Diferentes Conceptos

de Administracin

"Es un dispositivo que

organiza y realiza la
trasformacin
ordenada
de
la
informacin, recibe la
informacin del objeto
de
direccin,
la
procesa y la transmite
bajo
la
forma
necesaria
para
la
gestin,
realizando
este
proceso
V. Clushkov
continuamente".

"Es la direccin
eficaz de las
actividades y la
colaboracin de
otras personas
para obtener
determinados
resultados".
Isaac Guzmn Valdivia

"Es un proceso social que lleva

consigo
la
responsabilidad
de
planear y regular en forma eficiente
las operaciones de una empresa,
para lograr un propsito dado".

Edward Francis Leopold

Brech

"Es el arte o tcnica de

dirigir e inspirar a los
dems, con base en un
profundo
y
claro
conocimiento
de
la
naturaleza humana". Y
contrapone
esta
definicin con la que da
sobre la organizacin
como: "la tcnica de
relacionar los deberes o
funciones
especficas
en
un
todo
James David
Mooney
coordinado".

Peterson and Plowman

"Una tcnica por medio de la cual se

determinan, clarifican y realizan los
propsitos y objetivos de un grupo
humano particular".

Cyril O'Donnell

Harold Koontz
Consideran la Administracin como: "la
direccin de un organismo social, y su
efectividad en alcanzar sus objetivos,
fundada en la habilidad de conducir a sus
integrantes.

George Robert Terry

"Consiste en lograr un objetivo

predeterminado, mediante el
esfuerzo ajeno".

Henry Fayol

Considerado por muchos como el

verdadero padre de la moderna
Administracin,
dice
que
"administrar es prever, organizar,
mandar, coordinar y controlar".

"El empleo de la autoridad para

organizar, dirigir, y controlara a
subordinados responsables (y
consiguientemente, a los grupos que
ellos comandan), con el fin de que todos
los servicios que se prestan sean
debidamente coordinados en el logro de
fin de la empresa".

F. Tannenbaum

"Toda accin encaminada a convertir

un
propsito
en
realidad
positiva""es
un
ordenamiento
sistemtico de medios y el uso
calculado de recursos aplicados a la
realizacin de un propsito".

F. Morstein Marx

"Es el conjunto de
principios y tcnicas,
con autonoma
propia, que permite
dirigir y coordinar la
actividad de grupos
humanos hacia
objetivos comunes".
F.M. Fernndez Escalante

"Es un conjunto
de sistemtico
de reglas para
lograr la mxima
eficiencia en las
formas de
estructurar y
manejar un
organismo
social".

Agustn Reyes Ponc

PROCESO ADMINISTRATIVO
1.- PLANEACION: Qu se va a hacer? Objetivos, polticas,
diagnstico, programas y presupuestos
2.- ORGANIZACIN: Cmo se dividir el trabajo? Unidades de
mando y procedimientos
3.- INTEGRACION: Quin y con qu se va a hacer? Personal:
seleccin, contratacin, capacitacin, materiales, finanzas,
compras, produccin, etc.
4.- DIRECCION: Cmo se debe hacer? Autoridad, mando, toma
de decisiones, supervisin, delegacin, instrucciones y
comunicacin
5.- CONTROL: Cmo se hizo? Evaluacin, comparacin,
determinacin de las desviaciones, correccin de fallas y
retroalimentacin

PLANEACION
Definiciones:
Planear consiste en la definicin de objetivos, la ordenacin de
recursos materiales y humanos, la determinacion de metodos y las
formas de organizacin , el establecimiento de medidas de tiempo,
cantidad y calidad, la localizacion especial de las actividades y
otras especificaciones necesarias para encausar racionalmente la
conducta de la persona o grupo.
La planeacin es trazar un curso concreto de accin para alcanzar
un objetivo
Planear es disear un mtodo para lograr una meta definida
Planear es decidir de antemano que hacer, como hacerlo, cuando y
quien deber llevarlo a cabo

PRINCIPIOS DE LA PLANEACION
RACIONALIDAD: La accin ordenada con fines especficos
PREVISION: La planeacin es previsin del futuro
UNIVERSALIDAD: La planeacin y la programacin deben
abarcar las diferentes etapas del proceso econmico, social y
administrativo y preveer las consecuencis que producira su
aplicacin
UNIDAD: Que los planes y programas tengan unidad, que estn
integrados entre si y formen un todo organizado y compatible
CONTINUIDAD: La planeacin y la programacin son un proceso
de duracin permanente
INHERENCIA: La planeacin y programacin son necesarias en
cualquier actividad humana y son inherentes a la administracin

ELEMENTOS DE LA PLANEACION
DIAGNOSTICO: Investigar los problemas que se presentan y
que obstaculizan el logro de los objetivos de la organizacin
OBJETIVOS: Son los fines o metas que se pretenden alcanzar ya
sea con la realizacin de una sola operacin de una actividad
concreta, de un procedimiento de una funcin completa o de todo
el funcionamiento de la institucin
POLITICAS: Son lneas generales de accin que guian a los
miembros de una empresa
PLANES: Entendemos como plan, un curso determinado de
accin que se considera el mas recomendable para el logro de un
objetivo, as mismo, es necesario que cada una de las funciones de
una organizacin tenga sus propios objetivos y de igual forma sus
planes

PROGRAMAS: Un programa est destinado a cumplir las funciones de

una determinada entidad, por lo que se establecen objetivos o metas
cuantificables que se cumplieran a traves de la integracin de un conjunto
de esfuerzos, con recursos humanos , materiales y financieros a el
asignados, con un costo global y unitario determinado y cuya ejecucin en
principio queda a cargo de una unidad administrativa de alto nivel.
PRESUPUESTOS: El presupuesto consiste en planear numericamente
los resultados de una organizacin e incluye tres elementos principales.
1.- Se refiera a hechos futuros, lo que estimula a pensar en planeas
concretos, valorando costos y beneficios
2.- Tiene fechas de desarrollo o de terminacin que estn relacionados con
el costo
3.- Se mide en unidades econmicas, proporcionando estndares contra
los cuales se puede comparar

ORGANIZACIN
Definiciones:
Organizacin es el arreglo de funciones necesarias para lograr un
objetivo con indicacin de la autoridad y la responsabilidad
asignadas a los puestos que tienen a su cargo las ejecuciones de
las funciones respectivas
Organizacin es el orden que guardan las diferentes rganos que
constituyen un grupo humano en cuanto a relaciones, de
responsabilidad, interdependencia jerarquica, comunicacin y
divisin del trabajo, necesarios

DIVISION DEL TRABAJO

Es el desglose del trabajo en bloques, partes o unidades a fin de
que pueda ser realizado por las diversas personas que integran una
unidad administrativa, el trabajo se divide en:
-FUNCIONES: (generales, especficas, sustantiva,
asesora, complementarios, primarias, secundarias)
-ACTIVIDADES: (genricas, especficas)
-OPERACIONES; (fsicas, mentales)

apoyo,

FORMAS DE ORGANIZACIN
ORGANIZACIN FORMAL: Es la oficial, la terica y se apega
a las normas materializadas en organigramas, contratos colectivos
o individuales, reglamentos, manuales, polticas y procedimientos
ORGANIZACIN INFORMAL: Es la extra oficial, representa
lo que realmente est sucediendo, es la resultante de las reacciones
individuales y colectivas entre la organizacin formal en busca de
satisfaccin a necesidades y deseos de pertenencia,
reconocimiento o amistad.

ESTRUCTURA ORGANICA
Es la forma en que estn ordenadas las unidades administrativas de
un organismo y la relacin que guardan entre si. Debido a la
necesidad de la divisin del trabajo y de los requerimientos de
especializacin, nace la divisin en donde determinan la forma en
que van a integrarse los diversos rganos o dependencias de una
institucin, relaciones de mando, niveles jerrgicos, proceso a su
cargo, tramos de control, equipos naturales de administracin y
mbito de aplicacin

MANUALES
Son las herramientas administrativas para transmitir conocimientos y
experiencias para documentar la tecnologa acumulada sobre un tema
especfico. Contienen informacin e instrucciones sobre la organizacin,
polticas y procedimientos de una empresa, que se consideran
necesarios para la mejor ejecucin de un trabajo.
Se clasifican en:
Manuales de Operacin
Manuales de Organizacin
Manuales de Procedimientos

INTEGRACION
En el proceso administrativo, se distingue una parte que se refiere a la
estructuracin y otra que es la actuacin en si, en la primera tenemos
la planeacin y la organizacin, en la segunda, la integracin, la
direccin y el control.
La integracin es el punto de contacto entre la parte esttica y la parte
dinmica del proceso administrativo.
Definicin:
Integracin es obtener y articular los elementos materiales y humanos
que la planeacin y la organizacin sealan como necesarios para el
adecuado funcionamiento de una organizacin.

TIPOS DE INTEGRACION

A) DE PERSONAL
a) Reclutamiento
b) Seleccin y
c)
d)
e)
f)

contratacin
Induccin
Capacitacin
Desarrollo
Carrera
institucional

DE MATERIALES

a)
b)
c)
d)
e)

Finanzas
Compras
Produccin
Mantenimiento
Comercializacin o
prestacin de
servicios

DIRECCION
La eficiencia con la cual puede ser operada cualquier organizacin
depender, en gran medida, de la forma en que se utilice y administre
a sus trabajadores.
Definicin:
Es el elemento mas dinmico del proceso administrativo que implica la
responsabilidad que tiene todo jefe de dirigir, conducir, motivar,
ordenar e impulsar al personal subordinado a la mejor realizacin de
sus funciones, con el mximo de eficiencia y colaboracin.

IMPORTANCIA DE LA DIRECCION
Algunos autores consideran que es el elemento mas importante y
complejo de la administracin, puesto que se ponen en juego
aspectos relacionados con el comportamiento individual y de grupo.
En la direccin se ejerce el mando, se delega la autoridad, se toman
decisiones, se coordinan y supervisan las actividades y todo ello a
travs de un proceso de comunicacin que ya de por si es complejo

PRINCIPIOS DE LA DIRECCION
COORDINACION: Lograr coordinar los intereses individuales y
grupales
IMPERSONALIDAD DEL MANDO: Cuanto mas se impersonalice la
orden, ser mejor obedecida.
RESPECTO A LA LINEA JERARQUICA: Al transmitirse una orden
deben asegurarse los conductos previamente establecidos y jams
saltarlos sin razn.
RESOLUCION DE CONFLICTOS: Debe procurarse que los conflictos
se resulevan lo mas pronto posible de modo que, sin lesionar la
disciplina, puedan producir mayor tranquilidad a los implicados en el.

ALGUNAS CARACTERISTICAS DE LA
DELEGACION DE AUTORIDAD
- Puede ser general o especfica
- Puede ser temporal o ilimitada
- Puede ser individual o colectiva
- Aumenta la eficacia administrativa
- Favorece la especializacin
- Permite que las decisiones sean tomadas con mayor base sobre la
realidad

MANDO
Si la autoridad es la capacidad de mandar y el derecho a ser obedecido,
el mando es el ejercicio de ese derecho y de esa capacidad.
El poder mandar, incluye tres elementos:
Determinar lo que debe hacerse
Establecer como debe hacerse
Propiciar y vigilar que lo que debe hacerse se haga
Algunos autores identifican a estas tres funciones como sigue: Directiva
la primera, propiamente administrativa, la segunda y supervisora de
ejecucin la tercera

La toma de decisiones es un factor esencial de la funcin directiva, ya

que, con base en ellas se marca el cambio a seguir de la organizacin.
El proceso de la toma de decisiones es como sigue:
- Diagnosticar el problemaDefinir el problema
- Definir las aternativas mas adecuadas
- Analizar las alternativas y compararlas
- Seleccionar la alternativa mas adecuada

PRINCIPIOS DE SUPERVISION
El concepto actual de la supervisin, supone un mbito de
responsabilidad mas amplio y complejo que el de la administracin
tradicional basada unicamente en la autoridad y el conocimiento del
trabajo, sino que ademas ubica como fundamental la satisfaccin del
usuario y el desarrollo personal.
- Satisfaccin del cliento o usuario: Es la nica razn de la
organizacin
- Rentabilidad: Costo rendimiento de las operaciones cotidianas
- Desarrollo de Personal. Mediante oportunidades y aprendizaje
- Aceptacin del cambio: Verlo como algo natural
- Actitud crtica constructiva: Comunicar juicios e ideas
- Excelencia en la persona: Calidad de vida y trabajo

CONTROL
La etapa de control no existira si la planeacin y organizacin se
ajustaran impecablemente a la integracin y a la fase directiva, sin
embargo, an en planeaciones cuidadosas, surgen algunas
necesidades de ajuste, correcciones o modificaciones a lo programado.
Definicin:
Control es un conjunto de providencias includas en las estructuras y en
las normas de trabajo de una empresa, para que en el desarrollo de las
actividades se produzca una comprobacin, previniendo errores y
fallas, para proveer informacin segura, proteger los bienes de la
empresa y promover la eficiencia en la operacin y la adhesin a las
polticas administrativas.

TRES PASOS EN EL PROCESO DE CONTROL

1.- Establecimiento de
normas o estndares de
ejecucin

Define el estado de equilibrio o eficiencia que se

desea lograr
La administracin enfocada a procesos se basa en
mejorar procesos mas que en perfeccionar
funciones
Con este enfoque se marcan estndares que
comprenden sistemas, procedimientos , mtodos
de trabajo, seguimientos operacionales y auditoras
que deben formar parte de un sistema de calidad
Las
normas
de
calidad
mexicanas
estn
sustentadas en las normas ISO-9000

2.- Medicin de la ejecucin

real en relacin con los
estndares establecidos

Requiere que la informacin sea procesada,

interpretada y comparada con los estndares de
ejecucin a fin de establecer conclusiones sobre la
ejecucin real.

3.- Aplicacin de la accin

correctiva

Requiere una tomas de decisiones sobre

modificaciones o ajustes a los recursos de la
empresa, para esto es necesario conocer las
causas de desviacin

CARACTERISTICAS DE UN BUEN CONTROL

- Seleccin de los criterios de control
- Recoleccin, concentracin y procesamiento de datos
- Interpretacin de los resultados
- Elaboracin de reporte de resultados
- Utilizacin del mismo, para aplicar las medidas correctivas

EL CONTROL CONSTA DE CUATRO ETAPAS

Evaluacin de resultados
Comparacin de los resultados con los planeado
Determinacin de las causas de desviacin
Retroalimentacin

INDICADORES
Son los intrumentos cuya aplicacin nos muestra la tendencia y la
desviacin de una actividad sujeta e influencias internas y externas con
respecto a una unidad de medida convencional.
En la administracin y evaluacin por procesos, los indicadores
fortalecen la autonoma de gestin, en virtud de que a travs de la
medicin que realicen los responsables en los niveles de operacin
conocern de manera inmediata la situacin en que se desarrollan sus
servicios y de tomar oportunamente las medidas correctivas o de
preferencia preventivas, que mejoren su actuacin y resultados

Los indicadores deben contar con las tres caractersticas siguientes:

CONGRUENCIA: Caracterstica de la informacin que la hace coincidir
en su forma y tamao
CONSISTENCIA: Caracterstica de la informacin estadstica
mediante la cual los datos se basan en los mismos principios y reglas
particulares de cuantificacin
CONFIABILIDAD: Caracterstica de la informacin que el usuario
acepta y utiliza para tomar decisiones basndose en ellas.

TIPOS DE INDICADORES
INDICADORES DE EFICIENCIA

Son los que permiten determinar cuantitativamente

el grado de cumpliiento de las metas en un perodo
determinado
EFICACIA: = Resultados obtenidos
Metas programadas
La eficiencia es la capacidad de lograr los objetivos
y metas programados con los recursos disponibles
en un tiempo determinado

INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD

Se utilizan para determinar el rendimiento de los

insumos empleados en la consecucin de una meta
o en la ejecucin de una tarea, en una unidad de
tiempo.
Productividad: Bienes o servicios producidos
Insumos utilizados
La productividad puede medirse en funcin de los
recursos humanos, materiales y financieros, sin
embargo, no es siempre necesario utilizr las tres
relaciones. El indicador se seleccionar en funcin
del insumo mas relevante a considerar en el
proceso que mida.

INDICADORES DE CALIDAD

Los indicadores de calidad persiguen dimensionar o

cuantificar valores de tipo cuantitativo, es decir,
maniifiestan el grado de satisfaccin de las
expecttvas o requerimientos de nuestros usuarios
internos y externos, tales como: tiempos de
espera, oportunidad, atencin y solucin a quejas,
satisfaccin por el otorgamiento del servicio,
tiempos de traslado, etc.
Se dice que un producto o servicio es de calidad
cuando satisface plenamente al usuario

FIN