UNIVERSIDAD HERMILIO VALDIZAN

FIIyS

ENFOQUES MODERNOS DE LA
ADMINISTRACIN
Dr. Hernn Abel Lpez y Rojas
hlopez98@gmail.com
1

LA ADMINISTRACIN

QUE ES ADMINISTRACIN?

ORGANIZACIN: GRUPO DE PERSONAS QUE TRABAJAN

JUNTAS DE MANERA ESTRUCTURADA PARA ALCANZAR UNA
META

META: FIN QUE PRETENDE ALCANZAR UNA ORGANIZACIN

ADMINISTRACION: PROCESO DE COORDINACION

RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES.

GERENTE / ADMINISTRADOR: PERSONA RESPONSABLE DE

DIRIGIR LAS ACTIVIDADES Y DE CREAR EL AMBIENTE
PROPICIO PARA QUE EL GRUPO DE PERSONAS LOGREN
SUS OBJETIVOS O METAS.

DE

PORQUE ES NECESARIA LA
DISCIPLINA
ADMINISTRATIVA?

EN ALGUN MOMENTO DE NUESTRA VIDA TERMINAMOS

ADMINISTRANDO.
EL
EXITO
NOS
HACE
ADMINISTRADORES.
NUESTRO ENTORNO PERSONAL CAMBIA Y ES
NECESARIO CAPACITARNOS PARA DESEMPEARNOS
MEJOR EN EL.
REQUERIMOS DE UN CUERPO ORDENADO DE
CONOCIMIENTOS PARA APOYARNOS.
QUEREMOS SER CAPACES DE APROVECHAR MEJOR EL
TIEMPO. NUESTRO TIEMPO ES CADA VEZ MAS VALIOSO.
QUEREMOS MEJORAR NUESTROS CRITERIOS DE
DECISION.
4

OBJETIVO PRINCIPAL DE UNA

EMPRESA
Obtener
Utilidades
(ser productivo)
Cuidar la ecologa

Proporcionar impuestos
al estado

Servir a la sociedad

Ofrecer precios
competitivos

Ofrecer productos de
calidad

Dar trabajo a las personas

FUNCIONES DEL
ADMINISTRADOR

PLANEACION
PROCESO DE ESTABLECER METAS Y DEFINIR UN CURSO DE
ACCION PARA ALCANZARLAS

ORGANIZACION
PROCESO DE ORDENAR DISTRIBUIR Y ASIGNAR EL TRABAJO CON
EL FIN DE ALCANZAR LAS METAS

DIRECCION
PROCESO DE GUIAR E INFLUIR EN LAS ACTIVIDADES DE LOS
MIEMBROS DE LA ORGANIZACION

CONTROL
PROCESO DE ASEGURAR QUE LAS ACTIVIDADES SE EJECUTEN DE
LA MANERA PLANEADA
6

Proceso Administrativo
como Secuencia
Planeacin
Organizacin
Direccin
Control
7

Ciclo del Proceso

Administrativo
Control

Planeacin

Direccin

Organizacin

Funciones del Proceso

Administrativo
Planeacin
Planeacin

Definir Objetivos
Elaborar Planes
Programar Actividades
Identificar Medios

Funciones del Proceso

Administrativo
Organizacin
Organizacin

DefinirRecursos
RecursosyyActividades
Actividades
Definir
Establecerrganos
rganosyyCargos
Cargos
Establecer
AsignarFunciones
FuncionesyyTareas
Tareas
Asignar
AutoridadyyResponsabilidad
Responsabilidad
Autoridad

10

Funciones del Proceso

Administrativo
Direccin
Direccin

Liderazgo
Liderazgo
Comunicacin
Comunicacin
Motivacin
Motivacin
Tomade
deDecisiones
Decisiones
Toma
Integracinde
dePersonal
Personal
Integracin

11

Funciones del Proceso

Administrativo
Control
Control
Establecer Estndares
Estndares
Establecer
Detectar yy Corregir
Corregir
Detectar
Desviaciones
Desviaciones
Garantizar Cumplimiento
Cumplimiento
Garantizar
de Lo
Lo Planeado
Planeado
de

12

MISION DE LA ORGANIZACION

LA ORGANIZACION ES UN SISTEMA DE PROCESOS QUE

TRANSFORMA RECURSOS EN RESULTADOS

LA MISION DEL ADMINISTRADOR ES CREAR VALOR PARA SUS

CLIENTES

ESTO PRODUCE UN SUPERAVIT PARA LA EMPRESA QUE

FINALMENTE SE CONVIERTE EN UTILIDADES

13

MISION DE LA ORGANIZACION

TRANSFORMACION

RECURSOS

PERSONAS
DINERO
MATERIAS PRIMAS
MAQUINAS

ORGANIZACION

CREACION DE BB Y SS
FABRICACION DE BB Y SS
ALMACENAMIENTO DE BB Y SS

RESULTADOS

PRODUCTOS TERMINADOS
SERVICIOS

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COMPLEJIDAD DE LA ADMINISTRACION

LA ADMINISTRACION DE LAS ORGANIZACIONES SE VUELVE

CADA VEZ MAS PROFESIONAL, PORQUE:

VIVEN EN UN ENTORNO ACELERADAMENTE CAMBIANTE

LAS RELACIONES INTERPERSONALES SON MAS COMPLEJAS

EL NIVEL DE EDUCACION ES MAS ELEVADO

LOS MIEMBROS TIENEN VALORES PROPIOS

LAS ORGANIZACIONES TIENEN UNA MAYOR RESPONSABILIDAD

SOCIAL

LOS MARGENES DE RENTABILIDAD SON CADA VEZ MAS PEQUEOS

15

LA ADMINISTRACION EN LA PRACTICA

LA ADMINISTRACION ES UNA CIENCIA, PORQUE TIENE

CONCEPTOS: IDEAS

PRINCIPIOS: FUNDAMENTOS

TEORIA: GRUPO DE SUPUESTOS QUE EXPLICAN

SITUACION Y PERMITEN HACER PRONOSTICOS

UNA

LA ADMINISTRACION ES UN ARTE, PORQUE

REQUIERE GRAN CREATIVIDAD

CADA SITUACION ES UNICA

LA ADMINISTRACION ES UNA TECNICA, PORQUE

OFRECE HERRAMIENTAS UTILES: COMO HACER UN PLAN

REQUIERE DESTREZA
16

CONCEPTOS BASICOS

EFICACIA
LOGRAR LOS OBJETIVOS.
SE ASOCIA CON EL LOGRO DE RESULTADOS
SIGNIFICA OBTENER LO QUE SE PERSIGUE
HACER LO QUE HAY QUE HACER
EFICIENCIA
OPTIMIZACION DEL USO DE LOS RECURSOS.
SE ASOCIA CON EL MEJOR EMPLEO DE LOS INSUMOS
SIGNIFICA LOGRAR LOS MAS POSIBLE CON EL MENOR
USO DE LOS RECURSOS
HACER LAS COSAS CORRECTAMENTE

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Visin ampliada: cadena

de valor extendida
Efectividad

Eficacia

Eficiencia
Infraestructura Indirecta
Gestin

Recurso
s

PROCESO
Mquina

Gente

Software

Conocimiento

Product
o/
Servicio

Cliente

Infraestructura Indirecta

COSTO

VALOR PERCIBIDO

Eficiencia operativa: Qu tan bien lo estoy haciendo?.

Eficacia organizacional: Qu tan bien estoy
satisfaciendo los requerimientos de los clientes?
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PERO...

Si no se mide
lo que se
hace

En las
organizaciones no
se sabe medir
No se puede
controlar

No se puede
dirigir

No se puede
mejorar

EL PUNTO DONDE COMIENZA

EL MEJORAMIENTO
SON LOS INDICADORES

Cuando usted pueda evaluar aquello de lo que est hablando y expresarlo

en nmeros, sabe algo al respecto.
Pero cuando no puede medirlo ni expresarlo en nmeros o calificaciones, su
conocimiento es escaso e insatisfactorio

Creando indicadores NO
financieros

Permiten dar razn del grado de cumplimiento de

actividades y utilizacin de recursos necesarios para
conseguir los objetivos:

Eficacia
Eficiencia
Efectividad
Productivida
d

Imagine que su hija cumple 15 aos, Ud. necesita

comprar 24 sillas para sentar a los invitados a la
fiesta que Ud. organiza.
El fabricante promete entregar las sillas el viernes,
ya que el sbado es la fiesta.
El fabricante:
Programa fabricar 24 sillas y logro fabricar las 24
sillas
Qu % de eficacia le asignan al Fabricante?
Fue 100% eficaz, porque la frmula de eficacia es:
(Logro /meta) * 100
Y si entrega las 24 sillas el da Lunes despus de la
fiesta...?
si entrega las 24 sillas defectuosas...?

1)

Eficacia Operativa: Est dada por la relacin

porcentual entre el logro obtenido y la meta
propuesta.
DESDE UN CONCEPTO SINCRNICO

Eficacia Operativa
EFICACIA TOTAL
2)

La eficacia operativa es necesaria, pero no

suficiente, ya que es slo un componente de la
*Eficacia
Eficacia
en tiempo * Eficacia cualitativa =
Total:

Eficacia en Tiempo: Est dada por la relacin porcentual entre el

tiempo programado (Tp) y el tiempo real (Tr)
EJEMPLO

Programo fabricar en 5 das y lo logro en 5 das => Tp = 5

Tr = 5

Tp/Tr = 5/5 *100 = 100% de Eficacia en Tiempo

3)

Eficacia Cualitativa: Es la ponderacin subjetiva de las partes

interesadas, en relacin a sus expectativas y a la eficacia del
producto o servicio suministrado.
EJEMPLO
Optimo = 10
Malo = 1

Muy bueno = 7

Bueno = 5

Regular = 3

Programo producir 40 sillas en 5 das

Logro producir 30 sillas en 10 das
El cliente evalu el servicio en 7 puntos
sobre 10
X% = Eficacia total

(30/40)*(5/10)*(7/10) = 0.2625 * 100 = 26.25% Eficacia

Total
[(Objetivo logrado/programado)*(tiempo
programado/tiempo de logro)*(evaluacin cliente/total
evaluacin)]*100
El tiempo es inversamente proporcional a la eficacia (Ms es
menos: ms tiempo, menos eficacia)
Matemticamente se expresa con una fraccin inversa (5/10)
La fraccin siete dcimos (7/10) expresa la calificacin en

Si mido en sentido
estricto: el producto
fabricado (sin considerar:
tiempo empleado y la
satisfaccin del cliente)

Eficacia =
75%
Eficacia = hacer las cosas
correctas desde el punto de
vista del cliente

Si mido en sentido
amplio: y agrego: el
tiempo empleado, y la
satisfaccin del cliente

Eficacia =
26.25%
QUE OPINAN DE LA
EFICACIA TOTAL?

Eficiencia introduce un concepto econmico.

Es decir tiene en cuenta el coste de la
implantacin.
Es la relacin porcentual que vincula los recursos asignados y
los recursos empleados
Eficiencia = Recurso asignado (Ra) * 100%
Recurso empleado (Re)
Ra: recurso asignado o costo directo estimado
Re: recurso empleado o costo directo real

Recurso asignado $2000 * 100% = 100%

Recurso empleado $2000

Eficiencia = Hacer
correctamente las
cosas

Meta:
Una planta industrial quiere fabricar x sillas, empleando 5 Horas Hombre
con un presupuesto asignado de $ 800
Logro:
Fabric x sillas empleando 10 Horas Hombre con un presupuesto
empleado de $ 1100
WORKSHOP
5 HH * $ 800 = 0.363 * 100% = 36.3 %
10 HH * $ 1100
[(HH programadas/HH empleadas)*(presupuesto
asignado/presupuesto empleado)] * 100

HH y presupuesto son inversamente proporcionales a la eficiencia .

Matemticamente se expresan con fracciones inversas, ya que: A menos HH y a
menos gastos, ms eficiencia por ende, lo asignado en HH y en gastos va en el
numerador

Mide porcentualmente la relacin entre eficacia y eficiencia

(Eficacia * Eficiencia) * 100%

(0.2625 * 0.363) = 0.095 * 100% = 9.5 % de
Efectividad
Indica la ponderacin de ambos, sea se puede ser
muy eficaz (=1) pero poco eficiente (=0.25) y
viceversa.

Eficacia 0.2625 * Eficiencia 0.363 =

0.095
sea tengo una
RELACION DE EFECTIVIDAD DEL 9.5%

CONCEPTOS BASICOS

ADAPTABILIDAD

CAPACIDAD PARA RESPONDER ANTE VARIACIONES EN EL

ENTORNO

PUEDEN SER VARIACIONES EN LOS RECURSOS O EN LOS

REQUERIMIENTOS DE RESULTADOS
PRODUCTIVIDAD

RELACION ENTRE LOS INSUMOS Y EL PRODUCTO TERMINADO

EJ:

HORAS HOMBRE POR UNIDAD DE PRODUCTO TERMINADO

KILOWATTS POR TONELADA DE PLASTICO
ENVIOS CORRECTOS POR HORA
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ROLES DEL ADMINISTRADOR

1.

IMPERSONAL
Figura Decorativa
Jefe simblico, obligado a realizar un gran nmero de
actividades de naturales legal o social rutinaria Recibir a los
visitantes, firmar documentos legales.
Lder
Responsable de la motivacin y la activacin de los
subordinados. Responsables de contratar personal,
capacitarlos y de todas las actividades relacionadas. Realizar
prcticamente todas las actividades que involucran a los
subordinados.
Enlace
Mantiene una red desarrollada por si sola de contactos
externos e informantes a quienes proporcionan servicios
informacin. Manejar el correo, hacer trabajo externo,
realizar otras actividades en el exterior.
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ROLES DEL ADMINISTRADOR (I)

2.-DE INFORMACION

Controlador
Busca y recibe una gran variedad de informacin especial para
desarrollar el entendimiento completo de la organizacin y
ambiente; surge como nervio central de la informacin interna y
externa acerca de la organizacin. Leer publicaciones peridicas e
informes, mantener contracto personal.

Difusor
Transmite informacin recibida de subordinados a los miembros
de la organizacin atiende juntas de informacin; hace llamadas
telefnicas para contar con informacin.

Portavoz
Transmite la informacin a las personas ajenas a los planes de la
organizacin, polticas, medidas, resultados, etctera; sirve como
experto en la industria de la organizacin. Atiende juntas en el
exterior; da informacin a los medios de comunicacin

32

ROLES DEL ADMINISTRADOR (II)

3.- DE TOMA DE DECISIONES

Empresario
Busca la organizacin y su ambiente para oportunidades e inicia
proyectos de mejoramiento para provocar el cambio, tambin supervisa
el diseo de algunos proyectos. Organizar estrategias y analizar en
sesiones el desarrollo de nuevos programas

Moderador en disturbios
Responsable de tomar medidas correctivas cuando la organizacin
enfrenta disturbios inesperados. Organizar las estrategias en las sesiones
de anlisis que involucran disturbios y crisis.

Asignador de recursos
Responsable de la asignacin de recursos de todo tipo de la organizacin.
En efectos, hace o aprueba todas las decisiones significativas de la
organizacin. Programar; solicitar autorizacin; desarrollar cualquier
actividad que tenga que ver con la actividad que involucre el presupuesto
y la organizacin del trabajo de los subordinados.

Negociador
Responsable de representar a al compaa en negociaciones mayores.
Participar en negociaciones de contratos con el sindicato.
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EL ENFOQUE DE SISTEMAS

UN SISTEMA ES UN CONJUNTO DE PARTES

INTERDEPENDIENTES QUE FUNCIONAN COMO UN TODO
DE ACUERDO CON LA FORMA COMO INTERACTUAN CON
EL AMBIENTE PUEDEN SER SISTEMAS ABIERTOS
OCERRADOS
LOS SUBSISTEMAS QUE INTERACTUAN DE MANERA
COOPERATIVA SON MAS PRODUCTIVOS QUE LOS QUE
TRABAJAN INDEPENDIENTEMENTE. SINERGIA.
LOS COMPONENTES DE UN SISTEMA SE RELACIONAN
MEDIANTE FLUJOS (PROCESOS) Y SE CONTROLAN
MEDIANTE LA RETROALIMENTACION
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LA RESPONSABILIDAD SOCIAL DE LAS

EMPRESAS

TERCER NIVEL DE RESPONSABILIDAD

A NIVEL DE LA SOCIEDAD

CONSERVAR EL MEDIO AMBIENTE

SER AGENTES DE CAMBIO SOCIAL

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LOS ASPECTOS ETICOS DE LAS

ORGANIZACIONES

VALORES

IDEAS DE CONDUCTA PERSONAL, QUE SON BUENAS Y

DESEABLES
RESPETO POR LAS PERSONAS
RESPETO POR LA PROPIEDAD
HONESTIDAD EN LA INFORMACION
CONFIANZA EN LAS PERSONAS
AYUDA MUTUA
RESPONSABILIDAD DE SUS ACTOS
RESPETO POR LOS COMPROMISOS ADQUIRIDOS

36

COMPETITIVIDAD

Una
Una empresa
empresa no
no esta
esta sola
sola en
en el
el
mercado.
mercado.

Para
Para obtener
obtener utilidades
utilidades tiene
tiene que
que ser
ser
competitiva.
competitiva.

buscar
las
fuentes
de
Para
Para
buscar
las
fuentes
de
competitividad
competitividad puede
puede usar
usar el
el Modelo
Modelo
de
de la
la Cadena
Cadena del
del Valor
Valor de
de Michael
Michael
Porter.
Porter.Ventaja Competitiva

Ventaja Competitiva

Todo aquello
aquello que
que hacemos
hacemos mejor
mejor que
que
Todo
nuestra Competencia.
Competencia.
nuestra
37

Competitividad
interna y externa
COMPETITIVIDAD
INTERNA
Transformar nuestra
industria con
diferenciadores
sustentables

Innovacin
Cadenas de valor

EXTERNA
Mejorar el entorno
competitivo

Marco jurdico
Estado de derecho
Infraestructura

VINCULOS ESTRATEGICOS
Incidir en consensos bsicos y colaboracin entre los
partidos, poderes, niveles de gobierno y la sociedad,
que le den base a la competitividad y al desarrollo
sustentable.

38

NIVELES
ORGANIZACIONALES
Gerenciar

Nivel
Estratgico

Nivel
Ejecutivo

Administrar

Gestionar

4
5

Nivel
Operativo

Administrar = Gestionar = Gerenciar

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Administradores

Control

Direccin

n
Organizac
i

Administradore
s
de nivel
Intermedio

Planeacin

JER
AR

QU
A

OR
G

AN

IZ
A

CI
ON
A

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
SEGN NIVELES
ORGANIZACIONALES

Supervisores de primera
lnea

40

HABILIDADES ADMINISTRATIVAS
SEGN NIVELES
ORGANIZACIONALES
ALTA
DIRECCIN

MANDOS
DIRECCIN

SUPERVISORES

SUPERVISORES

MANDOS
DIRECCIN

SUPERVISORES

SUPERVISORES

Habilidades de
Conceptualizacin y
diseo

MANDOS
DIRECCIN

SUPERVISORES

SUPERVISORES

Habilidades
humanas

Habilidades
tcnicas

41

Habilidades de un Administrador
Robert Katz

Habilidades Capacidad
conocimientos
Tcnicas

de
o

aplicar
Experiencia

especializada

Habilidades Capacidad de trabajar con otros,

comprenderlos y motivarlos, en lo
Humanas
individual y en grupo
Habilidades Capacidad mental para analizar y
Conceptuales diagnosticar situaciones complejas
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PRODUCTIVIDAD, EFICACIA Y
EFICIENCIA
Productividad
La relacin producto insumos en un perodo especfico
con la debida consideracin de calidad.
Productividad = Productos
Insumos
Eficacia
Cumplimiento de objetivos
Eficiencia
Logro de las metas con la menor cantidad de recursos.
43

EFICIENCIA

EFICACIA

Enfasis en los medios

Enfasis en los resultados

Hacer las cosas

correctamente
Resolver problemas

Hacer las cosas correctas

Ahorrar gastos

Crear ms valores

Cumplir tareas y
obligaciones
Capacitar a los
subordinados

Obtener resultados

Enfoque reactivo
(del pasado al presente)

Enfoque proactivo
(del futuro al presente)

Lograr objetivos

Proporcionar eficacia a
subordinados

Pregunta Principal?
Cmo hacer mejor lo que
hacemos?

Qu es lo que deberamos
44
estar haciendo?