GESTIN DE ABASTECIMIENTO

Formacin contInua

NDICE

I.

OBJETIVO DE LA CAPACITACIN

II. QU ES GESTIN DE ABASTECIMIENTO?

III. PROCESO DE ABASTECIMIENTO
IV. CMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS DE GESTIN DE
ABASTECIMIENTO?
ETAPA 1: DEFINICIN DE REQUERIMIENTO
ETAPA 2: SELECCIN DEL MECANISMO DE COMPRA
ETAPA 3: LLAMADO Y RECEPCIN DE OFERTAS
ETAPA 4: EVALUACIN DE OFERTAS

ETAPA 5: ADJUDICACIN OFERTA

1. EJEMPLO ACTA DE EVALUACIN
ETAPA 6: RECIBO DE PRODUCTO O SERVICIO
ETAPA 7: SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA COMPRA

I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIN

Entregar una visin amplia y general del proceso de

Gestin de Abastecimiento presentando aspectos claves
que permitirn mejorar la gestin y transparencia de su
accionar

II. QU ES GESTIN DE ABASTECIMIENTO?

Es la accin de buscar mejoras permanentes al realizar

compras pblicas utilizando los recursos de que disponemos en
forma eficaz y efectiva, con el propsito de conseguir aquellos
bienes y servicios que necesita la institucin para su
funcionamiento.

INICIO
Depender
del
mecanism
o de
compra

Definicin de
requerimiento

III. PROCESO DE
ABASTECIMIENTO
Publicacin
Resolucin
de
Adjudicacin
y aviso a
proveedor
adjudicado

Seleccin del
mecanismo de
compra
Llamado y recepcin
de ofertas

2
Elaboraci
n Bases de
Licitacin

3
1.
2.
3.
4.

Convenio
Marco
Licitacin
Pblica
Licitacin
Privada
Compra
Directa
(excepci
n)

Formalizacin
de la compra

Evaluacin de
ofertas

4
Criterios
de
Evaluaci
n

Adjudicacin
oferta

5
Recibo de
producto o
servicio

6
Garanta ,
servicio
tcnico y
satisfaccin
cliente interno

FIN

Seguimiento y
monitoreo de
la compra

IV. CMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS

DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO?

ETAPA 1

Definicin de
requerimiento

1. Hacer partcipe a quienes necesitan bienes

o servicios claves en la organizacin.
2. Apoyarse en expertos en la materia cuando sea
necesario. Utilizar el formulario en la Web cuando
se realice un RFI (preguntar a proveedores por
informacin).
3. Especificar lo mejor posible lo que deseo
comprar y para qu lo deseo.
4. Realizar bases de Licitacin lo ms precisas y
claras.

IV. CMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS

DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO?
1. Definir qu mecanismo utilizaremos
ETAPA 2

Seleccin
del mecanismo
de compra

1. Sistema
pensado
especialmente en
compras
habituales.
2. La primera
bsqueda debe
realizarse por esta
va segn la Ley.
3. El
procedimiento
entrega amplias
garantas de
eficacia, eficiencia
y transparencia.

1. Es la regla
general
segn la Ley
cuando el
bien o
servicio no se
encuentra en
Convenio
Marco.
2. Es un
llamado
abierto.
3. Se deben
planificar los
tiempos de la
licitacin y
respetarlos.

1. Es un
mecanismo
excepcional
contemplado en
la ley. Art. 8 Ley
de Compras
Pblicas y art. 10
del reglamento.
2. En esta
Licitacin
concursan slo
los proveedores
invitados por la
institucin.
3. No se pueden
modificar las
bases en este
mecanismo.

1. Tambin es un
mecanismo
excepcional
contemplado en la
ley. Art. 8 Ley de
Compras Pblicas
y art. 10 del
reglamento.
2. Puede ser
abierto, cerrado o
comprar
directamente a un
proveedor.
3. Importante
fundar muy bien
la resolucin de
esta compra.

RECORDAR QUE UN TRATO DIRECTO PROCEDE (Art. 10 reglamento):

Cuando el costo de evaluacin de las ofertas resulta
desproporcionado en relacin al monto de la contratacin, y sta no
supera las 100 UTM. Esto lo debe determinar cada institucin por
medio de un procedimiento interno (aprobado por Resolucin).
Si las contrataciones son iguales o inferiores a 10 UTM. En este caso
el fundamento de la resolucin que autoriza dicha contratacin se
referir nicamente al monto de la misma.
Cuando habiendo realizado una licitacin pblica previa para el
suministro de bienes o contratacin de servicios no se recibieran
ofertas o stas resultaran inadmisibles por no ajustarse a los
requisitos esenciales establecidos en las bases y la contratacin es
indispensable para el organismo.

IV. CMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS

DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO?

ETAPA 3

1. Los tiempos dependern del mecanismo de

compra elegido.
2. Revisar que las bases se ajusten a lo
solicitado. Respetar los tiempos.

Llamado y recepcin
de ofertas

3. Contacto con proveedores anterior al

cierre de la compra. De esta forma llegarn
ms ofertas.
4. Verificar el cumplimiento de todos los
hitos del proceso.

IV. CMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS

DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO?
ETAPA 4

Evaluacin
de ofertas

1. Analizar si las ofertas se ajustan a lo

solicitado, tanto en la forma como en el fondo.
2. Evaluar las ofertas slo segn los
Criterios de Evaluacin establecidos en
las Bases de Licitacin, creando un cuadro
comparativo de las ofertas.
3. Definir si es necesario factores y subfactores
para cada criterio.
4. Hacer participar al usuario interno de la
decisin de compra .

IV. CMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS

DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO?
ETAPA 5

Adjudicacin
oferta

1. En esta etapa se cierra y decide a quin se

comprar.
2. En esta etapa deben formalizarse los
acuerdos de facturacin, garantas, pago,
servicio tcnico, etc.
3. La adjudicacin debe ser documentada y
publicada oportunamente (Ver ejemplo
letra A: Acta de Evaluacin).
4. En el caso de compras superiores a 1000
UTM o definidas como complejas, establecer
una comisin evaluadora de al menos 3
personas explicitada en las bases de
licitacin.

1. EJEMPLO ACTA DE EVALUACIN

PARTE I DATOS ASISTENTES Y NOMBRE DE LICITACIN
ACTA DE EVALUACIN ID N 1386-11079-LE08
Tipo de Reunin:

Adjudicacin a Proveedores. Adquisicin N 138611079-LE08 CAPACITACIN EN COMPRAS

PBLICAS

Fecha:

03.04.2009

Hora:

12:00 hrs

Lugar:

Oficina 7 piso Jefe ChileCompra EducacinDCCP

Evaluadores

Viviana Barrios
Patricio Martnez
Adolfo Muoz

PARTE II CUADRO OFERTAS PRESENTADAS

Nombre

RUT

Empresa

Producto

Descripcin del

Presenta

Valor oferta

Aos Experiencia

Porcentaje de

Solicitado

Producto

Oferta (s o

(pesos chilenos)

empresa en el

Profesionales con

rubro

Diplomado en

no) .

Gestin de
Abastecimiento
EMPRESA A

79.989.8xx - 0

Capacitaci
n en
compras
pblicas

Formacin

en

materia

de

Gestin

de

SI

10.000.000.

10

60 %

SI

8.000.000.-

15

30 %

Abastecimiento

EMPRESA B

45.44444.cc-k

Capacitaci
n en
compras
pblicas

Formacin

en

materia

de

Gestin

de

Abastecimiento

PARTE III CRITERIOS DE EVALUACIN

CRITERIOS

PONDERACION

1. Precio

40%

2. Experiencia en el rubro

30%

3. Porcentaje de profesionales con Diplomado en

Gestin de Abastecimiento

30%

Si la naturaleza del bien exige la necesidad de

especificar an ms los criterios, usted puede definir
Factores y Subfactores para cada uno.

CRITERIO 1: Precio 40 %
Los precios sern evaluados
segn:

Precio

100

Segundo
precio
mnimo
ofertado

80

Resto de
precios
mnimos
ofertados

20

CRITERIO 3:
Porcentaje de profesionales con
Diplomado en Gestin de
Abastecimiento 30

De acuerdo a la experiencia en el rubro las

ofertan tendrn los siguientes puntajes:

Puntos

Precio
mnimo
ofertado

CRITERIO 2:
Experiencia en el rubro 30 %

Tramos

Puntos

Entre 01 y hasta 05 aos

35

Entre 06 y hasta 10 aos

50

Entre 11 y hasta 15 aos

70

Ms de 15 aos

100

No informa

Los profesionales que presten el servicio y

tengan diplomado tendrn un puntaje de:

Tramos
Entre 80 y 100 %
Entre 50 y 79 %
Entre 20 y 49 %
Entre 1 y 19 %
No informa

Puntos
100
80
40
10
0

PARTE IV:
PROCESO DE EVALUACIN. CUADRO PONDERACIN OFERTAS PRESENTADAS

Nombre
Empresa

Valor Oferta
(pesos
chilenos)

Aos
experiencia
en el rubro

% de
profesionales
con Diplomado
en Gestin de
Abastecimiento

Puntos
asignados:
Valor oferta
(pesos
chilenos)

Puntos
asignados:
Aos
experiencia
en el rubro

Puntos
asignados:
% de
profesionales con
Diplomado en
Gestin de
Abastecimiento

Total
puntaje:

EMPRESA A

10.000.000.-

10

60 %

80 x 40%

50 x 30%

80 x 30%

71 pts.

EMPRESA B

8.000.000.-

15

30 %

100 x 40%

70 x30%

40 x 30%

73 pts.

NO OLVIDAR SUBIR AL SISTEMA ESTE CUADRO DE PONDERACIN DE OFERTAS

ACOMPAADO DE LA RESOLUCIN DE ADJUDICACIN.

PARTE V: CONCLUSIN Y ADJUDICACIN

Conforme a lo anterior, se concluye que de las ofertas evaluadas la oferta
presentada por EMPRESA B obtiene el mayor puntaje ponderado, cumpliendo por
tanto con los requisitos para su adjudicacin.

Firmas de responsables del proceso

Viviana
Barrios

Patricio
Martnez

Adolfo Muoz

IV. CMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS

DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO?
ETAPA 6

1. Recibo del bien o servicio segn lo acordado en

las Bases de Licitacin.
2. Recordar colocar en las bases no slo la
necesidad de compra, sino instalacin, soporte y
servicio post venta, segn el producto adquirido.

Recibo de producto 3. Pago a 30 das seguidos desde la recepcin

o servicio
conforme del producto.
4. Existe la posibilidad en opciones de pago de
cancelar por medio de confirming. Para ello se debe
firmar antes un acuerdo con el inversionista (Cualquier
consulta realizarla a: confirming@chilecompra.cl).
Confirming o sistema de adelanto de pagos es una operacin que consiste
en la entrega del cobro de facturas por parte de los proveedores a los
inversionistas (entidades financieras o empresas de factoring), siendo
despus estos ltimos quienes cobrarn al comprador.

IV. CMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS

DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO?
ETAPA 7

1. Evaluacin de los proveedores (Ej:

cumplimiento en la entrega, calidad del
producto, servicio post venta, etc).
2. Revisar peridicamente las fechas de trmino
y renovacin de contratos.

Seguimiento
y monitoreo
de la compra

3. Tener claro los mecanismos de garantas

establecidos en las Bases de Licitacin
durante el tiempo que dure el contrato y
hacerlos efectivos.
4. Ordenar y tabular la informacin relevante
para futuras compras.

GESTIN DE ABASTECIMIENTO
Formacin contnua