FUNCIONES DEL CONTROL

ARMANDO BATISTA CASTILLO

Asesor de gestin empresarial

Funcin de Control
La planeacin abarca la definicin de los

objetivos o metas de la organizacin.

Si no estamos seguros de lo que tratamos de
alcanzar, Cmo podremos determinar si
hemos alcanzado las metas?
Entonces debe existir una funcin de control
El control es el ultimo vinculo en la cadena
funcional de la administracin

Funcin Control
En la funcin control comparamos el

desempeo actual contra los objetivos,

identificamos cualesquier desviacin
significativa, y tomamos la accin
correctiva necesaria.
La planeacin establece objetivos o
estndares que facilitan el control
Sin
planeacin
no
puede
haber
CONTROL.

El proceso de control
Bsicamente consiste en:
Establecer estndares.
Medir el desempeo con estos estndares.
Corregir las variaciones de los estndares y los
planes
En la practica consiste en tres pasos:
1.La medicin del desempeo
2.La comparacin del desempeo real contra un
estndar
3. Tomar una accin administrativa para corregir
desviaciones o estndares inadecuados.

Estndares
Los estndares son criterios con los que se mide el
desempeo real o esperado.

Tipos de estndares.

Fsicos: Horas de trabajo por unidad de produccin.

Toneladas de carga transportada, unidades de
produccin por hora mquina, etc..
De costos: Costos directos por unidad producida, costo
de mano de obra por hora, costo por hora-mquina,
costos de produccin, costos de administracin, costos
de ventas.
De capital: Rendimiento sobre la inversin, rotacin de
inventarios, relacin activo circulante/pasivo circulante.

Estndares
Los estndares son criterios con los que se mide el
desempeo real o esperado.

Tipos de estndares.

De cantidad: como volumen de produccin, cantidad

en existencias, cantidad de materias primas.
De tiempo: tiempo estndar para la produccin de
un producto determinado, tiempo de respuesta de
los proveedores, tiempos de entregas a los clientes
De calidad: control de calidad de materias primas
recibidas, control de calidad de produccin en
proceso, control de calidad de producto terminado,
control de calidad en la prestacin del servicio.

Como medimos?
Observacin personal (fuente inferior de

informacin)
Informes estadsticos (software)
Informes orales (conferencias, reuniones,
etc)
Informes escritos (mas formal)
Para tener un control comprensivo se
debe utilizar las cuatro tcnicas

Tcnicas de control no
presupuestal
Informacin Estadstica.

Informes y anlisis especiales.

Auditora especial

Grficas Gantt.

Grficas Pert.

Sistemas computacionales de control.

Tipos de Control.

Insumos

Control de
fomento avance
Se anticipa a los
problemas

Procesos

Control
concurrente
Corrige los problemas
conforme se presentan

Resultado

control de
retroainformacin
corrige problemas
despus de que
suceden

Cualidades
1. Precisin. de un sistema de control
eficiente
2. Oportunidad.
3. Economa.
4. Flexibilidad.
5. Comprensin.
6. Criterio razonable.
7. Ubicacin estratgica.

Cualidades de un sistema efectivo de

control
Precisin.

Un sistema de control que genera

informacin inexacta puede dar por resultado que la
administracin deje de tomar alguna accin cuando
debiera emprenderla, o hacerla que responda a un
problema inexistente. Un sistema de control preciso
es confiable y produce datos vlidos.

Oportunismo. Los controles deben llamar con toda

oportunidad la atencin de la administracin a las

variaciones, para evitar serias infracciones al
desempeo de una unidad. La mejor informacin
tiene poco valor si est fuera de tiempo. Por tanto,
un efectivo sistema de control debe proporcionar la
informacin con oportunidad.

Cualidades de un sistema
efectivo
control
Economa.de
Un sistema
de control debe

tener una
operacin razonablemente econmica. Cualquier
sistema de control tiene que justificar los beneficios
que proporciona, en relacin con los costos que
incurre. Para reducir los costos, la administracin
debe intentar imponer la menor cantidad posible de
control para alcanzar los resultados deseados.

Comprensin. Ningn valor tienen los controles que

no se puedan comprender. Por tanto, en ocasiones
es necesario implantar controles menos complejos
en lugar de dispositivos sofisticados. Un sistema de
control
que es difcil de comprender puede
ocasionar
errores
innecesarios,
empleados
frustrados, y, con el tiempo, ser eventualmente
ignorado.

Cualidades de un sistema
efectivo de control

Flexibilidad.

Los

controles

efectivos

deben

ser

suficientemente flexibles como para poder ajustarse

a los cambios adversos o para obtener ventaja de
nuevas oportunidades. Pocas organizaciones se
enfrentan a ambientes tan estables que no tengan
necesidad

de

flexibilidad.

Hasta

estructuras

altamente mecnicas requieren controles que se

puedan ajustar conforme cambian los tiempos y las
condiciones.

Cualidades de un sistema
efectivo
control
Criterios de
razonables.
Los estndares

de control

deben ser razonables y de fcil alcance. Si estn

demasiado elevadas o fuera de razn, dejan de
motivar.

Ubicacin Estrategia. Los administradores no pueden

controlar todo lo que sucede en una organizacin.
Aunque se pudiera, los beneficios no justificaran los
gasto. Como resultado, los administradores deben
ubicar

controles

en

aquellos

factores

que

son

estratgicos para el desempeo de la organizacin.

Accin correctiva de los

controles

Un sistema efectivo de control no slo debe indicar

cuando ocurre una desviacin significativa del
estndar, sino que tambin

sugiere qu accin

debe tomarse para corregir la desviacin. Es decir,

tanto debe sealar el problema como especificar la
solucin. Esto se logra con frecuencia al establecer
pautas si-entonces;
si-entonces por ejemplo, si los ingresos
por unidad bajan ms 5%, entonces los costos
unitarios deben reducirse una cantidad similar .

Requisitos para controles

eficaces
Adaptacin de los controles a los planes

propuestos.
Adaptacin de los controles a cada
administrador.
Seguridad que los controles sealen
excepciones en puntos crticos.
Bsqueda de la efectividad de los controles.
Asegurarse de la flexibilidad de los controles.
Logro de los controles econmicos.
Controles dirigidos a acciones correctivas.

Bases de control (Ciclo

Planear : son los objetivos, son los programas
PHVA)
que desea lograr la empresa, los que facilitan
alcanzar las metas.
Hacer: es poner en practica lo que se planeo
para la consecucin de los objetivos.
Evaluar: no es mas que la interpretacin y
comparacin de la informacin obtenida con
respecto a los objetivos trazados.
Actuar: es la puesta en practica de las
acciones correctivas que resolvern las
desviaciones que hacen perder el equilibrio al
sistema.

Control de gestin
El objetivo del Sistema de control de Gestin es
apoyar a los directivos en el proceso de toma de
decisiones con visin empresarial, para que se
obtengan

los

resultados

deseados.

En

otras

palabras, se trata de lograr una "congruencia de

metas", para lo cual Control de Gestin crea el
marco dentro del cual las acciones tomadas por
los distintos directivos no responden solo al
inters de su propio servicio, sino que responden
al inters superior de la empresa como conjunto.

Niveles de control de
gestin

Control estratgico
El

control estratgico, tambin

llamado control organizacional, es
tratado en el nivel institucional de la
empresa y se refiere a los aspectos
globales que cobijan a la empresa
como
un
todo.
Su
dimensin
temporal es a largo plazo. Su
contenido es genrico y sinttico.

Control tctico
El control ejercido en el nivel intermedio de las
empresas es el control tctico, tambin denominado
control por departamentos o control gerencial. De
manera general, el control tctico se refiere a los
aspectos menos globales de la empresa.
Su espacio de tiempo es el mediano plazo. En otras
palabras, su contenido no es tan genrico ni tan
amplio como el control estratgico. Esta orientado
al mediano plazo y aborda cada unidad de la
empresa, como un departamento o cada conjunto
de recursos, de manera aislada.

Control tctico

Control operativo u
Este control se refiere a los aspectos ms
operacional
especficos, como las tareas y operaciones. Su
espacio de tiempo es el corto plazo, ya que su
objetivo es inmediatista: evaluar y controlar el
desempeo de las tareas y las operaciones en cada
momento.
Tambin es el subsistema de control ms orientado
hacia la realidad concreta de la empresa: su da a
da, en trminos de las tareas realizadas. Es el
control operacional es el subsistema de control
efectuado en el nivel ms bajo de la organizacin
empresarial

Control operativo u
operacional