LAS COMPRAS

Las compras son las actividades necesarias que

se desarrollan para obtener los recursos
materiales y servicios que requieren las
entidades,
instituciones,
organismos
o
empresas, segn sea la funcin que realizan o el
papel que desempean, en cualquier parte del
mundo donde existan esos bienes o servicios.
Esta funcin incluye la identificacin y seleccin
de fuentes de aprovisionamiento, la bsqueda y
desarrollo de proveedores, las negociaciones de
precios y condiciones, el estudio e informacin
de procesos de fabricacin, el conocimiento y
verificacin de especificaciones tcnicas y
estndares de calidad y capacidad, as como
todas las dems funciones de desarrollo de

LAS COMPRAS

Las compras regulan el xito de las operaciones

comerciales o industriales, as como tambin de
las actividades de gobierno.
Existen dos sistemas que pueden aplicarse a las
actividades
de
compras:
La
Negociacin,
tambin llamada sistema informal y el Concurso
llamado sistema formal.
La Negociacin o sistema informal.- Es la
discusin entre el comprador y el vendedor para
acordar principalmente precios pero tambin
son materia de la negociacin la calidad, la
cantidad, plazos de entrega, procesos de
fabricacin, servicio post venta, etc.
El Concurso o sistema formal.- Llamado tambin
licitacin, exige que los proveedores hagan sus

LA NEGOCIACIN El arte
oponente.
Lasconociendo
personas alindividuales
Flint
sociedades se desenvuelven

de ganar
Pinkas
y
las

sociedades se desenvuelven en un
ambiente
rodeado
de
acuerdos
y
convenciones.
Los
negocios,
manifestacin econmica del deseo de
desarrollo de las personas, no son ajenos
a un proceso previo de discusiones e
intercambio de propuestas. De ah la
importancia del arte, o la capacidad de
negociar del empresario o ejecutivo,
porque muchas veces, los resultados de
una negociacin marcan la diferencia

LAS COMPRAS

La funcin bsica de compras es la obtencin de

materiales, bienes y servicios para la Entidad o
empresa.
En los ltimos veinte aos, en las empresas
modernas, ha transformado radicalmente su
actuacin.
Los cambios constantes y variaciones en las
leyes, la reduccin del ciclo de vida de los
productos, la globalizacin, las exigencias de los
usuarios (clientes), la reduccin de los plazos y
tiempos de gestin, la falta de liquidez (flujo de
caja, financiamiento, etc.) son caractersticas
particulares el da de hoy, que requieren de
profesionales con amplios conocimientos tcnico
administrativos para dirigir una dependencia
de compras y/o abastecimiento.
La

funcin

de

compras

ha

pasado

de

ser

LAS COMPRAS
Los gastos que se efectan a travs del rea de
compras y la incidencia del costo de compra en el
artculo que se vende, produce, o utiliza, nos
obliga a pensar que no solo debemos satisfacer
las necesidades de quien lo solicita, sino que
debemos tener en cuenta ciertos factores que
requieren la coordinacin entre quienes lo
requieren y el rea encargada de compras,
porque no solo puede facilitar los materiales, sino
que, principalmente, debe beneficiar a la
empresa.
Para cumplir eficientemente esta funcin es
necesario no subordinar las compras a otra
dependencia, debe actuar independientemente
para coordinar su accin con aquellos a quien

LAS COMPRAS
Este nuevo pensamiento convirti en su
momento, al comprador en parte del equipo
dirigente
de
la
empresa
donde
su
conocimiento, actuacin y habilidad le
permiten aplicar una gestin cientfica,
tcnica y econmica. De esta manera,
compras evoluciona de una simple funcin de
servicio dependiente de produccin, a una
funcin directiva muy tcnica que debe
tomar decisiones constantemente y que
muchas veces, se alteran o cambian en
lapsos de tiempo muy corto por las
condiciones
del
mercado
que
como
conocemos,
son
entes
dinmicos
que
cambian constantemente.
YA NO SE TRATA DE ESPERAR RDENES PARA EFECTUAR

FINALIDAD Y OBJETIVOS
Garantizar que las entidades del Sector
Pblico obtengan bienes y servicios :
De la calidad requerida;
En forma oportuna; y,
A precios o costos adecuados.
Para cumplir con la finalidad debemos
determinar los objetivos fundamentales
que debemos alcanzar.
Mantener la continuidad en el
suministro.
Invertir lo mnimo compatible con la
seguridad y provecho econmico.

FINALIDAD Y OBJETIVOS

Evitar la duplicidad, el desperdicio e

inutilidad en los materiales.

Mantener niveles de calidad acordes

con el uso a que se destinan los
materiales, bienes o servicios.

Obtener costos bajos, compatibles con

la calidad y el servicio.

Mantener la posicin competitiva de la

Entidad o empresa.

NORMAS PARA REALIZAR LAS COMPRAS

Analizando la finalidad que tiene la funcin de
compras, establecida adems en la Ley de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado, se
puede establecer que son cinco los aspectos
bsicos que rigen las adquisiciones y son:
1 CALIDAD
1 CANTIDAD
1 MOMENTO DE COMPRAR
1 PRECIO O COSTO ADECUADO
1 CONTINUIDAD EN EL SUMINISTRO
Por lo tanto toda norma y principio que pueda
determinarse tiene que ser necesariamente
sobre estos aspectos.

A.- CALIDAD:

LAS COMPRAS

Definida por la utilizacin que se da al bien o

servicio que se adquiere o contrata, por lo
tanto los criterios que fijemos deben estar de
acuerdo con el fin o uso que se les dar.
1 La calidad debe definirse.- El comprador debe
establecer las propiedades y especificaciones
que tendrn los bienes y servicios que se
quiere adquirir o contratar de manera que
puedan ser medidos por sus propiedades
fsicas, qumicas, estndares o registros.
1 La calidad no se mide por el precio.- Es usual
pensar que a mayor precio se obtiene mejor
calidad. Esto no es as, pues los precios varan
por condiciones de mercado, por fuentes de

LAS COMPRAS
1 La calidad debe ser la conveniente.- Debemos
tener
presente
que
no
siempre
las
adquisiciones se rigen por la mejor calidad. La
calidad conveniente no ser siempre la mejor,
es por esto que debe indicarse en las
especificaciones la calidad mnima que puede
aceptarse, pues debemos relacionar este
aspecto con el precio de costo y con el costo
de venta.
1 La calidad debe estar siempre disponible.- De
nada vale obtener un artculo de gran calidad,
si cuando lo necesitamos nuevamente, no est
disponible, ya no est en el mercado. Se
atenta as contra la Norma E, La continuidad
en el suministro. El concepto de disponibilidad
se refiere a que el material, bien o servicio,

LAS COMPRAS
B.- CANTIDAD:
El comprador debe estar seguro de que la
cantidad que adquiere es la correcta, por ello
debe estar capacitado para determinar si la
cantidad que le solicitan corresponde a un
consumo de rutina, o si se trata de consumos
extraordinarios,
si
estn
debidamente
sustentados y justificados. Es responsabilidad
esencial de compras poner a disposicin de los
usuarios las cantidades que satisfagan sus
necesidades que satisfagan sus necesidades por
lo que debern tener en cuenta:
-

Las necesidades de consumo.

Las ventajas econmicas.

LAS COMPRAS

B.- CANTIDAD:
Las

normas

que

se

establezcan

sobre

cantidad deben considerar estos tres puntos

y pueden ser las siguientes:
1 La cantidad debe basarse en el control de
existencias.- Las cantidades a pedir de los
bienes

de

consumo

constante

que

se

mantienen en almacn deben determinarse

por su propio consumo. Se debe establecer
un control de las existencias para facilitar los
datos

necesarios

que

determinen

esas

cantidades, que permita comparar las que se

LAS COMPRAS
1 La cantidad debe estar respaldada.- Toda
requisicin debe estar respaldada en cuanto a
su determinacin. En el caso de bienes que se
mantienen en almacn, el respaldo ser el
control de existencias establecido. En el caso
de compras que se adquieren por primera vez,
ocasionales o circunstanciales el respaldo es la
indicacin correcta del uso que se le va a dar o
del programa o proyecto a ejecutar de manera
que pueda determinarse si es correcta o no la
cantidad.
1 La cantidad no debe ser influenciada por el
precio.- Se conoce que ha mayor volumen o
cantidad en la compra se reduce el precio
unitario de compra. Sin embargo, no por esta
razn se comprarn grandes cantidades. La
obtencin de un buen precio obliga a analizar
la cantidad que permita ese precio y

LAS COMPRAS

1 La cantidad que se determine debe tener en

cuenta el tiempo de demora.- El tiempo que
demore en contar con el bien desde el inicio
de los trmites administrativos, hasta su
disponibilidad por el usuario es un factor que
debe tenerse en cuenta para lograr la
continuidad en el suministro, este tiempo
debe ser evaluado para establecer la cantidad
a pedir.
1 El transporte a elegir esta en funcin a la
cantidad a adquirir.- Los medios de transporte
establecen,
generalmente,
cantidades
y
volmenes mnimos al fijar sus tarifas o fletes.
Para determinar el medio y la va a utilizar
debe tenerse en cuenta la cantidad y volumen

LAS COMPRAS
La cantidad debe tener en cuenta
el espacio disponible.- El espacio
del que se dispone en almacn
tiene un costo en funcin a
volmenes
y
tiempo
de
permanencia. Debe tenerse en
cuenta
estos
costos
para
determinar
la
conveniencia
o
efectuar estudios para soluciones
adecuadas en funcin a la cantidad

LAS COMPRAS
C.- MOMENTO DE COMPRAR:
La determinacin del momento en que hay que
comprar es muy importante porque evita gastos
intiles, compras urgentes o de ltimo momento
y permite una continuidad en la gestin, para
determinar este momento debemos tener en
cuenta el consumo, el tiempo de demora, el
medio y la va a utilizar, la cantidad a adquirir, la
distancia del proveedor, la estacionalidad y las
condiciones
del
mercado,
entre
otras.
Contribuye tambin a la determinacin del
momento el control de existencias.
El planeamiento, las proyecciones, la estadstica
y las herramientas de la calidad contribuyen

LAS COMPRAS
D.- PRECIO O COSTO ADECUADO:
Es importante porque, generalmente, implica
un desembolso de dinero inmediatamente. Sin
embargo debemos tener presente:
1 El precio de adquisicin es un elemento bsico
del precio de venta.- Si compramos para
vender, la mayor parte del precio de venta de
un artculo est conformado por el precio de
compra. Si queremos vender a precios de
competencia en el mercado debemos adquirir a
un precio que nos permita competir cuando
vendemos nuestro producto.

LAS COMPRAS

D.- PRECIO O COSTO ADECUADO:

1 El precio debe buscarse en razn de la calidad

y la cantidad.- Sabemos de la influencia que
sobre el precio tienen la calidad y la cantidad,
por lo tanto debemos tener en cuenta que no
se trata de conseguir lo ms barato, sino el
ms bajo precio que se pueda pagar por un
bien que tenga la calidad mnima requerida y
en la cantidad necesaria. Es por esto que se
debe estudiar y analizar el mercado para
obtener el ms bajo precio pero de la calidad
necesaria.
1 El precio no es solamente el valor de compra..El valor de compra o la cantidad que se paga
por un bien es solamente uno de los factores
que conforman el costo. Hay que tener en

LAS COMPRAS
E.- CONTINUIDAD EN EL SUMINISTRO:
Es importante tener en cuenta que la mejor
calidad, la cantidad suficiente, el momento ms
oportuno y los mejores precios pueden resultar
intiles si por ejemplo, interrumpimos un
proceso de fabricacin, no podemos continuar
con una labor o servicio indispensable, o
paralizamos una empresa. Si se interrumpe la
continuidad en el suministro ninguno de los
aspectos que contiene la finalidad y los
objetivos se cumple, en consecuencia, sino se
asegura la continuidad en el suministro de
nada vale la mejor calidad, ni los mejores
precios, pues los costos de reiniciar o comenzar

POLTICA DE COMPRAS
La poltica de compras es parte esencial de la
poltica de la Entidad (empresa) que a su vez
est ntimamente ligada y es dependiente de
la poltica financiera del Estado debiendo esta
ltima adecuarse, como norma general a la
situacin

financiera

la

normatividad

vigente con el fin de encontrar el balance

entre la necesidad de limitar, en volumen y
duracin el capital inmovilizado y asegurar la
continuidad en el suministro, contribuyendo
as al mantenimiento de una buena situacin

POLTICA DE COMPRAS
Por lo tanto la poltica de compras debe
guiar a los responsables para asumir, en
parte, la responsabilidad financiera, en lo
que respecta:
1 Compras en el momento preciso para su
entrega en el momento oportuno.
1 Concretar las mejores condiciones de pago
para que se armonicen con la situacin
econmico financiera.
1 Distribuir adecuadamente las compras en los
tiempos fijados.

POLTICA DE COMPRAS
La poltica de compras es tambin poltica de
existencias en el sentido de:
1 Contribuye a encontrar el punto de equilibrio
en que se concilian las existencias financieras
con la continuidad del flujo de los suministros.
1 Tiende a conformar un grupo de proveedores
que ofrecen absoluta garanta, capacidad
tcnica, calidad y puntualidad.
1 Debe contribuir al aprovisionamiento por
periodos que nos permitan reducir costos de
emisin de rdenes y otras funciones que se
ejecutan para cada pedido.

POLTICA DE COMPRAS
4. Debemos servirnos de existencias y
aprovisionamientos ya pactados para
eliminar la posibilidad de compras
imprevistas.
5. Debe tender a ajustar lo mejor posible
las caractersticas de los materiales o
insumos que se adquieren a los de
aquellos que normalmente existen en el
mercado.
6. Reducir
contando

las
existencias
con
las
de

propias
nuestros

POLTICA DE COMPRAS
Globalmente una poltica de compras debe
incluir los siguientes aspectos:
1 Debe servir de apoyo a la poltica general de
la Entidad (empresa).
1 Debe ser previsora.
1 Debe contribuir al buen funcionamiento de la
Entidad.
1 Debe contribuir a aumentar el prestigio.
1 Debe considerar orientaciones que sirvan
para dar impulso a la modernizacin,
eficiencia
y
eficacia
as
como
a
la
funcionalidad
de
los
sistemas
y

POLTICA DE COMPRAS
6) Las normas de poltica deben estar
encaminadas
a regular los criterios
en el sentido de:
1 Sean siempre adecuadas para que el
proceso de compras se materialice lo
antes posible.
1 Sean
oportunas,
responsables.

previsoras

1 Estn basadas en hechos.

1 Respondan a criterios coherentes.
1 Estn de acuerdo a la realidad.

LOS PROCESOS
TCNICOS DEL
ABASTECIMIENTO

1.- EL PROCESO TCNICO DE

PROGRAMACIN
2.- EL PROCESO TCNICO DE
ADQUISICIN
3.- EL PROCESO TCNICO DE
ALMACENAMIENTO
4.- EL PROCESO TCNICO DE
DISTRIBUCIN

EL PROCESO TCNICO DE PROGRAMACIN

La programacin constituye el proceso
mediante el cual se prev en forma
racional y sistemtica la satisfaccin de
las necesidades de bienes, servicios u
obras requeridos por las diferentes
reas
de
la
Entidad
para
el
cumplimiento de las metas asignadas.
La
programacin
est
basada
principalmente en el Plan Anual de
Adquisiciones y Contrataciones de
conformidad a la Ley de Contrataciones
y Adquisiciones del Estado.

EL PROCESO TCNICO DE PROGRAMACIN

El Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones responde a los objetivos
y metas institucionales as como a su
plan operativo o de gestin que son
consecuencia

del

Planeamiento

Estratgico Institucional que la Ley de

Gestin
dispone,

Presupuestaria

Estado

La Fase de Programacin

Presupuestaria,
Pliego,

del

los

El

Presupuesto

Planes

del

Estratgicos

EL PROCESO TCNICO DE ADQUISICIN

La adquisicin es el principal y ms importante
de los procesos tcnicos del abastecimiento a
travs del cual se ejecuta y formaliza la
tenencia y/o disponibilidad, as como la
ejecucin de bienes, servicios u obras sobre la
base de las necesidades previstas en el Plan
Anual de Adquisiciones y Contrataciones. El
Proceso Tcnico de Adquisicin est regulado
por la Ley de Contrataciones y Adquisiciones
del Estado y su reglamento, establece las
normas bsicas que contienen los lmites
mnimos y mximos que deben observar las
entidades del Sector Pblico, dentro de
criterios de racionalidad y transparencia, en los
procesos de contrataciones y adquisiciones de
bienes, servicios u obras y regula las
obligaciones y derechos que se derivan de los

EL PROCESO TCNICO DE
ALMACENAMIENTO

El proceso tcnico de almacenamiento

comprende las actividades relacionadas con
la ubicacin temporal de bienes en un
espacio fsico determinado, llamado almacn,
con el fin de custodiar, conservar en ptimo
estado, mantener y trasladar a quienes estn
destinados como usuarios finales de estos
bienes en las entidades.
Los responsables del almacn deben ejercer
una adecuada administracin de los bienes
para lo que debern tener en cuenta las
siguientes fases:
1 Recepcin.
1 Verificacin y control de calidad.
1 Conformidad
mediante
la
firma
del
documento fuente (gua de remisin).
1 Internamiento.

EL PROCESO TCNICO DE
ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIN
AREAS
USUARIAS

CICLO CRITICO DE DISTRIBUCIN

Tratamiento
(y
transmisin)
del pedido

Mantenimie
nto de
inventarios

Transpor
te

EL PROCESO TCNICO DE DISTRIBUCIN

El proceso tcnico de distribucin es un
conjunto de actividades referidas a la
satisfaccin de las necesidades de las
reas usuarias de la Entidad. Est
sustentada en la coordinacin entre el
rea de abastecimientos, el almacn y
el usuario. Consta de las siguientes
fases:
1 Formulacin del pedido.
1 Autorizacin de despacho.
1 Acondicionamiento de bienes.
1 Transporte, control y entrega al
usuario.

EL PROCESO TCNICO DE DISTRIBUCIN

PRESTACIN Y CONFORMIDAD DE SERVICIOS.
La conformidad de recepcin de servicios
requiere de previo informe del rea usuaria.
Recepcin y conformidad de bienes y servicios,
recae en el rgano de administracin o de los
funcionarios designados por la Entidad quienes
firmarn un Acta de recepcin del servicio
donde se anotarn los detalles de acuerdo con
las condiciones establecidas en el contrato y/o
orden de servicio, las observaciones a que
hubiere lugar y los plazos para la subsanacin.