Control Administrativo

Bejarano G.
Calvo R.
Rubiano C.

Control Administrativo
Es el proceso de producir informacin para tomar
decisiones sobre la realizacin de objetivos

Control Administrativo
El proceso de control ofrece informacin y posibilita tomar
decisiones sobre:
Cules objetivos debe alcanzar una organizacin.
El desempeo de la organizacin en comparacin con los
objetivos.
Riesgos y oportunidades en el trayecto, desde el inicio de
las actividades hasta el objetivo.
Lo que debe hacerse para asegurar la realizacin de
objetivos.
La necesidad de cambiar el objetivo.

Control Administrativo

Control Administrativo
Adquisicin de informacin:
El proceso de control depende de informacin sobre el
rumbo de las actividades y su progreso hacia los objetivos
a)
Qu
informacin?
La definicin de la informacin a producir depende
de los patrones de control. Si pretende controlar la
calidad de un proceso, el administrador necesita
informacin sobre la calidad, planeada y real, de los
productos y servicios

Control Administrativo
b)
Cmo Adquirir
Informacin?
Inspeccin visual.
Reuniones con el equipo.
Cuestionarios llenados por los clientes, como los que
se usan en aviones y hoteles.
Sistemas automatizados de recoleccin y
procesamiento de informacin.
Informes verbales o escritos.
Grficos y mapas

Control Administrativo
Fases del control.
Establecimiento de
estndares de desempeo.
Evaluacin del desempeo.
Comparacin entre el
desempeo y el patrn.
Accin correctiva.

Control Administrativo
Niveles o Tipos de Control.

Control Administrativo
Control Estratgico
El control estratgico, tambin llamado control
organizacional, es tratado en el nivel institucional de la
empresa y se refiere a los aspectos globales que cobijan a
la empresa como un todo.

Control Administrativo
Control Tctico:
El ejecutivo necesita asegurar que el desempeo de la
ejecucin corresponda a los planes , para esto desarrolla un
proceso de control que implica las siguientes cuatro fases:

Establecimiento de patrones
Evaluacin de resultados
Comparacin de los resultados con los patrones
Aplicacin de medidas Correctivas

Control Administrativo

Control Administrativo
Control Operacional:
Se trata de una forma de control realizada sobre la ejecucin
de las tareas y las operaciones desempeadas por el
personal no administrativo de la empresa

Control Administrativo
Patrones de comparacin

Accin Correctiva

Control Administrativo
Tipos de controles operacionales
Produccin en lnea de montaje.

Cuadros de productividad:

Automatizacin:

Control de calidad

CC 100%

CC por muestreo:

CC aleatorio

 Por qu controlar?
Muchas veces se vuelve necesario modificar la planeacin, la organizacin o
la direccin, para que los sistemas de control puedan ser ms eficientes.
El control favorece:
La medicin y la evaluacin de los
resultados de la accin empresarial
A partir de la planeacin, la organizacin y
la direccin.

La esencia del control reside en la

verificacin de si la actividad controlada
est alcanzada o no los resultados
deseados

 Por qu controlar?
Cuando se habla de resultados deseados,
se parte del principio de que estos
resultados estaban previstos y requieren
ser controlados.
El control presupone la existencia de
objetivos y de planes, ya que no se puede
controlar sin que haya planes que definan lo
que se debe hacerse.

Cuanto ms completos, definidos y coordinados

sean los planes y mayor sea el periodo para el
cual fueron hechos, ms complejo ser el control.

 Por qu controlar?
Control Administrador
El control est presente, en mayor o menor grado, en casi todas las
formas de accin empresarial.

Los administradores pasan

buena parte de su tiempo
observando, revisando y
evaluando el desempeo.

-Las personas
- Los mtodos y procesos
-Mquinas y Equipos
-Materias primas
-Productos y Servicios

Proceso de Control

Establecimiento
de estndares

Medicin de
Resultados

Retroalimentacin

Correccin

Establecimiento de estndares: que es una unidad de medida que sirve como

modelo, gua o patrn con la base la cual se efecta el control.
Medicin de Resultados: consiste en cuantificar la ejecucin y los resultados de
acuerdo a los estndares predeterminados.
Correccin: son las acciones para modificar las situaciones que no nos llevaron a
buen trmino al plan.
Retroalimentacin: es la parte que evala los resultados obtenidos durante todo el
proceso y cierra todo el proceso de control.

Proceso de Control
Los controles se pueden clasificar de acuerdo a su actuacin en estos tres niveles
organizacionales, es decir, de acuerdo a su aplicacin. En tres amplias categoras:
controles en el nivel institucional, controles en el nivel intermedio y controles en el
operacional.

EL CONTROL EN LOS TRES NIVELES DE LA EMPRESA

Nivel de la
empresa

Tipo de
control

Contenido

Tiempo

Amplitud

Institucional

Estratgico

Genrico

Orientado a largo
plazo

Macro orientado. Considera la

empresa en su totalidad, como
un sistema.

Intermedio

Tctico

Menos
genrico y ms
detallado

Orientado a
mediano plazo

Considerando cada unidad de

la empresa (departamento) o
cada conjunto de recursos por
separado.

Operacional

Operacional

Detallado y
analtico

Orientado a corto
plazo

Micro orientado.
Considerando cada tarea u
operacin.

Proceso de Control

La finalidad del control es asegurar que:

Los resultados de las estrategias y polticas.
Directores (elaboradas en el nivel institucional), de los planes tcticos (elaborados e
el nivel intermedio).
Los planes operacionales (elaborados en el nivel operacional).
Se ajusten tanto como sea posible a los objetivos previamente establecidos.

debemos hacer un respectivo seguimiento de las fases del proyecto para guiarlo
en lo posible por la ruta ms directa y as evitar obstculos y prdidas de tiempo
innecesarias.

Proceso de Control
Es necesario que el control no solo se efectu durante la actividad, sino
tambin antes y despus de la misma, esto permite el desarrollo completo
del proyecto que se ve reflejado en la eficiencia del proceso de control.

ACCIONES PREVENTIVAS DEL CONTROL

ADMINISTRATIVO

Es aquel que se efecta antes de

realizar las actividades. Es el tipo
ms deseable de control, dado
que previene los problemas por
anticipado. A este control se le
llama control para fomentar el
avance debido a que se lleva a
cabo antes de la actividad real (se
dirige al futuro).

TECNICAS DE CONTROL
PREVENTIVAS
Presupuesto
Anlisis de redes de tiempos y eventos
Tcnica de evaluacin y de revision de
programas (PERT)
Sistemas de informacion

Presupuesto

La preparacin de
presupuestos es la
formulacin de planes
para futuro en trminos
numricos. Los
presupuestos son
declaraciones de
resultados anticipados,
ya sea en trminos
nancieros

Peligros en el uso de los

presupuestos

Los presupuestos se usan para la

planeacin y para el control.
Miden los insumos pero ignoran ciertos
resultados, como calidad del producto o
satisfaccin de los clientes.
Por ejemplo, no invierten en investigacin
y desarrollo, hacer inversiones de capital
olvidndose de la productividad o invertir
en actividades que al cabo traigan una
mayor participacin de mercado

Presupuestos de base cero

La idea de la tcnica es dividir los programas

de la empresa en paquetes compuestos de
metas, actividades y recursos necesarios y a
continuacin calcular los costos desde el
principio (desde cero) cada paquete.

La principal ventaja de esta tcnica es que

obliga a los administradores a planear de
nuevo cada paquete del programa. Al hacerlo,
los administradores revisan completamente
los programas establecidos y sus costos,
junto con otros programas ms recientes.

Anlisis de redes de tiempos y

eventos
Grficas de Gantt
Henry Gantt a principios del siglo XX

Muestra las relaciones temporales

entre los eventos de un programa de
produccin.

Diagrama pert
PERT es un sistema de anlisis de redes de
tiempos y eventos en el que los eventos de un
programa o proyecto se identican y se les asigna
el tiempo previsto.
COMPONENTE

DEFINICION
Indica un evento, los circulos se
enumeran en el orden que ocurren
lo eventos
Inidca una actividad , el esfuerzo
que debe hacerse en cada evento

Ruta crtica
El siguiente paso es calcular la ruta crtica,
es decir, las actividades que no tengan
holgura para empezar y terminarlas

Sistemas de informacin

La tecnologa de la informacin ha
promovido el desarrollo de los sistemas de
informacin administrativa (SIA). La
denicin del SIA vara. Aqu se dene
como un sistema formal de recoleccin,
integracin, comparacin, anlisis y difusin
de informacin interna y externa para la
empresa, de una manera oportuna, ecaz y
eciente para apoyar a los administradores
en el desempeo de su trabajo

Fases del control

1. Establecimiento de patrones
2. Evaluacin de desempeo
3. Comparacin entre el
desempeo y el patrn
4. Accin correctiva

Acciones correctivas en el
control administrativo

Control estratgico
1. Nivel de decisin : Es decidido en el
nivel institutional de la empresa
2. Dimension Temporal : Es orientado a
largo plazo
3. Cobertura : Es genrico y abarca la
empresa en su totalidad.

Comparacin entre el
desempeo y el patron
Resultados: cuando la comparacin entre el patrn y la
variable se hace despus de terminada la operacin. La
medicin se realiza en trminos de algo listo y acabado,
al final de la lnea.
Desempeo: cuando la comparacin entre el patrn y la
variable se efecta paralelamente a la operacin, es
decir, cuando la comparacin acompaa la ejecucin de
la operacin

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En el nivel intermedio de las

empresas,
los
administradores mantienen
y concentran en sus manos
el control sobre una infinidad
de asuntos, y solamente
autorizan la continuacin de
las actividades despus de
verificar que los diversos
patrones se estn siguiendo.

Comparacin de resultados con

los patrones
La comparacin proporciona la informacin en relacin
con la cantidad, la calidad, el tiempo y el costo de las
actividades de cada departamento, capaz de permitir su
evaluacin respecto a los patrones preestablecidos.
Medicin: se refiere a la informacin sobre el
desempeo de un departamento, sobre la forma de
evaluarlo de acuerdo con un criterio cuantitativo o
cualitativo
Varianza: es el grado de desviacin o distanciamiento
del desempeo actual en relacin con el patrn
preestablecido.

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CONTROL OPERACIONAL

El propsito de la accin correctiva consiste en corregir

las desviaciones observadas en relacin con el patrn y
reducirlas o eliminarlas, con el fin de que el trabajo
pueda continuar.

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Estudio de Caso

Cada estacin tiene su control de calidad

Materia prima
Armada
Soldadura
Pintura
Ensamble
Chequeos electricos
Pruebas finales (Prueba dinamica y prueba de
agua)

Cada equipo tiene un lider de equipo

Funciones
1. Motivar a sus compaeros
2. Incentivar el trabajo en grupo
3. Checklist de su area
4. Manejo de tiempos.

 Existe un lider general que es quien regula

todos los grupos de trabajos, los lideres se
de cada equipo se reunen con el para
reportar fallas, y hacer las respectivas
correciones a sus planes de trabajo.

Auditoria de calidad
Se hace directamente cuando el vehiculo
ya esta completamente terminado , donde
se realiza un estudio de cada vehiculo
que entra aqui, con el fin de poder calificar
el producto final y medir la calidad del
proceso.

GM COLMOTORES

Se implementa el
uso de POKAYOKE ( a Prueba
de errores)

Bibliografa
[1] Harold Koontz- Heinz Weihrich, Elementos de administracin un enfoque
internacional, Ed Mc Graw Hill, Sptima Edicin, cap. 18 El sistema y el
proceso de control
[2] Idalberto Chiavenato, Administracin procesos admirativo, Ed Mc Graw Hill,
Tercera Edicin, Parte VI Control de la accin empresarial.
[3] Antonio cesar Amaru, Fundamentos de administracin, Ed. PEARSON,
Capitulo 28 Direccin y Control.
[4]General Motors Colmotores.(pagina Web)
http://www.chevrolet.com.co/mundo-chevrolet/general-motors-empresa.html