DEFINICIN DE LA CADENA DE

VALOR
ETAPA DOS

Marzo 14 de 2007

La cadena de valor
El VALOR:
Rdito, fruto o utilidad. Grado de utilidad o aptitud de las cosas, por
satisfacer las necesidades o proporcionar bienestar o deleite
El los 80 y 90: Gerencia de la calidad, Gerencia del servicio y
Gerencia del talento humano. Siglo XXI: Gerencia del valor

Concepto clave:
Gerencia del valor: Serie de procesos, actividades de valor
agregado, toma de decisiones, asignacin de recursos (factores de
produccin) y alineacin con el Direccionamiento Estratgico, que
el talento humano, de desempeo superior,
superior hace permanentemente
para aumentar el valor de la empresa, medido en trminos de
maximizacin del patrimonio de los propietarios. ALHIGO

Definicin de la Cadena de Valor

Una visin financiera del valor.
El propsito de la Gerencia del valor es facilitar la traduccin de la

Visin de la empresa en valor agregado para los propietarios.

Una empresa posee ventaja competitiva cuando como consecuencias
de sus fortalezas es ms rentable que sus competidoras Oscar Len
Garca

Ventaja competitiva es:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Que los servicios son reconocidos como los de mejor calidad.

Que se posee la mayor participacin en el mercado.
Que se posee la tecnologa ms avanzada que la competencia.
Se tiene el reconocimiento como la empresa de mejor servicio al cliente.
Que se tiene el gran sentido de pertenencia de los trabajadores como
consecuencia del excelente clima organizacional.
Que se hace las cosas mejor que la competencia.
Se hacen cosas tiles y difciles de imitar.
Que se gana ms dinero que la competencia.

Definicin de la Cadena de Valor

Qu es la Cadena de Valor?: valor de uso y valor de cambio.
El valor agregado es la suma de los beneficios percibidos (la felicidad) por el cliente al recibir la
transferencia de un producto o servicio, menos los costos que asume a cambio (costo de
oportunidad). EVA (valor econmico agregado). MVA (Valor agregado de mercado). Valor de uso
y valor de cambio (Marx)
Cadena de Valor: Conjunto eslabonado y desagregado de actividades de valor de una
organizacin.
La Cadena de Valor de una organizacin est conformada por todas las actividades
generadoras de valor agregado y por los mrgenes generados por el sistema de produccin. Se
Identifican las actividades que agregan valor y las que no agregan valor (efecto domin)

PROCESOS
PE: Insumos
T: Transformacin
SC: Resultados

Producto
o
Servicio

Para el
Cliente:
entrega Valor
Para la
Organizacin:
entrega Margen

Definicin de la Cadena de Valor

Componentes de la Cadena de Valor:
1.

Actividades Primarias: Desarrollo del producto o servicio. Con su produccin,

logstica y comercializacin.

2.

Actividades de Soporte: Dan soporte a las Actividades Primarias tales como:

Administracin de Recursos Humanos, Tecnologa de la Informacin, Finanzas.

3.

Margen: es la diferencia entre el valor total y los costos totales incurridos por la
empresa para desempear su actividad. No hay misin sin margen. El objeto o la
meta es ganar dinero.

Actividades
de Soporte
Margen
Actividades
Primarias

Definicin de la Cadena de Valor

Para qu sirve Definir y Analizar la Cadena de Valor?
El anlisis de la Cadena de Valor es una herramienta Gerencial y estratgica
que permite identificar fuentes de ventaja competitiva
y actividades
generadoras de valor. Flujos esenciales de valor agregado.

Definir la Cadena de Valor permitir:

Identificar Actividades Primarias: Procesos Fundamentales (Core del negocio)

Identificar Actividades de Soporte: Procesos Habilitadores.

Analizar la Cadena de Valor permitir:

Identificar los procesos, subprocesos y procedimientos que hacen parte de

cada uno de los Procesos de la Cadena de Valor Real y de sus Procesos de
Soporte.

LA CADENA DE VALOR Y LA VENTAJA COMPETITIVA

La cadena de valor disgrega a la empresa en sus
actividades estratgicas relevantes para comprender el
comportamiento de los costos y las fuentes de
diferenciacin existentes y potenciales.
La ventaja competitiva no puede ser comprendida viendo a
la empresa como un todo.
La empresa es un conjunto de actividades: disear,
producir, llevar al mercado, entregar y apoyar a sus
productos. Es un sistema de actividades interdependientes
Proviene de eslabones entre actividades.
Eslabones: relaciones entre el desempeo de una actividad
y el costo o desempeo de otra. Qu despus de qu?
M. PORTER

LA CADENA DE VALOR GENRICA

ACTIVIDADES DE APOYO
INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA
ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS
DESARROLLO TECNOLGICO
ABASTECIMIENTOS

LOGISTICA OPERACIONES LOGISTICA MERCADOTECNIA

Y VENTAS
EXTERNA
INTERNA

ACTIVIDADES PRIMARIAS

Margen

SERVICIO

Porter

LA CADENA DE VALOR GENRICA

ACTIVIDADES DE APOYO. Procesos Habilitadores
INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA: admn. , planeacin, finanzas, asuntos
legales, contabilidad. Gestin de la calidad
ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS: Contratacin, entrenamiento,
desarrollo y compensacin
DESARROLLO TECNOLGICO: Tecnologa dentro del equipo de procesos, conocimiento
(Know how), procedimientos.
ABASTECIMIENTOS: Funcin de Compras.
LOGISTICA
INTERNA:
Recibo,
almacenamiento y
diseminacin de
insumos.
Control de
inventarios

OPERACIONES:
Transformacin de
Insumos, maquinado,
Empaque, ensamble,
Mantenimiento de
Equipos, pruebas,,,,

LOGISTICA
EXTERNA:

Margen

SERVICIO:
Instalacin,
Recopilacin,
Publicidad, promocin, reparacin,
almacenamiento fuerza de ventas,
Entrenamiento,
y distribucin
cuotas seleccin del
Repuestos y
del producto a
canal, relaciones del
Ajuste del
los compradores canal y precio
producto
MERCADOTECNIA
Y VENTAS:

ACTIVIDADES PRIMARIAS. Procesos Fundamentales. Core del negocio

Subdivisin de la cadena de valor

Michael Porter

CADENA DE VALOR EN LOS

MACROPROCESOS
PROCESOS BSICOS- PRIMARIOS

C
L

VALOR AGREGADO.

VALOR AGREGADO.

VALOR AGREGADO.

CALIDAD

CALIDAD

CALIDAD

V.A+c

V.A+c

GESTIN
ADMINISTRATIVA
Y
FINANCIERA

PROCESO APOYO- HABILITADORES

V.A+c

I
E
N
T
E

EL MACROPROCESO
Y LA CADENA DE VALOR
C,C1

PE

C,C2

C,C3

P1

P2

P3

VA1

VA2

VA3

C,C4

P4

VA4

SC

LA CADENA DE VALOR
EL SISTEMA DE PROCESOS QUE NO AGREGA
VALOR O QUE SUS PRODUCTOS O SERVICIOS, NO
CUMPLEN CON LOS REQUERIMIENTOS DEL
CLIENTE
CONSTITUYE
LA
ORGANIZACIN
IMPRODUCTIVA Y SU FUTURO ES:

SALIR DEL MERCADO

Definicin de la Cadena de Valor

La situacin de competencia de una empresa en su negocio o

Sector industrial, depende de cinco fuerzas:

Competidores
potenciales
Amenaza de nuevos ingresos
Poder de negociacin de
los proveedores

Competidores en
el Sector

Proveedores

Compradores
Rivalidad entre los
competidores
existentes

Poder de negociacin de
los clientes

Amenaza de productos o
servicios sustitutos

Sustitutos

Porter

Definicin de la Cadena de Valor

Metodologa

CONSTRUIR LA CADENA DE VALOR

Y EL MAPA DE PROCESOS DE LA
SUPERINTENDENCIA DE
NOTARIADO Y REGISTRO

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 1: Analizar la competencia de la empresa en su
negocio:
A partir de la competencia interna, de los
proveedores,
los
compradores
(clientes),
competidores potenciales y sustitutos, identificar la
posicin competitiva de la Superintendencia de
Notariado y Registro. Identificar el comportamiento
de las cinco fuerzas

Diligenciar el Formato 1

Paso 1: Analizar la competencia de la empresa en

su negocio. Formato 1
Competidores potenciales:
Condicin monopolstica.
IGAC
Proveedores:
SICE.
Banco de
proveedores
de la
Institucin

Competidores existentes:
Monopolio rentstico del
estado.
Otros registros mineros,
naval, automotriz, areo,
etc.

Sustitutos:
Monopolio del Estado
Interrelacin registro catastro con el Instituto
Geogrfico Agustn Codazzi.

Clientes:
Ciudadanos,
Estado,
Sistema financiero,
Empresas
inmobiliarias o de
construccin,
compra y venta de
propiedad raz

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 2. Definicin de los Procesos Fundamentales y los

Habilitadores para la definicin de la cadena de valor . Formato 2
Se Identifican los procesos fundamentales: Que son aquellos que le
responden directamente al cliente externo. Son los que estn relacionados
directamente con el negocio. Responden a los requerimientos del cliente para
satisfacer sus necesidades. Recordar el concepto de eslabones.

Se identifican los procesos Habilitadores o de Apoyo: Habilitan o apoyan la

gestin de los procesos fundamentales del negocio.

Los eslabones (anterior y posterior) o articulaciones ordenadas de

los procesos definen la cadena de valor.

Diligenciar el Formato 2

TIPOS DE PROCESOS
(MACROPROCESOS)
Operativos- Bsicos- Fundamentales.
Core del negocio
Responden directamente ante el cliente
Procesos: Urgencias, Consulta externa, Hospitalizacin,
ayudas diagnsticas

C
L
I
E
N
T
E

Control

Apoyo-Habilitador
Proveen de recursos, habilitan
o apoyan la gestin de los
procesos Operativos, Bsicos o
Fundamentales
Procesos: Financiero,
Logstico, Gestin Humana,
abastecimiento

Verifican y evalan
la gestin de los
procesos en la
organizacin.
Proceso: Control
Interno.
Control de la
calidad.
Contralora

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 2. Definicin de los Procesos Fundamentales y los Habilitadores para la definicin
de la cadena de valor. FORMATO 2

Direccionamiento Estratgico

Control interno

PROCESOS ESTRATEGIA Y CONTROL DE LA GESTIN

C
L
I
E
N
T
E

Gestin
Servicio
Registral

Orientacin,
Inspeccin
Vigilancia y
Control del
Servicio Notarial

Atencin al
ciudadano

C
L
I
E
N
T
E

Gestin tecnolgica
Gestin Logstica
Gestin Financiera
Gestin Humana
Gestin de comunicaciones
Gestin Jurdica
PROCESOS HABILITADORES

Cliente Interno

Cliente interno

PROCESOS FUNDAMENTALES O CORE DEL NEGOCIO

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus
productos o servicios. Formato 3

Teniendo en cuenta LOS PROCESOS definidos en la

cadena de valor, se identifican los subprocesos (actividades
esenciales de valor) y sus productos o servicios. Los productos y
servicios se articulan con el decreto 412 de 2007 (ltima reforma
administrativa de la SNR)
Ejemplo:
Proceso: Gestin Administrativa y Financiera
Subproceso: Administracin de personal
Producto o servicio: Liquidacin de nmina
Es un producto final que sirve de insumo y anlisis en la alineacin estratgica
del rediseo y/o diseo de procesos. En esa fase de la mejora continua y
estratgica, ser ajustado con ms detalle y anlisis

Diligenciar el Formato 3A

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus
productos o servicios. Formato 3
Subproceso:
Gestin
Servicio
Registral
PROCESO:
Gestin
Subproceso:
Registral
Gestin
Documental
Registral
Subproceso:
Gestin
Orientacin,
Inspeccin,
vigilancia y
control
registral

Producto/servicio
Registro de la propiedad inmobiliaria. Certificado de Tradicin y libertad.
Informacin al ciudadano sobre el registro de la propiedad inmueble.
Acto administrativo sobre recursos de reposicin y apelacin. Informe
control del registro de la propiedad inmobiliaria de la poblacin
desplazada (ley de justicia y paz y Estatuto de desarrollo rural). Informes
de auto evaluacin y control de la gestin y seguimiento a planes (anual
de gestin, desarrollo administrativo y de mejoramiento)
Producto/servicio
Guardar, conservar y custodiar la informacin registral: Fsico y
magntico. Expedir copias de documentos. Informes de auto evaluacin
y control de la gestin y seguimiento a planes (anual de gestin,
desarrollo administrativo y de mejoramiento).
Producto/servicio
Plan de visitas. Informes de visitas y toma de decisiones.
Resolucin a los recursos de apelacin o quejas (revocatoria directa).
Estadsticas registrales. Orientacin al ciudadano y a oficinas de
registro de instrumentos pblicos. Llevar el registro de los predios y
territorios abandonados a causa de la violencia (ley 387 de 1997 y ley
1152 de 2007-Estatuto de desarrollo rural-). Informes de auto evaluacin
y control de la gestin y seguimiento a planes (anual de gestin,
desarrollo administrativo y de mejoramiento).

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus
productos o servicios. Formato 3

PROCESO:
Orientacin,
Inspeccin
Vigilancia y
Control del
Servicio
Notarial

Subproceso:
Administracin
notarial

Producto/servicio
Certificaciones, reparto notarial, permiso y licencias, concepto
sobre estudio hojas de vida notario, Actos administrativo de
traslado de protocolos, Administracin hojas de vida de
notarios, autorizacin de ubicacin de notarias. Polticas de
capacitacin de notarios (Investigacin y capacitacin:
convenios y acuerdos de cooperacin nacional e internacional.).
Estadstica notarial. Informes de auto evaluacin y control de la
gestin y seguimiento a planes (anual de gestin, desarrollo
administrativo y de mejoramiento)

Subproceso:
Orientacin a
Notarios y
Cnsules

Producto/servicio
Instrucciones administrativas, informes de capacitacin a
notarios y cnsules. Orientacin y directrices para el servicio
notarial. Creacin instituto de estudios notariales, con aportes
de investigacin en temas relacionados con gestiones notariales
y registrales. Informes de auto evaluacin y control de la gestin
y seguimiento a planes (anual de gestin, desarrollo
administrativo y de mejoramiento)

Subproceso:
Gestin
visititas
integrales y
especiales.

Producto/servicio
Plan de visitas.
Informes de visitas a notarios. Informes de auto evaluacin y
control de la gestin y seguimiento a planes (anual de gestin,
desarrollo administrativo y de mejoramiento)

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus
productos o servicios. Formato 3
PROCESO:
Orientacin,
Inspeccin
Vigilancia y
Control del
Servicio
Notarial

Subproceso:
Peticiones,
quejas y
reclamos en
la gestin
notarial

Producto/servicio
Actuaciones administrativas. Respuestas al ciudadano.
Informes de auto evaluacin y control de la gestin y
seguimiento a planes (anual de gestin, desarrollo
administrativo y de mejoramiento)

Subproceso:
Procesos
disciplinarios
al Notario
(control)

Producto/servicio
Fallos de primera instancia a procesos disciplinarios de
notarios.Actuaciones administrativas. Respuestas al
ciudadano. Informes de auto evaluacin y control de la
gestin y seguimiento a planes (anual de gestin,
desarrollo administrativo y de mejoramiento)

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus
productos o servicios. Formato 3

PROCESO:
Servicio
al
Ciudadano

Subproceso:
Gestin cultura de
servicio

Producto/servicio
Estrategias y compromisos de servicio. Plan cultura de servicio.
ndices de satisfaccin del ciudadano usuario.
Informes de voz del cliente. Mejores prcticas (ciudadano).
Informes encuestas de satisfaccin.
Planes de mejoramiento del desarrollo organizacional y del talento
humano.
Informes de satisfaccin e impacto del servicio. Informes de auto
evaluacin y control de la gestin y seguimiento a planes (anual
de gestin, desarrollo administrativo y de mejoramiento)

Subproceso:
Orientacin al
ciudadano, peticiones,
quejas, reclamos y
felicitaciones

Producto/servicio
Informacin al ciudadano usuario. Orientacin al ciudadano sobre
los servicios prestados.
Informe de seguimiento.
Respuesta al ciudadano. Informes de auto evaluacin y control de
la gestin y seguimiento a planes (anual de gestin, desarrollo
administrativo y de mejoramiento)

Subproceso:
Gestin de Mercadeo

Producto/servicio
Plan de mercadeo. Nuevos servicios (investigacin mercados).
Indicadores de satisfaccin del cliente. Informes de auto
evaluacin y control de la gestin y seguimiento a planes (anual
de gestin, desarrollo administrativo y de mejoramiento)

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus
productos o servicios. Formato 3

PROCESO:
Gestin
tecnolgica

Subproceso:
Gestin
soporte
tecnolgico
software y
hardware

Producto/servicio
Informes y estadsticas de apoyo tecnolgico.
Informe sobre seguridad informtica.
Informe de mesa de ayuda.
Informes de interventora. Informes de auto evaluacin y control de la
gestin y seguimiento a planes (anual de gestin, desarrollo administrativo
y de mejoramiento)

Subproceso:
Gestin
mantenimiento
software y
hardware

Producto/servicio
Informes de mantenimiento software y hardware.
Inventario de renovacin tecnolgica.
Informes de interventora. Informes de auto evaluacin y control de la
gestin y seguimiento a planes (anual de gestin, desarrollo administrativo
y de mejoramiento)

Subproceso:
Investigacin,
capacitacin y
adaptacin de
tecnologas
(Planificacin
de informtica)

Producto/servicio
Plan de tecnologa (plan maestro informtico)
Informe de seguimiento plan maestro informtico.
Informes sobre nuevas tecnologas.
Informes sobre desarrollo y creacin de tecnologa. Estudios de costos en
materia de tecnologas para preparar proyectos de inversin. Informe de
planes de capacitacin nuevas tecnologas (informtica). Informes de
interventora. Estudios de conveniencia para la elaboracin de trminos de
referencia para procesos de adquisicin de tecnologa (bienes y servicios).
Informes de auto evaluacin y control de la gestin y seguimiento a planes
(anual de gestin, desarrollo administrativo y de mejoramiento)

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus
productos o servicios. Formato 3

PROCESO:
Gestin
Logstica

Subproceso:
Gestin Compras

Producto/servicio
Plan de compras. Actas comit de compras. Contratos. Informes sobre
compras y abastecimiento. Informes de seguimiento a compras. Informe de
interventoras de contratos. Informe de compras por Oficina de Registro.
Informes de auto evaluacin y control de la gestin y seguimiento a planes
(anual de gestin, desarrollo administrativo y de mejoramiento)

Subproceso:
Gestin Almacn
e Inventarios

Producto/servicio
Informes actualizacin, control y codificacin de inventarios. Informe de
administracin de activos. Informes costos de inventarios y articulacin con
contabilidad. Informe de interventoras de contratos. Informe de almacn e
inventarios por Oficina de Registro. Informes de auto evaluacin y control de
la gestin y seguimiento a planes (anual de gestin, desarrollo administrativo
y de mejoramiento)

Subproceso:
Desarrollo y
Mantenimiento de
la infraestructura
fsica

Producto/servicio
Plan de desarrollo y mantenimiento. Informes de mantenimiento de la
infraestructura fsica. Informe de reposicin de infraestructura. Informe de
interventoras de contratos. Estudios de conveniencia para la elaboracin de
trminos de referencia para procesos de adquisicin de bienes y servicios.
Informes de auto evaluacin y control de la gestin y seguimiento a planes
(anual de gestin, desarrollo administrativo y de mejoramiento)

Subproceso:
Gestin de
correspondencia
y administracin
documental

Producto/servicio
Informes radicacin, entrega y despacho de correspondencia. Informe manejo
documental ( administracin documental). Informe de interventoras de
contratos. Estudios de conveniencia para la elaboracin de trminos de
referencia para procesos de adquisicin de bienes y servicios. Informes de
auto evaluacin y control de la gestin y seguimiento a planes (anual de
gestin, desarrollo administrativo y de mejoramiento)

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus
productos o servicios. Formato 3
Subproceso:
Presupuesto

Producto/servicio
Proyecto de presupuesto por vigencia. Presupuesto aprobado. Disponibilidad
presupuestal.
Liquidacin presupuestal. Informes de ejecucin presupuestal de ingresos y
egresos.
Informes a entes de control. Informes a Ministerio de Hacienda y Crdito pblico.
Informe presupuestal por Oficina de Registro. Informes de auto evaluacin y
control de la gestin y seguimiento a planes (anual de gestin, desarrollo
administrativo y de mejoramiento)

Subproceso:
Contabilidad
y costos

Producto/servicio
Informe de estados financieros.
Informe de costos (centro de costos). Informes a entes de control (Rendicin de
cuentas). Informe de contabilidad y costos por Oficina de Registro. Informes de
auto evaluacin y control de la gestin y seguimiento a planes (anual de gestin,
desarrollo administrativo y de mejoramiento)

Subproceso:
Tesoreria y
cartera

Producto/servicio
Boletn de caja diario. Plan de pagos. Informe de ubicacin y administracin de
recursos financieros en sistema bancario. Informes de Pagos. Informes de
cartera (fondo de vivienda y pensiones). Informe de administracin los recursos
del fondo cuenta del notariado. Informe pagos a notarios. Informe de custodia de
fondos de la SNR. Informe de inversiones financieras (TES). Informe de tesorera
y cartera por Oficina de Registro. Informe de control de recaudos y aportes
especiales (por notara). Informes de auto evaluacin y control de la gestin y
seguimiento a planes (anual de gestin, desarrollo administrativo y de
mejoramiento)

PROCESO:
Gestin
Financiera

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus
productos o servicios. Formato 3
Subproceso:
Seleccin de
personal

PROCESO:
Subproceso:
Gestin
Administracin
Humana
de personal

Subproceso:
Gestin legal del
personal

Producto/servicio
Lista de personas que cumplen requisitos para el cargo y
vinculacin en provisionalidad y libre nombramiento y remocin.
Informe sobre listas de elegibles de la comisin Nacional del
Servicio Civil. Vinculacin a carrera administrativa (Ley 909 de
2004, Decreto 775 de 2005). Informes de auto evaluacin y
control de la gestin y seguimiento a planes (anual de gestin,
desarrollo administrativo y de mejoramiento)
Producto/servicio
Plan estratgico de personal. Respuestas escritas y verbales a
solicitudes del personal. Afiliacin al SGSS (EPS, Fondos de
pensiones y ARP). Informe de planta de personal. Informe de
liquidacin de nmina. Administracin de hojas de vida y
certificaciones. Informe de novedades de personal.
Liquidacin de personal. Estadsticas planta de personal.
Informes de auto evaluacin y control de la gestin y
seguimiento a planes (anual de gestin, desarrollo
administrativo y de mejoramiento)
Producto/servicio
Informes de verificacin de cumplimiento de la normatividad
laboral (vinculacin, administracin de la planta de personal,
derechos laborales y desvinculacin). Informes de auto
evaluacin y control de la gestin y seguimiento a planes (anual
de gestin, desarrollo administrativo y de mejoramiento)

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus
productos o servicios. Formato 3
PROCESO:
Gestin
Humana

Subproceso:
Procesos
disciplinarios
internos

Producto/servicio
Informe de procesos disciplinarios.
Fallos y conductas administrativas.
Respuestas a entes de control. Informes de auto evaluacin
y control de la gestin y seguimiento a planes (anual de
gestin, desarrollo administrativo y de mejoramiento)

Gestin Salud
Ocupacional
(higiene y
seguridad
industrial)

Panorama de riesgos.
Informes de ejecucin del panorama de riesgos. Programas
de mitigacin panorama de riesgos (EPS y ARP).
Informe actividades de prevencin ( capacitacin,
brigadas, programas realizados).
Informe de accidentes de trabajo y enfermedad profesional.
Actas de inscripcin del comit paritario ante el Ministerio
de la Proteccin social.
Actas de reunin del comit paritario.
Informes de auto evaluacin y control de la gestin y
seguimiento a planes (anual de gestin, desarrollo
administrativo y de mejoramiento)

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus
productos o servicios. Formato 3

PROCESO:
Gestin
Humana

Subproceso:
Gestin del
desempeo

Producto/servicio
Plan gestin del desempeo (planeacin, ejecucin y evaluacin del
desempeo). Informe de concertacin de objetivos. Informe de evaluacin del
desempeo. Informe de reconocimientos y estmulos por desempeo.
Informe de acuerdos con gerentes pblicos. Informes de auto evaluacin y
control de la gestin y seguimiento a planes (anual de gestin, desarrollo
administrativo y de mejoramiento)

Subproceso:
Gestin de
competencias

Producto/servicio
Modelo de competencias.
Informes de desarrollo y evaluacin de competencias.
Informe de requerimiento de capacitacin por competencias. Informes de
auto evaluacin y control de la gestin y seguimiento a planes (anual de
gestin, desarrollo administrativo y de mejoramiento)

Subproceso:
Gestin
capacitacin
por
competencias

Producto/servicio
Plan de capacitacin por competencias (necesidades segn procesos).
Informe de ejecucin del plan de capacitacin
Informe de desarrollo de competencias segn capacitacin por servidor
pblico. Informes de auto evaluacin y control de la gestin y seguimiento a
planes (anual de gestin, desarrollo administrativo y de mejoramiento)

Subproceso:
Gestin
bienestar
laboral y
estmulos

Producto/servicio
Plan de bienestar e incentivos. Informe de ejecucin del plan
Informe de impacto por bienestar y estmulos. Informe de actividades
recreativas, culturales y deportivas. Informes de auto evaluacin y control de
la gestin y seguimiento a planes (anual de gestin, desarrollo administrativo
y de mejoramiento)

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus
productos o servicios. Formato 3

PROCESO:
Gestin
Comunicaciones

Subproceso:
Comunicacin
Corporativa
(Externa)

Producto/servicio
Publicaciones corporativas
Plan de medios. Informe de administracin del portal
WEB de la Institucin.
Informe de comunicados a medios de comunicacin.
Creacin de un medio de comunicacin institucional
que informe peridicamente el sentido de las gestiones
notariales y registrales y que responda a la necesidad
de acercar las instituciones pblicas estatales al
ciudadano.
Informes de auto evaluacin y control de la gestin y
seguimiento a planes (anual de gestin, desarrollo
administrativo y de mejoramiento)

Producto/servicio
Subproceso:
Comunicacin Plan de comunicacin interna (polticas de
comunicacin interna)
Interna

Comunicados al personal.
Peridico institucional
Informe de la administracin de la Intranet.
Informes de auto evaluacin y control de la gestin y
seguimiento a planes (anual de gestin, desarrollo
administrativo y de mejoramiento)

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus
productos o servicios. Formato 3
Subproceso:
Representacin
judicial de la
PROCESO: entidad

Gestin
Jurdica

Subproceso:
Proactividad
normativa

Producto/servicio
Informe sobre representacin judicial.
Informes de auto evaluacin y control de la gestin y seguimiento
a planes (anual de gestin, desarrollo administrativo y de
mejoramiento)
Producto/servicio
Informe sobre estudios de actualizaciones e interpretacin
jurdica.
Informe de investigacin y divulgacin de normas y
jurisprudencia.
Conceptualizacin sobre proyectos de ley, decretos, circulares o
instructivos concernientes a la SNR y a los servicios prestados
por notarios y Registradores.
Informe sobre lobby jurdico.
Informe sobre normas actualizadas.
Unificacin de criterios jurdicos.
Preparacin de instructivos y directrices en materia jurdica y
aplicacin de normas para ser impartidas a los notarios y
registradores.
Compilacin de normatividad jurdica.
Informes de auto evaluacin y control de la gestin y seguimiento
a planes (anual de gestin, desarrollo administrativo y de
mejoramiento)

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus
productos o servicios. Formato 3
PROCESO: Subproceso:
Gestin legal
Gestin
(Jurdica)
Jurdica

Producto/servicio
Informes sobre asesora jurdica al despacho y a las Oficinas de
Registro.
Informe sobre conceptos jurdicos emitidos para usuarios del
servicio que prestan notarios, Registradores de instrumentos
pblicos y funcionarios de la Institucin. Informes sobre apoyo
jurdico a las reas.
Informe de actualizacin jurdica.
Informes sobre respuestas a asuntos legales de la entidad.
Resoluciones de segunda instancia proferidas por el despacho del
(la) Superintendente (Procesos disciplinarios segunda instancia).
Conceptuar sobre estudios relacionados con los servicios de
notariado y registro realizados por la Oficina Asesora de
Planeacin. Trmites de consulta y derechos de peticin.
Conciliaciones de prejudiciales y judiciales. Responder a derechos
de peticin y acciones de cumplimiento.
Efectuar cobros coactivos de los crditos a favor de la entidad e
informar oportunamente sobre el avance de los negocios al
despacho del (la) Superintendente.
Informes de auto evaluacin y control de la gestin y seguimiento
a planes (anual de gestin, desarrollo administrativo y de
mejoramiento)

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus
productos o servicios. Formato 3

PROCESO:
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATGICO

Subproceso:
Gestin
planes,
programas y
proyectos

Producto/servicio
Formulacin, inscripcin y actualizacin de proyectos. Informes a
organismos externos (DNP) y de control. Formulacin de planes
institucionales (Plan Estratgico institucional, planes anuales de
gestin, plan de desarrollo administrativo, plan de mejoramiento, plan
de gestin de calidad y MECI, Polticas). Asesorar al despacho en la
formulacin de planes y acuerdos de gestin e indicadores. Informes
de auto evaluacin y control de la gestin y seguimiento a planes
(anual de gestin, desarrollo administrativo y de mejoramiento)

Subproceso:
Gestin
seguimiento
a planes,
programas y
proyectos

Producto/servicio
Listas de chequeo actividades de los proyectos. Informes de
seguimiento a planes, programas y proyectos (avance fsico y
financiero). Informes de verificacin ocular. Informes para entes de
control. Informes de seguimiento a planes institucionales (PEI, Planes
anuales de gestin, desarrollo administrativo, acuerdos de gestin con
gerentes pblicos). Informes de auto evaluacin y control de la gestin
y seguimiento a planes (anual de gestin, desarrollo administrativo y
de mejoramiento)

Subproceso:
Prospectiva

Producto/servicio
Estudios sobre tendencias globales del negocio. Estudios tcnicos
sobre aspectos del negocio. Informe sobre actualizacin normativa.
Estudios tcnicos-econmicos- financieros y administrativos
relacionados con el servicio notarial y registral (coordinacin con
financiera para la formulacin del presupuesto anual de la entidad y el
programa anual de caja). Estudios tcnicos de creacin, modificacin,
fusin, reubicacin y supresin de crculos registrales y notariales.
Informes de auto evaluacin y control de la gestin y seguimiento a
planes (anual de gestin, desarrollo administrativo y de mejoramiento)

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus
productos o servicios. Formato 3

PROCESO:
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATGICO

Subproceso:
Gestin de
la estructura
organizacion
al

Producto/servicio
Metodologas de desarrollo organizacional. Procesos diseados,
rediseados, documentados, mejorados y socializados
(modelacin de procesos-MECI. Gestin de riesgos) . Estudios de
estructura organizacional y estructura de cargos, roles y
posiciones. Agilizacin y modernizacin de trmites
( racionalizacin de trmites). Orientacin a las dependencias.
Asesora a la SNR y ORIPS en la implementacin del sistema de
medicin y polticas estratgicas sobre estadsticas. Informes de
auto evaluacin y control de la gestin y seguimiento a planes
(anual de gestin, desarrollo administrativo y de mejoramiento)

Subproceso:
Gestin
integral de la
calidad y
servicio al
ciudadano

Producto/servicio
Informes de capacitacin, asesora y socializacin en calidad.
Informes de calidad a entes de control. Plan cultura de servicio.
Informes de Voz del cliente. Informe aseguramiento de la
calidad para certificacin NTCGP:1000-2004. Plan de articulacin
calidad vs. MECI. Identificacin de riesgo- acciones preventivas-.
Informes de auto evaluacin y control de la gestin y seguimiento
a planes (anual de gestin, desarrollo administrativo y de
mejoramiento)

Gestin
estadstica

Estudios estadsticos sobre el negocio y compilacin de

informacin estadstica. Respuestas a solicitud de informacin,
registros, hechos y datos sobre el negocio. Informes estadsticos
del servicio registral y notarial. Informes de auto evaluacin y
control de la gestin y seguimiento a planes (anual de gestin,
desarrollo administrativo y de mejoramiento)

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus
productos o servicios. Formato 3
Subproceso:
Gestin
evaluacin
PROCESO: independiente
CONTROL del Control
interno.
DE LA

GESTIN

Producto/servicio
Manual de control interno (elaborado y actualizado). Informe de
evaluacin independiente del sistema de control interno (verificacin,
evaluacin, seguimiento al sistema de control interno -MECI-, de gestin
de calidad, modelos de gestin pblica, plan de desarrollo administrativo
y propuesta de cambios pertinentes). Informes de verificacin de normas,
procedimientos y controles contables, financieros, administrativos y de
sistemas de informacin de la SNR y de las ORIPS (verificacin de
estados financieros mediante anlisis peridicos y selectivos). Informes
para entes de control. Informes para equipo directivo. Informes de auto
evaluacin y control de la gestin y seguimiento a planes (PEI, anual de
gestin, desarrollo administrativo y de mejoramiento). Seguimiento y
evaluacin a la administracin del riesgo (mapas de riesgos)

Gestin de
auditorias
integrales

Plan de auditorias en el nivel central y oficinas de registro. Informe de

auditorias (de sistemas, financieras e integrales). Informes de auto
evaluacin y control de la gestin y seguimiento a planes (anual de
gestin, desarrollo administrativo y de mejoramiento).

Gestin
asesora en
control de la
gestin

Producto/servicio
Informes de asesora en la implementacin del modelo Estndar de
control interno-MECI-. Accesoria al nivel central y oficinas de registro
aspectos relacionados con el control de gestin. Informes de auto
evaluacin y control de la gestin y seguimiento a planes (anual de
gestin, desarrollo administrativo y de mejoramiento). Sensibilizacin de
la cultura de autocontrol de la gestin. Fomentar la cultura del
autocontrol

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus
productos o servicios. Formato 3
Subproceso: Producto/servicio

PROCESO:
CONTROL
INTERNO
DISCIPLINA
RIO

Subproceso: Producto/servicio

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 4. Identificacin de las actividades esenciales de cada proceso y sus
categoras esenciales de medicin. Primera caracterizacin. Formato 4.

Una vez identificado cada proceso, se le tiene en cuenta las actividades

esenciales y las tres categoras principales de medicin de la gestin
del proceso. Primera caracterizacin esencial para el diseo y/o
mejoramiento y documentacin del proceso.
Entradas (PE): Elementos que entran al proceso y se transforman.
Proveedores: Quien suministra los insumos, recursos, etc..
Proceso (T): Transformacin de los insumos en productos/Servicios.
Salida o resultado (SC): Resultado del proceso. Momento de verdad
para el cliente. Satisfaccin del cliente.
Diligenciar el Formato 4

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 4. Identificacin de las actividades esenciales de cada proceso y sus
categoras esenciales de medicin. Primera caracterizacin. Formato 4.
PROVEEDORES
ENTRADAS
PEDIDOS
INFORMACIN
MATERIAS PRIMAS

MEDIDAS:
Entrega a tiempo
Volumen de pedido
Tipo de pedido
Defectos de entrada
PROVEEDOR:
Poder de negociacin con
El Proveedor.

PE

PROCESO

PROCESO
Actividades de valor agregado

MEDIDAS:
Tiempo de ciclo
Costo unitario
Horas produccin

Competencia:
Competidores potenciales
Posibles sustitutos

SALIDAS
SERVICIOS
PRODUCTOS
SOPORTE

MEDIDAS:
Entrega a tiempo
Pedido completo
Defectos producto
Costo total

RESULTADOS
PARA EL
CLIENTE

MEDIDAS:
Satisfaccin
Repeticin
Preguntas
Margen
Beneficios

CLIENTES:
Poder de negociacin con el
cliente

SC

Diligenciar
Formato 4

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 4. Identificacin de las actividades esenciales de cada proceso y sus
categoras esenciales de medicin. Primera caracterizacin. Formato 4.
Nombre del proceso: Gestin Registral
Proveedor

Entradas

Proceso Qu hace?. Actividades

esenciales. Taxonoma procesos.

Salida
Productos

Clientes

Ciudadanos
usuarios del
servicio. Unidad
de Justicia y
Paz de la
fiscala General
de la Nacin.
Poblacin
desplazada.

Documentos de
propiedad
(escrituras)
Sistema de
informacin.
Informes de
poblacin
desplazada.
Normatividad.
Actos
administrativos.
Solicitudes,
peticiones.

Radicar, calificar y desanotar las diferentes solicitudes

de registro de documentos.
Expedir el certificado de libertad y tradicin.
Dar informacin al ciudadanos sobre el registro de la
propiedad inmueble.
Guardar, conservar y custodiar la informacin registral:
fsica y en medio magntico.
Expedir copias de documentos de propiedad inmueble
Proporcionar informacin a la Fiscala General de la
Nacin en desarrollo de ley de Justicia y Paz.
Registrar las medidas cautelares y/o inscripcin
respecto a bienes rurales y urbanos para la reparacin
de las victimas.
Estudiar y resolver el recurso de reposicin contra las
notas devolutivas (primera instancia).
Atender y resolver las solicitudes sobre inclusin de
predios abandonados por la poblacin desplazada y
registrar las medidas de proteccin (colectiva o
individual).

Certificado de
tradicin y
libertad. El
registro o la
nota
devolutiva de
un
documento.
Resoluciones,
actos
administrativo
s, comisiones
de servicios.
Informacin
sobre la
propiedad
inmueble.
Respuestas a
los
ciudadanos
usuarios del
servicio.

Ciudadanos
usuarios del
servicio. Unidad
de Justicia y Paz
de la fiscala
General de la
Nacin.
Poblacin
desplazada.
Entidades
pblicas.
Servidores de
las SNR.

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 4. Identificacin de las actividades esenciales de cada proceso y sus
categoras esenciales de medicin. Primera caracterizacin. Formato 4.
Nombre del proceso: Gestin Registral
Proveedor
Funcionarios
SNR nivel
central. Oficinas
de registro de
instrumentos
pblicos.
INCODER.

Entradas

Proceso Qu hace?. Actividades

esenciales. Taxonoma procesos.

Salida
Productos

Programar, ejecutar y evaluar las visitas generales y

especiales.
Estudiar y resolver el recurso de apelacin de las notas
devolutivas proferidas por las ORIPS. (segunda
instancia)
Solicitar, recepcionar y procesar la informacin
estadstica registral.
Recibir y llevar el registro de los predios y territorios
abandonados a causa de la violencia.
Orientacin al ciudadano y Oficinas de Registro de
Instrumentos pblicos.
Hacer informes de auto evaluacin y control de la
Gestin y seguimiento a planes (anual de gestin,
desarrollo administrativo y de mejoramiento.)

Informes de
visitas.
Informes
estadsticos
registrales.
Informes para
la Fiscala
general de la
Nacin.

Clientes

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 4. Identificacin de las actividades esenciales de cada proceso y sus
categoras esenciales de medicin. Primera caracterizacin. Formato 4.
Nombre del proceso: Orientacin, inspeccin, vigilancia y control de la gestin notarial
Proveedor

Entradas

Proceso Qu hace?. Actividades

esenciales. Taxonoma procesos.

Salida
Productos

Clientes

Clienteciudadano-,
notarias y
notarios,
personas
naturales y
jurdicas,
entidades del
estado.
Juzgados,
DIAN, entes
de control,
Ministerio del
interior y de
justicia y
Presidencia
de la
Repblica,
Gobernacione
s, Municipios
y DAS,
embajadas y
consulados.

Solicitudes
de
notarios,
actos
administrativos,
sentencias, hojas
de
vida
de
notarios,
decretos
y
resoluciones de
nombramientos
de
notarios
(segunda
y
tercera
categora),
informacin del
servicio notarial,
escrituras para
reparto notarial,
computadores,
impresoras
y
fotocopiadoras.
Sistema
de
informacin
integral. Quejas
del
ciudadano.
Polticas
de
pagos subsidios.

Administracin notarial: (Estudiar hojas de vida de

notarios. Hacer reparto notarial. Expedir actos
administrativos para el servicio notarial. Certificar
ejercicio cargo de notario. Certificar antecedentes
de notarios. Elaborar estadsticas de la actividad
notarial. Elaborar y actualizar el directorio de
notarios. Archivar y administrar hojas de vida de
notarios. Elaborar instrucciones administrativas
para notarios.
Orientar y definir directrices para el servicio
notarial.
Crear y administrar Instituto de estudios notariales
Programar, planear, ejecutar y evaluar
capacitacin de notarios y Cnsules (capacitacin
notarial).
Planear, ejecutar y evaluar visitas integrales y
especiales a notarios.
Adelantar los procesos disciplinarios a los
notarios.
Resolver las peticiones, quejas y reclamos en la
gestin notarial.
Orientacin al ciudadano en la gestin notarial.
Elaborar informes de auto-evaluacin y control de
la gestin notarial.

Resoluciones,
decretos, oficios y
certificaciones.
Actas de reparto.
Directorio de
notarios. Informe de
estadsticas
notariales.
Certificados
ejercicio cargo de
notario.
Plan de visitas e
informe de visitas a
notarios. Fallos en
primera instancia a
procesos
disciplinarios de
notarios.
Respuestas al
ciudadano. Informes
de auto evaluacin y
control de la gestin

Notarios,
Registradores
de instrumentos
pblicos
Clienteciudadano-,
personas
naturales y
jurdicas,
entidades del
estado. Entes
de control.
Ministerio del
interior y de
Justicia y
Presidencia de
la Repblica.
Embajadas y
consulados.

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 4. Identificacin de las actividades esenciales de cada proceso y sus
categoras esenciales de medicin. Primera caracterizacin. Formato 4.
Nombre del proceso: Servicio al Ciudadano
Proveedor

Entradas

Proceso Qu hace?. Actividades

esenciales. Taxonoma procesos.

Salida
Productos

Clientes

Ciudadanos
usuarios del
servicio
registral y
notarial.
Notarias. Los
procesos de la
SNR. Las
oficinas de
registro.
Personas
naturales y
jurdicas de
derecho
privado o
pblico.

Informacin
registral y
notarial.
Normatividad.
Solicitudes,
llamadas
telefnicas.
Peticiones,
quejas y
reclamos.
Felicitaciones.
Polticas.
Encuestas.
Indicadores.
Solicitudes.
Informes

Orientacin al ciudadano sobre los

servicios prestados (registral y notarialdisponibilidad permanente).
Respuestas a peticiones, quejas,
reclamos y felicitaciones.
Elaboracin y aplicacin de herramientas
para medir satisfaccin del servicio (Nivel
central y ORIPS).
Evaluacin de polticas, estrategias y
compromisos de servicio.
Elaboracin y ejecucin del plan cultura
de servicio.
Formulacin, ejecucin y evaluacin del
plan de mercadeo.
Investigacin de mercado para la
prestacin de nuevos servicios.
Definir y evaluar alianzas estratgicas con
otras instituciones para la prestacin del
servicio (Ventanilla nica, interrelacin
Registro-catastro)

Informes.
Respuestas a
peticiones,
quejas y
reclamos.
Orientacin al
ciudadano.
Plan cultura
de servicio.
ndices de
satisfaccin
del ciudadano
Informes de
encuestas y
satisfaccin
del ciudadano
Plan de
mercadeo.
Indicadores
de
satisfaccin

Ciudadanos
usuarios del
servicio
registral y
notarial.
Notarias. Los
procesos de la
SNR. Las
oficinas de
registro.
Entidades del
Estado.

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 4. Identificacin de las actividades esenciales de cada proceso y sus
categoras esenciales de medicin. Primera caracterizacin. Formato 4.
Nombre del proceso: Gestin Tecnolgica
Proveedor

Entradas

Proceso Qu hace?. Actividades

esenciales. Taxonoma procesos.

Salida
Productos

Clientes

Entidades del
Estado.
Personas
naturales o
jurdicas
especializadas
en tecnologa
(casas
fabricantes).

Polticas de
gobierno.
Nuevas
tecnologas.
Sistemas de
informacin.
Hardware.
Redes

Prestar soporte tecnolgico (software y hardware) a los

procesos de la SNR, nivel central , ORIPS notarias
subsidiadas: Mesa de ayuda.
Gestionar la seguridad informtica: Definir polticas y
acciones para asegurar los hardware, software y datos.
Administracin y compra de equipos de tecnologa.
Investigacin de nuevas tecnologas y su aplicacin en
la SNR.
Gestionar el mantenimiento tecnolgico (software y
hardware) a los equipos de la SNR, ORIPS notarias
subsidiadas.
Hacer inventario de renovacin tecnolgica.
Elaborar, ejecutar y hacer seguimiento a plan de
tecnologa (plan maestro informtico). Estudios de
costos de nuevas tecnologas.
Capacitacin en aplicacin de nuevas tecnologas.
Administracin, mejoramiento y desarrollo de nuevas
tecnologas.
Administracin y manejo de las bases de datos
informticas de la entidad.
Administrar el portal WEB de la institucin.
Administracin de las interfases de intercambios de
informacin (otros sistemas integrados al Institucional).
Informe de auto evaluacin y control de la gestin

Informes y
estadsticas de
soporte
tecnolgico y
mesa de
ayuda.
Informes de
mantenimiento
y seguridad
informtica.
Plan de
tecnologa.
Informe.
Informe sobre
nuevas
tecnologas.
Portal WEB.
Informes de
capacitacin
informtica.
Registro de
sistemas de
informacin
integrado.
Inventarios de
tecnologa.

Oficinas de
registro.
Notarias,
servidores
pblicos,
Dependencias
de la SNR.
Entidades del
Estado

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 4. Identificacin de las actividades esenciales de cada proceso y sus
categoras esenciales de medicin. Primera caracterizacin. Formato 4.
Nombre del proceso: Gestin Logstica
Proveedor

Entradas

Proceso Qu hace?. Actividades

esenciales. Taxonoma procesos.

Salida
Productos

Clientes

Procesos de la
SNR, ORIPS.
Archivo general
de la nacin.
SICE, Personas
naturales y
jurdicas
pblicas o
privadas.

Normatividad.
Insumos ( bienes
devolutivos o de
consumo).
Activos fijos.
Tecnologa.
Contratos.
Correspondencia
. Hallazgos de la
contralora.

Elaboracin y ejecucin plan de compras y

contratacin (nivel central y ORIPS) ( preparacin
de trminos de referencia, estudios de conveniencia
Hacer seguimiento al plan de compras y
contratacin e informes de interventora y
supervisin.
Administrar inventarios ( control, codificacin, bajas
y seguimiento). Administracin de activos y
devolutivos- Nivel central y ORIPS.
Administracin de proyectos de infraestructura fsica
Plan de mantenimiento y reposicin de
infraestructura.
Informe de interventora de contrato.
Administracin de almacn: recepcin, ingreso y
despacho de elementos al nivel central, ORIPS Y
NOTARIAS
Administracin de la correspondencia: Recepcin,
radicacin y envi.
Elaboracin y ejecucin del programa de gestin
documental: tablas de retencin, valoracin y
transferencias.
Administracin documental: gestin archivstica.
Informes de auto evaluacin y control de la gestin.

Contratos
Plan de
compras.
Informes
Documentos
para archivo.
Plan de
mantenimiento y
reposicin.
Archivos (fsico o
magntico)
Correspondencia

Registradores,
notarios.
Entidades
pblicas o
privadas de
naturaleza
pblica o
privada.
Procesos de la
entidad (reas
de
responsabilidad)

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 4. Identificacin de las actividades esenciales de cada proceso y sus
categoras esenciales de medicin. Primera caracterizacin. Formato 4.
Nombre del proceso: Gestin Financiera
Proveedor

Entradas

Proceso Qu hace?. Actividades

esenciales. Taxonoma procesos.

Salida
Productos

Clientes

ORIPS, Notarios,
Ministerio de
hacienda.
Personas
naturales y
jurdicas de
naturaleza
pblica o
privada.
Procesos
internos de la
SNR.

Presupuesto
aprobado por el
Ministerio de
Hacienda.
Normatividad.
Actividades
econmicas:
contratos,
ordenes de
pago, cuentas de
cobro. Servicios
prestados.
Dinero, Facturas
por servicios
pblicos. Listado
de pensionados.
Listado de
notarios
subsidiados.
Liquidacin de
nmina de la
SNR.
Consignaciones.
Tecnologa (SIIF)

Formulacin, presentacin, aprobacin, ejecucin y

liquidacin final del presupuesto de la SNR: Informes
de ejecucin presupuestal: ingresos y egresos,
disponibilidades, registros, reservas y vigencias
futuras).
Distribucin, seguimiento y control del presupuesto
por ORIPS y nivel central.
Registro y elaboracin de estados Financieros:
Registro de hechos econmicos, presentacin y
aprobacin de estados financieros)
Direccionamiento de los costos por centros de costo.
Recaudo de los ingresos de la entidad por concepto
de venta de servicios: ORIPS, Fondo de notarios.
Plan de pagos y pago de los compromisos
econmicos de la entidad ( a terceros,
transferencias y subsidios notariales). Boletn de caja
diario.
Gestin de cartera: Vivienda, pensiones, notarios.
Seguimiento a la gestin cartera: plan de cobros de
recursos de cartera.
Reportes al fondo de pensiones para pagos
Informes de a entes de control: presupuestal,
contable y de tesorera.
Informes de auto evaluacin y control de la gestin.

Ejecucin
presupuestal.
Informes .
Compromisos
presupuestales:
CDT y CRP.
Cheques,
Pagos. Estados
financieros
Informes de
costos por
actividades
( direccionados
por centros de
costo). Ordenes
de cobro de
cartera. Plan de
cobros.
Reportes SIIF.

ORIPS,
Notarios,
Ministerio de
hacienda.
Personas
naturales y
jurdicas de
naturaleza
pblica o
privada.
Procesos
internos de la
SNR.
Pensionados,
fondos de
pensiones.
EPS, ARP.
Ministerio del
Interior y de
Justicia.

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 4. Identificacin de las actividades esenciales de cada proceso y sus
categoras esenciales de medicin. Primera caracterizacin. Formato 4.
Nombre del proceso: Gestin Humana
Proveedor

Entradas

Proceso Qu hace?. Actividades

esenciales. Taxonoma procesos.

Salida
Productos

Clientes

ORIPS,
Ministerio de
hacienda
(presupuesto)
Personas
naturales y
jurdicas de
naturaleza
pblica o
privada.
Procesos
internos de la
SNR y los
servidores
pblicos.
Sistema de
informacin del
gobierno:
PERNO Y SUIP.
Instituciones
educativas.
Fondos de
pensiones, EPS,
ARP

Hojas de vida.

Administracin de personal: Vinculacin del

trabajador, induccin, vinculacin al sistema general
de seguridad social, desvinculacin del personal.
Elaboracin y ejecucin del Plan estratgico de
personal: planeacin del talento humano.
Administracin de hojas de vida y certificaciones.
Liquidacin de la nmina: Registro de novedades y
liquidacin nmina.
Gestin legal del personal: Aplicacin de las normas
legales al manejo de personal: Relaciones
sindicales, cumplimiento de requisitos, horarios,
Afiliacin al sistema general de seguridad social.
Gestin procesos disciplinarios internos.
Gestin salud ocupacional: COPASO, panorama de
riesgos, relaciones con EPS y ARP. Programas de
salud ocupacional.
Gestin del desempeo: Planeacin, gestin del
desempeo y evaluacin.
Gestin por competencias: Desarrollo de
competencia para la productividad. Plan de
desarrollo de competencias.

Informes de
evaluacin.
Planes
Liquidacin
de nmina.
Afiliaciones al
sistema de
seguridad
social.
Solicitudes e
informes de
evaluacin y
capacitacin.
Fallos de
procesos
disciplinarios.
Certificacione
s.

ORIPS, Ministerio
de hacienda
(presupuesto)
Personas
naturales y
jurdicas de
naturaleza pblica
o privada.
Procesos internos
de la SNR y los
servidores
pblicos.
Fondos de
pensiones, EPS,
ARP

Solicitudes.
Evaluaciones.
Programas de
personal: EPS,
ARP.
Presupuesto
gastos
asociados a
nmina y
personal.
Novedades.

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 4. Identificacin de las actividades esenciales de cada proceso y sus
categoras esenciales de medicin. Primera caracterizacin. Formato 4.
Nombre del proceso: Gestin Humana
Proveedor

Entradas

Proceso Qu hace?. Actividades

esenciales. Taxonoma procesos.
Capacitacin por competencias: Plan de
capacitacin, ejecucin y seguimiento.
Gestin de bienestar y estmulos: Plan de
bienestar y estmulos: desarrollo de
actividades: deportivas, culturales y
recreativas. Estrategias de estmulos y
definicin de recursos y programas.
Informes de auto evaluacin y control de la
gestin

Salida
Productos

Clientes

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 4. Identificacin de las actividades esenciales de cada proceso y sus
categoras esenciales de medicin. Primera caracterizacin. Formato 4.
Nombre del proceso: Gestin Comunicaciones
Proveedor

Entradas

Proceso Qu hace?. Actividades

esenciales. Taxonoma procesos.

Salida
Productos

Clientes

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 4. Identificacin de las actividades esenciales de cada proceso y sus
categoras esenciales de medicin. Primera caracterizacin. Formato 4.
Nombre del proceso: Gestin Jurdica
Proveedor

Entradas

Proceso Qu hace?. Actividades

esenciales. Taxonoma procesos.

Salida
Productos

Clientes

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 4. Identificacin de las actividades esenciales de cada proceso y sus
categoras esenciales de medicin. Primera caracterizacin. Formato 4.
Nombre del proceso: Control interno disciplinario
Proveedor

Entradas

Proceso Qu hace?. Actividades

esenciales. Taxonoma procesos.

Salida
Productos

Clientes

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 4. Identificacin de las actividades esenciales de cada proceso y sus
categoras esenciales de medicin. Primera caracterizacin. Formato 4.
Formato 4
Nombre del proceso: Direccionamiento estratgico
Proveedor

Entradas

Proceso Qu hace?. Actividades

esenciales. Taxonoma procesos.

Salida
Productos

Clientes

Todos los
procesos.
Servidores
pblicos de la
SNR
Ciudadanosclientes externos.
Departamentos
Municipios
Oficinas de
Registro
Ministerio del
interior y de
Justicia.
Ministerio de
Hacienda.
Notarios.

Solicitudes
Informes
Planes.
Informacin de
requerimiento
de proyectos.

Formulacin y seguimiento de planes,

programas, polticas y proyectos.
Diseo, rediseo y mejoramiento continuo
de procesos.
Gestin de la calidad y cultura del
servicio. Certificacin NTCGP1000:2000
Liderar en la SNR, el montaje,
socializacin y desarrollo del Modelo
estndar de control interno de las
entidades del Estado-MECIEstudios tcnicos de creacin, supresin
y reubicacin de crculos notariales y
regstrales.
Formulacin y seguimiento del proyecto
de presupuesto (con Gestin financiera).
Articulacin de planes y actividades
esenciales con Entidades del Estado:
Planeacin Nacional, Ministerios de
Hacienda e Interior y Justicia, entre otras.

Plan estratgico
institucional PEI.
Planes anuales de
gestin.
Proyectos formulados,
inscritos y
actualizados en DNP.
Informes de
evaluacin y
seguimiento.
Procesos mejorados y
racionalizacin de
trmites.
Informes de gestin
de calidad y de cultura
de servicio.
Estudios tcnicos.
Proyecto de
presupuesto.
Informes para
entidades del Estado.

Todos los
procesos.
Municipios
Departamentos
Ciudadanos
Ministerio del
Interior y de
Justicia.
Ministerio de
Hacienda
Departamento
Nacional de
Planeacin.
Los servidores
pblicos SNR
Entidades del
Estado
Oficinas de
registro.
Notarios.

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 4. Identificacin de las actividades esenciales de cada proceso y sus
categoras esenciales de medicin. Primera caracterizacin. Formato 4.
Nombre del proceso: Control de la Gestin
Proveedor

Entradas

Proceso Qu hace?. Actividades

esenciales. Taxonoma procesos.

Salida
Productos

Clientes

Procesos del
nivel central y
oficinas de
registro.
Servidores
pblicos de la
institucin. El
ciudadano
usuario de los
servicios. Entes
externos: DAFP,
Ministerio del
interior y de
justicia,
Presidencia,
Contralora
General de la
Repblica y
Contadura
general de la
nacin

Informacin de
los procesos y
de las ORIPS.
Normatividad.
Manual de
procesos y
procedimientos.
Informacin
estadstica.
Planeas,
programas y
proyectos.
Metodologas
de diferentes
entes.

Asesora y seguimiento a plan de

mejoramiento para la CGR.
Elaboracin de informes al sistema
de control interno (contable).
Elaboracin de informes a
organismos de control: CGR, DAFP,
Ministerio del Interior y de justicia,
presidencia.
Seguimiento y evaluacin a la
administracin de riesgos en el nivel
central y en las ORIPS (mapa de
riesgos).
Sensibilizacin y capacitacin en
cultura del autocontrol.
Realizar auditorias integrales:
Financiera, sistemas y calidad.
Anlisis y evaluacin de controles a
los procesos y procedimientos.
Asesora, seguimiento y evaluacin a
SGC-MECI.

Informes de
seguimiento
y evaluacin.
Informes de
auditoria.
Informes de
asesora y
capacitacin.
Informes
para entes
de control.
Informes
para equipo
directivo.

Dependencias de
la SNR nivel
central y Oficinas
de registro de
Instrumentos
pblicos.
Entidades
externas: DAFP,
Contadura,
Contralora
general de la
Repblica,
Presidencia.
Funcionarios de
la entidad.
Equipo Directivo
de la entidad.

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 5. Construccin final de la cadena de valor. Formato 5

Analizar la cadena de valor inicial definida desde los procesos.

Analizar las actividades esenciales de cada proceso.
Analizar las medidas de cada proceso.
Analizar PETSC.
Con base en los pasos anteriores, definir la cadena de valor de la
Superintendencia de Notariado y Registro.

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 5. Construccin final de la cadena de valor.
Formato 5

Cadena
de
Valor del
proveedor

C
L
I
E
N
T
E

Control interno

Actividades Primarias
Gestin
Servicio
Registral

Orientacin,
Inspeccin
Vigilancia y
Control del
Servicio
Notarial

n
rge
Ma

Cliente con
necesidades
identificadas

Direccionamiento
Estratgico

Cliente
Interno

Cliente
Interno

Estrategia y control de la Gestin

Servicio al
Ciudadano

C
L
I
E
N
T
E

Cliente
Satisfecho
Cadena
de
Valor del
Cliente

Gestin
Humana

Gestin
Tecnolgica

Gestin
Logstica

Gestin
Financiera

Gestin
Jurdica

Gestin
Comunica
ciones

Cliente
Interno

Cliente
Interno

Actividades de Soporte

Definicin de la Cadena de Valor

Paso 7. Disear el mapa de procesos de acuerdo con la cadena de
valor. Formato 7
Tomando como base los Procesos y subprocesos, agrupados en Actividades
Primarias y de Soporte y la Cadena de Valor Final de la SNR, se detalla el
Mapa de Procesos,
la Macroestructura de la
Procesos para luego definir
Superintendencia de notariado y registro.
El mapa de procesos y la macroestructura son parte esencial de la estrategia,
con la cual la SNR le responde al ciudadano con la oportuna prestacin
de los servicios.
Observaciones:
1.

Se debe tener en cuenta la estructura actual.

2.

Se tiene en cuenta la cadena de valor. La macroestructura debe ser coherente

3.

La estructura sigue a la estrategia

4.

Cmo se imaginan la macroestructura de la SNR, para responder a los retos

estratgicos del 2011?. Por favor dibuja esa Macroestructura. Suea y piensa
en el ciudadano-cliente- al que debemos deleitar y generarle felicidad con el
servicio.

MAPA DE PROCESOS
SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

Estructura y modelacin de procesos

Cultura de servicio

Gestin Prospectiva

Gestin estadstica

ESTRATEGIA

Cliente Interno

GESTIN REGISTRAL
Gestin servicio Registral
Gestin documental Registral

CONTROL DE LA GESTIN

ORIENTACIN, INSPECCIN,
VIGILANCIA Y CONTROL NOTARIAL

SERVICIO AL CIUDADANO

Administracin Notarial
Vigilancia de la gestin notarial

Orientacin y servicio al ciudadano

Orientacin, inspeccin, vigilancia

y control de la gestin registral.

Inspeccin de la gestin notarial

Gestin administrativa registral

Control de la gestin notarial

Gestin mercadeo

HABILITADORES
GESTIN HUMANA
Seleccin de personal
Administracin y gestin legal
del Personal
Gestin salud ocupacional
Gestin de desempeo
Gestin capacitacin
Gestin del cambio
Gestin competencias
Gestin bienestar laboral y estmulos
INVESTIGACIN Y CAPACITACIN
Investigacin y capacitacin

GESTIN FINANCIERA
Gestin Presupuesto
Gestin Tesorera y cartera
Gestin Contabilidad y costos
Recaudos y subsidios notariales
GESTIN JURDICA
Representacin judicial
Proactividad normativa
Gestin legal

GESTIN LOGSTICA
Gestin compras y contratacin
Gestin almacn e inventarios
Diseo y Mantenimiento de la
Infraestructura fsica
Gestin Correspondencia y
Administracin documental
GESTIN TECNOLGICA
Gestin recursos de tecnologa
Gestin incorporacin de
tecnologa

Gestin del autocontrol

GESTIN DE PROCESOS

Cliente-ciudadano

MISIONALES

Gestin de la evaluacin
independiente

Gestin de la calidad-MECI-

Cliente- ciudadano

Gestin de planes, programas y proyectos

CONTROL
INTERNO

Cliente Interno

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

GESTIN DE POLTICAS Y DIRECTRICES DE LA DIRECCIN

GESTIN
CONTROL
GESTIN TICA
COMUNICACIONES
DISCIPLINARIO
Comunicacin
Control Interno
Primaria
Gestin tica
Disciplinario
Comunicacin
Secundaria

Consejo Directivo

Macroestructura SNR

Superintendente

Superintendencia delegada Registro

Direccin
Registro

Superintendencia delegada Notariado

Oficinas de
Registro

Investigacin y capacitacin
Control interno Disciplinario

Control interno
Direccin financiera

Secretara General

Jurdica
Informtica

Planeacin
GESTIN

Direccin
Gestin notarial

ESTRATGICA

GESTIN DE POLTICAS Y DIRECTRICES DE LA DIRECCIN

Estructura y modelacin de procesos

Cultura de servicio

Gestin Prospectiva

Gestin estadstica

MISIONALES
GESTIN REGISTRAL

Gestin tica

Comunicacin
Secundaria

ESTRATEGIA
ORIENTACIN, INSPECCIN,
VIGILANCIA Y CONTROL NOTARIAL

Cliente-ciudadano
liente Interno

Gestin documental Registral

Orientacin, inspeccin, vigilancia
y control de la gestin registral.
Gestin administrativa registral

Administracin Notarial
Vigilancia de la gestin notarial
Inspeccin de la gestin notarial

CONTROL
INTERNO

Control Interno
Disciplinario

CONTROL DE LA GESTIN
SERVICIO AL CIUDADANO
Orientacin y servicio al ciudadano
Gestin mercadeo

Control de la gestin notarial

HABILITADORES
GESTIN HUMANA
Seleccin de personal
Administracin y gestin legal
del Personal
Gestin salud ocupacional
Gestin de desempeo
Gestin capacitacin
Gestin competencias
Gestin del cambio
Gestin bienestar laboral y estmulos
INVESTIGACIN Y CAPACITACIN
Investigacin y capacitacin

GESTIN FINANCIERA
Gestin Presupuesto
Gestin Tesorera y cartera
Gestin Contabilidad y costos
Recaudos y subsidios notariales
GESTIN JURDICA

GESTIN LOGSTICA
Gestin compras y contratacin
Gestin almacn e inventarios
Diseo y Mantenimiento de la
Infraestructura fsica
Gestin Correspondencia y
Administracin documental
GESTIN TECNOLGICA

Representacin judicial

Gestin recursos de tecnologa

Proactividad normativa
Gestin legal

Gestin incorporacin de
tecnologa

Gestin del autocontrol

GESTIN DE PROCESOS

Gestin servicio Registral

CONTROL
DISCIPLINARIO

Gestin de la evaluacin
independiente

Gestin de la calidad-MECI-

GESTIN
COMUNICACIONES
Comunicacin
Primaria

Cliente- ciudadano

GESTIN TICA

Cliente Interno

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
Gestin de planes, programas y proyectos