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CAPITULO 3

PLANEACIN Y ORGANIZACIN

UNIVERSIDAD POLITCNICA
DEL ESTADO DE MORELOS
ALUMNA: BECERRIL ADAME CYNTHIA
GIOVANNA
LAG 2 A
PROCESO ADMINISTRATIVO
PROFESORA: RICAO URIBE JEANETT

PLANEACIN
La Administracin se clasifica en dos etapas:
la Mecnica: se integra por las fases de planeacin y organizacin.
la Dinmica: se forma de las fases de direccin y control.
la planeacin representa el inicio y la base del proceso administrativo. sin esta
lo que se realice en la organizacin, direccin y control no tiene razn de ser.
la planeacin determina qu quiere ser la empresa, dnde se va a establecer,
cundo va a iniciar operaciones y cmo lo va a lograr.

CONCEPTO
Planeacin es la fijacin de los objetivos, estrategias, polticas, programas,
procedimientos y presupuestos; partiendo de una previsin, para que el
organismo social cuente con las bases que se requieren en el proceso
administrativo.
AUTOR

CONCEPTO

GEORGE R. TERRY

La planeacin es la seleccin de hechos, as como la formulacin y uso


de suposiciones respecto al futuro en la visualizacin y formulacin de
las actividades propuestas.

MUNCH/GARCA

Planeacin es la determinacin de los objetivos y eleccin de los


cursos de accin para lograrlos, con base en la investigacin y
elaboracin de un esquema detallado que habr de realizarse en un
futuro.

MONTANA/CHARNO
V

Planeacin es describir como elegir un destino, evaluar metas,


alternativas y decidir un camino especifico.

HAROLD
KOONTZ/HEINZ
WEIHRICH

Planeacin es la seleccin de misiones, objetivos, estrategias, polticas,


programas y procedimientos para lograrlos; toma de decisiones;
seleccin de un curso de accin entre varias opciones.

IMPORTANCIA DE LA PLANEACIN
La planeacin es el patrn para que inicie correctamente sus
funciones la empresa.
La planeacin es importante porque:
Es la base para que el proceso administrativo tenga sentido
adecuado en la consecucin del mismo.
Se aplican las investigaciones que se requieren para definir las
bases correctas.
Prepara a la empresa con fortaleza para hacer frente a sus
problemas.
Toma en cuenta todo el medio ambiente interno de la empresa
para su definicin.
Tiene un enfoque hacia el futuro de mejoramiento y progeso.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN
Para llevar a cabo la planeacin deben observarse los siguientes
principios:
Principio

Definicin

OBJETIVIDAD Y
CUANTIFICACIN/
PRECISIN

Al planear es necesario tener como base informacin real,


razonamientos precisos, y no basarse en situaciones
subjetivas, especulaciones y datos sin base.

FACTIBILIDAD

Lo que se defina como plan debe ser realizable; no es


correcto elaborar planes ambiciosos y optimistas que no
sean posibles de lograrse.

FLEXIBILIDAD

Al terminar la planeacin se recomienda dejar mrgenes de


holgura que permitan incorporar los cambios o situaciones
imprevistas que ajusten las condiciones.

UNIDAD

Los planes deben englobarse en un todo para la empresa y


encaminarse a los propsitos y objetivos generales con la
consistencia necesaria para el equilibrio.

DEL CAMBIO DE
ESTRATEGIAS

Los planes definidos a un plazo determinado en el desarrollo


de los mismos, es importante estar actualizados tanto
interna como externamente.

ELEMENTOS DE LA PLANEACIN
1.- Investigacin: Al tratar la planeacin implica la fijacin de objetivos que
persigue una empresa; pero antes de determinar esos objetivos es necesario
conocer el medio ambiente en donde opera la empresa, as como la influencia o
trayectoria que este medio pudiera seguir.
2.- Los objetivos: Son los fines hacia los cuales se dirigen las actividades de las
organizaciones y de los individuos.
3.- Los pronsticos: Son los que predicen el futuro con base en determinados
supuestos adoptados por el pronosticador, llamados expectativas, dentro de un
periodo determinado futuro.
4.- Las estrategias: Son la determinacin o propsitos fundamentales a mediano
y largo plazo de una empresa.
5.- las polticas: son los conceptos que guan y orientan el pensamiento y accin
de los ejecutivos en toma de decisiones para el logro de los objetivos.
6.- los procedimientos: Son aquellos que indican cronolgicamente la forma bajo
la cual se debe realizar el trabajo con los pasos de inicio, desarrollo y fin, de
acuerdo con las polticas establecidas.
7.- Los programas: Son aquellos planes calendarizados para lograrse en tiempo y
con los recursos necesarios para alcanzarlos correctamente.
8.- Los presupuestos: Son los planes escritos valorizados; es la expresin de
resultados esperados en trminos numricos.

TIPOS DE PLANEACIN
La planeacin se clasifica en:
Planeacin estratgica
Planeacin tctica
Planeacin operativa

PLANEACIN ESTRATGICA
La planeacin estratgica no pronostica el futuro pero para un dirigente
presenta la posibilidad de:
Ayuda a enfrentarse con efectividad a las contingencias futuras.
Proporcionarle una primera oportunidad para corregir errores inevitables.
Ayudarlo a tomar decisiones respecto de las cosas adecuadas en el
momento adecuado.
Enfocarse en las acciones que se deben tomar al futuro segn se desea.
La planeacin estratgica se define como el proceso que consiste en decidir
sobre la misin, visin, valores, objetivas y estrategias de una organizacin,
sobre los recursos que sern utilizados y las polticas generales que
orientaran la adquisicin y coordinacin de tales recursos, considerando a la
empresa como una entidad total, es un mediano y largo plazo.

MISIN: Es un breve enunciado que sintetiza los principios,


propsitos, estrategias y valores esenciales que debern ser
conocidos, comprendidos por todas las personas que colaboran
en el desarrollo del negocio.
VISIN: Estado futuro deseado; la aspiracin de la empresa.
VALORES: Es una conviccin solida sobre lo que es apropiado y
lo que no lo es, que gua las acciones y conductas de los
empleados en el cumplimientos de los propsitos de la
organizacin.
OBJETIVOS: Son los resultados especficos que pretenden
alcanzar las instituciones en vas de dar cumplimiento a su
misin, visin y valores.

5 TAREAS DE LA DIRECCIN ESTRATEGIA


La funcin de los directivos de formular e implantar estrategias
consta de cinco componentes relacionados entre si:
1.- Desarrollar un concepto del negocio y formar una visin de
hacia donde se necesita dirigir a la organizacin.
2.- Transformar la misin en objetivos especficos de
resultados.
3.- Elaborar una estrategia que logre el resultado planeado.
4.- Implantar y poner en practica la estrategia seleccionada de
manera eficiente y eficaz.
5.- Evaluar el resultado, revisar la situacin e iniciar ajustes
correctivos en la misin, los objetivos, estrategias o la
implantacin en relacin con la experiencia real.

ESTRATEGIAS
El que gua, el que dirige.
Arte de dirigir las operaciones militares.
Generalmente se dice que es la capacidad y habilidad para dirigir
un asunto.
Son los medios para alcanzar los fines.
Son los cmos?
Cmo se deber actuar con miras a que se cumplan los
objetivos?
Son lneas de accin en el proceso de planeacin.

PLANEACION TACTICA
Se determina en los mandos medios de la empresa que, dependiendo de su
tamao, pueden ser gerencias o departamentos, tomando como base la
planeacin estratgica.
Algunas caractersticas principales de la planeacin tctica son:
Se da dentro de la definicin de planeacin estratgica.
Es conducida o ejecutada por los ejecutivos de nivel medio de la
empresa.
Se refiere a las reas especificas de actividad de las que se integra la
empresa.
Se coordina informacin interna y externa.
Se orienta hacia la administracin de recursos.
Su base principal es la efectividad.
Los planes tcticos se ocupan de las principales acciones que una unidad
debe llevar a cabo para cumplir en forma efectiva su parte del plan
estratgico.

PLANEACION OPERATIVA
Trata bsicamente de la asignacin previa de las tareas especificas que
deben realizar las personas de cada una de sus unidades operativas.
Las caractersticas de la planeacin operativa son:
Se desarrolla dentro de los lineamientos sugeridos por la planeacin
estratgica y la tctica.
Es conducida o ejecutada por los jefes de menos rango jerrquico.
Trata con actividades normales programadas.
Sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisin.
Generalmente es a corto plazo.
La planeacin operativa detecta procesos y procedimientos especficos
necesarios en los niveles mas bajos de la empresa.

FASES O PROCESOS DE LA PLANEACIN


Las fases de la planeacin son las siguientes:
1.- Establecer objetivos: Los objetivos son los fines que la
empresa busca alcanzar en forma cuantitativa en un tiempo
determinado. Los objetivos nos sirven para el desarrollo de metas
y definicin de acciones.
2.- Desarrollar premisas: Una premisa es un supuesto acerca
de los factores o condiciones futuras que pueden afectar el
desarrollo de un plan.

PRONOSTICOS
Es un proyeccin operativa o financiera de una empresa con la
intencin de predecir lo que va a suceder en un periodo futuro
basado en la prediccin sobre los cuales no se tiene ningn
control.
Los indicadores clave para pronsticos efectivos:
Hacer de los pronsticos un esfuerzo de equipo.
Conocer la historia para estimar el futuro de las ventas.
Hacer nfasis en la precisin.
Anticiparse a la tendencia cambiante.
Apegarse a conocimientos y formatos conocidos.
Mantenerse actualizado en el conocimiento.
Contar con experiencia.

MTODOS PARA PRONOSTICAR VENTAS

Mtodo de media aritmtica o semipromedios.


Mtodo de promedios mviles.
Estimacin de agentes vendedores.
Mtodo de tendencias.
Mtodo de regresin lineal con error estndar.
Mtodo econmico-administrativo.
Mtodo del camino critico.

LINEAMIENTOS PARA ELABORAR UN


PROGRAMA

Deben participar en su formulacin, tanto el personal


responsable del programa, como los que intervienen en la
ejecucin.
La determinacin de los recursos y el periodo para
realizarlo segn las posibilidades de la empresa.
La aprobacin del desarrollo y ejecucin del programa,
deben comunicarse a todos aquellos que estn
involucrados en el mismo.
Debe ser fiable.
Evitar que los programas se contrapongan entre si.
Deben establecerse por escrito, graficarse, ser precisos y
de fcil comprensin.
El programa debe ser adaptable a las modificaciones o
cambios que se presenten.

GRAFICAS DE GANTT
Las graficas de Gantt es una aportacin de Henry L. Gantt uno de los iniciadores
de la administracin cientfica.
La grafica de Gantt es una tcnica de planeacin y control que muestra mediante
una grafica de barras, los requisitos del tiempo para las diversas reas o
acontecimientos de una produccin o algn otro programa.

PROCEDIMIENTOS
Son una serie de pasos relacionados o de tareas expresadas en
orden cronolgico para lograr un propsito especifico.
Los procedimientos son bases para la planeacin dado que:
Definen el orden correcto que debe seguir toda actividad de
la empresa.
Especifica y detalla las actividades a realizar.
Son tiles en actividades que se realizan en forma repetitiva.
Responsabiliza cuando y quien debe realizar las actividades.
Son bases para lograr la efectividad y especializacin en las
tareas.
Facilita la planeacin tctica y operativa principalmente.
Su implantacin se adecua a situaciones factibles y reales.

PRESUPUESTOS
Es un plan financiero preparado anticipadamente, expresado en
unidades monetarias o fsicas para un periodo determinado cuyas
estimaciones estn basadas en mtodos, experiencias y que con la
planeacin, coordinacin y control de todas las funciones de la empresa
se lograran los resultados esperados.

PRINCIPIOS PRESUPUESTALES

Sern esas verdades que dieron origen a la tcnica de la presupuestacion


y que todo administrador debe observar y utilizar en el desarrollo de su
actividad especifica.
Principio de predictibilidad: Es posible predecir algo que ha de
suceder o que queremos que suceda.
Principio de determinacin cuantitativa: Se debe determinar
unidades monetarias para cada uno de los planes de la empresa para
el periodo presupuestal.
Principio del objeto: Puede preverse algo siempre y cuando se
busque un fin.
Principio de precisin: Los presupuestos son planes de accin y
deben expresarse de manera precisa y concreta.

Principio de costeabilidad: El costo debe ser menor al beneficio en su


desarrollo presupuestal.
Principio de la flexibilidad: El plan debe dejar margen para los cambios
que surjan, en el periodo presupuestado.
Principio de unidad: Debe definirse un nico presupuesto para cada
funcin y coordinarse correctamente.
Principio de confianza: Los directivos de la empresa deben apoyar con
decisin y credibilidad los principios presupuestales para su buen desarrollo.
Principio de oportunidad: El plan presupuestal debe contemplar el
periodo a realizarse para alcanzar la efectividad que se persigue.
Principio de autoridad: Toda autoridad tiene sinergia con la
responsabilidad.
Principio de normas: El establecimiento de normas claras y precisas en la
empresa deben ser una base que contribuya a un mejor desarrollo.
Principio de conciencia de costos: Todo recurso humano debe ponderar
el impacto de sus decisiones sobre los costos, para lograr la efectividad de la
empresa.

ORGANIZACIN
Es un grupo de personas con una meta en comn, unidos por un conjunto de
relaciones de responsabilidad-autoridad.

CONCEPTO
Organizacin es agrupar, estructurar y ordenar con base en el tamao y
giro de la empresa, el trabajo, la departamentalizacin, la autoridadresponsabilidad, los equipos y grupos, para que se cumplan con eficacia
y eficiencia los planes definidos.

AUTOR
Koontz-oDonnell-Weihrich

Montana/Chernov

Munch

CONCEPTO
La organizacin consiste en la identificacin
y clasificacin de las actividades requeridas,
la agrupacin de las actividades necesarias
para el cumplimiento de los objetivos.
Es la entidad que hace posible que hace
posible que un grupo o equipo trabajen con
mas eficiencia de la que lograran solos
para alcanzar las metas.
Es el establecimiento de la estructura
necesaria para la sistematizacin racional
de los recursos mediante la determinacin
de jerarquas, disposicin, correlacin y
agrupacin de actividades.

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIN
La organizacin es importante porque:
Define la estructura correcta de las empresas.
Determina los niveles jerrquicos indicados para el funcionamiento
eficiente de sus integrantes.
Elimina la duplicidad de funciones en la departamentalizacin.
Es un medio para lograr lo planeado.
Coordina la visin del trabajo para que se de un orden.
Determina la estructura, para que las fases de direccin y control tengan
bases confiables.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN
Especializacin: Dividir y asignar el trabajo de acuerdo con la
actitud de cada persona.
Unidad de mando: Para cada funcin, actividad o trabajo
habr un solo jefe a quien se debern de reportar los resultados.
Jerarqua: Es importante definir el nivel jerrquico de autoridad
para que de ah se desprendan las ordenes necesarias.

Del objetivo: Todas las funciones y actividades de la organizacin


deben relacionarse sinrgicamente con los objetivos y propsitos del
grupo social.
Paridad de autoridad y responsabilidad: A toda autoridad le
corresponde una responsabilidad para que se cumplan con la misma.
Difusin: Se debe aplicar en forma escrita las obligaciones de cada
puesto para que se cumpla la autoridad y responsabilidad.
Amplitud o tramo de control: Funcionara correctamente cuando
adems de integrar el curso humano a la empresa, debe de
adiestrarlo, capacitarlo o actualizarlo segn sea el caso.
De la coordinacin: La coordinacin de las partes de una
organizacin debe estar equilibrada en su departamentalizacin de
sus recursos para cumplir los objetivos.

TIPOS, ETAPAS O PROCESOS DE LA ORGANIZACIN.


La organizacin trae como resultado una estructura formal que debe
considerarse como marco que integra todas las funciones de acuerdo
con el modelo elegido por los dirigentes, el cual sugiere orden,
arreglo lgico y relacin armnica.

ORGANIZACIN FORMAL

Generalmente se presenta en cartas de organizacin u


organigramas, que son formas objetivas por medio de las cuales se
presenta la estructura autorizada de la empresa.

ORGANIZACIN INFORMAL

Se puede definir como redes de alianzas o esferas de influencias,


que existen aunque no se hayan tomado en cuenta en el
organigrama formal

FASES DE LA ORGANIZACION
Las partes que integran la organizacin de una empresa son:
DIVISION DEL TRABAJO: Es un proceso elemental que se realiza
en la organizacin. En todo tipo de empresa el trabajo se puede
dividir en forma vertical y horizontal.
DEPARTAMENTALIZACION: El mtodo que mas se utiliza para la
divisin del trabajo es la departamentalizacin. Es la separacin y
agrupamiento de las funciones y operaciones en reas especificas.
Departamentalizacin funcional: Se utiliza cuando las unidades
de la organizacin se forman por la naturaleza del trabajo.
Departamentalizacin por productos: Se realiza con base en un
producto o grupo de productos que se relacionan entre si.
Departamentalizacin geogrfica o por territorios: Se aplica
principalmente en el rea de ventas.
Departamentalizacin por clientes: Por lo general se utiliza en
empresas comerciales.

JERARQUIZACIN: Es la ubicacin de las funciones de una empresa


tomando como base el orden de rango, grado, nivel o importancia.
Descripcin de funciones y obligaciones: Una vez determinados y
establecidos los niveles jerrquicos y la departamentalizacin de la
empresa.
COORDINACION: Las fases de la organizacin, divisin del trabajo,
jerarquizacin y descripcin de funciones y obligaciones deben de
sincronizarse.
LINEAL O MILITAR: Se entiende porque la actividad de toma de
decisiones se concentra en una sola persona, esta toma las decisiones y
tiene la responsabilidad total del mando.
ORGANIZACIN FUNCIONAL O DE TAYLOR: Trata en como dividir el
trabajo y tomar en cuenta la especializacin de manera que cada persona,
desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor numero posible de
funciones.
ORGANIZACIN LINEO-FUNCIONAL: La combinacin de los dos tipos de
organizacin estudiados anteriormente aprovechando las ventajas y
desventajas relacionadas.
ORGANIZACIN STAFF: Surge por necesidad de las grandes empresas y
del desarrollo de la tecnologa.

SISTEMAS DE LA ORGANIZACION

ORGANIZACIN POR COMITS: Consiste en asignar los diversos asuntos de la


administracin al cuerpo de personas que se rene y se responsabiliza para discutir
y tomar decisiones en comn sobre problemas que se les encomiende.

ORGANIGRAMAS O GRAFICAS DE
ORGANIZACIN
Es
la grafica que muestra que muestra la estructura organiza interna de la
organizacin formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles de
jerarqua, y las principales funciones que desarrollan.
MUESTRAN:
La divisin de funciones
Los niveles jerrquicos
Las lneas de autoridad y responsabilidad
Los canales formales de la comunicacin
La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento
Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, entre otros.
Las relaciones que existen entre cada puesto.

CONTENIDO:
Titulo de descripcin condensada de las actividades, que incluye el
nombre de la empresa y la actividad a que se dedica.
Nombre del ejecutivo que formulo el organigrama.
Fecha de formulacin.
Aprobacin, debe ser de la alta direccin de la empresa.
Leyenda, la explicacin de smbolos y lneas especiales.

MTODOS DE RECOLECCIN DE DATOS

Los manuales son documentos que nos ayudan a la recoleccin de datos


detallado que contienen, en forma ordenada y sistemtica.
Los manuales de acuerdo a su contenido pueden ser:
De poltica
Departamentales
De bienvenida
De organizacin
De procedimientos
De contenido mltiple
De puesto

FORMATO E INDICE DE LOS MANUALES


El contenido debe incluir:
ndice
Objetivos y antecedentes del manual
Cada seccin debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se emita o
quede vigente.
Nombre de las personas que intervienen en la elaboracin del manual.
Debe llevar instrucciones para hacerlo mas comprensible.
Redaccin clara, concisa y ordenada.
Complementarse con graficas.

DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTO O DE
FLUJO
Tambin
se les conoce como flujogramas, George Terry los define como la
representacin grafica que muestra la sucesin de los pasos que consta un
procedimiento.
PERMITEN:
Mejoran las operaciones, combinndolas con otra parte del proceso.
Una mayor simplificacin del trabajo.
Eliminar demoras
Una mejor distribucin de la empresa y sus procesos.
Determina la posibilidad de hacer una combinacin de la secuencia de las
operaciones.

SIMBOLOGIA

Se utilizan los siguientes smbolos:


CONCEPTO
OPERACIN: Es cuando algo esta siendo
creado, cambiado o aadido.
INSPECCIN: Es cuando algo es revisado y
verificado sin ser alterado en sus
caractersticas.
TRANSPORTE: Actividad de mover de un
lugar a otro.
ESPERA O DEMORA: Etapa en que algo
permanece sin movimiento o actividad,
esperando que algo acontezca.
ALMACENAMIENTO: Es almacenar o
archivar un bien con carcter temporal o
definitivo.

SIMBOLO