Control

1.- CONCEPTO DEL CONTROL.

El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el
contexto organizacional para evaluar el desempeo general frente a
un plan estratgico.
Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de
conformidad con el Plan adoptado, con las instrucciones emitidas y
con los principios establecidos. Tiene como fin sealar las
debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se
produzcan nuevamente.
Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en
relacin con los planes, diagnosticando la razn de las desviaciones
y tomando las medidas correctivas necesarias.
Chiavenato: El control es una funcin administrativa: es la fase del
proceso administrativo que mide y evala el desempeo y toma la
accin correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un
proceso esencialmente regulador.

1.- CONCEPTO DEL CONTROL

(continua)
La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado
depende de la funcin o del rea en que se aplique; puede ser
entendida:
Como la funcin administrativa que hace parte del proceso
administrativo junto con la planeacin, organizacin y direccin, y lo
que la precede.
Como los medios de regulacin utilizados por un individuo o empresa,
como determinadas tareas reguladoras que un controlador aplica en
una empresa para acompaar y avalar su desempeo y orientar las
decisiones. Tambin hay casos en que la palabra control sirve para
disear un sistema automtico que mantenga un grado constante de
flujo o de funcionamiento del sistema total; es el caso del proceso de
control de las refineras de petrleo o de industrias qumicas de
procesamiento continuo y automtico: el mecanismo de control
detecta cualquier desvo de los patrones normales, haciendo posible
la debida regulacin.

1.- CONCEPTO DEL CONTROL

(continua)
Como la funcin restrictiva de un sistema para mantener a los
participantes dentro de los patrones deseados y evitar cualquier
desvo. Es el caso del control de frecuencia y expediente del personal
para evitar posibles abusos. Hay una imagen popular segn la cual la
palabra control est asociada a un aspecto negativo, principalmente
cuando en las organizaciones y en la sociedad es interpretada en el
sentido de restriccin, coercin, limitacin, direccin, refuerzo,
manipulacin e inhibicin.
Tambin hay otras connotaciones para la palabra control:
Comprobar o verificar;
Regular;
Comparar con un patrn;
Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar);
Frenar o impedir.

2.- FINALIDAD DEL

CONTROL.
La finalidad del control es garantizar que los resultados
de lo que se plane, organiz y distribuy se ajusten lo
mximo posible a los objetivos preestablecidos, tarea de
la que deben estar muy pendientes los ejecutivos que se
encargaron de la planeacin y organizacin. La esencia
del control radica en la verificacin de si la actividad
controlada est alcanzando o no los objetivos o
resultados deseados.
El control es un proceso que gua la actividad ejecutada
para alcanzar un fin determinado de antemano.

2.- FINALIDAD DEL CONTROL

(continua)
Como proceso, el control presenta fases que deben tomarse en cuenta
en todo momento. Los puntos estrictamente necesarios en cualquier
sistema de control son:
Un objetivo, un fin predeterminado, un plan, una lnea de accin, un
estndar, una norma, una regla decisoria, un criterio, una unidad de
medida.
Un medio para medir la actividad desarrollada.
Un procedimiento para comparar tal actividad con el criterio fijado.
Algn mecanismo que corrija la actividad en curso, para alcanzar los
resultados deseados.
La aplicacin de estos conceptos generales y abstractos a situaciones
concretas y prcticas depender de cada gerente. Los elementos
mencionados siempre deben estar incluidos en cualquier sistema de
control, sea en el control de calidad, presupuestario, de produccin, de
inventario, de personal, etc.

3.- FASES DEL CONTROL :

I. Establecimiento de
estndares y criterios
Los estndares representan el desempeo deseado; los
criterios representan las normas que guan las decisiones.
Proporcionan medios para establecer lo que debe hacerse y
qu desempeo o resultado debe aceptarse como normal o
deseable. Constituyen los objetivos que el control deber
garantizar o mantener. La funcin ms importante del control
es determinar cules deberan ser los resultados o, por lo
menos, qu esperar de determinada accin. Los estndares o
normas proporcionan un mtodo para establecer qu debe
hacerse. Los estndares pueden expresarse en tiempo,
dinero, calidad, unidades fsicas, costos o ndices. La
administracin cientfica se preocup por desarrollar tcnicas
que proporcionan buenos estndares, como el tiempo
estndar en el estudio de tiempos y movimientos.

3.- FASES DEL CONTROL :

I. Establecimiento de
estndares y criterios
Entre los ejemplos de estndares o criterios podemos mencionar el
costo estndar, los estndares de calidad y los estndares de volumen
de produccin.
El proceso de control se lleva a cabo para ajustar las operaciones a
determinados estndares establecidos de antemano; funciona de
acuerdo con la informacin que recibe. Esta informacin permite
emprender acciones correctivas oportunas, que son la base del control.
En consecuencia el control debe definirse de acuerdo con los resultados
que se pretende obtener con base en los objetivos, planes, polticas,
organigramas, procedimientos. El control implica una comparacin con
estndares establecidos previamente para poner en marcha la accin
correctiva cuando se presenta un desvo inaceptable. Esta accin puede
incluir el ejercicio de la autoridad y de la direccin, aunque no
necesariamente en todos los casos. Tambin pueden revisarse y
modificarse los estndares fijados (si no fueron establecidos de manera
apropiada) para adaptarlos a la realidad de los hechos a las
posibilidades de la empresa.

3.- FASES DEL CONTROL :

I. Establecimiento de
estndares y criterios
Naturaleza variada de los estndares de control
Estndares ticos: estndares de comportamiento esperados del
personal y de la direccin.
Estndares de programacin: datos esperados al trmino de las
actividades.
Estndares de desempeo tcnico: niveles deseados de desempeo.
Costos estndar: costos normativos en que se incurre durante las fases
de operacin.
Indicadores financieros: ndices que sealan relaciones entre elementos
o actividades y recursos financieros aplicados (como rotacin de
inventarios).
Presupuestos: esquemas de planeacin que contienen estndares
aprobados para el control (como presupuestos de caja o previsin de
gastos).

3.- FASES DEL CONTROL :

I. Establecimiento de
estndares y criterios
Retorno sobre la inversin: control para evaluar el desempeo de aplicaciones financieras.
Criterios mixtos: estndares empleados para evaluar el desempeo de la empresa a largo plazo,
como:
Filosofa y calidad de la gerencia
Posicin en el mercado
Imagen de la empresa
Viabilidad de la empresa
Moral de la empresa
Relaciones con los clientes y el pblico
Entrenamiento y desarrollo del personal
Innovacin e investigacin
Conservacin del patrimonio

3.- FASES DEL CONTROL :

II. Observacin del desempeo
Para controlar el desempeo, es necesario conocer por lo
menos un poco de ste. El proceso de control se lleva a
cabo para ajustar las operaciones a estndares
previamente establecidos, y funciona de acuerdo con la
informacin que recibe. La observacin o verificacin del
desempeo o del resultado busca obtener informacin
precisa de lo que se controla. La eficacia de un sistema
de control depende de la informacin inmediata sobre los
resultados anteriores, transmitida a quienes tienen poder
para introducir cambios. La unidad de medida deber
concordar con el criterio predeterminado y deber
expresarse de modo que permita efectuar una
comparacin sencilla. El grado de exactitud de la medida
depender de las necesidades especficas de aplicacin
de esa medida.

3.- FASES DEL CONTROL :

III. Comparacin del desempeo
real con el esperado
Toda actividad experimenta algn tipo de variacin, error
o desvo. Es importante definir los lmites dentro de los
cuales esa variacin se considera normal o deseable. No
todas las variaciones requieren correccin, sino slo
aquellas que sobrepasen los lmites de los criterios de
especificacin. El control separa lo normal de lo
excepcional para que la correccin se concentre en las
excepciones o los desvos. Este aspecto recuerda mucho
el principio de excepcin propuesto por Taylor. Para
concentrarse en las excepciones, el control debe disponer
de tcnicas que sealen con rapidez dnde se origina el
problema. Al comparar los resultados con los estndares
establecidos, la evaluacin debe enviarse siempre a la
persona o al rgano responsable.

3.- FASES DEL CONTROL :

III. Comparacin del desempeo
real con el esperado
La comparacin del desempeo real con el proyectado no
slo busca localizar las variaciones, errores o desvos,
sino tambin predecir otros resultados futuros. Adems
de proporcionar comparaciones rpidas, un buen sistema
de control permite localizar posibles dificultades o
mostrar tendencias significativas para el futuro. Aunque
no se puede modificar el pasado, comprenderlo-partiendo
del presente-puede ayudar a crear condiciones para
obtener mejores resultados en las operaciones futuras. En
general, la comparacin de los resultados reales con lo
planeados se lleva a cabo mediante presentacin de
diagramas, informes, indicadores, porcentajes y medidas
estadsticas. Estos medios de presentacin exigen que el
control disponga de tcnicas que le permitan tener mayor
informacin sobre lo que debe controlarse.

3.- FASES DEL CONTROL :

IV. Accin correctiva
Las medidas y los informes de control indican cundo las
actividades que se realizan no logran los resultados
esperados, y permiten establecer condiciones para poner
en marcha la accin correctiva. El objetivo del control es
indicar cundo, cunta, cmo y dnde debe ejecutarse la
correccin. La accin necesaria se emprende con base en
los datos cuantitativos obtenidos en las tres fases
anteriores del proceso de control.

3.- FASES DEL CONTROL :

IV. Accin correctiva
Las decisiones respecto de las correcciones que deben hacerse
representan la culminacin del proceso de control. La accin
correctiva que ajusta las operaciones a los estndares
preestablecidos es la esencia del control, y su base es la informacin
que reciben los gerentes. Control es la funcin administrativa que
consiste en medir y corregir el desempeo de los subordinados para
garantizar que se ejecuten los planes dispuestos para alcanzar los
objetivos. Es la funcin segn la cual el administrador, desde el
presidente hasta el capataz, certifica que todo lo que se hace
concuerda con lo planeado. Fayol afirmaba que en una empresa, el
control consiste en comprobar si todo se ejecuta conforme al plan
adoptado, las instrucciones dadas y los principios establecidos. Tiene
por objetivo indicar las fallas y los errores para rectificarlos y no
reincidir en ellos. Se aplica a todo: cosas, personas y acciones. La
planeacin requiere programas coherentes, integrados y articulados,
en tanto que el control exige la concordancia de planes y acciones.

Fases del control

4.- CARACTERSTICAS
DEL CONTROL.
Se reconocen una serie de caractersticas generales que debe
poseer el control, tales como:
Integral: Asume una perspectiva integral de la organizacin,
contempla a la empresa en su totalidad, es decir, cubre todos los
aspectos de las actividades que se desarrollan en la misma.
Peridico: Sigue un esquema y una secuencia predeterminada.
Selectivo: Debe centrarse solo en aquellos elementos
relevantes para la funcin u objetivos de cada unidad.
Creativo: Contina bsqueda de ndices significativos para
conocer mejor la realidad de la empresa y encaminarla hacia sus
objetivos.
Efectivo y Eficiente: Busca lograr los objetivos marcados
empleando los recursos apropiados.

4.- CARACTERSTICAS
DEL CONTROL.
Adecuado: El control debe ser acorde con la funcin
controlada, buscando las tcnicas y criterios ms idneos.
Adaptado: A la cultura de la empresa y a las personas
que conforman parte de ella.
Motivador: Debe contribuir a motivar hacia el
comportamiento deseado mas que a coaccionar.
Servir de Puente: Entre la estrategia y la accin, como
medio de despliegue de la estrategia en la empresa.
Flexible: Fcilmente modificable con capacidad de
cambio.

5.- IMPORTANCIA DEL

CONTROL.

1. Establece medidas para corregir las actividades de tal forma que se

alcancen los planes exitosamente.
2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.
3. Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar
desviaciones para que no vuelvan a presentarse en el futuro.
4. Localiza a los sectores responsables de la administracin, desde el
momento en que se establecen medidas correctivas.
5. Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los
planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la
planeacin.
6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la
administracin y consecuentemente, en el logro de la productividad de
todos los recursos de la empresa.

6.- REQUISITOS PREVIOS DE

UN
SISTEMA
DE
CONTROL.
Se listan los requisitos previos de un sistema de control:
El control debe ser comprendido por todos aquellos que utilizan u obtienen sus
resultados.
Debe anticipar e informar los desvos a tiempo para emprender la accin correctiva
antes de que ocurran desvos ms graves.
Debe ser suficientemente flexible para que sea compatible con los cambios del
ambiente organizacional.
Debe ser econmico para evitar gastos adicionales de mantenimiento del sistema
de control.
Debe indicar la naturaleza de la accin correctiva para que su ejecucin concuerde
con el plan.
Debe reducirse a un lenguaje (palabras, diagramas u otros modelos) que permita
una rpida visualizacin y sea de fcil comprensin.
Debe desarrollarse mediante la participacin activa de todos los gerentes
involucrados.

Fin