1.319.000

20%

Retencin en colocacin independiente de juegos de suerte y azar

137.000

3%

Contratos de construccin y urbanizacin

100%

2%

FACTURA DE
COMPRAVENTA

La factura comercial es un soporte contable que contiene adems de los datos generales de los
soportes de contabilidad, la descripcin de los artculos comprados o vendidos, los fletes e
impuestos que se causen y las condiciones de pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de
compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el
archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.
Los adquirientes de bienes muebles o servicios estn obligados a exigir la factura o documento
equivalente al igual que exhibirlo cuando los funcionarios de la administracin tributaria
debidamente comisionados para el efecto lo exijan
La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:

Estar denominada expresamente como factura de venta. (Pre impreso).

Numeracin en orden consecutivo. (Pre impreso).

Apellidos y nombre o razn social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (Pre
impreso).

Apellidos y nombre o razn social del adquiriente los bienes o servicios.

Fecha de expedicin.

Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados.

El nombre o razn social y NIT del impresor de la factura. (Pre impreso).

Valor total de la operacin

Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

EJEMPLO: Se Compran 2 escritorios por 1.293.103 con IVA

206.897

Comprobante de egreso
Llamado tambin orden de pago, es un soporte de contabilidad que respalda el
pago de una determinada cantidad de dinero en cheque o en efectivo.
Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que
el titulo valor se entrega al beneficiario.

EJERCICIO

Se contrata un jardinero para que pode los rboles del parque

principal, y cobra $100.000.

NOTA DBITO
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus
clientes, un mayor valor por concepto de omisin o error en la liquidacin
de facturas y los intereses causados por financiacin o por mora en el
pago de sus obligaciones.
Ejemplo: Por error se liquido un menor valor correspondiente a la pensin
del estudiante Enrique Prez.

Nota crdito
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estn
liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones
totales o parciales de las mercancas, para su contabilizacin se
utiliza un comprobante llamado nota crdito.

NOTA DE CONTABILIDAD
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que
no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de
correccin, ajustes y cierre.
EJEMPLO. El Instituto Tcnico nacionalizado de Samac, consigno al
banco la suma de $250.000 y lo registro por valor de $230.000, Se
elabora la nota de contabilidad por la diferencia

COMPROBANTE DIARIO DE
CONTABILIDAD
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier
operacin y en el cual se indica el nmero, fecha, origen, descripcin y
cuanta de la operacin, as como las cuentas afectadas con el asiento. A
cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo
justifiquen.

COMPROBANTE DIARIO DE
CONTABILIDAD
EJEMPLO: A la Junta de Accin Comunal le fueron consignados la suma de
5.000.000 por concepto de donacin de la Alcalda. Recibi por aportes
de los propietarios la suma de 1.300.000 de rifas pro da del nio.

LETRA DE CAMBIO

La letra de cambio es un documento por el que una persona fsica o jurdica

(librador) ordena a otra (librado) que pague una cantidad a favor de un tercero
(tenedor o tomador), en una fecha determinada (vencimiento).
El librado es la persona que emite la letra. Si surge de una relacin comercial el
librador es el vendedor. (Debe firmarla)
El librado es la persona que en condiciones normales paga la letra. Siguiendo el
ejemplo anterior seria el comprador. El librado para quedar comprometido a pagar
la letra tiene que aceptarla. La aceptacin es un reconocimiento formal de la
deuda, hace exigible la letra a cobrar o a pagar.
El tenedor o tomador es la entidad a quien se ha de efectuar el pago, es decir
quien cobra en nombre del librador (intermediario financiero).

LETRA DE CAMBIO
1. nombre y documento de identidad de la persona que acepta pagar la letra
(puede ser una o varias)
2. nombre y documento de identidad de la persona que acepta pagar la letra
3. nombre y documento de identidad de la persona que acepta pagar la letra
4. fecha de elaboracin del cheque (da, mes, ao)
5. se coloca el nmero de la letra de cambio (si se leva consecutivo)
6. colocar el valor que se va a pagar
7. se coloca el nombre de la persona o personas que asumen el pago de la letra
8. se coloca el da (de la fecha en que se realizar el pago)
9. se coloca el mes (de la fecha en que se realizar el pago)
10. se coloca el ao (de la fecha en que se realizar el pago)
11. se coloca la ciudad en la que se realizar el pago
12. nombre de la persona a la que se efectuar el pago
13. colocar el valor en letras, que se va a pagar
14. colocar el valor en nmeros, que se va a pagar
15. indicar el nmero de cuotas en las que se va a pagar la deuda
16. indicar el valor de las cuotas en las que se va a pagar la deuda
17. indicar el inters ordinario y mora el letras
18. indicar el inters ordinario y mora el nmeros
19. direccin de la(s) persona(s) que acepta el pago de la letra
20. telfono de la(s) persona(s) que acepta el pago de la letra
21. firma de la persona que debe recibir el pago de la letra

EJERCICIO
La empresa acepta letras de cambio por el cobro del alquiler de unas sillas y mesas
del saln de accin comunal con vencimiento a seis meses por importe de
$800.000

Documento Equivalente
El responsable del rgimen comn que adquiera bienes o servicios
de
personas naturales no comerciantes o inscritas en el rgimen simplificado, expedir
a su proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes
requisitos:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.

Apellidos, nombre o razn social y NIT del adquirente de los bienes o servicios.
Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono.
Nmero que corresponda a un sistema de numeracin consecutiva.
Fecha
de
la
operacin.
Concepto.
Valor
de
la
operacin.
Discriminacin del impuesto asumido por el adquirente en la operacin.

RESUMEN DE LA UNIDAD
-Los
soportes
de
Contabilidad
son:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Todos los registros contables para su justificacin, deben tener un soporte con los
siguientes datos:
*
*
*
*

___________________________________
___________________________________
____________________________________
____________________________________

-Los principales soportes de contabilidad son: (enuncie 5)

________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

FUENTES DE APOYO

-PLAN UNICO DE CUENTAS PARA COMERCIANTES LEGIS

-CARTILLA LABORAL LEGIS
- CONTABILIDAD 2000 MACK GRAW HILL
- www.actualicese.com
- www.gerencie.com
- www.dian.gov.co