Evaluacin de

sistemas de
Temas VIII
cmputo
Costos de operacin
Costo de personal y servicios durante la
operacin del software de aplicacin
Edna Martha Miranda Chavez
Sergio Fuenlabrada Velzquez
Actualizacin Abr 2010

Evaluacin de
seleccin

VIII. Costos de operacin

Definicin de costos de operacin del sistema de

cmputo

Gastos pre-operativos

Costos de operacin del sistema de cmputo

o

Costos del personal

Costos operacionales

Tabla resumen Gastos operativos

Estado de resultados

Definicin de costos de operacin del

sistema de cmputo
El anlisis de costos de operacin determina la
posibilidad de poder cubrir los gastos una vez que el
sistema de computo este funcionamiento.
Los financieros proyectan los costos a 10 aos; sin
embargo como se estima que su tiempo de vida til del
hardware es de 3 aos y del software de 5 aos, la
proyeccin generalmente para la informticos se realiza
a cinco aos.

Bsicamente se dividen los costos de operacin en

dos grandes rubros: gastos pre-operativos y gastos
operativos
A) Gastos iniciales, pre-operativos o inversin inicial para la
operacin.

Se denomina inversin inicial porque se realizan al inicio de la

operacin del software de aplicacin. En este rubro se engloban
todos los costos de (de base, herramientas, de seguridad, o de
comunicaciones), y/o hardware (equipo de computo y
comunicaciones), o equipo de oficina que son necesarios para dar
inicio a la operacin del software de aplicacin, en otras
palabras son requerimientos para poder poner a funcionar el
software de aplicacin. La compra de software y hardware se puede
denominar tambin gasto tcnicos.

Gastos Pre-operativos - En este rubro se engloba la contratacin

de lneas telefnicas, cursos de capacitacin a usuarios, etc.

Definicin de costos pre - operativos del sistema de

cmputo
Se denomina inversin porque el cliente va a obtener algo de
ese gasto, como puede ser aumentar productividad, disminuir
costos de produccin, aumentar produccin, ser ms
competitivo, etc.
Si el software, hardware, equipo de comunicaciones y equipo
de oficina puede esta disponible en la empresa, ser necesario
el asignarlo al rea de operacin o del usuario
Quiz sea necesario el adquirir nuevo software, equipo de
cmputo u oficina, para tal actividad ser necesario aplicar el
anlisis de Bench Mark (visto en temas anteriores), y
determinar la mejor alternativa y su costo de adquisicin
Como ya se ha mencionado el gasto por la adquisicin de
nuevo software, hardware, equipo de comunicaciones y equipo
de oficina se considera Inversin
A continuacin se muestra un ejemplo.

Ejemplo de tabla de Costos preoperativos

Id.
Concepto
Cantidad
Importe
Total
A.

Software, equipo de cmputo y comunicaciones

a.1

Software de Base, herramientas, etc.

a.2

Hardware y equipo de comunicaciones

B.

$182,860.00
$52,860.00
$ 130,000.00

Equipo de oficina

$ 2,000.00

b.1

Escritorios y sillas

$ 1,750.00

b.2

Sillas

C.
c.1

250.00

Cursos de capacitacin
Cursos de capacitacin a usuarios

Total de gastos pre-operativos

$10,000.00
3 personas

$ 10,000.00
$194,860.00

La seleccin del mejor software, hardware, equipo de comunicaciones y de

oficina para la operacin, se realiza por medio de Bench Mark , (visto en temas
anteriores). En sta lamina slo se presenta la tabla resumen.

Costos de operacin del sistema de cmputo.

Siempre existirn costos de operacin tales como:

Costos por el pago mensual del personal que opera
el sistema de cmputo
Costos por concepto de luz, agua, servicios
sanitarios, seguridad, Mantenimiento y plizas de
seguro
A continuacin se describe un ejemplo de cmo se
representan estos costos.

Ejemplo 1. Costos del personal que

operar el sistema de cmputo.
El ejemplo parte de la idea que el personal que operar el software de aplicacin,
se encontrar trabajando todo el tiempo con el sistema. Por lo tanto se tomar en
cuenta el total de su sueldo para calcular el costo de operacin.

Sueldo
base
mensual

Recurso
Humano

Jefe de
Departamento

Prestaciones
30%

Sueldo
mensual
ms
prestacio
nes

Sueldo
anual
Ao 1

Ao 2

Ao 3

Ao 4

$18,000.00

$5,400.00

$23,400.00

$280,800.00

$280,800.00

$280,800.00

$280,800.00

Usuario 1

$8,000.00

$2,400.00

$10,400.00

$124,800.00

$124,800.00

$124,800.00

$124,800.00

Usuario 2

$7,550.00

$2,265.00

$9,815.00

$117,780.00

$117,780.00

$117,780.00

$117,780.00

Capturista 1

$5,500.00

$1,650.00

$7,150.00

$85,800.00

$85,800.00

$85,800.00

$85,800.00

Capturista 2

$5,000.00

$1,500.00

$6,500.00

$78,000.00

$78,000.00

$78,000.00

$78,000.00

$687,180.00

$687,180.00

$687,180.00

$687,180.00

Total

Gastos del personal que opera el sistema de cmputo.

Ejemplo 2. Costos del personal que opera

el sistema de cmputo (tiempo de
dedicacin
parcial)
Los
costos fijos no son reales,
se necesita proyectar el dinero a travs del tiempo aplicando

la formula de valor futuro Si existe personal que no se encuentra al 100% relacionado con el
sistema o lo ocupa slo una parte del da o algunos das de la semana, para calcular su
costo, se tendr que calcular su costo Hora/Hombre (slo para estas personas) y determinar
las horas que utilizan el sistema por mes, y calcular su costo. Una vez que se tenga el costo
mensual se debe multiplicar por 12 para obtener el costo anual. Se puede usar el clculo de
Costo hora/hombre se vio en temas anteriores para hacer el calculo de personal.

Recurso
Humano
Jefe de
Departamento

Sueldo
base
mensual

Prestaciones
30%

Sueldo
mensual
ms
prestacion
es

% de
tiempo
que
dedicar
a al
nuevo
sistema

Costo anual
del personal
que operar el
sistema

Ao 2

Ao 3

Ao 4

$18,000.00

$5,400.00

$23,400.00

100%

$280,800.00

$280,800.00

$280,800.00

$280,800.00

Usuario 1

$8,000.00

$2,400.00

$10,400.00

50%

$62,400.00

$62,400.00

$62,400.00

$62,400.00

Usuario 2

$7,550.00

$2,265.00

$9,815.00

25%

$29,445.00

$29,445.00

$29,445.00

$29,445.00

Capturista 1

$5,500.00

$1,650.00

$7,150.00

10

$8,580.00

$ 8,580.00

$ 8,580.00

$ 8,580.00

Capturista 2

$5,000.00

$1,500.00

$6,500.00

10

$7,800.00

$7,800.00

$7,800.00

$ 7,800.00

$389,025.00

$389,025.00

$389,025.00

$389,025.00

Total

Gastos del personal que opera el sistema de cmputo.

Costos del personal que opera el

sistema de cmputo
El caso del sistema de computo, que Usted esta analizando
posiblemente requiera de personal que se dedica al 100% a operar
dicho sistema y/o posiblemente tambin requerir de personal que
se dedique parcialmente.
El ejemplo 2 ser la mejor opcin para representar los costos que
generar el personal que operar dicho sistema.
En otras palabras el ejemplo 2 le permitir representar a personal
de tiempo completo y tambin a personal de tiempo parcial o
ambos.

Gastos del personal que opera el sistema de cmputo.

Costos de operacin del

sistema de cmputo
Para que opere el sistema de cmputo forzosamente
requerir de servicios de luz, agua, telfono,
seguridad, mantenimiento de software y hardware,
servicios sanitarios, etc.
Recuerde que se tiene que proyectar los costos a 5
aos para en un paso futuro efectuar el estudio de
financiero.

Ejemplo 1. Gastos operativos

Gastos
operativos

Mes 1

Ao1

Ao 2

Ao 3

Ao 4

Ao 5

Luz

$ 700.00

$ 8,400.00

$ 8,400.00

$ 8,400.00

$ 8,400.00

$ 8,400.00

Agua (bimestral)

$ 200.00

$1,200.00

$1,200.00

$1,200.00

$1,200.00

$1,200.00

Renta

$3,000.00

$36,000.00 $36,000.00

$36,000.00

$36,000.00

$36,000.00

Telfono

$ 900.00

$10,800.00 $10,800.00

$10,800.00

$10,800.00

$10,800.00

$3,500.00

$3,500.00

$3,500.00

$3,500.00

Internet banda
ancha (anual)

$ 3,500.00

$3,500.00

Papelera

$1,000.00

$12,000.00 $12,000.00

$12,000.00

$12,000.00

$12,000.00

Total

$9,300.00

$71,900.00 $71,900.00

$71,900.00

$71,900.00

$71,900.00

Se determinarn los gastos mensuales, bimestrales, semestrales de los

servicios requeridos y se calcularn a un ao, se repite los montos por cinco
aos de vida til del sistema de computo.

Ejemplo. Tabla resumen Gastos

operativos
Concepto

Ao0

Ao1

Gastos pre-operativos
-Software
-Hardware
- Equipo oficina
- capacitacin

Ao3

Ao4

Ao5

$194,860.00

Gastos de personal
que operar del
sistema

$687,180.00

Gastos Operativos

$ 71,900.00

Total

Ao2

$194,860.00 $ 759,080.00