POSTULADOS

BSICOS

JOSE OMAR GARCA JIMNEZ

Responsabilidad
delimitada
Se deben establecer por escrito las responsabilidades de cada cargo y hacerlas
conocer a los interesados. Por ejemplo: la responsabilidad de autorizar los pagos
recaer en una sola persona, quien tenga conocimiento de ella

Separacin
de funciones de
carcter incompatible
Debe existir una adecuada segregacin de funciones y deberes, de modo que una sola
persona no controle todo el proceso de una operacin. Por ejemplo: el cajero no debe
ser correntista, ni tenedor de libros, que son funciones incompatibles y deben ser
desempeadas por distintas personas.

Servidores hbiles y capacitados

Se debe seleccionar y capacitar adecuadamente a los empleados, para aumentar la
eficiencia y economa en sus labores. Por ejemplo: el cargo de contador debe ser
desempeado por una persona que posea ttulo profesional y la experiencia
correspondiente a su nivel de responsabilidad.

Aplicacin de pruebas
continuas de exactitud
Consiste en la verificacin peridica y sorpresiva de las operaciones; deben
aplicarse para asegurar la correccin en las operaciones. Por ejemplo: comparar
con otra persona el total cobrado diario con el total depositado en bancos.

Movimiento de personal
Llevar a cabo un movimiento de personal hasta donde sea posible y exigir que los
empleados de confianza disfruten de sus vacaciones, en especial aquellos
empleados que desempean cargos de responsabilidad sobre recursos financieros o
materiales. Esta medida permitir entre otras cosas: capacitar a los empleados en
otras labores de la administracin; erradicar la idea de que hay empleados
indispensables y descubrir errores y fraudes, cuando se hayan cometido.

Fianzas
Los empleados que manejan recursos financieros, valores o
materiales, debern estar afianzados, a fin de permitir a la entidad,
resarcirse adecuadamente de una prdida o de un fraude efectuado
por ellos mismos. Por ejemplo: el cajero, los cobradores, los
pagadores, el bodeguero, etc.

Instrucciones por escrito

Las instrucciones al personal para el desempeo de sus funciones debern
darse por escrito, en forma de descripcin de cargos.
Esto contribuye a que los empleados cumplan ms eficientemente con su
trabajo, por cuanto las rdenes o instrucciones impartidas verbalmente
pueden olvidarse o malinterpretarse.

Uso de formas prenumeradas

Debern utilizarse formas prenumeradas e impresas para la documentacin
importante. Por ejemplo: recibos, rdenes de compra, facturas,
comprobantes de caja chica, entradas y salidas de almacn, etc. Asimismo, se
mantendr un control fsico sobre el uso y las existencias de dichas formas,
las cuales debern conservarse en estricto orden numrico.

Evitar el uso de dinero en

efectivo
El uso de dinero en efectivo se debe limitar solo para compras menores
por medio del fondo fijo de caja chica.

Contabilidad por partida doble

Deber utilizarse el sistema de contabilidad por partida doble; es decir,

que cada operacin se registre como dbito (cargo) y como crdito

(abono). Debe entenderse que este sistema no constituye un sustituto
del control interno, sino que ms bien le ayuda. Puede por error
humano debitarse o acreditarse inapropiadamente una cuenta o
viceversa, lo cual se detectar y corregir oportunamente, si existe un
buen sistema de control interno.

Depsitos inmediatos
o intactos
Todo dinero recibido en efectivo, como por ejemplo: monedas,
billetes, cheques u rdenes de pago, se deber depositar intacto
en la cuenta bancaria respectiva, a ms tardar dentro de las 24
horas de recibido. Esta medida disminuye el riesgo de fraudes y
apropiaciones, al no permitir guardar por varios das,
cantidades de dinero y valores que en algunas entidades
alcanzan montos elevados.

Uso mnimo de cuentas

corrientes
Se debe reducir al mnimo el mantenimiento de varias cuentas
bancarias, ello depender de cada entidad en particular. Por
ejemplo: se podran considerar solo dos cuentas, una para las
operaciones generales y otra para realizar pagos.

Uso de equipos mecnicos

con dispositivos de prueba
El equipo mecnico deber contener dispositivos de prueba
interconstruidos, siempre que sea posible. Esto es aplicable en
las entidades que utilizan equipos mecnicos de registro
directo, tales como mquinas registradoras.

Auditoria interna

El equipo mecnico deber contener dispositivos

de prueba interconstruidos, siempre que sea

posible. Esto es aplicable en las entidades que
utilizan equipos mecnicos de registro directo,
tales como mquinas registradoras.