Вы находитесь на странице: 1из 65

Modelamiento de Negocio & Arquitectura Empresarial

Panorama

La Empresa
Objetivo: Realizar la investigacin,
desarrollo, fabricacin y
comercializacin de productos
farmacuticos que mejoran la salud
y la calidad de vida de las personas
y animales.

Es una de las 20
compaas
farmacuticas
lderes en el
mundo.

Sede central:
Alemania

Resea
2013: Entidad
legal en el
Per

1885:
Fundacin

1950-1980:
Lder en
medicinas

Presencia

mundial:
142 filiales y ms de
47,000 empleados
Per: 75 empleados.

Misin y
Visin
Misin

Aportar Valor a
travs de la
innovacin
Visin

Liderar &
Aprender

Medicamentos

Productos

Salud Humana

Prescripcin
mdica
Venta libre

Salud animal

Principios

Principios
Innovacin

Aprendizaje

Colaboracin

Transparencia

Bienestar

Clientes, Proveedores y
Competidores

Clientes

Distribuidores de medicamentos a los canales


de venta
Qumica Suiza
Eckerd
Distribuidor y Droguera Alfaro.

Proveedores

Materia Prima de medicinas.


Elementos Qumicos
Envases

Competidores

Laboratorios farmacuticos
Bayer
Roche
Novartis
GSK

Preliminar

Alcance del
proyecto
Anlisis del problema de integracin de la
informacin dentro del rea de Controlling y
propuesta de solucin que permita la integracin
de datos y comunicacin apropiada.
No incluye la implementacin de la propuesta de
mejora.
Se aplicar la metodologa TOGAF.
Abarca nicamente la sede en Per.

Marco de Trabajo de
Gobierno y Soporte

Marco de Trabajo de Gobierno


y Soporte
Boehringer

Ingelheim cuenta con


sistemas individuales por rea,
diferentes entre s.
Dentro de controlling, la comunicacin
se da a travs de interfaces.
Se emplea Hojas de Clculo de Excel,
BIPrisma y Cognos.
Para estandarizar usan Bloc de notas

Stakeholde
rs
Gerente
de
Ventas

Gerente de
Operacione
s

Implementaci
n de un
sistema
integral de
informacin

Cliente
s

Directorio

Project Manager

Proveedo
r

Gobierno

Gerente
General
(sponsor
)

Gerente
de
Sistemas

Usuarios
internos

Equipo de
Proyecto

Desarrollado
r

Gerente de
RRHH

Principios
Primaca de los principios
Los principios se aplican a todos los sistemas de informacin y
trabajo de la compaa de manera que se obtenga un nivel
reconocido, consistente y medible.
Maximizar beneficios a la empresa
Las decisiones son hechas siempre con el fin de maximizar las
utilidades de la empresa.
Gestin de la Informacin es asunto de todos
Todas las reas funcionales de la compaa estn obligados y es
su deber participan en las decisiones de la gestin de la
informacin necesarias para lograr los objetivos planteados.
Uso de aplicaciones comunes
Desarrollo de aplicaciones usadas a travs de la empresa es
preferida sobre el desarrollo de aplicaciones similares o
duplicadas que son solo provistas para una parte de la
organizacin.
Proteccin
de la propiedad intelectual
La propiedad intelectual de la compaa debe ser protegida.
Dicha proteccin deber reflejarse en los procesos de
arquitectura de TI, implementacin y gobernanza.

Principios
Data Compartida
Los usuarios tienen acceso a los datos necesarios para realizar
sus labores por lo tanto la data es compartida a travs de la
empresa, funciones y trabajadores.
Data Accesible
Para que todos los usuarios puedan realizar sus funciones de la
mejor manera.
Seguridad de la data
La data esta protegida del uso y la divulgacin no autorizada.
Fcil de usar
La tecnologa que se implementa tiene que ser de fcil manejo
y aprendizaje para todos los usuarios, a fin de que puedan
concentrarse en las tareas que tienen que realizar.
Interoperabilidad
El software y hardware deben ajustarse a las normas definidas
que promueven la interoperabilidad de los datos, las
aplicaciones y la tecnologa.

Problemtic
a

Pese a ser una multinacional, en Per,


no cuentan con un sistema que
integre sus procesos de negocio y
permita la estandarizacin de los
mismos.
Es as que el rea de Controlling
maneja plataformas de software y
hardware diferentes (BI Prisma,
Cognos Manager, Cognos Planning,
Cognos Reporting, MS Office y Bloc de
Notas) que obstaculiza el proceso de
trabajo y la integracin de la
informacin.

Propuesta
Automatizar el proceso de comunicacin
dentro del rea de controlling a travs del
desarrollo dela arquitectura del rea , que
permita implementar un sistema de
integracin de informacin y repositorio de
datos.

Solicitud
Sponsors de Gerente de Finanzas (XXXXXX)
la
Organizaci
n:
Objetivos del
Negocio en
referencia al
Proyecto:

Desarrollar la Arquitectura Empresarial del rea


de Controlling utilizando la metodologa TOGAF de
manera que se pueda desarrollar un sistema de
informacin integral que se adapte a las
necesidades
y operaciones del rea de
Administracin y Finanzas.

Lmite de
Tiempo:

El proyecto inicia el mes de Setiembre del 2015 y


culmina en Noviembre del 2015,
donde se
concluir la propuesta de mejora.

Presupuesto y La propuesta no incluir la implementacin


limitaciones:
proyecto planteado.
Descripcin
de los
Sistemas
actuales:

del

Cada rea funcional de la empresa maneja un


sistema o aplicacin propio: BI Prisma, Cognos
Manager,Cognos Reporting, Mycrosoft Dynamics
Ax, MS Office y Bloc de notas.

Limitacion
es
Riesgo

Plan de
mitigacin

Descripcin

Rechazo del personal


hacia el nuevo
sistema/arquitectura

Falta de conocimiento
de los conceptos del
TOGAF

Falta de costumbre
con respecto a los
nuevos procesos de
negocio

Poca familiarizacin
por parte del personal
con respecto a la
arquitectura
empresarial

Falta de apoyo de la
organizacin

Poco inters por parte


de la gerencia con
respecto al proyecto

Incorporar
reuniones
peridicamente
Mejorar la
comunicacin de
trabajo
Desarrollar
encuestas de
satisfaccin
Organizar
capacitaciones
peridicamente
Definicin simple de
los requerimientos
de informacin
Manifestacin de
compromiso
Comunicacin de la
importancia del
trabajo

Fecha:

Setiembre 2015
Elaborado por: Claudia
Aranda, Marina Cieza,
Maria Fernanda Fierro,
Stephanie Zimmermann y
Kyomi Kanegusuku.
Resumen: Se aplicar el
marco de trabajo TOGAF
para la implementacin
de un nuevo sistema de
informacin que
consolidar e integrar los
procesos del rea de
Controlling

Project
Charter

Project
Charter
Enunciado
del
proyecto

Sponsor

Implementaci
n de un nuevo
sistema de
informacin

ID del
proyecto

Representante
del sponsor

001

Project
Charter
Objetivos del
negocio
Scope:
Desarrollo de una
arquitectura
empresarial del
rea de
controlling

Criterio de
eventos

Aprobacin

El rea no cuenta
con un sistema
que permita
integrar todos sus
procesos e
informacin

Gerente de
Finanzas
(Sponsor)

Tener el proyecto
concluido a fines
de Noviembre

Gerente de
Finanzas
(Sponsor)

Time:
Concluir el
proyecto en el
tiempo
establecido (3
meses)

Project
Charter

Acta de Constitucin
Propsito

/ Necesidad del negocio

Realizar el anlisis de los requerimientos y


necesidades para todos los procesos de Controlling.
Desarrollar una arquitectura que permita
implementar un sistema de informacin que integre
todos los procesos del rea.

Descripcin

del producto

Arquitectura empresarial del rea de Controlling que


ser la base de implementacin de sistema que
integre los procesos del rea, eliminando los
diferentes programas e interfaces con los que cuenta
Boehringer. Para dicha implementacin se utilizar el
marco de trabajo TOGAF.

Project
Charter

Acta de Constitucin

Restricciones

Tiempo: 3 meses
Informacin confidencial
Personal limitado

Riesgos

Rechazo del personal hacia nueva arquitectura


Falta de conocimiento de los conceptos del TOGAF
Falta de apoyo de la organizacin en levantamiento de
la informacin.
Inadecuada descripcin de requerimientos y
necesidades
Incumplimiento del presupuesto y tiempo del proyecto
Desalineamiento de los objetivos de negocio

Project
Charter

Acta de Constitucin
Recursos

Analistas de arquitectura empresarial


Usuarios de TI
Stakeholders de la empresa
Informacin de los procesos actuales de negocio

Interesados

Proyecto
Gerente

de Proyecto
Analista de Sistemas
Asesor
Coordinador de Programa

Cliente:
Personal

de todas las reas de la empresa

Project
Charter

Acta de Constitucin
Requisitos

de los interesados

Propuesta de mejora de procesos


Propuesta de requerimientos de los programas e interfaces
actuales

Entregables

Inventario de procesos AS IS
Diagrama de procesos AS IS
Inventario de procesos TO BE
Diagrama de procesos TO BE

Comunicacin

de avances y reportes

Comunicacin a travs de distintos medios, con el objetivo de


recolectar toda la informacin necesaria para completar
satisfactoriamente los avances de las fases del TOGAF

Project
Charter

Acta de Constitucin

Criterios de Aceptacin

Presentaciones peridicas a los stakeholders para la validacin


y aceptacin de los avances

Aceptacin del Documento

Las firmas en el presente documento indican que los firmantes han


ledo el Acta de Constitucin, han expresado formalmente cualquier
observacin al Gerente de Proyecto, certifica que este documento
representa exactamente sus expectativas y condiciones requeridas
para el Proyecto, y que desean ser notificados de cualquier cambio
que se deba realizar a esta Acta de Constitucin.

Rol / Nombre

Firma

Fecha

Sponsor:

15/09/2015

Gerente de proyecto:

15/09/2015

Fase A

Enunciado

PASOS
Establecer
el proyecto
de
Arquitectura

Identificar a
los
involucrado
s, sus
preocupacio
nes y sus
requerimien
2 tos

Desarrollar la
visin de
arquitectura

Definir el
alcance

Confirmar y
elaborar los
objetivos de
negocio, los
motivadores
de negocio
y las
3restriccione
s

Evaluar las
capacidades
de negocio

Definir la
arquitectura
Objetivo
propuesta y
los KPI's

Evaluar la
preparacin
para la
transformaci
n del
negocio

Identificar
los riesgos

Enunciado

Establecer el proyecto de
Arquitectura
Problema

Bsqueda ineficiente de
informacin.
Dificultad para la toma de
decisiones.
Duplicacin de datos y
actividades.
Falta de comunicacin entre
los usuarios de los sistemas
del rea de Controlling

Consecuencias

Acceso lento a la
informacin.
Poca motivacin para
anticiparse a los
requerimientos.
Prdida de tiempo
recopilando informacin.
Poca productividad por parte
del personal.
Prdida de informacin.

Enunciado

reas Involucradas
TI

Compras y
logstica

Tesorera

Administraci
n y Finanzas

Servicios
Financiero
s

Controlling

Enunciado

Identificar a los involucrados:


Requerimientos

Gerente
General
Gerente de
Finanzas
Jefe del rea
de
Controlling
Gerente de
Sistemas

Que se logren cumplir las metas de utlidades de la compaa.


Lograr que la empresa logre aprovechar mejor la capacidad de sus
recursos.

Que se encaje a los procesos del rea.


Que el proyecto no exceda su presupuesto.

Que se elimine el uso de interfaces


Automatizacin de intercambio de informacin y datos dentro del rea.
Minimizar tiempos de trabajo.

Que la arquitectura refleje los procesos de intercambio de informacin.


Que el sistema sea compatible con la nueva arquitectura
Que pueda ser administrado por el rea de sistemas.

Enunciado

Identificar a los involucrados:


Preocupaciones

Gerente
General

No cumplir con el presupuesto asignado.


El proyecto no est alineado con los objetivos de la empresa.

Gerente de
Finanzas

Que no se incorpore al rea adecuadamente


Que genere reprocesos
Que no automatice el flujo de informacin.

Jefe de
Controlling

Que haya duplicidad de procesos


Que haya perdida de datos
No haya mejoras en los tiempos.

Gerente de
Sistemas

Que la arquitectura no se alinee con el sistema


Que no pueda ser administrado por el rea de sistemas.
Que la informacin generada no se relacione con la de otras
reas.

Objetivos

Objetivo de proyecto
Se busca integrar la informacin y los datos del rea
de Controlling a travs de un mapeo detallado de la
arquitectura. Para:
Obtener acceso rpido a la informacin
Evitar prdida de tiempo recopilando informacin
que ya est almacenada en bases de datos que se
pueden compartir
Solucin a la falta de comunicacin entre las
diferentes instancias
Mayor productividad gracias a la simplicidad de
bsqueda y generacin de informacin repetida
Organizacin de archivos e informacin clasificada
por termas de inters general y particular

Motivadores

Motivadores de Negocio
Los motivadores de negocio en Boehringer sern el
Gerente General, el Gerente de Finanzas, el Gerente
de sistemas y el Jefe de Controlling quienes buscan la
integridad de los procesos y la mxima productividad
de las actividades de negocio.

Restricciones
Recursos

Tiempo

Compromiso

Tener la cantidad necesaria de


personas para poder llevar a
cabo el anlisis de procesos e
informacin.

El proyecto no debe superar el


tiempo
estipulado
en
el
cronograma.

Se
requiere
el
compromiso
de
los
usuarios
para
el
levantamiento
de
la
informacin
Se requiere compromiso
de los gerentes para
llevar a cabo el proyecto
de manera exitosa.

Restriccione
s

El proyecto debe durar 3 meses


y el proceso de desarrollo
comenzar el 15/09.

Estanalidad

Puede ocurrir si el personal no


se
siente
del
todo
familiarizado con el nuevo
sistema.

Resistencia al
cambio

Capacidades

Evaluacin de las capacidades


de Negocio
Capacidad de Recursos
Capacidad Financiera
Capacidad Tecnolgica
Capacidad de Adaptacin

Alcance

Alcance
El

proyecto abarcar el anlisis y


mejora de la integracin de la
informacin y los procesos en el
rea de Controlling
Incluye el planteamiento de la
nueva arquitectura.

Visin

Visin de Arquitectura

Mejorar los procesos de


negocio del rea de
Controlling de Boheringer
para as poder
implementar un adecuado
sistema de informacin
con las mejores prcticas y
aumentar la productividad.

Propuesta de
Valor

Propuesta de Valor de la
Arquitectura Objetivo y KPIs
Estandarizacin en el proceso
Ahorro en la estandarizacin de informacin

Ahorro de tiempo
Ahorro en tiempo de reproceso.

Reduccin de errores de conteo


Incremento de la calidad de informacin

Mayor control y seguridad


Evitar prdida y divulgacin de data

Limitaciones

Limitaciones, Riesgos y Plan de


Mitigacin
Riesgo
Inadecuada descripcin
de necesidades y
requerimientos

Incumplimiento del
presupuesto y tiempo del
proyecto

Desalineamiento con los


objetivos del negocio

Plan de
mitigacin

Descripcin
Los beneficiarios no
sepan describir y
transmitir sus
requerimientos de
manera

El presupuesto y tiempo
estimado para la
implementacin del
sistema se exceda

Los entregables no
cumplan con las
necesidades y objetivos
del negocio

Retroalimentacin
delas reuniones

Realizar un
cronograma de
actividades detallado
Supervisar el
cumplimiento de dicho
cronograma
Llevar las cuentas del
proyecto con el
mnimo detalle

Revisin de
entregables
Definicin detallada de
los objetivos

Fase B

Arquitectura del Negocio


Actual

Boehringer Ingelheim se encarga de realizar la investigacin,


desarrollo, fabricacin y comercializacin de productos
farmacuticos que mejoran la salud y la calidad de vida de las
personas y animales.
El rea a analizar es: Controlling, que se encarga de anlizar y
gestionar el desempeo financiero del negocio.
Los reportes realizados se elaboran a partir de la
estandarizacin de la informacin proveniente de diferentes
reas y sistemas diferentes.
Las aplicaciones que se utilizan son: Microsoft Dynamics AX,
Prisma y Cognos.

AS-IS

PASOS
Objetivos
del
Proyecto
1

Objetivos
del rea de
Controlling
2

Procesos de
Negocio
5

Organizaci
n actual
Matriz de
Funciones

Validacin
de
Principios
4

Casos de
Negocio
6

Sistema
Actual
7

Objetivos del
Proyecto

Objetivos del Proyecto

Objetivos del rea

Objetivos del rea de Controlling

Organigrama

Organizacin Actual

Organizacin Actual

Matriz de Funciones Proceso - Controlling


Puesto

Funcin

Reporta
a

reas de:
Se encarga de asistir casos de negocio. Asimismo, tiene Adminisraci
Jefe de
Controllig la funcin de analizar el desempeo financiero de la n y Finanzas;
empresa.
y a la
Gerencia
General
Practicante Se encarga de asistir algunos casos de negocio
previamente validado por el jefe de controlling. Adems,
de
elabora reportes de ventas, de gastos, de presupuestos
Controlling
y de control de gastos.
Jefe de
controlling

Ingresa registros de las ventas y los gastos.


Jefe de
servicio
financiero

Objetivo
Gestionar y
evaluar el
desempeo
de la empresa
en Per.

Verificar y
uniformizar la
informacin
proveniente
de las
aplicaciones
brindadas por
otras reas.
reas de:
Mantener la
Administraci informacin al
n y finanzas; da e
y Cotrolling integrarla a
otras reas.

Validacin de Principios

Validacin de Principios

Principio de Negocio
Principio

Descripcin

Maximizar el beneficio de la
empresa

Se aplica en el rea y en la
organizacin

La gestin de la informacin
es trabajo de todos

Se aplica en pocas reas de la


empresa y parcialmente en el
rea de Controlling.

Uso comn de aplicaciones

No se aplica, cada rea tiene su


conjunto de aplicaciones.

Validacin de Principios

Validacin de Principios

Principio de Datos
Principio

Descripcin

Los datos son compartidos

Se aplica parcialmente en el rea


de Controlling y en la dems
reas de la empresa

Los datos son accesibles

Se aplica parcialmente en el rea


de Controlling y en la dems
reas de la empresa.

Vocabulario comn y
definicin de los datos.

Se aplica en cada rea, pero


parcialmente entre las reas.

Seguridad de la data

Si se cumple en el rea y en la
empresa.

Validacin de Principios

Validacin de Principios

Principio de Aplicaciones
Principio

Descripcin

Facilidad de uso de
aplicaciones

No se aplica, cada rea usa


diversas aplicaciones lo que
requiere capacitacin.

Interoperabilidad

No se aplica, cada rea cuenta


con su paquete de aplicaciones.

Procesos de Neogico

Procesos de Negocio: Controlling

Casos de Uso

Casos de Uso rea Controlling


Asistir los
casos de
negocio

Jefe de
Controllig

Analizar el
desempeo
financiero de
la empresa

Ingresar los
registros de
venta y
gastos
Jefe de
servicio
financiero

Elaborar
reportes

Practicante
de
Controlling

Asistir casos
de negocio

Sistema Actual

Sistema Actual

Aplicacin:Excel

Elaboracin de data
a ser cargada
posteriormente en
las aplicaciones

Sistema Actual

Sistema Actual

Aplicacin:Cognos

Distribuye a
llaves de
alocacin.

Sistema Actual

Sistema Actual
Aplicacin:Cognos

Distribuir los gastos


y
ventas
en
reportes mensuales
y
en
el
presupuesto.

Sistema Actual

Sistema Actual

Cognos Reporting:
txt. Interfaz que
conecta
las
aplicaciones.

Sistema Actual

Reportar a la casa
matriz el Estado de
Prdidas
y
Ganancias de la
empresa.

Sistema Actual

Aplicacin: Biprisma

Arquitectura del Negocio


Objetivo

To-Be

PASOS

Procesos de Negocio
1

Procesos del negocio- TO BE

Infraestructura deseada
2

Infraestructura deseada
Infraestructura
Finance &
Controllin
g

Human
Resources

actual
PM

CHC

Business
Intelligenc
e

Ventas

Infraestructura deseada

Infraestructura deseada
Infraestructura

deseada

PM

CHC

Finance &
Controlling

Business
Intelligenc
e
SAP

Human
Resources

Ventas

GAP Anlisis

GAP Anlisis
Brecha actual

Meta

Audiencia

Procesos lentos

Agilizar y optimizar
procesos.

Trabajadores.

Poco control de
procesos

Estandarizacin de
procesos.

Trabajadores.

Dificultad para
realizar
documentacin

Agilizar la
documentacin.

Comit Regional y
Ejecutivo local.

Poca capacidad de
respuesta

Aumentar eficiencia de
Boehringer ante
Comit Ejecutivo local.
cambios del mercado.

Obtencin tarda de
resultados de la
empresa

Integrar informacin y
obtenerla en tiempo
real.

Comit Regional y
Ejecutivo local.

Hoja de Ruta

Hoja de Ruta
Criterio

Situacin Actual
- Agilizar y optimizar procesos.

Procesos

- Estandarizacin de procesos.

Acciones a tomar
- Trabajar con una sola
interface

- Aumentar eficiencia de
Boehringer ante cambios del
mercado.

Herramientas

- Agilizar la documentacin.

- Eliminacin de la interface
de Cognos.

Ubicacin de
data e
informacin

- Integrar informacin y obtenerla


en tiempo real.

- Implementacin de
Sistema que permita
integracin de los
procesos. (SAP)