CONTROL DOCUMENTARIO DEL

SISTEMA DE CALIDAD DE ELSA

Julio 2002

Mar 26, 2016

Estructura de la Documentacin
Polticas de Calidad y
Ambiente
Objetivos de Calidad
Manual de Calidad
POEs e Instrucciones
Documentos Externos

Mar 26, 2016

Precisin o
Detalle

Control Documentario
Control de
Documentos
Internos

Requerimiento de
documentacin
del Sistema de
Calidad de ELSA

Control de
Documentos
Obsoletos
Control de
Documentos
Externos

Nuevo documento
externo

Mantenimiento
de Registros
de Calidad

Mar 26, 2016

Documentos
Internos
Documentos
Externos
Controlados,
disponibles y
actualizados
Registros de
Calidad
Legibles,
identificables y
recuperables

Control Documentos Internos

Dueo y Actores

Champion

Jefe de Area

Gerente de Area

Inicio
Coordina
creacin/modif de
documento
Anexo N 1
Tipos de
Documentos

Identifica normas
y req. aplicables

Crean/Modif.
documentos

Entrega normas y
plantillas

EL-QS-AD-P-0001
3.4 Control de
Registros

Identifica
necesidad de
registros

Solicita
Asignacin de
Cdigos

Asigna Cdigos a
nuevo documento

Anexo N 2
Criterios de
Revisin de Docs

Plantillas de Docs.
de Calidad
(Archivo PC)

EL-QS-AD-I-0001
Inst. para la codif.
documentos
EL-QS-F-0001
Lista Maestra de
Docs Internos
(Archivo PC)

Revisa
Borradores

Revisa
borradores

No

S
Firma y enva
para revisin de
jefe de rea

EL-QS-F-0001
Lista Maestra de
Docs Internos
(Archivo PC)
EL-QS-F-0002
Control de Distrib
de Documentos

Comunica al
Personal

Mar 26, 2016

Conserva y
Mantiene
Documento
Fin

Revisa
borradores

No

No
Ok.?

Ok.?
1

Anexo N 2
Criterios de
Revisin de Docs

Actualiza Lista
Maestra de Docs
Internos

Archiva orig. y
distrib. copias
controladas

S
Firma y enva
para aprobacin

Ok.?
1

S
Firma y devuelve
para distribucin

Control Documentos Externos

Champion

EL-QS-F-0003
Lista Maestra de
Doc. Externos
(Archivo PC)

Dueo y Actores / C. Ambiental

Inicio

Inicio

Identifica
Documento
Externo

Identifica
Documento
Externo

Coordina/Define
Modalidad de
Distribucin

Coordina con
Champion

Actualiza Lista
Maestra de Doc.
Externos

Distribuye Doc.
Externos y retira
edic. previas

EL-QS-F-0002
Control de Distrib
de Documentos

Comunica al
personal de la
planta
Conserva y
mantiene
documentos ext.

Mar 26, 2016

Fin

Control de Documentos Obsoletos

Responsable de Area/ Dueo de Proceso

Champion

Inicio

Inicio

Identifica
Documento
Obsoleto

Identifica
Documento
Obsoleto

Coordina retiro de
Documento
Obsoleto

Retira doc obs y

elimina o cambia
por doc vigente

EL-QS-F-0001
Lista Maestra de
Docs Internos
(Archivo PC)

Actualiza Lista
Maestra de Docs

Destruye copias
e identifica y
archiva original

Fin

Mar 26, 2016

Anexo N 1
Tipos de
Documentos
EL-QS-F-0002
Control de Distrib
de Documentos
EL-QS-F-0003
Lista Maestra de
Doc. Externos
(Archivo PC)

Control de Registros
Dueo de Proceso

Champion

Inicio

Ident necesidad
de crear / modif
registro

Disea y elabora
formato de
registro

Plantillas de
Registros de Cal.
(Archivo PC)

Coordina
inclusin de form
de registro

Verifica si registro
es necesario

Nec?
Anexo N 3
Parmetros de
Cont. De Regis

EL-QS-F-0004
Lista Maestra de
Form de Registros
(Archivo PC)

Referencia
registro en POE

Mar 26, 2016

Fin

No

Descarta
y
comunica

Si
Establece y
comunica
parmetros de
control del regis

Fin

Control de Documentos Internos

Documento desarrollado por el personal de ELSA, creado
para estandarizar las actividades de un proceso de la
compaa. Son documentos internos:
POE: Procedimiento de Operacin Estndar
Qu, Quin, Cmo (interrelacin de actividades y responsables), Por
qu, Cundo.
Procedimientos Analticos: Orientado al anlisis de laboratorio.
- Cmo se hace: paso a paso, con detalle
Procedimiento de Calibracin: Orientado a Calibracin.
- Cmo se hace: paso a paso, con detalle.
IT: Instruccin de Trabajo
Cmo se hace: paso a paso, con detalle...
Manual de Calidad: Poltica, objetivos, responsabilidades y relacin entre
los POEs ELSA con los requisitos de la norma ISO 9001:2000
Mar 26, 2016

DOCUMENTO OBSOLETOS
El documento obsoleto es un documento
externo o interno del sistema de Calidad ELSA
que ha sido reemplazado por una nueva versin
actualizada o ha sido retirado porque la
actividad que lo origin se ha suspendido o es
controlada por otro documento.

Mar 26, 2016

Control de Documentos Externos

El documento externo es aquel documento que no ha
sido desarrollado por el personal de ELSA, cuya
informacin esta relacionada con la calidad de las
operaciones de la planta y se deben de controlar para
garantizarlas:
Los requisitos de las normas ISO 9001:2000
Todas las Especificaciones entregadas por Coca-Cola,
relativos a la calidad (Corporativos)
Todas las Especificaciones entregadas por CCSP,
relativas a la calidad
Manuales del Fabricante de equipos y/o procesos que
tengan relacin con la calidad del proceso o del producto
Informacin de Proveedores y Clientes.
Normas legales y Normas Tcnicas

Mar 26, 2016

Control de Documentos (complemento)

Coordinador de rea del Sistema de Calidad:
Controla los documentos en borrador que recibe o emite el rea.
Coordina con la jefatura de rea y dispone accesibilidad de la
documentacin aprobada. a todo el personal del rea.
Realiza mantenimiento a los manuales del rea aplicando los POEs
ELSA.
Apoya al jefe de rea en validar los documentos con la aplicacin
real.
Crea los files de documentos del Sistema de Calidad necesarios y
controla las copias controladas.
Dueo del Proceso:
Capacita al personal en la aplicacin del documento
estandarizado.
Registra la capacitacin del personal capacitado.
Mar 26, 2016

ESPECIFICACIONES TCNICAS
DE UN DOCUMENTO DE
CALIDAD

Mar 26, 2016

FORMATO DE PROCESOS

A continuacin se presentan los siguientes

formatos de los procesos mencionados:

Instrucciones de Trabajo.
Procedimiento de Operacin Estndar.
Procedimientos Analticos o de Calibracin.
Control de Distribucin de Documentos.

Mar 26, 2016

Formato para Instrucciones de Trabajo

EMBOTELLADORA LATINOAMERICANA S.A. ELSA
INSTRUCCIN PARA. . . . .(COMPLETE EL TTULO)
1. DESCRIPCIN
Indica brevemente quin y cundo aplica la presente Instruccin de Trabajo.
2. INSTRUCCIN
Indica como primer paso las medidas de seguridad a tomar previas al inicio de la
operacin y describe mediante texto, diagramas, fotografas, tablas, etc., paso a paso,
cmo se realiza la tarea incluyendo los implementos y medidas de seguridad necesarios.
3. REFERENCIAS
3.1 Manual del Proveedor del Equipo
3.2
3.3

Preparado por:
Champion:
Revisin:
Sistema de Calidad ELSA
Editado: {fecha}

Mar 26, 2016

Jefe de Area:
Revisin:
Aprobado por:
Aprobacin:
Confidencial
Edicin N

AA-BB-CC-P-000n
Pgina 1 de 3

Formato para Procedimiento de

Operacin Estndar ( POE) 1era pgina
EMBOTELLADORA LATINOAMERICANA S.A. ELSA
POE. . . . . {COMPLETE EL TTULO}
1. PROPSITO
Plantea la razn de ser del POE. Se debe definir para qu es creado el documento.
La redaccin siempre inicia con un verbo tal como Sistematizar, Reglamentar, etc.
2. ALCANCE
Define el mbito de aplicacin del documento. Debe especificar desde dnde
hasta dnde ( como parte de un proceso) se aplica el documento.
3. PROCEDIMIENTO
El dueo del proceso, en coordinacin con el Champion, decidir entre utilizar un
flujograma matricial, la redaccin en la tcnica de PlayScript o ambos, para
describir las actividades de cada uno de los procedimientos que pueden componer
el POE.
Tenga en cuenta que:
Cuando el POE tenga ms de un procedimiento, en esta pgina debe insertar
primero el flujograma del proceso ( punto 11 de MAP) para describir las
actividades que componen el proceso.
Para describir cada procedimiento siempre inicie en una nueva pgina.

Preparado por:
Champion:
Revisin:

Mar 26, 2016

Sistema de Calidad ELSA

Editado: {fecha}

Jefe de Area:
Revisin:
Aprobado por:
Aprobacin:
Confidencial
Edicin N

AA-BB-CC-P-000n
Pgina 1 de 3

Formato para Procedimiento de

Operacin Estndar ( POE) 2nda pgina
EMBOTELLADORA LATINOAMERICANA S.A. ELSA
POE DE. . . . . {COMPLETE EL TTULO)
3.1 PROCEDIMIENTO DE { P.EJM. CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS}

Actor 1

1. Coordina.

Actor 1(0 2)

2.
3. Identifica
4. Entrega.
5. Fin de POE

Sistema de Calidad de ELSA

Editado: {fecha}

Mar 26, 2016

Confidencial
Edicin N

AA-BB-CC-P-000n
Pgina 2 de 3

Formato para Procedimiento de

Operacin Estndar ( POE) 3era pgina
EMBOTELLADORA LATINOAMERICANA S.A. ELSA
POE DE. . . . . {COMPLETE EL TTULO)
3.2 PROCEDIMIENTO DE { P.EJM. CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS}
Actor 1

1. Coordina.

Actor 1(0 2)

2.
3. Identifica
4. Entrega.
5. Fin de POE

Sistema de Calidad de ELSA

Editado: {fecha}

Mar 26, 2016

Confidencial
Edicin N

AA-BB-CC-P-000n
Pgina 3 de 6

Formato para Procedimiento de

Operacin Estndar ( POE) 4ta pgina
EMBOTELLADORA LATINOAMERICANA S.A. ELSA
POE DE. . . . . {COMPLETE EL TTULO}
4.

REFERENCIAS
4.1. Manual del Sistema de Calidad y Gestin Ambiental de ELSA
4.2. {cdigos y ttulos de otros documentos a los que hace referencia el POE)

5.

INDICADORES DE EFICIENCIA
5.1. Indicador N 1: Formula y descripcin de trminos del primer indicador.
5.2. Indicador N2 : Formula y descripcin de trminos del segundo indicador.

6.

DEFINICIONES
6.1. Definicin 1:
6.2. Definicin 2:
6.3. Definicin 3

7.

ANEXOS
7.1. Anexo N 1
7.2. Anexo N 2

8.

REGISTROS
Cdigo

9.

{Ttulo del primer anexo}

{Ttulo del segundo anexo}

Nombre

Responsable

Tiempo de
Retencin

Lugar

Disposicin
Final

CONTROL DE CAMBIOS
9.1. Control de Cambios

Manual del Sistema de Calidad de ELSA

Mar 26,Editado:
2016{fecha}

(Incluida al final de este documento)

Confidencial
Edicin N

AA-BB-CC-P-000n
Pgina 4 de 6

Formato para Procedimiento de

Operacin Estndar ( POE) 5ta pgina
EMBOTELLADORA LATINOAMERICANA S.A. ELSA
POE DE. . . . . {COMPLETE EL TTULO
ANEXO N 1
{TTULO DEL PRIMER ANEXO}

Manual del Sistema de Calidad de ELSA

Editado: {fecha}

Mar 26, 2016

Confidencial
Edicin N

AA-BB-CC-P-000n
Pgina 5 de 6

Formato para Procedimiento de

Operacin Estandar ( POE) 6ta pgina
EMBOTELLADORA LATINOAMERICANA S.A. ELSA
POE DE. . . . . {COMPLETE EL TTULO
CONTROL DE CAMBIOS
Ttulo del Documento
Cdigo
N
Edicin

AA-BB-CC-P-000n

Detalle de la Modificacin

Revisado
por

Aprobado
por

Fecha
Edicin

1.
2.
3.
1.
2.
3.

Manual del Sistema de Calidad de ELSA

Editado: {fecha}

Mar 26, 2016

Confidencial
Edicin N

AA-BB-CC-P-000n
Pgina 6 de 6

Formato para Procedimientos

Analtico o de Calibracin
EMBOTELLADORA LATINOAMERICANA S.A. ELSA
PROCEDIMIENTO {ANALTICO O DE CALIBRACIN}....{COMPLETE EL TTULO}
1. DESCRIPCIN
Indica brevemente quin y cuando aplica la presente Instruccin de Trabajo { Este
documento es aplicado por los Supervisores u Operarios CERTIFICADOS para evaluar la
alcalinidad de una muestra de agua}
2. MATERIALES, EQUIPOS E IMPLEMENTOS
2.1.
2.2.
2.3.

Vaso de precipitado de 500 mL

Bureta de 10 mL
Probeta de vidrio 100 mL

3. PROCEDIMIENTO
3.1
3.2

Tome una muestra de agua despus del cualquier filtro de arena.

Mida 100 mL de la muestra en una probeta de vidrio y depostela deposita en
una cpsula de porcelana.

3.3
4. REFERENCIAS
4.1.
4.2.
4.3.

Standard Methods:Physical/Chemical

Preparado por:
Champion:
Revisin:

Mar 26, 2016

Sistema de Calidad ELSA

Editado: {fecha}

SM-PR-040; Alkalinity of Water..

Jefe de Area:
Revisin:
Aprobado por:
Aprobacin:
Confidencial
Edicin N

AA-BB-CC-P-000n
Pgina 1 de 1

Embotelladora Latinoamericana S.A. - ELSA

EL-QS-F-0002
Edicin N 3
08/07/02

Control de Distribucin de Documentos

CONTROL DE DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS
Cdigo

Fecha
Edicin

Nombre del Documento

N
Edicin

Requisito

LISTA DE DISTRIBUCION
Destinatario
(Org. / rea)

Asignado a

Fecha

Destinatario
(Org. / rea)

Firma

Confidencial

Mar 26, 2016

Asignado a

Fecha

Firma

Pgina 1 de 2

Control de Documentos
Definiciones
Actor del Proceso: Persona que pertenece a ELSA y que
participa en la ejecucin del Proceso
Copia Controlada: Copia de un documento interno o externo del
Sistema de Calidad de ELSA a la que se le hace seguimiento
formal. Las copias controladas tienen un sello rojo caracterstico
del Sistema de Calidad de ELSA en cada una de sus pginas. Las
copias controladas no deben de ser alteradas, sobrescritas o
modificadas para evitar su obsolescencia. Las copias no
controladas no deben de ser tomadas en cuenta por ningn
proceso formal de ELSA.
Plantilla de Documentos: Tipo de formato electrnico en el cual
se han incluido todas las Especificaciones Tcnicas para cada tipo
especfico de Documento del Sistema de Calidad a crear. Estas
plantillas son administradas por los Champions Divisionales.
Mar 26, 2016

Control de Documentos
Definiciones
Registro del Sistema de Calidad: Documento que presenta
resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeadas
Dueo del Proceso: Responsable del proceso cuya
documentacin se pretende crear o documentar
Champion: Persona cuya funcin es facilitar y asesorar en la
implantacin del Sistema de Calidad.
Control de Cambios: Se mantendr slo para Procedimientos
de Operacin Estndar. En esta hoja de control se mantendr
informacin de los cambios realizados sobre las tres(3) ltimas
ediciones de los documentos.
Mar 26, 2016

Control de Documentos
Tipos
Manual: Documento que describe el Sistema de Calidad de ELSA
Procedimiento de Operacin Estndar (POE): Documento del
Sistema de Calidad que comunica y establece mtodos para
cumplir y administrar actividades de trabajo. Provee el quin hace
qu, cundo y dnde en un proceso de actividades (O)
Instruccin de Trabajo: Procedimiento escrito que, con pasos
ordenados, seguros y precisos indica el mejor camino para realizar
un proceso. Provee el cmo se hacen las cosas (I)
Procedimiento Analtico: Procedimiento escrito que indica paso a
paso la marcha analtica de las pruebas realizadas para el control
de variables y parmetros de proceso. (L)
Procedimiento de Calibracin: Procedimiento escrito que
describe paso a paso la rutina de calibracin de los equipos de
control de calidad y de los equipos de proceso y medicin (C)
Mar 26, 2016

Control de Documentos
Tipos
Formato de Registro: Formulario en blanco que se utiliza para
registrar los resultados de la ejecucin de los procesos y/o de
su control. Puede utilizarse tambin para resumir y comunicar
listas de especificaciones, listas de proveedores o materiales
aprobados, relaciones de personal, conjunto de datos y que
mantiene una frecuencia de actualizacin que impida incluirlos
directamente en un anexo de un POE. (F)
Nota 1: El tiempo de almacenamiento de los registros
ser definido por el Dueo del Proceso y el Champion,
quienes se asegurarn de cumplir con los requisitos
legales correspondientes.
Mar 26, 2016

Parmetros de Control de Registros

Mar 26, 2016

Control de Cambios

N
Edicin

Mar 26, 2016

Detalle de la Modificacin
1. Fusin del Programa de Control Documentario con los documentos POE
Para Crear, Aprobar, Controlar y Distribuir Documentos del Sistema de
Calidad, POE de Manejo de Documentos Obsoletos y POE de Manejo de
Documentos Externos al Sistema de Calidad en un solo documento llamado
POE de Control de Documentos y Registros.
2. Los documentos Instruccin de Trabajo Para Crear Documentos del Sistema
de Calidad e Instruccin de Trabajo Especificaciones Tcnicas de un
Documento del Sistema de Calidad han sido eliminados.
3. La Instruccin de Trabajo Para Codificar Documentos del Sistema de
Calidad, ha sido reemplazada por la Instruccin para Codificacin de
Documentos del Sistema de Calidad de ELSA. Los cdigos de rea y Tema
en la nueva versin estarn compartidos en una base de datos.

Criterios de Revisin de Documentos

Quin
Revisa?

Orden

Qu Revisa?
Cumplimiento de los requisitos aplicables al sistema de
Calidad de ELSA

Champion

Jefe de Area

Gerente

Cumplimiento de las Especificaciones Tcnicas de un

Documento del Sistema de Calidad de ELSA (mediante la
entrega de las plantillas y la revisin de los borradores ante la
posibilidad de modificaciones no autorizadas)
Adecuacin de los nuevos documentos con los procedimientos
operativos del rea, con las polticas de la empresa y con las
especificaciones tcnicas de los procesos que estn bajo su
responsabilidad.
Firma de la revisin del Jefe de Area.
Firma de la revisin del Champion.
Adecuacin de los nuevos documentos con los objetivos y
polticas de la Gerencia.

Mar 26, 2016

CODIFICACIN

Mar 26, 2016

Codificacin de Documentos
Los cdigos de los documentos del Sistema de Calidad de
ELSA tienen cinco (05) partes, a excepcin de los Formatos de
Registro que tienen slo 4 (para este tipo de documento no es
necesaria la identificacin del Tema).

ORGANIZACIN

TIPO

EL-QS-AD-O-0019
AREA

Mar 26, 2016

TEMA

NUMERACIN
CORRELATIVA

Codificacin de Documentos
Los cdigos de Organizacin establecidos son:

EL
DN
DO
PC
PL
PT

ELSA Pas
ELSA Divisin Norte
ELSA Divisin Oriente
ELSA Planta Callao
ELSA Planta Lima
ELSA Planta Trujillo

DC
DS
PA
PE
PI
PQ

ELSA Divisin Centro

ELSA Divisin Sur
ELSA Planta Arequipa
ELSA Planta Ica
ELSA Planta Iquitos
ELSA Planta Cusco

Los cdigos de rea y Tema se definen en consenso por los

Champions Divisionales y estn disponibles en una base de datos
compartida en poder del Champion Nacional de ELSA.

Mar 26, 2016

Codificacin de Documentos
Los cdigos del Tipo de documento son:
M
L

Manual
Procedimiento
Analtico

P
C

Procedimiento de
Operacin Estndar
Procedimiento de
Calibracin

I
F

Instruccin
Formato de Registro

La Numeracin Correlativa se estructura sobre la base de dos

criterios: organizacin y tipo de documento, a partir de los cuales se
asigna un nmero de cuatro dgitos por orden de aparicin. As, por
ejemplo, slo existir un POE 0001 para ELSA, no importando el
rea o el tema; podr, por tanto, existir slo un POE 0001 para la
organizacin Divisin Sur y as sucesivamente.
Mar 26, 2016