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Unidad 5
TECNICAS UTILIZADAS EN LA
SISTEMATIZACION
2.
PLANEACIN
INVESTIGACIN
ANLISIS
DISEO
IMPLANTACIN
2.1
FASE DE PLANEACIN
Definir el problema:
El primer paso en la planificacin es definir la naturaleza del problema,
detectando las principales fallas a resolver. Son sntomas de fallas:
-
Retrasos en el trabajo,
Personal inconforme,
Gastos excesivos,
Fraudes, etc.
b)
c)
Simplificacin de un trmite,
Reduccin de costos,
Nuevos procedimientos,
Sustitucin de equipos.
a)
Grfica de Gantt
La programacin de las actividades de un proceso puede representarse
grficamente en forma de diagrama de barras. Haciendo as posible
determinar claramente la distribucin en el tiempo de los recursos
necesarios para realizar el proyecto.
Es una tcnica de planificacin tradicional, por su simplicidad es fcil de
elaborar. Es til para planificar y tambin para evaluar el grado de
avance de un proyecto.
Pasos para su elaboracin:
1. Se determinan las principales actividades en que se divide el
proyecto,
2. Se estima el tiempo de duracin de cada actividad,
3. Se establece un orden de ejecucin de las actividades, es decir
prioridades,
4. Se listan las actividades verticalmente en la primera columna del
diagrama,
siguiendo la secuencia previamente determinada,
5. Se representa cada actividad por medio de una barra horizontal, cuya
longitud, a determinada escala, ser la duracin de las mismas.
Ventajas:
-
Desventajas:
-
PERT/CPM.
Conceptos bsicos:
PROYECTO: Es un conjunto de acciones que es necesario realizar para
alcanzar un objetivo bien definido. Estas acciones deben ejecutarse
dentro de
un marco de tiempo y de recursos preestablecidos.
ACTIVIDAD: La seria de acciones para complementar un proyecto
pueden
especificarse como un conjunto de actividades separadas. Una actividad
es una unidad de trabajo del proyecto que abarca todas las acciones
necesarias para llevar a cabo una tarea especfica y que consume
tiempo. Aunque esta unidad de trabajo normalmente emplea recursos, lo
caracterstico de la actividad es el tiempo que consume. Por ejemplo,
pintar una pared es una actividad que consume tiempo y recursos; dejar
secar la pintura es tambin una actividad, pero esta slo consume
tiempo.
Cada actividad se representa grficamente por medio de una flecha, en
la que la cola indica el comienzo y la punta el final de la misma.
Actividad
Inicio
final
Para la elaboracin del diagrama existen dos clases de actividades: real
y
ficticia.
ACTIVIDAD REAL: Es una parte del proyecto que se desarrolla entre dos
eventos sucesivos. Se representa por una flecha continua. Para su
realizacin
se necesita el consumo de tiempo y recursos.
2.3
FASE DE INVESTIGACIN
2.3.2 La inspeccin
El analista debe buscar antecedentes dentro de la historia de la organizacin.
Investigando los principales momentos en la evolucin de la empresa,
determinando el tipo de decisiones gerenciales que se tomaron, las polticas
generales, las relaciones internas y externas. Para una investigacin de este
tipo, existen numerosas fuentes de informacin, como son las siguientes:
a)
b)
c)
d)
e)
Recortes de publicaciones, y
f)
Correspondencia.
2.3.3. La entrevista
Es la comunicacin verbal entre por lo menos dos personas, una de las cuales
es la entrevistadora y la otra la entrevistada. Consiste en comunicarse con la
parte humana del sistema para obtener la informacin necesaria, relativa a las
actividades que desarrolle dentro del mismo.
La entrevista ayuda a llenar en forma concreta, lagunas de informacin
surgidas en la inspeccin. Esto es cuando se trata de una entrevista dirigida,
puesto que la espontnea se lleva a cabo de una manera informal, conforme a
la situacin y circunstancias en que se efecte. La dirigida tiene un objetivo
definido y ayuda en el desarrollo de la comprensin del sistema bajo examen.
Con los empleados:
Con ella se pretende lograr explicaciones verbales del empleado sobre las
operaciones en que interviene, cmo, dnde, cundo y para qu las ejecuta.
Esta informacin es bsica, ya que nadie mejor que el empleado conoce los
detalles de su trabajo.
Las explicaciones pueden recogerse en una hoja de trabajo y al irse llenando
sta, se van recolectando las formas empleadas. Tambin se van haciendo las
anotaciones necesarias para completar oportunamente la relacin del libreto.
Con jefes superiores inmediatos:
Sirve para completar los datos que se omitan en las explicaciones de los
empleados, para definir discrepancias que puedan surgir de informes
contradictorios entre dos o ms empleados, para llenar lagunas que aparezcan
en la descripcin de los procedimientos y para aclarar dudas del investigador.
OBJETIVOS
PREPARAR LA
ENTREVISTA
ENTREVISTA
EVALUACIN
Peligros de la entrevista:
La entrevista puede perder su valor cuando el entrevistador:
-
Critica,
Sugiere cambios,
Da consejos y recomendaciones,
No da la impresin de confiabilidad,
Cae en argumentaciones,
2.3.4 El cuestionario
Consiste en la formulacin de preguntas por escrito para obtener respuestas
tambin por escrito, sobre determinado tema.
Los cuestionarios una vez diseados y aprobados, se pueden usar para
entrevistas personales, por telfono y por correo.
La utilizacin de cuestionarios en la investigacin de sistemas debe manejarse
con mucho cuidado, de hecho slo debe considerarse en casos muy
necesarios como los que se comentan adelante.
En la mayor parte de los casos no se recomienda por lo siguiente:
a)
b)
c)
Es relativamente lento.
2.4
La empresa STAN, S.A. lo contrata como asesor independiente para que le analice y le elabore
una grafica de distribucin de trabajo de su departamento financiero con base a las actividades para una
semana de 40 horas as:
EMPLEADOS: Joel Lepe
Jefe
Juan Conti
Contador
Pedro Axi
Auxiliar I
Jorge Dos
Auxiliar II
Juana Sec
Secretaria
ACTIVIDADES GENERALES Y ESPECIFICAS (ACTIVIDADES YA ESTAN ORDENADAS)
RECEPCION DE DOCUMENTOS
RECIBE DOCUMENTOS FUENTE
AUXILIAR I
RECIBE POLIZAS OTROS DEPTOS
CONTADOR
5 HH
12 HH
JORNALIZACION Y MAYORIZACION
ELABORA POLIZAS
AUXILIAR I
ELABORA POLIZAS
JEFE
JORNALIZA POLIZAS
AUXILIAR 2
MAYORIZA POLIZAS
AUXILIAR 2
16 HH
4 HH
20 HH
15 HH
20 HH
EMITIR INFORMES
PREPARA ESTADOS FINANCIEROS
ELABORA ESTADOS FINANCIEROS
PREPARA INFORMES
MECANOGRAFIA INFORMES
AUTORIZA INFORMES
PRESENTA INFORMES
16 HH
16 HH
28 HH
16 HH
12 HH
10 HH
AUXILIAR I
CONTADOR
JEFE
AUXILIAR I
CONTADOR
JEFE
b)
b)
Flujo de trabajo,
b)
Vas de acceso,
c)
Ascensores,
d)
Columnas,
e)
f)
Ruidos y vibraciones,
g)
h)
i)
Riesgos, y
j)