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Introduo
Prof. Carlos Eduardo Pinheiro
Algumas definies
Organizao
Associao ou instituio com objetivos definidos.
Ordenao e o agrupamento de atividades e recursos, visando ao alcance
dos objetivos e resultados estabelecidos.
Sistema
Disposio das partes ou dos elementos de um todo, coordenados entre
si, e que funcionam com estrutura organizada.
Conjunto de partes interagentes e interdependentes que,
conjuntamente, formam um todo unitrio com determinado
objetivo e efetuam determinada funo.
Atividade
Qualquer ao ou trabalho especfico.
Processo
Maneira pela qual se realiza uma operao segundo determinadas
normas.
Introduo a OSM
MTODOS
Conjunto de procedimentos
ordenados e lgicos para obter-se a
melhor performance operacional
Definio
Funo mista de Organizao e Planejamento,
desenvolvendo-se na construo da estrutura de
recursos e de operaes de uma instituio, assim
como na determinao de seus planos,
principalmente na definio dos procedimentos,
rotinas e dos mtodos.
(ROCHA, Luiz Oswaldo Leal da. Organizao e Mtodos. So Paulo: Atlas, 1998)
Introduo a OSM
Definio
Estudo das organizaes por meio da anlise de
cada uma das suas atividades, a fim de criar
procedimentos que venham a interlig-las de
forma sistmica.
(CRUZ, Tadeu. Sistemas, Organizao & Mtodos. So Paulo: Atlas, 2002)
Introduo a OSM
Introduo a OSM
Motivos:
Mudanas no modelo de gesto
Desenvolvimento da tecnologia de informao
Absoro por parte de outras reas, de funes
de OSM
Autodeteriorao da O&M tradicional
Prof. Carlos Pinheiro
Fatores Crticos
Organizacionais
Globalizao e Competitividade
Problemas Organizacionais
Interesses Organizacionais versus
Interesses Individuais
Evoluo das Tecnologias de
Informao e Comunicao (TICS)
Bem Estar Corporativo versus Bem
Estar Individual
Prof. Carlos Pinheiro
Determinantes do OSM
Crescimento e complexidade
organizacional
Problemas estruturais de difcil soluo
Defasagem de tcnicas e processos
Produtividade (Eficincia e Eficcia)
Rendimento humano (Fsico e
Intelectual)
Satisfao e motivao pessoal
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Evoluo da OSM
Antes:
- Racionalizao e estruturao
Anos 70 (O&M):
- Enfoque comportamental, tecnolgico e
estratgico
Anos 90 (OSM):
- Mudanas organizacionais complexas,
organizao voltada aprendizagem
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Objetivos da OSM
Eficincia e eficcia da estrutura organizacional, buscando
a reduo de tempo, esforos e custos.
Aplicao:
Planejamento e controle;
Mtodos, processos e sistemas;
Fluxo, rotinas e procedimentos;
Estudos de arranjos fsicos;
Informatizao;
Estudo de tempos e movimentos;
Reengenharia;
Programas de qualidade;
Hierarquia e poder decisrio (organogramas);
Elaborao de relatrios;
Diviso e distribuio de trabalho.
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Funes da OSM
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
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Atribuies da OSM
Atividades desenvolvidas individualmente,
em grupos e inter-grupos
Desenvolvimento organizacional
Estruturas organizacionais;
Instrumentos para racionalizao;
Estudo e anlise de alternativas;
Instrumentos de controle;
Qualidade;
Reengenharia.
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1. Levantamento
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18
19
3. Execuo/Implantao
Necessidades x recursos
Seleo de prioridades
Viabilidade das proposies
Prazo para execuo das propostas
Acesso aos recursos humanos, tcnicos,
financeiros e materiais (custos)
Anteprojeto de reorganizao
Executivo mximo ou rgo para exame e
deliberao
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3. Execuo/Implantao
Participao dos usurios
Treinamento e aprendizagem
Estabelecimento de prioridades
Implantao propriamente dita
Acompanhamento e ajustes
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4. Avaliao e Controle
Verificao peridica
Retroalimentao / Reavaliao
Correo
Otimizao do sistema
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Levantamento
a.
b.
c.
2.
Anlise
a.
b.
3.
Correo
Concluso
Implantao
a.
b.
c.
5.
Anlise do levantamento
Concluses do levantamento
Execuo
a.
b.
4.
Contatos preliminares
Entrevistas
Desenvolvimento
Proposio
Manuteno
Acompanhamento
Verificao peridica
Correo
Otimizao do sistema
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Organizao, Sistemas e
Mtodos
Atualmente mais focada em processos:
Mais estratgica
planeja para a organizao
Busca mtodos para alcanar os objetivos da organizao
Objetivos bsicos:
Eliminar o intil ou suprfluo
Maximizar os resultados
Otimizar recursos e minimizar custos
Introduo a OSM
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Funes de OSM
Introduzir mtodos de trabalho mais eficazes:
Bom nvel de produtividade
Minimizao de ociosidade
Ao menor custo possvel
Pessoal
Material
Espao fsico
Tempo
Introduo a OSM
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Funes de OSM
Pessoal:
Racionalizao na distribuio de tarefas
Ferramentas mais adequadas
Eliminao de atividades desnecessrias
Material:
Padronizao de documentos
Evitar desperdcio (formulrio e cpias)
Espao:
Melhor distribuio do espao
Tempo:
Evitar desperdcio de tempo e re-trabalho
Introduo a OSM
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Aplicaes de OSM
Estrutura organizacional:
Descrever o objetivo e as funes de cada uma das unidades
empresariais
Projetar a criao, unio ou eliminao de unidades, e
acompanhar a execuo
Elaborar e divulgar as normas, regulamentos e manuais
necessrios
Desenvolvimento organizacional:
Introduo a OSM
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Aplicaes de OSM
Racionalizao do trabalho:
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Aplicaes de OSM
Controle de sistemas:
Elaborar anlise de viabilidade
Elaborar cronogramas fsicos, financeiros e de pessoal
Avaliar equipamentos disponveis
Sistemas de informao:
Analisar e definir a amplitude dos nveis organizacionais
contemplados
Definir e estruturar os dados contemplados
Definir e estruturar as atividades contempladas
Definir e estruturar as informaes contempladas
Introduo a OSM
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Profissional de OSM
Introduo a OSM
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Analisa tendncias.
Busca oportunidades de negcios
Cria produtos e servios
Recria produtos e servios
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Foco em reduo de
etapas do processo, para
reduzir custos.
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Organizao
Prof. Carlos Eduardo Pinheiro
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incertezas ->
Apoio
vantagem
competitiva
Nvel
estratgico
Apoio tomada de
resultados ->
deciso gerencial
Nvel Ttico
Nvel do Conhecimento
certezas ->
Apoio s operaes
Nvel Operacional
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antiguidade
imprio romano
revoluo industrial
2 guerra mundial ( aps )
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Em OSM:
O termo organizao expressa a capacidade
de criar organismos , estruturas e sistemas
bem
integrados
e
constitudos,
de
compatibilizar
elementos,
componentes
necessrios, constituindo a base para as
atividades administrativas e operacionais.
Dar para a empresa uma sistemtica de
trabalho que seja econmica e eficiente.
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A ORGANIZAO ....
... a cincia do rendimento , procurando a
eficincia
para
alcanar
a
eficcia
(resultados) atravs do aumento da
produtividade , isto , melhorando os
resultados em relao aos investimentos
realizados nos diferentes fatores de
produo.
40
41
Mtodo :
o melhor caminho, atravs da seqncia de
operaes mais eficiente, para ultimar uma
certa tarefa ou atingir um determinado
objetivo.
Quando a seqncia da fase ilgica, temos
um mtodo de m qualidade, que determina
a perda de energia, tempo, oportunidades e
material, aumentando o desperdcio e
fazendo diminuir a produtividade.
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Sobre sistemas :
Mede-se o desempenho dos sistemas atravs
dos resultados, torna-se portanto fundamental
definir o objetivo da organizao, obter a
sinergia do sistema e entender que todas as
reas so inter-relacionadas.
O sistema no dispe poderes para mudar as
pessoas, mas a administrao de RH
detentora da possibilidade de criar meios para
que as pessoas se transformem.
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45
46
47
48
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Racionalizao do Trabalho :
50
Desenvolvimento Organizacional :
Estudar e definir os ciclos organizacionais;
Analisar as alternativas de ao para
promover a maturidade organizacional;
Avaliar
impactos
ou
desgastes
provenientes das aes ou ciclos;
Estruturar as formas e necessidades de
treinamento de pessoal, visando o
desenvolvimento.
Prof. Carlos Pinheiro
51
Controle de Sistemas :
Anlise de viabilidade econmica
desenvolvimento de sistema;
no
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Sistemas de informao :
Anlise e definio da amplitude dos nveis
organizacionais contemplados;
Definio e estruturao das atividades dos
sistemas de informao para integrao e
planejamentos das informaes gerenciais;
Definio e estruturao das informaes, visando
proporcionar flexibilidade, adaptabilidade e
respostas rpidas a tomada e ao apoio a deciso.
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Consultoria externa :
Acompanhamento e eventual participao
nos contratos com consultores ou analistas
externos;
Controlar os servios prestados por
terceiros em sua rea de atuao, ou seja,
OSM
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55
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dispor o problema;
demonstrar o meio e/ou mtodo ( plano de ao );
determinar as etapas;
elaborar grficos e planilhas de controle.
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Levantamento do trabalho
( dados e informaes )
Fase
muito
importante,
pois
um
levantamento incorreto poder gerar uma
anlise tecnicamente perfeita, porm o
resultado estar comprometido.
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Caracterizao de diversas
alternativas
a fase que apresenta o resultado natural do
trabalho da anlise, isto , a descoberta dos
diversos caminhos existentes com suas
vantagens e limitaes sempre que possvel
quantificados.
60
61
Implantao da alternativa
escolhida
a etapa mais difcil para o profissional de
OSM / O&M , pois neste momento que tudo
aquilo que foi projetado e elaborado
teoricamente passa a aplicao prtica.
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Acompanhamento e reviso
o trabalho de assessoria prestada pela
equipe de OSM / O&M, aos executivos de
linha, de modo a esclarecer qualquer mal
interpretao ou dvida que por acaso venha
surgir.
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ORGANIZAO
a arte de empregar eficientemente todos
os recursos disponveis, a fim de alcanar
determinado objetivo.
Henri Dutton
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65
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ESTTICA DA ORGANIZAO
Existe dois sistemas na representao da
organizao que so :
Grfico: organograma
Descritivo: manuais
Os dois sistemas fornecem a empresa um quadro
esttico que se referem a um momento particular
da vida da empresa, sendo que o organograma
representa distribuio de funes dentro da
empresa e das relaes entre os vrios rgos.
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DINMICA DA ORGANIZAO
A organizao deve ser dinmica para acompanhar
a contnua evoluo. Deve estar adaptada para
atingir seus objetivos e ao aperfeioamento de sua
estrutura, inclusive com o enxugamento da
mquina administrativa, ou mudanas em seus
manuais.
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OBJETIVOS DA ORGANIZAO
Objetivos Sociais:
a procura da melhoria das condies de
trabalho, permitindo produzir mais e melhor para
que a abundncia de recursos, possibilite diminuir
o nmero de horas de trabalho e aumentar o
padro de vida.
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Objetivos tcnicos :
Estabelecer as bases para obter-se o rendimento
timo.
o resultado operacional que reflete o mximo de
eficincia com o mnimo de dispndio.
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A) Principio de coordenao
As condies para a realizao do principio de
coordenao so :
Outorga da autoridade necessria para a
coordenao (com responsabilidade );
Definio dos objetivos;
Competncia ( teoria e prtica ) boa e slidas das
atividades a coordenar;
Existncia de uma comunho e de uma
reciprocidade de interesses .
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Principio escalar
uma graduao de autoridade em relao
s tarefas atribudas e a correspondente
responsabilidade de cada nvel.
Delegao de autoridade : ocorre quando o
chefe da ao subordinado a faculdade de
efetuar a escolha e a buscar de todo, ou de
parte dos meios necessrios execuo do
trabalho.
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Principio escalar
O problema da delegao de autoridade um
problema pessoal (chefe) e de Pessoal
( confiana ) .
Pessoal depende exclusivamente do chefe
De pessoal depende de confiana em relao
aos subordinados em razo de erros que podero
ocorrer
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(1)
11 12
13
(2)
21
22
23
(3)
31
32 33
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Efetividade da delegao
Para que a delegao seja eficaz
necessrio que ela responda a uma efetiva
exigncia da organizao
A delegao de funes e de autoridade
feita convenientemente quando permite ao
delegante desempenhar melhor as funes
que no pode delegar.
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Responsabilidade do delegado
perante o delegante
Em qualquer sistema organizado, quem
recebe autoridade de um superior deve
responder perante este pela autorizao da
delegao recebida para execuo das
tarefas atribudas.
O conhecimento exato das tarefas confiadas
bsico para a criao de um claro e
compreensvel conceito de responsabilidade.
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Principio funcional
Deve haver uma rigorosa identificao das
diferenas funcionais existentes entre os
vrios tipos de tarefas e deve, formalmente,
representar tal diferenciao;
Deve haver uma clara definio do grau de
autoridade,
das
tarefas
das
responsabilidades
e das relaes com
superiores e com subordinados.
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Principio Interativo
Condies para que se realize :
Necessidade de unidade de comando
Importncia da consulta especializada
Responsabilidade perante o superior hierrquico
Capacidade para aplicar os conceitos e as
instrues dos especialistas
80
Unidade de direo - Mesmos objetivos, indica que temos que ter princpios para chegar
aos objetivos da mesma forma. Ou seja, unidade de mesmo pensamentos organizacionais;
Continuidade de direo Na empresa privada as pessoas tem que seguir o mesmo
objetivo, apesar da troca de cargos de direo;
Autoridade e Responsabilidade Quanto maior a autoridade, maior a responsabilidade;
Respeito a Hierarquia acatar as ordens emanadas dos superiores;
Justia e Equidade Dar a cada um aquilo que lhe pertence, a justia ; e dar a todos o
que dado em igualdade de Condies para cada um, a equidade
Disciplina o acatamento da autoridade, cumprir o que o superior determinar;
Ordem a noo de tempo e do espao, a fim de executarmos uma ordem;
Subordinao do Interesse Particular ao Geral O interesse geral sobreposto ao
particular;
Estabilidade do Pessoal Estimular as Condies de trabalho e segurana social ao
trabalhador;
Estimulo e Premiao premiar as pessoas pelo trabalho bem feito, bem como punir um
empregado relapso.
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82
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Estruturas
organizacionais
Horizontal
Diferentes reas de atividade
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Estrutura Formal
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Estruturas Informais
No estabelecidas ou requeridas pela estrutura formal
Rede de relaes sociais e pessoais (interao)
Relaes que no aparecem no organograma
No-oficiais
Empecilhos s ordens formais
No podem ser extintas
Instveis
Menos sujeitas ao controle da direo
Tendem a ser pequenas (grande nmero)
Existem em todos os nveis
Inclusive parcialmente externa organizao
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Estruturas Informais
Autoridade vem daqueles que so objeto de seu controle
Fluxo ascendente ou horizontal
Mais privilgio que direito
Antiguidade
Competncia tcnica
Personalidade carismtica
Localizao e liberdade no trabalho
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Estruturas Informais
Objetivam satisfazer os desejos do grupo:
Perpetuao da cultura do grupo
Desenvolvimento de canais de comunicao
Controle social
Comportamento influenciado e regulado
Controle interno e externo (p.ex. manifestaes e greves)
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Estruturas Informais
Vantagens:
Desvantagens:
Provocam desconhecimento da realidade empresarial pelas chefias
Dificuldade de controle
Possibilidade de atritos entre as pessoas
90
Estruturas Informais
Fatores condicionantes ao aparecimento:
Recomendaes
Coincidir os objetivos da empresa com os dos indivduos
Aprimorar a habilidade em lidar com as estruturas informais
91
Tipos de Estruturas
92
Estrutura Linear
Desvantagens:
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ESTRUTURA LINEAR
PRESIDNCIA
VICE-PRESIDNCIA
DIRETORIA
DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO
DIVISO
DIVISO 1
SETOR1
SETOR2
SEO
SEO
DIVISO
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DIVISO
Caractersticas da Estrutura
Linear :
Tipo pirmide
Pode ser representada por uma pirmide que demonstra
de modo claro unidade de comando;
baseado na hierarquia militar, um s comando;
Grande tendncia burocracia;
se ( setor 1) desejar contatar com (setor 2), dever pedir
permisso ao (B)
os sistemas operam de maneira independente e os
elementos do mesmo nvel no se comunicam
diretamente, a no ser quando existe uma coordenao
que realiza as comunicaes horizontais dentro de um
determinado nvel hierrquico.
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Sistema antigo
baseado na organizao dos antigos
exrcitos, estruturados em torno de Chefes
excepcionais;
A grande autoridade supre a falta de
organizao;
Autoridade mantida em linha reta, partindo
do mais elevado nvel hierrquico at atingir
os agentes localizados no plano inferior como
ainda hoje usado nos exrcitos modernos.
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Autoridade
mxima
O mecanismo da organizao repousa na
autoridade e energia de um nico chefe.
Vantagens :
disciplina rgida;
preciso de jurisdio;
limitao de responsabilidade;
facilidade de funcionamento de comando;
maior economia para empresa de pequeno porte.
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Autoridade mxima
Desvantagens :
Exige chefes excepcionais;
Sobrecarrega a direo;
No favorece o esprito de cooperao;
Dificuldade em formar chefes com viso global;
Favorece o aumento da burocracia.
98
Estrutura Funcional
Oposta a estrutura linear
Autoridade funcional dividida
Vantagens:
Especializao das chefias
Comunicaes diretas, rpidas e sem interferncias
Descentralizao nas decises
Desvantagens:
Submisso a autoridades diferentes (s vezes contraditrias)
Chefes tendem a pensar apenas na sua rea de atuao, perdem a
viso do todo
Pode gerar conflitos na organizao
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99
ESTRUTURA FUNCIONAL
A estrutura funcional resultou do trabalho
critico feito por Taylor a estrutura linear. Ele
partiu do raciocnio de que o operrio devia
ser
sempre
assistido
por
agentes
especializados; dividiu o processo da
produo em dois nveis distintos :
Estudos ou Planos ( agentes proprietrios )
Execuo ( agentes executores, operrios )
100
Caractersticas da estrutura
funcional :
Este tipo de estrutura apresenta o desenvolvimento
do principio da especializao;
Nessa estrutura no se verifica choque de
autoridade, porque cada chefe de determinada
categoria s transmite aos chefes de seo ordens
ou instrues relativas aos assuntos que
corresponde a sua especializao. ( isto tambm
acontece com chefes de seco em relao aos
seus funcionrios )
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101
Caractersticas da estrutura
funcional :
Vantagens :
Promove o aperfeioamento e a especializao ;
No necessita de elementos humanos
excepcional ;
Diminui a projeo individual ;
Promove a cooperao e o trabalho de equipe ;
Maior economia para as grandes empresas.
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Caractersticas da estrutura
funcional :
Desvantagens :
Resistncia dos subalternos cooperao ( pois
a poltica sai das divises, ou seja, de cima para
baixo )
Difcil aplicao, requerendo grande habilidade
por parte da gerncia ;
Dificuldade para apurar responsabilidades ;
Custo inicial mais elevado ;
Apresenta tendncia para diminuir a rapidez da
ao ( comunicao ).
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ESTRUTURA FUNCIONAL
DIRETORIA
RECURSOS
HUMANOS
FINANCEIRO
PROJETOS
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Autoridade de staff
Relativa, transmite aconselhamentos e pareceres tcnicos
105
106
Caractersticas :
Essa estrutura permite o emprego de
diretores e chefes menos qualificados,
considerando que h aconselhamento
especializado ( atravs do STAFF);
O assessor tcnico deve ser completamente
independente para expressar suas opinies
sem presses ;
Essa estrutura usada nas empresas de
mdio e grande porte pela necessidade de
atualizao permanente.
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107
Vantagens :
Flexibilidade e facilidade de comando ;
Permite a participao de especialistas em
qualquer ponto da linha hierrquica ;
Permite confiar nas normas e determinaes ;
Limita a responsabilidade dos chefes, divide a
responsabilidade.
108
Desvantagens :
Possibilidade de conflitos entre STAFF e os
chefes de linha ;
Os tcnicos procuram agradar os executivos ;
Requer hbil coordenao das orientaes
ou sugestes emanadas do STAFF
Reduz o esprito de iniciativa dos chefes de
linha.
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109
DIRETORIA
DIRETORIA
ADMINISTRATIVA/
ADMINISTRATIVA/
FINANCEIRA
FINANCEIRA
DIRETORIA
DIRETORIA
COMERCIAL
COMERCIAL
ASSESSORIA DE
DE
ASSESSORIA
ORGANIZAO,
ORGANIZAO,
SISTEMAS
&MTODOS
MTODOS
SISTEMAS &
GERNCIA
GERNCIA
ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA
110
GERNCIA
GERNCIA
FINANCEIRA
FINANCEIRA
Linha Atividades-fim
Assessoria Atividades-meio
Queixas da assessoria
No tem autoridade
Assessoria no assume
responsabilidade
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ESTRUTURA COMISSIONAL
Essa estrutura usada nas empresas de
grande porte e caracteriza-se pelo no uso
de uma nica chefia.
Tendo em seu lugar uma chefia coligada que
divide as responsabilidades e tem como
atribuio principal decises de grande porte.
Usada para grandes empresas e
conglomerados.
Denominaes: junta, comisso, conselho. (Cury, 2000)
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112
ESTRUTURA COMISSIONAL
Conselho Diretor
Auditoria
Presidente
Assessor
Jurdico
Superintendente
Departamento
Produo
Diviso
Projetos
Departamento
Administrativo
Diviso
Indstria
Div. R.
Humanos
Div. Finanas
113
Departamento
Comercial
Div. Compras
Div. Vendas
Vantagens :
Desenvolvimento e aplicao da crtica
construtiva ;
Ponderao nas decises ;
Formao do esprito de equipe ;
Preparao do executivo com viso global ;
Continuidade de orientao e ao poltica.
114
Desvantagens
Responsabilidade fracionada ;
Decises mais lentas ;
Retira do comando a iniciativa de deciso ;
Necessita de presidente excepcional.
115
DIREO
D
DEPARTAMENTOS
FUNCIONAIS
NORMAIS
ENGENHARIA
MARKETING
C
GERENTE DE
PROJETO - A
PRODUO
116
OUTROS
PROJETOS
B
PESQUISAS
FINANAS
117
CARACTERSTICAS:
Unidimensional - cada unidade da organizao est
voltada para o desenvolvimento de um nico projeto,
chefiada por um nico gerente.
A base da estrutura o projeto, desenvolvido
segundo especificaes de clientes.
Prazo relativamente curto, sendo, portanto, estrutura
de natureza temporria.
Depende de inovao de produto, que se torna
obsoleto em pouco tempo.
118
VANTAGENS:
119
DESVANTAGENS:
bem aceita pela organizao
No
permanente,
devido, ao seu carter temporrio.
Os meios so duplicados, porque para cada projeto
existe uma subestrutura funcional.
Os recursos, conseqentemente, so utilizados sem
eficcia.
Insegurana no emprego, quando do trmino do
projeto, de carter temporrio.
Ao se afastar para o projeto, s vezes, o profissional
pode perder o seu lugar na estrutura permanente.
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120
ESTRUTURA MATRICIAL
Proporciona a empresa condies de flexibilidade e
de funcionalidade adequada para atender as
mudanas ambientais e as suas prprias dinmicas.
Resultado de duas outras, a estrutura tradicional por
departamento mais a estrutura por projetos.
Nela h dois tipos de autoridade, uma funcional,
representada pelas linhas pontilhadas, a outra
hierrquica, representada pelas linhas cheias.
121
ESTRUTURA MATRICIAL
PRESIDENTE
DIRETORIA DE
PROJETOS
DIRETORIA DE
MARKETING
DIRETORIA DE
PRODUO
DIRETORIA
VENDAS
DIRETORIA
ADM. e FIN.
PROJETO
A
PROJETO
B
PROJETO
C
PROJETO
D
122
VANTAGENS:
Equilbrio de objetivos, pela ateno dispensada
tanto s reas funcionais quanto s coordenaes
dosa projetos.
Grande flexibilidade para enfrentar ambientes
organizacionais de alta complexidade, envolvendo
riscos, incertezas, ambigidades, conflitos etc.
Viso dos objetivos dos projetos atravs das
coordenaes dos projetos.
Desenvolvimento de um forte e coeso trabalho de
equipe e de equipes que se identifiquem com as
metas dos projetos.
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123
DESVANTAGENS:
Sub-utilizao de recursos, com o objetivo
de se
obter a cobertura completa de projetos, gerando
insucesso na obteno de certas economias de
escala.
Insucesso na obteno de coordenao de funes
no estabelecimento de padres de eficincia e de
uniformidade de prtica entre os especialistas que
no so mais controlados por um chefe nico.
Insegurana entre os membros do projeto, porque
suas equipes so dispersadas aps o trmino de
um projeto.
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124
DESVANTAGENS:
Um indivduo de posio intermediria trabalha para
125
Anlises Organizacionais
126
127
128
129
130
Manual ?!?!?!
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131
132
Estudo Organizacional
A importncia dos estudos organizacionais
A estratgia deve auxiliar o diagnstico e o
tratamento do(s) problema(s) identificado(s)
Personagens:
O(s) indivduo(s) como parte e beneficirios da
mudana
As razes para a transformao
Compreenso e colaborao de todos os envolvidos
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133
Estudo Organizacional
Todo estudo deve ser baseado em informaes
Trs mtodos bsicos:
Questionrio
Entrevista
Observao Pessoal
Observao importante
Podemos usar qualquer combinao dos trs mtodos,
exceto confiar exclusivamente na observao pessoal
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134
Estudo Organizacional
Reavaliao
135
136
Entrevista
Obter crticas e sugestes;
Exposio oral de pontos de vista;
Obter um maior conhecimento da unidade (seo,
setor) ou cargo em anlise;
Obter informaes que esto "guardadas" apenas na
memria do entrevistado;
Alternativa de anlise (no conclusiva) da atitude e
capacitao profissional do entrevistado; e
Estimula o raciocnio de ambos: entrevistador e
entrevistado.
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Desvantagens:
138
Precaues e recomendaes
139
Questionrio (indicaes)
Maior abrangncia (maior nmero de indivduos)
Condies para aplicao:
140
141
142
Desvantagens:
143
Precaues e recomendaes
Conciso e clareza
Poucas palavras e simplicidade nas questes
Explicao da finalidade
Terminologia adequada
Da mesma forma que na entrevista tentar usar o vocabulrio das
pessoas que so objeto de estudo
Experimentao prvia
De preferncia, mas no obrigatoriamente, com um grupo da
prpria organizao
144
145
146
Processo demorado;
Impresses errneas;
Perturbao dos trabalhos regulares;
Falta de tempo para entrevista; e
No pode ser um instrumento nico de tomada de informaes,
nunca mesmo.
147
Precaues e recomendaes
Evitar o carter de inspeo
Marcar a visita com antecedncia
Ser informal
Dar uma caracterstica amistosa visita
148
Vantagens e desvantagens
concluso:
Vantagens:
Permite comparar as informaes obtidas por outros
instrumentos com a realidade
Maior receptividade s sugestes decorrentes do estudo
Propicia um melhor conhecimento tcnico do assunto
estudado
Desvantagens:
Pode tornar o processo mais demorado
Permite impresses errneas
Pode causar perturbao no ambiente de trabalho
Prof. Carlos Pinheiro
149
150
Vamos revisar!!!
151
Conceitue organizao?
O termo organizao expressa a capacidade de criar
organismos , estruturas e sistemas bem integrados e
constitudos, de compatibilizar elementos, componentes
necessrios, constituindo a base para as atividades
administrativas e operacionais.
a cincia do rendimento , procurando a eficincia para
alcanar a eficcia (resultados) atravs do aumento da
produtividade , isto , melhorando os resultados em relao
aos investimentos realizados nos diferentes fatores de
produo.
Prof. Carlos Pinheiro
152
Exemplifique sistemas?
Disposio das partes ou dos elementos de um todo, coordenados
entre si, e que funcionam com estrutura organizada.
Conjunto de partes interagentes e interdependentes que,
conjuntamente, formam um todo unitrio com determinado
objetivo e efetuam determinada funo.
153
O que so mtodos?
Conjunto de procedimentos
ordenados e lgicos para obter-se a
melhor performance operacional
154
Diferencie
mtodos?
organizao,
sistemas
155
- Aplicaes:
156
157
158
159
160
Cite
funes
do
analista
organizaes, sistemas e mtodos:
Construo da estrutura de recursos e de operaes de uma instituio
Determinao de planos, procedimentos, rotinas e mtodos
Criao, implantao e melhoria do processo que suporta o negcio.
161
de
Fale sobre os rgos:
a) linha:So, dentro das organizaes, os rgos responsveis pela execuo dos produtos
e/ou atividades
b) assessoria: Unidades organizacionais de assessoria no tm aes de
comando, tem como funes facilitar o controle e coordenao
organizacionais.
c) Colegiados: So aqueles que decidem pela manifestao de vrios membros,
de forma conjunta e por maioria, sem a prevalncia da vontade do chefe,
a vontade da maioria imposta de forma legal, regimental ou estatutria.
d)Divisionais: Cada gerente orientados aos produtos, expanso, comercializao,
custos, lucratividade, fcil coordenao (orientada ou produto e no as funes),
maximizao das capacidades pessoais, motivao pelo produto
e) Multivisionais: ??????
Prof. Carlos Pinheiro
162
Fale sobre departamentalizao e cite
suas vantagens e desvantagens.
o processo de agrupar atividades em fraes
organizacionais, definidas segundo um dado critrio,
com vistas melhor adequao da estrutura
organizacional e sua dinmica de ao.
Tipos de departamentalizao:
Funcional, geogrfica, processos, produtos...
vantagens e desvantagens!!!
Prof. Carlos Pinheiro
163
Cite e exemplifique tipos tradicionais de
departamentalizao.
Vamos ver!!!
164
Fale sobre a departamentalizao por
rea geogrfica, produto ou servio, por
cliente, perodo de tempo e agregue-as
a
uma
estrutura
mista
citando
exemplos.
Vamos dar uma olhada!!!
165
Cite
vantagens
das
funcionais e por projetos.
estruturas
Funcional:
- Promove o aperfeioamento e a especializao ;
- No necessita de elementos humanos excepcional ;
- Diminui a projeo individual;
- Promove a cooperao e o trabalho de equipe ;
- Economia para as grandes empresas.
Prof. Carlos Pinheiro
166
Projetos:
Unidade de direo, voltada para o objetivo nico,
que o desenvolvimento do projeto.
Desenvolvimento do esprito de corporao,
atravs da identificao com o projeto.
Comunicao informal, como uma fonte
importante de integrao.
Gerente controla todos os recursos de que
necessita para desenvolver o seu projeto.
Prof. Carlos Pinheiro
167
Exerccios de Fixao
1.O organograma estrutural tem por finalidade apresentar,
graficamente:
a) As diferentes unidades de uma organizao, interligadas por
meio de linhas representando as subordinaes hierrquicas ou
funcionais existentes entre elas.
B) A estrutura organizacional contendo as unidades, seus titulares e
suas funes e responsabilidades.
C) A estrutura de organizao do trabalho, estabelecendo as
unidades, atividades responsveis e prazos a serem cumpridos
dentro de um planejamento definido.
D) A organizao cuja estrutura fsica precisa de otimizao.
E) Os fluxos de informaes existentes dentro do ambiente
estruturado, demonstrando as entradas, processamentos e sadas.
Prof. Carlos Pinheiro
168
169
170
171
172
173
GABARITO
01 A 02 D 03 C 04 D 05 A
06 V 07 V 08 F 09 V 10 F
174
OS&M
2 UNIDADE
175
ORGANOGRAMA
a representao grfica simplificada da
estrutura organizacional de uma instituio,
especificando os seus rgos, seus nveis
hierrquicos e as principais relaes formais
entre eles.
176
Organogramas
Sob o prisma da qualidade total, o organograma continua
sendo um instrumento grfico que representa a estrutura
organizacional da empresa.
O que altera substancialmente que ele deixa de ser um
instrumento totalmente esttico, rgido e segmentado para se
transformar num ponto de referncia da estrutura hierrquica
da empresa num dado momento organizacional.
Nesta nova postura, o organograma deve possuir um
carter dinmico, ser altamente flexvel e funcional,
possibilitando uma integrao sistmica e sinrgica entre
todos os setores da empresa.
Prof. Carlos Pinheiro
177
ORGANOGRAMA
Princpios bsicos a serem obedecidos:
SIMPLICIDADE - O organograma deve apresentar apenas os
elementos essenciais compreenso da estrutura
organizacional.
PADRONIZAO Uniformidade e coerncia.
ATUALIZAO - Retrata a realidade da organizao em
determinado momento.
178
EXEMPLO DE UM
ORGANOGRAMA TPICO
GERNCIA GERAL
Assessoria
Jurdica
Gerncia de
Pessoal
Auditoria
Gerncia de
Produo
Gerncia de
Marketing
Gerncia de
Finanas
179
180
ORGANOGRAMA CIRCULAR
181
ORGANOGRAMA LINEAR DE
RESPONSABILIDADE
ATIVIDADES
Registro de Empregados
Controle de Ponto
Controle de Frias
Recrutamento
Seleo de Candidatos
Apoio ao Treinamento
rgos e Cargos :
1- Gerente de relaes industriais
2 Chefe de pessoal
3 Escriturrio A
4 Escriturrio B
5 Chefe de Desenvolvimento
6 Tcnico A
7 Tcnico B
Prof. Carlos Pinheiro
1 2 3 4 5 6 7
Coordenao
Controle
Aprovao
182
FUNCIONOGRAMA
DIRETORIA COMERCIAL
Elaborar, recomendar, e executar a poltica comercial.
Aprovar os preos dos produtos
Aprovar os contratos de vendas.
Aprovar e controlar os planos operacionais de vendas.
GERNCIA DE VENDAS
GERNCIA DE MARKETING
Analisar a demanda.
relao s metas.
Definir a publicidade.
183
ORGANOGRAMAS
VANTAGENS:
Os organogramas facilitam:
Identificao de deficincias na organizao
Coordenao e comunicao
Definio de responsabilidades
Integrao e treinamento
184
ORGANOGRAMAS
DESVANTAGENS:
Os organogramas facilitam:
A formalizao fixa situaes que, com o
tempo podem tornar-se inadequadas;
Os organogramas no mostram toda a
estrutura organizacional.
Prof. Carlos Pinheiro
185
O QUE OS ORGANOGRAMAS
INDICAM
OS RGOS - A diviso do trabalho em unidades, a natureza
das atividades executadas e a forma pela qual elas foram
grupadas.
AS PRINCIPAIS RELAES FORMAIS isto , quem
superior de quem. As linhas representam as relaes superiorsubordinado, com seu fluxo implcito de ordens, prestaes de
contas e delegaes.
186
187
O QUE OS ORGANOGRAMAS NO
INDICAM
As relaes de prestaes de servios;
As diferenas de grau de autoridade e influncia entre as
pessoas que aparecem no organograma no mesmo nvel;
As linhas de comunicao - nas quais se apia o trabalho
das pessoas. A rede de comunicaes to intrincada
que seria impossvel represent-la graficamente;
A organizao informal.
188
Organogramas Clssicos
189
190
191
192
193
194
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Organograma Hierrquico
Segue as linhas de comando estabelecidas pela prpria
estrutura hierrquica da organizao
Presidncia
Diretoria
Planejamento
Gerncia de
Planejamento
Diretoria
Comercial
Gerncia de
Vendas
Gerncia de
Suprimentos
Diretoria
Industrial
Gerncia de
Marketing
Gerncia de
Produo
Gerncia de
Qualidade
Diviso de
Controladoria
Diviso de
Estratgia
Diviso de
Avaliao
c2007, Valentim
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Organograma Funcional
Correspondente autoridade estabelecida pela funo exercida
pelas unidades de trabalho
Presidncia
Diretoria
Marketing
Diretoria
Financeira
Diretoria
Regionais
Regional Norte
Setor de Caixa
Setor de Vendas
c2007, Valentim
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Organograma Circular/Radial
O organograma circular/radial propicia
boa visualizao e representa a hierarquia
organizacional, apresentando-a na ordem
central para a periferia.
c2007, Valentim
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Organograma Circular/Radial
c2007, Valentim
ESTRUTURA
ORGANIZACIONAL
Organograma Matricial
Quanto ao organograma matricial, resulta de
um complemento estrutura tradicional,
incorporando forma de representao para
estrutura voltada para projetos. Este modelo
representa uma estrutura em que o presidente
quem tem a ltima palavra nas decises
polticas da organizao, contudo, a atuao do
diretor de projetos tem forte relevncia, pois
este o foco da organizao.
c2007, Valentim
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Organograma Matricial
c2007, Valentim
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Funciograma
Presidncia
Gesto integrada de
todas as atividades
da organizao
Diretoria
Planejamento
Elaborao da
gesto estratgica
da organizao
Diretoria
Comercial
Atuao voltada
para a venda do
produto e
acompanhamento
de mercado
Diretoria
Industrial
Produo,
qualidade e
produtividade
c2007, Valentim
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Quadro de Distribuio de Trabalho
Identificar
c2007, Valentim
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Quadro de Distribuio de Trabalho
c2007, Valentim
MODELOS DE ORGANOGRAMA
Fonte: http://www.usp.br/sibi/sobre/organograma.htm
c2007, Valentim
MODELOS DE ORGANOGRAMA
Fonte: http://www.uel.br/bc/index.php?content=inf_gerais_estrutura.html
c2007, Valentim
MODELOS DE ORGANOGRAMA
Fonte: http://www.cultura.ma.gov.br/site_biblioteca/organograma.jsp
c2007, Valentim
MODELOS DE ORGANOGRAMA
Fonte: http://www.pr.gov.br/bpp/servicos.shtml
c2007, Valentim
208
Sobre departamentalizao
Cabe
ressaltar
que
no
existe
a
departamentalizao ideal.
Todos os tipos apresentam vantagens e
desvantagens.
Portanto, no processo de departamentalizao
deve-se buscar formas onde a eficincia e a eficcia
organizacional sejam otimizadas.
209
210
simples de
ser implementado. Favorece
centralizao. Tira o mximo de
proveito da especializao.
P r e s id e n te
D ir e to r
L o g s tic a
D ir e to r
C o m e rc ia l
D ir e to r
M kt
D ir e to r
P ro d u o
Desvantagem: a
D ir e to r
O S &M
especializao pode
criar um distanciamento entre as
funes, tendendo a perder de
vista a empresa como um todo.
211
GENERAL ELETRIC
Direo de
Desvantagem: pode ocorrer a tendncia a
se forar um agrupamento
semelhante nas compras, contabilidade,
e outros departamentos.
Depto de
Lmpadas
Depto de
Transformadores
Gesto da Qualidade
Depto de
Fibras
ticas
212
Depto de
Aparelhos Dom
DEPARTAMENTALIZAO
POR PRODUTO OU SERVIO
Neste tipo, as atividades so agrupadas com base nos
produtos ou servios.
utilizado em grandes empresas onde os produtos so muito
diferenciados ou representam um volume significativo.
A grande vantagem a facilidade de se analisar os resultados
e possibilitar um melhor conhecimento sobre o produto.
A desvantagem devida duplicao de atividades, cujo
custo pode exceder os benefcios
Prof. Carlos Pinheiro
213
SAGRILLO SA
Deto de
Vantagem: Facilita o surgimento de uma
viso voltada para o mercado.
Permite melhor atender s peculiaridades
dos clientes.
Seo de
Licitaes
Seo de
Exportao
Desvantagem: No permite a
minimizao de custos dentro das
Vendas
pequenas empresas.
No tira todo o proveito da
especializao.
Dificulta a coordenao dentro de cada
funo
Treinamento em
Vendas
Seo de
Vendas por
Atacado
214
Seo de Vendas
no Varejo
DEPARTAMENTALIZAO
POR CLIENTE
Neste modelo de departamentalizao, as tarefas so
agrupadas conforme os clientes a quem se destinam.
utilizado principalmente quando a organizao trabalha
com diferentes tipos de clientes, que exigem tratamento
especializado.
muito comum em lojas de departamento.
Uma vantagem marcante desse modelo que ela permite
conhecer melhor as necessidades e o modo de tratar de
cada tipo de cliente.
A grande desvantagem a substituio de recursos, j que
muitas vezes o atendimento aos clientes sazonal.
Prof. Carlos Pinheiro
215
VASPEX
Presidncia
Coordenadoria
Inter-regional
Assessoria Jurdica
Regio
Sudeste
Regio
Sul
Regio
SP
Regio
Norte
Regio
RJ
Regio
CentroOeste
Regio
DF
216
Regio
Nordeste
Regio
Mercosul
DEPARTAMENTALIZAO
POR REA GEOGRFICA
Neste tipo de departamentalizao, os grupos so estabelecidos por
reas geogrficas. Isto ocorre principalmente quando a organizao
opera em regies diferentes, tornando-se desejvel a manuteno de
uma administrao local.
Como exemplo tpico podemos citar as organizaes bancrias.
A vantagem principal est no fato da administrao local conhecer
melhor as peculiaridades de cada regio onde atua.
A desvantagem que, como forma de descentralizao, esse tipo de
departamentalizao, pode, em alguns casos, ter seu campo de ao
limitado, alm das possveis duplicaes de esforos.
Prof. Carlos Pinheiro
217
Normas Tcnicas e
Plantas-Guia
Seo de
Fresas
Seo de
Tornos
Ferramental
Seo de
Prensas
218
Seo de
Plainas
DIRETOR
SUBDIRETO
R
Programa
Excelncia
Gerencial
SAREx
CADBEN
FUSEx
Ct Rcs
S Ap
SAS
Ct Desp
219
SEP
Ssec Anl
Prj
Ssec Dsv
DEPARTAMENTALIZAO
POR PROCESSO
Neste caso, os agrupamentos de atividades so
estabelecidos por linhas de processo.
freqentemente utilizado em operaes industriais.
Como vantagem principal pode-se apontar a maior
especializao e a rapidez com que flui a informao
tcnica.
Como desvantagem tem-se a viso limitada dos
funcionrios em virtude da extrema especializao.
Prof. Carlos Pinheiro
220
221
Controle
Tecnolgico de
Obras de UHE
Diviso de
Administrao e
Controle
Gerncia de
Qualidade
Diviso de
Recuperao de
Obras de Usinas H
Laboratrio de
Solos
Laboratrio de
Concreto
Assessoria de
Coordenao
E N G E N H A R IA
A P O IO
P R O J E T O
A
G R U
P O
G R U
P O
P E S S O A L
F U N C IO N A L
G R U
P O
A O S
C O N T A B I
L ID A D E
J U R D IC O
P R O J E T O S
G R U
P O
G R U
P O
P R O J E T O
B
G R U
P O
G R U
P O
G R U
P O
G R U
P O
G R U
P O
P R O J E T O
C
G R U
P O
G R U
P O
G R U
P O
G R U
P O
G R U
P O
222
Departamentalizao Mista
A figura mostra um modelo misto de
departamentalizao, que envolve os tipos:
funcional, por cliente e por produto.
P R E S ID E N T E
D IR . M A R K E T IN G
PROMOO
PROPAGANDA
D IR . A D M IN IS T R A T IV O
RH
F IN A N C E IR A
223
D IR . T C N IC O
PRO D UTO A
PR O D U TO B
POR PROJETOS
Diretor
Chefe Dept
Eletricidade
Especialistas
em Eletricidade
Vantagens
Chefe Dept
Concreto
Especialistas
em Concreto
Diretor
Chefe Dept
Hidrulica
Especialistas
em Hidrulica
Maior especializao
Melhor Qualidade Tcnica
Maior Satisfao dos Tcnicos
Melhor Utilizao dos Recursos
Maior Eficincia da Administrao
Prof. Carlos Pinheiro
Gerente
Projeto A
Gerente
Projeto B
Gerente
Projeto C
Equipes de Especialistas
conforme a necessidade do Projeto
Vantagens
Maior diversificao
Melhor Atendimento a Prazos
Maior Atendimento aos Clientes
Melhor Utilizao dos Recursos
Maior Eficincia do Projeto
224
Para
Para facilitar
facilitar aa escolha
escolha do
do critrio
critrio aa ser
ser
utilizado
utilizado na
na departamentalizao
departamentalizao convm
convm
saber
saber as
as vantagens
vantagens ee desvantagens
desvantagens dos
dos
principais
principaiscritrios.
critrios.
225
Critrios
Vantagens
Desvantagens
Funcional
Produto
No permite maximizao da
reduo de custos.
Dificulta seu emprego em
empresas pequenas.
No tira todo o proveito da
especializao.
Dificulta a coordenao dentro de
cada funo.
226
Critrios
Vantagens
Desvantagens
Geogrfico
Facilita a coordenao.
Favorece o controle.
Permite melhora atender as
peculiaridades de cada local.
Facilita o crescimento do
rgo.
Favorece a descentralizao.
Possibilita o preparo do
pessoal para o topo.
No permite a reduo de
custos em pequenas empresas.
No
tira
proveito
da
especializao.
Dificulta
a
coordenao
dentro de cada funo.
Clientela
No permite a minimizao de
custos dentro das pequenas
empresas.
No tira todo o proveito da
especializao.
Dificulta
a
coordenao
dentro de cada funo.
227
O Processo de Organizar
OO processo
processo de
de organizar
organizar deve
deve comear
comear na
na
determinao
determinao do
do objetivo
objetivo ee da
da misso
misso da
da empresa.
empresa.
Depois,
Depois, de
de fora
fora para
para dentro
dentro da
da organizao,
organizao, busca-se
busca-se
os
osprodutos
produtos/servios
/serviosoferecidos
oferecidoseeos
osclientes.
clientes.Depois,
Depois,
procura-se
procura-se os
os insumos
insumos ee os
os fornecedores
fornecedores da
da
organizao.
organizao. Da
Da ento,
ento, vamos
vamos para
para os
os processos
processos
finalsticos
finalsticoseemeio
meioda
daorganizao.
organizao.
228
PATOLOGIAS EM
DEPARTAMENTALIZAO
TRINCHEIRA DE ASSESSORES
DIRETOR DE
MARKETING
Assistente de
divulgao
Assistente de planejamento
de vendas
Assistente de seleo de
vendedores
Assistente de avaliao de
vendedores
Assistente de pesquisa de
mercado
Assistente de
merchandising
Assistente de
promoo
Assistente de avaliao de
vendas
Gerente de
distribuio
Gerente de
vendas
229
Gerente de
administrao de vendas
PATOLOGIAS EM
DEPARTAMENTALIZAO
EXCESSO DE SUBORDINADOS DIRETOS
(ORGANIZAO CENTOPIA)
GERNCIA DE
PRODUO
Div. de
transp.
Div. de
Projet.
Div. de
Mater.
Div. de
Contr.
Qualid.
Div. de
P.C.P.
Div. de
Manut.
Div. de
Custos
Industr.
Div. de
Seguran.
Trabalho
Div. de
Eng.
Proces.
Div. de
Servios
Industr.
Div. de
Ferrame.
Div. de
Caldeirar.
Div. de
Serralhe.
Div. de
Trat.
Trmico
Div. de
Usinagem
Div. de
Retfica
230
PATOLOGIAS EM
DEPARTAMENTALIZAO
CONJUGAO INADEQUADA DE ATIVIDADES
GERNCIA DE
FABRICAO E
ASSUNTOS JURDICOS
Diviso de
Fabricao
Diviso de
Assuntos jurdicos
ATIVIDADES SEM AFINIDADES
231
PATOLOGIAS EM
DEPARTAMENTALIZAO
CONJUGAO INADEQUADA DE ATIVIDADES
DIRETORIA
FINANCEIRA
Diviso de
Contabilidade
Diviso de
Tesouraria
Diviso de
Oramento
Seo de
Registros
Seo de
Auditoria
Prof. Carlos Pinheiro
FISCALIZADOR SUBORDINADO
AO FISCALIZADO
232
RELAES FORMAIS NA
ORGANIZAO
Uma vez determinados os rgos
pelos critrios de
departamentalizao, temos que
estabelecer de que forma se
conectam: quais as relaes entre eles.
Existem muitos tipos de relaes
informais possveis em uma
organizao, mas os tipos formais so
poucos e precisam ser bem
compreendidos.
So os seguintes tipos formais de
relaes dentro das empresas:
1. Autoridade de linha.
2. Relao de assessoria.
3. Autoridade funcional.
4. Autoridade de Fiscalizao.
5. Relao
servios.
233
de
prestao
de
234
1.Ser clara.
2.No ser incompatvel com o
propsito da organizao.
3.No
ser
totalmente
incompatvel com o interesse
do subordinado como um todo.
4.O subordinado deve estar
mental
e
fisicamente
preparado para concordar
com a ordem.
235
CARACTERSTICAS DO
SUBORDINADO
236
237
238
Relaes de Assessoria
Desvantagens
240
241
Relaes de Assessoria
Representao grfica da relao de assessoria
Assessoria
Assessoria
de Com Soc
Jurdica
242
Autoridade funcional
a autoridade confiada a
determinada pessoa para, no
mbito de uma empresa, ou grupo
de empresas, estabelecer critrios
e normas que dizem respeito a um
grupo especfico de atividades,
basicamente homogneas, cujo
grupamento
denominado
funo. o mesmo que
autoridade normativa ou tcnica,
por referir-se a uma pessoa
reconhecidamente
perita
em
determinada especialidade.
Caracterstica:
deve ser obedecida por
pessoas que no esto
subordinadas aquele que
emitiu as normas. O
emitente estabelece apenas
como determinada atividade
deve ser executada quando o
chefe de linha determinar
que ela o seja. O executante
poder estar subordinado a
uma autoridade de linha
diferente do que detm a
autoridade funcional.
243
Autoridade
funcional
Exemplos de autoridades
funcionais:
Controlador emite normas
contbeis;
O responsvel pelos RH emite
normas para os RH;
O responsvel pela rea jurdica
emite normas jurdicas.
Encarregado de marketing emite
normas de marketing.
244
Dicas:
Em caso de conflito
entre
a
autoridade
funcional e de linha, a
prtica tende a favorecer
uma
limitao
de
autoridade
funcional,
para no enfraquecer a
posio do executivo de
linha, que est mais
prximo
e
o
responsvel pela ao.
Autoridade funcional
Representao Grfica
245
Assessor
ia
Jurdica
Diretoria
de Mkt
Auditoria
VP de
Opera
es
Diretoria
de
Finanas
Departamen
to de
Produo
Departamen
to de
Vendas
246
Diretoria
Adm
Autoridade de fiscalizao
Dicas:
a autoridade tpica de
uma auditoria, de um
conselho
fiscal
(nas
sociedades annimas) e
das
inspetorias
de
segurana, consiste em
zelar pela observncia de
um conjunto de regras,
verificando se a execuo
est sendo realizada de
acordo
com
os
regulamentos, normas ou
planejamentos em vigor.
1) H uma diferena
fundamental entre
fiscalizao e controle:
Fiscalizao no atividade de gesto,
envolve apenas a autoridade de fiscalizar
Controle uma das funes do
administrador, inerente autoridade de linha,
envolvendo medidas corretivas cabveis,
quando for o caso.
1) O rgo de fiscalizao tem que ter
independncia em relao ao rgo
fiscalizado. erro grave subordinar:
Controle de Qualidade ao chefe de
produo;
Auditoria ao chefe de contabilidade;
Conselho Fiscal presidncia.
247
FUNCIONAL
Assessor
ia
Jurdica
Auditoria
FISCALIZAO
Gerncia
de
Pessoal
Gerncia
de
Produ
o
Seo de
Fabricao
Prof. Carlos Pinheiro
Gerncia
de
Marketin
g
Seo
Estoques
248
Gerncia
de
Finanas
Dicas:
Quem se utiliza dos servios
chamado de usurio ou cliente
interno dos servios.
Esses rgos ajudam toda
empresa ou parte delas.
Utiliza-se
o critrio de
departamentalizao
por
servios, agrupando em um
mesmo rgo, todos os servios
de determinado tipo.
249
Desvantagens
Aumento
das
necessidades
de
Especializao das pessoas que iro comunicao e coordenao as atividades.
executar os servios.
Diversos rgos passam a ter que se
comunicar para que as atividades sejam
executadas no tempo certo e da forma
Maior controle dos servios.
adequada.
Consideraes sobre os servios prestados preciso considerar: custos, qualidade X
custos, as prioridades para execuo, a apropriao de custos desses servios, rateio dos
dbitos.
Alternativas para organizar as unidades prestadoras de servios:
a)Servios descentralizados e executados pelos prprios usurios;
b)Uma unidade prestadora de servio para cada departamento (centralizao parcial);
c)Os servios so totalmente centralizados em uma nica unidade prestadora de servios;
d)Servios centralizados em uma nica unidade central e tambm em unidades
descentralizadas. Usado em grandes empresas para facilitar a coordenao e, tambm,
em empresas descentralizadas geograficamente.
Prof. Carlos Pinheiro
250
OS SERVIOS SO DESCENTRALIZADOS E
EXECUTADOS DIRETAMENTE PELOS USURIOS
GERNCIA GERAL
Departamento
Administrativo Financeiro
Departamento
de Produo
251
Departamento
de Marketing
OS SERVIOS SO PARCIALMENTE
CENTRALIZADOS: CADA DEPARTAMENTO POSSUI
SUA UNIDADE PRESTADORA DE SERVIOS
GERNCIA GERAL
Departamento
Administrativo Financeiro
Departamento
de Produo
252
Departamento
de Marketing
GERNCIA GERAL
Departamento
Administrativo
- Financeiro
Departamento
de Produo
Departamento
de Marketing
253
GERNCIA GERAL
Departamento
Administrativo
- Financeiro
Departamento
de Produo
Departamento
de Marketing
254
255
Relaes formais
encontradas no exemplo:
1)No primeiro caso, atua
como assessor;
2)No caso seguinte mantm
autoridade de linha;
3)Neste caso, evidencia a
autoridade funcional; e
4)O quarto caso tipifica a
prestao de servios.
256
Manuais
Formulrios
Prof. Carlos Pinheiro
261
Problemas organizacionais;
Desenvolvimento organizacional;
Cultura organizacional;
Qualidade total;
As ferramentas da Gesto pela Qualidade
Total;
Mtodo de controle de processo;
PDCA
Prof. Carlos Pinheiro
262
Anlise de Processos
Prof. Carlos Eduardo Pinheiro
263
Introduo
Movimentao de pessoas, papis e informao na organizao
Assegurar a fluidez
Objetivos:
264
265
Importncia da Anlise
Processos
266
Fluxograma (Flowchart)
Representao grfica que apresenta a
seqncia de um trabalho de forma
analtica, caracterizando as operaes, os
responsveis e/ou unidades
organizacionais envolvidos no processo.
(OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organizao & Mtodos. So Paulo: Atlas, 2002)
267
Fluxogramas
Os fluxogramas mostram como as coisas so feitas, e no
como o chefe diz aos funcionrios que a faam; no a
maneira segundo o qual o chefe pensa que so feitas, mas
a forma pela qual o manual de normas e procedimentos
manda que sejam feitas. Eles so, portanto, uma fotografia
real de uma situao estudada. OLIVEIRA (2001)
268
Objetivos:
Fluxograma - Objetivos e
Vantagens
Vantagens:
Levantamento e anlise de qualquer mtodo administrativo
Apresentao real do funcionamento
Visualizao integrada de um mtodo administrativo
Repercusses
269
Fluxograma - Anlise
Algumas perguntas que permitem analisar o processo:
Por que esta fase necessria?
Tem influncia no resultado final da rotina analisada?
O que feito nesta fase?
Para que serve esta fase?
Onde esta fase deve ser feita?
Uma mudana no local permitiria maior simplificao?
Quando esta fase deve ser feita?
A seqncia est na ordem correta?
Quanto tempo dura a execuo desta fase?
Quem deve executar esta fase?
H algum mais bem qualificado para execut-la?
Seria mais lgico que outra pessoa a executasse?
Como esta fase est sendo executada?
Prof. Carlos Pinheiro
270
Simbologia Gabarito
271
Regra geral:
Tcnicas e Tipos de
Fluxogramas
1. Incio
Fluxograma Vertical
Fluxograma Sinttico
Fluxograma de Blocos
Fluxograma Esqueleto
Fluxograma de Procedimentos
2. Processo
3. Deciso
272
273
Fluxograma Vertical
Formulrio Padronizado
identificao
identificao
da
daempresa
empresa
FLUXOGRAMA
FLUXOGRAMAVERTICAL
VERTICAL
Rotina:
_______________________
Rotina: _______________________ Data:__
Data:__/__
/__/__
/__
LEGENDA
LEGENDAPARA
PARAANLISE
ANLISE
ATUAL
PROPOSTA
ATUAL
PROPOSTA
SMBOLO
SMBOLO
Controle
Controle
Operao
Operao
Transporte
Transporte
DD
Espera
Espera
Arquivo
Arquivo
1)
1)
2)
2)
3)
3)
4)
4)
5)
5)
6)
6)
7)
7)
8)
8)
9)
9)
10)
10)
11)
11)
12)
12)
13)
13)
14)
14)
DD
DD
DD
DD
DD
DD
DD
DD
DD
DD
DD
DD
DD
DD
ECONOMIA
ECONOMIA
DESCRIO
DESCRIODA
DAROTINA
ROTINA
Analista
Responsvel
AnalistaResponsvel
Responsvel
Responsvelda
darea
rea
__________________________________
________________________________
__________________________________ ________________________________
274
Tambm chamado
esqueleto, integrado,
documentos.
Usa poucos smbolos,
que admitem poucas
variaes
Usa formulrio
padronizado
Chama-se vertical
porque as atividades so
listadas nesse sentido
APLICAO
1. Levantar atividades
desenvolvidas
2. Preencher o
formulrio padro
3. Verificar
inconsistncias
4. Propor novo
fluxograma
5. Estabelecer
variaes e
275
Simbolos
Operao (etapa ou subdiviso do processo).
Uma operao realizada quando
algo criado, alterado, acrescentado ou
subtrado. Ex.: emisso de doc, grampeamento
de vias de formulrios, anotao de um registro,
aposio de uma assinatura, etc.
276
Fluxograma Vertical
277
c2007, Valentim
Fluxograma Sinttico
Representao da seqncia dos vrios passos (ou grupos de
passos) de um determinado processo
Representa genericamente o processo
No h preocupao em identificar cargos, unidades ou localizao
de cada atividade
Indicado quando:
necessrio o esboo do processo a ser estudado
necessrio apresentar o processo a pessoas pouco acostumadas com
fluxogramas
O propsito fazer apenas uma anlise superficial do processo
Para decidir se vale a pena detalh-lo
Para apresentar a pessoas que no o conhecem profundamente
278
Fluxograma Sinttico
Exemplo 1
Processo de Recebimento de Matria-prima
Recebe
Transportadora
Consulta Pedido de
Compra
Testes de
Qualidade no
Laboratrio
Devolve lote ao
Fornecedor
Envia lote ao
Depsito
279
Fluxograma Sinttico
Exemplo 2
Verifica data-limite da
SAS (dia 20)
Recusa SAS
Registra valor
solicitado
Efetua pagamento
Legenda:
SAS Solicitao de Adiantamento de Salrio
280
Fluxograma Sinttico
Exemplo 3
281
FLUXOGRAMA
DIAGRAMA DE BLOCOS
282
FLUXOGRAMA
DIAGRAMA DE BLOCOS
O ORGANOGRAMA UM TIPO DE
DIAGRAMA DE BLOCOS. MOSTRA COMO
A AUTORIDADE, RESPONSABILIDADES E
ATIVIDADES SO DELEGADAS.
283
FLUXOGRAMA
DIAGRAMA DE BLOCOS
SIMBOLOGIA
ATIVIDADES
INCIO/FIM
SENTIDO DO FLUXO
284
Fluxograma de Blocos
Parecido com o Fluxograma Sinttico, permite
maior detalhamento:
capaz de exibir os fluxos alternativos
Permite estabelecer se o processo positivo ou
negativo
Possui uma maior variedade de smbolos (mais
verstil)
285
Fluxograma de blocos
286
287
Fluxograma de Blocos
Exemplo 1
Recebe Notas
Fiscais
Envia amostras
para o
Laboratrio
Confere com
o Pedido de
Compra
Efetua Testes
de Qualidade
O
K?
No
Sim
O
K?
Sim
No
Devolve lote ao
Fornecedor
Envia lote ao
Depsito
288
Aguarda novas
entregas
Fluxograma de Blocos
Exemplo 2
Depto. Pessoal
Incio
SAS
Solicitao de 1
Adiantamento
(SAS)
SAS
SAS
Verifica
data da
SAS
SAS
Depto. Financeiro
2 Sim
SAS
Ante
s do
dia
20?
Registra
valor
solicitado
No
2
ano
s
SAS
SAS
2
1
SAS
Cheque
Cheque
2
ano
s
Fim
289
Fluxograma de Blocos
Exemplo 3
290
291
O DEFEITO
VISVEL?
SIM
NO MEXA!
SIM
NO
FIQUE PREOCUPADO!
ALGUM
SIM
SABE?
FOI VOC
QUEM
QUEBROU?
SIM
COMECE
A CHORAR!
VOC SER
AFETADO?
NO
NO
PODE CULPAR
O
ESTAGIRIO?
ESCONDA O PROBLEMA
SIM
NO H PROBLEMA !!
NO
292
Recomendaes Finais
Linux
Kivio, DIA, OpenOffice.Org
293
N.
Descrio
Bancos de
Informaes
(Repositrio)
I
d
Descrio
Localizao
Processo
Prof. Carlos Pinheiro
Fluxo de dados
294
Fator Externo
(Entidade)
Funcionrio
SAS
SAS Recusado
Verifique
se a data
anterior ao
dia 20
2
SAS Aprovado
Arquivo de
Solicitaes
Cheque
295
pr SA
ov S
ad
o
Depto. Financeiro
SAS
Aprovado
Depto. Pessoal
Registre o
valor
solicitado
Arranjo Fsico
(Layout)
Prof. Carlos Eduardo Pinheiro
296
297
LAYOUT
Layout corresponde ao arranjo dos diversos postos
de trabalho nos espaos existentes na organizao e
envolve:
a) preocupao de melhor adaptar as pessoas ao
ambiente de trabalho segundo a natureza da atividade
desempenhada;
b) arrumao dos mveis, mquinas, equipamentos,
matria-prima.
Prof. Carlos Pinheiro
298
PRINCPIOS DO LAYOUT
1. Princpio da economia do movimento: encurtar a
distncia entre os operrios e ferramentas.
2. Princpio do fluxo progressivo: maior continuidade do
movimento entre uma operao e a subseqente, sem
paradas, voltas ou cruzamentos, tanto para homens quanto
para os equipamentos.
3. Princpio
da
flexibilidade:
propiciar
rearranjos
econmicos em face das inmeras situaes que as
empresas podem enfrentar.
4. Princpio da integrao: integrao entre os diversos
fatores de um processo de trabalho.
Prof. Carlos Pinheiro
299
OBJETIVOS DO LAYOUT
1. Aparncia e Conforto
2. Economia nas Operaes
3. Facilitar Fluxo de Pessoas
4. Facilitar Fluxo de Materiais
5. Otimizao do Uso da rea
6. Permitir uma Futura Expanso
7. Permitir Controle da Produo
Prof. Carlos Pinheiro
300
OBJETIVOS DO LAYOUT
a) otimizar as condies de trabalho do pessoal nas diversas
unidades organizacionais;
b) racionalizar os fluxos de fabricao ou de tramitao de
processos;
c) racionalizar a disposio fsica dos postos de trabalho,
aproveitando todo o espao til disponvel;
d) minimizar a movimentao de pessoas, produtos,
materiais e documentos dentro da ambincia organizacional;
301
302
Implantao:
Efetivada a escolha do novo layout e aps aprovao dos
usurios, deve ser programada a implantao da soluo que
melhor
atenda
as
necessidades
da
organizao.
Importante:
a) preparao do pessoal operador para a mudana;
b) identificao de todos os itens do equipamento no plano do
layout, etiquetando-se as peas para facilitar a mudana;
Controle dos Resultados:pequeno perodo em que a equipe deve
acompanhar a mudana, a fim de verificar se a soluo foi a
melhor ou se ainda h necessidade de pequenas adaptaes.
Prof. Carlos Pinheiro
303
304
Sintomas de problemas
Demora excessiva
Perda de tempo no deslocamento
305
Objetivos
306
Levantamento da situao
atual
Planta baixa (escala prefervel 1:50);
Vias de acesso e anlise do ponto de localizao;
Anlise das instalaes do imvel:
Ar-condicionado, elevadores, sadas de emergncia, geradores,
reas de circulao, instalaes eltricas e lgicas, etc.
307
Levantamento da situao
atual
Formato e amplitude das salas;
Medidas e quantidade de mveis e equipamentos:
Preparar miniaturas de acordo com a escala da planta baixa
308
Levantamento da situao
atual
Temperatura do ambiente
A ideal entre 16 e 22 Celsius
Umidade
O ideal baixa umidade
Ventilao
Espao
Tipo e cores das pinturas
Iluminao
Rudo e poeira
Prof. Carlos Pinheiro
309
Discriminao
Presidente e diretores
(alta administrao)
Salas
Salas de reunies
Salas de assessores
Salas de espera
Gerentes
(mdia administrao)
Chefes e
demais funcionrios
Prof. Carlos Pinheiro
Chefias
Nvel superior
Demais funcionrios
310
rea em m2
30
15
15
12
20 a 25
10
6a7
6
16
7a8
5
Solues alternativas
Distncia
Padres de distncia para arranjo fsico de escritrios
Nvel Hierrquico
Distncia entre
Metros
Presidente e diretores
(alta administrao)
Mesa e armrio
Mesas (com passagem)
Mesas e parede
Armrios
1,60
1,90
1,40
2,40
Gerentes
(mdia administrao)
Mesa e armrio
Mesas (com passagem)
Mesas e parede
Armrios
1,20
1,60
1,20
2,00
Chefes e
demais funcionrios
Mesa e armrio
Mesas (com passagem)
Mesas e parede
Armrios
1,00
1,40
1,00
1,80
311
Solues alternativas
Outras medidas:
Bebedouros Mximo de 10 metros de distncia
Circulao principal largura de 2,00 metros
Corredores internos largura de 0,85 a 1,00 metro
Caractersticas da empresa
Recursos da empresa
Natureza do trabalho desenvolvido pela empresa
Natureza do trabalho desenvolvido na rea
Servios mdicos, arquivos, fotocopiadoras, bibliotecas, almoxarifado,
etc.
312
Solues alternativas
Interligaes
Desejvel
No importante
Indesejvel
313
Alternativas Corredor
314
315
Alternativas Panormico
Uso parcial de salas individuais
Envolvimento pessoal quando necessrio
316
Recomendaes finais
Funes inter-relacionadas devem ficar prximas
Aproximar as pessoas com contatos freqentes
Servios centrais e equipamentos muito utilizados devem ficar
prximos aos usurios
O trabalho deve seguir um fluxo contnuo e para a frente, de
preferncia em linha reta
Mobilirio deve ficar em linha reta (ou em simetria)
Posies angulares devem ser restritas superviso
317
Recomendaes finais
Separar as reas com rudos
Os funcionrios devem ficar numa mesma direo
reas com contato de pblico devem ficar prximas entrada
Balces de atendimento ao pblico devem ter divisrias ou gavetas
318
Recomendaes finais
Mveis e equipamentos com tamanho uniforme e mesma
marca permitem:
Maior flexibilidade de remanejamento
Melhor aparncia esttica
Reduzir o custo de compra e manuteno
319
320
321
322
323
324
Smbolos normalmente
utilizados
325
326
327
FORMULRIOS
PROF. CARLOS PINHEIRO
328
Formulrios
Documento que possui campos delineados
para coleta e registro de dados e informaes
necessrios a sistemas administrativos.
(OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organizao & Mtodos. So
Paulo: Atlas, 2002)
329
Mais conceitos:
Documento padronizado, estruturado segundo
sua finalidade especfica, possuindo
caractersticas e campos apropriados, destinado
a receber, preservar e transmitir informaes,
cujos lanamentos so necessrios para definir
a natureza ou cobrir um fluxo qualquer de
trabalho, desde seu incio at sua concluso.
(CURY, Antonio. Organizao e Mtodos: Uma viso holstica. So
Paulo: Atlas, 2006)
Formulrios
330
planejamento;
organizao;
coordenao; e
controle.
Formulrios
331
332
Objetivos do controle de
formulrios
333
334
Caractersticas de um bom
formulrio
Uso agradvel:
espao suficiente nos campos;
seqncia racional e fcil para preenchimento.
Destaque para os ttulos e itens principais
Preenchimento prtico:
seqncia de preenchimento igual origem dos dados;
sees agrupadas do geral para o particular.
335
Requisitos para
um bom formulrio
Reduzir erros na utilizao
Incluir apenas os ttulos e subttulos indispensveis
Agrupar ttulos e subttulos do geral para o particular
Realar as diversas partes do formulrio
Evitar disposio diferente da existente na origem das informaes
336
Sequncia de elaborao de um
formulrio
Levantamento das necessidades;
Inventrio dos formulrios existentes
Levantar o fluxo de trabalho e a presena das informaes
Estudar a viabilidade de aproveitar os formulrios existentes
Crtica do levantamento:
anlise das normas, fluxogramas e informaes obtidas por meio de entrevistas,
questionrios e observao pessoal;
estudar a viabilidade de aproveitar os formulrios existentes.
Planejamento da soluo:
elaborao/racionalizao de formulrios; e
normas e fluxogramas que reflitam a nova situao.
Apresentao e implantao.
Formulrios
337
338
Elaborao de formulrios
Tipo e qualidade do papel
Durao do formulrio
Importncia
Quantidade e destino das vias
Uso ou finalidade do formulrio
Norma PB 530 (ABNT 1977)
Peso do papel
Quantidade de cpias
Menores despesas postais
Menor espao para arquivamento
Menor custo
339
Dimenses e gramatura:
quantidade de cpias;
menores despesas postais;
menores custos (produo e arquivamento).
Formulrios
340
Formulrios
341
A3
A2
A5
A4
A7
A
8
A6
A1
Impresso
(letra)
Fundo
(papel)
preta
amarelo
verde
branco
roxa
branco
azul
branco
branca
azul
marrom
branco
preta
branco
amarela
preto
branca
roxo
branca
verde
branca
preto
vermelho
amarelo
roxa
amarelo
verde
roxo
roxa
verde
Formulrios
342
Tamanho (mm)
440 x 350
220 x 330
220 x 165
165 x 220
330 x 110
110 x 330
112 x 76
96 x 66
50 x 65
56 x 76
343
Processo de controle de
formulrios
Arquivo numrico:
ndice funcional:
classifica formulrios, agrupando-os por funo;
necessrio registrar as tcnicas adotadas para a classificao
dos formulrios.
344
Regras de racionalizao
O controle de formulrios deve ser
centralizado:
evitar a duplicao por desconhecimento, por parte dos
funcionrios, da existncia de formulrios semelhantes;
anlise dos formulrios existentes e criao de novos
formulrios;
identificao e controle dos fluxos dos formulrios na
organizao;
controle centralizado do estoque, da distribuio e da
poltica de reposio de formulrios.
Formulrios
345
Regras de racionalizao
Necessidade especfica:
imposies legais;
criao de um novo fluxo de trabalho;
registrar a responsabilidade de uma unidade ou o estado
de uma etapa importante do processo;
comunicar dados de forma precisa e particular entre
unidades da organizao ou entre organizaes.
346
Racionalizao do texto
Tpicos indispensveis (segundo levantamento);
Definio clara dos termos usados:
orientaes no verso do formulrio;
evitar abreviaes, siglas e palavras incompletas.
Numerao individual;
Indicao de remetente e destinatrio.
Formulrios
347
348
349
Formulrios eletrnicos
DIRPF2004
350
Formulrios eletrnicos
PJSI
351
Formulrios eletrnicos
352
Manual
Prof. Carlos Eduardo Pinheiro
353
INTRODUO
(...) todo e qualquer conjunto de normas,
procedimentos, funes, atividades, polticas,
objetivos, instrues e orientaes que devem
ser obedecidos e cumpridos pelos executivos e
funcionrios da empresa, bem como a forma
como estes devem ser executados, quer seja
individualmente, quer seja em conjunto.
(OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organizao & Mtodos. So Paulo: Atlas, 2002)
354
INTRODUO
Objetivos:
Reunir informaes de forma sistematizada,
criteriosa e segmentada
Ser instrumento de permanente consulta
Ser uma ferramenta acessria, sem limitar
a criatividade
Prof. Carlos Pinheiro
355
VANTAGENS
356
DESVANTAGENS
Apesar de serem ponto de partida, no so soluo para todos os
tipos de problemas possveis
Custo normalmente alto
Quando muito sintticos, tendem a ser pouco teis
Quando muito detalhados, tendem a se desatualizar rapidamente
Ignoram os aspectos informais
Se incompletos ou malfeitos, causam mais problemas
Inclusive devido a redaes pouco claras, prolixas ou
deficientes
Em geral so pouco flexveis
Podem limitar a criatividade e o julgamento pessoal
Prof. Carlos Pinheiro
357
INDICAES E REQUISITOS
Indicaes de uso:
Dvidas freqentes do pblico-usurio
Demora e formao de filas
Desconhecimento de uma determinada rotina
Treinamentos
Requisitos:
Necessidade real
Diagramao estruturada e adequada s finalidades
Um bom ndice e sumrio
Ser flexvel e possuir redao simples e clara
Sofrer revises e atualizaes constantes
Ser distribudo a todos os funcionrios
Prof. Carlos Pinheiro
358
MANUAL DE FUNES
Caracteriza os aspectos formais das relaes entre as diferentes
unidades organizacionais
Define os deveres e responsabilidades relacionados a cada um dos
cargos de chefia ou assessoria
Objetivos:
Identificar, formal e claramente, como a organizao est organizada
Estabelecer os nveis de autoridade e as responsabilidades de cada unidade
organizacional
Contedo:
Objetivos da organizao
Os diversos organogramas da organizao
Relao das funes a serem executadas pelas unidades
Prof. Carlos Pinheiro
359
MANUAL DE
POLTICAS E DIRETRIZES
Dar orientao aos executivos nas tomadas de deciso
As polticas devem estar bem fundamentadas e
consistentes, baseadas numa explicao das relaes
de trabalho da organizao
Objetivos:
Oferecer condies para que os executivos concentrem-se
em decises que fujam aos padres normais da organizao
Permitir um maior nvel de delegao
Contedo:
Conjunto das diversas polticas existentes na organizao:
marketing, tecnologia, logstica, recursos humanos, etc.
Prof. Carlos Pinheiro
360
MANUAL DO EMPREGADO
Particularmente importantes em mdias e grandes organizaes,
principalmente nos nveis mais baixos destas
Observar a aparncia e diagramao para maior motivao
Objetivos:
Permitir uma boa interao entre o funcionrio e a organizao
Explicitar os direitos e deveres do novo funcionrio
Facilitar o treinamento do novo funcionrio
Contedo:
Breve resumo histrico da organizao
Atividades desenvolvidas e objetivos da organizao
Descrio do regime de autoridade
Descrio do sistema de incentivos
Prof. Carlos Pinheiro
361
MANUAL DE
INSTRUES ESPECIALIZADAS
Agrupa normas e instrues de aplicao especfica a determinada
atividade ou tarefa
Manual do vendedor
Manual da telefonista
Recomendvel quando h um nmero de funcionrios nas funes
especificadas que justifique seu uso
Objetivos:
Melhor treinamento de um grupo especfico do funcionrios
Tornar-se um guia de trabalho e consulta para o grupo de
funcionrios
Contedo:
Tarefas bsicas inerentes ao cargo
Sua interao com outros cargos da organizao
Prof. Carlos Pinheiro
362
MANUAL DE
NORMAS E PROCEDIMENTOS
Descrevem as atividades que envolvem as diversas unidades
Detalham como as atividades devem ser executadas
Objetivos:
Proporcionar uma execuo uniforme dos servios descritos
Atribuir s unidades organizacionais, competncia para definir as orientaes a
serem includas no manual
Contedo:
Normas: indicao de quem executa (ou pode executar) os diversos
trabalhos do processo administrativo
Procedimentos: indicao de como so executados os diversos trabalhos
do processo administrativo
Formulrios: definio dos documentos e sua forma de utilizao
Fluxogramas: grficos dos diversos procedimentos descritos
Prof. Carlos Pinheiro
363
RECOMENDAES FINAIS
O manual elaborado para quem no sabe, ou tem dvidas
Deve conter todas as orientaes necessrias, inclusive as
bvias
Aconselha-se elaborar o manual com folhas soltas (ou
eletronicamente) para facilitar a atualizao
O manual no um documento comum. Sua entrega deve ser feita
pela prpria gerncia
Ateno com a esttica, inclusive redao e apresentao
A elaborao do manual deve ser adaptada s caractersticas da
organizao
O manual perder sua utilidade se as mudanas forem transmitidas
apenas de forma verbal, ele precisa ser atualizado
Prof. Carlos Pinheiro
364
Problemas
Organizacionais
Prof. Carlos Pinheiro
365
Problemas
Organizacionais
Semelhante ao corpo humano, a estrutura organizacional da empresa
apresenta diversos tipos de enfermidades que, se no medicados em tempo
hbil, iro se agravando e prejudicando os demais rgos da empresa.
Empresa Excessivamente Organizada
Problemas(Isolamento empresarial; iniciativa pessoal tolhida;
multiplicao da atividade de staff; estrutura amarrada ...)
Solues(Estudo dos manuais internos; elaborao de normas que
dem abertura para a criatividade; flexibilizao estrutural ...)
Inexistncia de Instrumentos de Formalizao Estrutural
Problemas (conflitos e poltica nociva; ineficincia e inveja; insegurana
e
irresponsabilidade; insatisfao dos clientes...)
Solues (criao de documentos formais de organizao; definio das
linhas de autoridade; elaborao de guias de atribuies ...)
Prof. Carlos Pinheiro
366
Problemas Organizacionais
Coordenao Acumulativa:
Chefe
367
Problemas
Organizacionais
Multicomando:
368
Problemas
Organizacionais
Falta ou Excesso de Delegao de Autoridade
Problemas (Congestionamento do poder de deciso, excesso de
problemas insignificantes na mesa da alta administrao;
estmulo criao de unidades organizacionais independentes no
seio da organizao; retardamento dos processos, causando
transtornos e, conseqentemente, prejuzos aos clientes ...)
Solues (criar um ponto de equilbrio entre a centralizao e a
descentralizao administrativa de forma que o trabalho flua
normalmente sem que os entraves decisrios possam prejudiclo...)
369
Problemas Organizacionais
Conjugao de Atividades Divergentes:
Fiscalizao e
Superviso sob
a
mesma
chefia
Departamento
de
Contabilidade
Lanamentos
Contbeis
Superviso
Interna
370
Problemas
Organizacionais
Excesso de Nveis Hierrquicos:
Problemas (aumento do nvel de rudo
nas comunicaes; demora excessiva
na tomada de deciso, muitas vezes
quando chega ao interessado j
estourou o prazo para a ao; alto
custo com pessoal, em virtude do
grande nmero de chefias...)
Solues (processar a anlise funcional
/ estrutural, enxugar a estrutura
aplicando o downsizing, eliminando as
unidades / chefias desnecessrias ...)
371
Problemas
Organizacionais
Insegurana Executiva ou Trincheira de Assessores:
Problemas
(alerta
contra
a
incapacidade
do Administrador;
demora nas decises; conflito entre os
rgos de linha e assessorias;
indefinio das funes e ociosidade
da maioria dos assessores ...)
Solues (rever quais assessorias so
realmente necessrias ao desempenho
da funo; agrupar as assessorias com
objetivos comuns; eliminar as
assessorias desnecessrias...)
372
Administrador
R. Pblicas
Jurdico
Marketing
Imprensa
Secretaria
Auditoria
Consultor
Gabinete
Comercial
Operaciona
l
Problemas
Organizacionais
O Chefe do Chefe (Diretor do Diretor):
Problemas (uma da chefias fica
ociosa; briga pelo poder;
despesa desnecessria com uma
das chefias ...)
Solues (eliminar uma das duas
chefias, aps a verificao de qual
delas a mais importante para os
objetivos da empresa ...)
373
Departamento
de Recursos
Humanos
Diviso de
Servios
Sociais
Problemas Organizacionais
Outros Problemas de Natureza Diversa
Estrutura organizacional obsoleta e antiquada
Indefinio dos objetivos e das metas e obscuridade
das polticas e diretrizes
Tolerncia a incompetncia
Normas e rotinas administrativas pesadas e inflexveis
Incoerncia entre o que foi planejado e o que est
sendo executado
Prof. Carlos Pinheiro
374
Problemas Organizacionais
Outros Problemas de Natureza Diversa
Ausncia de agregao de valor na execuo dos
servios
Uso inadequado da tecnologia da informao
nfase nas aparncias, ignorando e/ou prejudicando as
substncias
Recursos humanos mal dimensionados, alguns setores
com excesso e outros ...
Falta de integrao e sinergia entre os diversos
departamentos, entre outros
Prof. Carlos Pinheiro
375
ESTUDO E
ANLISE DO TRABALHO
376
ESTUDO E
ANLISE DO TRABALHO
Compreende:
Anlise da Distribuio do Trabalho - identificar e
criticar a carga de trabalho de cada rea e pessoa
377
ESTUDO E
ANLISE DO TRABALHO
A
Passos
Tarefa
Atividade
Processo
Exemplo:
378
ANLISE DA
DISTRIBUIO DO TRABALHO
Deve Permitir:
379
ANLISE DA
DISTRIBUIO DO TRABALHO
Para isso deve-se:
levantar as tarefas desenvolvidas por cada
empregado
levantar o tempo gasto em cada tarefa
levantar/priorizar as atividades desenvolvidas
pela rea
levantar/analisar o quadro de distribuio do
trabalho
380
ANLISE DA
DISTRIBUIO DO TRABALHO
QDT
a ferramenta que estabelece as tarefas
efetuadas dentro de uma determinada rea,
especificando quanto tempo gasto por cada um
dos
funcionrios
na
atividade
total
e
individualmente.
381
ANLISE DA
DISTRIBUIO DO TRABALHO
Q D T - Objetivos
Identificar quais atividades consomem o tempo
de cada um dos funcionrios.
Definir quem faz o qu.
Definir quantas horas totais no perodo
(dia/semana/ms) cada funcionrio dedica ao
trabalho.
Definir a atividade mais importante.
Prof. Carlos Pinheiro
382
ANLISE DA
DISTRIBUIO DO TRABALHO
Q D T - Objetivos
Identificar
superposies
desenvolvidas.
nas
tarefas
383
ANLISE DA DISTRIBUIO DO
TRABALHO
Etapas
1. Registro das Tarefas Individuais
a) preliminar
384
ANLISE DA DISTRIBUIO DO
TRABALHO
Etapas
1. Registro das Tarefas Individuais
b) definitiva
385
ANLISE DA DISTRIBUIO DO
TRABALHO
Etapas
2. Agrupamento das Tarefas em Atividades
386
ANLISE DA DISTRIBUIO DO
TRABALHO
Etapas
3. Elaborao do Quadro de Distribuio do Trabalho - QDT
387
ANLISE DA DISTRIBUIO DO
TRABALHO
FATOR TEMPO
Est relacionado com o tempo que cada
tarefa acaba consumindo em sua
execuo.
Deve existir uma relao direta entre a
quantidade de tempo consumido na
tarefa e a sua importncia declarada na
rea.
Prof. Carlos Pinheiro
388
ANLISE DA DISTRIBUIO DO
TRABALHO
Questes
FATOR TEMPO
1. Quais as atividades que absorvem mais
tempo?
2. Quais as atividades que deveriam absorvem
mais tempo?
3. As tarefas mais urgentes tm prioridade de
execuo?
4. Existe esforo mal empregado?
Prof. Carlos Pinheiro
389
ANLISE DA DISTRIBUIO DO
TRABALHO
391
ANLISE DA DISTRIBUIO DO
TRABALHO
FATOR VOLUME DE TRABALHO
392
ANLISE DA DISTRIBUIO DO
TRABALHO
Questes
FATOR VOLUME DE TRABALHO
adequada?
393
ANLISE DA DISTRIBUIO DO
TRABALHO
Questes
FATOR CUSTO
394
ANLISE DA DISTRIBUIO DO
TRABALHO
Questes
FATOR SIMPLICIDADE
395
ANLISE DA DISTRIBUIO DO
TRABALHO
FATOR RACIONALIZAO
396
ANLISE DA DISTRIBUIO DO
TRABALHO
1. Distribuio fsica inadequada;
2. Uso de formulrios complexos e que no
foram alvos de anlise;
3. Uso de mquinas e equipamentos antigos e
que causam constantes problemas;
4. Desenvolvimento/execuo de muitas tarefas
manuais que poderiam ser mecanizadas;
5. Complexidade excessiva das rotinas exigindo
anlise maior, como sistema ou subsistema.
Prof. Carlos Pinheiro
397
ANLISE DA DISTRIBUIO DO
TRABALHO
Concluses:
A partir de todos os comentrios traados nas etapas
anteriores, deve ser montado um novo QDT que apresente a
melhor forma possvel de soluo do problema.
Esse novo QDT deve ser exaustivamente discutido entre os
analista e, posteriormente, com todos os envolvidos na rea
alvo de estudo.
No momento em que se efetuem as modificaes, todos os
componentes ou afetados por elas devero estar plenamente
de acordo e conscientes de que essa a melhor alternativa
possvel. Caso contrrio o estudo ser um fracasso.
Prof. Carlos Pinheiro
398
Mtodo de Melhoria
Continua -PDCA
399
Introduco
Criado por Walter A. Shewhart
Ciclo de controle estatsco do processo, que pode
ser repetido continuamente sobre qualquer
processo ou problema
400
Introduo
Popularizado por W. Edwards Deming
Desenvolvimento do Shewhart PDCA Cycle
O mtodo de melhorias PDCA um instrumento
valioso de controle e melhoria de processos.
401
Definies do PDCA
Insere qualidade ao produto final;
Caminho para se atingir a meta;
No existe metodologia PDCA sem definio de
uma meta a ser atingida.
402
O Ciclo
403
O ciclo
O PDCA um modelo dinmico
Vantagens:
Reduco de custos
Aumento da produtividade
404
Processo de evoluo
405
Utilizao
Estabelecimento de metas de melhoria.
Resoluco de problemas crticos (gerenciamento
de rotina)
406
Metas
Melhora
Mantm
407
Mdulo Plan
Planejar
O mais importante
estipular objetivos e determinar programas e
procedimentos para o alcance desses objetivos
408
Qual o objetivo?
Quem ser envolvido no processo?
Qual ser o prazo para efetivao do plano?
Quais sero os recursos a serem gastos?
Quais sero os dados a serem coletados?
409
Mdulo Do
Executar
Os objetivos do plano de ao so postos em
prtica
Enquanto planejamento voltado para eficcia a
etapa execuo voltada para eficincia
410
Mdulo Do
Duas etapas:
Etapa de treinamento
Etapa de Execuo da ao
411
Etapa de treinamento
Divulgao do plano a todos os funcionrios
Realizao de reunies participativas
Apresentao das tarefas, a razo delas e os
responsveis por elas.
412
413
Mdulo check
Verificar
Uma das fases mais importante
Deve examinar quais aes obtiveram os melhores
resultados e quais no alcanaram a eficcia
desejada
414
415
Mdulo ACT
Atuar, padronizar
As aes devem ser baseada na fase anterior
O processo consiste em elaborar um novo padro
ou alterar o j existente.
416
O que fazer?
Quem devera executar?
Quando, Onde e Como deve ser executada?
POR QUE essa tarefa deve ser executada?
417
Esquemtico
Apresentado em forma de fluxograma e figuras
Demonstrao clara dos resultados
418
Procedimentos finais
Divulgao ampla dos novos padres na empresa
Reeducao e treinamento dos funcionrios
Comunicao deve ser clara, expondo as razes
das mudanas
Os padres devem ser acompanhados
regularmente
419
Como Manter?
Aplicao do processo de Melhoria continua
utilizando o mtodo e melhorias PDCA
Iniciando o ciclo do SDCA, para manuteno do
objetivos alcanados.
420
FIM!!
pessoal, chegou a hora da despedida, ultima aula
de OSM, ultimo contedo..PASSOU RPIDO,
N!!
Agora com vocs...aproveitem este material, no
apenas para estudar para a prova, use na vida
profissional. Este material de vocs.
VALEU!!
Prof. Carlos Pinheiro
421