El control

Introduccin
El

control es un elemento vital de un sistema

administrativo, ya que les permite a las empresas
auto regularse y mantener su desarrollo en los
trminos deseados, desde la planeacin.
Existe una premisa administrativa que seala:
solo lo que se mide se puede mejorar. Sin
control no se puede asegurar y mantener un
sistema de calidad, tanto en los productos y
servicios de las empresas como en los procesos
que utilizan para producirlos.

Definicin
El

control es una etapa

primordial en la administracin,
pues, aunque una empresa
cuente con magnficos Planes,
una estructura organizacional
adecuada y una direccin
eficiente, el ejecutivo no podr
verificar cul es la situacin real
de la organizacin y no existe
un mecanismo que se cerciore e
informe si los hechos van de
acuerdo con los objetivos.

Segn autores

Ricky W. Griffin
El control es la regulacin de las actividades organizacionales en forma de que
facilite el logro de las metas. El control eficaz ayuda a limitar la comunicacin de
errores y a minimizar los costos. El control es como el timn de un barco
mantiene a la organizacin en movimiento en la direccin adecuada.

Henry Farol
El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PANM
adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene
como fin sealar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se
produzcan nuevamente.

Chiavenato
El control es una funcin administrativa: es la fase del proceso administrativo
que mide y evala el desempeo y toma la accin correctiva cuando se necesita.
De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.

PROPOSITO DEL CONTROL

El

control proporciona a la organizacin forma de

adaptarse al cambio del entorno, limitar la acumulacin
de errores, enfrentar la complejidad organizacional y
minimizar los costos. Estas cuatro funciones del control
son dignas de una mirada ms de cerca.

PROCESO BASICO DEL CONTROL.

Las tcnicas y los sistemas de control son esencialmente los mismos

para el dinero, procedimientos de oficina, moral, calidad del
producto y cualquier otra cosa. El proceso bsico del control,
dondequiera que se encuentre y cualquiera que sea su objetivo,
abarca tres pasos:
1. Establecimiento de parmetros
2. Medicin del desempeo con estos parmetros
3. Correccin de las anomalas con respecto a los parmetros y
planes.

CONTROL PREVENTIVO

Las demoras en el proceso de control

administrativo muestran que el control se debe
dirigir al futuro si ha de ser eficaz. Lo que los
administradores necesitan para controlar es un
sistema que les indique a tiempo para tomar una
accin correctiva. El control dirigido al futuro se
omite en la prctica, principalmente porque, para
propsitos de control, los administradores
confan demasiado en los datos contables y
estadsticos.

CONTROL DEL PROCESO EN LA MANUFACTURA

El

control en la manufactura
comienza con los procesos de
compra y recepcin. Debido
a que puede haber cierta
variacin
durante
la
produccin,
se
requiere
control a lo largo de dicho
proceso. Para controlar la
calidad se usa una gran
cantidad de mecanismos
distintos en las instalaciones
de manufactura.

CONTROL DEL PROCESO EN LOS SERVICIOS

Este

proceso
proporciona
una
secuencia
de
actividades
detallada
para
supervisar
y
evaluar la calidad de la
atencin a la salud en
un
esfuerzo
por
identificar
los
problemas y mejorar la
atencin.

TIPOS DE MTODOS DE CONTROL

La mayor parte de los mtodos de control puede agruparse en uno de cuatro tipos
bsicos: controles anteriores a la accin, controles directivos, controles de
seleccin o de si/no y controles despus de la accin.

Flujo de informacin y medidas correctivas para cuatro tipos de control

Controles directivos

Los

controles directivos, tambin conocido como controles de

avance o cibernticos, tienen por objetivo descubrir la desviaciones
respecto a algunas normas o meta y permitir que se realice
correcciones antes de determinar determinada serie de acciones.
Los controles directivos dan resultado solo si el administrador es
capaz de obtener informacin precisa y oportuna sobre los cambios
del ambiente o el avance hacia la meta deseada

Controles si/no o de seleccin

Los controles si/no o
controles de avanzar /no
avanzar representa un
proceso de
reconocimiento para
aprobar aspectos
concretos de un
procediendo o para
satisfacer condiciones
especficas, antes de
proseguir con las
operaciones.

SISTEMA Y PROCESO DE CONTROL

La

funcin gerencial de control es la

medicin y correccin del desempeo
para garantizar que los objetivos de la
empresa y los planes diseados para
alcanzarlos se logren, y se relacionan
estrechamente con la funcin de
planear; de hecho, algunos autores
sobre administracin consideran que
estas funciones no pueden separarse,
aunque es sensato distinguirlas
conceptualmente y por ello se
analizan de manera independiente

PROCESO DE CONTROL BASICO

Las

tcnicas y lo sistemas de control son esencial

los mismo para controlar el efectivo, los
procedimientos
administrativos,
la
tica
organizacional, la calidad del producto y cualquier
otra cosa. El proceso de control bsico, en cualquier
lugar y para lo que sea que se controle, incluye tres
pasos:
Establecer estndares
Medir el desempeo contra estos estndares
Corregir las variaciones de los estndares y planes

PUNTOS DE CONTROL CLAVE, ESTANDARES Y PUNTOS

DE REFENCIA (BENCHMARKING)

Los estndares con puntos de

referencia respecto de los cuales se
miden el desempeo real o esperado.
En condiciones operativas simples, un
administrador podra ejercer el control
mediante una cuidadosa observacin
personal del trabajo que se realiza; sin
embargo, en la mayora de las
operaciones esto no es posible por su
complejidad y el hecho que tiene
muchas cosas ms que hacer que
observa personalmente el desempeo
todo el da.

PLANES ESTRATEGICOS COMO PUNTOS DE CONTROL PARA EL CONTROL

ESTRATEGICOS

El control estratgico requiere de monitoreo sistemticos en puntos de

control estratgicos, as como de modificar la estrategia de la
organizacin con base en esa evaluacin. Por ltimo, mediante el control
estratgico se logra el entendimiento, no solo del desempeo
organizacional sino tambin del siempre variable ambiente, al
monitorearlo.

CONTROL PREVENTIVO O ANTICIPADO

La

demora en el proceso de control administrativo

muestra que ,para que el control sea efectivo, debe
enfocarse en el futuro pone de manifiesto el
problema de utilizar solo la realimentacin de los
resultados de un sistema y su medicin como los
que reciben de los reportes de contabilidad.
Lo que los administradores necesitan para un
control efectivo es un sistema de correccin
anticipada que les diga, a tiempo para tomar la
accin correctiva, que ciertos problemas, ocurrirn
si no hacer algo ahora.

CONTROL DEL DESEMPEO GENERAL

La

planeacin y el control se consideran cada vez ms

como un sistema interrelacionado. Junto con tcnicas
para el control parcial, se han desarrollado dispositivos
de control para medir el desempeo general de una
empresa frente a las metas totales.
Hay muchos motivos para controlar el desempeo
general:
As como la planeacin general debe aplicarse a las metas
de la empresa o de una divisin importante, tambin
debe aplicarse el control general.
El control general permite medir el esfuerzo total de un
gerente de rea de manera integral, en lugar de parcial.

CONTROL DE PRDIDAS Y GANANCIAS

El

estado de ingresos de una empresa en su

conjunto sirve para importantes objetivos de
control, sobre todo porque es til para determinar
los factores inmediatos de los ingresos a costos
que representan el xito o el fracaso; obviamente
si primero se expresa en la forma de pronstico,
el estado de ingresos es un dispositivo de control
an mejor, ya que da a los gerentes la
oportunidad, antes de que las cosas ocurran, de
influir en los ingresos o gastos y en
consecuencia, en las utilidades.

NATURALEZA DE CONTROL DE
PERDIDAS Y GANANCIAS
Dado

que es un estado de todos los ingresos y gastos en un

periodo determinado, es un verdadero resumen de las
operaciones de negocios. La aplicacin de control de prdidas
y ganancias a divisiones o departamentos se basa en la premisa
de que, si el pronstico de todo el negocio es tener una
utilidad, cada parte de la empresa debe contribuir a l; as, la
habilidad de una de las partes para obtener una utilidad
esperada se convierte en un estndar para medir su desempeo.

REQUISITOS DE LOS CONTROLES EFECTIVOS

Los

administradores que siempre estn

atentos desean tener un sistema adecuado y
efectivo de controles que los ayude
asegurarse de que los eventos se desarrollen
conforme a los planes.
De hecho, para que los controles funcionen
deben adaptarse a los planes y puestos, a los
administradores como individuos y sus
personalidades, como tambin a las
necesidades de eficiencia y efectividad.

ADAPTAR LOS CONTROLES A LOS

PLANES Y PUESTOS
Todas

las tcnicas de los sistemas de control

deben reflejar los planes para lo que fueron
diseados y adaptarse a los puestos: lo que
sera apropiado para un vicepresidente a
cargo de la manufactura ciertamente no ser
adecuado para un supervisor de taller.
Los controles tambin deben de reflejar la
estructura de la organizacin, mostrar quien
es responsable de la ejecucin de los planes y
cualquier desviacin de los mismos.

CONTROL DE LOS SISTEMAS DE PRODUCCIN

EvolucindelControlde

Produccin.
Una vez que ha comenzado el proceso de
conversin, los directores de produccin
tienen que tomar decisiones para mantener
las operaciones dentro de un curso uniforme
y estable en direccin hacia los objetivos y
metas planeados. Deben tambin, revisar las
metas, ajustar los insumos al proceso y
cambiar las actividades de conversin para
que el desempeo general se mantenga en un
todo de acuerdo con los objetivos de
produccin.

FUNCIONESDELCONTROLDEPRODUCCIN:

Pronosticar la demanda del producto, indicando la cantidad en

funcin del tiempo.
Comprobar la demanda real, compararla con la planteada y
corregir los planes si fuere necesario.
Establecer volmenes econmicos de partidas de los artculos
que se han de comprar o fabricar.
Determinar las necesidades de produccin y los niveles de
existencias en determinados puntos de la dimensin del
tiempo.
Comprobar los niveles de existencias, comparndolas con los
que se han previsto y revisar los planes de produccin si fuere
necesario.
Elaborar programas detallados de produccin y planear la
distribucin de productos.

TRAMOS
Es

DE

CONTROL.

la cantidad de supervisados que un administrador

puede dirigir con eficacia y eficiencia. Se pueden
definir como el nmero de subordinados que un
administrador puede dirigir con eficacia y efectividad.
En gran parte el tramo de control puede determinar el
nmero de niveles y administradores que necesita una
organizacin. Si todos los aspectos que se relacionan
en el manejo de la empresa permanecen
inmodificables, mientras ms amplio sea el tramo de
control, ms eficiente es el diseo de la organizacin.

CONCLUSIONES

Se puede conceptuar el control como un proceso, es decir, como un sistema

de coordinacin de resultados y objetivos que alimentan un sistema de
decisiones, encaminado a hacer estable y progresivo el desarrollo de la
empresa.
El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una
empresa cuente con magnficos Planes, una estructura organizacional
adecuada y una direccin eficiente.
El control proporciona a la organizacin forma de adaptarse al cambio del
entorno, limitar la acumulacin de errores, enfrentar la complejidad
organizacional y minimizar los costos. Estas cuatro funciones del control
son dignas de una mirada ms de cerca.