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NOMBRES:
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INTRODUCCION
EN LA ACTUALIDAD LA UNIVERSIDAD CATLICA DE SANTA MARA CUENTA CON UN SISTEMA DE
MATRCULA DE PLATAFORMA VA WEB EL CUAL PRESENTA ALGUNOS INCONVENIENTES A LA HORA
DE QUE LOS ALUMNOS REALIZAN SU MATRCULA EN CADA SEMESTRE DEL AO.
ESTO OCASIONA INNUMERABLE NMERO DE QUEJAS DURANTE EL PROCESO DE MATRCULA
GENERNDOSE DESORDEN EN CADA UNA DE LAS FACULTADES DE LA UNIVERSIDAD, EL CUAL NO
PUEDE SER ATENDIDO DE MANERA RPIDA Y EFICAZ POR LA FALTA DE PERSONAL DE ATENCIN EN
DICHAS FACULTADES YA QUE SOLO SE CUENTA CON UNA SECRETARIA POR CADA UNA DE ELLAS.
EN OTRO ASPECTO EL REA DE INFORMTICA BRINDA UN SERVICIO DE CALIDAD MUY BAJO ES
CUANTO A TEMAS DE SOPORTE Y ACTUALIZACIONES EN EL PROCESO MENCIONADO, POR LO CUAL
TANTO COMO EN ESTA REA COMO EN EL REA ADMINISTRATIVA DE LA UNIVERSIDAD CATLICA
DE SANTA MARA SE RECONOCE UN MAL MANEJO DE LAS HERRAMIENTAS PUESTAS A SERVICIOS DE
LOS CLIENTES DE ESTO MODO TENIENDO UN PSIMO SISTEMA DE CALIDAD.

VISION

LA VISIN DEL PROYECTO DEL PLAN DE

MEJORA CONTINUA DE SISTEMA DE
MATRCULA DE LA UNIVERSIDAD CATLICA
DE SANTA MARA ES REDUCIR EN UN 60% EL
NMERO DE QUEJAS Y CLIENTES AFECTADOS;
BRINDAR UNA INTERFACE MS AMIGABLE Y
DE FCIL USO DNDOLE LA POSIBILIDAD A
LOS USUARIOS EL ACCESO MEDIANTE
CUALQUIER DISPOSITIVO ELECTRNICO
MEJORANDO DE ESTA MANERA LA CALIDAD
DE SERVICIO BRINDADA POR LA UNIVERSIDAD
Y DE ESTA MANERA SATISFACER LAS
NECESIDADES DE NUESTROS CLIENTES

MISION

NUESTRO PROYECTO ESTA CREADO

PARA PRESTAR UN SERVICIO DE
CALIDAD QUE SATISFAGA LAS
NECESIDADES DE LOS USUARIOS DE LA
UNIVERSIDAD Y AS PODER AGILIZAR EL
SISTEMA ACTUAL BRINDANDO UNA
MEJOR ATENCIN Y DE ESTA MANERA
DISMINUYENDO LA CARGA LABORAL
DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO PARA
S OBTENER UN MEJOR Y RPIDO
FUNCIONAMIENTO DE LA UNIVERSIDAD.

ESTRATEGIAS

ESTRATEGIAS Y METAS

DETERMINAR EL NIVEL DE SATISFACCIN Y EXPECTATIVAS DE

LOS USUARIOS DE LA UNIVERSIDAD.

REVISAR Y ENCONTRAR LOS ERRORES ACTUALES EN EL

PROCESO PARA SU POSTERIOR MEJORA Y FUTURAS
ACTUALIZACIONES

POTENCIAR EL REA DE INFORMTICA PARA SU MEJOR

DESARROLLO E IMPLEMENTACIN DE NUEVAS TECNOLOGAS.

ESTABLECER UN SISTEMA DE SEGUIMIENTO CON MEDICIONES

ANUALES DE DATOS OBTENIDOS MEDIANTE INDICADORES QUE
SE USARAN EN ESTE PROCESO.

MANTENIMIENTO Y ACTUALIZACIONES DE LA PGINA WEB.

TRABAJAR EN EQUIPO CON MTODO Y DE FORMA

COORDINADA.

OBTENER RECURSOS Y EQUIPAMIENTOS ADECUADOS A LA

GESTIN DE INFORMTICA

CONTACTO CONSTANTE CON EL USUARIO PARA PODER

RECOGER SUS DUDAS Y TRABAJAR EN ELLAS.

METAS

DURANTE EL PRIMER AO INCREMENTAR LA

SATISFACCIN DE NUESTROS USUARIOS.

ESTABLECER LA GESTIN POR PROCESOS Y SUS
PROCEDIMIENTOS EN EL PRIMER AO DE
IMPLEMENTACIN
FOMENTAR LA CULTURA DE LA CALIDAD DENTRO
DE LA UNIVERSIDAD A LARGO PLAZO
EN UN PERIODO DE 2 AOS REDUCIR EN SU
TOTALIDAD LOS INCONVENIENTES DE LOS
PROCESOS DE MATRCULAS DENTRO DE LA
UNIVERSIDAD.
DISMINUIR LA CARGA LABORAL DEL PERSONAL
ADMINISTRATIVO.
AGILIZAR EL PROCESO REDUCIENDO EN UN ALTO
PORCENTAJE LOS TIEMPOS DE ESPERA.
ELIMINAR LA BUROCRACIA QUE EXISTE DENTRO
DE LA UNIVERSIDAD

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PROCESO DE AMPLIACION
DE CREDITOS
U OTRO
TRAMITE

CLIENTES

PROVEEDORES

CLIENTES POTENCIALES
Alumno de pregrado:
Alumno de postgrado:
Alumno de Centro de Idiomas

Entidades Financieras: Banco BCP

CLIENTES OCULTO
Padres de los alumnos( generalmente
de primeros ciclos de pregrado)

Identificar a Clientes y Proveedores Externos

CLIENTES

PROVEEDORES

Personal Docente
Personal docente

Tesorera

Programa Profesional
Informtica

Identificar a Clientes y Proveedores Internos

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NECES

LISTA DE NECESIDADES DE LOS CLIENTES EN SU LENGUAJE

TENER UNA PLATAFORMA VIRTUAL BASADA EN WEB, AS LOS ESTUDIANTES PODRAN USARLO DESDE

CUALQUIER NAVEGADOR, DE ESTA MANERA PODRAN LOS ESTUDIANTES ACCEDER AL SISTEMA DE LA

UCSM DESDE SUS MVILES, O DESDE UNA MAC, SIN LA NECESIDAD DE INSTALAR NINGN PROGRAMA
(SILVERLIGHT).

ANLISIS Y PRIORIZACIN DE LAS NECESIDADES DE LOS CLIENTES

ACTUALMENTE EL SISTEMA DE LA UNIVERSIDAD CATLICA DE SANTA MARA SE PUDE ACCEDER DESDE

UNA COMPUTADORA O LAPTOP CON WINDOWS Y QUE EN ELLAS ESTE INSTALADO EL INTERNET EXPLORER
ADEMS TAMBIN TIENE QUE ESTAR INSTALADO EL PROGRAMA DE SILVERLIGHT, LO CUAL GENERA UNA
INCOMODIDAD A LOS ALUMNOS, YA QUE NO ES FCIL Y RPIDO PODER MATRICULARSE, VER NOTAS,
HORARIOS, ETC.
1.- Acceso al sistema de matriculas de la U ,mediante una plataforma basada en
web, as los estudiantes podran usarlo desde cualquier navegador.

TRADUCIR NECESIDADES A LENGUAJE DE LA ORGANIZACIN

CON ESTA NUEVA IMPLEMENTACIN DE LA NUEVA PLATAFORMA VIRTUAL BASADA
EN WEB , LA UNIVERSIDAD BUSCA SATISFACER LA NECESIDAD DE LA MAYOR
PARTE DE SUS ESTUDIANTES , YA QUE ELLOS PODRAN TENER MAYOR
ACCESIBILIDAD AL SISTEMA DE LA UNIVERSIDAD DESDE CUALQUIER APARATO
MVIL Y AS SATISFACER SUS NECESIDADES DE MATRCULA, VER HORARIOS, ETC.

TAMBIN LA UNIVERSIDAD PODRA DISMINUIR LAS QUEJAS DE LOS ESTUDIANTES

YA QUE EXISTIRA MAYOR ACCESIBILIDAD A LA PGINA DE MATRCULAS DE LA
UNIVERSIDAD POR SER DIVERSA, PORQUE PUEDE SER DESDE CUALQUIER
NAVEGADOR, MVIL, SISTEMA OPERATIVO, ETC.

ESTABLECER UNIDADES DE MEDIDA Y SENSORES

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DETERMINAR CARACTERSTICAS QUE PROPORCIONAN AL

CLIENTE UN BENEFICIO PTIMO
UNA PLATAFORMA QUE PERMITE COMPATIBILIDAD CON LA MAYORA DE SISTEMAS OPERATIVOS.
FACILIDAD DE ACCESO Y USO DESDE CUALQUIER DISPOSITIVO INTELIGENTE.
UN SOPORTE DE PROCESOS AMPLIO, QUE EVITE LA CADA EN EL SISTEMA.
RAPIDEZ EN LA EJECUCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS A REALIZAR

AGRUPAR NECESIDADES RELACIONADAS AL CLIENTE

LA FACILIDAD DE PODER ACCEDER DESDE CUALQUIER DISPOSITIVO INTELIGENTE.

NO TENER QUE INSTALAR PROGRAMAS PARA PODER USAR LA PLATAFORMA.
PODER REALIZAR SUS PROCEDIMIENTOS EN UN MENOR TIEMPO.
EVITAR QUE FALLE EL SISTEMA, ES DECIR ASEGURAR LA DISPONIBILIDAD DEL SERVIDOR O NO SE PUEDA
ACCEDER POR UNA SATURACIN DE USUARIOS.

SELECCIONAR LAS CARACTERSTICAS Y METAS DE ALTO NIVEL DEL PRODUCTO

Caractersticas

Metas

Compatibilidad con la mayora de exploradores.

Compatibilidad con exloradores.

Compatibilidad con los distintos sistemas operativos

Compatibilidad con S.O. del mercado

Facilidad de acceso y uso desde cualquier dispositivo inteligente

Los comandos a un solo clic

Un soporte de procesos amplio, que evite la cada en el Sistema.

capacidad del servidor para 1500 usuarios de

forma simultnea

Poder realizar sus procedimientos en un menor tiempo.

1 segundo por clic

DESARROLLAR LAS CARACTERSTICAS Y METAS DETALLADAS DEL PRODUCTO

Caractersticas

Metas

Compatibilidad con los exploradores como: Microsoft EDGE, FIREFOX, GOOGLE CHROME,
SAFARI Y OPERA.

Compatibilidad con la mayora de exploradores que

existen en el Mercado.

Compatibilidad con sistemas operativos como: todos los WINDOWS, LINUX, MAC,
SYMBIAN, ANDROID, IOS, UBUNTU

Compatibilidad con S.O. del Mercado que permita

elimar las restricciones del actual servidor de la
Universidad.

Facilidad de acceso y uso desde cualquier dispositivo inteligente.

Los comandos a un solo clic, reduciendo adems

algn clic innecesario.

Un soporte de procesos amplio, que evite la cada en el Sistema.

Capacidad del servidor para 1500 a 1800 usuarios de

forma simultnea para asegurar la disponibilidad del
Sistema.

Poder realizar sus procedimientos en un menor tiempo.

0.8 segundo por clic, como tiempo mximo de

respuesta al hacer clic en alguna de las opciones de
la plataforma.

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IDENTIFICAR CONDICIONES DE OPERACIN

Condicin

Razn

Aplicativo Web

Los aplicativos basados en web (Hmtl5, CSS3, php, etc.) se

pueden visualizar en todos los dispositivos y sistemas
operativos comunes, esto permite mayor conectividad de
parte no solo del usuario externo sino tambin del interno.

Sistema Multiplataforma

Al ser el sistema aceptado por todas las plataformas

comunes para su visualizacin, tenemos la ventaja de darle
al cliente externo conectividad desde casi cualquier lugar
donde tenga acceso a internet y a un dispositivo que pueda
acceder a este servicio. No son necesario programas
especficos para poder hacer uso del sistema.

Servidores dedicados

Alojamiento del sistema en un servidor dedicado para evitar

ataques o minimizar estos, encriptar los datos y hacer
sistemas de seguridad robustos para evitar la prdida o
modificacin de la informacin. Adems de que estos
evitarn el colapso por conexiones numerosas.

Condicin

Razn

Servidores en la nube

Hacer una copia sincronizada de los servidores dedicados

en servidores en la nube. As se tiene un respaldo en caso de
ataques fsicos que pueda sufrir el servidor dedicado.

Mantenimiento

Equipo que se mantenga al tanto de posibles ataques al

sistema y que le de mantenimiento al mismo, haciendo que
este est libre de cdigo basura o intil y cerrando bugs que
se puedan detectar.

Desarrollo

El desarrollo debe estar basados en lenguajes de

programacin que permitan seguridad y facilidad.

RECOGER INFORMACIN SOBRE PROCESOS

ALTERNATIVOS
Alternativa: Seguir con el Sistema
Actual
Actualmente se cuenta con un sistema
cerrado basado en Windows, es por
esto que slo se puede acceder desde
este sistema operativo Windows y con
el navegador Internet Explorer e
instalando el complemento Silverlight.

Alternativa: Migrar a un Sistema SAP

Actualmente la universidad cuenta con
licencia SAP (ORACLE), la cual permite
realizar sistemas especficos que
podran usarse para el sistema que
proponemos. Esto dara ventajas ya que
el uso de SAP de por si brinda un
ambiente seguro y se podra usar en
multiplataformas como se propone.

SELECCIONAR EL DISEO GENERAL DEL PROCESO

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DISEAR EL CICLO DE RETROALIMENTACIN

SE PRESENTARAN PERIDICAMENTE PREGUNTAS DE RETROALIMENTACIN SOBRE EL PROCESO
BRINDADO AL CLIENTE POTENCIAL, LAS CUALES ESTE SI DESEA PUEDE RESPONDER CON FINES
PRODUCTIVOS

EL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS PROPUESTAS

cliente

mejorar

proceso

retroalimentacion

Bucle de realimentacin
reforzada (positivo )

cliente

Actuar, o
cambiar

Bucle de realimentacin
compensadora (negativa)
proceso

retroalimen
tacion

PROGRAMAR AUDITORIAS
EL PROCESO DE LA AUDITORIA ES EVALUAR SI LA TRANSFERENCIA HA TENIDO XITO PARA QUE LA

AUDITORIA TENGA SIGNIFICADO REAL, SE ESTABLECERN LAS METAS ESPECFICAS BASNDONOS EN

CARACTERSTICAS DEL PROCESO.

METAS
Reducir en una 60% las quejas en un plazo de
1 ao
Subir en un 30% la satisfaccin de los
alumnos en un plazo de 1 ao.

COMO EVALUAR EL
CUMPLIMIETNO DE METAS
Analizar las quejas en el plazo de un ao
agruparlas por causa y analizarlas
Almacenar las respuestas de las encuestas de
retroalimentacin y analizarlas

RITMO DE METAS

AUDITOR

Las metas se renovaran en un periodo inicial (

de introduccin) de un ao, luego de esto se
ajustara de acuerdo a lo necesitado y se
propondrn nuevas metas semestralmente

Algn representante del rea de Informtica

INFORMES

QUIEN SE ENCARGARA DE LA
ACCION CORRECTORA

Se realizaran informes semestrales a cargo de

un representante de informtica dirigidos al
director de informtica.

Los informes se elevaran hasta direccin de

informtica donde se podr tomar decisiones
y si amerita en algn caso coordinar con
autoridades superiores

PLANIFICAR TRANSFERENCIA A OPERACIONES

ES LA ACTIVIDAD FINAL DEL PROCESO DE PLANIFICACIN DE LA CALIDAD CONSISTE EN APLICAR EL PLAN
VERIFICAR QUE TODO FUNCIONA BIEN POR MEDIO DE LOS ENCARGADOS DE CADA REA

EN ESTE EL CAMBIO SE HARA DIRECTAMENTE EN INFORMATICA Y LUEGO SE COMUNICARA A TODOS LOS

RELACIONADOS.

DESARROLLO (3
MESES)

ETAPA DE PRUEBA
(1 AO)

TOMA DE
DESICIONES