AJUSTES DE CUENTAS

Y HOJA DE TRABAJO

ELABORADO POR:
MARIA ALEJANDRA GMEZ DAZ

AJUSTE

Ajuste es el asiento contable necesario para

llevar el saldo de una cuenta a su valor
correcto.
Al finalizar el periodo contable, las cuentas
deben presentar su saldo correcto, por cuanto
estos valores servirn de base para preparar
los estados financieros. Cuando los saldos de
las cuentas presentan diferencias, es
necesario ajustarlos, mediante un registro
contable llamado asiento de ajuste.

AJUSTES ORDINARIOS

Son los asientos que se realizan, con frecuencia, en

una empresa en cada periodo contable para llevar el
saldo de una cuenta a su valor correcto. Como
soporte se elabora una nota de contabilidad. Este
tipo de ajustes afecta, entre otras las siguientes
cuentas

Caja
Bancos
Provisiones y deudas de difcil cobro
Inventario de mercanca
Depreciacin acumulada
Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos
Ingresos recibidos por anticipado
Ingresos por cobrar
Costos y gastos por pagar
Provisiones para obligaciones laborales

AJUSTE A LA CUENTA CAJA,

OCASIONADO POR ARQUEO

Al verificar la existencia de valores en

caja, esto es al realizar arqueo, debe
compararse su valor con el saldo en libros.
Al efectuar esta comparacin pueden
presentarse los siguientes casos:

1. El valor total del arqueo de caja puede

ser menor que el saldo en libros.
a) Faltante
ocasionado
por
dineros
entregados por el cajero y no
registrados en libros.
b) Faltante por dineros dispuestos por el
cajero pagados de ms.
2. El valor total del arqueo de caja puede
ser mayor que el saldo en libros.
a) Ingresos recibidos por el cajero no
registrados.
b) Otros valores sobrantes en la caja.
3. El valor total del arqueo de caja coincide
con el saldo en libros

AJUSTE A LA CUENTA BANCOS, OCASIONADO

POR CONCILIACIN BANCARIA

Para hacer este ajuste es necesario realizar

una conciliacin, o sea, comparar el saldo
del libro de bancos de la empresa con el
saldo del extracto bancario.
Extracto bancario es el documento que
elaboran mensual o trimestralmente los
bancos para sus clientes por cuenta
corriente o de ahorros, respectivamente, en
el que relacionan de forma parcial y total el
movimiento de la cuenta.

AJUSTE A LA CUENTA BANCOS, OCASIONADO

POR CONCILIACIN BANCARIA

Al conciliar cada cuenta bancaria, se

identifican los ajustes que es necesario
realizar por cada diferencia encontrada,
las ms frecuentes pueden ser:
1. Transacciones contabilizadas por la
empresa y no registradas por la entidad
bancaria

2. Por valores que aparecen en el extracto y que

an no se han registrado en la empresa. En
este caso la empresa debe realizar ajustes,
as:
Por notas dbito: el banco enva nota debito por
concepto de cheques devueltos, chequeras,
comisin de remesas, intereses por
sobregiros, intereses sobre prstamos y otros
servicios bancarios
Por notas crdito: el banco enva notas crdito
por concepto de prstamos abonados en
cuenta corriente, consignaciones de clientes,
rendimientos financieros producidos por los
saldos en cuentas bancarias.

Por errores en libros al

registrar el valor de una
consignacin,
por
este
concepto se presentan dos
casos:
Cuando el valor registrado
es menor que el valor de
la consignacin, se debita
bancos por el menor valor
registrado.
Cuando el valor registrado
es mayor que el valor de
la
consignacin,
se
acredita en bancos por el
mayor valor registrado.

Por error en libros al registrar el valor de un

cheque, se presentan dos casos:
Cuando el cheque se registra por una cantidad
menor que el valor girado, es necesario
acreditar en bancos al menor valor registrado.
Cuando el cheque se registra por una cantidad
mayor que el valor girado, se debita bancos por
el mayor valor registrado.
Modelos de conciliacin bancaria

AJUSTE POR PROVISION

CARTERA O ESTIMATIVO PARA
DEUDAS DE DIFICIL COBRO

El valor de cartera est constituido por los saldos que

adeudan los clientes por venta de mercancas a
crdito. Estos saldos deben aparecer en el balance
por su valor correcto, teniendo en cuenta que
algunas deudas no se pueden recaudar por
fallecimiento de clientes, insolvencia, cambios de
domicilio, incendios y otros casos fortuitos, por tanto,
es necesario estimar como incobrable una parte del
saldo de cartera, y en el balance general, en la
seccin de activos, presentar el valor neto a cargo de
los clientes.

La provisin en cartera es la apropiacin

que la empresa debe calcular para proteger
la cartera de difcil cobro o recuperacin. Su
valor constituye un gasto que disminuye al
activo

MTODOS PARA CALCULAR EL

VALOR DE LA PROVISIN
Provisin individual de cartera: se acepta
como provisin individual hasta 33%
anual del valor nominal de cada deuda
con ms de un ao de vencida.
Provisin
general: con base en el
vencimiento de los saldos por cobrar de
cada cliente, este mtodo consiste en
determinar la provisin por medio de
porcentajes variables, de acuerdo con la
fecha de vencimiento.

CLIENTE
GERMAN
ERAZO

MODELO DE ANLISIS DE CARTERA

VENCIMIENTOS EN MESES
FACTU VALOR
RA N FACTURA
0-3
3-6
6-12
+ DE 12
6139 1.000.000

1.000.000

GLORIA LOPEZ

7510 800.000

800.000

FABIO LUNA
JAIME
MARTINEZ
LUZ DARY
MUOZ
MARA
PAREDES

7438 400.000

400.000

5573 700.000

700.000

6024 550.000

4890 655.000

655.000

PAULA SALAS
ROSA
SANTANDER
SANDRA
VILLOTA

7455 503.000

503.000

4816 298.000

298.000

5631 395.000

395.000

550.000

TOTALES 5.301.000 1.703.000 1.550.000 1.095.000 953.000

% PROVISION
0%
5%
10%
15%

CONTABILIZACIN DE AJUSTES
POR PROVISIN CARTERA

Debe tenerse en cuenta que el valor de la

provisin representa un gasto operacional para
la empresa. Una vez calculado el valor de la
provisin por cualquiera de los procedimientos
anteriores, se compara este valor con el saldo
de la cuenta provisiones y se realiza el ajuste
necesario; se aumenta o disminuye el valor del
gasto y la provisin, segn el caso que se
presente.

a)

b)

Si la cuenta provisiones no tiene saldo, se

realiza el ajuste por el valor resultante de
calcular la provisin; para ello, se aumenta y
se debita la cuenta de gastos , y se aumenta
y se acredita la cuenta provisiones.
Si al comparar el saldo anterior de la cuenta
provisiones ste es menor que el valor
resultante de calcular la provisin en el
periodo actual, debe realizarse un ajuste por
el valor de la diferencia; para ello, se
aumenta la cuenta de gastos y se aumenta
la cuenta provisiones por este valor, o sea,
debita la primera cuenta y acredita la
segunda.

c)

Si el saldo anterior de la cuenta 1399

(provisiones) es mayor que el valor
resultante de calcular la nueva provisin,
se debe realizar el ajuste por el valor de
la diferencia; por ello, se debita la cuenta
provisiones y se acredita una cuenta de
ingresos que es la 425035, que
corresponde
a
recuperacin
de
provisiones.

CANCELACIN DE
DOCUMENTOS INCOBRABLES
Cuando el valor de las facturas que adeudan
los clientes no ha sido recaudado en el plazo
pactado, se traslada a la cuenta deudas de
difcil cobro. Cuando se hayan agotado las
gestiones de cobro, se procede a castigar esta
cuenta contra provisiones
Reclasificacin de la deuda por difcil cobro
Castigo de la deuda por incobrable

AJUSTE POR INVENTARIO DE

MERCANCAS EN LAS EMPRESAS
CON SISTEMA DE INVENTARIO
PERMANENTE

Al comparar el valor total del inventario

fsico de mercancas con el saldo en libros,
pueden presentarse los siguientes casos:

INVENTARIO FISICO MAYOR QUE EL VALOR

EN LIBROS DE LA CUENTA MERCANCAS

Cuando por error los proveedores entregan

ms mercancas o en caso contrario, a los
clientes se les despacha menos, y no
habiendo reclamo, se presenta un
sobrante y debe realizarse un ajuste por la
diferencia; para ello, se debita la cuenta
mercancas no fabricadas por la empresa y
se acredita una cuenta de ingreso.

INVENTARIO FISICO MENOR QUE EL VALOR

EN LIBROS DE LA CUENTA MERCANCAS

En este caso se presenta un faltante y es

necesario realizar el ajuste por la diferencia;
para ello, se acredita la cuenta 1435 y se
debita la cuenta segn la razn que haya
ocasionado el faltante as:
o Porque las mercancas perdieron su peso
de
forma
natural,
ya
sea
por
deshidratacin, evaporacin o algn caso
fortuito.
o Perdida
de
mercancas
por
irresponsabilidad del almacenista: en este

AJUSTE POR DEPRECIACIN DE PROPIEDADES,

PLANTA Y EQUIPO (ACTIVOS FIJOS)

La depreciacin es el gasto en que incurre una

empresa a medida que sus activos fijos
tangibles se desgastan durante la vida til.
Vida til es el lapso durante el cual se espera
que la propiedad, plante y equipo contribuir a
la
generacin
de
ingresos.
Para
su
determinacin es necesario considerar la vida
til legal reglamentada por el Estatuto
Tributario o una vida til tcnica fijada de
acuerdo con las especificaciones de fbrica.

De acuerdo con la legislacin tributaria

colombiana el tiempo de vida til y porcentaje de
desgaste establecidos para efectos de la
depreciacin anual, son los siguientes.

ACTIVO DESPRECIABLE
CONSTRUCCIONES Y
EDIFICACIONES
MAQUINARIA Y EQUIPO
EQUIPO DE OFICINA
EQUIPO DE COMPUTACIN Y
COMUNICACIN
FLOTA Y EQUIPO DE
TRANSPORTE

VIDA
TIL

%
DEPRECIACIN
ANUAL

20 AOS
10 AOS
10 AOS

5%
10%
10%

5 AOS

20%

5 AOS

20%

MTODOS PARA CALCULAR EL

VALOR DE LA DEPRECIACIN

La depreciacin se calcula sobre el costo de los

bienes, constituido por el precio de adquisicin,
incluye impuesto a las ventas, de aduana y
otros, adems de adiciones y gastos necesarios
para ponerlo en funcionamiento. Existen varios
mtodos para determinar el valor de la
depreciacin que sufren los activos fijos; los
ms importantes y los de uso mas frecuente
son:

a)

Mtodo de la lnea recta: la depreciacin se

liquida por un valor constante para los aos de
vida de los activos. La frmula utilizada para
calcular el valor de la depreciacin es:
depreciacin anual = costo del activo/ vida til
asignada
depreciacin mensual =
meses/

costo del activo * N

vida til asignada * 12

meses
Depreciacin diaria = Costo del activo * N das/
Vida til asignada * 360 das

b)

c)

Depreciacin de activos con vida til diferente: cuando una

empresa compra computadores, maquinaria y equipo de
tecnologa, puede fijarles un tiempo de vida til menor que
el establecido por la legislacin, considerando nicamente
la naturaleza del activo, su capacidad de produccin o su
obsolescencia inminente.
Mtodos de suma de los dgitos de los aos de vida del
activo: es un sistema de depreciacin acelerada, segn el
cual de los activos fijos se deprecian ms durante los
primeros aos de vida y menos durante los ltimos aos.
La frmula utilizada en este mtodo es:
Depreciacin= Costo* factor de depreciacin

REGISTRO CONTABLE DE LA
DEPRECIACIN

Para
contabilizar
la
prdida de valor que
sufren las propiedades, la
planta y el equipo, por
representar
un
gasto
para la empresa, en el
asiento de ajuste se
debita la cuenta de
gastos 5160 5260,
depreciaciones,
y
se
acredita la cuenta 1592
depreciacin acumulada.

VENTA DE ACTIVOS FIJOS

Para determinar la utilidad o prdida en la
enajenacin de activos se procede as:
o Se determina el valor en libros
Costo en libros = Costo de adquisicin +
adiciones + ajustes por inflacin depreciacin
acumulada ajustada por inflacin.
o se calcula la utilidad o prdida:
Utilidad o prdida = precio de venta costo
ajustado
Si el precio de venta es mayor que el real, hay
utilidad; si es menor, hay prdida.

AJUSTE POR AMORTIZACIN DE

ACTIVOS DIFERIDOS.
Los gastos diferidos representan aquellos
recursos que la empresa ha comprado para
consumirlos en periodos futuros y los
servicios pagados de forma anticipada,
contabilizados
en
la
cuenta
1705
denominada
gastos
pagados
por
anticipado.
Una caracterstica de los activos diferidos
es que a medida que se causan disminuyen
y se convierten en un gasto; al contabilizar
el ajuste se debita la cuenta de gastos y se
acredita la cuenta del diferido. Deben

AJUSTE POR AMORTIZACIN DE

PASIVOS DIFERIDOS

Los pasivos diferidos representan los ingresos recibidos

por adelantado. As como una empresa puede pagar
por anticipado, tambin puede recibir dinero cobrado
anticipadamente
por
servicios,
arrendamientos,
comisiones y otros.
Una caracterstica de los ingresos diferidos es que a
medida que transcurre el tiempo disminuyen y se
convierten en cuenta de ingreso. Al contabilizar el
ajuste se debita la cuenta de diferido y se acredita la
cuenta de ingreso

AJUSTE POR INGRESOS

POR COBRAR

Cuando una empresa ha devengado una renta y

no se ha cobrado, debe realizar un ajuste por el
valor correspondiente. El valor del ingreso ya
causado se convierte en un derecho de la
empresa; por ello, debita una cuenta de activo
denominada ingresos por cobrar y acredita la
cuenta respectiva de ingresos.

AJUSTE POR COSTOS Y

GASTOS POR PAGAR

Cuando en una empresa se

ha incurrido en un gasto y
no se ha contabilizado, debe
realizarse un ajuste por el
valor correspondiente. El
valor del gasto ya causado
se convierte en un pasivo
para la empresa; para ello,
al contabilizar debita la
cuenta de gastos y acredita
la cuenta costos y gastos
por pagar

AJUSTE PARA OBLIGACIONES

LABORALES

Con el fin de cuantificar el valor real de las

prestaciones sociales, al finalizar el periodo contable
deben hacerse los clculos y asientos de ajuste por
este concepto, el procedimientos es el siguiente:
Se liquidan las prestaciones causadas por cada
trabajados con el respectivo periodo y se compara
el valor total de la liquidacin con el valor
registrado en libros, en la cuenta 2610
Si el valor de la liquidacin es mayor que el saldo
en libros, se elabora el ajuste por el valor de la
diferencia; se debita la cuenta de gastos y se
acredita la cuenta 2610 para obligaciones laborales

 al cierre del periodo contable deben

consolidarse las prestaciones sociales, con
un dbito en la cuenta 2610 para
obligaciones laborales, y un crdito en la
cuenta correspondiente, del grupo 25,
denominada obligaciones laborales, por
las prestaciones sociales consolidadas.

AJUSTE POR INVENTARIO DE MERCANCAS EN

EMPRESAS CON SISTEMA DE INVENTARIO
PERIDICO

Al finalizar el periodo contable, es necesario

calcular el costo de ventas para determinar
la utilidad bruta en ventas; este valor se
obtiene mediante el siguiente proceso:

Acreditar el saldo de la cuenta 6205, de

mercancas (compras) y debitar la cuenta 6135,
comercio al por mayor y menor (costo de ventas)
Debitar la cuenta 6225 (devoluciones en
compras) y acreditar la cuenta 61351 comercio al
por mayor y menor (costo de ventas) por el valor
del saldo en libros.
Acreditar la cuenta 1435 (mercancas no
fabricadas por la empresa) por el valor del
inventario inicial y debitar la cuenta 6135 por
este mismo valor.
Debitar la cuenta 1435 por el valor del inventario
final de mercancas y acreditar la cuenta 6135
por el mismo concepto.

AJUSTE A LA UNIDAD DE
MEDIDA

TASA DE CAMBIO: los valores representados

en moneda extranjera como divisas, ttulos,
derechos, depsitos, inversiones, deudores,
proveedores, deben ajustarse con base en la
tasa de cambio de la respectiva moneda, a la
fecha del cierre.
COTIZACIN DE LA UVR: los valores de la UVR
se ajustarn con base en su cotizacin al final
del mes o del ao respectivo, con cargo a
gastos, o abono a ingresos financieros, segn
el caso; salvo cuando deba capitalizarse.

PACTO DE REAJUSTE: cuando los ttulos,

derechos o inversiones y deudas tengan un
pacto de reajuste, deben ajustarse por el valor
del porcentaje pactado.
ACTIVOS EN MONEDA EXTRANJERA O POSEDOS
EN EL EXTERIOR: el valor del ajuste es igual al
valor del activo re expresado segn la tasa de
cambio, menos el valor del activo segn libros.
ACTIVOS EN UVR O CON PACTO DE REAJUSTE:
cuando el valor del activo se encuentre re
expresado en UVR, o cuando sobre los mismos
se haya pactado un reajuste de su valor, se
reajustarn con base en la UVR o en el
porcentaje de ajuste pactado.

AJUSTE A LOS PASIVOS

MONETARIOS

Los pasivos no monetarios registrados en ltimo da

del ao o periodo como pasivos en moneda
extranjera, en UVR o pasivos para los cuales se haya
pactado un reajuste, deben ajustarse con base en la
tasa de cambio al cierre del ao en la moneda para
la cual fueron pactados, en la cotizacin de la UVR
en la misma fecha, o en el porcentaje de reajuste
que se haya convenido dentro del contrato,
registrando el ajuste como mayor o menor valor del
pasivo y como contrapartida un dbito en gastos
financieros, o un crdito en ingresos financieros
segn el caso.

COMPROBANTE DE
AJUSTES

Es el documento que resume los ajustes

correspondientes a un periodo contable. Las
partes y el proceso de elaboracin son los
mismos del comprobante de contabilidad. Por
contener nicamente asientos de ajuste, se le
denomina comprobante de ajustes y se traslada a
la columna de ajustes de la hoja de trabajo, como
ajustes

REGISTRO DEL COMPROBANTE

DE AJUSTES

Se traslada a la columna de
la hoja de trabajo y a los
libros de contabilidad, para
que las cuentas reflejen su
saldo correcto, as:
A los libros auxiliares, los
valores de la columna
parciales.
Al libro diario, el total de
los dbitos y crditos de
cada cuenta.
Al libro mayor como un
movimiento.

HOJA DE TRABAJO

DESCRIPCIN:
es
un
documento til, pero no
indispensable ni obligatorio ,
sino un paso adicional para
verificar los saldos de las
cuentas dentro del ciclo
contable.
Se utiliza en contabilidad para
organizar la informacin, con
el fin de preparar los asientos
de ajuste, el estado de
resultados, los asientos de
cierre y el balance general.

LA HOJA DE TRABAJO CONSTA

DE LAS SIGUIENTES PARTES
Encabezamiento: formado por la razn
social, el NIT, el nombre del documento y
la fecha del periodo por el cual se elabora.
Secciones:

a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)

Nmero de orden de las cuentas

Nombre de las cuentas
Cdigo de cuentas
Balance de comprobacin con dbitos y crditos
Ajustes con dbitos y crditos
Balance ajustado con dbitos y crditos
Ganancias y prdidas con dbitos y crditos
Balance general con dbitos y crditos

PROCESO DE ELABORACIN DE
LA HOJA DE TRABAJO

La hoja de trabajo se desarrolla as:

o En la columna de cuentas y cdigo: se
registran ordenadamente los nombres y
el cdigo de las cuentas principales,
tomando como referencia el orden
establecido en el catlogo de cuentas y
con los datos del libro mayor.
o Balance de comprobacin o balance de
prueba: a esta seccin se trasladan los
saldos de las cuentas del libro mayor,
antes de llevarse a cabo los ajustes del
periodo contable.

o Ajustes: a esta seccin se trasladan los dbitos y

los crditos de las cuentas que fueron ajustadas;
si se requieren nuevas cuentas se escriben al
final de la hoja de trabajo y se adicionan
igualmente en el libro mayor. En la suma de esta
columna, deben comprobarse la igualdad entre
el total de dbitos y el de crditos.
o Balance ajustado: para diligenciar esta seccin
se procede de igual forma que en la columna
saldos siguientes del libro mayor y balances as:
o Las cuentas no tuvieron movimientos en la
seccin de ajustes se trasladan directamente
del balance de comprobacin a la seccin del
balance ajustado, a su respectiva columna
segn sea dbito o crdito

o Las cuentas que no tuvieron saldo en la

seccin del balance de comprobacin y
movimiento en la seccin de ajustes, se
suman y pasa un solo valor con saldo
dbito o crdito al balance ajustado.
o Ganancias y prdidas: a esta seccin se
trasladan los saldos de las cuentas
nominales como van a quedar en la
cuenta de ganancias y prdidas; esto es,
al debe las cuentas con saldo dbito, o
sea, las cuentas de costo y gastos; al
haber las cuentas con saldo crdito, o sea,
las cuentas de ingresos o rentas.

ganancias

prdidas

Peridico: se incluye la cuenta mercancas no

fabricadas por la empresa, inventario inicial
como costo y el inventario final como ingreso.
o Permanente: el valor de la cuenta mercancas
no fabricadas por la empresa que aparece en el
balance de comprobacin es el inventario final
de mercancas, por lo que pasa directamente al
balance general como cuenta de activo.
o Balance general: a esta seccin se trasladan los
valores de las cuentas reales que aparecen en el
balance ajustado. As, en el debe se registran las
cuentas de activo, sin olvidar incluir el inventario
final de mercancas y no registrar el inventario
inicia; adems, la prdida del ejercicio, cuando se
presente.