Capacitación II

Departamento Administrativo de la Funcin
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Repblica de Colombia

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Aula de clase

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Planes Institucionales de
Capacitacin:
Formulacin,
Ejecucin y Evaluacin

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Fases de los Planes Institucionales

de Capacitacin:
1. Diagnstico de Necesidades
de Capacitacin
2.Formulacin del Plan
3. Definicin de
Objetivos del Plan y
Establecimiento de
Estrategias
4. Ejecucin del Plan
5. Seguimiento y
Evaluacin

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Diagnstico de Necesidades
de
Capacitacin

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Normatividad (Decreto 1567 de 1998)

Artculo 6. Principios rectores de la capacitacin:
c) Objetividad: la formulacin de la poltica, planes y
programas debe responder a diagnsticos de
necesidades de capacitacin .
d) Participacin: ....la deteccin de necesidades
....deben contar con la participacin de los empleados

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Normatividad (Decreto 1567 de 1998)

Artculo 11. Obligaciones de las entidades:
a) Identificar necesidades de capacitacin ....en funcin
del logro de los objetivos institucionales.
Artculo 12. Obligaciones de los empleados:
a) Participar en la identificacin de necesidades de
capacitacin de su dependencia o equipo de trabajo.

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Normatividad (Ley 909 de 2004)

Artculo 16. Las Comisiones de Personal (nmeral 2):
h) Participar en la elaboracin del Plan Anual de
formacin capacitacin y en el de estmulos y
seguimiento.

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Normatividad (Ley 909 de 2004)

Artculo 36. Objetivos de la Capacitacin:
1. Desarrollar capacidades, destrezas, habilidades,
valores y competencias fundamentales ...
2. Atender polticas del DAFP y normatividad.

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Qu es capacitacin?
Conjunto de procesos organizados, dirigidos a
generacin de conocimientos, el desarrollo de
habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de
incrementar la capacidad individual y colectiva para
contribuir al cumplimiento de la misin institucional, a
la mejor prestacin de servicios a la comunidad, al
eficaz desempeo del cargo y al desarrollo personal
integral.

Pblica
Qu es capacitacin?
Capacitacin - Proceso de enseanza - Aprendizaje
El proceso de enseanza tiene como
resultado el cambio de conductas concretas.
El aprendizaje se considera como un proceso de
transformacin del sujeto que aprende, de formas de
entender la realidad, de mirarla, de explicrsela.

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Qu es capacitacin?
Actividades que se dirigen a atender necesidades
especficas de adquisicin de conocimientos y
habilidades para el cumplimiento de los propsitos
organizacionales y que pueden ser implementadas
en perodos de tiempo relativamente cortos.

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Capacitacin para el desarrollo de

competencias laborales
Un saber hacer y actuar en un contexto laboral particular,
combinando
y
movilizando
recursos
necesarios
(conocimientos, habilidades, actitudes) para lograr un
resultado (producto o servicio) cumpliendo estndares o
criterios de calidad previamente definidos satisfaga las
necesidades y exigencias de los ciudadanos.Es decir:
Saber
Movilizar
Integrar y
Transferir
Recursos
(Conocimientos,
Habilidades, y
Actitudes)
Para Resolver
problemas en un
contexto laboral
particular, cumpliendo
criterios de calidad y
necesidades del
ciudadano

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Capacitacin para el desarrollo de

competencias laborales
Supera el nfasis en el aprendizaje de contenidos.

Aporta elementos para la renovacin de la enseanza y por
tanto de la seleccin y organizacin de los contenidos y
actividades de aprendizaje.
Orienta cambios en las acciones de evaluacin de
aprendizajes.
Permite la construccin de conocimientos, la participacin
activa y responsable de los alumnos, la creacin colectiva de
los saberes, significados y realidades.
Transforma situaciones de trabajo en situaciones de
aprendizaje, generando un proceso de formacin flexible y
permanente a partir de la capacidad para aprender en y para
el trabajo.

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El oculista

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Educacin no
Formal e Informal
Educacin
Formal
CAPACITACIN
BIENESTAR
Grados y ttulos de
educacin bsica,
media tcnica y
universitaria.

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Diagnstico de Necesidades de Capacitacin

Objetivo
Identificar las necesidades de capacitacin de los
servidores pblicos por reas de trabajo para cumplir
con su misin, para el desempeo de sus funciones o
para el desarrollo de los proyectos en los cuales participa.

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Diagnstico de Necesidades de Capacitacin

Desempeo
real
Desempeo
requerido
Brecha de
desempeo

Pblica
Responsabilidades
Jefe de rea
y
grupo de trabajo
Identificacin de
necesidades y
priorizacin rea
Orientacin Consolidado
y Priorizacin
Institucional
os
n
i
m
r
rT
a
s
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P
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Par
in
c
a
u
l
a
v
la E
Recursos
humano
Comisin de
Personal

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Pasos para el Diagnstico

3. Identificacin Necesidades
Individuales
2. Identificacin Necesidades
del rea
4. Consolidacin Necesidades por
Dependencias
1. Analisis de Debilidades
5. Consolidacin Necesidades
de la Entidad

Pblica
OBJETIVOS DEL DIAGNOSTICO

IDENTIFICAR LAS NECESIDADES DE
CAPACITACION DE LOS
SERVIDORES PUBLICOS POR AREAS
DE TRABAJO PARA CUMPLIR SU
MISION, PRA EL DESEMPEO DE
SUS FUNCIONES O PARA LA
EJECUCION DE PROYECTOS

Pblica
MARCO DE REFERENCIA
DIAGNOSTICA
MISION DE LA ENTIDAD
PLANES Y PROYECTOS DEL AREA
FUNCIONES BAJO SU RESPONSABILIDAD
ORIENTACIONES Y POLITICAS EL PLAN
NACIONAL DE FORMACION Y
CAPACITACION
INFORME DE LA OFICINA DE CONTROL
INTERNO SOBRE SU GESTION

Pblica

Pblica

Pblica
1- EL JEFE DE AREA CON SU GRUPO

IDENTIFICA NUEVOS PROYECTOS
RESPONSABILIDADES DEL AREA
DIFICULTADES DEL PLAN OPERATIVO
ANUAL
NUEVOS PROYECTOS Y
RESPONSABILIDADES
ORIENTACIONES EN EL PLAN
NACIONAL DE FORMACION Y
CAPACITACION

Pblica
2- ACUERDOS DE GRUPO
EN CUALES PROYECTOS SE
REQUIERE INFORMACION,
CONOCIMIENTOS, HABILIDADES O
ACTITUDES
EN CUALES TEMATICAS DEL PNFC
EL GRUPO REQUIERE
CAPACITACION

Pblica
3-CADA FUNCIONARIO
NECESIDADES DE CAPACITACION
PROPIAS SEGN EL DIAGNOSTICO
DEL GRUPO
NECESIDADES DETECTADAS EN LA
EVALUACION DEL DESEPEO

Pblica
4- CONSOLIDADO DE
NECESIDADES
PRIORIZARSE EN FORMA
DESENDENTE DESDE LA MAS
URGENTE E IMPORTANTE PARA
ENTREGAR AL JEFE DE RECURSOS
HUMANOS

Pblica
5- AREA DE RECURSOS
HUMANOS
COMPILA INFORMACION PARA
PRESENTAR PARA PRESENTAR LAS
NECESIDADES IDENTIFICADAS AL
COMIT DE CAPACITACION DE LA
ENTIDAD

Pblica
Bowling

Pblica
Taller para el
Diagnstico de
Necesidades

Pblica
Marco de Referencia para el

Diagnstico
Taller con jefes de rea
1.
2.
3.
4.
Misin de la Entidad
Planes y Proyectos del rea
Funciones del rea
Orientaciones y lneas de poltica fijadas en el
PNFC
5. Informe de la Oficina de Control Interno sobre la
gestin de la dependencia

Pblica
Lineamientos y Estrategias
Una gestin
pblica
Eficiente y
Eficz
Mejoramiento de competencias laborales

Formacin gerencial
Formacin para la descentralizacin
Servidores ntegros
Una gestin
pblica
transparente
Una gestin
pblica
Democrtica y
Participativa
Participacin
ciudadana

Pblica
ESTRATEGIAS DE CAPACITACION
1- DEFINIR LA POBLACION OBJETO
2- MODALIDAD DE CAPACITACION
FORO
CONFERENCIA
SIMPOSIO
PANEL
CONGRESO
ENCUENTRO
SEMINARIO
CURSO
DIPLOMADO
TRABAJO DE PARES
VISITA
PRACTICA
CONVERSATORIO
DISCUSIONES
INTERCAMBIOS
EXHIBICIONES
LECTUIRA DE CASOS

Pblica
ESTRATEGIAS PEDAGOGICAS
PROCESO DE ENSEANZA
APRENDIZAJE Y CONTENIDOS
ACADEMICOS
RECURSOS DE INFORMACION

Pblica
ESTRATEGIAS ALTERNATIVAS
ALIANZAS ESTRATEGICAS
PERTENECER Y PARTICIPAR EN LA RED DE
APOYO A LA FORMACION Y CAPACITACION
DEL SECTOR PUBLICO
UTILIZAR BANCO DE CAPACITADORES
PORTAFOLIO DE SERVICIOS ESAP

Pblica
Marco Orientador
Fortalecer y desarrollar capacidades y competencias en los
servidores para lograr el Estado Gerencial, el Estado
Participativo y el Estado Descentralizado.
Desarrollar capacidades en los ciudadanos para hacer
realidad el Estado participativo.

Pblica
FORMATO No. 1:
FICHA PARA EL REGISTRO DE NECESIDADES INDIVIDUALES
DIAGNSTICO INDIVIDUAL DE NECESIDADES DE CAPACITACIN
REA DE TRABAJO:
NOMBRE DEL FUNCIONARIO:
CARGO:
PROYECTO O FUNCIN
*
*
*
I = Informacin
C = Conocimiento
H = Habilidades
NECESIDAD DE
CAPACITACION
CLASE DE NECESIDAD
I. *
C. *
H.*

Pblica
DE PRIORIDAD
PROYECTO O
FUNCIONES
CON REQUERIMIENTOS
POR
DEPENDENCIAS
ORDEN
FORMATO No. 2:
CONSOLIDADO DE NECESIDADES DE CAPACITACION POR
DEPENDENCIAS
NECESIDADES DE
CAPACITACIN
POBLACIN OBJETIVO
DEL PLAN DE
CAPACITACIN
NMERO DE
FUNCIONARIOS POR
NIVEL JERARQUICO
A*
1
2
3
4
5
6
7
8
A= Directivo y Aseso r
B= Ejecutivo
C= Profesional
D= T cnico
E= Asistencial
B*
C*
D*
E*

Pblica
Consolidado Institucional
NECESIDADES DE CAPACITACIN
Dependencias
Areas Temtica
Prioridad Directivoejecutivo
Poblacin objetivo por nivel

Asesor Profesional Tcnico Asistencial

Pblica

Pblica
Programacin de
la Capacitacin

Pblica
Objetivos del Plan

Institucional de Capacitacin.
Programacin
de la
Capacitacin
Consolidado de la
programacin anual de
capacitacin.
Programas Acadmicos de
Capacitacin.

Pblica
Programacin
La programacin se realizar con base en:
Resultados del diagnstico.
Orientaciones de la Direccin de la entidad.
Recursos disponibles.

Pblica
PASOS EN LA
PROGRAMACION
1- PRIORIZACION DE TEMAS Y AREAS
2- BUSCAR INFORMACION SOBRE
SOLUCIONES DE CAPACITACION
3- PRIORIZACION Y DECISIONES SOBRE
LA CAPACITACION
4- CONSERTACION SOBRE EVENTOS DE
CAPACITACION

Pblica
Programa de Capacitacin
Nombre del Programa
Justificacin
Objetivos
Poblacin objetivo
Modalidad y du
racin
Propuesta
Curricular- -Contenido
Forma de Evaluacin
Facilitadores
Bibliografa Bsica
Qu necesidades de capacitacin atiende y de que

reas
Cambios de conducta en el rea de trabajo
Aprendizajes necesarios
A quienes se dirige
Metodologa de capacitacin y
recrusiosdidcticas:
Seminario, Foro, taller, diplomado
Temas y subtemas
Del Curso
Del aprendizaje
De la transferencia al puesto
Del impacto en la organizacin

Pblica
AREAS TEMATICAS DE
CAPACITACION
ESTADO GERENCIAL
ESTADO PARTICIPATIVO
ESTADO DESCENTRALIZADO

Pblica
CRITERIOS DE PROGRAMAS
DE CAPACITACION
ORIENTADO A OBJETIVOS DEL PIFC

ENFOCAR CONTENIDOS AL DESEMPEO
ENFASIS EN LOS RESULTADOS
INTEGRAR CONTENIDOS A LA MISION
INSTITUCIONAL
RELEVAR EL PROCESO DE APRENDIZAJE
APLICACIN A SITUACIONES COMPLEJAS
FACILITAR AUTONOMIA DEL ESTUDIANTE
DOCENTES COMO FACILITADORES

Pblica
ELABORACION DE PROGRAMACION
Y PRESUPUESTO
1- JEFE DE PERSONAL ELABORA PRESUPUESTO
CON BASE EN DIAGNOSTICO
2- COMISION DE PERSONAL O COMIT DE
CAPACITACION DEFIEN PRIORIDADES
3- JEFE DE PERSONAL HACE AJUSTES Y
ENTREGA PROGRAMACION POR DEPENDENCIAS
4- JEFE DE PERSONAL SOMETE A APROBACION
EL PIFC
5- JEFE DE PERSONAL DIVULGA PLAN

Pblica
CONSOLIDADO GENERAL DE LA PROGRAMACIN ANUAL DE CAPACITACIN I NSTI TUCIONAL Y PRESUPUESTO

1. Encabezamiento: Nombre de la entidad, el rea o funcin misional (segn forma de clasificacin), periodo y dems aspectos de
identificacin pertinentes.
2. Dependencias 3. Programas
4. Modalidades de
capacitacin
(curso, seminario,
foro, etc)
Totales Generales
5. Nmero de
participantes por niveles
de cargos.
6.
Intensid
ad
7. Fecha
8.
9. Total costos
horaria
de
Capacitad
y gastos
ejecuci
or
n

Pblica
Evaluacin de la Capacitacin
Por Qu?
Porque el Estado ha venido destinando recursos para la

capacitacin, sin embargo dificilmente se puede demostrar
el impacto de dicha inversin en el desempeo laboral y en
el mejoramiento del servicio pblico.
Es preciso identificar consecuencias de la capacitacin
sobre los aprendizajes o nuevos comportamientos en los
puestos de trabajo, as como su incidencia en la eficiencia
institucional.

Pblica
Evaluacin de la Capacitacin
Qu Es?
Es un proceso sistemtico para valorar la efectividad y/o la
eficiencia del diseo, ejecucin y los resultados del Plan de
Capacitacin.

Pblica
Se busca Valorar y Analizar:

El grado de cumplimiento de los objetivos propuestos en
el Plan de Capacitacin y si dicho plan se ha administrado
adecuadamente, es decir, EL PROCESO DE GESTION
DEL PIC.
Determinar EL IMPACTO DE LOS EVENTOS DE
CAPACITACIN en el desempeo de los servidores y de
las entidades, esto es, los resultados de la capacitacin
en el desempeo tanto individual como de la
organizacin.

Pblica
Momentos de la Evaluacin
1. Evaluacin del diseo del plan.
2. Evaluacin de la ejecucin de programas y cursos.
Niveles: I. Reaccin
II. Aprendizaje
III. Conducta o Transferencia
IV. Resultados.
3. Evaluacin de los resultados del Plan (efectividad).

Pblica
Planeacin de la Evaluacin
1. Seleccin de evaluadores.
2. Constitucin del marco de referencia.
3. Conclusiones o informe de resultados.

Pblica

Pblica
Metodologia e Instrumentos
para la evaluacin

Pblica
1. Evaluar el proceso de gestin

del Plan
Disear indicadores de eficiencia para
valorar costos, insumos y tiempos.
Disear indicadores de eficacia para
comparar
objetivos previstos con
objetivos realizados.

Pblica
Gua para la evaluacin del

Diseo del Plan
Qu documentos, fuentes se emplearon para arribar a una definicin de la misin

/ visin del or ganismo?
En el momento de la definicin de la misin y objetivos institucionales se tuvo
acceso a documentos actualizados?
DIAGNSTICO
INSTITUCIONAL
Han sido revisadas todas las fuentes disponibles / posibles relevantes para
logr ar la orientacin del Plan?
En la formulacin del Plan Institucional de Capacitacin (PIC) participaron todos
aquellos que podan ofrecer informacin relevante? Si la respuesta es NO por
qu?
Considera que el nivel de compromiso de la gerencia con respecto a la
capacitacin es alto?
Tuvo oportunidad de relevar las necesidades de capacitacin mediante
diferentes tcnicas diagnsticas?
Acudi usted a informantes clave de las reas para el proceso de diagnstico?
DIAGNSTICO DE
NECESIDADES DE
CAPACITACIN
Considera que quedaron explicitadas las necesidades de la mayora de los

agent es del organismo?
Estn contempladas todas las reas del organismo? SI / NO por qu?
Estn contemplados todos los planes y proyectos del organismo? SI / NO por
qu?
DIAGNSTICO DEL
REA
Estn contempladas las necesidades de carrera de todos los funcionarios en los

perodos que abarque el PIC?
Previo a la elaboracin del proyecto de capacitacin pudo realizar un
relevamiento de los recursos materiales y humanos con los que cuenta el rea de
RRHH para llevar a cabo esta planificacin?

Pblica
Gua para la evaluacin del Diseo del Plan

Las lneas prioritarias de capacitacin estn alineadas con la planificacin
estratgica u otra definicin de las prioridades del organismo?
Concuerdan stas con las polticas promovidas por el DAFP?
PLANIFICACIN
Los objetivos estn definidos en trminos de los resultados que se pretenden
lograr en la organizacin a travs de la capacitacin?
RECURSOS
PRESUPUESTARIOS
RESULTADOS
EVALUACIN
Estn contempladas todas las redes institucionales de formacin factibles de

incorporar al desarrollo del Plan?
Tiene informacin precisa sobre los recursos presupuestarios con los que puede
contar para llevar a cabo el proyecto?
La proyeccin presupuestaria es sostenible / acorde con la planificacin
delineada?
Considera que quedaron claramente definidos los resultados esperados en la
organizacin a travs del proyecto de capacitacin?
A travs de una lectura transversal entre los resultados esperados, los objetivos y
misin del organismo, considera que stos son congruentes?
Tiene previsto un sistema de evaluacin peridica para monitorear el desarrollo
del proceso, verificar el ajuste o desvo con relacin al plan y establecer los logros
y resultados obtenidos?
Cuenta con el personal idneo para las tareas de evaluacin (observacin,
elaboracin de instrumentos, procesamiento y elaboracin de informes)?

Pblica
2. La Evaluacin de los Resultados o Impacto

de la Capacitacin incluye Cuatro Niveles
Nivel 1: Evaluacin de Reaccin / Satisfaccin
(al final de la capacitacin, o, 2 3 semanas despus)
Pasos:
Determinar que se quiere descubrir
Disear un cuestionario que cuantifique las
reacciones.
Solicitar en el propio cuestionario comentarios y
sugerencias (preguntas abiertas).
Comparar resultados con estndares y aplicacin
de los mismos.
Comunicar los resultados.

Pblica
Nivel 2: Aprendizaje
(antes y despus del curso o ejercicio prcticos durante el curso)
Pasos:
Precisar los objetivos de la capacitacin.
Disear las pruebas de conocimientos o
similares.
Comunicar resultados.

Pblica
Nivel 3: Transferencia
(3 a 6 meses despus de la capacitacin + autoevaluacin de los
participantes)
Objetivo:
Analizar si el conocimiento o habilidad adquirido se ha

transferido al lugar de trabajo.
Identificar los factores que ayudan o impiden dicha
transferencia.
Relacionar la menor o mayor transferencia con las
caractersticas de la accin formativa.
Saber en qu medida se ha producido dicha
transferencia.

Pblica
Nivel 4: Resultados o Impacto

(Pre y post entre 6 meses o un ao despus de la capacitacin)
Objetivo:
Identificar el impacto directamente derivado de la
capacitacin sobre los resultados de la institucin y
sobre el usuario o ciudadano.
Puede evaluarse a travs de estudios de:
Clima laboral.
Reduccin en rotacin de personal y costos operativos.
Incremento en la calidad y cantidad de produccin.
Mejora en la eficiencia, el ahorro en tiempos e insumos.
Reduccin de accidentes de trabajo.
Reduccin de ausentismo.

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Fases de los Planes Institucionales

2.Formulacin del Plan

4. Ejecucin del Plan

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Normatividad (Decreto 1567 de 1998)

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Normatividad (Ley 909 de 2004)

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Capacitacin para el desarrollo de

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Capacitacin para el desarrollo de

Supera el nfasis en el aprendizaje de contenidos.

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Diagnstico de Necesidades de Capacitacin

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Pasos para el Diagnstico

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OBJETIVOS DEL DIAGNOSTICO

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1- EL JEFE DE AREA CON SU GRUPO

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Marco de Referencia para el

Departamento Administrativo de la Funcin

Mejoramiento de competencias laborales

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Poblacin objetivo por nivel

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Objetivos del Plan

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