MEJORAMIENTO

CONTINUO Y GESTIN DEL

CAMBIO

Porqu iniciar un proceso de

cambio?
El cambio debe ser originado por un nuevo requisito del
cliente, de los accionistas, de la organizacin,
reglamentario, legal o como producto del ciclo de
mejoramiento continuo.
No deberan adelantar ninguna accin sin tener un anlisis
previo de la real necesidad de efectuar los cambios en pro
del cumplimiento de los requisitos que tiene el proceso o
de la mejora de los procesos.
Es importante tener conciencia que los cambios que se
realicen en los procesos y/o actividades de la organizacin
pueden afectar considerablemente el desempeo de los
mismos y los resultados organizacionales esperados.
El gestor (Gerentes, Directores y/o Jefes) deben participar,
de acuerdo al nivel del cambio, en la planificacin y gestin
de los recursos necesarios para el xito del cambio.

Proceso de cambio

Identificar la pertinencia y necesidad del cambio

Previo al inicio de cualquier actividad

de planeacin o implementacin del
cambio, el responsable del proceso
afectado debe hacer un anlisis de la
pertinencia del cambio, verificando si
es realmente necesario realizarlo y
cuales sern sus beneficios

Asegurar el inters y/o el compromiso de los involucrados

Muy pocas cosas podrn pasar si no se

logra que ellos apoyen tus soluciones.
Estos incluyen a los lderes formales e
informales y cualquier persona
involucrada o afectada por los cambios

 Quin debe estar informado del problema u

oportunidad?
Cmo puede lograrse su atencin e
involucramiento?
Qu lderes parecen estar dispuestos a apoyar
la solucin del problema o aprovechar la
oportunidad?
Qu debe hacerse para desarrollar un grupo de
lderes que apoyen los esfuerzos y provean de
apoyo y gua?

Qu hacer?
Identificar potenciales amenazas y
desarrollar escenarios que muestren lo que
podra suceder en el futuro.
Examinar oportunidades que deben ser o
podran ser explotadas.
Iniciar debates honestos y dar razones
convincentes para hacer a la gente pensar
y hablar.
Solicitar el apoyo de clientes (internos o
externos) para reforzar sus argumentos.

Planear el Cambio
Plantear los resultados esperados (objetivo) luego de la implementacin
del cambio y la forma de medir la eficacia del cambio.
Identificar que aspectos del proceso y de la organizacin son afectados
Listar las barreras de la implementacin del cambio en cada m del
proceso y organizacin, proponiendo las posibles soluciones a las mismas
Priorizar las actividades definidas para solucionar las barreras de
implementacin
Hacer un mapa diagrama de flujo de la implementacin, definiendo la
secuencia lgica de las actividades que se van a realizar.
Definir responsables y fechas de implementacin de las actividades
definidas en el punto anterior.
Generar el plan B
Plan de seguimiento
Documentar.

Hacer el Cambio
Se deben ejecutar las actividades definidas en el
plan de accin para implementar el cambio deseado
por los responsables asignados para cada tarea.
Nota: En esta etapa, el responsable de liderar el cambio o el
responsable del cambio deseado debera hacer seguimiento
a la ejecucin de las acciones definidas con el fin de
garantizar el xito del cambio.

Lo ms recomendable es realizar pequeas pruebas

o simulacros antes de implementar el cambio. El lder
del cambio o el responsable del proceso afectado
debera supervisar personalmente estas pruebas.

Verificar el Cambio
De acuerdo a los parmetros de
seguimiento establecidos para el
plan de accin; el lder del cambio
y/o el responsable del proceso
afectado debera verificar el progreso
del plan de accin y la eficacia del
cambio, verificando los resultados de
la implementacin.

Actuar sobre el cambio

Qu arroja la informacin sobre la
efectividad del cambio?
Qu cambios pueden ser refinados?
Realizar otro ciclo de PHVA.
Qu lecciones pueden aprenderse sobre los
nuevos procedimientos y sobre la
implantacin de cambios?
cmo pueden comunicarse o difundirse
estas lecciones?

Normalizar y documentar el cambio

Debera generarse un informe con los resultados

obtenidos a partir del cambio realizado. Este anlisis
debera hacerlo el lder del cambio o el responsable
del proceso afectado con el cambio.
Finalmente, Una vez el cambio ha sido implementado
exitosamente, el lder del cambio o el responsable del
proceso afectado debera actualizar, o gestionar la
actualizacin, de las Normas, procedimientos e
instructivos que se vieron afectados para el cambio. Si
tales documentos no existen, deberan ser elaborados.