TEORIA DE

SISTEMAS
PARTE II
LA INFORMACION
Profesora: Monique Olmos C

Contenidos

1.
2.
3.

Los Sistemas
La informacin
Diagramas de Flujos. Aplicaciones de
transformacin de la informacin.

La informacin y algunas interrogantes ..

Cuan dependientes somos de la informacin?

Qu sucedera si en una organizacin

desapareciera la informacin?

Que rol juega la informacin en nuestras vidas?

Que tipos de informacin existen?

IMPORTANCIA DE LA INFORMACION
EN LA GESTION.
La informacin es fundamental hoy.
Informatizacin

cada vez es mayor

La necesidad de los datos actualizados

Mantener relaciones (complejas) entre
datos
Integracin de las distintas fuentes de
informacin dentro de una organizacin

Toma de decisiones

1. Concepto de informacin

Crear una idea o nocin, presentar , representar.

Es la clasificacin de smbolos y la relacin es la

conexin.

Adquisicin del conocimiento.

Es una funcin de las relaciones de las respuestas

posibles antes y despus de haberlas recibido.

Es disminucin de la incertidumbre

Concepto de informacin

Es

un conjunto de datos que se presentan de

forma inteligible al receptor.

Tiene un valor real o percibido para el usuario y

se agrega a lo que ya conoca respecto a un
suceso o un rea de inters.
Se agrega conocimiento al receptor pero debe
ser relevante para la situacin en la cual se
aplicara.

2. Informacin y Comunicacin
Sistema de Comunicacin

Mensaje
transmitido

Origen de la
informacin

Seal
transmitida

Transmisor

Seal
recibida

Canal

Ruido y
Distorsin

Mensaje
Recibido

Receptor

Destino

Es claro que el mensaje recibido no tiene por que ser el original, ya que
existen posibilidades de distorsin.

KHHC
YQO8W0

PERTURBACIONES , RUIDOS

BARRERAS

PERSONALES

FISICAS

SEMANTICAS

2.1. Barreras

Barreras

Personales
Barreras Fsicas
Barreras Semnticas

Barreras Personales

Interferencia de comunicacin que surge debido a

emociones humanas, valores o hbitos de escucha
deficiente, comn en situaciones de trabajo

Ejemplo
Mara habla con altanera a Janet, quin se resiste
ante su actitud, posteriormente este resentimiento
las separa.

Barreras Fsicas
Interferencia de comunicacin que ocurre en el
ambiente el que se est desarrollando.

Ejemplo:
el ruido que distrae y provoca prdida temporal de
mensaje
las paredes
la esttica en el mensaje de la radio

Barreras Semnticas
Se origina en las limitaciones de los smbolos
utilizados en la comunicacin.

Ejemplo:
Palabras con diferente significado
Falta de ortografa
Omitir smbolos como la coma.

En la organizacin, la comunicacin puede definirse como un

proceso mediante el cual se reciben:

Coordinar esfuerzos para

alcanzar objetivos que persigue la empresa
A travs de la comunicacin los empleados se pueden manifestar,
utilizando los elementos bsicos para lograr una COMUNICACIN
EFECTIVA.

3. La informacin es la resultante de un proceso en el

mbito organizacional

En el mbito organizacional se puede decir que la

informacin es la resultante de un proceso mediante el cual
un suceso se convierte en una seal que puede afectar el
comportamiento o provocar una reaccin en el elemento que
la percibe o es estimulado por una seal.

La informacin es la resultante de un proceso en el

mbito organizacional
Suceso : Todo aquello que ocurre dentro de un sistema o de su entorno
inmediato, con la particularidad que ese cambio genera un cambio de
estado en la naturaleza del sistema (que definen las variables del
sistema).
Seal : Estimulo que predispone a una persona o mquina a reaccionar
respectivamente, de determinada manera.
Dato

: El registro en algn medio de un evento.

No todos los sucesos o eventos tienen el carcter de dato.

Un dato es potencialmente informacin, es decir, un dato es
informacin slo si afecta a las personas que lo reciben.

Decidir : Es elegir opciones frente a un conjunto de ellas, con

informacin incompleta

La informacin es la resultante de un proceso en el

mbito organizacional

CONDUCCION

INFORMACION

Toma de decisiones
Proceso

Accin

La toma de decisiones es la seleccin de la mejor opcin,

tomando en cuenta dos o ms posibilidades.
Ejemplo: Una persona desea comprar un par de zapatos, unas
botas o unos tenis, pero no sabe cul elegir. Al final esta
persona opta por las botas, fue la mejor decisin.

4. Tipos de informacin

Los tipos de informacin producida en la

organizacin son diferentes y ellos depende:

Nivel
rea

Tipos de sistemas de informacin

Directores o
administradores
de nivel superior

Nivel Estratgico

Gerentes o
administradores
medios

Nivel de
Administracin

Nivel de
conocimiento

Trabajadores del
conocimiento y la
informacin

Nivel Operativo
Ventas y
mercadotecnia

Gerentes
operativos
Manufactura

Finanzas

Contabilidad

Recursos
humanos

Tipos de informacin

Nivel estratgico:
La informacin entregada en este nivel ayudan a los directivos
con la planeacin a largo plazo.

Nivel Administrativo:
La informacin en este nivel ayudan a los gerentes medios en el
seguimiento y control.

Nivel de Conocimiento:
La informacin ayudan a los trabajadores del conocimiento e
informacin a disear productos.

Nivel Operativo:
La informacin entregada en este nivel ayudan a los gerentes
operativos al seguimiento de las actividades diarias.

Ejemplos de Tipos de Informacin.

Informacin

de apoyo

Mantiene informados a los administradores en

relacin con situaciones actuales o niveles de
logros.

Volmenes de ventas del da de ayer.

Porcentaje de ocupacin del hotel en esta semana.
Numero de vuelos cancelados.

Informacin

de avance

Mantiene a los administradores al tanto de los problemas

presentes y de las crisis, as como de los avances
reportados, cuyo fin es aprovechar oportunidades.

Avance del da de ayer en las negociaciones de los contratos

laborales.
Estado del trabajo en la construccin de una nueva planta de
manufacturas.

Ejemplos de Tipos de Informacin.

Informacin de advertencia
Indica que estn ocurriendo cambios, ya sea por
oportunidades o presagios de problemas futuros
que afectan el xito de la empresa.

Fluctuaciones significativas en los precios de las materias primas

como el acero o la energa.
Pruebas de las caractersticas del mercado para nuevos productos.

Informacin de planeacin
Descripcin de los principales desarrollos y
programas que deben iniciarse en un futuro.

Participacin en el mercado que la empresa planea abarcar en los

prximos tres aos.
Ingreso de nuevos competidores o sustitutos de productos.

Ejemplos de Tipos de informacin

Informacin

de operaciones internas

Son indicadores de claves de cmo la organizacin o

las personas se estn desempeando.

Rendimiento acumulado sobre capital patrimonial.

Participacin porcentual en el mercado cubierto por la organizacin.

Informacin Interna y externa

Interna

Datos de contabilidad
Detalles numricos
Detalles de excepcin

Comunicacin de oficina
Supuestos de planeacin
Estimaciones
Opiniones.

Externa

Datos econmicos
Datos de mercado comprados

Opiniones sobre desarrollos econmicos esperados.

Legislacin.
Rumores en la industria

5. Informacin v/s Datos

Los datos se convierten en informacin cuando se
les transforma para comunicar un significado o
proporcionar un conocimiento.
Saldo inicial $36

Cul es el saldo final?

Retiro $100

Transformacin por
Transformacin por
procesamiento
procesamiento

Retiro $36

Cuenta Corriente

Informacin:
Sobregiro de $4.997

Informacin creada:
- La cuenta esta sobregirada;
- Tomar las medidas correspondientes.

Pero paradjicamente, lo que es informacin para

una persona puede no serlo para otra.

6. Atributos de la informacin.
Son caractersticas que tienen significado para el
usuario de cada elemento de la informacin.

Exactitud
Forma
Frecuencia
Extensin
Origen
Temporalidad

Exactitud
La informacin es cierta o falsa, exacta o inexacta.
la informacin representa la situacin o el estado como
realmente es.?
La informacin inexacta puede ser tratada por el usuaria como
si fuera exacta?
Ejemplo:
Un gerente recibe un informe donde errneamente muestra que
las ventas totales del mes es de 6 millones, el toma una
decisin sobre ese informe aunque esta sea inexacta,
(realmente fueron 60 millones). Por tanto se debe revisar
dicha informacin.

Forma
Se clasifican en:
Cualitativa y Cuantitativa
Numrica y Grfica.
Impresa y Visualizada.
Resumida y Detallada.

Por lo comn la seleccin de alguna de las formas esta

dada por la situacin.
Ejemplo:
Formularios

Frecuencia
La frecuencia es la medida de cuan a menudo se
requiere, se recaba o se reproduce.
Ejemplo:
La informacin para preparar la declaracin de
impuesto, puede recopilarse slo una vez al ao.

Extensin
El alcance de la informacin define su campo de
accin. Alguna informacin puede cubrir una amplia
rea de inters. Otra puede tener una esfera de
accin muy reducida. El uso determina el alcance
necesario.
Ejemplo:
Un amplio alcance de una informacin sobre ventas
puede referirse a todas las zonas de ventas de una
compaa que tiene negocios en Estados Unidos.
Un alcance reducido puede comprender nicamente una
regin de una compaa o una parte de su territorio.

Origen
La informacin se puede originar desde fuentes en
la organizacin o fuera de ella.
Ejemplo:
Desde gobierno o desde organizaciones de negocio.

Temporalidad
La informacin puede estar orientada hacia el
pasado, hacia los sucesos actuales, o hacia las
actividades y sucesos futuros.
Ejemplo:
Las empresas examinan la informacin para planear
contrataciones, expansiones, desarrollos de nuevos
productos, etc.

7.Tipos de decisiones
En las empresas las decisiones se toman de
diferentes maneras:
1.
2.

Decisiones programadas
Decisiones no programadas

Tipos de decisiones
1. Decisiones programadas. Son aquellas medidas rutinarias o
repetitivas, en donde la empresa puede realizar tareas especficas y
tomarlas.

Ejemplo: Si una persona vende paletas heladas, como es lgico,

en el invierno las ventas sern casi nulas. Su decisin podr ser:
cambiar de producto o dedicarse a otra cosa.
2. Decisiones no programadas. Son aquellas que no se toman muy
frecuentemente y que son nicas. (Se toman para resolver
problemas).

Ejemplo: Un empresario, para elaborar los productos, requiere

de materia prima, y sta se la compra a un proveedor, suponga
que no tiene los materiales en existencia. Qu hara en ese
momento? Tendra que tomar una decisin que no se haba
programado; adems de decidir si compra los materiales con
otro proveedor.

Decisiones estructuradas y no estructuradas.

Una decisin estructurada es aquella en la cual la generacin de
alternativas y la seleccin de una de ellas se realiza siguiendo reglas prefijadas.
Una decisin no estructurada es aquella en la cual tales reglas no existen.
Ambas son definiciones de los extremos de un espectro muy amplio, y en
la prctica toda decisin tendr grados intermedios de estructuracin.
Ejemplo:
Una persona solicita un prstamo en un banco. El gerente de crdito
aprobar o no el otorgamiento del servicio dependiendo si el cliente cumple
o no con los requisitos y garantas prefijadas.
Un detective puede seleccionar una de tres pistas para continuar la
investigacin de un crimen.
Un alumno que esta terminando 4medio debe decidir a qu carrera
postular.

Decisiones estructuradas y no estructuradas.

Observacin:

Los procesos que involucran decisiones

programadas y de carcter estructurado son
candidatos ideales a ser automatizados.

Si las decisiones son programadas pero no

estructuradas, slo se automatiza una parte
para la toma de decisiones.

Para el caso de decisiones no programadas, se

puede realizar lo mismo pero el beneficio de
automatizar ser dudoso en este caso.

8. El control y el rol de la informacin

La informacin permite al decisor tener eficacia en su tarea
lo cual consiste en el logro del control del sistema.
Entropa = Incertidumbre, ya que la incertidumbre representa
un cierto grado de desorden.
La informacin hace disminuir la incertidumbre y con ello la
entropa, de modo que la informacin es un flujo
neguentrpico.
No toda la informacin es neguentrpica. Todo sistema por ser
finito tiene una capacidad limitada de absorber variedad.

El control y el rol de la informacin

entropa

informacin
Si el sistema supera su capacidad de absorber variedad, la
informacin se transforma en un flujo entrpico.
El valor de mnima entropa corresponde a aquel donde la capacidad
de un conductor de absorber variedad llega a un mximo.
Todos estos conceptos encierran el proceso de control.

9. Problemas de la informacin

Cules son los problemas de la informacin bsicos

que se repiten comnmente?

 Redundancia
Exceso

o Defecto

Clasificacin
Inoportunidad

Redundancia
Existencia de dos o ms copias o versiones de la misma
informacin, almacenada en forma separada.
Ventajas:
Aumento de seguridad
Resguardo de inters contrapuestos
Desventajas:
Riesgos de inconsistencia
Mayor espacio de almacenamiento
Ineficiencia

Exceso o Defecto
Es cuando se tiene una cantidad abrumadora de
informacin de la cual solo se utiliza parte de ella, o
en caso contrario no se tiene registrada toda la
informacin necesaria para ser utilizada.

Clasificacin

Existe informacin, es oportuna, no esta en exceso

ni en defecto, sin embargo su modo de almacenarla
es el inadecuado.

Inoportunidad

Se refiere a cuando la informacin no llega a

tiempo a donde corresponde, es decir , carece de
oportunidad.

El jefe del rea de contabilidad de una organizacin mediana desea

implementar un cambio en los sistemas informticos utilizados para
el registro de la informacin contable.
Para ello, pregunta slo a dos de sus diez empleados los aspectos
que desearan mejorar.
Con la informacin obtenida, solicita al centro de Cmputo que
concrete la propuesta.
Una vez implementada, los resultados esperados no fueron
positivos, pues se detectaron otros aspectos que no haban sido
tomados en cuenta oportunamente.
En consecuencia esta decisin produjo mayores costos, y adems
prdida de tiempo y esfuerzos.
Segn el caso:
Cul fue el problema?
Cmo dara a conocer la informacin a sus subordinados?
De la informacin entregada por los dos empleados, cuales son los
atributos que resaltan.