Conceptos Bsicos de Access

Unabase de datoses unconjunto de registrosque

estnorganizadospara un uso determinado.
Todos los sistemas de gestin de base de datos
modernos almacenan y tratan la informacin
utilizando el modelo de gestin de bases de datos
relacional. En un sistema de base de datos
relacional, el sistema trata todos los datos en
Tablas. Las tablas almacenan informacin sobre un
tema como pueden ser los clientes de una empresa,
o los pedidos realizados por cada uno de ellos, y las
tablas se relacionan de forma que a partir de los
datos de la tabla de clientes podamos obtener
informacin sobre los pedidos de stos.

Basededatosconlosdatosdeunaempresa,unatabladeCLIENTESpodraser:

UnaconsultaeselobjetodeAccessqueproporcionaunavisinpersonaldelos
datosdelastablasyacreadas.
Existenvariostiposdeconsultasparaseleccionar,actualizar,borrardatos,...,pero
enprincipioseutilizanpara extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas
condiciones.
Porejemplo,podramoscrearunaconsultaparaobtenertodoslosdatosdelos
clientescuyocdigopostalsea46625.

UnformularioeselobjetodeAccessdiseadopara la introduccin, visualizacin y

modificacin de los datos de las tablas.
Existendiferentestiposdeformulariosperolosquemsseutilizantienenla forma de
fichas de datospara la introduccin por ejemplo de los diferentes clientes de la
tablaCLIENTES.

Uninformees el objeto de Access diseado para dar formato, calcular, imprimir y

resumir datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza para presentar los
datosdeformaimpresa.

UnapginadeaccesoadatosesuntipoespecialdepginaWebdiseadaparaver
datosytrabajarconellosdesdeInternetodesdeunaintranet.Estetemalotrataremos
enotrocursomsavanzado.

UnamacroeselobjetodeAccessquedefinedeformaestructuradalas acciones que

el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.
Por ejemplo, podramos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la
eleccindeunelementodeunformulario.

UnmduloeselobjetodeAccessquecontiene procedimientos personales que se

codifican utilizando Visual Basic, Pero Realmente se trata de programacin con
Access.

Cada campo de una tabla dispone de unaserie de caractersticasque

proporcionan un control adicionalsobre la forma de funcionar del campo. Las
propiedades pueden cambiar para un tipo de dato u otro. Si se modifican las
propiedades de un campo despus de haber introducido datos o informacin se
puedenperderlosdatosintroducidos.

1. ParaloscamposTexto,estapropiedaddeterminaelnmeromximodecaracteres
quesepuedenintroducirenelcampo.Siendopordefectode50caracteresyvalor
mximode255.

2.ParaloscamposNumrico,lasopcionesson:
Byte(equivalenteauncarcter)paraalmacenarvaloresenterosentre0y255.
Decimalparaalmacenarvalorescomprendidosentre-1028-1y1028-1.Esdecir,
valoresconunaprecisindecimalde28.
Enteroparavaloresenteroscomprendidosentre-37.768y32.767.
Entero largoparavaloresenteroscomprendidosentre-2.147.483.648y2.147.483.647.
Simpleparalaintroduccindevalorescomprendidosentre-3,402823E38y
-1,401298E-45paravaloresnegativos,yentre1,401298E-45y3,402823E38para
valorespositivos.
Dobleparavalorescomprendidosentre-1,79769313486231E308y
-4,94065645841247E-324paravaloresnegativos,yentre1,79769313486231E308y
4,94065645841247E-324paravalorespositivos.

3. LoscamposAutonumricosonEntero largo.

Estapropiedadseutilizaparapersonalizarlaformadepresentarlos
datosenpantallaoenuninforme.Sepuedeestablecerparatodoslos
tiposdedatosexceptoelObjetoOLEyAutonumrico.

ParaloscamposNumricoyMoneda,lasopcionesson:
Nmero general:presentalosnmerostalcomofueronintroducidos.
Moneda:presentaalosvaloresintroducidoselseparadordemillaresy
elsmbolomonetarioasignadoenWindowscomopuedeserPts.
Euro:utilizaelformatodemoneda,conelsmbolodeleuro.
Fijo:presentalosvaloressinseparadordemillares.
Estndar:presentalosvaloresconseparadordemillares.
Porcentaje:multiplicaelvalorpor100yagregaelsignodeporcentaje
(%).
Cientfico:presentaelnmeroconnotacincientfica.

LoscamposFecha/Horatienenlossiguientesformatos:
Fecha general:sielvaloresslounafecha,nosemuestraningunahora;sielvalores
slounahora,nosemuestraningunafecha.Estevaloresunacombinacindelos
valoresdeFechacortayHoralarga.Ejemplos:3/4/93,05:34:00PMy3/4/9305:34:00
PM.
Fecha larga:sevisualizalafechaconeldadelasemanayelmescompleto.Ejemplo:
Lunes21deagostode2000.
Fecha mediana:presentaelmesconlostresprimeroscaracteres.Ejemplo:21-Ago2000.
Fecha corta:sepresentalafechacondosdgitosparaelda,mesyao.Ejemplo:
01/08/00.
ElformatoFechacortaasumequelasfechascomprendidasentreel1/1/00yel
31/12/29sonfechascomprendidasentrelosaos2000yel2029ylasfechas
comprendidasentreel1/1/30yel31/12/99pertenecenalintervalodeaosentre1930y
1999.
Hora larga:presentalahoraconelformatonormal.Ejemplo:17:35:20.
Hora mediana:presentalahoraconformatoPmoAm.Ejemplo:5:35Pm.
Hora cortapresentalahorasinlossegundos.Ejemplo:17:35.
LoscamposS/NodisponendelosformatospredefinidosS/No,Verdadero/Falsoy
Activado/Desactivado.
S,VerdaderoyActivadosonequivalentesentres,aligualquelosonNo,Falsoy
Desactivado.
LoscamposTextoyMemonodisponendeformatospredefinidos,setendranque

Basesdedatosrelacionales.
Unabase de datos relacionalpermite lautilizacin simultneade datos
procedentesde ms de una tabla .Al hacer uso de las relaciones, seevita la
duplicidad de datos,ahorrando memoria y espacio en el disco,aumentando la
velocidad de ejecucinyfacilitando al usuario/a el trabajocon tablas.Para
conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un estudio
previo del diseo de la base de datos.Para poder relacionar tablas entre s se deber
especificar un campo en comn quecontengaelmismovalorenlasdostablasydicho
camposerclaveprincipalenunadeellas.Lastablasserelacionandedosados,donde
una de ellas ser latabla principalde la que parte la relacin y la otra ser latabla
secundariadestinodelarelacin.Tiposderelaciones.Sepuedendistinguirtrestiposde
relaciones:
Relacin Uno a Uno: Cuandoun registro de una tabla slo puede estar
relacionado con un nico registro de la otra tabla y viceversa.
Porejemplo:tenemosdostablasunaconlosdatosdediferentespoblacionesyotracon
una lista deAlcaldes, una poblacin slo puede tener un alcalde, y un alcalde lo ser
nicamentedeunapoblacin.

Bases de datos relacionales

Relacin Uno a Varios: Cuandoun registro de una tabla(tabla
secundaria)slo puede estar relacionado con un nico registro de la otra
tabla (tabla principal)y un registro de la otra tabla (tabla principal)puede
tener ms de un registro relacionado en la primera tabla(tabla
secundaria).

Porejemplo:tenemosdostablasunaconlosdatosdediferentespoblaciones
yotraconloshabitantes,unapoblacinpuedetenermsdeunhabitante,pero
unhabitantepertenecer(estarempadronado)enunanicapoblacin.
Relacin Varios a Varios: Cuandoun registro de una tabla puede estar
relacionado con ms de un registro de la otra tabla y viceversa.

Porejemplo:tenemosdostablasunaconlosdatosdeclientesyotraconlos
artculos que se venden en la empresa, una cliente podr realizar un pedido
convariosartculos,yunartculopodrservendidoamsdeuncliente.
Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla
intermediaentrelasdostablas.Siguiendoelejemploanteriorseradefiniruna

Ejercicio

Consultarcada
unodelas
caractersticas
delas
propiedades
sobrelaforma
enque
funcionancada
unodelos
campos.

AbrelabasededatosNeptunoypracticalaordenacinylosfiltrossobrelastablas
ClientesyProductos.
1.Clientesordenadosporpas,cdigopostal,cargoynombredelcontacto.
2.Productosordenadosporcategora,proveedor,precio(descendente)ynombre.
3.ClientesdeFranciaodeAlemania.
4.ClientesdeMxicoD.F.cuyocargosea"deventas"ycon555ensutelfonooen
sufax.
5.ProductosdelacategoraBebidasoRepostera,cuyoprecioestentre$10y$60,
delosquehayaalmenos10unidadesyquenoestn"suspendidos".
Tras aplicar los filtros, aplica formatos a las tablas de datos filtradas y observa
los resultados con la vista preliminar.

Prctica 1.
Creacin de una Base de Datos y diseo de varias tablas

Prctica 2.
Adquirir prctica en el uso de las hojas de datos

Prctica 3.
Establecer relaciones entre tablas y experimentar con la integridad referencial.

Prctica 3.
Establecer relaciones entre tablas y experimentar con la integridad referencial.

Prctica 3.
Establecer relaciones entre tablas y experimentar con la integridad referencial.

Prctica 4.
Adquirir prctica en el diseo de consultas de seleccin

Prctica 4.
Adquirir prctica en el diseo de consultas de seleccin

Prctica 5.
Adquirir prctica en el diseo de consultas de accin del tipo Actualizacin

NOTA:EstepresentacinserealizoexclusivamenteparaelgradoOnce
delcolegioCafam BellavistaDiseodeSoftware.
Prohibido su reproduccin o cualquier otro medio sin la debida
autorizacin.Lic.JEGP