Trabajo Grupal

Gerencia de Tecnologa de Informacin

Proceso Funcional
Empresa: Promart Homecenter
Integrantes:
Emil Ilich Arauco Snchez
Cristian Len Rutti Salvador
Isaac Gmez Rodrguez

Empresa
Promart Homecenter

Empresa perteneciente al Grupo Intercorp, en el rubro de Mejoramiento del

Hogar.

Inaugur su primera tienda el 30 de setiembre del 2011 en el Mall Real Plaza

del distrito de Chorrillos, Lima.

Actualmente cuenta con 19 sucursales distribuidas tanto en el norte, centro y

sur del Per.

Promart Homecenter es especialista en proyectos para el hogar, contando con

diferentes reas destinadas a brindar asesora experta.

El objetivo principal radica en optimizar

el canal de distribucin de los
productos en Promart Homecenter.

Mapa
Estratgico
Objetivos Estratgicos

Actualmente el canal de distribucin

tiene una dificultad al coordinar los
despachos a las diferentes tiendas de
los proveedores nacionales e
importados.
Mediante una correcto cronograma de
despacho de mercaderas se puede
lograr establecer horarios fijos a cada
uno de los proveedores.
La estrategia principal radica en
consolidar la informacin logstica de
todas las tiendas y con ello establecer
parmetros de despachos, sin cruces,
entre los proveedores.

Se pueden identificar dos tipos de clientes:

1.

Cliente interno: En este caso seran

todas las tiendas Promart, ya que el
centro de distribucin es el
departamento encargado de despachar la
mercadera a cada una de las sucursales,
brindando un ptimo servicio (tiempo de
llegada, calidad de entrega, gestin
logstica)

2.

Cliente externo: Nos referimos a los

clientes que acuden a las tiendas
Promart, quienes sern beneficiados de
la calidad de nuestros productos. La
calidad de servicio ir acompaada de la
garanta del producto.

Mapa
Estratgico
Clientes y suministros

Los suministros son los diferentes productos

pertenecientes a las diferentes reas de
ventas

Mapa
Estratgico
Sistema de entrega de
valor

Las destrezas que necesitamos en

Promart son las siguientes:

Mapa
Estratgico

1.

Calidad de servicio, el cual debe de

ser diferenciado del ofrecido por la
competencia.

2.

Calidad de asesora, la cual debe de

dar seguridad al cliente.

3.

Capacitacin constante de todo el

personal.

4.

Mantener un buen clima laboral que

permita tener al personal motivado e
identificado con su empresa.

5.

Liderazgo por parte de las jefaturas.

6.

Eficiente nivel operacional y

comercial en las tiendas.

Destrezas

Iniciativas para realizar la estrategia

principal:

Mapa
Estratgico
Iniciativas

1.

Identificar la problemtica actual en

el proceso de despacho.

2.

Discutir la problemtica con las reas

involucradas.

3.

Plantear los procesos de mejora al

proceso actual de despacho y
comunicar los beneficios.

4.

Disear el proceso final optimizado.

5.

Ejecutar el proceso de mejora.

6.

Evaluar los beneficios en un periodo

determinado.

Proceso Funcional
Despacho de mercaderas

Promart Homecenter cuenta con un departamento de Logstica que se

encarga de la gestin de la distribucin de la mercadera, tanto nacional
como importada, a las diferentes sucursales de todo el Per.

El rea logstica tiene su centro de operaciones en el Centro de Distribucin

DINET, ubicado en el distrito de Lurn Lima.

En general, cuentan con 3 centros de distribucin:

a)

CD DINET Lurn, Lima

b)

CD Lima2 San Martn de Porras, Lima

c)

CD Norte1 - Piura

Proceso Funcional
Despacho de mercaderas

La mercadera tiene dos procedencias:

1.

Importados: aquellos que proceden del exterior, su gran mayora son de China

2.

Nacionales: aquellos que son fabricados en Per, siendo los ms

representativos: Celima, San Lorenzo, Pirmide, Sider Per, Cemento Inca.

La solicitud de la mercadera se detalla en los siguientes flujogramas,

teniendo las siguientes consideraciones:

1.

Reposicin automtica: se genera luego de efectuar la venta de un producto.

El sistema lo repone automticamente

2.

Solicitud de tienda: se realiza cuando un producto tiene una alta rotacin y

necesitamos ms stock, independiente de la reposicin automtica.

3.

Packing List: seleccin y empaquetado de la mercadera solicitada.

Proceso Funcional
Despacho de mercaderas
4.

La mercadera es recepcionada por el Jefe de Despacho en el Almacn de

Promart Homecenter.

5.

Luego de ser ingresada la mercadera al sistema, se procede al ingreso fsico

de los productos a tienda.

6.

La generacin de OCs y citas se realizan por medio de un servidor

denominado B2B (business to business), las cuales se realizan en lnea.

7.

La descarga y recepcin fsica de la mercadera puede tardar entre 1 hora a

1hora y media dependiendo de la cantidad de mercadera recepcionada.

Flujograma Proveedor Nacional

Promart Homecenter

Flujograma Importados
Promart Homecenter

Puntos crticos del proceso

Despacho de mercaderas

DESPACHO MERCADERIA
CD PRODUCTO
IMPORTADO

DESPACHO MERCADERIA
PROVEEDOR NACIONAL
1

DESPACHO
MERCADERIA
PROVEEDOR NACIONAL

Llegada
Nacional
2

Llegada
CD

Llegada
Nacional
1

Franja Horaria de
recepcin: 6am - 10am

Recepcin
de CD
Recepcin
de
Nacional 1

Retorno de
Nacional
2 (NO

RECEPCIN)

Puntos crticos del proceso

Despacho de mercaderas

La ventana horaria de recepcin de mercadera es de 6:30 am a 10:00 am, ya

que Promart Homecenter se encuentra dentro del Mall Real Plaza Huancayo,
el cual, por disposicin administrativa (seguridad peatonal / trfico vehicular
de clientes), no permite el ingreso de camiones de descarga a partir de las
10:00 am.

Las citas generadas por los proveedores nacionales no tienen un tope por da,
es decir, existe la posibilidad de que el proveedor Celima y Sider saquen cita
para el mismo da de descarga.

Existe una penalidad por no recepcionar a un proveedor nacional, y de la

misma forma, por la no recepcin de los producto importados provenientes
del CD:

1.

US $100 por da por no recepcionar a un proveedor nacional con cita vigente.

2.

US$150 por da por no recepcionar un despacho proveniente del CD

(productos importados).

Puntos crticos del proceso

Despacho de mercaderas

La recepcin de varios proveedores en un mismo da implica los siguientes

percances:

1.

Saturacin de las vas vehiculares del Mall Real Plaza.

2.

Horas extras laborales del personal de almacn.

3.

Posibles reprogramaciones que generan penalidades.

4.

Saturacin del rea del almacn lo que podra originar merma de productos.

5.

Las reprogramaciones podran implicar quiebres de productos (no tener un

producto para la venta).

Proceso de mejora
Despacho de mercadera
El proceso de mejora implica las siguientes consideraciones:
1.

Establecer un proceso, dentro del existente, en el sistema de Despacho de

Mercaderas que permita establecer un orden entre los proveedores
nacionales y que los despachos de los productos importados.

2.

Actualmente no existe una comunicacin interna entre los proveedores, los

cual origina conflicto en el momento de asignacin de citas.

3.

El nuevo proceso plantea establecer horarios fijos para cada proveedor, de tal
manera que el sistema pueda identificar si existe disponibilidad o no para
atender un despacho.

Proceso de mejora
Despacho de mercadera
El proceso de mejora implica las siguientes consideraciones:
4.

Con la ejecucin del proceso se podr tener un mejor orden entre los
proveedores y de esta manera se evitarn los siguientes conflictos:

Llegada de varios proveedores en un mismo da.

Dejar de atender a un proveedor por franja horaria (6:00 10:00 am)

Posibles penalidades por incumplimiento de atencin.

Saturar los almacenes de las tiendas con mercadera.

Posibles mermas por acumulacin de mercadera.

Evitar horas extras por parte de los trabajadores del almacn.

Generacin de OC
Promart

Recepcin de OC
Productos Importados

Recepcin de OC
Proveedor Nacional

Descripcin del
proceso

Packing List

Solicitud de Citas

Revisin de
Calendarizacin

Asignar da y hora de
despacho

Recepcin de
mercadera

Fin del
Proceso

Descripcin del proceso

1.

Generacin de OC Promart: La orden de compra, ya sea generada para un

proveedor nacional o un pedido de productos importados se generarn en
cada tienda y estar a cargo del Asistente e Logstica

2.

Recepcin de OC: Las recepciones de las ordenes de compra se encuentran a

cargo de los departamentos de Recepcin Logstica, tanto por parte de los
proveedores nacionales como del Centro de Distribucin de productos
importados.

3.

Packing List: Es el proceso por el cual se cargan todos los productos

solicitados y se alistan por paquetes o bultos. El rea encargada es el de
Almacn de Picking.

4.

Solicitud de Citas: Es el rea encargada de generar las citas correspondientes

para cada proveedor, el departamento encargado es Central de Citas CD

Descripcin del proceso

5.

Revisin de calendarizacin: Este nuevo proceso involucra obtener los datos

de ASIGNACIN DE CITAS (detallado en el Modelo de Negocio) con el objetivo
de cuantificar los pedidos y asignarles fechas y horas especficas. El rea
encargada ser Central de Citas CD.

6.

Asignacin de horario de despacho: En esta etapa del nuevo proceso, se

asignar un da y una hora especfica a cada proveedor, considerando el
horario permitido para descargas de productos en cada tienda, y la mxima
cantidad de proveedores pro da.

7.

Recepcin de mercadera: El Jefe de Despacho de cada almacn de Promart

es el responsable de verificar la cita del proveedor, hora de llegada y estado
de la mercadera, para proceder con la recepcin de los productos
solicitados.

Responsables del Proyecto

Patrocinador
Gerente Regional

Jefe de
Proyecto

Jefe Logstica

Experto TI

Experto
Almacn

Coordinador
Ingeniero de Procesos

Experto
Despacho

Experto
Logstica

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
-78

9 das

-45
-40

31 das
4 das

-372 das
-30
-30
-25

14 das
9 das
11 das

-222 das
-16 3 das
-3

12 das

MAPA
ESTRATEGICO

Objetivo Estratgico
Incrementar rentabilidad
Excelencia operativa, modelo efectivo de
abastecimiento
Ser socialmente responsable a partir del impacto
positivo en las necesidades de las diferentes
Afuentes
que clientes prstamo servicio
Propuesta de valor
Acompaar a clientes a tener el hogar soado con
servicio de calidad
Empresa lder en venta de materiales de
construccin e insumos de mejoramiento del hogar
mejorando calidad de vida
Sistema de valor
Proceso servicio == Mejora en el abastecimiento
Proceso operacional == Proporciona excelencia
operativa

Solucin Operativa

SISTEMA
CITAS DE
DESPACHO

CASOS DE USO

Estructura de Datos

Nuevos alcances del Proyecto

Modelo de Negocio BI
BUSINESS
INTELLIGENCE

OLAP

Anlisis de la Cadena
de suministro
buscando cumplir
objetivos estratgicos

Modelo de
Negocio

OLTP
ERP

Productos, Lnea
Stock, Ventas
Proveedores
Horarios

Proceso operacional
de abastecimiento

Modelo de Negocio Parte 1

proveedores
NACIONAL

ORIGEN

GRUPO

EXTRANJERO

NOMBRE
Producto

AREA

DIVISION

SUBLINEA
DPTO

LINEA
Tiempo
AO

FECHA
MES

DIA
SEMANA
Despacho

CANTIDAD

CITA
HORARIO

PROD.

Modelo de Negocio Parte 2

Penalidades
PROVEEDOR

FECHA
MONTO

COSTOS CITAS
CITAS PERDIDAS
PERDIDAS
COSTOS

Mermas
AREA

DIVISION

SUBLINEA
DPTO

LINEA
Tienda

DEPARTA
MENTO

P/Horas
normales

NIVEL
PROVIN
CIA

TIPO
TIENDA
DISTRITO

P/Horas
extra
P/Horas
feriados

Pagos

Modelo de Negocio

OLAP

Anlisis del impacto financiero (multas por penalidades)

Anlisis del trfico mensual de camiones.

Anlisis de las mermas generadas por sobrestock

Anlisis de los quiebres mensuales por la no recepcin de productos a tiempo.

Anlisis de las horas extras generadas mensualmente por parte del personal
de almacn.

Impacto generado en el servicio de tienda: personal de tienda disponible para

la atencin luego de la recepcin de productos.

PREGUNTAS DE NEGOCIO

Cuanto se ha pagado por penalidad en un ao y local especfico?

Cul es el proveedor al que se le paga mayores penalidades y cul es el

destino en el que se le paga mayores penalidades en un ao determinado?

Cul es la semana del ao donde hay mayor trfico de camiones y a que

proveedor pertenecen, que producto es el que ms trfico genera y que sede
es la que ms visita?

Cul es el producto por el que se paga ms por mermas de sobrestock y cual

es la frecuencia de despacho del proveedor, adems cul es la tienda donde
se ha gastado mas por mermas.

Cuales son las tiendas que han reportado quiebres por no recepcin de
productos y que productos son estos, de estas tiendas cuales son las que han
pagado penalidades por la no recepcin y a que proveedor se le han pagado
esas penalidades.

Cual es la tienda que ha pagado ms por horas extras de personal en almacn,

de estas cuales son las que han pagado penalidades en un ao determinado.

Conclusiones del proceso

Actualmente existe un proceso establecido hace 4 aos para realizar la

gestin del despacho de la mercadera en las diferentes tiendas ubicadas en
el territorio nacional, el cual ha funcionado, en un principio, de manera
eficiente.

Con el tiempo se incrementaron las ventas, y por ende, la cantidad de

mercadera despachada a las tiendas tambin aument, al igual que la carga
por parte de los proveedores.

Es necesario establecer parmetros para controlar la correcta gestin de la

mercadera, ya que hoy en da surgen problemas cuando varios proveedores a
la vez desean despachar sus productos en una tienda.

El proceso propuesto intenta solucionar el conflicto existente, con el cual se

gestionar eficazmente a los proveedores para estandarizar una
calendarizacin que permita establecer horarios y fechas exactas

Conclusiones del proceso

Con la efectividad del proceso se podrn obtener los siguientes resultados:

1.

Los horarios programados para cada proveedor facilitarn la organizacin de

los Jefes de Despacho de cada tienda, con lo cual optimizarn su jornada
laboral.

2.

Las penalidades por incumplimiento de recepcin de mercadera deberan de

disminuir prcticamente a 0, ya que los camiones programados sern los
destinados para cada horario. Con ello se reducirn los gastos operacionales
de tienda.

3.

La reposicin de mercadera ser ms eficiente, ya que existir un mejor

flujo de transicin del almacn al rea de ventas.

4.

Las mermas causadas por sobrestock de productos en almacn deberan de

disminuir, ya que slo se recepcionar la mercadera solicitada en la fecha
segn calendarizacin

Conclusiones del proceso

5.

Los quiebres de mercadera por no recibir un camin, tambin deberan de

disminuir, ya que todos los camiones programados deberan de ser
recepcionados.

6.

Un tema muy importante es el servicio al cliente, ya que ellos son muy

sensibles a una buena atencin, cuando los clientes no encuentran un
producto sienten que la tienda se encuentra desabastecida. Es por ello que
con el nuevo proceso, todos los camiones siempre sern recepcionados, lo
que evitar que una tienda se quede sin stock solicitado.

Recomendaciones del proceso

Es muy importante la comunicacin entre todas las reas que participarn en el
proceso de implementacin, incluyendo a los proveedores.
De esta manera se podrn esclarecer los mtodos utilizados, se propondrn ideas
de optimizacin y existir un solo canal de informacin.