Ferias y Eventos Turisticos

Carrera
Profesional de
Administracin
Hotelera y
Ecoturismo
FERIAS
Docente: Emma Ramos Farron
eramos@umb.edu.pe
UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD PARTICIPATIVA
PARTICIPATIVA Y
Y EMPRENDEDORA
EMPRENDEDORA CON
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VISIN EMPRESARIAL
EMPRESARIAL Y
Y RESPONSABILIDAD
RESPONSABILIDAD SOCIAL
SOCIAL
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La
La preparacin de un evento es compleja y su naturaleza

y duracin condicionarn o determinarn, sin duda su
organizacin.
Cada nueva edicin del mismo ser un reflejo de los
logros alcanzados desde la edicin anterior y un
compromiso de futuro y de comunidad, todo ello de la
mano de unos anfitriones que se constituirn como
comit organizador del evento y que sern responsables
de conseguir los objetivos que se han marcado.
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Por
qu?
Cul es el
objetivo?
Cmo alcanzar
el objetivo?
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Quin debera
asistir?
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Cundo?
Planificar las fechas
clave
Fecha tentativa
Planificar el tiempo
Duracin del evento
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QUIENES SOMOS?
Preguntas fundamentales para averiguar nuestra
capacidad econmica, humana, tcnica y operativa
para alcanzar el xito.
Tenemos capacidad para desarrollar el evento?
Disponemos
de
un
equipo
humano
de
colaboradores?
Tenemos tiempo suficiente?
Tenemos conocimiento sobre el tema?
Es solucionable el aspecto econmico?
podremos?
fecha de celebracin
Hay tiempo suficiente?
Tenemos otra actividad importante en esas fechas?
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Duracin
Cunto va a durar la actividad?
Todos
los
que
intervienen
(colaboradores)
disponen de ese tiempo?

Lugar o Recinto
Existen compromisos anteriores en esas fechas?
Rene
los
requisitos
mnimos
para
la
celebracin?
Es seguro?
Tiene la capacidad sufciente?
Medios
Podemos
disponer
de
medios
econmicos
sufcientes?
Tenemos
capacidad
de
contratacin
de
personas o empresas?
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1. Materiales de Ofcina:
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u Es necesario contar con algunos insumos esenciales
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para empezar nuestro trabajo, tales como:
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Un cuaderno: Que nos ayude a mantener nuestra
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informacin y borradores en orden.
Insumos: como: archivadores, carpetas, hojas de

diferentes tamaos, plumones, una pizarra, lpices,
etc.
Un
computador:
podremos
elaborar
planes,
estadsticas, presentaciones y; envo y recepcin de

mail.
Una lnea telefnica: Para solicitar una entrevista o
pedir una cotizacin, el telfono se hace una
necesidad laboral.
Documentacin
presentacin:
tarjetas
de
presentacin, cartas y presentaciones en sistemas

digitales, siendo lo ms fcil en el uso comn,
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en Power
Point.YY RESPONSABILIDAD
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Ypresentaciones
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2. Equipo Humano:
Con cuantas personas contamos para

el desarrollo de nuestro proyecto
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3. Plan de Trabajo:
Es sinnimo de especifcar cada funcin
de
los
integrantes
estables
de
la
Organizacin del evento, que lleve a un

orden en cada actividad a desarrollar.
Pudiendo
dividir
en
etapas,
las
diferentes tareas.
Siendo
un
documento
netamente
interno, lo podemos adaptar cada vez

que
requerimos.
Pero,
para
un
documento que sera presentado a un

auspiciador
entidad
patrocinadora,
debemos dejar en claro las actividades y

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4. Cronograma
de
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El Diagrama de Gantt consiste en una matriz de doble
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entrada en la que se anotan en las lneas flas, las
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diferentes actividades que componen un programa o
un proyecto y en las columnas, el tiempo durante el

cual se desarrollarn esas actividades.
Una
barra
horizontal
frente
cada
actividad,
representa el perodo de duracin de la misma. La

longitud de la barra indica las unidades de tiempo,
sealando la fecha de inicio y la fecha de fnalizacin
de la actividad.
Proceso de construccin del Diagrama de Gantt
Listado y ordenamiento de actividades.
El primer paso consiste en establecer la lista de
actividades ordenadas segn han de ser ejecutadas.
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4. Cronograma
Estimacin del tiempo de duracin de cada
actividad.
Deber estimarse el perodo que lleva cada
actividad para su realizacin. Como la ejecucin
de
las
actividades
incluye
dos
variables
estrechamente ligadas: tiempo y recursos, se

debe tener presente la real disponibilidad de
recursos humanos, materiales, fnancieros, etc.
y la posibilidad de desarrollar la actividad en el
tiempo
previsto;
por
lo
que
se
estara
construyendo un calendario operativo.

Construccin del grfco.
En este tercer paso la tarea principal es la
construccin del grfco teniendo presente el
calendario
operativo,
construyendo
barras
horizontales
cuyaEMPRESARIAL
longitud
representa SOCIAL
la
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5. Anlisis Estadstico
La idea central, es reunir informacin relevante sobre
inversin publicitaria en eventos, para que nos ayude a la
hora de hacer presentaciones a los posibles auspiciadores,
presentando grfcos y estadsticas sobre la evolucin de la
participacin de cada marca en los eventos.
6. Estudios Geogrfcos y Demogrfcos

Estos
estudios,
implican
visitas
terreno,
toma
de
muestras, planos, diseo de altimetras del terreno que

utilizaremos para el evento; Cantidad de poblacin existente
en la zona del evento, para analizar de que tipo de campaa
de difusin realizaremos para que asistan al evento y as
tener ms publico, el cual benefcia en elvalor por contacto
para el cliente.
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7. Plan de Marketing y Presentacin

Es necesario realizar un plan de marketing, el cual nos ayude a la difusin
y una presentacin atrayente de nuestro evento, diseando una imagen
corporativa, que inyecte una visin de empresa a nuestro proyecto, lo
cual nos ayuda para ser presentado como un evento profesional.
Tomando todos los puntos necesarios a la hora de hacer un plan de
marketing lo podemos resumir en las siguientes tareas por desarrollar:
IMAGEN CORPORATIVA: Logotipo con un diseo moderno y atrayente.
DOCUMENTACIN Y RECURSOS NECESARIOS: Crear un sitio Web, disear
nuestras
tarjetas
de
presentacin,
crear
una
presentacin
digital
tomando en cuenta los puntos esencialesdel evento; esta puede ser

diseada en Power Point.
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La
La presentacin para la bsqueda de auspiciadores debe

reflejar,
el
sentido
del
evento,
la
cantidadposible
de
pblicoasistente, que tipo de campaa realizaremos para

difundir el evento, a que grupo social esta dirigido el evento,
el posible retorno publicitario que dispondr el auspiciador, y
todo lo podemos reforzar con fotografas. Para el posible
auspiciador, la idea es realizar un proyecto rpido de leer y
entender, sin mucho texto, con imgenes que grafquen lo que
ofrecemos en retorno publicitario.
Como resumen podemos decir que el auspiciador busca
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publicitario
y que
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inversin
esteYY ligada
al valor
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La
Materiales para el desarrollo del

espectculo
Todo
material
insumo
necesario
para
la
realizacin del evento, tales como, sistema de

audio, personal, montaje de escenarios, marcaje
de cancha o circuitos, documentacin, arriendo
de vehculos , etc.
Si es necesario revisar la lista de nuestros
requerimientos,
lo
haremos
revisando
cada
punto minuciosamente, para que no queden

detalles en el tintero.
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9. Convenios y Permisos
Mientras trabajamos en la planifcacin del evento es
necesario el cursar los permisos con las entidades
gubernamentales, para asegurar la realizacin del
evento. Podemos realizar convenios con diferentes
departamentos
del
Estado
que
estn
ligado
directamente, para solicitar permiso, apoyo en la

gestin de la bsqueda de auspicio e implementacin
necesaria.
10. Patrocinios y Auspicios

El solicitar un patrocinio, nos implica que la entidad
nos apoyara y nos dar su nombre para realzar la
actividad, no implicando una inversin econmica para
ste.
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Requisitos especfcos
Presupuesto
Consideraciones geogrficas
Dimensiones del local
Instalaciones adicionales se van a
necesitar
Temas relacionados con el medio
ambiente
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Bsqueda del local

Fuentes de informacin
Internet
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Qu tipo de locales?
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Debemos decidir donde se va a celebrar el evento.

Si hay una gran tradicin establecida por ejemplo
en el caso de congresos si existen congresos
previos, la toma de esta decisin no ser ms que
un formalismo.
No obstante, se puede elegir entre un centro de
convenciones, un hotel donde se puedan celebrar
este tipo de acontecimientos a una universidad.
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Un hotel
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Ventajas.- Los hoteles preparados para la

celebracin de este tipo de eventos siempre
son seleccionados para congresos de tipo
medio o pequeo, aunque algunos habilitan
zonas para congresos mayores. Los
servicios de estos hoteles son a menudo
lujosos y muy confortables, especialmente
aqullos en los que la oficina de la
organizacin tiene all su sede. El personal
de stos suele estar muy calificado, por lo
tanto, se puede esperar un buen servicio no
slo para los participantes sino tambin
para el comit. Esta plantilla est entrenada
en gestin profesional y flexibilidad, lo cual
significa que sern atentos con las
necesidades del congreso as como con las
demandas individuales de los participantes.
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- Desventajas.- No a todos los comits les

agrada la atmsfera de un hotel para un
evento, ya que, en muchos casos no estn
dotados de equipamiento de vanguardia y el
comit deben traer ese equipamiento de
distribuidores
externos.
Las
reuniones
generalmente carecen de un techo elevado
para ubicar pantallas gigantes y estas son
requeridas, y existe un control insuficiente
sobre el sistema de iluminacin para responder
a las necesidades de proyeccin. Para
mantener la alta calidad de comida y bebida,
los precios de estos son, normalmente, ms
altos que en un centro de convenciones.
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Una Universidad
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- Ventajas.- Los servicios de la universidad en el caso de los

congresos suelen estar disponibles a precios ms bajos y en algunos
casos son gratuitos, con el precio de la comida y la bebida inferiores.
- Desventajas.- A menudo las universidades se localizan en el
extrarradio de las ciudades o lejos del entorno de los hoteles
elegidos, lo que encarecen el transporte de los congresistas. Al no
ser sede de congresos, no siempre renen las condiciones tcnicas
adecuadas y en numerosas ocasiones carecen de la infraestructura y
servicios necesarios para el buen desarrollo del congreso, as como
del equipo humano adecuado para dar soporte a la organizacin y
garantizar el buen funcionamiento del evento.
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Inspeccin del lugar

Con la inspeccin del lugar se espera obtener los datos
siguientes:
- Condicin general de los hoteles y auditorios.
- Alojamiento y servicios, nmero y tipo de salas, ventajas que se
ofrecen, estado del mobiliario y de la decoracin, servicio de
alimentos, manejo de recepcin y registro, trato personal, etc.
- Nmero, tamao y tipo de las alas de juntas, a fin de comprobar
si estn bien equipadas para la proyeccin de audiovisuales, si
existen elementos fuera del saln capaces de distraer la atencin
de los oyentes, etc.
- Lugar de exhibiciones
- Facilidades de transporte frecuente
- Las instalaciones, el equipo y los servicios deben valorarse en
trminos de lo que la sala de convenciones o palacio de
congresos proporciona y la disponibilidad de recursos en caso de
que se necesiten otros materiales.
- Investigar posibles planes de renovacin o expansin de las
instalaciones y los servicios.
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CON VISIN
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SOCIAL
Tambin ser necesario informarse de los datos

relativos a los siguientes requerimientos:
- Alojamiento
1.- Nmero de habitaciones disponibles.
2.- Clasificacin por tipo.
3.- Horario de llegadas y salidas.
4.- Servicios del hotel.
- Horario general:
- Requerimientos de espacios:
1.- Salas de juntas.
2.- Espacio para exhibiciones.
3.- reas de servicios.
4.- Registro.
5.- Servicios varios.
6.- Estacionamiento o rea pblica destinada a los
servicios de transporte.
- Requerimientos de servicio.
1.- Borrador del programa.
2.- Instalaciones.
3.- Equipo.
4.- Servicios.
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El trabajo del equipo

La organizacin ha tomado la decisin de realizar
el evento.
Necesitamos
personal
comprometido
y
responsable.
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Lista de comprobaciones
1.- Tenemos claros los objetivos, tema del evento
y el contenido del programa del mismo?
2.- Hemos diseado una poltica financiera clara
con una gua de lneas a seguir para aprobar el
presupuesto?
3.- Est clara cul va a ser la poltica de
promocin?
4.- Hemos indicado nuestras necesidades
recordndoselas a los equipos de trabajo?
5.Si
tenemos
ponentes
relevantes
y
personalidades a las que queramos invitar,
hemos propuesto sus nombres y buscado su
especializacin?
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Autoevaluacin
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resentacin de proyecto
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Carrera

La preparacin de un evento es compleja y su naturaleza

disponen de ese tiempo?

Insumos: como: archivadores, carpetas, hojas de

estadsticas, presentaciones y; envo y recepcin de

presentacin, cartas y presentaciones en sistemas

Con cuantas personas contamos para

Organizacin del evento, que lleve a un

interno, lo podemos adaptar cada vez

documento que sera presentado a un

debemos dejar en claro las actividades y

un proyecto y en las columnas, el tiempo durante el

representa el perodo de duracin de la misma. La

estrechamente ligadas: tiempo y recursos, se

construyendo un calendario operativo.

6. Estudios Geogrfcos y Demogrfcos

muestras, planos, diseo de altimetras del terreno que

7. Plan de Marketing y Presentacin

tomando en cuenta los puntos esencialesdel evento; esta puede ser

La presentacin para la bsqueda de auspiciadores debe

pblicoasistente, que tipo de campaa realizaremos para

Materiales para el desarrollo del

realizacin del evento, tales como, sistema de

punto minuciosamente, para que no queden

directamente, para solicitar permiso, apoyo en la

10. Patrocinios y Auspicios

Bsqueda del local

Debemos decidir donde se va a celebrar el evento.

Ventajas.- Los hoteles preparados para la

- Desventajas.- No a todos los comits les

- Ventajas.- Los servicios de la universidad en el caso de los

Inspeccin del lugar

Tambin ser necesario informarse de los datos

El trabajo del equipo

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