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GESTION DE TRAMITE

DOCUMENTARIO Y ARCHIVO

I.T.C.E.
Instituto Tcnico de Capacitacin
Especializada

INDICE
LOS RETOS DE LA EMPRESA ACTUAL FRENTE AL
NUEVO ENTORNO GLOBAL
PROCESOS,TECNICAS Y HERRAMIEN
TAS DEL NUEVO ENTORNO GLOBAL
ADMINISTRACION DOCUMENTARIA
SUBSISTEMA DE CONTROL DOCUMENTARIO
ORGANIZACIN DE UNA OFICINA DE ADMINISTRACION
DOCUMENTARIA
COMUNICADO

LOS RETOS DE LA EMPRESA ACTUAL


FRENTE AL
NUEVO ENTORNO GLOBAL

Economa basada en

creacin y distribucin
de la Informacin

Alta tecnologa /Alta


cualificacin

Economa Global
Horizonte Largo Plazo

LOS RETOS DE LA EMPRESA ACTUAL


FRENTE AL
NUEVO ENTORNO GLOBAL

Carcter Innovador
Ms autodependencia
Redes informales
Sociedad de opciones
mltiples

LOS RETOS DE LA EMPRESA ACTUAL


FRENTE AL
NUEVO ENTORNO GLOBAL

Paradigmas pasan a
visin de futuro y
constante accin

Estructuras ,
esquemas y medios
abierto y dinmicos

LOS RETOS DE LA EMPRESA ACTUAL


FRENTE AL
NUEVO ENTORNO GLOBAL
Economa basada en creacin y
distribucin de la Informacin
Alta tecnologa /Alta
cualificacin
Economa Global
Horizonte Largo Plazo
Carcter Innovador
Ms autodependencia
Redes informales
Sociedad de opciones
mltiples
Paradigmas pasan a visin de
futuro y constante accin
Estructuras , esquemas y
medios abierto y dinmicos

PROCESOS,TECNICAS Y HERRAMIEN
TAS DEL NUEVO ENTORNO GLOBAL

Visin de Futuro
Megatendencias
Servicio al Cliente
Competitividad
Posicionamiento

PROCESOS,TECNICAS Y HERRAMIEN
TAS DEL NUEVO ENTORNO GLOBAL
Visin de Futuro
Megatendencias
Servicio al Cliente
Competitividad
Posicionamiento
Productividad
Desarrollo corporativo
Creatividad
Innovacin
Merchandising
Marketing
GLobalizacin
Internacionalizacin
Tecnologa

PROCESOS,TECNICAS Y HERRAMIEN
TAS DEL NUEVO ENTORNO GLOBAL
Productividad
Desarrollo corporativo
Creatividad
Innovacin
Merchandising

PROCESOS,TECNICAS Y HERRAMIEN
TAS DEL NUEVO ENTORNO GLOBAL
Marketing
Globalizacin
Internacionalizacin
Tecnologa
Planeamiento
Estratgico

PROCESOS,TECNICAS Y
HERRAMIENTAS DEL NUEVO
ENTORNO GLOBAL

Paradigmas
Calidad Total
Benchmarking
Empowerment
Reingeniera

PROCESOS,TECNICAS Y
HERRAMIENTAS DEL NUEVO
ENTORNO GLOBAL
Organizaciones
inteligentes

Organizaciones
horizontales

Produccin

personalizada

Liderazgo

PROCESOS,TECNICAS Y
HERRAMIENTAS DEL NUEVO
ENTORNO GLOBAL

Enfoque de los
Sistemas

Feed-Back
Outsourcing
Hacia la
Excelencia

PROCESOS,TECNICAS Y
HERRAMIENTAS DEL NUEVO
ENTORNO GLOBAL

Planeamiento Estratgico
Paradigmas
Calidad Total
Benchmarking
Empowerment
Reingeniera
Organizaciones inteligentes
Organizaciones horizontales
Produccin personalizada
Liderazgo
Feed-Back
Outsourcing
Hacia la Excelencia

ADMINISTRACION
DOCUMENTARIA
Importancia de la
Informacin para la
toma de decisiones
Informacin y
Conocimiento
Los retos de la
Empresa Actual
frente al Nuevo
Entorno Global
La Calidad del
Servicio

ADMINISTRACION
DOCUMENTARIA
El Sistema de
Administracin
Documentaria
Sub-Sistema de
Control
Documentario
Sub-sistema de
Biblioteca
Tcnicas de
Simplificacin de
Formularios.

ADMINISTRACION
DOCUMENTARIA

De la Informacin al
Conocimiento :
1. Atencin
2. Memoria
3. Pensamiento
4. Seleccin
5. Abstraccin
6.
Interpretacin
7. Integracin

SUB-SISTEMA DE CONTROL
DOCUMENTARIO
El servicio de

recepcin
l diseo de la
numeracin del
documento
Importancia de la
foliacin
El servicio de
Informacin
Proceso de control y
seguimiento ,
reportes

SUB SISTEMA DE CONTROL


DOCUMENTARIO
FUNCION BASICA:
Registrar, clasificar y controlar la documentacin que ingresa y sale
de la institucin y de aquella que se genera en esta, asegurando su
control y seguimiento dentro de los plzas establecidos, ofreciendo
informacin completa y oportuna a los usuarios de estos servicios.
ORGANIZACIN DEL SUB-SISTEMA DE CONTROL DOCUMENTARIO
*

Jefe del Control Documentario

Equipo de Informacin, calificacin y recepcin de documentos.

Equipo de codificacin, numeracin y registro.

Equipo de control y seguimiento de la documentacin

ORGANIZACIN DE UNA OFICINA DE


ADMINISTRACION DOCUMENTARIA
JEFATURA DE LA OFICINA
* Secretaria
AREA DE CONTROL DOCUMENTARIO
* Informcin, recepcin y calificacin.
* Codificacin, numeracin y registro.
* Control y seguimiento
AREA DE ARCHIVO CENTRAL
* Registradores
* Informacin y atencin al pblico.
AREA DE BIBLIOTECA-CENRO DE DOCUMENTACIN
* Catalogacin de Libros y Publicaciones
* Atencin a los usuarios

ORGANIZACIN DE UNA OFICINA DE


ADMINISTRACION DOCUMENTARIA

FUNCION BASICA:

Planear, organizar, dirigir y controlar el movimiento de documentos


que ingresan y salen de la institucin y de aquellos que se generan
dentro de esta, empleando los medios que aseguren su registro,
custodia y su proceso oportuno dentro de
los plazos
establecidos por los dispositivos legales vigentes.
PROCEDIMIENTOS PARA CREAR LA OFICINA:
1.

Anlisis de la Misin de la Organizacin, objetivos, y metas asignadas


a la Oficina de Administracin Documentaria, en la Ley de Creacin y
el Reglamento de Organizacin y Funciones.

2.

Revisin y desarrollo de las funciones, tareas y responsabilidades


asignadas a la Oficina.

3.

Agrupacin de las funciones, tareas y responsabilidades similares y


creacin de reas equipos funcionales.

4.

Uso de criterios para la asignacin de funciones a las reas equipos


funcionales (Departamentalizacin).

ORGANIZACIN DE UNA OFICINA DE


ADMINISTRACION DOCUMENTARIA
PROCEDIMIENTOS PARA CREAR LA OFICINA:
5.

Estudio de la ubicacin fsica de las Oficinas

6.

Definir las relaciones internas y externas, y las lneas de coordinacin,


de dependencia, y de autoridad, y perfil de puestos.

7.

Asignacin del pesonal en funcin a las cargas de trabajao de cada


ea.

8.

Redaccin de los manuales administrativos.

9.

Capacitacin del personal.


* Funciones

Responsabilidades

* Procedimientos

Uso de Formatos

* Manejo del Sistema *

Trato con el pblico, etc.

ORGANIZACIN DE UNA OFICINA DE


ADMINISTRACION DOCUMENTARIA
Como organizar el Servicio de Recepcion
1.

Slo debe recepcionarse las solicitudes de servicios que han


completado todos los requisitos mnimos para dar inicio a su trmite.

2.

Foliar la documentacin recepcionada de acuerdo a los criterios


siguientes:
* Slo originales, cuando existan copias.
* Cuando existan varias copias y no originales, slo foliar una de las
copias.
* Se folean fotocopias slo cuando no existan originales
copias del documento.
* Hojas, no pginas
* Cuando existan volmenes empastados, cosidos o engrapados,
estos sern considerados como un solo folio.

ORGANIZACIN DE UNA OFICINA DE


ADMINISTRACION DOCUMENTARIA
* Cuando el documento presentado est foliado, deber
aadirse la documentacin adicional al final de este utilizando
los mismos criterios sealados anteriormente.
* La foliacin consiste en colocar un nmero correlativo en la
parte superior derecha del documento.
3. Debe verificarse que el nombre o razn social, esten claramente
escritos para evitar problemas en la bsqueda posterior.
4.

La solicitud documento a presentarse, debe expresar


claramente que est solicitando informando el usuario.
(Sumilla).

ORGANIZACIN DE UNA OFICINA DE


ADMINISTRACION DOCUMENTARIA
Como disear la Numeracion del Expediente
1.

Tener en cuenta el volumen de documentacin que ingresa cada


ao para determinar la cantidad de dgitos a usar.
2.Reservar uno dos dgitos para identificar las reas que
atendern la solicitud de servicio, para clasificar los
documentos por asuntos.

3. Aadir dos (2) dgitos al nmero del doucumento, para identificar


el ao en que ingres dicho documento.
Por ejemplo:
-

Existen 15 unidades orgnicas. Adminstracin es el cdigo: 10

Ingresan 65,000 documentos al ao

Se est controlando la documentacin del ao 1998


EJEMPLO: 10-59120-98

ORGANIZACIN DE UNA OFICINA DE


ADMINISTRACION DOCUMENTARIA
Registro de la documentacion que ingresa al Sistema
1. Habiendo verificado que la documetacin presentada cumpla con los
requisitos mnimos para iniciar su trmite, que los nombres o razn
social esten claros, se haya foliado de acuerdoa los criterios
establecidos, se proceder a su registro en el sistema.
2. Es importante que la fecha de ingreso sea correlativa, al igual que
la numeracin que se asigna, por razones de control
3.

Para registrar el nombre o razn social debe considerarse los


criterios siguientes:

* PERSONAS NATURALES
APELLIDOS PATERNO, MATERNO (DE CASADA), y luego los
nombres. Por ejemplo: Juana ECHECOPAR DE COSIO
Registrar : Casa de Encendido S.A (La)

ORGANIZACIN DE UNA OFICINA DE


ADMINISTRACION DOCUMENTARIA
* PERSONAS JURIDICAS
Suprimir los artculos de la Razn Social, por ejemplo: La Casa
del Encendido S.A.
Registrar: Casa del Encendido S.A. (lA
4. Los documentos deben ser presentados en original y copia, y debe
sellarse la copia como cargo de su recepcin al sistema. Debe
emitirse una constancia de su ingreso al sistema que tenga la
informacin siguiente:
* Nombre o Razn Social
* Nmero de ingreso al sistema
* Fecha de recepcin (ingreso al sistema)
* Sumillar del contenido del documento.

ORGANIZACIN DE UNA OFICINA DE


ADMINISTRACION DOCUMENTARIA
Como organizar el Servicio de Informacion al Usuario
1.

Elaborar un inventario de los procedimientos que se generan en la


institucin.

2.

Identificar aquellos procedimientos que originan ser vicios al


pblico interno y externo.
.

3.

Elaborar una Gua o Cartilla con los requisitos mnimos para dar
inicio a los trmites de los servicios, en coordinacin con las
reaas especializadas. Debe publicarse y entregarse a los usuarios
cuand se trata de servicios de alta frecuencia.

4.

Estudiar la ubicacin adecuada del rea de informacin y


orientacin. Debe estar en el primer piso, y ser el primer contacto
con el pblico.

5.

Seleccionar al personal adecuado para esta funcin, previo


entrenamiento sobre los procesos y servicios que brinda la
institucin

ORGANIZACIN DE UNA OFICINA DE


ADMINISTRACION DOCUMENTARIA
Proceso de Control y Seguimiento
Este proceso del Sub-Sistema de Control Documentario, es el ms
importante, debido a que permitir que la informacin registrada en el
sistema sea manual o automatizado, se mantenga actualizada.
El xito de este proceso depende basicamente de dos aspectos
fundamentales en la implementacin de los sistemas:
- El apoyo decidido de la Alta Direccin de la Institucin, para que las
normas y procedimientos sean cumplidos en todos los niveles de
organizacin, sin excepcin; con el fin de asegurar que el movimiento
de la documentacin (expedientes) sea registrada o informada al
sistema de inmediato.
- La implantacin de un procesos de capacitacin intensivo y bien
dirigido al pesonal de todos los niveles de la organizacin, acompaado
de un Programa de Difusin que seale las ventajas que ofrece un
sistema de informacin actualizado.

ORGANIZACIN DE UNA OFICINA DE


ADMINISTRACION DOCUMENTARIA
Por otro lado es importante que los REPORTES que debe emitir el
Sistema sean procesados y distribuidos en los plazos y frecuencias
establecidas:
- Reporte semanal: Documentos detenidos por ms de 10 das
distribuido a todas las reas de la institucin
-Reporte mensual: Balance de documentos ingresados y procesados,
a ser distribuidos a todas las reas de la institucin.

Como resultado del procesamiento de estos reportes en las reas de la


institucin, se mantendr informado y actualizada la informacin del
sub-sistema de control documentario.

COMUNICADO
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