Ciclo Vital y Tablas de Retencin Documental

Ema Angarita Preciado

Aprendiz
Margarita Ferreira
Instructor

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Organizacin Documental en el Entorno Laboral
2015

EMPRESA PILOS S.A. UN ARCHIVO

ORGANIZADO

Arnulfo es contratado como Archivista en la empresa Pilos S.A., quien

debe admitir diferentes contrariedades y problemas. La ms relevante
es la falta de un archivo organizado y grandes fondos acumulados
distribuidos en diversos lugares de la empresa. Para que l pueda
realizar sus funciones y desempearse de manera correcta, debe
realizar la organizacin documental, aplicando los criterios archivsticos
para la organizacin de archivos de gestin e implementacin el ciclo
vital del documento y las TRD para un correcto manejo de la informacin
documental, permitiendo el fcil acceso a la informacin. El tiempo
estimado en demostrar resultados es dos meses, pues la empresa ser
auditada y todos los empleados esperan encontrar buenos resultados, ya
que todos se han puesto la camiseta para lograr mejoras frente a las
diferentes problemticas.
Segn el caso anterior, resuelva los siguientes interrogantes:

Cmo debe de comenzar a

organizar el archivo Arnulfo?

Como el archivo se encuentra en diferentes lugares

de la empresa comenzar por la identificacin, la
relacin, clasificacin alfabtica y cronolgica de la
documentacin, que se encuentra en cada uno de los
puntos de la compaa los cuales nunca han sido
organizados y se encuentran ocupando un espacio
fsico sin identificar.

Cules son las causas que

originaron esta situacin?

personal capacitado o especializado en archivo

Orden en el manejo de los archivos
Saber diferenciar los tipos de documentos
Clasificar la documentacin

Debe aplicar el ciclo vital del

documento y como gestionarlo?

Si debe aplicar losprocesos y el ciclo vital de

gestin documental como lo son; de archivo de
gestin, archivo central y archivo histrico ya que
son la manera adecuada para llevar a cabo la
posibilidad de mantener el archivo organizado y
manteniendo sus ciclos de vida dentro de la
compaa.

Arnulfo encuentra en los fondos

acumulados documentos electrnicos de
archivo. Cmo debe ser archivados esos
documentos?

De manera simultnea a un archivo fsico, se le

debe dar asignacin dentro del archivo teniendo en
cuenta las caractersticas con que cuenta la
documentacin y si cuenta con los medios
tecnolgicos para la consulta por parte del
personal autorizado para dar exposicin de esta
informacin.

Cmo debe aplicar las TRD para un

fcil acceso a la informacin?

Seleccionando por nmero de series y tipos

documentales que establecen los tiempos de
conservacin y permanencia en cada fase
documental.

Desde el punto de vista archivstico

Cul es la importancia del uso de
las TRD?
La TRD busca garantizar el resguardo,
conservacin y orden en la gestin documental
teniendo el control de los archivos, ayudan a
controlar la produccin y tramite documental,
contribuyen a la racionalizacin de la produccin
documental, Permiten a la administracin un
servicio eficaz y eficiente, facilitando un
adecuado acceso de personas pblicas o privadas a
diferentes tipos de datos.

Segn su criterio cul es el gran

reto de Arnulfo?

Es mitigar los diferentes problemas que

presentaba la empresa y para lo que fue
contratado Arnulfo sacando adelante la falta de
organizacin archivstica y fondos acumulados con
los que cuenta la empresa; es el trabajo diario y la
adecuada organizacin en cada rea despus de
realizar las diferentes tareas documentales para
consecuencia del objetivo aplicadas a las TRD.

Cree usted que la gestin

documental es la base para el
desempeo de la empresa?

Si claro, contar con el proceso de gestin documental es de

vital importancia para toda organizacin, ya que comprende
la memoria institucional y los soportes necesarios para la
gestin de sus procesos y procedimientos comprendiendo
que cada dependencia de la organizacin depende directa o
indirectamente de la documentacin que recibe, produce o
generar a futuro y de lgica pasara por la recepcin
documental y todos los procesos archivsticos pertinentes.