MS Project Introduccion

Gestin de Proyectos
con Ms Project 2013
Contenido
Sesin 1:
Introduccin al MS Project 2013
Conceptos de Gestin de proyectos
Explorar las Vistas a partir de una plantilla
La nueva interfaz de Project 2013
Crear una lista de tareas
Tipos de tareas, Estimar duraciones

Agrupar las tareas en fases
Relacionar las tareas. Tipos de vnculos
Documentar las tareas
Introducir tareas peridicas, Comprobar la duracin del plan.
Ing Patricia Llallico Arzapalo
Contenido
Sesin 2 : Establecer y asignar recursos
Tipos de recursos
Establecer los recursos de trabajo, materiales y de costo
Introducir las tarifas de pago de los recursos
Asignar recursos de trabajo a tareas
Asignar recursos adicionales a una tarea
Calendarios del proyecto, del recurso y de las tareas
Laboratorio 1
Contenido
Sesin 3 : Ajustar los detalles de las tareas
Ajustar las relaciones de las tareas

Introducir restricciones a las tareas
Visualizar la ruta crtica del proyecto
Interrumpir el trabajo de una tarea
Ajustar el tiempo de trabajo para tareas individuales
Cambiar el tipo de las tareas
Introducir fechas lmite
Introducir costos fijos
Contenido
Sesin 4 : Ajustar los detalles de los recursos y las asignaciones
Examinar la asignacin de los recursos a lo largo del tiempo

Resolver manualmente sobreasignaciones de recurso
Redistribuir recurso sobreasignados
Introducir distintas tasas de costo para un recurso
Introducir tasas de costo que se apliquen en diferentes momentos
Introducir diferentes disponibilidades para los recursos
Retrasar el comienzo de las asignaciones
Aplicar perfiles a las asignaciones
Introducir tasas de consumo para los materiales
Laboratorio Nro 2
Contenido
Sesin 5 : Ajustar el plan del proyecto
Examinar la asignacin de recursos a lo largo del tiempo

Resolver manualmente sobreasignaciones de recursos
Redistribuir recursos sobreasignados
Examinar los costos del proyecto
Sesin 6 : Organizar, dar formato e imprimir el proyecto
Ordenar, agrupar y filtrar los detalles del proyecto

Personalizar las tablas
Personalizar las vistas
Imprimir el plan del proyecto
Imprimir vistas e informes
Laboratorio Nro 3
Contenido
Sesin 7: Realizar el seguimiento del progreso en tareas y

asignaciones
Establecer una lnea de base

Introducir el porcentaje completado de una tarea
Introducir valores reales y valores restantes para una tarea
Realizar el seguimiento del trabajo real a nivel temporal para tareas y
asignaciones
Planificar el trabajo incompleto
Sesin 8 Examinar e informar sobre el estado del proyecto
Identificar las tareas que se han desviado del plan

Examinar los costos de la tareas y de los recursos
Informar de la variacin de costo de un proyecto en forma grfica
Laboratorio Nro 4 y ExamenIngFinal
Patricia Llallico Arzapalo
Evaluacin
La evaluacin ser totalmente prctica. La calificacin constara de

cinco (5) notas:
Cuatro (4) prcticas y se anulara la nota mas baja. Obteniendo un promedio
de practicas (PP)
Un (1) examen final. Que se tomara en la ltima sesin (EF).
SESION01: INTRODUCCION AL MS PROYECT 2013
Conceptos Bsicos
Proyecto: Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un

producto, servicio o resultado nico (PMP).
Administracin de Proyecto: Gestin eficiente de los recursos
involucrados en plan de ejecucin
Recursos: Tiempo, dinero, personas.
Docente: Ing. Patricia Llallico Arzapalo
10
Modelos Tradicionales de la Administracin de Proyectos
Mtodo de Ruta Crtica

Diagrama de Gantt
Diagrama de Pert
11
Mtodo de ruta crtica - MRC
El camino crtico en un proyecto es la sucesin de actividades que

dan lugar al mximo tiempo acumulativo.
Para calcularlo es necesario conocer la duracin de las actividades
que estn en el camino crtico y sumar sus tiempos
12
Mtodo de ruta crtica - MRC
13
Diagrama de Gantt
Inventado por Charles Gantt en 1917

El diagrama de Gantt o cronograma tiene como objetivo la
representacin del plan de trabajo, mostrando las tareas a realizar,
el momento de su comienzo y su terminacin y la forma en que las
distintas tareas estn encadenadas entre s.
Es la forma habitual de presentar el plan de ejecucin de un
proyecto.
14
DIAGRAMA DE GANTT
15
PERT (Tcnica de Revisin de evaluacin del programa)
Es una tcnica de anlisis de la red del proyecto empleado para

estimar la duracin del proyecto, cuando hay un alto grado de
incertidumbre acerca de las estimaciones de duracin de las
actividades.
Emplea tres estimaciones de tiempo por cada actividad O=Optimista
, M=mas probable , P=pesimista.
Frmula= (P+4M+O)/6
Desviacin estndar de una actividad = (P-O)/6
Varianza de una actividad = [(P-O)/6]2
16
17
18
Que es Microsoft Project ?
Microsoft Project es un programa para la gestin de proyectos. Esta

aplicacin permite organizar la informacin acerca de la asignacin
de tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos del
proyecto para que se puedan respetar los plazos sin exceder el
presupuesto y conseguir as los objetivos planteados.
Microsoft Project es una herramienta de administracin de proyectos
eficaz y flexible que puede utilizar para controlar proyectos simples
o complejos.
19
Como programa Microsoft Project
Microsoft Project programa cada tarea utilizando la frmula duracin

= trabajo / esfuerzo de recurso, donde:
Duracin es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la
tarea est realizada.
Trabajo es el esfuerzo necesario durante un perodo de tiempo para
realizar una tarea.
Esfuerzo de recurso es la cantidad de esfuerzo de los recursos
asignados a la tarea y su asignacin.
20
Como programa Microsoft Project
Por ejemplo:
Si tres pintores trabajan dos das en una tarea, con un esfuerzo de 8
horas diarias, el trabajo de cada recurso es 16 horas (2 das * 8
horas).
El esfuerzo total de los recursos es 24 horas al da (3 pintores * 8
horas).
El trabajo total en la tarea es 48 horas (2 das * 8 horas * 3 pintores).
La duracin es 2 das: 48 horas / (3 pintores * 8 horas). La
comprensin de esta frmula es importante para saber en qu forma
los cambios que realiza en las tareas afectan a la programacin del
proyecto.
21
Tringulo del Proyecto
En Microsoft Project 2013 los tres factores que conforman cada

proyecto son:
Tiempo: el tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la
programacin del mismo.
Costo: el presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos;
personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas.
mbito: los objetivos y las tareas del proyecto, as como el trabajo necesario
para realizarlos.
22
Tringulo del Proyecto
23
Iniciar Microsoft Project 2013
24
Iniciar Microsoft Project 2013
25
Novedades de Project 2013
Nueva Interfaz
Grfica de Usuario
Interaccin
similar al resto
de aplicaciones
Office 2013
26
Nuevas plantillas de proyectos
Planes de desarrollo de SW
Lanzamiento de nuevos productos
Construccin
Investigacin de mercados
Desarrollo de plan de negocio
Desarrollar el
Plan de Proyectos
a travs de
buenas prcticas
27

Herramientas de reporte
Reportes estilo tablero de control
de forma rpida y fcil
Reportes de trabajo
Visin general del proyecto
Reportes personalizados
28
Informacin sobre disponibilidad o presencia de miembros del

equipo
29
El "Task Path, gran ayuda para programas complejos.
30

Integracin con Office
365
Integrar los datos

de los proyectos
en la nube
31

Extensiones disponibles en la
Tienda Online de Office
(Office Store)
32
SESION 1: CREAR UNA LISTA DE TAREAS
33
Creacin de una programacin
Definir el proyecto: Para crear una programacin es necesario tener

claro las fechas de inicio del proyecto, la lista de tareas a realizar, su
duracin, los recursos a utilizar.
Despus de introducir la informacin del proyecto, Project calcular
las fechas de programacin del mismo
34
Ejercicio 01
Crear un nuevo proyecto con la fecha de inicio 03/08/2014

Guardar con el nombre PROY_ACCIONISTAS
Configure las propiedades del proyecto
35
Tipos de calendario
Hay tres calendarios por defecto (Estndar, Turno de noche, 24

horas). Adems el usuario puede definir calendarios propios o
modificar los existentes
Tipos de Calendarios
Estndar: est establecido de lunes a viernes, de 9:00 a.m. a 7:00

p.m. con una hora libre a medio da. Este es el calendario
predeterminado que utiliza el programa para el proyecto, las tareas
y los recursos.
Turno de Noche: El calendario laboral est establecido desde las
11:00 p.m. hasta las 8:00 a.m. cinco das a la semana, con una hora
libre de 3:00 a 4:00 de la maana.
24 horas: est determinado para perodos de 24 horas todos los das
de la semana, sin detenerse.
Cambiar das laborables

1. Haga clic
enProyecto>Cambiar
calendario laboral.
2. En la listaPara calendario,
elija el tipo de calendario que
desea modificar.
3. Haga clic en la
pestaaSemanas laboralesy
seleccionePredeterminado.
4. Haga clic enDetalles.
Cambiar das laborables
5. SeleccioneDomingo.
6. Decida si el da es laborable o no haciendo clic en uno de los tres
botones situados a la derecha del cuadro de dilogo.
7. Establezca las horas de trabajo del da y haga clic enAceptar
Excepciones en Calendario Laboral

Para aadir excepcin:
identificarla con un nombre
(ejemplo: Semana Santa), y
para configurarla hacer dobleclick sobre el da en el
calendario:
Ejercicio 02
Crear el calendario laboral ACCIONISTAS y definir el periodo laboral

Todos los lunes: de las 13:00 a las 17:00 horas
De martes a jueves: de las 8:00 a las 12:00 horas
Todos los viernes de 9:30 a 13:30 horas.
Aadir los siguientes das no laborables al calendario ACCIONISTAS:

El 11 de agosto; no se trabaja por la tarde, porque hay una comida de la
empresa.
Asignar el calendario laboral ACCIONISTAS al proyecto.
Tipos de tareas
Tareaautomtica(Auto schedule): tarea por defecto. El sistema

calcula automticamente el comienzo, final y duracin de la tarea
basado en las dependencias, limitaciones,calendario y otros
factores.
42
Tipos de tareas
Tarea manual (Manually schedule):los valores de inicio, final y

duracin no seactualizan automticamente. Si Project encuentra
algn problema con la tarea normalmente nosavisar con algn
mensaje o icono de advertencia.
43
Tipos de tareas
Tarea repetitiva (Recurring task): ocurre con una determinada

frecuencia, como por ejemplo, diaria, semanal, mensual o anual.
Por ejemplo, reuniones de personal, creacin y publicacin de
informes de estado, o inspecciones de calidad.
Cuando establece una tarea repetitiva, Project crea una serie de
tareas con delimitaciones No comenzar antes del, sin relaciones
de tarea y con la programacin condicionada por el esfuerzo
inhabilitada
Tipos de tareas
Tarea resumen (Summary):es un tipo que sirve para agrupar

otras tareas de menor rango haciendo el proyecto ms comprensible
cuando hay un gran nmero de tareas. Se puedecrear desde cero y
luego aadir subtareas o seleccionar un grupo de tareas y luego
agruparlas con el botn de tarea resumen.
45
Tipos de tareas
Hito (Milestone):Indica el comienzo o el fin de tareas importantes

o de entregas del proyecto. En el diagrama de Gantt aparececomo
un diamante en vez de con la habitual barra horizontal, por lo que es
muy fcil de visualizar.
Para crear hitos :
1. Escribir el hito como una tarea (Por ejemplo: Planificacin preliminar
completa)
2. Ponerle una duracin de cero (0)
46
Definir la duracin de las tareas
En el momento en que escriba una tarea, Project le asignar una

duracin estimada de 1 da, simplemente para tener algo que
mostrar en el Diagrama de Gantt.
Todos los valores del campo Duracin que vayan acompaados de
un signo de interrogacin se consideran como duraciones estimadas.
Las duraciones pueden ser escritas en:
Minutos (m o min)
Horas (h o hr)
Das (d o d)
Semanas (S o sem)
Meses (me o ms)
47
Definir la duracin de las tareas
Para escribir la duracin de las tareas:

1. Muestre el Diagrama de Gantt
2. En el campo duracin de cada tarea, escriba el periodo estimado que se
demorar para ejecutarse (Si quiere puede agregarle un signo de
interrogacin para indicar que es la duracin estimada)
3. Pulse Enter.
48
Ejercicio 03
Ingresar las siguiente tareas en el archivo PROY_ACCIONISTAS.
49
Ejercicio 03
Modificar las siguientes tareas

Agregar la tarea Reservar centro de conferencias (2 d) antes de la tarea
Imprimir Carta
Desplace la tarea 3, Imprimir Carta, detrs de la tarea 5, Preparar Carta
Elimine la tarea 7 Imprimir Men.
50
Ejercicio 03
Esquematizacin de las Tareas del Proyecto:

Modifique el proyecto actual para incluir las siguientes tareas
51
Ejercicio 03

Modifique el proyecto actual para incluir las siguientes tareas
52
Ejercicio 03

Inserte una nueva tarea 1, Reunin de Accionistas, y luego aplique sangra a
las tareas de la 2 a la 20.
Esquematice la lista de tareas en tres grupos:
Sangra a las tareas de la 3 a la 6
Oculte las subtareas de la tarea de resumen 7, Carta de Notificacin, y de la

tarea de resumen 14, detalles de la reunin.
Muestre el esquema completo
53
Ejercicio 04
Tareas repetitivas
Ser necesario programar reuniones de seguimientos con los responsables
de la planificacin todos los martes con una duracin de 2 hs.
54
Dependencia entre tareas
Las dependencias entre tareas se crean siguiendo estos pasos:

1. Muestre el Diagrama de Gantt
2. En la tabla de este grfico por defecto aparece la opcin de tareas
predecesoras.
3. Para definir estas relaciones existen dos mtodos:
Escribir directamente la identificacin numrica de la actividad predecesora en la
sucesora
Resaltar la tarea sucesora y predecesora, luego dar clic en la opcin Vincular Tareas.
Establecer dependencia de tareas
Para establecer el tipo de dependencia entre las tareas de un

proyecto, se debe tener en cuenta estas cuatro relaciones:
Establecer dependencia de tareas
Ejercicio 05
En la etapa de Planificacin preliminar todas las tareas comienzan

cuando terminan las otras.
En la etapa de cartas de notificacin, ordenar lista de envo y
preparar carta deben comenzar juntas, y las dems comienzan
cuando termine la antecesora.
Vincular las tareas de resumen Planificacin preliminar y Cartas de
notificacin
Vincular las tareas de resumen Planificacin preliminar y Detalles de
la reunin
Cuando finaliza la tarea Aprobar cartas, se realizan las tareas de
Detalles de la reunin
58
Ejercicio 05
Para preparar las salas de reunin del comit, deben haber

finalizado el envo de cartas y preparar mens con empresa catering
Preparar salas de reunin del comit y preparar equipamiento
necesario deben finalizar juntas.
Las dems tareas de Detalles de la reunin comienzan cuando
termina la antecesora.
La celebracin de la reunin se da inicio cuando termina los detalles
de la reunin.
59
Sesin 2 : Establecer y asignar recursos
60
Todo Proyecto se divide en fases y en tareas, estas tienen una

duracin de acuerdo al esfuerzo y rendimiento de los trabajadores y
los costos dependen de la cantidad de personal y de los materiales
que se utilizan.
Tipos de Recursos
Recursos de Trabajo: Se define recursos de trabajo a todo lo que

demanda esfuerzo y est relacionado con el tiempo. Ejemplo:
Personas identificadas por su nombre, maquinarias
Recursos materiales: Son artculos que sern agotados
(consumibles) .No tiene horas extra ni capacidad mxima. Estos
recursos deben tener bien determinados las unidades que se usan.
Ejemplo: cemento , arena
Recursos de Costo: Se determina en forma individual para cada
tarea, son recursos que no estn estandarizados y no dependen
directamente del tiempo de la tarea y los costos son diferentes en
cada tarea. Ejemplo: costos de alimentos
Asignar recursos en Project
Microsoft Project es una buena herramienta para analizar si los

recursos de un proyecto estn sobreasignados desde el momento de
su concepcin.
Al asignar los recursos al programa, las tareas se recalculan segn el
esfuerzo que deben llevar a cabo. Una programacin que se
extienda ms all del lmite propuesto inicialmente, debe revaluarse
en cuanto al nmero de horas de trabajo o cantidad de recursos.
Ingresar recursos
Estando en el Diagrama de Gantt haga Clic en Vista Hoja de

Recursos
En la tabla que aparece, escriba todos los recursos que utilizar en
la ejecucin del proyecto.
Ejercicio 06
Ingresar el recurso secretario con la siguiente informacin:
65
Ejercicio 06
Introducir los siguientes recursos:
Asignar recursos
En el diagrama de Gantt desplcese hasta la columna Nombre de los

Recursos
All puede escribir los recursos directamente a la actividad. Para
asignar la cantidad de recursos, es decir, la capacidad mxima se
escriben los nmeros dentro de un corchete y un recurso se separa
de otro por medio de punto y coma.
Ejercicio 07
Asignar los recursos a las siguientes tareas:
Ejercicio 07
En las reuniones participarn el secretario y el auxiliar

administrativo.
Marcar el 5 de agosto como da no laborable para el jefe de oficina
en su calendario de recurso.
69
Costos
Normalmente sern los recursos asignados a las tareas los que

generen la mayor parte de los costos. Pero tambin existen costos
asociados directamente con las tareas.
El punto inicial es agregar los costos de los recursos y los costos fijos
para las tareas, Microsoft Project utiliza calcula los costos del
proyecto en general con base en estos.
Conceptos Bsicos
Costo Fijo: son aquellos costos que permanecen constantes durante

un periodo de tiempo determinado, sin importar el volumen de
produccin.
Costo variable: son aquellos que se modifican de acuerdo con el
volumen de produccin, es decir, si no hay produccin no hay costos
variables y si se producen muchas unidades el costo variable es alto.
Costos variables para los recursos de trabajo
Para establecer los costos variables de los recursos siga estos pasos:
1. Asegrese que tenga seala la tabla Entrada en el men Ver
2. Haga clic en Ver Hoja de Recursos
3. Aparecer la tabla con todos los recursos. En esta tabla solo se permitir
asignar recursos a quienes sean del Tipo Trabajo.
4. En el campo Tasa Estndar del primer recurso de trabajo, escriba el costo
del recurso. Este costo debe escribirse sobre unidades de tiempo. Por
ejemplo $ 25.00/da
Costos variables para los recursos de trabajo
Si el recurso puede llegar a generar horas extras, asigne en la casilla

Tasa de Horas Extras el valor de las mismas. Por ejemplo: $
5.00/hora
Ejercicio 08
Introducir los siguientes costos:
Costos fijos para los recursos de trabajo
Para establecer los costos fijos para los recursos de trabajo siga
estos pasos:
1. Haga clic en Ver Hoja de Recursos
2. En el campo Costo/Uso del recurso de trabajo, escriba el costo por uso del
recurso. Ejemplo: $ 100.00
Costos fijos para los recursos de trabajo

MS Project Introduccion

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Gestin de Proyectos

con Ms Project 2013

Crear una lista de tareas

Tipos de tareas, Estimar duraciones

Sesin 2 : Establecer y asignar recursos

Ing Patricia Llallico Arzapalo

Sesin 3 : Ajustar los detalles de las tareas

Ajustar las relaciones de las tareas

Ing Patricia Llallico Arzapalo

Sesin 4 : Ajustar los detalles de los recursos y las asignaciones

Examinar la asignacin de los recursos a lo largo del tiempo

Sesin 5 : Ajustar el plan del proyecto

Examinar la asignacin de recursos a lo largo del tiempo

Sesin 6 : Organizar, dar formato e imprimir el proyecto

Ordenar, agrupar y filtrar los detalles del proyecto

Sesin 7: Realizar el seguimiento del progreso en tareas y

Establecer una lnea de base

Sesin 8 Examinar e informar sobre el estado del proyecto

Identificar las tareas que se han desviado del plan

La evaluacin ser totalmente prctica. La calificacin constara de

Ing Patricia Llallico Arzapalo

SESION01: INTRODUCCION AL MS PROYECT 2013

Ing Patricia Llallico Arzapalo

Proyecto: Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un

Docente: Ing. Patricia Llallico Arzapalo

Modelos Tradicionales de la Administracin de Proyectos

Mtodo de Ruta Crtica

Docente: Ing. Patricia Llallico Arzapalo

Mtodo de ruta crtica - MRC

El camino crtico en un proyecto es la sucesin de actividades que

Docente: Ing. Patricia Llallico Arzapalo

Mtodo de ruta crtica - MRC

Docente: Ing. Patricia Llallico Arzapalo

Inventado por Charles Gantt en 1917

Docente: Ing. Patricia Llallico Arzapalo

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PERT (Tcnica de Revisin de evaluacin del programa)

Es una tcnica de anlisis de la red del proyecto empleado para

Docente: Ing. Patricia Llallico Arzapalo

PERT (Tcnica de Revisin de evaluacin del programa)

Docente: Ing. Patricia Llallico Arzapalo

PERT (Tcnica de Revisin de evaluacin del programa)

Docente: Ing. Patricia Llallico Arzapalo

Que es Microsoft Project ?

Microsoft Project es un programa para la gestin de proyectos. Esta

Docente: Ing. Patricia Llallico Arzapalo

Como programa Microsoft Project

Microsoft Project programa cada tarea utilizando la frmula duracin

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Como programa Microsoft Project

Tringulo del Proyecto

En Microsoft Project 2013 los tres factores que conforman cada

Docente: Ing. Patricia Llallico Arzapalo

Tringulo del Proyecto

Docente: Ing. Patricia Llallico Arzapalo

Iniciar Microsoft Project 2013

Docente: Ing. Patricia Llallico Arzapalo

Iniciar Microsoft Project 2013

Docente: Ing. Patricia Llallico Arzapalo

Novedades de Project 2013

Ing Patricia Llallico Arzapalo

Novedades de Project 2013