Administracin Sistmica

Se define el sistema como un todo unitario

organizado, compuesto por dos o ms partes,
componentes o subsistemas
interdependientes y delineados por los
lmites, identificables de su ambiente.
La teora general de los sistemas afirma que
las propiedades de los sistemas no pueden
ser descritas significativamente en trminos
de sus elementos separados. La comprensin
de los sistemas solamente se presenta
cuando se estudian los sistemas
globalmente, involucrando todas las
interdependencias de sus subsistemas.

Administracin Sistmica
La Teora General de Sistemas se
fundamenta en tres premisas bsicas
Los sistemas existen dentro de sistemas.
Los sistemas son abiertos. Es una
consecuencia de la premisa anterior. Cada
sistema que se examine, excepto el mayor
o menor, recibe y descarga algo en otro
sistema, generalmente en aquellos que le
son contiguos. Cuando el intercambio cesa,
el sistema se desintegra.
Las funciones de un sistema dependen de
su estructura.

Administracin Sistmica
El modelo de Administracin Sistmica tiene 5 herramientas
bsicas que interactan entre s: estructura, estrategia,
procedimientos, cultura y liderazgo.
Estrategia: Es un juego de metas y polticas, preserva
fundamentalmente la estabilidad y promueve el crecimiento,
es una organizacin.
Estructura: Permite la divisin de las tareas, autoridad y
responsabilidades, es una herramienta tcnica.
Procedimientos y Reglas: Reducen la complejidad de las
operaciones internas.
Cultura: Permite a los gerentes ejercitar algunas influencias
sobre las dimensiones sociales complejas de una organizacin
alineando valores y normas con los propsitos del sistema.
Liderazgo: Maneja el cambio en formas innovativas, puede
transformar el sistema y cambiar patrones de pensar y actuar

Administracin Sistmica
El uso especfico de cada una de estas
herramientas depende de las necesidades de
cada organizacin, cada herramienta se
subordina, se complementa y apoya en las
otras.

Administracin Sistmica
El modelo representa la importancia de las
herramientas al manejar balances o equilibrio:
abierto-cerrado y social-tcnico en la
organizacin.
Las herramientas tienen dos funciones
principales:
Manejar el equilibrio entre los elementos sociales
y tcnicos de la organizacin.
Controlar el lmite en el cual una organizacin
est abierta para interactuar en el medio
ambiente; por ejemplo una organizacin que se
concentra en preservar el equilibrio interno o
reduce las influencias del medio ambiente, es
relativamente cerrado.

Administracin Sistmica
Enfoque de sistemas:
Busca identificar, entender y gestionar
un Sistema y sus procesos
interrelacionados para alcanzar un
objetivo determinado y mejorar la
eficacia y eficiencia de una
organizacin.

Administracin por Procesos

Visin Tradicional
Proveedores

Funcin A

Funcin B

Clientes

Funcin C

Visin de Sistema
Investigacin y Desarrollo

Manufacturing

Ventas y Mercadeo

Nuevos productos e ideas

Proveedores

Planta
Produccin

Investigacin
Espef. De
productos

diseo

Desarrollo
de productos

Planta
Produccin

Clientes

datos
pedidos

Planta
Produccin
productos
materiales

necesidades
promociones

Mercadeo

Ventas
pedidos

Administracin por Procesos

Un Proceso es un conjunto de pasos o etapas
necesarias para llevar a cabo una actividad.
Es la integracin secuencial de actividades,
personas, materiales, mtodos y mquinas,
para producir resultados en forma de
productos o servicios, que tienen valor para el
cliente.

Procedimiento es el conjunto de reglas e

instrucciones que determinan la manera de
proceder o de obrar para conseguir un
resultado

Administracin por Procesos

Estructura bsica de un Proceso

Proceso
Insumos
Proveedor

Productos

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Cliente

Administracin por Procesos

Estructura de un Proceso

Administracin por Procesos

Como definir un proceso
Qu actividades realiza?
Cmo se realizan?
Quin las realiza?
Qu tecnologa se utiliza?
Cunto tiempo tarda?
Qu recursos emplea?
Cunto cuesta?
Qu tan buenos son los productos?

Administracin por Procesos - Flujograma

Administracin por Procesos

Administracin por Procesos

Grado de contribucin de un
proceso
Gobernantes.
Generadores de Valor (primarios)
Habilitantes (secundarios)
De asesora
De apoyo

Administracin por Procesos

Jerarqua de un proceso

Administracin por Procesos

Jerarqua de un proceso
Legislativo Directivo: cpula de la
empresa.
Operativo: se identifican en relacin a la
misin y objetivos institucionales.
Asesor: auditora interna, asesora
jurdica, planificacin, comunicacin social.
Apoyo: administracin talento humano,
gestin financiera, gestin tecnolgica,
gestin administrativa, secretara genera

Administracin por Procesos

Administracin por Procesos

QUE PRETENDE :
ENTENDER LOS PROCESOS PARA
DEFINIRLOS
DEFINIRLOS PARA MEDIRLOS
MEDIRLOS PARA COMUNICAR SU
DESEMPEO
COMUNICAR SU DESEMPEO PARA
ADMINISTRARLOS
ADMINISTRARLOS PARA MEJORARLOS
CONTINUAMENTE
MEJORARLOS CONTINUAMENTE PARA
PROVEER MAYOR VALOR AGREGADO AL
USUARIO.

Administracin por Procesos

El mapa y el Mapeo de procesos
El
mapa
de
procesos
globales
(macroprocesos) de una organizacin tiene la
capacidad de presentar a los procesos
involucrados en subprocesos, actividades y
tareas ligadas al da a da de la organizacin.
El mapeo de procesos inicial, constituye
una
herramienta
fundamental
en
el
mejoramiento de los procesos existentes en
la organizacin, pues a travs de l se podr
redisearlos y optimizarlos.

Administracin por Procesos - Ejemplo

EJEMPLO EMPRESA DE SERVICIOS

MACROPROCESO: B. INTELIGENCIA COMERCIAL

PROCESOS

SUBPROCESOS

B.1 DISEO Y
DESARROLLO
PLANES/SERVICIOS
B.1.1
MANTENIMIENTO
DE LA
INFORMACIN DEL
MERCADO Y EL
CLIENTE
B.1.2 DISEO DE
NUEVOS PLANES Y
SERVICIOS

Administracin por Procesos

Inventario de Procesos
Es la recopilacin de las actividades
existentes en la organizacin; est
determinada en funcin de su afinidad,
es decir aquellas actividades que estn
involucradas en cada subproceso.
Elaboracin de un proceso
1.Identificar los procesos
2.Definir los elementos de cada
macroproceso
3.Identificar interacciones y secuencias

Administracin por Procesos

Diagramas de contexto
Es una representacin grfica de los
componentes de un subproceso con la
finalidad de facilitar su comprensin.

Administracin por Procesos

DIAGRAMA DE CONTEXTO EMPRESA

MACROPROCESO: ELABORADO POR:..

PROCESO: FECHA:

SUBPROCESO: ..

SUBPROCESO

MECANISM
OS Y
RECURSOS

SALIDAS

PRODUCTOS

CLIENTE

INSUMOS

CONTROL

USUARIOS

PROVEEDOR

ENTRADAS

Administracin por Procesos

Administracin por Procesos

Administracin por Procesos

Anlisis de Valor
Valor es por lo que paga el cliente
Actividades u operaciones que agregan valor
Son las que transforman, convierten o
cambian un producto o servicio, las cuales
son apreciadas por el cliente y est
dispuesto a pagar por ellas
Actividades u operaciones que no agregan
valor
Son las que consumen tiempo y recursos,
pero no agregan valor y por las cuales el
cliente no est dispuesto a pagar

Anlisis de Valor
Ventana de valor de las actividades
Si es necesaria y agrega valor Mejorarla
Si es necesaria y no agrega valor

Minimizarla
Si no es necesaria pero agrega valor Venderla
Si no es necesaria y no agrega valor Eliminarla
Actividades del proceso que no agregan valor
(Muda)
Inspeccin, Movimiento o transportacin
Almacenaje, Esperas, Retrasos, Retrabajos

Preguntas y Acciones
Qu se hace y porqu?
Eliminarlo
Dnde se hace y porqu?
Combinarlo con otro paso
Cundo se hace y porqu?
Cambiar la secuencia
Cmo se hace y porqu?
Mejrelo

Administracin por Procesos

Aplicacin en reduccin de costos

Preguntas tpicas:
Cules son los costos de los principales pasos?
Cul es el ms costoso y por qu?
Qu pasos agregan valor y cules no?
Diagramas a utilizar:
Interfuncional y de flujo
Mtodos de anlisis:
Grficas de pareto
Costeo con base en actividades
Administracin con base en actividades

Aplicacin en reduccin de tiempos de ciclo

Preguntas tpicas:
Cules son los pasos que consumen ms tiempo y
distancias?
Qu pasos son redundantes, son cuellos de botella o
aumentan la complejidad?
Qu pasos resultan en demoras, almacenamientos o
movimientos innecesarios?
Qu pasos agregan valor y cules no?
Diagramas a utilizar:
Interfuncional y de flujo
Mtodos de anlisis:
Grficas de pareto
Simplificacin del trabajo

Sistema de mejora y rediseo de Procesos

Administracin por Procesos

Mejora de procesos
Identificar
Identificar un
un Factor
Factor Crtico
Crtico de
de Negocio/Oportunidad
Negocio/Oportunidad
Identificar
Identificar el
el (los)
(los) proceso(s)
proceso(s)
Describir
Describir yy analizar
analizar el
el proceso
proceso Is
Is

Disear
Disear el
el proceso
proceso Should"
Should"
Implementar
Implementar los
los cambios
cambios

Administracin de procesos
Administrar
Administrar procesos
procesos individuales
individuales para
para mejora
mejora
continua
continua
Administrar
Administrar a
a la
la organizacin
organizacin como
como un
un Sistema
Sistema
Adaptable
Adaptable

Administracin por Procesos