Introduccin al

Documentacin de
Procesos
(Based on background paper
SWITCH Briefing No 6

Ton Schouten)

Yo escucho, yo olvido
Yo veo, yo recuerdo
Yo hago, yo entiendo
Proverbio Chino

Introduccin

La intervencin planeada del proyecto

El curso real del proyecto

Introduccin

La documentacin de procesos

apunta al aprendizaje de las curvas

e irregularidades en la ruta del
proyecto, a estimular el debate y la
reflexin en como, el continuo flujo
de la vida y las relaciones sociales,
tienen un impacto sobre el curso del
proyecto.

Introduccin

El proceso de documentacin
constituye una herramienta que ayuda
a los tomadores de decisiones a
registrar cuidadosamente los
eventos significativos en sus
proyectos. Permite la reflexin y
anlisis de esos eventos en orden de
entender mejor que esta pasando,
como esta pasando y porque esta
pasando

Introduccin
El proceso de documentacin registra

que paso, como paso, y porque paso?

Envuelve :
Una forma estructurada y enfocada de
capturar el proceso de cambio que el
proyecto tiene como meta.
Organizar la informacin de tal forma
que las autoridades tengan la
oportunidad de reflexionar y aprender
acerca del proceso;
Analizar la informacin buscando los
temas, patrones y rutas comunes

Introduccin
Mirar mas all de la superficie, mas all de lo

obvio
Entendiendo las interacciones de poder,
cultura, tradiciones, actitudes, relaciones
sociales, y polticas
Entendiendo la resistencia al cambio,
entendiendo las dinmicas del cambio
Haciendo visible lo que esta oculto
Sin ignorar ni desechar las condiciones
externas que pueden afectar al proyecto, por
malas que estas puedan ser, sino entendiendo
y volvindolas un factor al interior del
proyecto
Estimular el debate alrededor de los factores
no visibles

Capturando, organizando, analizando y

diseminando

Fases:
Capturando el proceso de cambio (relaciones

sociales, de poder, polticas, resistencia al cambio

etc.)
Organizando la informacin capturada para
reflexin y aprendizaje
Analizando la informacin: tendencias, patrones
Diseminando la informacin

Porque procesos de documentacin?

Usted los hace todo el tiempo: pero no de forma

sistemtica y no necesariamente para el aprendizaje

Mirada hacia atrs: observar tendencias,
advertencias, oportunidades
Recoleccin de informacin de calidad, monitoreo
Aprender de los errores
Profundizar el entendimiento
Retratar las preocupaciones de la gente en general,
(sin tener en cuenta el proyecto)
Aprender internamente y externamente

Porque procesos de documentacin?

Enfocar: Teora de cambio
Integracin entre diferentes disciplinas, sectores o
departamentos,
Accin coordinada con los tomadores de decisiones,
Tomar decisiones en conjunto,
participacin,
Cambio de actitud
Quien esta involucrado?, como exactamente?,

cuando y como puede observar?, porque algo no esta

sucediendo?, que hay mas all de la superficie?,
cuando la vida del proyecto presenta los momentos
mas difciles? etc..

Principios
Vaya a los tomadores de decisin,

deles voz
Vaya a los eventos donde hay
tensin o conflicto
Estudie y describa el contexto
Organice una mirada hacia atrs:
reflexin y anlisis
Usar para el aprendizaje
Disemine y comparta, estimule el
debate

Herramientas
Herramientas para captar informacin:
entrevistas, grupos de discusin, observacin,
notas diarias, medios audiovisuales (foto y
video)
Herramientas para organizar: Tools for
organising: archivar y compilar: artculos,
estudios de caso, lbumes de fotos, videos, etc.
Herramientas de anlisis: Mtodos y estructuras
Herramientas para diseminar: reuniones,
medios de comunicacin ( TV, radio, website
etc.)

Quien documenta?

Desde adentro: el equipo del proyecto

Excelente para aprendizaje interno
Los tomadores de decisin
Estimula el aprendizaje y la reflexin
Personas externas
Hay una independencia y una distancia que facilita la
critica

El especialista en procesos de documentacin

No toma partido y puede escuchar muchas perspectivas sin

creerse un experto en el tema;

Puede hacer preguntas que estimulen el pensamiento
critico y profundizar mas all de lo evidente;
Es capaz de permanecer objetivo, mientras observa el
panorama completo, y ubicar el aprendizaje en en un
contexto a largo plazo;
Es culturalmente competente;
Entiende la dinmica de la transformacin humana;
Es confiable para la comunidad, pero puede reportar sus
hallazgos sin favoritismos o prejuicios
Puede sintetizar grandes cantidades de informacin e
identificar los aspectos clave;
Es habilidosos para comunicar mensajes de forma positiva.
Posee habilidades tcnicas

Interna y externamente
Aprendizaje interno del proyecto
(aprendizaje conjunto con los tomadores de
decisin) : trabajos, mtodos y reuniones
Comunicacin hacia el exterior: estrategia de
comunicacin, estimular el debate, abogaca,
informacin etc..
Puede servir a ambos propsitos

Plan
Plan de documentacin de procesos:
Propsito.

Es para aprendizaje interno?

Es para comunicacin a lo externo?

Cual es la teora de cambio del proyecto: que procesos

es necesario trazar, quien da seguimiento a estos

procesos donde y cuando.
Que herramientas son necesarias para capturar el
proceso, organizar la informacin, analizar los
hallazgos, y diseminar la informacin?
Quien va a documentar el proceso (equipo del
proyecto, especialista, autoridades, personas
externas) ?

Plan
Es necesario desarrollar habilidades en el

proceso de documentacin (escritura,

video, fotografa, edicin, desarrollo de
sitios web)?
Cuales sern los productos esperados
tanto para el aprendizaje interno, como la
diseminacin a lo externo?
Para cada producto se debe escribir un
resumen (cual es el contenido del estudio
de caso, video, foto lbum etc.) y cuales
son sus objetivos especficos?
Como monitorear que el proceso de
documentacin ha tenido el xito esperado

Conclusiones finales
El proceso de documentacin puede:
Ayudar a los proyectos a acortar camino en sus rutas
de tiempo y espacio.
Ayudar a que la intervencin del proyecto se realice
en armona con el continuo flujo de la vida y las
relaciones sociales.
Permite a los proyectos superar dificultades de
inters general y estimular la participacin y el debate
para una sociedad con criterios mas amplios.
No dar por sentados los factores externos
Ser una de las herramientas claves de la
investigacin.