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UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR

FACULTAD DE INGENIERA Y ARQUITECTURA


ASIGNATURA: PRESUPUESTOS DE PRODUCCIN

L PRESUPUESTO EMPRESARIAL

CNICAS PARA LA FORMULACIN


DEL PRESUPUESTO

UNIDAD 2:
METODOLOGIA PARA LA ELABORACION
DEL PRESUPUESTO
Objetivo General
Proporcionar pautas generales y los pasos para
elaborar el presupuesto y sobre los
compromisos que en torno a ello asumen los
diferentes niveles de la organizacin.

Es frecuente encontrar empresarios que


consideran que pueden lograr el xito de sus
empresas sin necesidad de recurrir a los
presupuestos. Sin embargo, de una manera u
otra, conscientes o inconscientes, ellos utilizan
presupuestos, por que consultan sus elementos
esenciales,
aunque
en
la
estructura
organizacional no haya una instancia encargada
del trabajo presupuestal

Alguna indicaciones a tomar en cuenta para


elaborar los presupuestos:
1. Labor de concientizacin
2. Caractersticas de la empresa
3. Evaluacin del entorno econmico
4. Organizacin del trabajo presupuestal

1. Labor de concientizacin, esto se hace a nivel


administrativo y operativo, las siguientes pautas son de
suma importancia: Los objetivos tienen que ser
cuantificables, claros y alcanzables.
Quienes planean deben proponer un conjunto de
alternativas, estudiarlas, o seleccionar las ms
favorables y evaluar sus efectos sobre el valor de la
empresa.
Los planes no deben sobre pasar el potencial
productivo, comercial y financiero de la empresa.
La planeacin y los presupuestos no pueden ser
inflexibles.
Los planes deben generar el compromiso de los
planificadores y ejecutores.

2. Determinacin de las caractersticas


empresariales, el diagnostico interno representa
un factor fundamental del planeamiento, el cual
adquiere expresin monetaria, mediante el
presupuesto. Es necesario tomar en cuenta las
siguientes variables:
a. Situacin financiera
b. Eficiencia y productividad
c. Actualizacin tecnolgica
d. Polticas gerenciales

3. Evaluacin del entorno, ninguna empresa


puede abstraerse del medio en que se
desenvuelve. Las caractersticas de este entorno
se deben tener en cuenta en los planes y
presupuestos, las cuales son:
a. El desempeo de los competidores nacionales e
internacionales.
b. Las prcticas comerciales de los canales de
abastecimiento.
c. Las condiciones de credito.
d. La inflacin o devaluacin
e. Tasas de inters
f. Polticas del gobierno

4. Organizacin del trabajo presupuestal, En la


organizacin del trabajo presupuestal, se deben
definir las actividades que se asignan a los
participantes en la elaboracin del presupuesto y
precisar normas referentes al flujo de
informacin, la secuencia a seguir y la
coordinacin, para garantizar su elaboracin en
el tiempo establecido.

ETAPAS EN LA ELABORACIN DEL


PRESUPUESTO
1.
2.
3.
4.
5.

PRE INICIACIN
ELABORACIN DEL PRESUPUESTO
EJECUCIN
CONTROL
EVALUACIN

REAS DEL CONOCIMIENTO EMPLEADAS


PARA PRESUPUESTAR
1.
2.
3.
4.
5.

La Economa
La Estadstica
La Administracin
La contabilidad
Las Finanzas

PRESUPUESTOS DE VENTAS
OBJETIVO GENERAL
Elaborar un plan de ventas para una empresa especfica.
OBJETIVOS ESPECFICOS
Establecer los objetivos de un presupuesto de ventas
Identificar y analizar el mercado de los productos de la empresa.
Elaborar un presupuesto de ventas con base en la participacin en
el mercado de la industria.
Elaborar un presupuesto de ventas con base en la experiencia y
opinin de los vendedores.
Elaborar un presupuesto de ventas con base en mtodos
estadsticos.

de las metas de produccin en funcin del tiempo.


Relacionar la informacin entre la demanda de los
distintos
productos y la produccin respectiva en funcin del
tiempo. Este equilibrio
influye tanto en el esbozo
general de produccin como en la utilizacin de la mano
de obra y equipo, y por consiguiente en la rentabilidad de
la empresa.
Aportar los datos para establecer el programa de
produccin, el cual es la base para los presupuestos de
materiales, mano de obra y carga fabril.
Planificar las necesidades de
recursos materiales,
financieros y humanos con base en las previsiones de
ventas.
Determinar la poltica de existencias de productos finales
y de materias primas.
Disear los sistemas de produccin con base en las
tendencias de las ventas.
Decidir sobre la elaboracin de ciertos productos de

ANLISIS
DE
PRODUCTOS

LA

DEMANDA

DE

LOS

Antes de tomar decisiones sobre los presupuestos de ventas debemos


contestar a la siguiente pregunta:
Qu es lo que restringe el consumo?
La respuesta a este interrogante puede estar en alguno o varios de
los siguientes factores:
El producto y sus limitaciones
El consumidor y su poder adquisitivo potencial
La competencia
La saturacin del mercado
Los sistemas de distribucin y promocin
La situacin econmica del Pas, la cual est relacionada con los
siguientes aspectos : Ciclos Econmicos, Incremento de ventas
Perodos de recesin, Contraccin del mercado
Contraccin de transacciones

ELABORACIN
VENTAS

DE

LOS

PRESUPUESTOS

DE

Para elaborar un buen presupuesto de ventas es necesario acudir al


mayor nmero de fuentes de informacin posible, como por ejemplo las
siguientes:
Estadsticas de entidades pblicas, peridicos, asociaciones de
comerciantes, etc.
Los datos de la propia empresa, principalmente de ventas anteriores.
Recopilacin de datos:
Es necesario que el personal dedicado a la consecucin de la
informacin tenga un buen grado de capacitacin en aspectos de tipo
estadstico. Esta tarea la puede realizar el personal de la empresa o
personal de agencias especializadas.
Evaluacin de los datos:
El anlisis y evaluacin de los datos recolectados debe hacerse
mediante el uso de herramientas estadsticas.

BREVE ANLISIS DEL MERCADO:


La demanda
Tipo de clientes
La Competencia
Motivos de la compra
Sistemas de ventas
Mercado potencial
MTODOS USUALES DE PROYECCIN DE VENTAS:
1. Participacin en el mercado de la industria.
Cuando las empresas, especialmente las pequeas, no cuentan con la
infraestructura necesaria para realizar sus propios estudios de
mercado y proyeccin de ventas, pueden acudir a su respectivo
gremio industrial, el cual les puede proporcionar los datos necesarios,
para que mediante el sistema de comparacin realicen sus
proyecciones de ventas

Ejemplo:
Ao

% de participacin
en la industria.

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Promedio

12.6
13.0
11.9
12.4
13.0
13.2
12.1
11.6
12.7
12.5
12.5

Porcentaje de participacin en el mercado de la empresa X

13.5

Limite superior de control

Participacin

13

+1%

12.5

Promedio

12
11.5

Limite inferior de control

-1%

11
10.5
1

6
Aos

10

Ejemplo:
Ventas anuales de la Industria $ 1665 miles
Ventas de la Empresa $208 miles ( 12.5%)
Ventas para el siguiente ao:
Con base en las cifras anteriores, se pueden proyectar la venta para
el siguiente ao, as:
De la Industria : Incremento del 20% Ventas: $ 1998 miles
De la Empresa: Incremento del 20%
Ventas $ 249.6 miles
Este sistema de proyeccin de ventas de las pequeas empresas, les
permite reducir sus costos y aproximarse a la realidad de sus ventas.

Experiencia y opinin de los vendedores:


Este mtodo emprico de proyeccin de ventas es vlido para aquellas
empresas pequeas que tienen una amplia tradicin en el mercado y
que generalmente no tienen competencia directa porque los mercados
son muy reducidos.
En la siguiente tabla se muestra la demanda semanal, mensual y anual
de la empresa en estudio, segn la experiencia de los vendedores en
los ltimos 10 aos.
Proyeccin de la demanda en qq:
Producto

Semanal

Harina de maz /50 Kg.

Mensual Anual
79

316

3792

Como se puede apreciar, las cantidades vendidas se calculan con base en la


informacin semanal de los vendedores sobre el comportamiento de las ventas
diarias, con la cual se hacen las respectivas equivalencias para el mes y el ao

Proyeccin de la demanda en $:
Para obtener el valor de las ventas en dlares, basta con
multiplicar las cantidades proyectadas por los precios de
cada uno de los productos y hacer las equivalencias de
semanas a meses y aos.
Producto Precio Ventas
Ventas
Ventas
qq
Semana
Mes
Ao
Harina de maz /50 Kg. $55
$4,345
$17,380 $208,560

La aplicacin de este mtodo en los ltimos 10 aos


arroj los siguientes resultados:
Ao
Ventas en
miles de dlares
1
120
2
130
3
145
4
140
5
150
6
170
7
165
8
180
9
196
10
208

En la siguiente grfica se puede visualizar el


comportamiento de las ventas en los ltimos 10 aos, de
acuerdo con la experiencia de los vendedores:
250

V e n tas

200
150
100
50
0
1

5
Aos

10

MTODOS
VENTAS:

TCNICOS

DE

PROYECCIN

DE

La estadstica es la herramienta fundamental que se utiliza para


proyectar las ventas sin envolver juicios subjetivos por parte de los
encargados de la planificacin de la empresa. Se trabaja con base en el
manejo de dos variables las cuales corresponden, una al factor tiempo y
la otra a los resultados econmicos, es decir, a las ventas .
Diagrama de esparcimiento:
Los resultados de las operaciones de ventas en la empresa se
representan grficamente mediante un diagrama, que resulta de
establecer la relacin entre dos variables. Cada punto en el diagrama
representa un par de valores, uno basado en la escala de las X , que
corresponde al factor tiempo o sea la variable independiente y otro
basado en la escala de las Y, que corresponde al factor ventas o sea
la variable dependiente

Diagramas de esparcimiento:
Y

X
A. Relacin lineal positiva

B. Relacin lineal negativa

:::::::::
::::::::::::::
:::::::::
:::::::
X
C. Relacin curvilinea

X
D. No relacin

TENDENCIAS DE LAS VENTAS:


Las tendencias de las ventas se proyectan con base en los
movimientos de las series de tiempo, cuyos resultados del pasado
permiten pronosticar con mayor eficiencia los resultados del futuro.
A continuacin se presentas las principales tendencias con sus
respectivas causas:
1. Tendencia Secular
La tendencia secular seala la direccin del movimiento de una serie
de tiempo sobre un largo perodo de tiempo.
Puede ser un movimiento ascendente o descendente.
Se seala grficamente por una lnea recta o por una curva suave.
Causas de la tendencia secular:
. Crecimiento de la poblacin
. Mayor acumulacin de capital
. Mejoramiento de la Tcnica
. Alza en el costo de la vida

Este mtodo se utiliza para analizar el comportamiento de


los productos ms representativos del pas como son el
caf, el azcar, o de sectores generales como la
ganadera o la agricultura.
300
250

V e ntas

200
150
100
50
0
1

4
Decadas

2. Variacin estacional
Representa un movimiento peridico en una serie de
tiempo.
La duracin de la unidad del periodo es menor de un ao
(trimestre, mes, da)
La variacin estacional se expresa en nmeros ndices
Causas de la variacin estacional:
- Condiciones de tiempo
- Actividades tradicionales
- Fines de semana, de mes y otras.
La siguiente figura muestra el comportamiento de una
fbrica de alimentos, cuyas ventas mejoran
sustancialmente en el 2o. y 4o. Trimestre.

VARIACIN ESTACIONAL
160
140

Ventas

120
100
80

Ventas
Promedio

60
40
20
0
1

3
Trimestres

3. Fluctuaciones cclicas
Indican las expansiones (ascensos) y contracciones
(descensos) de las actividades de los negocios al rededor del
valor normal.
La duracin de cada ciclo es no fija y relativamente corta.
Se expresa en porcentaje sobre o por debajo del valor normal.
Las principales causas de estas fluctuaciones pueden ser:
Factores econmicos
Niveles de inversin
Niveles de produccin
Niveles de consumo
Gastos del Gobierno

4. Movimientos Irregulares
Representan todos los movimientos de una serie de tiempo,
que no son tendencias, variacin estacional o fluctuaciones
cclicas.
La principales causas de estos fenmenos pueden ser :
Huelgas
Terremotos
Guerras
Inundaciones
Sequas, etc.
La siguiente figura
muestra el comportamiento de la
produccin de papa en Usulutn en las ltimas 4 dcadas,
como consecuencia de los cambios climticos.

MOVIMIENTOS IRREGULARES
130
120
+20
V

110

+10

E
N

100
-10

T
A
S

90
-20
80
60

70

80
D E C A D A S

90

2000

TENDENCIA LINEAL
Una lnea recta dibujada sobre una grfica de acuerdo con
el sistema de coordenadas
rectangulares puede ser
expresada mediante la ecuacin:
Y = a + bX
Donde:
Y= Valor del punto sobre la lnea recta basado en la escala
vertical del eje de las Y
(variable dependiente).
X = Valor del punto en la lnea recta basado en la escala
horizontal del eje de las X
(variable independiente).
a = Interseccin de la lnea con el eje de las Y
b = Pendiente de la lnea recta (promedio de cambio en la
variable Y por cambio de la variable X).

TENDENCIA LINEAL

Variable dependiente

14
12

p2

10
h=8

8
6
p1
.

g=4

2
0
1

Variable inde pe ndie nte

RELACIN DE UNA LNEA RECTA Y SU ECUACIN


h = Total de las unidades de cambio de la variable Y
g = Total de las unidades de cambio de la variable X
Como el cambio h corresponde al cambio g, entonces b = h/g, o sea
Y2- Y1 / X2-X1
Ejemplo:
Punto p1 = 2,4
Punto p2 = 6,12
G = a la diferencia entre los valores de X, 6 - 2 = 4
H = a la diferencia entre los valores de Y, 12 - 4 = 8
B = H/G, o sea 8/4 = 2
La ecuacin quedar as: Y = a +2(X)
Para despejar la constante a, reemplazamos la ecuacin en cualquiera
de los dos puntos. Si tomamos el punto p2, se despeja de la siguiente
manera: 12 = a + 2(6), 12 = a +12,
entonces a = 12 - 12, luego a = 0
La ecuacin definitiva de la lnea recta en este caso es Y = 0 + 2(X),
con la cual se proyectan todos los valores hacia adelante o hacia atrs,
dependiendo de los valores que correspondan a X

MTODOS PARA DESCRIBIR UNA TENDENCIA SECULAR

1. Mtodo grfico de mano alzada


a. Marcar una serie de tiempo en una grfica
b. Examinar cuidadosamente la tendencia
c. Trazar una lnea recta que muestre la direccin de la
tendencia
d. Se determina una ecuacin de la lnea recta mediante dos
puntos no demasiado cercanos
e. Los valores de tendencia para otros aos pueden ser
tomados directamente de la lnea de la grfica o mediante la
ecuacin.
Se puede mejorar el mtodo marcando un punto que
represente la media de los datos originales.

MTODO GRFICO DE LA MANO ALZADA


250

Aos

200

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Ventas
(Miles)
120
130
145
140
150
170
165
180
196
208

Ventas

Ejemplo:

p2(8,190)
p1(4,145)

150

h = 45
g=4
g=5

100
50
0
1

Aos

10

Hallamos la pendiente, estableciendo la relacin


h/g, as
b = h / g , Y2 - Y1 / X2 - X1 = 190 - 145 / 8 - 4 = 45 /
4 = 5 / 3 = 11.25
En la ecuacin de la lnea recta Y = a + bX,
tomamos el punto p1 para despejar la constante a,
145 = a + 11.25(4) = 95, resultando la ecuacin de
la lnea recta as:
Y= 95 + 11.25 (X)
Con base en esta ecuacin se proyectan las ventas
para los aos subsiguientes. Para el ao 11
tendramos el siguiente resultado : Y11 = 95 +11.25
(11) = 218.75

Es el mtodo ms simple sin envolver juicio subjetivo al


dibujar la lnea recta.
Procedimiento:
a. Dividir los datos originales en dos grupos y calcular la
media aritmtica de cada grupo.
b.
Marcar las dos medias aritmticas sobre la grfica y
dibujar una lnea recta a travs de ellas.
c.
Obtener la tendencia basados en dos puntos sobre
la lnea recta.
Ejemplo:
Ao
Ventas (Miles)
1
120
2
130
3
145 Primer promedio: 685 / 5 = 137
4
140
5
150
6
170
7
165
8
180 Segundo promedio: 919 / 5 = 183

MTODO SEMIPROMEDIOS

250
p2(7.5,183)

Ventas

200
150

h = 46

p1(2.5,137)
g=5

100
50
0
1

Aos

10

3. Mtodo de Mnimos Cuadrados


Se utiliza para encontrar la media aritmtica de un grupo de valores,
como un promedio o un valor representativo para el grupo.
La media tiene dos propiedades matemticas:
La suma algebraica de las desviaciones de los valores individuales
(hacia arriba o hacia abajo) con respecto a la media es igual a cero
La suma de los cuadrados de las desviaciones de los valores
individuales con respecto a la media es mnima.
Y
Desviacin
(Desviacin)
1
-4
16
4
-1
1
10
5
25
-------------------------------------------------------------------------15
0
42
42 es el valor mnimo de la suma de los cuadrados de las
desviaciones.

Con este concepto se encuentra la ecuacin de la lnea


recta.
a. ( Y - Yc) = 0
b. (Y - Yc ) = mnimo
Para obtener la solucin de las dos incgnitas constantes
a y b en la ecuacin de la lnea recta mediante el mtodo
de los mnimos cuadrados, necesitamos de dos
ecuaciones normales:
(1). na + b X = Y
(2). a X + b X = XY.

Se obtienen de la siguiente manera:


Y1, Y2, Y3, .........Yn
y X1, X2, X3, ...........Xn , representan las
variables Y, X respectivamente.
Y1 = a + bX1
Y2 = a +bX2
Y3 = a +bX3
Yn = a +bXn
------------------ Y = na +b X
Ahora multiplicamos cada una de las ecuaciones de la forma Y= a+bX
por el coeficiente de la segunda incgnita, que es X.
X1 Y1 = aX1+bX1
X2Y2 = a X2 +bX2
X3 Y3 = aX3 +bX3
XnYn = aXn+bXn
------------------------ XY = a X +b X

Simplificando las dos ecuaciones tenemos:


na + bX = Y
a X + b X = XY
Cuando X = 0 tenemos:
na + 0 = Y, donde a = Y /n
0+bX = XY, donde b = XY / X
Ejemplo:
Ao
X
Y
XY
X __
1
-5
120
-600
25
2
-4
130
-520
16
3
-3
145
-435
9
4
-2
140
-280
4
5
-1
150
-150
1
6
1
170
170
1
7
2
165
330
4
8
3
180
540
9
9
4
196
784
16
10
5
208
1040
25
Totales
0
1604

879

110

a = Y/n = 1604 / 10 = 160.4


b = a XY / X = 879 / 110 = 7.99
Yc = 160.4 + 7.99(X)
La proyeccin de las ventas para el ao 11 es:
Y11 = 160.4 +7.99(6) = 208.34 miles

4. TENDENCIA DE PROMEDIOS MVILES


Este mtodo consiste en obtener una curva, la cual
suavizar las fluctuaciones de una serie de tiempo e indica la
direccin general de la tendencia. El promedio mvil para
cada ao en una serie es la media aritmtica de los valores
de un nmero constante de aos centrados en el ao
considerado.
Procedimiento:
a. Se encuentra el total mvil de todos los aos
b. Se divide el total mvil entre el nmero de aos
establecido
c. El cociente es el promedio mvil del ao central de cada
uno de los grupos incluidos.
d. Luego se aplica un mtodo de tendencia secular

Promedio mvil = (n valores de datos ms recientes) / n


Ejemplo:
Ao Ventas
1 120
2 130
3 145
4 140
5 150
6 170
7 165
8 180
9 196
10 208

3 aos
Total mvil Promedio mvil
--------------------------------395
132
13 169
415
138
2
4
435
145
5
25
460
153
17 289
485
162
3
9
515
172
8
64
541
180
16 256
584
195
13 169

(V-P)

(V-P)

985

5. NDICES ESTACIONALES

Son series de tiempo clasificadas en perodos


menores de 1 ao, tales como trimestres, meses y
das.
Mtodo de promedios simples de datos originales
Procedimiento:
a. Encontrar el promedio para cada trimestre
b. Calcular el ndice estacional a partir de los
promedios trimestrales (%). El total de los
porcientos es 400% por ndices trimestrales, 1200
% por ndices mensuales.

Ao

Trimestres
1o. 2o. 3o. 4o. Total
1
50 20 40 60 170
2
45 15 40 65 165
3
55 30 30 65 180
4
60 30 35 71 196
5
60 35 38 75 208
Total
270 130 183
Promedios

54

2636.6

336

67.2

Aplicacin: Si las ventas anuales del ltimo ao son 208, los ndices
estacionales se aplican sobre el promedio trimestral que es 52, as:
Trimestre Promedios Razn ndice
Pronostico
1o.
54
1.18
118
61.36
2o.
26
0.56
56
29.12
3o.
36.6
0.80
80
41.60
4o.
67.2
1.46
146
75.92
Total
183.8
4.0
400
208
Promedio 45.95
1.0
100
52

Los resultados anteriores indican que las mayores


ventas se realizan el 4o. trimestre con el 146%, seguido
por el 1er. Trimestre con 118%, luego el 3er. Trimestre
con el 80% y por ltimo el 2do. Trimestre con el 56%.