WINNERS

Los autores del presente trabajo

son:
Bautista Toapanta Paulina Alexandra, Bravo Laica
Diana Carolina, Chiluiza Chicaiza Paulina Elizabeth,
Coca Gaibor Katherine Elizabeth, Cuchipe Toaquiza
Mauro Sebastin, Herrera Mendoza Diego Javier,
Manobanda Adame William Fabricio, Meja Moya
David Sebastin, Pandashina Andagana Luis
Oswaldo, Rivera Morocho Diana Elizabeth, Salazar
Villacis Mara Carolina, Snchez Naranjo Ana
Lorena, Snchez Vastin Mercedes Odila, Tisalema
Borja Jessica Alexandra, Toalombo Gallo Esteban
Gabriel, Torres Toaza Erika Jazmina, Vascones
Rodrguez Javier Edison.

PROCEDIMIENTO PARA ELABORRAR

Y/O ACTUALIZAR ORGANIGRAMAS:

Los pasos bsicos para preparar

organigramas
se
presenta
a
continuacin:
Autorizacin para realizar el estudio:
Integracin del equipo de trabajo:
Determinacin del programa de
trabajo:
Capacitacin de informacin:

AUTORIZACIN PARA REALIZAR

EL ESTUDIO:
Esta autorizacin debe emanar del
titular de la organizacin, apoyado
por los niveles de decisin, en
especial por el responsable del
rgano administrativo.

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 La elaboracin de organigramas
requiere de personal compenetrado
con la materia, por lo que es
conveniente seleccionar al equipo
que se seleccionara a ese efecto.

Para afinar detalles y lograr una buena

coordinacin del trabajo puede capacitarse
a personal de apoyo en las siguientes reas,
especficas:

Presentacin personal y forma de

solicitar la informacin.
Alternativas
para
concentrar
avances.

 Mecanismos
de
supervisin
y
coordinacin.
Revisin y depuracin de propuestas.

 En caso de trabajos muy especficos

y de poca complejidad no es
necesario integra un equipo, sino que
basta con designar un responsable
para que lo lleve a cabo.

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 Es necesario que la planeacin de

actividades para elaborar
organigramas se plasme en un
documento rector que sirva como
marco de actuacin, que debe
contener exposicin de motivos,
naturaleza, propsito, responsables,
acciones, alcance, etc.

 As mismo, es necesario que cuente

con una grfica de Gantt, una red, o
ambas, para el seguimiento y control
de las acciones.

CAPACITACIN DE
INFORMACIN:
Esta etapa se cumple por medio de
entrevistas
dirigidas
con
los
encargados de funciones, procesos,
proyectos o sistemas que se revisan,
los lderes tcnicos de las unidades,
el personal operativo y los usuarios
de los servicios, las reas o ambos
que interactan con las unidades
sujetas a examen.

 Tambin pueden acudirse a los

archivos y centros de documentacin
en donde a travs de la investigacin
documental.

 Se recopila informacin normativa y

administrativa
relativa
a
la
constitucin organizacin niveles,
relaciones de coordinacin internas,
institucionales y con grupos de
inters,
funciones,
procesos
y
proyectos de la organizacin.

 As mismo, es til acceder a los

sistemas de organizacin va internet
o extranet.

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 Los rganos que integran dichas

reas.
El nivel jerrquico que ocupa en la
estructura orgnica.

 Las relaciones que guardan entre

ellos
La naturaleza de estas relaciones.

 Las funciones que realiza y, en caso,

los puestos y el nmero de plazas
que los integran.
Los beneficios que se espera obtener.

 Los procesos que llevan a cabo.

Los proyectos que desarrollan.

 El alcance de sus acciones.

Las estrategias que aplican.

CLASIFICACIN Y REGISTRO DE
LA INFORMACIN:
El trabajo de la clasificacin y
registro debe capturarse en formatos
que permitan un manejo gil y que
puedan ordenarse en carpetas como
documentos fuente.

 Su procesamiento considera el apoyo

informtico, en especfico paquetera
desarrollada para diseo grfico,
bases de datos, carpetas y
bibliotecas.

 Es necesario examinar ciertamente

los datos que se obtengan con el fin
de detectar posibles contradicciones,
lagunas o duplicidad de funciones.

DISEO DEL ORGANIGRAMA:

En eta etapa se debe integrar el
documento con las opciones de
estructuras especficas.

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ORIGEN:
Por lo general en este mbito los
cambios de estructura organizacional
se derivan de una propuesta que
puede partir de:
El Ejecutivo Federal.

 El titular de la institucin.
La autoridad administrativa de la
institucin.

 Demandas de los servicios de los

clientes o usuarios.
Una
dependencia
globalizadora
(institucin pblica que tiene la
facultad de dictar lineamientos de
carcter
informativo
para
la
administracin pblica federal)

 La dependencia responsable de
manejo de los recursos econmicos
del pas.
Una cabeza del sector (la secretara
del estado responsable de coordinar
en a las entidades paraestatales
agrupadas en el sector)

MECNICA:
Procedimiento para modificar estructuras
organizacionales en este sector es muy
claro, ya que por sus naturales jurdicas y
funcionamiento normalmente se apega a
las fases siguientes:
Determinacin del cambio especfico que
se desea realizar
Justificacin tcnica y econmica.
Fundamento legal.

 Presentacin de la propuesta a las

autoridades de la institucin.
Anlisis y ajuste de la propuesta.
Integracin del documento final.
Autorizacin
del
titular
de
la
institucin.

 Presentacin del rgano del

gobierno.
Envo de la propuesta del poder
legislativo para autorizar la
modificacin del reglamento interior.
Envo de los ajustes a la planilla de
personal para que la secretaria o
ministerio que corresponda autorice
las partidas destinadas a este regln.

 Aprobacin de la estructura, la cual

puede contener observaciones
previas a su implementacin.
Puesta en prctica a los cambios de
la estructura, reglamento, propuesto,
programa operativo anual y plantilla
de personal.

RESPONSABLES:
rgano de Gobierno: Autoriza la
propuesta de cambio.

 Titular de la institucin: Gira

instrucciones para que se modifiquen
la normatividad y la estructura.

 Funcionario designado: persona a

la que se encomienda el manejo y
seguimiento de los cambio
propuestos.

 Responsable del rea

administrativa: Funcionario que
realiza los cambios en la plantilla de
personal y la asignacin de recursos
para este efecto

 Responsable de rea jurdica:

actualiza el reglamento interno y
otras disposiciones jurdicas que
inciden en el funcionamiento de la
institucin.

Responsable de la unidad o reas

afectadas: Reestructura las unidades
administrativas u sus funciones,
procesos y/ o proyectos.
En caso de existir una unidad de
mejora administrativa podra brindar
soporte tcnico al resto de los
encargados de los cambio
estructurales.

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 La mayora de las organizaciones

privadas revisan ms o menos
peridicamente su estructura y
mtodos de trabajo, lo que trae
como consecuencia ajustes, que son
de
simples
variaciones
en
la
distribucin de cargas de trabajo
hasta la preparacin de la nueva
estructura administrativa.

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 Este
aspecto
depende
de
la
magnitud
de
los
cambios
organizacionales y del tipo de
respuesta que debe darse en materia
de tiempo, recursos y nivel tcnico
para su implementacin.

 Convencionalmente, los cambios de

esta naturaleza pueden agruparse
como se expone a continuacin:

 BASICOS: implican ajuste mnimos a

operaciones, actividades, funciones,
procesos o proyectos, los cuales
pueden `producir cambio e n el
organigrama no ms all del nivel
departamental o de oficina.

 Solo se necesita una propuesta bien

fundamentada y autorizada que
incluya la diferencia de la estructura
organizacional
que
se
desea
cambiar, as como las ventajas que
en cambio reportara la organizacin.

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 Implica variantes funcionales y

estructurales que afectan hasta el
nivel gerencial de la organizacin.

 En
este
caso
se
aplica
los
procedimientos
generales
para
elaborar o actualizar organigramas.

DE ALCANCE TOTAL:
Son dediciones que cambian
por
completo la estructura de una
organizacin y que vara de acuerdo
con,
los
recursos
tcnicos
y
econmicos que se destinen a ese
fin.

 La decisin de llevar a cabo una

modificacin estructural de esta
magnitud implica la ejecucin de un
anlisis organizacional que si bien
debe basarse en el procedimiento
especfico para elaborar
organigramas tambin tienen que
considerar la integracin de variables
de operacin y estrategia de mayor
alcance.

 En trminos generales las variables

complementarias del procedimiento
especfico que deben considerarse
son los siguientes:
Diagnostico en la situacin de la
organizacin.
Anlisis y proyecciones financieras.
Estudio de mercado
Ventajas competitivas esperadas.

RESPONSABLES:
De cambios bsicos: personal del
rea que formula la propuesta.

 De alcance medio: personal del

rea afectada, de las otras reas
relacionadas con esta y tcnicos
interinos especializados en la
materia. Aunque no es estrictamente
necesario, puede contratarse el
servicio de un consultor externo.

 De alcance total: personal de todas

las reas de la organizacin
apoyadas en un cuerpo tcnico y la
decisin altamente calificado, , en la
cual puede utilizar los servicios de
consultores externos.

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:
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 Las
organizaciones
privadas
funcionan con estricto a pego a sus
normas internas, por lo que
cualquier
modificacin
de
sus
estructuras por lo general parte de
un proceso de anlisis muy preciso,
el cual se basa en los motivos
siguientes:

 Actualizacin o cambios del objeto de

la organizacin.
Nuevas estrategias corporativas,
funcionales, de negocios o globales.

 Integracin de nuevos socios.

Aumento del capital

 Reestructuracin de la forma de
operar con motivo de la creacin,
desaparicin, fusin o readscripcin
de las unidades administrativas.
Requerimientos de los grupos de
inters.

 Cumplimiento de normas de gestin

de calidad.
Relaciones con el entorno a los
niveles nacional, internacional,
multinacional, global o trasnacional.