ADMINISTRACIN

INSTRUMENTOS DE
ORGANIZACIN

1.

Anlisis de puesto.

2.

Organigramas.

3.

Manuales de
organizacin.

INTRODUCCIN
Ya hemos estudiado la funcin de organizar en sus
puntos ms importantes, pero para materializar el
diseo de la estructura organizacional y todo lo
que conlleva, son necesarios los instrumentos
para llevar a cabo una organizacin racional. Es
indispensable contar con ellas y aplicarlas de
acuerdo con las necesidades de cada grupo
social.
Las principales herramientas de la organizacin son:

La descripcin y asignacin de puesto (Mediante

anlisis).

Organigramas.

Manuales de Organizacin.

1.- ANLISIS DE
PUESTO
Es una relacin escrita que delinea los deberes y
las condiciones relacionados con el puesto.
Proporciona datos sobre lo que el aspirante
hace, como lo hace y por qu lo hace.
Este documento responde a las siguientes
preguntas:

Cules son mis responsabilidades?

Qu tipo de autoridad tengo?

Quin es mi jefe inmediato?

Quines son mis subordinados?

Con quienes coordino mis tareas?

1.- ANLISIS DE
PUESTO
En este punto es importante definir tres
trminos importantes que estn implcitos.
1.-RESPONSABILIDAD. Es una actividad que
ha sido asignada a una persona.
2.-AUTORIDAD. Es el derecho o poder para
actuar sobrellevando la responsabilidad.
3.-SUBORDINACION. La obligacin de
sobrellevar una responsabilidad.

1.2 FUNDAMENTOS PARA ELABORAR

LA DESCRIPCIN DE PUESTOS
Fundamentos para elaborar la descripcin de
puestos.
Esto se debe ser considerado como un contrato, ya
que ambas partes como el reclutador como el
interesado deben estar de acuerdo con las
especificaciones del trabajo o las cualidades y
experiencias del interesado. Las descripciones
de puesto debe ser elaborado por un ejecutivos
para todos los empleados.
Una persona que ocupe un puesto NO debe de
tener una responsabilidad que su subordinado
no comparta. El empleado es responsable de
todas las actividades dentro de su rea. Su
trabajo debe ser dinmico y supervisado
regularmente.

1.3 ELEMENTOS DE UNA

DESCRIPCIN DE PUESTO
Elementos de una descripcin de puesto
Una descripcin de puesto consta de los siguientes
elementos:
+ Encabezado. En esta parte se anotan todos aquellos
datos que permitan identificar el puesto descrito, asimismo
se detalla los que se le denomina ubicacin del puesto en la
organizacin.
(De quien depende (Jefe inmediato))
+
Descripcin genrica. Prrafo que define brevemente la
funcin del puesto.
+ Objetivo bsico del puesto.
+ Descripcin detallada. Es la relacin detallada, precisa y
clara de todas y cada una de las responsabilidades
correspondiente al puesto.

1.4 ESPECIFICACIONES DEL

PUESTO
Especificaciones del puesto
En este documento se determinan las
caractersticas que una persona debe reunir para
poder desempear el puesto exitosamente. La
especificacin de puesto se toma como referencia
la descripcin del puesto ya que se evala al
interesado identificando sus caractersticas fsicas,
psicolgicas y especificas que posee una persona
que desee ocupar el puesto.
Este documento detalla aspectos como edad, sexo,
estado civil, escolaridad, estudios especficos,
experiencias, cualidades personales y fsicas que
debe de tener necesariamente para el desempeo

ORGANIGRAMAS
Mtodo de
organizaci
n
jerrquico
administrat

ORGANIGRAMAS
El organigrama es el resultado de la
organizacin, ya que es la representacin
grafica de como se organizo la empresa. El
organigrama es un conjunto de figuras
geomtricas (rectngulos, crculos, cuadros,
ETC) que representan rganos y lneas que se
utilizan para dar una idea grafica de cmo est
estructurada una organizacin, por ello es de
gran utilidad en la empresa.
Los organigramas ayudan a la tarea de
identificar y relacionar las diversas partes de la
organizacin.

ORGANIGRAMAS LIMITACIONES
Limitaciones.
Muestra nicamente las relaciones
formales de autoridad sin contemplar
relaciones informales significativas.
Algunas veces no se muestra como
debera ser la organizacin (Si no
actualiza constantemente)
En ocasiones refleja solo la estructura
parcial de la organizacin.
Se requieren referencias para
entenderlo.

ORGANIGRAMAS REQUISITOS

Precisin. En los organigramas, las unidades

administrativas y sus interrelaciones deber definirse
con exactitud.

Sencillez. Debe ser, ante todo, muy claro y que no

contenga un nmero excesivo de cuadros y puestos.

Uniformidad. En su diseo es conveniente simplificar

tecnicismos, lneas y su composicin para una fcil
comprensin.

Presentacin. Los organigramas deben contener el

nombre de las funciones y no de personas, los
organigramas representan la estructura del cuerpo
administrativo.

Vigencia. Para conservar su validez tcnica, deben

mantenerse actualizados.

CLASIFICACIN Y CARACTERSTICAS
DE LOS ORGANIGRAMAS

El organigrama tambin cuenta con las

siguientes caractersticas en cuanto a su orden.
Por su mbito de aplicacin (1.- GENERALES.
2.-Departamentales o especficos.
Por su contenido (1.- Integrales. 2.Funcionales. 3.- De puesto, plazas y unidades.

CLASIFICACIN Y CARACTERSTICAS
DE LOS ORGANIGRAMAS
Por su mbito de aplicacin
Organigramas generales. Contienen informacin de una organizacin hasta
determinado nivel jerrquico, depende de su magnitud y caractersticas.
Organigramas departamentales o especficos. Muestran en forma particular la
estructura de una unidad administrativa o rea de la organizacin.

Por su contenido
Organigramas integrales. Son la representacin grafica de todas las unidades
administrativas de una organizacin, as como sus relaciones de jerarqua y
caractersticas.
Organigramas funcionales. Incluyen el diagrama de organizacin, adems de las
unidades y sus interrelaciones, las principales funciones que tienen asignadas
las unidades incluidas en el grafico.
Organigramas de puesto, plazas y unidades. Indican por cada unidad consignada las
necesidades en cuanto a puestos, as como el nmero de plazas existentes o
necesarias. Tambin pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan
las plazas, aunque esto no es comn.

FORMAS DE PRESENTACIN
DE UN ORGANIGRAMA
ORGANIGRAM
A VERTICAL.
PRESENTA
UNIDADES
RAMIFICADAS
DE ARRIBA
ABAJO, A
PARTIR DEL
TITULAR EN
LA PARTE
SUPERIOR.
ESTE ES EL DE
USO MS
COMN EN LA
ADMINISTRACI
N.

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FORMAS DE PRESENTACIN
DE UN ORGANIGRAMA
ORGANIGRAMA
HORIZONTAL.
DESPLIEGA
UNIDADES DE
IZQUIERDA A
DERECHA Y
COLOCAN AL
TITULAR EN EL
EXTREMO
IZQUIERDO. LOS
NIVELES
JERRQUICOS SE
ORDENAN DE
FORMA ANLOGA
EN COLUMNAS
MIENTRAS QUE
LAS RELACIONES
ENTRE LAS
UNIDADES POR
LNEA SE
DISPONEN
HORIZONTALMENT
E.

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FORMAS DE PRESENTACIN
DE UN ORGANIGRAMA
ORGANIGRAMA
CIRCULAR.
ESTN
FORMADOS POR
UN CUADRO
CENTRAL, QUE
CORRESPONDE A
LA AUTORIDAD
MXIMA DE LA
EMPRESA, EN
CUYO DERREDOR
SE TRAZA
CRCULOS
CONCNTRICOS,
CADA UNO DE
LOS CUALES
CONSTITUYE UN
NIVEL
JERRQUICO DE
LA
ORGANIZACIN.

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MANUALES DE
ORGANIZACIN
GUIA escrita
por ejecutivos
que facilitan el
trabajo de la
memoria.

MANUALES DE
ORGANIZACIN
El manual de organizacin naci de la
practica principalmente para asentar
por escrito todas las instrucciones,
indicaciones y recomendaciones de
carcter permanente por escrito de
todas las instrucciones, indicaciones y
recomendaciones de carcter
permanente que se consideran
necesarias para el buen
funcionamiento de la empresa,
eliminando los inconvenientes y
prejuicios que trae consigo dejar las
cosas a la memoria, el criterio o al

3.2 ALGUNAS VENTAJAS DE LOS

MANUALES DE ORGANIZACIN

Minimizan los errores

Los directivos y ejecutivos no tienen que

estar repitiendo rdenes que estn
oportunamente detalladas en el manual.

Sirven de gua para los nuevos empleados.

Facilitan el control interno.

Hacen posible la aplicacin de los mejores

mtodos de trabajo.

CONTENIDO DEL MANUAL

DE ORGANIZACIN

Los elementos de un manual de

organizacin son los organigramas, las
descripciones y las especificaciones de
puesto.
Algunas instituciones, aparte de estos
tres elementos, incluyen aspectos tales
como fundamento jurdico para su
elaboracin, objetivos del manual y
alguno que otro elemento que se
requiere de acuerdo con el criterio de
quienes lo formulan y circunstancias
propias de la empresa.