Gestin eficaz del tiempo.

Optimiza tu tiempo.
Mejore sus habilidades para el trabajo

Gestin eficaz del tiempo.

Introduccin.

De qu vamos a hablar?
Qu es gestionar el tiempo
Empezar a caminar
Herramientas para el tiempo
Cmo priorizar
Eternizacin
Delegacin
Getting things done (GTD)

Expectativas:

organizar mejor mi trabajo

combinar trabajo de despacho e incidencias
(interrupciones)
los planes y previsiones no se cumplen
gestiona mltiples tareas y funciones
organizar mejor el tiempo dentro de mi jornada
laboral
no se por donde empezar
se me acumulan las tareas pendientes
necesito herramientas y pautas
quiero dar mejor servicio a mi cliente, una
respuesta gil
quiero optimizar mi tiempo
necesito diferenciar mi tiempo laboral y el
personal

Steven Covey, 7 hbitos de las

personas efectivas.

Dinmica de grupo
Sobre las fotografas de su puesto de
trabajo habitual, describir cmo
organizan su escritorio, su agenda,
qu sistema siguen para desarrollar
sus tareas y gestionar su tiempo.

Qu organizacin?

Organizacin?

Organizacin?

Organizacin?

Organizacin?

Gestin eficaz del tiempo.

1. Qu es gestionar el
tiempo?

Gestionar el tiempo?
Personas tan significadas como OBAMA tienen el
mismo tiempo que tu, es decir

1. 60 segundos en un
minuto
2. 60 minutos en una
hora
3. 24 horas en un da
4. Y 168 horas en una
semana

El tiempo ni se ahorra ni se almacena. No se trata de

cunto tenemos sino de cmo lo utilizamos.

Gestionar el tiempo?
Es la gestin de nuestras propias
actividades, para asegurarnos que
se desarrollaran en el tiempo
disponible o determinado, ya que el
tiempo es un recurso escaso y
continuo.

Porqu organizar
mi tiempo?
Principales razones:
1. Ganar rendimiento
sobre el tiempo
(optimizarlo)
2. Motivar y promover
la iniciativa
3. Permite hacer
previsiones
4. Reduce la ansiedad
(estrs)

Barreras para el
xito en la gestin
de nuestro tiempo
AUTOCONOCIMIENTO Y CONOCIMIENTO DE NUESTROS
OBJETIVOS.
Slo a travs del propio conocimiento y de cules son nuestros
objetivos podemos mejorar.
DESARROLLAR Y MANTENER UN CALENDARIO
SUFICIENTEMENTE FLEXIBLE.
El calendario debe de trabajar para ti, no para los dems. Debe
reflejar aquello exclusivamente importante para ti.

Dinmica de grupo
Sobre el cuestionario hacemos un
ranking para ver que no estamos
tan mal, no?

Factores de
fracaso.
1. Miedo a cambiar los propios hbitos.
2. Incertidumbre sobre cmo y cuando empezar.
3. Presin del tiempo, ya que para ahorrar
tiempo futuro debes invertir tiempo presente
(y el da a da ya sabemos como es).
4. Falta de voluntad.

Factores
facilitadores
1. Mejoras en la eficacia de tu trabajo
2. Incremento de tu productividad
3. Desarrollo personal (trabajo + ocio)
4. Como respuesta a un incremento de
responsabilidades

Gestin eficaz del tiempo.

2. Empecemos a
organizarnos

La matriz de
organizacin
de tu tiempo

Importante

NO
SI

Urgente

NO

EVITA
HACERLO

DELEGA
EN OTROS

SI

DECIDE
CUANDO DEBES
HACERLO

HZLO
AHORA
MISMO

Fuente: First things first. Steven R. Covey.

Tenemos tendencia
a reaccionar mejor
frente a la urgencia
que frente a la
importancia:
1. Clasifica tus tareas: encuadrar
las tareas en cada uno de los
bloques.
2. Disciplina: realizar las tareas en
el orden correcto.

Situaciones
ms frecuentes
Importante

NO

SI

Pasatiempos
Tareas improductivas
Entretenimientos - juegos
Cualquier otra cosa

Prevencin
Construccin de relaciones
Planificacin y preparacin
Desarrollos de sistemas
Conocimiento profesional

Interrupciones

Situaciones de pnico

Algunas llamadas telefnicas o mails

Algunas reuniones
Reuniones no preparadas
Actividades populares

Asuntos estresantes
Fuego cruzado
Proyectos con plazos marcados

Trivialidades

SI

Urgente

NO

Fuente: First things first. Steven R. Covey.

Hacia una
estrategia inteligente

NO
SI

Urgente = f (tiempo)

Importante = f (valor para empresa)

NO

SI

Irresponsabilidad
Dependencia de otros

Visin
Perspectiva
Equilibrio
Control

Fuera de control
Sentimiento de
victimizacin
Enfoque al corto plazo

Fuente: First things first. Steven R. Covey.

Nos estresamos
Nos quemamos

RETO = PLANIFICAR,
ANTICIPAR.
Gestionar las tareas
IMPORTANTES antes
que estas devengan
URGENTES.

QU ESTRATGIAS
DEBEMOS
ADOPTAR PARA
VENCER NUESTRAS
BARRERAS PERSONALES?
GESTIONAR EL TIEMPO ES
GESTIONAR NUESTROS
(MALOS) HBITOS.

Consejos para
una gestin inteligente
Algunos consejos...
1. SER ORGANIZADO: filtra tus tareas
2. PROTEGER TU TIEMPO: quemar, aislar y delegar
3. CONSEGUIR A TRAVS DE UN ENFOQUE SOBRE
OBJETIVOS: nfasis motivacional
4. TRABAJA SEGN UN ORDEN DE PRIORIDADES: pon
objetivos y prioriza
5. UTILIZA HERRAMIENTAS MGICAS PARA SACAR PARTIDO
DE TU TIEMPO
6. ENTRENA TUS HABILIDADES DE GESTIN DEL TIEMPO
7. SIGUE LA CORRIENTE: filosofa oriental, ritmos naturales
8. EVITA TUS MALOS HBITOS: eternizacin
Fuente: First things first. Steven R. Covey.

Cosas a potenciar...
1. Fijar objetivos inteligentes que puedan ser
realmente desarrollados. Evita crear
situaciones imposibles.
2. Establece prioridades.
3. Asumir completamente las responsabilidades
sobre el hecho de hacer un uso o abuso de
un precioso recurso, el tiempo.
Fuente: Stretegies for Success. www.accd.edu.

Gestin eficaz del tiempo.

3. Herramientas

Herramientas
a desarrollar
1. No crear situaciones imposibles:
1. Compatibilizar trabajo con tiempo libre.
2. Revisa tus obligaciones externas. Existen
tareas donde tu gestionas el tiempo y otras
donde el tiempo es gestionado por factores
externos.
3. Examina de forma realista estas
obligaciones.

Herramientas
a desarrollar
2. Define prioridades:
1. Planificar, planificar, planificar
2. Utiliza un calendario SEMANAL y una lista de
tareas DIARIA.
3. Escribe esta lista de tareas diariamente.
4. Esta lista es un recordatorio: escoge entre lo
que puede y no puede esperar.
5. Visualiza los incumplimientos para planificar
el nuevo da.

Herramientas
a desarrollar
3. Evita distracciones (ladrones del tiempo):
1. Identifica reas de prdida de tiempo.
2. Evita la ETERNIZACIN: acto deliberado (y
esencial a la naturaleza humana) de posponer de
forma excesiva tus objetivos o tareas.
3. Implica comportamientos perfeccionistas, pero
tambin esconde inseguridad para desarrollar las
tareas.
Eternizacin

Perdida
de tiempo

Oportunidades
perdidas

Baja
productividad

Estrs
galopante

Herramientas
a desarrollar
4. Estoy sobrepasado por un objetivo o por
un plazo:
1. La gestin de crisis (o su defecto) nos dejan poco
tiempo para las rutinas o el disfrute de nuestra
vida.
2. Has perdido el punto de vista respecto a tus
objetivos o enfoques principales?
3. Desarrolla lista de tareas diarias semanales
mensuales y de largo plazo.

Herramientas
a desarrollar
5. Las barreras emocionales (dispersin,
estrs, ansiedad, frustracin) afectan a
tu productividad:
1. Busca tu bienestar fsico, desconecta de estas
barreras
2. El ejercicio o cualquier otra distraccin que te
relaje son perfectos antdotos para desconectar

Herramientas
a desarrollar
6. Asume la responsabilidad sobre la gestin
(o su defecto) de tu tiempo:
1. Busca ambientes de trabajo propicios
2. Limita tus distracciones o ladrones del tiempo
(revisar mails, llamar compulsivamente)
3. Prevencin frente a amigos, compaeros que
pasan por encima de tus prioridades

proyectos

Una propuesta
de organizacin
del tiempo de trabajo
objetivos

planes de
acciones
listas de
tareas

Ladrones
del tiempo
Cules son tus fuentes de
interrupciones?
Visitas inoportunas
Llamadas telefnicas (entrantes)
Reuniones
Crisis, urgencias, incendios
Dilacin, dejacin
Cmo podemos defendernos de
ellas?...

Dinmica de grupo
Cules son sus ladrones del
tiempo? Cmo los afectan?

Ladrones
del tiempo

Ladrones
del tiempo

Ladrones
del tiempo

Ladrones
del tiempo
Reuniones:
Es necesaria la reunin? Para qu
se ha convocado - objetivos? Puede
resolverse de otra forma?
Fijar una lmites de duracin: 1,5h es
demasiado
Planificar (orden del da) y ceirse al
plan.

Ladrones
del tiempo

Ladrones
del tiempo

Ladrones
del tiempo

Ladrones
del tiempo

Gestin eficaz del tiempo.

4. Cmo priorizar

Cmo establecer
prioridades?
Anlisis ABC...
1. Ordenamos las tareas en grupos de prioridades:
A: ms importantes, B: menos importantes, C:
menos importantes an
2. Sirve para listas de tareas abiertas aunque se
recomienda que se cierren para generar
motivacin en su ejecucin
3. Se pueden establecer los grupos que se quieran.
4. Suela combinarse con la tcnica de Pareto.

Cmo establecer
prioridades?
Tcnica de Pareto...
1. Se basa en la doble aplicacin de la regla del 8020.
2. El 80% de las tareas puede realizarse en el 20%
del tiempo, y el 20% de tareas incompletas nos
ocupa el 80% del tiempo restante.
3. Por su parte el 80% de nuestra productividad
proviene del 20% de las tareas (previamente
priorizadas por el valor que generan al proyecto).

Cmo establecer
prioridades?
Mtodo POSEC (Prioritize by Organizing,
Streamlining, Economizing & Contributing)
1. Sobre la analoga de la pirmide de MASLOW (jerarquia de la autorealizacin) es
un sistema que sugiere que un individuo est mejor posicionado si prioriza sus
responsabilidades personales, para soportar sus responsabilidades sociales.
2. En este sentido debera:
1. Prioriza tu tiempo y define tus objetivos personales
2. Organiza las cosas necesarias para tener xito (familia y finanzas)
3. Streamlining (racionaliza). Cosas que no te gusta hacer, pero debes
(trabajo)
4. Economiza. Cosas que debes hacer pero no son urgentes (el pasado o
tareas de socializacin)
5. Contribuye. Prestando atencin al resto de las cosas que marcan la
diferencia (obligaciones sociales).

Cmo establecer
prioridades?
Mtodo Eisenhower... lo que es importante es en s
mismo urgente, y lo urgente es en s mismo
importante

NO
SI

Urgente = f (tiempo)

Importante = f (valor para empresa)

NO

Descartadas

Delegarlas

SI

Fijar una
fecha lmite
y realizarlas
personalmente

Realizar
inmediatamente y de
forma personal

Dinmica de grupo
Fija 10 tareas a realizar en los
prximos das.
Sobre vuestra relacin de tareas
(TODO list) clasifica por urgencia
e importancia

Cmo ahorras tu tiempo?

Gestin eficaz del tiempo.

5. Dilacin, dejacin,
eternizacin

DILACIN
= DESMOTIVACIN
Hazlo ya...
1. Accin deliberada de dejar las cosas
para maana.
2. Efectos: prdida de oportunidades,
prdida de tiempo, baja
productividad o estrs creciente.
3. Causas de este mal hbito:
1. Bsqueda del perfeccionismo,
sentimiento de que el resultado es
constantemente insuficiente, o miedo
a la disconformidad.
2. Ciclo vicioso: comodidad,
insuficiencia y dilacin.

DILACIN
Cmo superarla...
1. Un primer paso:
aunque necesita
compromiso y
energa es mayor la
energa necesaria para
empezar que para
continuar con el
cambio.

DILACIN
Cmo superarla...
1. Algunos consejos:
1. Reconocimiento del problema:
escribe todas las excusas y
justificaciones para darte
cuenta.
2. Piensa en positivo para darle la
vuelta: cuanto antes empiece,
antes acabo
3. Establece objetivos claros
4. Prioriza las tareas
5. Organiza tu agenda
6. Compromiso con tus tareas y
plazos
7. Premia tu rendimiento

Gestin eficaz del tiempo.

6. Delegacin

DELEGACIN
Algunas pautas...
1. Delegar es repartir parte de
tus responsabilidades y
funciones (en el seno de un
equipo) donde quien delega
debe actuar como un coach
(entrenador) con la persona
en quien delega.
2. Las responsabilidades
tambin se delegan.

Algunas pautas...
1. Responsabilidad y delegacin:
1. Responsabilidad operativa, la
que se delega. Se hace por
delegacin.
2. Responsabilidad gerencial, la
que no se delega.

Seleccin de la persona adecuada

en quien delegas
Formacin e informacin que le
ofreces para poder desarrollar su
propsito
Supervisin:
De comportamientos
(continuamente)
De resultados (puntual y
peridicamente)

DELEGACIN

Gestin eficaz del tiempo.

7. La propuesta del GTD

GETTING
THINGS DONE (GTD)
Consigue que las cosas se
hagan...
1. Sistema impulsado por David Allen, en
su libro
2. GTD se basa en el principio de que
una persona necesita borrar de su
mente todas las tareas que tiene
pendientes guardndolas en un lugar
especfico. De este modo, se libera a
la mente del trabajo de recordar todo
lo que hay que hacer, y se puede
concentrar en la efectiva realizacin
de aquellas tareas.

GETTING
THINGS DONE (GTD)
Ready for Anything, David Allen.
Mantn todo fuera de tu cabeza.
Decide qu acciones se requieren
en tus tareas cuando aparecen
no cuando expiran. Organiza
recordatorios de tus proyectos y
sus acciones prximas en las
categoras apropiadas. Mantn tu
sistema actualizado, completo y
suficientemente revisado para
conocer las opciones de las que
dispones sobre lo que estas
haciendo (y no haciendo) en
cualquier momento."

GTD: Fases
1. RECOPILAR...
1. Depositar en "cubos" externos,
todo aquello que necesitemos
recordar, realizar o darle
seguimiento.
2. Tras el procesamiento, todos
los "cubos" deberan vaciarse
al menos una vez por semana.
3. Objetivo: vaciar mi mente.
4. Un cubo es el soporte: Outlook,
gestor de tareas, listas de
notas, libretas

GTD: Fases
2. PROCESAR...
1. Regla de los dos
minutos: "Si una tarea
requiere menos de dos
minutos, hazla
inmediatamente".
2. Los 2 minutos son
orientativos.

GTD: Fases
2. PROCESAR... Cmo?
1. Empezar siempre por el principio
2. No procesar ms de un elemento a la vez.
3. No enviar de vuelta al "cubo" a ningn
elemento.
4. Si un elemento requiere de una accin para
ser realizado:
Si lleva menos de dos minutos, hazlo.
Si no es tu tarea, delgalo
adecuadamente.
Posponlo.
5. Si un elemento no requiere una accin,
Archvalo como referencia.
Deschalo si no es procedente.
Djalo en cuarentena si no puedes
llevarlo a cabo en ese momento.

GTD: Fases
3. ORGANIZAR...
1. Se proponen dos instrumentos:
Agenda: slo para tareas, citas o
reuniones con fechas bien
determinadas (hard landscape)
Lista de tareas TODO list.
2. Cmo organizamos nuestras listas de
tareas? Grupos homogneos:
Acciones prximas
Proyectos
En espera
Algn dia/Quizs

GTD: Fases
3. ORGANIZAR...
1. Qu suponen estos grupos
homogneos?
Acciones prximas: Para todo
elemento que requiere tu atencin,
se define el prximo hito por
ejemplo, para redactar un informe,
necesito una reunin previa con X
(hito). Se organizan segn el
contexto: trabajo, hogar
Proyectos: Todo conjunto abierto
de tareas que no estn concluidas.
Su revisin peridica genera
Acciones Prximas.

GTD: Fases
3. ORGANIZAR...
1. Qu suponen estos grupos
homogneos?
En espera: Para acciones que has
delegado y ests en espera del
retorno.
Algn da/Quizs: Cosas que te
interesan pero para las que no hay
tiempo, por ejemplo, mejorar mi
francs

Dinmica de grupo
Sobre tu lista de tareas (recopilacin)
elabora las fases de PROCESA y
ORGANIZA

GTD: Fases
3. ORGANIZAR...
1. Punto crtico: Sistema de
revisin fcil, simple y amigable.
2. Desde a un trozo de papel hasta
un software de GTD.
3. Se propone un orden
alfabtico como sistema ms
simple de acceso al
seguimiento.
SEGUIMIENTO CON GMAIL

Bryan Murdaugh "Getting Things Done with Gmail

http://spaceagewasteland.com/gtd%20with%20gmail.pdf

GTD Inbox extension: http://www.gtdgmail.com/

GTD: Fases
3. ORGANIZAR...
1. Allen propone un sistema de 43
carpetas
2. 12 carpetas MENSUALES
3. 31 carpetas (representando los das
del mes)
4. Cada da revisas la carpeta, la vacas y
la colocas en el mes siguiente.
5. Para tareas futuras, las colocas en
forma de recordatorio, y te olvidas
hasta el da correspondiente.

GTD: Fases
REVISAR...
1. Cualquier sistema requiere
de revisin.
2. La revisin mnima es
semanal para el sistema de
organizacin GTD (a
principio o final de semana).
3. Diariamente asumimos las
carpetas diarias para
revisar tareas y
recordatorios.

GTD: Fases
HACER...
1. Malas seales si
dedicamos mucho tiempo a
organizar, y poco a hacer
2. La organizacin y
planificacin debe ser
sencilla, debe promover la
accin y desincentivar la
dejadez y saturacin

Gracias por su atencin.