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Introduccin

Introduccin
Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que
permite
realizar
operaciones
con
nmeros
organizados en una cuadrcula. Es til para realizar
desde simples sumas hasta clculos de prstamos
hipotecarios.
Ahora vamos avercules son loselementos
bsicos de Excel 2010, la pantalla, las barras,
etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos.
Aprenders cmo se llaman, dnde estn y para
qu sirven. Cuando conozcas todo esto estars en
disposicin de empezar a crear hojas de clculo en
el siguiente tema.

Iniciar Excel 2010

- Desde el botnInicio. Coloca el cursor y haz clic
sobre el botnIniciose despliega un men; al
colocar el cursor sobreTodos los programas;
coloca el puntero del ratn sobre la carpeta con el
nombreMicrosoft
Officey
haz
clic
sobreMicrosoft Excel
ParacerrarExcel 2010, puedes utilizar cualquiera
de las siguientes operaciones:
- Hacer clic en el botn cerrar, este botn se
encuentra situado en la parte superior derecha de la
ventana de Excel.
- Tambin puedes pulsar la combinacin de
teclasALT+F4, con esta combinacin de teclas
cerrars la ventana que tengas activa en ese
momento.
-Hacer clic sobre el meny elegir la opcin Salir.

La pantalla inicial

La pestaa Archivo
Haciendo clic en la pestaaArchivopodrs desplegar
un men desde donde ves las acciones que puedes
realizar
sobre
el
documento,
incluyendoGuardar,Imprimiro crear unoNuevo.
Contiene dos tipos bsicos de elementos:
- Los quemuestran un paneljusto a la derecha con
ms opciones, ocupando toda la superficie de la
ventana Excel. ComoInformacino Imprimir.
- Los queabren un cuadro de dilogo. ComoAbrir,
oGuardar como.

Para
cerrar
la
fichaArchivoyvolver
al
documentopulsamosESCo hacemos clic en otra
pestaa.

Las barras
La barra de ttulo
Contiene elnombre del documento sobre el que se est trabajando en ese
momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre
provisionalLibro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En
el extremo de la derecha estn los botones paraminimizar, maximizary cerrar

La barra de acceso rpido

Contiene las operaciones ms habituales de
Excel comoGuardar,DeshaceroRehacer.
Esta barra puede personalizarse para aadir
todos los botones que quieras. Para ello haz
clic en una opcin y aparecer marcada.

Las barras

Lacinta de opcionescontiene todas lasopciones del

programa organizadas en pestaas.
Lasfichas
principalessonInicio,Insertar,Diseo
de
pgina,Frmulas,Datos,RevisaryVista. En ellas se
encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.
Pulsando la teclaALTentraremos en elmodo de acceso por
teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto
a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de
teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la
necesidad del ratn.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra
se ocultar, para disponer de ms espacio de trabajo.

Las barras
La barra de frmulas
Nosmuestra el contenido de la celda activa.
La barra de etiquetas
Permitemovernos por las distintas hojasdel libro de trabajo.
Las barras de desplazamiento
Permitenmovernos a lo largo y ancho de la hojade forma
rpida y sencilla.
La barra de estado
Indica en questadose encuentra el documento abierto, y posee
herramientas para realizarzoom sobre la hoja de trabajo.
Tambin dispone de tres botones paracambiar rpidamente de
vista.

Empezando a trabajar con

Excel

Conceptos de Excel
Libro de trabajo
Unlibro de trabajoes elarchivoque creamos conExcel, es decir,
todo lo que hacemos en este programa se almacenar formando el
libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel tienen la
extensin.XLSX
Cuando se iniciauna sesin deExcelautomticamentese abre
un nuevo libro de trabajocon el nombre provisional deLibro1.
Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio
constar de 3 hojas aunque el nmero de stas puede variar entre 1
y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel
encontrars las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de
ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2

Conceptos de Excel
Hoja de clculo
Lahoja de clculoes uno de los distintos tipos de hojas que puede
contener un libro de trabajo.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y
1.048.576 filas.
Las hojas de clculo estn formadas por columnas y filas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente.
Cadacolumnasenombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA,
AB,........IV. Cadafilase numera desde 1 hasta 1.048.576.
La interseccin de una columna y una fila se denominaCelday se
nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a
continuacin el nmero de su fila (por ejemplo: A1).
Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para
trabajar con sta, dicha celda se denominaCelda activa.
Rango, es un bloque rectangular de una o ms celdas que Excel trata
como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Clculo, ya que
todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.

Movimiento rpido en la hoja

MOVIMIENTO

TECLADO

Celda Abajo

FLECHA ABAJO

Celda Arriba

FLECHA ARRIBA

Celda Derecha

FLECHA DERECHA

Celda Izquierda

FLECHA IZQUIERDA

Pantalla Abajo

AVPAG

Pantalla Arriba

REPAG

Celda A1

CTRL+INICIO

Primera celda de la columna

activa

FIN FLECHA ARRIBA

ltima celda de la columna

activa

FIN FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa

FIN FLECHA IZQUIERDAo INICIO

Otra formarpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda
ltima
de la fila
FIN
FLECHA
DERECHA
donde se
deseacelda
ir es escribir
su activa
nombre de columna
y fila
en elcuadro
de nombresa
la izquierda de la barra de frmulas:

Ejercicio: Moverse por la hoja de

clculo
1.Sitate en la celdaB1, utilizando nicamente
el teclado. Luego, desplzate a laB2, C2, C1 y
B1.
2.Utilizando el cuadro de nombres, sitate en la
celdaAB200, a continuacin a laC3, B99 y
P87.
3.Utilizando una combinacin de teclas ves
directamente a la celdaA1.
4.Utilizando las barras de desplazamiento
disponibles accede a la celdaK80, a
continuacin a laB7 y T120.

Movimiento rpido en el libro

Empezaremos por utilizar labarra de etiquetas.
Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si
haces clic sobre la pestaaHoja3pasars a trabajar con dicha hoja.
Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que
hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas.
Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastar con hacer
clic sobre la etiqueta de sta.
Tambin se pueden utilizarcombinaciones de teclaspara realizar
desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:

MOVIMIENTO

TECLADO

Hoja Siguiente

CTRL+AVPAG

Hoja Anterior

CTRL+REPAG

Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posibleintroducir textos, nmeros o
frmulas.
Situar el cursor sobre la celda y teclear los datos que desees introducir.
Aparecern en dos lugares: en lacelda activay en laBarra de Frmulas

Para introducir el valor en la celda:

INTRO: Sevalida el valorintroducido en la celda y adems lacelda activa
pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Sevalida el valorintroducido en la celda y
ademsla celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada.
CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botnde labarra de frmulas, al hacer clic
sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda perola celda activa
seguir siendo la misma.
Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el
contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la teclaEsc o hacer clic
sobre el botnCancelar de labarra de frmulas.
En ocasiones, es posible que nos intereseintroducir varias lneas dentro de
una misma celda. Para esto deberemos pulsarALT+INTRO.

Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est
escribiendo o ms tarde, despus de la introduccin.
Sianno se ha validado la introduccin de datosy se comete algn
error, se puede modificar utilizando la teclaRetrocesodel teclado para
borrar el carcter situado a la izquierda del cursor.No se puedeutilizar la
teclaFLECHA IZQUIERDAporque equivale a validar la entrada de datos.
Siyase ha validado la entrada de datosy se desea modificar,
Seleccionaremos lacelda adecuada, despus activaremos laBarra de
Frmulaspulsando la teclaF2o iremos directamente a la barra de
frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.
Despus de teclear la modificacin pulsaremosINTROo haremos clic sobre
el botnIntroducir.
Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se
desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que
pulsar la teclaEscdel teclado o hacer clic sobre el botnCancelar.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se
selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre sta.

Tipos de datos
En una Hoja de clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que
podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se
introduce directamente en una celda. Puede ser un
nmero, una fecha u hora, o un texto.
FRMULAS, es decir, una secuencia formada por:
valores constantes, referencias a otras celdas, nombres,
funciones, u operadores. En una frmula se pueden
mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,
operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra
de frmulas y debeempezar siempre por el signo =

Valores constantes
Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser
unnmero, unafechauhora, o untexto.
NMEROS
Para introducir nmeros puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9
y los signos especiales + - ( ) / %
Los signos (+) delante de los nmeros se ignoran, y para escribir un
nmero negativo ste tiene que ir precedido por el signo (-).
Al escribir unnmero entre parntesis, Excel lo interpreta como
unnmero negativo.
Se pueden incluir los separadores de miles en los nmeros introducidos
como constantes.
Cuando un nmero tiene un solo punto se trata como un punto decimal.
Si al inicio de un nmero se escribe$, Excel asigna formatoMonedaal
nmero, pero en labarra de frmulasdesaparecer dicho smbolo.
Si introducimos el smbolo%al final de un nmero, Excel lo considera
como smbolo deporcentaje.
Si unnmero no cabeen su celda como primera medida se pasa

Valores constantes
FECHA U HORA
Para introducir una fecha u hora, no tienes ms que escribirla de la
forma en que deseas que aparezca.
Las fechas y las horas tambin aparecenalineados a la derechaen
la celda.
Ejemplos:
1/12/99
1-12-99
2:30 PM
14:30
1/12/99 14:30
12/07/2031

TEXTO
Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y
escribe el texto.
Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.
El texto aparece, por defecto,alineado a la izquierdaen la celda.

Frmulas
Una frmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a
otras celdas, nombres, funciones, u operadores.
Una frmula es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden
realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como *, +,
-, etc.
En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras
celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas
y debeempezar siempre por el signo =.

Algunos tipos de operadoresque se pueden utilizar en una frmula son:

OPERADORES ARITMTICOSse emplean para producir resultados
numricos:+ - * / % ^
OPERADORES RELACIONALESse emplean para comparar valores y
proporcionar un valor lgico (verdadero o falso) como resultado de la
comparacin: < > = <= >= <>
OPERADORES DE REFERENCIA indican que el valor producido en la celda
referenciada debe ser utilizado en la frmula. En Excel pueden ser:
- Operador de rangoindicado por dos puntos (:), se emplea para indicar
unrango de celdas. Ejemplo: A1:G5
- Operador de uninindicado por una coma (,), une los valores de dos o

Frmulas
Cuando hayvarias operaciones en una misma expresin, cada parte de
la misma se evala y se resuelve en un orden determinado. Ese orden se
conoce comoprioridad de los operadores.
Se puedenutilizar parntesis para modificar el orden de prioridady
forzar la resolucin de algunas partes de una expresin antes que otras.
Cuando hay expresiones que contienen operadores de ms de una
categora,se resuelve anteslas que tienenoperadores aritmticos,a
continuacinlas que tienen operadores de comparacinypor ltimolas
deoperadores lgicos.
Losoperadores de comparacintienen todos la misma prioridad, es decir
que son resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Son:
COMPARACINIgualdad (=) Desigualdad (<>) Menor que (<) Mayor que (>)
Menor o igual que (<=) Mayor o igual que (>=)
Losoperadores lgicos y aritmticosson resueltos en el siguiente orden
de prioridad (de mayor a menor):
ARITMTICOSLGICOSExponenciacin (^) y Negacin (-), Multiplicacin (*)
y Divisin (/), Adicin (+) y Sustraccin (-).Cuando hay multiplicacin y
divisin en la misma expresin, cada operacin es resuelta a medida que
aparece, de izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando se presentan

Frmulas
FUNCIONES
Una funcin es una frmula especial escrita con anticipacin y que
acepta un valor o valores, realiza unos clculos con esos valores y
devuelve un resultado.
Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si sta no se
respeta Excel nos mostrar un mensaje de error.
1)Losargumentoso valores de entrada van siempreentre
parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis.
2)Losargumentos pueden servaloresconstantes(nmero o
texto),frmulasofunciones.
3)Losargumentosdeben desepararsepor un punto y coma "; o
coma ,.
Ejemplo:
=SUMA(A1:B3) esta funcin equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3

Errores en los datos

Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que
se produzca unerror. Dependiendo del tipo de error puede que
Excel nos avise o no.
Cuando nos avisa del error, el cuadro de dilogo que aparece
tendr un aspecto similar al que ves a la derecha:

Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic

sobre el botnSo rechazar utilizando el botnNo.
Dependiendo del error, mostrar un mensaje u otro.

Errores en los datos

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda
con un smbolo en la esquina superior izquierda tal como esto:
Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro que nos permitir
saber ms sobre el error.
Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se
mostrar un cuadro u otro, siendo el ms frecuente el que aparece a
continuacin:

Este cuadro nos dice que la frmula es incoherente y nos deja elegir
entre diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que
la frmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las dems
frmulas adyacente (por ejemplo, sta sea una resta y todas las
dems sumas).

Errores en los datos

Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la
celda#TEXTO,
siendoTEXTOun
valor
que
puede
cambiar
dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:
#####se produce cuando el ancho de una columna no es
suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.
#NUM!cuando se ha introducido un tipo de argumento o de
operando incorrecto, como puede ser sumar textos.
#DIV/0!cuando se divide un nmero por cero.
#NOMBRE?cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.
#N/Acuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.
#REF!se produce cuando una referencia de celda no es vlida.
#NULO!cuando se especifica una interseccin de dos reas que no
se intersectan.

Ejercicio paso a paso

1. Sitate en la celdaA1y escribe1995. Pulsa la teclaINTRO (Este es un dato de tipo
nmero y por defecto Excel lo alinea a la derecha)
2. Sitate en la celdaA2y escribe1,995y pulsa la teclaINTRO. (Los nmeros se pueden
escribir con o sin separador de miles. Excel tambin lo alinea a la derecha)
3. Sitate en la celdaA3y escribe1995.12. PulsaFLECHA ABAJO. (Excel por defecto
admite como smbolo decimal el punto ." y sus reglas corresponden a las de cualquier
nmero decimal)
4. Escribe12345678901234en la celda A4. PulsaFLECHA ABAJO. Si el nmero no cabe en
la celda, Excel lo visualizar con formato Exponencial, aparecer 1,23457E+13 que
equivale a 1,234567*1013.
5. Escribe-2950en la celda A5. PulsaINTRO (Para introducir un valor negativo, basta con
escribir el signo "-" delante del valor numrico)
6. Sitate en la celda A6 y escribe(2950).PulsaINTRO (Excel tambin lo tomar como un
valor numrico negativo y lo modificar por -2950 tanto en la celda como en la Barra de
Frmulas)
7. Sitate en la celda A7 y escribe12%. PulsaINTRO (Excel tambin nos permite introducir
un nmero como un porcentaje, realmente 12% equivale a 0,12)
8. Sitate en la celda A8 y escribe12.7%. PulsaINTRO (Excel tambin admite decimales en
los porcentajes, pero en la celda le asignar dos dgitos para los decimales)
9. Sitate en la celda A9 y escribe$1200. PulsaINTRO (Excel visualizar en la celda el valor
tal como se introdujo, aadiendo el punto de los miles, pero en la Barra de Frmulas el
valor ser 1200, recuerda que para comprobar el valor en la Barra de Frmulas basta con
volver a situarse en la celda y mirar arriba en la Barra de frmulas.
10.Sitate en la celda A10 y escribe12/12. PulsaINTRO (Excel lo ha tomado como una
fecha y visualiza la fecha correspondiente a la fraccin introducida)

Ejercicio: Introducir datos

1.Escribe el nmero100en la celda A1.
2.Escribe200en la celdaB1.
3.Multiplica el contenido de la celdaA1por el contenido
de la celdaB1y escribe el resultado en la celdaD1.
4.Modifica el valor de la celdaA1por2. Observa el
resultado de la celdaD1.
5.Escribe el textoEsto es una pruebaen la celdaA3.
6.Escribe30en la celdaB3. Qu pasa con lo que hay
en la celdaA3?
7.Escribe el nmero1234567890123456789en la
celdaA5. Qu pasa?
8.Cierra el libro y guarda los cambios.

Operaciones con archivos

Guardar un libro
Existen dos formas de guardar un libro:
1.Guardar como. Cuando se guarda un archivo por primera vez, o se guarda
una copia de uno existente.
2.Guardar. Cuando guardamos los cambios que haya podido sufrir un archivo,
sobrescribindolo.
Paraalmacenar el archivo asignndole un nombre:
Haz clic el menArchivoy elige la opcinGuardar como...
Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
Si quieres crear otro documento con las modificaciones que has realizado, sin
cambiar el original tendrs que seguir estos pasos:
Selecciona la carpeta donde vas a grabartu trabajo.
Escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo.
Y haz clic sobre el botnGuardar.

Guardar un libro
Para guardar los cambios realizados sobre un archivo:
Selecciona la opcinGuardardel menArchivo.
O bien, haz clic sobre el botnGuardar de laBarra de
Acceso Rpido. Tambin puedes utilizar la combinacin de
teclasCtrl+G.
Si tratamos de guardar un archivo que an no ha sido
guardado nunca, aparecer el cuadro de dilogoGuardar
como...que nos permitir darle nombre y elegir la ruta donde
lo vamos a guardar.

Proteger con contrasea

Excel2010 nos permiteprotegernuestros librosmediante contraseas.
Existen dos tipos de contraseas:
Contrasea para abrir: para que slo puedan acceder al libro aquellas personas que conocen
la contrasea.
Contrasea de escritura: para que cualquiera pueda acceder al libro de trabajo, pero
solamente lo puedan modificar aquellas personas que conozcan la contrasea.
Las contraseas pueden tener como mximo 15 caracteres, distinguiendo entre maysculas y
minsculas.
Si deseas proteger el acceso a libros de trabajo, sigue los siguientes pasos:
PulsarGuardar como...en la pestaaArchivo.
Hacer clic sobre la flecha de la derecha del botn Herramientas
Elegir la opcinOpciones generales...
Aparecer el cuadro de dilogoOpciones generales.
Escribir la contrasea en el recuadroContrasea para abriro en el recuadroContrasea de
escrituradependiendo del tipo de proteccin que quieras aplicar.
Al escribir la contrasea aparecern*****para que nadie pueda verla.
Hacer clic sobre el botnAceptar.

Proteger con contrasea

Elefecto de la proteccinse comprueba a la hora de abrirlo.
Si hemos utilizado unacontrasea para abrir aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Si conocemos la contrasea, la escribimos en el recuadro y pulsamosAceptar. Si no conocemos la

contrasea, Excel2010 no nos dejar abrirlo.
Si hemos utilizado unacontrasea de escritura, aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Si conocemos la contrasea, la escribimos en el recuadro y pulsamosAceptar. Si no conocemos la

contrasea, podremos pulsar el botnSlo lecturaen cuyo caso Excel2010 lo abrir pero cualquier
modificacin se tendr que guardar con otro nombre.
Si queremosborrar una contrasea, tenemos que abrir el libro con la contrasea para tener la
posibilidad de modificarlo, y a continuacin realizar los mismos pasos que a la hora de ponerla pero
borrando lo que hay en el recuadro de contrasea.

Cerrar un libro
Se puede cerrar un documento de varias formas.
Selecciona el menArchivoy elige la opcinCerrar.
En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificacin no
almacenada, Excel nos avisar de ello mostrndonos un cuadro de dilogo que nos
dar a escoger entre tres opciones:
-Cancelar: El archivo no se cierra.
-Guardar: Se guardan los cambios y luego se cierra el archivo. Si an no se haba
guardado aparecer el cuadroGuardar comopara asignarle un nombre y
ubicacin.
-No guardar: Se cierra el archivo sin guardar los cambios realizados desde la
ltima vez que guardamos.
Otra forma consiste en utilizar elbotn Cerrarde la barra de ttulo.
El funcionamiento ser el mismo, si algn libro no ha guardado los cambios se
mostrar el mismo cuadro de dilogo para preguntarnos si queremos guardarlos.

Empezar un nuevo libro

Supongamos que ya estamos trabajando con un documento y
queremoscrear
otro
libro
nuevo.
sta
operacin
se
denominaNuevo.
Para empezar a crear un nuevo libro, debers seguir los siguientes
pasos:
Selecciona el menArchivoy elige la opcinNuevo.
O bien utilizar la combinacin de teclasCTRL+U.
Se mostrar, a la derecha del men, un conjunto de opciones:
Lo habitual ser seleccionarLibro en blancoen la lista de opciones y
a continuacin hacer clic enCrear, en el panel situado ms a la
derecha.
Pero tambin podemos partir de una plantilla, en vez de un libro en
blanco.

Abrir un libro ya existente

Si queremosrecuperar algn libroya guardado,
la operacin se denominaAbrir.
Para abrir un archivo selecciona la opcinAbrirdel
menArchivo.

Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:

Explora tus carpetas hasta encontrar el libro que te
interesa, seleccinalo con un clic y despus pulsa el
botnAbrir.

Manipulando celdas

Seleccin de celdas
Seleccin de una celda: Slo tienes quehacer clic sobre ella.
Seleccin de un rango de celdas:
Paraseleccionarun conjunto deceldas adyacentes, pulsar el botn
izquierdo del ratn en la primera celda aseleccionar y mantener pulsado
el botn del ratnmientras searrastra hasta la ltima celdaa
seleccionar (tambin puedes indicar un rango a seleccionar: haz clic sobre una
celda, mantn pulsada la teclaShift y luego pulsa la otra.
Seleccin de una columna:Hacer clic en elidentificativo superior de la
columnaa seleccionar.
Seleccin de una fila:Hacer clic en elidentificativo izquierdo de la fila.
Seleccin de una hoja entera:
Hacer clic sobre elbotn superior izquierdo de la hojasituado entre el
indicativo de la columna A y el de la fila 1 o pulsar la combinacin de
teclasCtrl+E.

Aadir, ampliar o reducir una

seleccin
Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda
o que queramosseleccionarceldas NO contiguas, para ello
se ha de realizar la nueva seleccinmanteniendo pulsadala
teclaCTRL.
Este tipo de seleccin se puede aplicar con celdas, columnas o
filas. Por ejemplo podemos seleccionar una fila y aadir una
nueva fila a la seleccin haciendo clic sobre el indicador de fila
manteniendo pulsada la teclaCTRL.
Si queremosampliar o reducir una seleccinya realizada
siempre que la seleccin sea de celdas contiguas, realizar los
siguientes pasos,manteniendo pulsadala teclaShift,hacer
clic donde queremos que terminela seleccin.

Los datos

La validacin de datos
La validacin de datos nos permite asegurarnos de que los valores que se
introducen en las celdas son los adecuados; pudiendo incluso mostrar un
mensaje de error o aviso si nos equivocamos.
Paraaplicar una validacin a una celda.
- Seleccionamos la celda que queremos validar.
- Accedemos a la pestaaDatosy pulsamosValidacin de datos.
Nos aparece un cuadro de dilogoValidacin de datosdonde podemos
elegir entre varios tipos de validaciones.
En la seccinCriterio de validacinindicamos la condicin para que el
datos sea correcto.
Dentro dePermitirpodemos encontrarCualquier valor,
entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de
personalizada.

Nmero
texto y

En la pestaaMensaje de entradapodemos introducir un mensaje que

se muestre al acceder a la celda. Este mensaje sirve para informar de qu
tipos de datos son considerados vlidos para esa celda.
En la pestaaMensaje de errorpodemos escribir el mensaje de error que
queremos se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor
incorrecto.

Ejercicio paso a paso

1.
Nombra a una nueva hoja Validacin de Datos
2.
Selecciona la celdaA2.
3.
Accede a la pestaaDatos.
4.
Haz clic en el botnValidacin de datos.
5.
En la pestaaConfiguracinescogeNmero enteroenPermitir.
6.
EnDatosseleccionaentre. Mnimo: 5. Mximo: 500.
7.
En la pestaaMensaje de entradaescribeenTtulo:esta celda solo admite.
8.
EnMensaje de entradaescribenmeros enteros entre 5 y 500.
9.
En la pestaaMensaje de errorescogeenEstilo:el tipoAdvertencia.
10.
En elTtuloescribeSe ha producido un error
11.
EnMensaje de errorescribeDebe escribir valores entre 5 y 500.
12.
Pulsa sobreAceptar.
Vamos a comprobar el funcionamiento.
13.
Sitate en la celdaA2.
14.
Escribe3y pulsaIntro.
15.
Pulsa sobreNopara volver a la celda e introducir un valor correcto.
16.
Escribe ahora300y pulsaIntro.
17.
Al salir de la celda ya no sale el mensaje de error, es nmero introducido es correcto.
Guarda los cambios

Ordenar datos
Cuando disponemos de muchos datos, lo ms habitual es ordenarlos siguiendo algn
criterio. Esta ordenacin se puede hacer de forma simple, es decir, ordenar por una
columna u ordenar por diferentes columnas a la vez, siguiendo una jerarqua.
Para hacer unaordenacin simpledebemos posicionarnos en la columna que
queramos ordenar y, desde la pestaaDatosy los botonesde la seccinOrdenar y
filtrar, para que la ordenacin sea ascendente o descendente respectivamente.
Tambin podemos pulsar sobreOrdenar...y escoger el criterio de ordenacin, aunque
en este caso esta opcin es menos rpida. Estoordenar todo el conjunto de la
fila.
Si lo que queremos es ordenar una determinada columna, sin que esto afecte al resto,
deberemos hacer clic sobre el encabezado de la misma.
Si elegimosAmpliar la seleccin, ordenar toda la fila.
Si en cambio elegimosContinuar con la seleccin actual, se ordenar slo la
columna seleccionada.

Ordenar datos
Aqu puedes ver un ejemplo de
ordenacin.

Ordenar datos
El botnOrdenarest ms enfocado aordenarpor ms de un
criterio.Al pulsarlo, nos aparece el cuadro de dilogo donde
podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar.
- En el desplegableOrdenar porelegiremos la columna. Si los
datos tienen un encabezado que les da nombre, Excel los
mostrar.
- Deberemos indicar en qu se basa nuestra ordenacin (Ordenar
segn).
- Y cul es elCriterio de ordenacin: Si ascendente (A a Z),
descendente (Z a A).
Cuando hemos completado un criterio, podemos incluir otro
pulsandoAgregar nivel. De forma que podremos ordenar por
ejemplo por nombre y en caso de que dos o ms registros tengan el
mismo nombre, por apellido.

Ejercicio paso a paso

1.Nombra a una nueva hoja Ordenacin.
2.Haz clic en la celdaC11y pulsa el botnOrdenarde la pestaaDatos.
Observars que se muestra un mensaje de error, indicando que selecciones
una celda del rango.
3.Haz clic en la celdaC8, y vuelve a pulsar el botn. Se abrir la ventana
deOrdenary se seleccionarn las celdas desde A1 hasta B8
automticamente.
4.marca la casillaMis datos tienen encabezados. Observars que la
seleccin se modifica y ahora comprende las celdas de la A2 a la B8.
5.Pulsa en el desplegableOrdenar pory eligeApellidos. Criterio de
ordenacin A a Z.
6.Pulsa el botnAgregar nivel. Aparecer una nueva fila.
7.Pulsa en el desplegableLuego pory eligeNombre.
8.PulsaAceptar. Observa que los apellidos van por orden alfabtico y que,
cuando hay dos personas con el mismo apellido (Lpez), ordena
alfabticamente por el nombre.
9.Guarda los cambios.

Ejercicio
Calcular TOTAL: Sueldo + 12% del
sueldo + bono

Autollenado
Conjunto de datos generados a partir de un dato inicial. En las hojas de clculo de
Excel es habitual el uso de series de distintos tipos, como por ejemplo las series
numricas, las series de fecha y hora, las series alfanumricas, etc.

1,2

3, 4, 5, 6

9:00, 10:00

11:00, 12:00

Lun, Mar

Mie, Jue

Lunes, Martes

Mircoles, Jueves

Ene, Feb

Mar, Abr

Ene, Abr

Jul, Oct, Ene

Ene-15, Abr-15

Jul-15, Oct-15, Ene-16

15-Ene, 15-Abr

15-Jul, 15-Oct

1999, 2000

2001, 2002, 2003

Aula 1, Aula 2

Aula 3, Aula 4
48

Crear y llenar una serie de

datos

Excel no solo permite el uso de series autogeneradas. Si en

nuestras labores cotidianas, hacemos uso de una serie de datos
que no est incluida en Excel, la podemos crear y usar las veces
que se requiera.
Archivo
->
Opciones
->
Avanzadas
->
Modificar
listas
personalizadas
(botn casi al final).
-Teniendo
seleccionada
la
opcin NUEVA LISTA
escribir en Entradas
de lista nombres de
5
Municipios
de
49
Veracruz.

Crear y llenar una serie de

datos

Al retornar a la hoja de clculo escriba en la celda E4 el nombre del primer

municipio que agregaron. Arrastre el puntero del mouse hasta la altura de
la fila 8.

-La serie se habr generado en el mismo orden en que fue

creada.
50

Crear y llenar una serie de

datos

Sin embargo, en algunas ocasiones los datos se encuentran

contenidos en las celdas. Para tal efecto, emplearemos estos
datos, evitando el tener que digitarlos nuevamente.
-Seleccionar el rango
A4:A8.
-Seleccione Archivo ->
Opciones -> Avanzadas
->
Modificar
listas
personalizadas (botn
casi al final).
-Haga clic en el botn
Importar y luego en
el botn Aceptar.
51

Ejercicio formulas
En una nueva hoja:
Ingrese en la celda B1 el
valor 12, en la celda B2 el
valor 15 y en la celda B3
el valor 13.
Ingrese en la celda A4 el
texto Suma, y en la celda
A5 el texto Multiplicacin.
Escribir una frmula para
calcular la suma y la
multiplicacin

Ejercicio formulas
Ingrese en la celda A6 el texto:
Promedio.
Calcula el promedio utilizando
una frmula

Ahora, utilizando funciones de

Excel:
En la celda C4 calcula
nuevamente la suma
En la celda C5 calcula la
multiplicacin
En la celda C6 calcula el
promedio

Copiar una frmula

Excel trata de manera inteligente las frmulas sobre la hoja
de clculo. De tal forma que valindose del ingreso de una
frmula, puede hallar el resultado de otros clculos,
copiando la frmula hacia otras celdas.
- En una nueva hoja ingresa
los datos que se muestran
a continuacin.
- nombra a la hoja: Copiar
Frmulas.
- En la celda D3 inserta la
frmula para calcular el
subtotal.
- haz clic en la celda D3 y
en
el
botn
Copiar.
Seleccione el rango de
celdas comprendido entre
54
D4 y D7 y haga clic en el

Copiar una frmula

-

Ahora en la celda E2 escriba la palabra descuento y en las

celdas E3, E4, E5, E6 y E7 escriba 5%, 7%, 8%, 11% y 13%
respectivamente.

En la celda F2 escriba Nuevo Subtotal.

En la celda F3 escribe la frmula para calcular en nuevo

subtotal.

55

Copiar una frmula

Nuevamente haga clic en la celda E3 y luego, ubique el puntero
en la esquina inferior derecha de la celda. El puntero se
convierte en una pequea cruz de color negro.

- Ahora haga clic y

arrastre hacia abajo,
hasta la altura de la
fila 7.
- Vers ahora cmo se
copia la frmula a las
dems celdas.
Clic y
arrastrar
hacia abajo
56

Las funciones

Introducir funciones
Unafuncin es una frmulapredefinida por Excel (o por el usuario)que opera con uno,
ninguno o ms valores y devuelve un resultadoque aparecer directamente en la celda o
ser utilizado para calcular la frmula que la contiene.
Lasintaxisde cualquier funcin es:
nombre_funcin(argumento1,argumento2,...,argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
- Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de
cada parntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por coma(,) o punto y coma (;).

Ejemplo:=SUMA(A1:C8). Esta funcin sera equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+
C6+C7+C8
Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro
de la frmula.
Ejemplo:=SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos
cualquier texto,precedidasiempre delsigno =.

Autosuma y funciones ms
frecuentes
Una funcin como cualquier datose puede escribir directamente
en la celdasi conocemos su sintaxis, pero Exceldisponede
herramientas que facilitan esta tarea.
En la pestaaInicioo en la deFrmulasencontrars el botn
deAutosumaque nos permiterealizar la funcin SUMA de
forma ms rpida.

Con este botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando

la flecha de la derecha del botn. Al hacer clic sobre sta aparecer
la lista desplegable de la imagen. Y podremos utilizar otra funcin
que no sea laSuma, como puede serPromedio(calcula la media
aritmtica),Contar(cuenta valores),Mx(obtiene el valor mximo)
oMn(obtiene el valor mnimo). Adems de poder acceder al dilogo
de funciones a travs deMs Funciones....

Operadores ms utilizados en las

frmulas o funciones
SIGNO
+
*
/
^

OPERACIN QUE REALIZA

SUMA
RESTA
MULTIPLICA
DIVIDE
EXPONENCIACIN

&

UNIN / CONCATENAR

Comparacin IGUAL QUE

>

Comparacin MAYOR QUE

<

Comparacin MENOR QUE

>=

Comparacin MAYOR IGUAL QUE

<=

Comparacin MENOR IGUAL QUE

<>

Comparacin DISTINTO

=((SUMA(A1:A7)*SUMA(B1:B7))/
(SUMA(C1:C7)*SUMA(D1:D7)))

Precedencia de los operadores

SIGN
O

OPERACIN QUE
REALIZA

PRECEDEN
CIA

EXPONENCIACIN

MULTIPLICA

DIVIDE

SUMA

RESTA

&

UNIN / CONCATENAR

Comparacin IGUAL QUE

>

Comparacin MAYOR QUE

<

Comparacin MENOR QUE

>=

Comparacin MAYOR IGUAL

QUE

<=

Comparacin MENOR
IGUAL QUE

<>

Comparacin DISTINTO

Insertar funcin
Para insertar cualquier otra funcin,
tambin podemos utilizar elasistente.
Si queremos introducir una funcin en
una celda:
Situarse en la celda donde queremos
introducir la funcin.

Hacer clic en la pestaaFrmulas

Elegir la opcinInsertar funcin.

O bien, hacer clic sobre el botn fxde

la barra de frmulas.
Aparecer el siguiente cuadro
dilogoInsertar funcin:

de

Insertar funcin
En el cuadro de listaSeleccionar una funcin:hay que elegir la funcin que
deseamos haciendo clic sobre sta.
Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos
aparecen los distintos argumentos y una breve descripcin de sta.
A final, hacer clic sobre el botnAceptar.
La ventana cambiar al cuadro de dilogoArgumentos de funcin, donde
nos pide introducir los argumentos de la funcin: Este cuadro variar segn la
funcin que hayamos elegido, en nuestro caso se eligi la funcinSUMA().

Utilizar Expresiones como

argumentos de las Funciones
Excel permite que en una funcin tengamos como argumentos
expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de
ejecucin de la funcin ser primero resolver las expresiones y despus
ejecutar la funcin sobre el resultado de las expresiones.
Ejemplo: si tenemos la siguiente funcin
=Suma((A1+A3),(A2-A4))donde:
A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3
Excel resolver primero las expresiones(A1+A3) y (A2-A4)por lo que
obtendremos los valores3y2respectivamente, despus realizar la
suma obteniendo as5como resultado.

Utilizar Funciones como argumentos

de las Funciones
Excel tambin permite que una funcin se convierta en
argumento de otra funcin, de esta forma podemos
realizar operaciones realmente complejas en una
simple celda.
Por ejemplo=MAX(SUMA(A1:A4),B3)
Esta frmula consta de la combinacin de dos
funciones, la suma y el valor mximo. Excel realizar
primero la sumaSUMA(A1:A4)y despus calcular el
valor mximo entre el resultado de la suma y la celda
B3.

Referencias
Cuando trabajamos en Excel y ms concretamente cuando hacemos usos de frmulas y
funciones casi es seguro que pongamos referencias a celdas o conjunto de celdas que no
son propiamente la misma celda donde tenemos la formula.
Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula escribimos
=SUMA(A1;B1) nos estamos refiriendo a que sume el contenido de A1 y el contenido de
B1.
Existen 3 tipos de referencias:
Referencia Relativa: Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula
en otra celda. Esta es la opcin que ofrece Excel por defecto.
Supongamos el ejemplo:
A
B
1
15 20
2
=A1+2
30
Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como la copiamos una columna hacia la derecha y
en una fila hacia abajo, la frmula cambiar por: =B2+2 . Lo que variar es la referencia
a la celda A1 , al copiarla una columna hacia la derecha se incrementar el nombre de la
columna en uno, es decir, en vez de A pondr B y al copiarla una fila hacia abajo en vez

Referencias
Referencia Absoluta: Las referencias de filas y columnas
no cambian si se copia la formula a otra celda.
Supongamos el ejemplo:
A B
1 15 20
2 =$A$1+2 30
Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , aunque la copiemos
una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo,
como delante de la columna y delante de la fila encuentra
en signo $ no variar la frmula y en B3 pondr =$A$1+2 .

Referencias
Referencia Mixta: Podemos hacer una combinacin de ambas referencias, podemos hacer que
las filas sean relativas y las columnas absolutas o viceversa.
Supongamos el ejemplo:
A B
1 15 20
2 =$A1+2 30
Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la columna aunque se
copie una columna ms a la derecha sta no variar, pero al no tener el signo $ delante de la fila,
al copiarla una fila hacia abajo la fila cambiar por 2 en vez de 1 y el resultado ser =$A2+2 .
Supongamos el ejemplo:
A B
1 15 20
2 =A$1+2 30
Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como hay un signo $ delante de la fila aunque se copie una
fila hacia abajo sta no variar, pero al no tener el signo $ delante de la columna, al copiarla una
columna ms a la derecha la columna cambiar por B en vez de A y el resultado ser =B$1+2.

Cmo cambiar el tipo de referencia

Una opcin para cambiar el tipo de referencia una vez sabemos distinguir entre
los diferentes tipos de referencias que existen y la que ms nos interesa en
cada momento es hacerlo a mano.
Lasreferencias relativasse escriben tal cual vemos la interseccin de la
celda con la columna y la fila (A2, B3, D1...).
Para que lareferenciaseaabsoluta, es decir que sea fija, debemos
anteponer a la columna y a la fila el signo $ ($A$2, $B$3, $D$1...).
Para las referencias mixtas como hemos dicho puede ser una mezcla entre
relativa y absoluta por tanto pueden ser de este tipo ($A2, B$3, $D1...).

Otra opcin, en lugar de escribirlo a mano es hacerlo cuando estemos editando

la formula, en el momento en el que se incluyan las celdas referenciadas
podemos pulsar sobre la teclaF4y vemos que va cambiando a los posibles
tipos de referencias que podemos hacer con la celda.

Referencias a otras hojas o libros

Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir referencias a
celdas que se encuentran en otras hojas o incluso en otros libros.
Referencia a otras hojas.
Para hacer referencia a celdas de otras hojas debemos indicar el nombre de la hoja seguido del
signo de exclamacin y el nombre de la celda.
Por ejemplo:Hoja2!A2esta referencia est diciendo que coja la celda A2 de la hoja Hoja2.
Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sera de este modo
'Nombre de la hoja externa'!A2, habra que encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples ' '.
Referencia a otros libros.
Para hacer referencia a celdas de otros libros debemos indicar el nombre del libro entre corchetes y
el resto como acabamos de ver.
Por ejemplo: '[presupuesto 2010]Hoja1'!B2 esta referencia indica que la celda se encuentra en el
libro "Presupuesto 2010", en la Hoja1 y en la celda B2.

Muy importante:Al escribir una cadena de caracteres que incluya espacios debemos ponerlo
siempre entre comillas simples ' '.

Ejercicio
Tabla de multiplicar
Nombra a una nueva hoja Tabla de
multiplicar
Crear la siguiente tabla con las
frmulas necesarias para que al
modificar la celda B1 calcule la tabla
de multiplicar correspondiente al
nmero introducido en dicha celda.
La celda B1 solo debe permitir nmeros
entre 1 y 100 (no se debe mostrar
mensaje de entrada, slo de error,
indicando que solo se aceptan valores
entre 1 y 100).
Aplica bordes, relleno y color de fuente
para que se vea como en el ejemplo

Ejercicio
En una nueva hoja llamada Productos ingresa los
datos de acuerdo a la ilustracin.
Calcula los valores: Subtotal, IVA (utilizando
referencia absoluta a E2) y Total

Algunas funciones
Funcin
PRODUCTO(nmero1,nmero2,...)
Devuelve el resultado de realizar el producto de
todos los nmeros pasados como argumentos.
Ejemplo:=PRODUCTO(20,4)devuelve 80

Funcin MAX(nmero1,nmero2,...)
Devuelve el valor mximo de la lista de valores.
Ejemplo:=MAX(5,5,2,15,12,18)devuelve 18

Funcin MIN(nmero1,nmero2,...)
Devuelve el valor mnimo de la lista de valores.
Ejemplo:=MIN(5,5,2,15,12,18)devuelve 2

 Funcin PROMEDIO(nmero1,nmero2,...)
Devuelve la media aritmtica de la lista de valores.
Ejemplo:=PROMEDIO(5,5,2)devuelve 4

Funcin
SI(prueba_logica,valor_si_verdadero,valor_si_falso)
Realiza una comprobacin y devuelve un valor si la
comprobacin es verdadera y otro valor si resulta falsa.
Ejemplo:=SI(5=5,"Es verdad,"NO es verdad")devuelve
Es verdad
Ejemplo:=SI(A1>=0,A1,0)la celda que contenga esta
frmula contendr el valor de la celda A1 si este es positivo y
un cero si este es negativo. Esta funcin es muy til para
obtener valores dependiendo de alguna condicin.

 Funcin CONTAR(valor1, [valor2], )

Cuenta la cantidad de celdas que
contienen nmeros.
Ejemplo: =CONTAR(A1:A5). Cuenta las
celdas dentro del rango A1:A5 que
contienen nmeros

Funcin CONTAR.SI(Rango, Criterio)

Cuenta el nmero de celdas de un rango
que cumplan con un criterio establecido
Ejemplo: =CONTAR.SI(B2:B11, "azul")

Formato de celdas

Fuente
Para cambiar la apariencia de los
datos de nuestra hoja de clculo:
Utilizando los cuadros de dilogo:
En la pestaaIniciohaz clic en la
flecha que se encuentra al pie de la
seccinFuente.
Se
abrir
el
cuadro
de
dilogoFormato de celdas, y ms
concretamente la pestaaFuente.
Una vez elegidos todos los aspectos
deseados, hacemos clic sobre el
botnAceptar.

Alineacin
Seleccionar el rango de celdas al cual
queremos modificar la alineacin.
Haz clic en la flecha que se encuentra al pie
de la seccinAlineacin.
Aparecer la ficha de la imagen.
Elegir las opciones deseadas y pulsar el
botnAceptar.
En
laCinta de opcionesdisponemos de unos botones que nos
permitirn modificar algunas de las opciones vistas anteriormente de
forma ms rpida, como:
Los botones de alineacin vertical (superior, medio e inferior).
Los botones de alineacin horizontal (izquierda, centrado y
derecha).
El
botnCombinar
y
centrarunir
todas
las
celdas
seleccionadaspara que formen una sola celda y a continuacin nos
centrar los datos. Pulsando en la pequea flecha de la derecha se
puede acceder a otras opciones de combinacin.

Bordes
Seleccionar el rango de celdas al cual
queremos modificar el aspecto.
Seleccionar la pestaaInicio.
Hacer clic sobre la flecha que se
encuentra bajo la seccinFuente.
En el cuadro de dilogo que se abrir
hacer clic sobre la pestaaBordes.
Aparecer el cuadro de dilogo de la
derecha.
Elegir las opciones deseadas del
recuadro.
Una vez elegidos todos los aspectos
deseados,
hacer
clic
sobre
el
botnAceptar.

Rellenos
Seleccionar el rango de celdas al
cual queremos modificar el aspecto.
Seleccionar la pestaaInicio.
Hacer clic sobre la flecha que se
encuentra bajo la seccinFuente.
Hacer clic sobre la pestaaRelleno.
Aparecer la ficha de la derecha.
Elegir las opciones deseadas del
recuadro.
Una vez elegidos todos los aspectos
deseados, hacer clic sobre el
botnAceptar.

Formato de los valores numricos

Excel
nos
permitemodificar
la
visualizacin de los nmeros en la
celda. Para ello, seguir los siguientes
pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual
queremos modificar el aspecto de los
nmeros.
Seleccionar la pestaaInicioy hacer clic
sobre la flecha que se encuentra bajo la
seccinNmero.
Se abrir el cuadro de dilogoFormato de
celdas, situado en la pestaaNmero.
Elegir
la
opcin
deseada
del
recuadroCategora:
Hacer clic sobre el botnAceptar.

Proteger celdas
Excel2010 ofrece varias rdenes paraproteger las
celdas del libro. Para ello tenemos que realizar dos
operaciones: la primera que consiste en proteger las
celdas que no queremos que sufran variaciones, y la
segunda que consiste en proteger la hoja.
Para desbloquear las celdas que queremos variar en
algn momento sigue los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas que queremos
desbloquear para poder realizar variaciones.
Seleccionar la pestaaInicio.
Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo
la seccinFuente.
Hacer clic sobre la pestaaProteger.
Aparecer la ficha de la derecha:
Desactivar la casillaBloqueaday Hacer clic
sobre el botnAceptar.
Si se activa la casillaOculta, lo que se pretende
es que la frmula oel valor de la celda no se
pueda visualizaren la barra de frmulas.

Proteger hoja
Las operaciones de la fichaProtegerno tienen efecto si no
protegemos la hoja de clculo,por lo tanto a continuacin
tendremos que realizar los siguientes pasos:
Seleccionar la pestaaRevisar.
Hacer clic sobre el botnProteger hojaque se encuentra en la
seccinCambios.
Aparecer el cuadro de dilogoProteger hojade la derecha:
Dejar activada la casillaProteger hoja y contenido de celdas
bloqueadas.
Activar las opciones deseadas de la casillaPermitir a los usuarios
de esta hoja de clculo.
Si queremos asignar una contrasea para que solamente pueda
desproteger la hoja la persona que sepa la contrasea, escribirla en
el recuadroContrasea.
Hacer clic sobre el botnAceptar.
Si queremos desproteger la hoja, volveremos a realizar los
mismos pasos que en la proteccin y hacer clic sobre el
botnDesproteger hojaque se encuentra en la seccinCambios.

Cambios de estructura

Alto de fila
Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos
mtodos:
El primer mtodo consiste enutilizar el men:
Seleccionar las filas a las que quieras modificar la altura.
En la pestaaInicio, pulsar el botnFormatodel menCeldas.
Elegir la opcinAlto de fila...
Aparecer el cuadro de dilogoAlto de fila: indicar el alto de la fila.
Escribir la altura deseada
Hacer clic sobre el botnAceptar.

El segundo mtodo consiste enutilizar el ratn:

Colocar el puntero del ratn en la lnea situada debajo del nmero de
la fila que desees modificar.
El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas:
Mantener pulsado el botn del ratn, y arrastrar la lnea a la nueva
posicin.
Al final soltar el botn del ratn.

Autoajustar
El primer mtodo consiste enutilizar el men:
Selecciona las filas a las que desees modificar la
altura.
Seleccionar del menFormatoque se encuentra
en la pestaaInicio.
Elige la opcinAutoajustar alto de fila.

Este segundo mtodo es muchoms rpido:

Situarse sobre la lnea divisoria por debajo de la
fila que deseas modificar.
El puntero del ratn se convertir en una flecha
de dos puntas.
Haz doble clic, el tamao se reajustar
automticamente.

Ancho de columna
Si deseamosmodificar la anchurade alguna columna, podemos utilizar dos mtodos:
El primer mtodo consiste enutilizar el men:
Seleccionar las columnas a las que quieres modificar la anchura.
Desplegar el menFormatode la pestaaInicio.
Se abrir otro submen.
Elegir la opcinAncho de columna...

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo.

Escribir la anchura deseada.
Hacer clic sobre el botnAceptar.

El segundo mtodo consiste enutilizar el ratn:

Situar el puntero del ratn en la lnea del nombre de la columna.
El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas.
Mantener pulsado el botn del ratn, y arrastrar la lnea a la nueva posicin.
Soltar el botn del ratn cuando el ancho de la columna sea el deseado.

Autoajustar a la seleccin
Podemos modificar la anchura de una columna
paraacomodarla al dato de entrada ms ancho,
utilizando dos mtodos distintos.
El primer mtodo consiste enutilizar el men:
Seleccionar las columnas a las que desees modificar la
anchura.
Desplegar el menFormatode la pestaaInicio.
Elegir la opcinAutoajustar ancho de columna.

El segundo mtodo es muchoms rpido.

Situarse sobre la lnea divisoria de la columna que
deseas modificar.
El puntero del ratn se convertir en una flecha de dos
puntas.
Hacerdobleclic.

Cambiar el nombre de la hoja

Si trabajamos con varias hojas dentro del libro esaconsejable utilizar
un nombre de hoja para identificarla de forma ms rpida
Lalongitud mximade los nombre de las hojases de 31 caracteres.
No puede haber dos hojas de clculo con el mismo nombre.
Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos
mtodos:
El primer mtodo consiste enutilizar el men:
Situarse en la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre.
Seleccionar el menFormatoy elegir la opcinCambiar el nombre
de la hoja.
Escribir el nuevo nombre y pulsarINTRO.
El segundo mtodo es muchoms directo y rpido:
Hacerdobleclic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta.
Escribir el nuevo nombre de la hoja.
PulsarINTRO.

Cambiar el color a las etiquetas de

hoja
Seleccionar
el
menFormatode
pestaaInicio.
Elegir la opcinColor de etiqueta.
Seleccionar el color deseado.

la

Paraquitar el colorde la etiqueta de la hoja

hay que seguir los mismos pasos, pero en vez
de elegir un color, elegimos la opcinSin color.
Otra forma de cambiar el color es hacer clic con
el botn derecho sobre la propia etiqueta. En el
men contextual encontrars la opcinColor
de etiqueta.

Ocultar y mostrar filas

Ocultar filas
Seleccionar las filas a ocultar.
Desplegar el menFormato.
Elegir la opcinOcultar y mostrar.
Elegir la opcinOcultar filas.
Mostrar filas
Seleccionar entre qu filas se
encuentran las filas a mostrar.
Seleccionamos del menFormatola
opcinOcultar y mostrar.
Aparecer otro submen.
Elegimos la opcinMostrar filas.

Ocultar y mostrar columnas

Ocultar columnas
Seleccionar las columnas ocultar.
Desplegar el menFormatode
pestaaInicio.
Elegir la opcinOcultar y mostrar.
SeleccionaOcultar columnas.

la

Mostrar columnas
Seleccionar entre qu columnas se
encuentran las columnas o mostrar.
Desplegar el menFormatode la
pestaaInicio.
Elegir la opcinOcultar y mostrar.
SeleccionaMostrar columnas.

Insertar y eliminar
elementos

Insertar y eliminar filas en una hoja

Paraaadir una fila, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar la fila sobre la que quieres aadir la nueva
Seleccionar
el
menInsertardel
apartadoCeldasen
pestaaInicio.
Elegir la opcinInsertar filas de hoja.

la

Todas las filas por debajo de la nueva, bajarn una posicin.

Si quieresaadir varias filas, basta conseleccionar, en el
primer paso, tantas filas como filas a aadir.
Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar las filas a eliminar.
Seleccionar el men Eliminar de la pestaa Inicio.
Elegir la opcin Eliminar filas de hoja.

Insertar y eliminar columnas en una

hoja
Para aadir una columna, seguiremos los siguientes pasos:
Seleccionar la columna delante de la cual quieres aadir otra
Seleccionar el menInsertarde la pestaaInicio.
Elegir la opcinInsertar columnas de hoja.
Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarn una
posicin.
Si quieresaadir varias columnas, basta conseleccionar tantas
columnas, en el primer paso, como columnas a aadir.
Para eliminar columnas, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar las columnas a eliminar.
Seleccionar el men Eliminar de la pestaa Inicio.
Elegir la opcin Eliminar columnas de hoja.

Impresin

Vista de Diseo de pgina

En
anteriores
versiones
exista
lavista
preliminarcomo
herramienta
paravisualizar
nuestra
hoja
antes
de
imprimirlay
modificar
ciertos
aspectos estticos.
En Excel 2010, para ver y ajustar las
celdas
y
objetos
de
nuestro
documento para la impresin se
utiliza
elDiseo
de
pgina.
Accedemos a esta opcin desde la
pestaaVista.
La forma de visualizar la hoja
cambiar de aspecto:

Vista de Diseo de pgina

Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de clculo
como hasta ahora, la nica diferencia es que sabremos cmo quedar
la hoja al imprimirla.
Al mover las barras de desplazamiento, un pequeo cuadro informativo
nos indicar en qu columna o fila estamos situados.
Tambin aparecen las reglas superior e izquierda. En ellas podremos
ajustar los mrgenes de forma sencilla, arrastrando sus lmites.
La pestaaVistapermite personalizar qu elementos mostrar.
Podemos ocultar o mostrar laRegla, lasLneas de cuadrcula,
laBarra de frmulasy losTtulos.

Configurar pgina
Antes de imprimir una hoja de clculo, es conveniente que
configuremos la pgina, paramodificarfactores que
afectan a la presentacin de las pginas impresas, como
laorientacin,encabezadosypies de pgina,tamao
del papel, etc.
Para ello, nos situaremos en la pestaaDiseo de pgina.
Deberemos pulsar el pequeo botn de la esquina inferior
derecha. Como siempre, se abrir una nueva ventana.
El cuadro de dilogoConfigurar pginaest organizado
en varias pestaas: La primera de las fichas se
denominaPginay permite indicar caractersticas como la
orientacin del papel, el tamao del papel que utilizamos y
otros parmetros.
Selecciona
laorientacindel
papel,verticaluhorizontal.
En el recuadroEscalanos permitir indicarle si deseamos
que la salida a impresora venga determinada por un factor
de escala o bien ajustando automticamente la hoja en un
nmero de pginas especfico.

Configurar pgina
Paramodificar
los
mrgenessuperior, inferior, derecho e
izquierdo de las hojas a imprimir,
utilizar la fichaMrgenes.
Si la hoja tieneencabezado: opie de
pgina:, tambin nos permite indicar
a cuntos centmetros del borde del
papel queremos que se siten.
Si deseas que tu salida tenga
centradas las hojas tanto horizontal
como verticalmente, Excel nos lo
realizar automticamente activando
las
casillasHorizontalmente
y/oVerticalmenterespectivamente.

Configurar pgina
En la fichaEncabezado y pie de
pginapodrs
personalizarlos
y
ajustar diferentes parmetros.

Imprimir
Si hemos pulsadoImprimiroVista previadesde la ventana
anterior, o bien si seleccionamos la opcinImprimirdel
menArchivo, veremos la siguiente ventana:
Tambin podemos utilizar la combinacin de teclasCtrl+Ppara
acceder a ella.
En la zona izquierda dispondremos de una serie de opciones de
configuracin de la impresin, que nos permitirn:
Elegir cuntas copias imprimir del documento.
Escoger qu impresora queremos utilizar en la impresin del
documento.
Opciones deConfiguracincomo:
Qu hojas imprimir: Las hojas activas, todo el libro, o bien la
seleccin realizada.
La intercalacin.
La orientacin y el tamao del papel.
Modificar los mrgenes.
Ajustar la escala de impresin.
Acceder a laConfiguracin de pgina.
Cuando est todo listo para la impresin y quede como deseas,
podrs pulsar el botnde la zona superior.

Grficos

Introduccin
Ungrficoes larepresentacin grfica de los datosde
una hoja de clculoyfacilita su interpretacin.
La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la
interpretacin de los datos. A menudo un grfico nos dice
mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y
columnas.
Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por
crearlo:
- Comogrfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja
normal como cualquier otro objeto.
- Comohoja de grfico: Crear el grfico en una hoja
exclusiva para el grfico, en las hojas de grfico no existen
celdas ni ningn otro tipo de objeto.

Crear grficos
Para insertar un grfico utilizaremos la
seccinGrficosque se encuentra en
la pestaaInsertar.

Es
recomendable
que
tengasseleccionado el rango de
celdasque quieres que participen en
el grfico.

Crear grficos
Existen diversos tipos de grficos a nuestra disposicin.
Podemos seleccionar un grfico a insertar haciendo clic
en el tipo que nos interese para que se despliegue el
listado de los que se encuentran disponibles.
Aqu puedes ver listados todos los grficos disponibles,
selecciona uno y pulsaAceptarpara empezar a crearlo.

Crear grficos
Aparecer un cuadro que contendr el
grfico ya creado.
Adems, vers que aparece en la barra
de
mens
una
seccin
nueva,Herramientas de grficos,
con
tres
pestaas:
Diseo,
Presentacin y Formato.

Ejercicio
Disea una hoja de clculo que muestre los consumos de cemento durante los aos
2013 y 2014. Una vez generada la hoja, realizar los siguientes grficos:
Grfico de columnas que compare el consumo de cada ciudad en cada ao (no incluir
totales)
Grfico de columnas apiladas que muestre el consumo total de cemento en cada
ciudad durante los dos aos
Grfico combinado que muestre comparativamente el consumo de cada ciudad por
aos (en columnas) y los promedios (en lneas)
Consumo de cemento en Veracruz

Ciudad
Xalapa
Poza Rica
Crdoba
Coatzacoal
cos
Veracruz
Coatepec
Banderilla
Orizaba

2013
2014
472,825
469,450
635,758
477,031
391,751
442,085
517,147
517,489
277,792
344,378
139,051
141,371

263,190
395,516
102,113
114,629

Total

Promedios

Caractersticas y formato del

grfico

Modificar la posicin de un grfico

Excel te permite decidir la posicin del grfico en el documento. Para ello:
Selecciona el grfico.
Sitate en la pestaaDiseode lasHerramientas de grficos.
Pulsa sobre el botnMover grficoque encontrars en la seccinUbicacin.
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

La primera opcin te permite establecer el grfico como unaHoja nueva. Escribe el nombre
para la hoja en la caja de texto y pulsaAceptar.
EligiendoObjeto en, podremos mover el grfico a una hoja ya existente. Si utilizas este
mtodo, el grfico quedarflotanteen la hoja.
Tambin puedes mover el grfico arrastrndolo dentro de la misma hoja

Imgenes, diagramas y
ttulos

Insertar imgenes prediseadas

Para insertar una imagen
prediseada del catlogo
de Office o de nuestra
propia coleccin debemos
hacer clic sobre el botnde
la
pestaaInsertar.
Aparecer
el
panelImgenes
prediseadasa la derecha
de la ventana de Excel.

Insertar imgenes desde archivo

Tambin podemosinsertar imgenes, como pueden ser
imgenes fotogrficas creadas por nosotros o descargadas
desde internet.
Para insertar cualquier archivo de imagen debemos hacer clic
en el botn Imagen
Aparecer el cuadro de dilogoInsertar
escoger la imagen desde el disco duro.

Una vezseleccionado
el
archivoque
queremos
importar
pulsaremos
el
botnInsertary
la
imagen se copiar en
nuestra hoja de clculo.

imagenpara

Manipular imgenes
Para manipular una imagen deberemos
seleccionarla haciendo clic en ella. En
ese
momento
aparecer
el
menHerramientas de imagen, con
la pestaaFormato.

Insertar formas y dibujos

Excel 2010dispone de herramientas que
nos permitenrealizar nuestros propios
dibujos.
Al hacer clic en el menFormasaparecer
el listado de todas las formas disponibles en
el programa.
Selecciona la que ms te guste y haz clic
sobre ella, enseguida podrs volver a la hoja
de calculo y establecer el tamao que
quieras darle.
Para ello haz clic en una zona de la hoja y
sin soltar el ratn arrstralo hasta ocupar
toda la zona que quieres que tome la forma.

Insertar diagramas con SmartArt

Podra ser muy tedioso ir dibujando cada uno de sus
elementos.
Para
esa
funcin
existe
la
opcinSmartArt,
que
encontraremos
en
la
pestaaInsertar.
Al hacer clic en la pestaa Insertar -> SmartArt, se
abre una ventana que nos permite elegir el tipo de
diagrama que queremos.

Hay
que
seleccionar uno y
pulsarAceptar.
De esta forma se
insertar en la
hoja de clculo y
veremos algunos
cambios en el
entorno
de

Insertar diagramas con

SmartArt
Mientras el diagrama est seleccionado,
veremos en la zona superior una nueva
barra de Herramientas de SmartArt, que
incluye dos pestaas: una para elDiseoy
otra para elFormato.

Insertar WordArt
MedianteWordArtse puedencrear ttulos y rtulosdentro de
nuestra hoja de clculo. Slo tenemos que elegir un formato y
escribir el texto.
Para iniciar WordArt hacemos clic en el botnWordArtde la
pestaaInsertar.

Al hacer clic sobre el icono aparecer un listado con laGalera de

WordArtcomo la que vemos aqu. Haciendo clic seleccionaremos
el tipo de letra que ms nos guste.

Vistas

Organizar ventanas
Haga clic en la pestaa Vista y escoja la opcin Organizar
Todo dentro del grupo Ventana, con lo que aparecer la
siguiente caja de dilogo:

120

Organizar ventanas
Las ventanas se mostrar de la siguiente forma, de tal
manera que podemos observar el contenido de los tres
archivos.

121

Inmovilizar paneles
Podemos utilizar la opcin deinmovilizar los paneles.
Si lo que nos interesa es dejar inmviles las cabeceras de los datos y as
desplazarnos nicamente sobre los datos teniendo siempre disponible la
vista de las cabeceras, podemos utilizar la opcin de inmovilizar los
paneles.
Para
realizar
esto,
simplemente
despliega
el
menInmovilizarpanelesque se encuentra en la pestaaVista.

Para desactivar la inmovilizacin de los paneles vuelve a seleccionar esta

opcin y haz clic sobre Movilizar paneles.

Referencias
http://www.aulaclic.es/excel2010/ind
ex.htm
http://www.uv.mx/personal/llopez/fil
es/2013/03/Manual-Microsoft-Office-E
xcel-2010.pdf