GESTIN DE MEJORA DEL ALMACN

BASADA EN LA METODOLOGA DE LAS 5 S, A

LA GERENCIA DE PROCURA DE LA EMPRESA
MIXTA PETROURICA S,A.

INTRODUCCION
GENERALIDADES DE LA EMPRESA
EL PROBLEMA
DISEO METODOLOGICO
SITUACION ACTUAL
ANALISIS Y RESULTADOS
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES

En el marco empresarial es raro encontrar un negocio con un solo tipo de

material o con poca diversidad en los renglones de un inventario tomado
con respecto del total de su existencia, hoy en da se preocupan por
mantener controles de stock de sus bienes o la realizacin de conteo fsico
y registro
de inventarios que permitan a las empresas tener un
conocimiento claro del estado de sus bienes y la cantidad en existencia de
los mismos, muchas veces cuesta ms el control que lo que vale lo
controlado.

Este trabajo presenta la formulacin de un plan de acciones basado en la

metodologa de las 5s para la gestin de almacn de la gerencia de procura
de la empresa mixta PetroUrica, S.A.

etapa
etapa
etapa
etapa
etapa

SEIRI
SEITON
SEISO
SEIKETSU
SHITSUKE

La Empresa Mixta PetroUrica S.A.

El 17 de abril de 2010 se firma el memorando de entendimiento con
la empresa petrolera China (CNPC) para la conformacin de la
empresa mixta PETROURICA, S.A. destinada al explotacin del
bloque Junn 4 de la faja petrolfera del Orinoco, con altos estndares
de clida de manera eficiente, rentable, segura, transparente y en
armona con el medio ambiente .

ACTIVIDADES EN PROCESOS
explotacin

produccin

Mejoramiento

comercializacin

Misin
Desarrollar actividades de explotacin, produccin, mejoramiento, y comercializacin del
petrleo extra pesado en el bloque Junn 4 de la faja petrolfera del Orinoco con altos estndares
de clida, de manera eficiente, rentable, segura, transparente y en armona con el ambiente a
travs de la aplicacin y trasferencia de la tecnologa ms apropiada, con un talento humano
capacitado presto a motorizar el desarrollo econmico y social, mediante una visin humanista
de aprovechamiento ptimo de los recurso de hidrocarburos del subsuelo nacional enmarcado
en el plan nacional simn bolvar.
Visin
Consolidarse como la empresa mixta lder en la explotacin y produccin de crudo extra pesado
de la faja petrolfera del Orinoco, alineada al plan de desarrollo petrolera nacional capaz de
impulsar la soberana tecnolgica y energtica de la patria socialista, propiciando a si un
desarrollo endgeno, el crecimiento econmico, social de las reas de influencia de PDVSA
PETROURICA, S.A. y del pas, la generacin de empleo de calidad adems de la creacin de
riquezas y bienestar de la nacin.

La Gerencia de procura de PetroUrica, S.A. actualmente dispone de

algunos espacios fsico donde se resguardan materiales, equipos y
repuestos, para la explotacin del bloque Junn 4.

existen deficiencias en la
metodologa aplicada para el manejo
de materiales y suministros
encontrados en El almacn
no se mantiene una buena prctica
de
orden y limpieza
no se cuenta con personal lo
suficientemente capacitado
Otro aspecto resaltante lo
constituye la inexistencia de un
almacn formalmente constituido y
que se encuentre bajo la absoluta
administracin PetroUrica, S.A

Lo anteriormente descrito podra generar una mala

organizacin en el manejo de los materiales y equipos
que all se encuentran almacenados, por lo tanto esto
acarrear retrasos a la hora de localizar los
materiales y controlar la entrada y salida de los
mismo.
Consecuentemente esto tiene repercusiones
negativas en los tiempos de ejecucin de los
proyectos de construccin de infraestructuras
indispensables para realizar la extraccin y
procesamiento del crudo extra pesado
Por lo tanto se puede inferir que si no se
toman medidas preventivas y correctivas a
tiempo se generar retrasos y mayores
dificultades para incrementar la produccin
de PetroUrica, S.A.

Objetivo general

Emplear una gestin de mejora del almacn basada en la metodologa de

las 5 s, a la Gerencia de procura de la empresa mixta PetroUrica S.A.

Objetivos especficos

Realizar un diagnstico de la situacin actual del manejo de los

materiales y suministro en los almacenes utilizado por la Empresa
Mixta PetroUrica, S.A.
Recabar la informacin relacionada con la metodologa de las 5s, y los
almacenes utilizados por la gerencia de procura de la Empresa Mixta
PetroUrica, S.A.
Evaluar el sistema de control y manejo de inventario a travs del
sistema SAP.

Evaluar el sistema de control y manejo de inventario a travs del sistema

SAP.

Analizar las variables que afectan las actividades de recepcin, inspeccin,

almacenamiento y despacho de materiales y suministro en los almacenes
de la gerencia de procura de la Empresa Mixta PetroUrica, S.A.

Elaborar un plan de acciones para la gestin de almacn.

La importancia de Proponer una gestin de mejora del almacn basada en

la metodologa de las 5 s, a la Gerencia de procura de la empresa mixta
PetroUrica S.A . radica en obtener un diagnstico de la situacin actual del
manejo de materiales, suministro y equipos de la empresa, de manera que
se logre la identificacin de los problemas que estn afectando la entrada y
salida de los materiales para que las operaciones de produccin no sufran
demora por faltantes, as como tambin desarrollar un sistema de gestin
de inventario de almacn para lograr la optimizacin y mejora, mediante la
creacin de mecanismos de control y aplicacin de procedimientos

La presente investigacin est orientada a la identificacin de las

condiciones actuales de almacn de la empresa mixta PetroUrica, S.A.
Para la gestin y planificacin de control de inventario, con el fin de disear,
un sistema de manejo de inventario de los artculos existente que permitan
el mejoramiento en la ejecucin de las actividades correspondientes.

TIPO DE ESTUDIO

DESCRIPTIVO

EXPLORATORIA

DE CAMPO

EVALUATIVO

APLICADO

POBLACIN Y MUESTRA
En este estudio de investigacin la poblacin y la muestra estn
representadas por todas las actividades que conforman el manejo de
materiales y suministro en el almacn distrito cabrutica de PDVSA.

OBSERVACIN DIRECTA: Al departamento de procura y al almacn ubicado en el

distrito cabrutica.

ENTREVISTA NO ESTRUCTURADA: planificador de materiales, supervisores y

almacenistas. De la gerencia de procura

CONSULTAS: A los tutores tanto industrial como acadmico

TCNICAS Y HERRAMIENTAS DE ING. INDUSTRIAL: Matriz FODA, diagrama de

causa y efecto.

PROCEDIMIENTO
Se visualiza cuales son las condiciones del almacn en cuanto a los
procesos de recepcin, almacenamiento y despacho atreves del mtodo de
observacin directa.
Recolectar informacin relacionada con la metodologa de las 5s y evaluar
su aplicacin en la Clasificacin y reubicacin de los equipos
Participacin en taller de entrenamiento en el sistema de administracin de
gestin de inventario SAP, Modulo MM-Gestin de Stocks

Elaboracin de una lista de todos los equipos, materiales,

herramientas y repuestos, con la descripcin, cantidad existente y
la ubicacin de los mismos

Elaboracin de etiquetas de identificacin, colocadas en cada uno

de los estantes y/o anaqueles utilizados para la disposicin y
almacenamiento de los materiales.
Inicialmente se verific la disponibilidad de espacio fsico en la ubicacin
asignada a los cdigos en el sistema SAP, y determinar la ubicacin fsica
de los nuevos renglones de acuerdo a la caractersticas del material

Elaboracin de un formato de entradas y salidas de materiales

La gerencia de procura es la encargada de contribuir al plan de desarrollo

de PETROURICA, S.A. a travs de la procura de bienes en el menor
tiempo y costo, con calidad, preservando o conservando el medio ambiente
e incrementando la productividad, el rendimiento y el ciclo de vida de los
activo de la empresa

Tambin incluye trabajos en conjunto con el usuario para satisfacer sus

necesidades y promover empresas que estimulen el desarrollo industrial del
pas y el desarrollo social de la comunidad.

En la actualidad, la forma de almacenamiento utilizada no es la adecuada,

debido a que se encuentran almacenados de forma desordenada

otro factor problemtico que afecta al almacn es la mala distribucin de

los equipo y suministro

tampoco se cuenta con un almacenista calificado perteneciente a la

empresa mixta PetroUrica S.A. Con el perfil adecuado, y por lo tanto no se
tiene un buen control del almacn.

En el Diagrama causa efecto de las condiciones fsicas en el almacn. Se

logr observar que en el almacn existen condiciones que podran
perjudicar al personal que labora en el rea, como lo son el factor personal,
condiciones inadecuadas condiciones de ambiente laboral y la insuficiencia
de espacio para el almacenaje.

Lista de Verificacin
1. Orden y Limpieza
2.Ventilacion
3. Iluminacin
4.Polvos, Humos, Gases
5.Equipos de Primeros Auxilios
6. Extintores
7. Sistema Contra Incendios
8. Seales, Avisos, Carteles
9. Distribucin de la Carga de
Trabajo del personal
10. Equipo de Manejo de
Materiales
11. Equipo de Proteccin
Personal
12. Supervisin
14. Clasificacin y Codificacin
de los Materiales
15. Depsito de Almacn
16. Anchura de los Pasillos
17. Ubicacin de los elementos
Almacenados
17. Ubicacin de los elementos
Almacenados
20. Distribucin Fsica

Existencia
Si
No
X
X
X
X
X
X
X
X
X

Condicin
D
B
X

X
X
X
X
X
X
X

X
X

X
X

X
X
X
X

X
X

Observaciones
E

Manejo de equipos de forma inadecuada, la acumulacin de repuesto

suministro y herramienta y la ejecucin de actividades de recibo, despacho
y almacenamiento de materiales se realizan sin control y se hacen de
forma manual por el almacenista

Almacenamiento incorrecto, y la mala distribucin de los distintos elemento

que van ingresando en el almacn

Falta de almacenista, no hay una persona calificado en l almacenes,

cumpliendo con tomar registro de las salidas y entradas de los equipos

provocando desconocimiento de lo existente en el depsito Falta

de registro, no se lleva un control de la recepcin y entrega de los
equipos que abandonan el almacn

Dentro de este orden de ideas se plantea la formulacin de un plan de

acciones basado en la Metodologa 5S, la cual se espera que contribuya al
diseo de una distribucin optima, de los espacios destinados al
almacenamiento y preservacin de las maquinarias, equipos, herramientas
y materiales en general, existentes en el rea de almacenaje asignada a la
empresa en el Distrito Cabrutica de PDVSA.

La primera etapa del trabajo consiste en realizar un diagnostico de los

problemas actuales que presenta el Almacn

a)

Como los espacios destinados al almacenamiento

Clasificacin de los materiales
Orden y limpieza
Metodologa utilizada

b)
c)
d)

Las mejora en base al mtodo de las 5s, para la distribucin del

almacn interno, se defini por una variedad de actividades incluidas
en cada una de sus etapas.

etapa SEIRI: (Clasificar, separar, descartar, despejar)

Es necesario realizar una lista de los equipos y repuestos innecesario o
desincorporados, esta lista permite registrar el elemento innecesario y su
ubicacin, cantidad

etapa SEITON : (orden)

Clasificar los elementos por uso y disponerlo como corresponde para
minimizar el tiempo de bsqueda y el esfuerzo.

etapa SEISO (Limpiar)

El SEISO debe implementarse siguiendo una serie de pasos que
ayudan a crear el hbito de mantener el sitio de trabajo en excelentes
condiciones.

etapa SEIKETSU (Estandarizar)

Para garantizar el seguimiento constante de los pasos definidos
en las etapas anteriores y con el fin de la mejora continua se inicio
el proceso de:
_Establecer como normas las condiciones logradas con las
etapas precedentes.
_Delegar funciones.
_Integrar la clasificacin, orden y limpieza a los trabajos de
rutina, para conseguir el mantenimiento continuo del espacio

etapa SHITSUKE (Disciplina)

La disciplina no es visible y no puede medirse a diferencia de la
clasificacin, orden, limpieza y estandarizacin, existen en la mente y en la
voluntad de las persona y solo la conducta demuestra la presencia, sin
embargo, se puede crear condiciones que estimulen la prctica de la
disciplina

SEIRI separar (Diferenciar lo necesario de lo innecesario)

Se procedi a separar elementos como empacaduras y codos

SEITON (Disponer de forma ordenadas de todos los componentes)

Se dispone a ordenar por rea los codos y vlvulas para facilitar al personal
la bsqueda del mismo

SEISO (Se realiz limpieza en distintas rea del almacn)

SEIKETSU: sistematizar (practicar los tres pasos anteriores)

Establecer ritmo de orden y limpieza una hora antes de finalizar las labores
en el almacn.
Motivar al personal para practicar las actividades de orden y limpieza como
cultura de trabajo
Realizar campaa de orden y limpieza semanal mente liderado por el
supervisor de turno.

SHITSUKE: estandarizar (construir auto disciplina)

Concientizar al trabajador por medio de charlas y reuniones en cuanto al
uso adecuado de los equipos de apoyo y riesgo inherentes.
Establecer charlas semanales donde se indique el impacto de las mejoras
continuas.
Realizar la capacitacin necesaria al personal que labora en el almacn.

Se recab la documentacin necesaria relacionada con la metodologa de

las 5s y La gerencia de procura de la empresa mixta PETROURICA.S.A.
Para contar con las herramientas necesarias para la formulacin de un plan
de acciones para la incrementar la eficiencia en el sistema de
almacenamiento.

El anlisis de la situacin actual del manejo de equipo y suministro del

almacn en Dpto. Cabrutica de Pdvsa Utilizado por PetroUrica, S.A.,
permiti realizar un estudio para determinar las fallas del proceso donde se
pudo observar que no se emplean las actividades ms adecuadas en el
almacn.

Se realiz un Anlisis FODA, para identificar las Fortalezas, Oportunidades,

Debilidades y Amenazas en cada etapa de la gestin de almacn de la
gerencia de procura. En base a esto se propusieron estrategias orientadas
a disminuir las desviaciones existentes en la ejecucin de la referida
gestin.

La evaluacin del sistema SAP de los mdulos para la gestin de stock,

permiti identificar las distintas transacciones para realizar las operaciones
medulares de la Gerencia de Procura.

Se identificaron que la falta de almacenista calificado y la mano de obra

que opera en el almacn es la causa raz de los problemas ms
comunes, en la falta de hbitos en el orden y limpieza de las reas del
almacn donde estn ubicado los materiales y suministro de
PetroUrica, S.A.

Autorizar a una persona capacitada para que sea la responsable de llevar

el control del almacn con su respectivo cambio de guardia.

Evaluar el desempeo de los trabajadores y darle un incentivo con una

finalidad de motivarlos, haciendo que estos tengan un mejor despeo en
las actividades de orden y limpieza.

Implementar la supervisin en el rea del almacn y velar por el

cumplimiento de las normativas y procedimientos.

Implementar charlas de motivacin y concientizacin al personal que labora

en las gerencias de procura de la empresa mixta PetroUrica, S.A. Sobre la
importancia de mantener un mejoramiento contino en la gestin de los
materiales.

Implementar tcnicas de capacitacin del personal que faciliten el

desenvolvimiento de las actividades involucradas en el servicio, as como
tambin, las estrategias propuestas en la Matriz FODA, para cada etapa de
la gestin de almacn

solicitar a la gerencia de seguridad industrial higiene salud ocupacional el

suministro de los avisos de advertencias requeridos.

La fabricacin de estantera o racks para la ubicacin de los materiales,

herramientas, equipos y repuestos en sus estantes correspondientes
planteada en este trabajo.

Realizar un estudio de condiciones y medio ambiente de trabajo y verificar

que valores como el ruido e iluminacin sean los ms adecuados.

Evaluar el progreso y evolucin de la implementacin de la tcnica de las

5S en el almacn.