Gestin de

Proyectos
Lic. Sergio Roberto Caldern Rivera

NOVENA
UNIDAD

SEGUIMIENTO Y CONTROL
DEL PROYECTO

SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL

PROYECTO
a. Seguimiento y Control del Proyecto.
b. Caractersticas del Control.
c. Seguimiento del gerente de proyectos en el
control y seguimiento de proyectos.
d. Anlisis del valor acumulado en el control y
seguimiento de proyectos
e. Actividades de seguimiento
f. El Seguimiento y Control en Planificacin del
Proyecto
g. El Seguimiento y Control en el tiempo de
ejecucin de actividades (cronograma).
h. El Seguimiento y Control en presupuesto del
proyecto.

NOVENA
UNIDAD

a. Seguimiento y Control del Proyecto:

caractersticas bsicas
Objetivo del seguimiento y control del proyecto: Cumplir con el objetivo del proyecto
Valor aadido a largo plazo: Conocimiento
Instrumentos necesarios:
Comit de Seguimiento
Impulsar el desarrollo de los Sistema de Informacin
Decidir acciones de alto nivel
Garantizar el compromiso del usuario
Tcnicas y herramientas de seguimiento
La planificacin
El registro de consumos y la previsin del estimado que falta
La supervisin de tareas y productos
informe de progreso y los documentos de presentacin

b. Caractersticas del Control

Evaluar el grado de avance en el proceso productivo del sistema

Evaluar el grado de calidad de los productos en base a los resultados intermedios obtenidos
Identificar las desviaciones que se producen o se producirn en los 02 aspectos de la
construccin: el proceso y el producto.
Comunicar el impacto en recursos, plazos, alcance y productividad del proyecto
Reflexionar sobre los factores de riesgo
Facilitar la toma de decisiones correctas en el mbito del proyecto y otras de rango superior

c. Seguimiento del gerente de proyectos en el

control y seguimiento de proyectos
El control se logra comparando dnde estamos y dnde se supone que debemos estar
Qu es el control?
Saber donde estamos, cmo estamos, donde deberamos estar
Qu se controla?
Planificacin, tareas, grado avance,..
Cmo se controla?
Diferentes mtodos
Cules son los componentes de un sistema de control?
Depende de la herramienta utilizada para el control (horas imputadas por tarea, componentes de
software, dedicaciones, fechas,..)
El control se ejerce de acuerdo a un Sistema de realimentacin
Entradas

PROCESO
REALIMENTACION

Salidas

c. Seguimiento del gerente de proyectos en el

control y seguimiento de proyectos
El control debe concebirse como informacin y no como poder (es necesario que sea consultable por los
miembros del equipo, sobretodo los analistas)
Hay que controlar el trabajo por cumplimiento de objetivos, no a los trabajadores
Un directivo ejerce el control nicamente cuando todos y cada uno de los miembros de la estructura de su
equipo controlan su propio trabajo
Cmo delegar en las personas?
Es necesario fomentar su COMPLICIDAD
Se delegan TAREAS no responsabilidades
DEFINICIN CLARA de lo que deben hacer cada uno de los miembros del equipo (fechas inicio/fin, tiempo de
ejecucin, requerimientos bien definidos, objetivos, como se relaciona su trabajo con el trabajo de los dems
miembros del equipo, ...)
Un plan personal de CMO HACER EL TRABAJO
SUPERVISIN/REALIMENTACIN sobre los progresos (es muy importante informar de los errores y
corregirlos en el momento en que se descubren a las personas que han realizado el trabajo para prevenir su
repeticin. Adems descubrir errores en fase de anlisis es menos costoso que en fase de construccin y an
menos costoso que en fase de puesta en marcha)

d. Anlisis del valor acumulado en el control y

seguimiento de proyectos

No puede haber control si no se realiza una evaluacin, y por lo tanto se cuenta con medidas precisas
El anlisis de la varianza o valor acumulado mide el progreso de un proyecto

VARIANZA es cualquier desviacin respecto a un plan que debe ser sometida a seguimiento
Varianza de coste: compara desviaciones de coste real y presupuestado
Varianza de programa: compara el trabajo planificado ya terminado con el trabajo real
Las variables para realizar las mediciones son
Coste presupuestado del trabajo programado
(CPTP)
Coste presupuestado del trabajo realizado (CPTR)
Coste real del trabajo realizado
(CRTR)
Varianza de coste
= CPTR - CRTR
Varianza de programa = CPTR - CPTP

d. Anlisis del valor acumulado en el control y

seguimiento de proyectos
INFORME DE SITUACIN DEL PROYECTO

e. Actividades de seguimiento
Simulacro de seguimiento

Orden de trabajo (lunes)

Captura de informacin (jueves)
Anlisis del progreso (viernes)
Valoracin de problemas (viernes)

Reuniones de seguimiento (quincena)

Informe de seguimiento interno/externo (mensual)

e. Actividades de seguimiento
Simulacro de seguimiento
Orden de trabajo (lunes)
Objetivos del trabajo
Fechas previstas para su realizacin
Persona que debe realizar la tarea
Dedicaciones presupuestadas para la persona y tarea
Encuadre de la tarea dentro del Desglose del Proyecto
Especificaciones y requisitos
Captura de informacin (jueves)
Identificacin de la persona
Cdigo de la tarea
Dedicaciones consumidas
Dedicaciones Pendientes
Fecha de inicio real
Fecha de fin real
Ojo a los cambios de requerimientos en fase de ejecucin!!

Anlisis de progreso (viernes)

Por cada tarea y proyecto completo
Fechas de inicio y final previstos
Fecha de comienzo real
Fecha programada de finalizacin
Dedicacin presupuestada
Dedicacin consumida
Responsable y resultado
Calidad del producto
Valoracin de problemas (viernes)
Analizar causas de los problemas y desviaciones
Grado importancia en relacin al proyecto
Decidir acciones correctivas
Impacto
Prever desviaciones
Detectar nuevos factores de riesgo

e. Actividades de seguimiento
Simulacro de seguimiento
Informe de seguimiento
Comprensin general de los objetivos
Conocimiento del progreso de tareas y de necesidades de coordinacin
Planificacin ms realista, adaptada a las nuevas necesidades
Deteccin temprana de problemas potenciales y del retraso en el proyecto
Valorar el grado de avance del proyecto
Enumerar los cambios en los requerimientos del cliente que afectan a la planificacin, objetivos,..
Enumerar los nuevos factores de riesgo y revisar el estado de los anteriores
Reuniones de seguimiento
Motivar a los participantes en la consecucin de los objetivos (complicidad)
Clarificar y coordinar los diferentes puntos de vista
Resolver los conflictos planteados
Revisar las prioridades de los trabajos
Reconducir la marcha del proyecto
Revisar el mtodo de trabajo
Analizar desviaciones y proponer alternativas de solucin

f. El Seguimiento y Control en Planificacin del

Proyecto.

f. El Seguimiento y Control en Planificacin del

Proyecto.

g. El Seguimiento y Control en el tiempo de

ejecucin de actividades (cronograma).

h. El Seguimiento y Control en presupuesto del

proyecto.

DECIMA
UNIDAD

EL CIERRE DEL PROYECTO

EL CIERRE DEL PROYECTO

a. El cierre del proyecto.
b. Informe De Cierre De Proyecto.
c. balance de ingresos y gastos.
d. Resumen de cierre de proyecto
e. tratamiento de la documentacin generada.
f. Indicadores objetivos del resultado del
proyecto

DECIMA
UNIDAD

a. El cierre del proyecto.

El cierre de un proyecto es la culminacin del proceso proyectual, y el momento de hacer balance del
mismo. Durante el cierre se advierte cmo de bien o de mal se ha terminado y, en especial, si se han
alcanzado los objetivos (beneficios) previstos. Un proyecto ha finalizado cuando:
Desde el PUNTO DE VISTA TCNICO, que todas las actividades hayan finalizado por completo, o
en el peor caso, que se haya agotado el tiempo para llevarlos a cabo.
Desde el PUNTO DE VISTA ADMINISTRATIVO, que no van a presentarse costes adicionales y de
que se han facturado todas las cantidades al cliente (independientemente de que an no se hayan
cobrado).

a. El cierre del proyecto.

El cierre provoca obligatoriamente la

facturacin y las reuniones de evaluacin;
donde se examinar cul ha sido el transcurso
en fase del proyecto, cul es el margen obtenido
de beneficios y se extraern conclusiones
sobre ello.

a. El cierre del proyecto.

OBJETIVOS PRINCIPALES:
Analizar desde la perspectiva econmica; balance de los recursos gastados y los beneficios obtenidos.
Diagnosticar el funcionamiento, tratando de analizar las desviaciones entre las previsiones iniciales y el
resultado.
Corregir (proyectos futuros) las actuaciones que dieron pie a tales desviaciones.
OBJETIVOS SECUNDARIOS:
Consolidar los resultados tcnicos del proyecto en el curriculum de la empresa (conocimientos
adquiridos, tecnologa utilizada, documentacin, productos, etc ...).
Evaluacin de proyectos futuros. Identificar las nuevas oportunidades comerciales nacidas a partir de la
consecucin del proyecto y darle continuidad con nuevos contratos.

b. Informe de Cierre de Proyecto.

El objetivo es evaluar el resultado de los trabajos y resumir todo lo sucedido en el proyecto que pueda
ser de importancia para proyectos futuros de la empresa o institucin ejecutara; contiene la informacin
de si el proyecto obtuvo o no los resultados previstos, en caso negativo, tambin incluye un anlisis de las
razones de ello.
EXISTEN EN LOS INFORMES DE CIERRE DE PROYECTO OTRAS UTILIDADES:
Detectar errores sistemticos en los presupuestos de los proyectos y ofertas.
Analizar la tendencia histrica de los proyectos gestionados por cada responsable y los contratados
con cada cliente.
Establecer nuevas tendencias para abordar mercados clsicos o emergentes.

b. Informe de Cierre de Proyecto.

LA DOCUMENTACIN Y PARTICULARIDADES DEL CIERRE SE COMPONE:

1. Balance de ingresos y gastos.
2. Resumen de cierre de proyecto.
3. tratamiento de la documentacin generada.
4. Indicadores objetivos del resultado del proyecto.

b. Informe de Cierre de Proyecto.

1. balance de ingresos y gastos.

Son todos los valores negativos y positivos que se obtiene al cierre del proyecto.
Valores negativos indican ahorro (incremento del beneficio).
Valores positivos indican gastos superiores (reduccin del beneficio).
Hay que incluir todos los gastos, an cuando no hayan sido contablemente imputados:
Facturas libradas al cliente, pero an no cobradas.
Gastos pendientes no facturados o cobrados.

b. Informe de Cierre de Proyecto.

2. Resumen de cierre de proyecto.
Incluye:
Informe econmico.
Informe de situacin final.
Para su mayor conocimiento se detallara cada uno de estos.
Informe econmico: Resume los datos contables ms significativos del proyecto sin entrar en detalles (de eso
se encarga el balance detallado de ingresos y gastos que lo hace la contabilidad del proyecto).
Informe de situacin final: Descripcin general, en lenguaje no tcnico, del ciclo de vida del proyecto, desde la
adjudicacin hasta el cierre contable.
Debe contener:
- Datos bsicos del proyecto (nombre, responsable, duracin, presupuesto, etc.).
- Descripcin general de los hechos ms significativos del mismo (modificaciones, dificultades, medidas para
resolverlas, relaciones con terceras partes, posibles acciones futuras).
- Cualquier otra informacin de inters.

b. Informe de Cierre de Proyecto.

3. tratamiento de la documentacin generada.
La experiencia y el saber hacer (know-how) de la empresa, institucin u ONG debe prevalecer sobre la
dinmica de idas y venidas de los trabajadores (contratos temporales). La experiencia obtenida en la
realizacin de un proyecto no se habr perdido si se conservan documentados:
Estudios o productos del proyecto.
Cdigos y metodologas de aplicacin.
Documentacin especfica del proyecto.
Experticias de intervencin novedosas que generan buenos resultados.
Los procedimientos de tratamiento de la informacin interna de una empresa, institucin u ONG deben
orientarse a:
Propiciar la conservacin de la documentacin generada por los proyectos y difusin de su existencia a
los empleados para que puedan utilizarla en otros proyectos.
Propiciar la conservacin de los productos generados u obtenidos en los proyectos y difusin de su
existencia a los empleados para que puedan utilizarla en otros proyectos.
Asegurar su custodia, evitando filtraciones a la competencia.

b. Informe de Cierre de Proyecto.

3. tratamiento de la documentacin generada.

Por ultimo es necesario conservar y custodiar siempre la siguiente documentacin:

Documentacin interna del proyecto (minutas, informes, etc.).
Documentacin generada dentro del mbito del proyecto.
Documentacin obtenida de terceros (clientes, proveedores, consultores, bibliografa, etc.).
Descripcin detallada de los productos generados (diseos, planos, cambios, manuales, metodologas,
etc.).
Esta informacin ser de suma importancia en la implementacin de futuros proyectos y ser el know-how
empresa, institucin u ONG.

b. Informe de Cierre de Proyecto.

3. tratamiento de la documentacin generada.

Por ultimo es necesario conservar y custodiar siempre la siguiente documentacin:

Documentacin interna del proyecto (minutas, informes, etc.).
Documentacin generada dentro del mbito del proyecto.
Documentacin obtenida de terceros (clientes, proveedores, consultores, bibliografa, etc.).
Descripcin detallada de los productos generados (diseos, planos, cambios, manuales, metodologas,
etc.).
Esta informacin ser de suma importancia en la implementacin de futuros proyectos y ser el know-how
empresa, institucin u ONG .

b. Informe de Cierre de Proyecto.

4. Indicadores objetivos del resultado del
proyecto.
INDICADORES ECONMICOS DE PRIMER ORDEN
Facturacin del proyecto. Indicador del volumen del proyecto, sirve de referencia a la hora de evaluar otros
parmetros.
Margen del proyecto. Diferencia entre los ingresos y los costes asociados, tanto en valor absoluto como
porcentaje referido al precio de venta del proyecto.
Beneficio del proyecto. Margen obtenido, una vez restados los costes de oportunidad del capital material y
humano. Como coste de oportunidad se suele tomar el valor del IPC (ndice de Precios de Consumo) o el precio
oficial del dinero.
Coste por hora trabajada. Distribucin de los costes del proyecto entre las horas de esfuerzo dedicadas, una
vez detradas las de trabajo ajeno (subcontrataciones) y a gastos en materiales y equipos (suministros), as como
el importe reservado a incontingencias de ambos.

b. Informe de Cierre de Proyecto.

4. Indicadores objetivos del resultado del
proyecto.
INDICADORES ECONMICOS DE PRIMER ORDEN
Precio de venta de la hora trabajada. Referido a la facturacin del proyecto. Se calcula detrayendo de la facturacin del
proyecto (sin impuestos) el valor de las partidas de subcontrataciones y suministros, junto a sus contingencias y beneficio
medio. El valor resultante se divide entre el nmero de horas de trabajo.
Componentes del coste del proyecto. Muestran la importancia de cada partida de costes dentro del proyecto, y dan una
idea acerca del tipo de proyecto y sus riesgos inherentes.
Valor relativo del esfuerzo propio. Porcentaje del coste total del proyecto que se destina a horas de esfuerzo del
personal.
Valor relativo de las subcontrataciones. Porcentaje del coste total del proyecto que se dedica a subcontrataciones
(incluyendo las contingencias).
Valor relativo de los suministros. Porcentaje del coste total del proyecto que se destina a suministros (incluyendo
sus contingencias).

b. Informe de Cierre de Proyecto.

4. Indicadores objetivos del resultado del
proyecto.
INDICADORES FINANCIEROS
Hacen referencia al origen de los fondos utilizados para lograr los fines del proyecto, as como su proyeccin en el tiempo.
Porcentaje de endeudamiento externo (ajeno). Hace referencia al montante que, caso de impago, debe de hacer frente la
empresa. Se calcula como el porcentaje de los gastos del proyecto destinados a subcontrataciones, suministros (material y
equipos) viajes y gastos varios.
Porcentaje de endeudamiento interno (propio). Porcentaje de los gastos que, en caso de impago, la empresa debera
satisfacerse a s misma, y se calcula como el valor complementario del porcentaje de financiacin externo.
Valor actual neto del proyecto. Van = i [Fi / (1 + r)n]. Donde Fi es cada uno de los flujos monetarios del proyecto, n es el
nmero de aos/meses transcurridos desde que se produjo el flujo monetario, y r es la inflacin anual/mensual acumulada
desde entonces.
Tasa de rendimiento (r) interno del proyecto. r = (Ingresos- Costes)/(Costes*Tiempo) = Margen/Tiempo.

b. Informe de Cierre de Proyecto.

4. Indicadores objetivos del resultado del
proyecto.
INDICADORES DE OCUPACIN LABORAL
El principal capital en una empresa es su propio personal. As pues, mantener al personal ocupado en proyectos es vital
para obtener beneficios. Los indicadores de ocupacin tienen como objetivo dar una idea de cuntas personas hacen (o han
hecho) falta en la realizacin de un proyecto y cul ser (o ha sido) la dedicacin al mismo.
Las utilidades ms importantes de este tipo de indicadores son:
Determinar el nmero de personas que hay (o hubo) que reservar para un proyecto.
Determinar, en conjunto con los dems proyectos de la empresa, cul es el ndice de ocupacin del personal de la
empresa, institucin u ONG .
Ayudar a definir la poltica de personal de la empresa, cuantificando el nmero de trabajadores que sobran o faltan en
plantilla.
Los indicadores de ocupacin laboral ms significativos son:
Carga de trabajo. Indica el nmero de horas de trabajo, de una determinada categora, que haran falta para
completar un trabajo.
Nmero de personas necesarias para el proyecto o empresa. Suma de las cargas de trabajo de toda una categora a
lo largo de un intervalo de tiempo y dividido por el nmero de horas hbiles de trabajo en dicho perodo.
ndice de ocupacin. Divisin de la carga de trabajo (individual o colectiva) de un perodo entre el nmero de horas
hbiles de trabajo del mismo.

b. Informe de Cierre de Proyecto.

4. Indicadores objetivos del resultado del
proyecto.
INDICADORES DE GESTIN
Nos proporcionan un baremo de cun acertada ha sido la gestin de los trabajos, y la respuesta del equipo de
trabajo. Entre los factores objetivos ms importantes estn las desviaciones correspondientes a:

Plazo de ejecucin del contrato.

Coste (global y por partidas).

Margen.

Contingencias.

Muchas

Gracias por
su

Atencin!
Lic. Sergio Roberto Caldern Rivera
scalderonrivera@Gmail.com