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CURSO:
ORGANIZACIN
ORGANIZACIN DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
Leccin 2
1. IDENTIFICACIN
PROCEDENCIA
IDENTIFICAR
ESTRUCTURA
FUNCIONES
IDENTIFICACIN
IDENTIFICACIN
DEFINICIN.
Identificacin de
Productores
Agrupaciones Documentales
IDENTIFICACIN
HISTORIA
INSTITUCIONAL
Recopilar la informacin
Fecha de creacin
Fecha de supresin, si es del caso
Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad
Organismos que le han precedido en el desempeo de funciones anlogas
Organismos que heredan competencias (categora de un fondo ms)
IDENTIFICACIN
Fondos Abiertos
Fondos Cerrados
Fondos
Acumulados
Documentacin
de entidades
administrativas
vigentes.
Documentacin
de entidades
desaparecidas.
IDENTIFICACIN
IDENTIFICACIN
IDENTIFICACIN
Fondo Cerrado
Fondo Cerrado
Fondo de Cofinanciamiento
para el Desarrollo Rural
Integrado (DRI)
Fondo Cerrado
Instituto Nacional de
Adecuacin
De Tierras (Inat)
Fondo Cerrado
Instituto Colombiano de
Desarrollo
Rural (Incoder)
Fondo Abierto
IDENTIFICACIN
Identificacin de Fondos Documentales
Como establecer si un fondo es cerrado o abierto
fondos abiertos
Ejemplo:
IDENTIFICACIN
Identificacin de Fondos Documentales
Por presentarse continuidad en las funciones dicho fondo
no se considera cerrado, simplemente cambia de nombre y
se le da tratamiento de fondo abierto.
fondos de organismos suprimidos
que han sido trasladados a los
organismos que los han sucedido
fondos cerrados,
Si pierden su individualidad en
razn de su relacin con el Nuevo
fondo (abierto)
cerrados
por procedencia pero abiertos por
utilidad.
IDENTIFICACIN
Identificacin de Fondos Documentales
En general, para la identificacin de fondos tambin es
necesario tener en cuenta:
IDENTIFICACIN
Identificacin de Secciones y Sub secciones
Estructura Orgnica
La Estructura Organizacional es el conjunto de reas y unidades
organizacionales interrelacionadas entre s, a travs de canales
de comunicacin, instancias de coordinacin interna y procesos
establecidos por una entidad, para cumplir con sus objetivos.
La estructura organizacional se refleja en la Estructura orgnica, el
Organigrama, los Manuales de Funciones y los Manuales de
Procedimientos.
Est conformada por niveles de autoridad y responsabilidad,
los cuales estn agrupados, por jerarqua, en divisiones
administrativas creadas para el desempeo de funciones especficas.
IDENTIFICACIN
Identificacin de Secciones y Sub secciones
El Organigrama es la representacin grfica de la Estructura Orgnica de una
entidad. Es el reflejo de la entidad productora de documentos porque revela:
La divisin de funciones
Los niveles jerrquicos
Las lneas de autoridad y responsabilidad
Los canales formales de comunicacin
La naturaleza lineal o staff de cada divisin administrativa
Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y
en cada departamento o seccin.
IDENTIFICACIN
Identificacin de Secciones y Sub secciones
El organigrama es la base fundamental para la identificacin de las Secciones
Y Subsecciones Documentales, puesto que la clasificacin es el reflejo de la
estructura organica de la entidad.
IDENTIFICACIN
Identificacin de Secciones y Sub secciones
Las Secciones Documentales son subdivisiones del fondo
identificadas con la produccin documental de una unidad o
divisin administrativa o funcional de la institucin que
produce el fondo, stas a su vez pueden sub dividirse
en Sub secciones Documentales.
LEER Y ANALIZAR:
Estatutos
Organigramas
Actos administrativos de
creacin y supresin de
dependencias
Reglamentos internos
Manuales de funciones
Manuales de procedimientos
Una vez recopilada y analizada dicha a informacin se establecen las Secciones y
Subsecciones Documentales teniendo en cuenta lo siguiente:
La Secciones son las Divisiones Administrativas que dependen del primer nivel
jerrquico de arriba hacia abajo que aparece en los organigramas de cada
entidad (dependencias de mayor rango).
Las subsecciones son las subdivisiones de las secciones.
Secciones Documentales
Subsecciones Documentales
Ejemplo:
GERENCIA
SECRETARA
EJECUTIVA
DIRECCIN
JURDICA
DIVISIN DE
PLANEACIN
GESTIN
AMBIENTAL
DIVISIN TCNICA
DE ACUEDUCTO Y
ALCANTARILLADO
DIVISIN
ADMINISTRATIVA
PLANTA DE
TRATAMIENTO
ALMACN
SECCIN
MANEJO AGUAS
RESIDUALES
CONTROL DE
CALIDAD
DIVISIN
SERVICIOS Y
COMPRAS
DIVISIN
SERVICIO AL
CLIENTE
DIVISIN
FINANCIERA
CONTABILIDAD
TESORERA
DIVISIN DE
SISTEMAS
P. Q. R
RECUPERACIN
CARTERA
PERSONAL Y
BIENESTAR
SOCIAL
Aguas Claras
Empresa de Acueducto y
Alcantarillado
Subsecciones
Gerencia
Secretara Ejecutiva
Direccin Jurdica
Divisin de Planeacin
Divisin Tcnica de Acueducto y
Alcantarillado
Gestin Ambiental
Planta de Tratamiento
Seccin Manejo de Aguas residuales
Control de Calidad
Divisin Administrativa
Almacn
Divisin Financiera
Contabilidad
Tesorera
P.Q.R
Recuperacin Cartera
CDP
PROPUESTA
S
ESTUDIOS
PREVIOS
LAS SERIES.
LAS SERIES.
Definicin de serie documental:
Cada
Subseries
SERIE DOCUMENTAL
EJEMPLO 1
EJEMPLO 2
AYUNTAMIENTO
TIPO
DOCUMENTAL
COMPETENCIAS
FUNCIONES
RGANOS
ADMINISTRATIVOS
ACTIVIDADES
unin de tipos
documentales
iguales
SERIE
DOCUMENTAL
Ejemplo 1:
MUNICIPALIDAD:
SAN ISIDRO
Ejemplo 2:
MINISTERIO DEL
AMBIENTE:
FUNCIN:
F Pblica
FUNCIN:
Velar por el Medio Ambiente
RGANOS
ADMINISTRATIVOS:
Secretara General
RGANOS ADMINISTRATIVOS:
Delegacin de Medio Ambiente
ACTIVIDAD:
Reuniones de la
Comisin de Gobierno
ACTIVIDAD:
Otorgar licencias de aperturas
de act. peligrosas
TIPO DOCUMENTAL:
El acta
TIPO DOCUMENTAL:
Licencia de apertura de
actividades calificadas
SERIE DOCUMENTAL:
Actas de la Comisin de
Gobierno
SERIE DOCUMENTAL:
Licencias de apertura de
actividades calificadas
(1)
(2)
(1) Manual de organizacin de documentos en archivos de oficinas Archivo General de la Regin de Murcia
(2) Normas bsicas de organizacin de los archivos de oficina o gestin de la UCA
Subseries
Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,
identificadas en forma separada de sta por su contenido y
caractersticas especficas o por uno o varios tipos documentales
diferentes producidos en acciones administrativas semejantes.
Ejemplo:
En la estructura organizacional de la empresa Aguas Claras, cuyo organigrama
aparece en el ejemplo anterior; la Direccin Jurdica es una Seccin Documental
del Fondo. Esta dependencia se encarga de dirigir, supervisar, coordinar y
tramitar los asuntos jurdicos y legales de la Empresa.
Para cumplir con su objetivo tiene asignadas funciones, una de ellas es elaborar
los contratos que deba celebrar la empresa y prestar asesora jurdica para
adelantar el proceso de contratacin.
Al desarrollar esta funcin se producen varios documentos que deben reunirse
atendiendo el trmite del asunto que los gener, lo que da lugar a la serie:
Contratos
Funcin
Contratos
Contratos de Consultora
Contratos de Diseo
Contratos de Obra
Contratos de Interventora
Contratos de
Servicios
Prestacin de
Contratos de Suministros
Asuntos especficos
LOS ASUNTOS
Ordenanzas
Leyes
rdenes de pago
Contratos
Ejemplo:
Son funciones de la Direccin Jurdica de la empresa aguas Claras:
Elaborar los contratos que deba celebrar la empresa y prestar asesora jurdica para
adelantar el proceso de contratacin.
Emitir conceptos jurdicos sobre las consultas que se formulen, interna o
externamente, sobre las funciones constitucionales y legales de la misma.
Subseries:
Actas de Junta Directiva
Acuerdos de Junta Directiva
Informes de Actividades
Informes de Gestin
Implementacin Organizacin Horizontal
Implementacin Sistema de Gestin Empresarial
Implementacin Sistema de Gestin de la Calidad
Subseccin: Contabilidad
Series:
Subseries:
Conciliaciones Bancarias
Informes
Libros Contables
Informes de Actividades
Libro Inventarios
Libros Auxiliares
Libro Mayor y Balances
Libro Diario de Caja
Comprobantes de Diario
Seccin: Divisin de Sistemas
Subseries:
Actas de Reuniones de trabajo
Series:
Actas
Informes de Actividades
Asesora Tcnica
Informes
Mantenimiento de Equipos de Sistemas Implantacin Red Administrativa
Proyectos
En Resumen:
identificacin:
Paso 1: Identificacin de
Productores
Fondo Documental
Secciones y Subsecciones
Series y Subseries (Asuntos)
Unidades Documentales Simples y Complejas
Tipos Documentales
2. CLASIFICACIN
DOCUMENTAL
Concepto:
Consiste en agrupar jerrquicamente
los documentos de un fondo
estableciendo agregados o clases,
desde los ms amplios a los ms
especficos.
Clasificacin =
- Lo ms estable posible.
- Objetivo.
- Sustentarse de un criterio que emane del proceso
administrativo del cual son resultado.
Criterios de clasificacin:
La clasificacin se puede hacer siguiendo dos criterios:
Orgnico
Funcional
CLASIFICACIN ORGNICA
Utilizamos un criterio orgnico para hacer la clasificacin cuando las
series documentales se estructuran de acuerdo con el organigrama
de una institucin.
Los documentos se agrupan segn las distintas estructuras
administrativas de las organizaciones o instituciones de las que
Slo estn aconsejados para el supuesto de un organismo de
emanan.
Inconvenientes:
Obligacin de cambiar el Cuadro a medida que se producen
cambios organizativos.
Solo muestra un estado un estado de la evolucin del archivo.
Muestra un momento del tiempo.
Debera corregirse mediante la aplicacin de criterios
funcionales.
CLASIFICACIN FUNCIONAL
Utilizamos el criterio funcional para hacer la clasificacin cuando estructuramos
un fondo de acuerdo con las funciones y actividades que se llevan a cabo en
una institucin.
La funciones y actividades no suelen cambiar con excesiva frecuencia. No
obstante, es posible que se desarrollen nuevas actividades y desaparezcan
otras, pero en un Cuadro funcional tanto unas como otras siempre tendrn un
sitio.
Clasificacin FUNCIONAL
Clasificacin ESTABLE
Los documentos se
agrupan bien
segn la funcin
del que son reflejo,
bien segn las
actividades de las
que son resultado.
2. ORDENACIN DOCUMENTAL
Ordenacin fsica
Ordenacin fsica
Ordenacin fsica
Ordenacin fsica
Ordenacin fsica
Ordenacin fsica
PROCEDIMIENTO:
1. Lo primero ser ordenar las secciones, entendiendo por seccin la
documentacin resultante de las actividades de la entidad productora.
Las secciones deben ordenarse de acuerdo con las relaciones
administrativas (nivel jerrquico)
Si se ordenan funcionalmente se har cronolgicamente
Si son similares, por un orden lgico
2. A continuacin se ordenarn las series dentro de las secciones,
siguiendo el orden determinado por su importancia o por otros criterios
como el volumen o por el orden alfabtico de los tipos documentales.
3. Por ltimo es preciso ordenar los documentos dentro de las series.
Los Cuadros deben elaborarse para toda una institucin. Debe ser
nico y servir para todo el sistema de archivos, desde la oficina al
archivo histrico.
NO SIEMPRE es as
Se estructura por niveles o categoras.
categoras Se empieza siempre
eligiendo el nivel ms amplio para ir descendiendo hasta finalizar en
la descripcin de la serie documental o incluso el tipo documental.
Los niveles elegidos podrn ser los rganos administrativos o las
funciones y actividades, segn hayamos optado por uno u otro
sistema. Estos niveles se denominan secciones y subsecciones del
Cuadro de Clasificacin.
Caractersticas del CD
Abierto a nuevas inclusiones.
inclusiones
Debe llevar pocas subdivisiones.
subdivisiones
No debe incluir nunca un apartado de VARIOS.
VARIOS
Debe estar diseado para que no haya que introducir grandes
cambios.
cambios
Debe estar siempre codificado (a ser posible la codificacin
debe estar dotada de un significado. Es decir que determinadas
letras o nmeros por si solos nos den una INFORMACIN sobre
los documentos).
Numricos
Alfanumricos
A. Urbanismo
A-1000. Planificacin
A-1100. Obras, etc.
Primer dgito
Gerencia
Segundo dgito
Divisiones y Unidades
Administrativas de mayor
jerarqua
Tercer dgito
100
GERENCIA
110
SECRETARA
EJECUTIVA
120
DIRECCIN
JURDICA
130
140
150
DIVISIN DE
PLANEACIN
DIVISIN TCNICA
DE ACUEDUCTO Y
ALCANTARILLADO
DIVISIN
ADMINISTRATIVA
131
GESTIN
AMBIENTAL
160
DIVISIN
SERVICIOS Y
COMPRAS
170
190
180
DIVISIN
DIVISIN
FINANCIERA
SERVICIO AL
CLIENTE
DIVISIN DE
SISTEMAS
161
141
PLANTA DE
TRATAMIENTO
ALMACN
171
181
CONTABILIDAD
142
SECCIN
MANEJO AGUAS
RESIDUALES
143
151
PERSONAL Y
BIENESTAR
SOCIAL
P. Q. R
172
182
TESORERA
RECUPERACIN
CARTERA
CONTROL DE
CALIDAD
Aguas Claras
Empresa de Acueducto y
Alcantarillado
Estructura Institucional.
Niveles:
El primero est identificado con la estructura de la organizacin y corresponde a
las Secciones y Subsecciones.
El segundo se refiere a las series y subseries documentales, es decir, rene los
testimonios de las actividades desarrolladas por cada dependencia.
Aclaracin
Estructura
de la
Entidad
Testimonio de las
actividades de
cada dependencia
CUADRO DE CLASIFICACIN
FONDO
Aguas Claras
SECCIN
SUBSECCIN
SERIE
SUBSERIE
100 Gerencia
Informes
Actas
Conceptos
Jurdicos
Planes
Estratgicos
Informes
Informes de Actividades
Informes de Gestin
Proyectos
Reestructuracin Procesos
Operativos
Informes
Informes de Actividades
141 Planta de
Tratamiento
140 Divisin Tcnica
de Acueducto y
Alcantarillado
Proyectos
Proyectos
Informes
Informes de Actividades
Informes de Gestin
Salud
Ocupacional
151 Personal y
Bienestar Social
Muestreo y Caracterizacin de
Aguas Residuales de Ros,
Canales y Vertimientos para el
Reuso
Actas
161 Almacn
Informes
Informes de Actividades
Informes del movimiento de
Inventario de Almacn
171 Contabilidad
Informes
Informes de Actividades
Informes a Organismos de Control
172 Tesorera
181 P. Q. R
182 Recuperacin
Cartera
Libros Contables
Libro Inventarios
Libros Auxiliares
Libro Mayor Y Balances
Libro Diario de Caja
Libros de
Tesorera
Proyectos
Informes
Informes de Actividades
Actas
Actas de Reunin
Mantenimiento de
Equipos de
Sistemas
Resumen
Organizacin
de documentos
CLASIFICAR.- Es separar o dividir
conjunto de elementos
subdivisiones.
en
clases
grupos
susceptibles
un
de
informativo
Organizacin
de documentos
ORDENAR.- Es
unir
y
relacionar
los
elementos de cada grupo, mediante el
sistema ms conveniente.
Ordenamiento alfabtico.- Consiste en la
utilizacin del alfabeto, como criterio para la
ordenacin.
Ordenamiento numrico.- Se utiliza el
nmero correlativo para la ordenacin de
expedientes.
Ordenamiento cronolgico.- Es aquel en el
que se utiliza la fecha de tramitacin del
Organizacin
de documentos
QU ES UNA SERIE
DOCUMENTAL?
LEGAJOS DE
PERSONAL
RESOLUCIONES
Qu es la
seccin
documental ?
La SECCIN DOCUMENTAL es el
conjunto de series
documentales que produce
cada oficina.
PRODUCE
Legajos de Personal
Licencias
Boletas de Pago
Planillas de Pago
Papeletas de Salida
Correspondencias
SECCIN CONTABILIDAD
SERIES
BALANCES
AUX.STANDAR
LIBROS
PRINCIPALES
CORRESPONDENCIA
Qu es el
fondo
documental
? GOBIERNO
ADMINISTRACION
REGIONAL
AUDITORIA INTERNA
IMAGEN
INSTITUCIO
NAL
PLANIFICACIN
ARCHIVO CENTRAL
El fondo
documental es el
conjunto de toda
la documentacin
que produce una
institucin
gracias totales..