Gestin de Proyectos

Cmo saber si algo que quiero realizar

puede considerarse como un proyecto?
1.
2.
3.
4.

Si es algo nuevo o no rutinario.

Si tienen que lograrse objetivos especficos.
Si tiene un principio y un fin definido.
Si tiene actividades en interdependientes,
las cuales deben ser ejecutadas
obligatoriamente.

Un Proyecto es
Un emprendimiento temporario para lograr
un resultado nico (producto o servicio).
Temporario: Su extensin se prev limitada
en el tiempo.
Producto nico: no se ha realizado antes
nada igual,

Ejemplos de proyectos.

Lanzamiento de un nuevo producto.

Construccin de una nueva Planta
Realizacin de un viaje.
Estudiar una carrera profesional.
Desarrollo de un nuevo software.

cmo nace un proyecto?

A partir de un PROBLEMA, OPORTUNIDAD O NECESIDAD se

genera una IDEA
La IDEA debe transformarse en un OBJETIVO
Para alcanzar ese OBJETIVO obtendremos un PRODUCTO O
SERVICIO
Ese PRODUCTO O SERVICIO debe dar solucin al PROBLEMA,
OPORTUNIDAD O NECESIDAD original.
Esto lo haremos travs de la realizacin de un proyecto
dentro el marco de las ORGANIZACIONES involucradas.

Curso de Gestin de Proyectos

Caractersticas del Proyecto

Serie de actividades y tareas
interrelacionadas con:

objetivo especfico
exigencia cumplimiento de especificaciones
inicio y final claramente definidos
uso de recursos limitados

el QU del proyecto.

idea

OBJETIVO
Expresin concreta del resultado
a obtener en trminos de :
Alcance, desempeo, tiempo y costo.

Recursos del Proyecto

o
nd
Fo

Eq
ui
po
s

Personas

ia
er
le s

Ed
Te ific
rr io
en s y
os

at
M
Informacin y
Tecnologa

Proyecto exitoso
Cuando finaliza

en el tiempo previsto
cumpliendo el presupuesto
con los resultados y especificaciones
esperadas
con la aceptacin del cliente
Minimizando la perturbacin del flujo de
trabajo de la organizacin

PROJECT MANAGEMENT

Es el conjunto de
conocimientos,
habilidades,
herramientas y
tcnicas;
aplicadas a las actividades a
realizar,
para satisfacer los requerimientos
del Proyecto

Liderazgo del Proyecto

Necesidad del Liderazgo
Dinmica cambiante del entorno
Presiones de tiempo
Complejidad de los problemas
Interacciones personales internas y
externas
Multiplicidad de factores intervinientes

Liderazgo del Proyecto

Perfil del Gerente de Proyecto

Visin integradora
Capacidad conduccin
Planificador
Organizador
Capacidad para determinar necesidades
Negociador amplio
Manejo de conflictos
Capacidad tcnica
Motivador

Entorno ambiental de
Gestin
Gerente de proyecto
comprensin

mtodos cuantitativos
estructuras organizativas
comportamientos organizacionales

accin sobre funciones

coordinar
integrar

8 PRINCIPIOS CLAVE
Evitar la improvisacin constante.
Establecer metas claras y alcanzables.
Pensar en lo que se quiere lograr y en las
distintas rutas para llegar a esa meta.
Dibujar el flujo de las etapas.
Establecer canales de comunicacin.
Motivar al equipo y celebrar logros.
Llegar a acuerdos, no posponer problemas.
Pensar fuera de lo convencional.

Conocer y entender el contexto

amplio

Cultura organizacional
Polticas, Normas y Leyes aplicables
Factores del medioambiente
Sistemas de informacin, comunicacin y
lneas de mando
Recursos disponibles
Necesidades, intereses y expectativas de la
organizacin

Interfase de Gestin
Relaciones humanas en la Organizacin del
Proyecto
Balance entre las funciones tcnicas y de
administracin
Enfrentar los riesgos asociados al proyecto
Superar las limitaciones de la Organizacin

La Necesidad de un Modelo de
Gestin de Proyectos

Nos brinda una perspectiva global

Nos permite generar un lenguaje comn
Provee un marco de referencia
Explica funcionamientos
reglas
mecanismos
Ayuda a evitar riesgos y costos

Caractersticas de
Efectividad
aplicable en todo contexto
fcil comprensin para todos los
involucrados
definido en forma clara y explcita
validado en la prctica

Project Management
Institute
Fundado en 1969 por cinco miembros en Pennsylvania, con
el propsito de difundir las prcticas de Project Management
Durante 1980 se llev a cabo el primer examen para la
certificacin PMP (Project Management Professional) que
actualmente posee reconocimiento ISO.
En 1990 public los primeros estndares en PM: The Guide
to the Project Management Body of Knowledge. PMPBOK
convertido actualmente en estndar a nivel global
Posee ms de 1.200.000 asociados en 130 pases

Procesos en la Direccin de Proyectos

Iniciacin

Planeamiento

Control

Ejecucin

Cierre

PLANIFICAR

Resumir el alcance del proyecto.

Clarificar definiciones y conceptos.
Identificar los requerimientos.
Dividir el proyecto en etapas y stas en
actividades.
Diagramar la secuencia de actividades.
Estimar el costo de cada etapa.
Incluir los puntos de celebracin parcial.

PLANIFICAR

Establecer la logstica del flujo.

Asignar responsabilidad a cada cosa.
Estipular estndares de control y cotejo.
Sopesar los riesgos y planificar cmo
mitigarlos.
Crear vas y frecuencia de comunicacin.
Considerar la seguridad.

PROYECTO:... Cdigo:
OBJETIVO: .
IDENTIFICACION DE ACTIVIDADES
cdig
o

Descri
p-cin

Activs
.
prece
d

Elaborado por

tiemp
o

costo

Respo Perso- Mq. y materi

nnas
equip
ales
sable
os

Aprobado por
Fecha:

ESTIMACIN DEL TIEMPO PARA

ACTIVIDADES
Se puede recurrir a algunos datos de otros proyectos similares.
Para algunas actividades se usan tablas.
Se puede recurrir a la estimacin de tiempos(Te) por actividad:

To =Tiempo optimista (en el mejor de los casos)

Tr = Tiempo real (en la mayora de los casos)
Tp =Tiempo pesimista (en el peor de los casos)
Te = [To + 4(Tr) + Tp] / 6

DIAGRAMA DE GANTT
EN SERIE: una actividad comienza cuando la
otra termina (no se solapan)
PARALELO: actividades independientes, se
pueden solapar unas con otras

DIAGRAMA DE FLECHAS Y
Secuencia lgicaNODOS
de las actividades
(indicando la precedencia entre stas)
Ejemplo:
(1) A y D ocurren en paralelo,
(2) para que ocurra C deben haber pasado B
yD

ESTIMACIN DE COSTOS
Elementos a considerar:
Trabajo (esfuerzo humano: $/hora)
Sobrecarga de trabajo (horas extras)
Materiales y equipos
Cargos de entrega o instalacin
Renta de equipo, local o vehculo
Servicios bsicos (Agua, Luz, INTERNET)
Gastos administrativos
Impuestos / Permisos / Endosos / Seguros
Ganancia (si aplica)
% de imprevistos / % de contingencia

EJECUCIN
Formacin de los equipos de trabajo
Comunicacin de metas, objetivos, alcance,
itinerario, actividades, etapas y otros
aspectos del proyecto
Distribucin de funciones, tareas y roles
Desarrollo de etapas segn el itinerario
Seguimiento y motivacin continua del
desempeo del equipo
Reconocimiento de logros intermedios
significativos

CONTROL
ANTESDE UNA REUNIN:
Circular agenda completa y clara de asuntos a considerar
DURANTE LA REUNIN:
Compartir informacin general
Cotejar el progreso del proyecto
Reenfocar divergencias
Resolver problemas emergentes
Atender conflictos internos del equipo
Tomar decisiones
Reconocer logros intermedios importantes
DESPUSDE LA REUNIN:
Distribuir minuta de acuerdos tomados

CONTROLAR / MONITOREAR

ALTERNATIVAS A PROBLEMAS
Renegociar
Corregir en etapa posterior
Reducir el alcance del proyecto
Reasignar o poner ms recursos
Aceptar sustituciones
Buscar otros suplidores o contratistas
Aceptar entregas parciales
Ofrecer incentivos
Demandar cumplimiento
Comprimir tareas o actividades
Trabajar alternativas o equivalentes

CIERRE

MTODOS COMUNES
Evaluar y redactar informe final
Certificar el proyecto como culminado
Reasignar recursos disponibles
Enviar cartas de agradecimiento a
componentes clave
Celebrar con el equipo
Compilar las lecciones aprendidas

Complementacin

http://
www.youtube.com/watch?v=MO3fj8Su88o
Adriano Coronel. La Direccin de Proyectos
segn la Metodologa PMI (Project
Management Institute)
http://
www.youtube.com/watch?v=gUP43yq6xw4 La
Administracin de Proyectos- Temas
Conceptuales