JABATAN PENDAFTARAN NEGARA MALAYSIA

KEMENTERIAN DALAM NEGERI

Disampaikan oleh :

Pn. Nik Nurashikin Nik Mansor

Timbalan Pengarah
Bahagian Kewarganegaraan
Jabatan Pendaftaran Negara Malaysia

DEFINISI KOMUNIKASI

James A.F. Stoner & Charles Wankel (1989)

komunikasi
ialah satu cara manusia
berhubung yang melibatkan pengertian atau
maksud yang dikongsi, dengan syarat
mereka perlu bersetuju dengan definisi
istilah-istilah yang digunakan berdasarkan
sesuatu yang simbolik seperti isyarat, huruf,
nombor, dan perkataan yang melambangkan
atau menyerupai idea-idea yang dapat
menyampaikan maksud.

DEFINISI KOMUNIKASI

S.Bernard
Rosenblatt
dalam
bukunya
Communication
in
Business
(l983)
mendefinisikan
komunikasi
sebagai
pertukaran idea, pendapat, maklumat,
perhubungan
dan
sebagainya
yang
mempunyai tujuan dan dipersembahkan
secara peribadi atau tidak peribadi melalui
simbol atau isyarat yang bertujuan untuk
mencapai matlamat organisasi.

DEFINISI KOMUNIKASI

Emery, Ault dan Agee (dlm. Sulaiman Masri, 1997)

komunikasi ialah seni memindahkan maklumat, idea,
dan sikap daripada seseorang kepada seseorang.

Sulaiman Masri (l997) merumuskan bahawa,

bahawa
komunikasi bermula apabila satu mesej (maklumat)
daripada pengirim (penutur, penulis) dipindahkan
menerusi alat atau saluran tertentu kepada penerima
(pembaca,
pendengar)
yang
kemudiannya
memberikan maklum balas (mengekod dan
mentafsir) mesej tersebut.

RUMUSAN DEFINISI KOMUNIKASI

Proses
pertukaran
idea
atau
penyampaian maklumat antara dua
individu atau lebih, dengan maksud
untuk
berkongsi
maklumat
dan
pengalaman.
Pertukaran idea ini boleh berlaku
secara lisan atau bukan lisan.

FUNGSI KOMUNIKASI
Memindahkan
maklumat
Mengajar
dan Belajar

Perundingan

Membujuk/
Mempengaruhi

Bersosial
Hiburan
8

KEPENTINGAN KOMUNIKASI

Mengeratkan perhubungan

Menyampaikan Maklumat, Arahan dan Pesanan

Keupayaan pelajar untuk mendapat ilmu bergantung

kepada keupayaannya menguasai komunikasi berkesan.

Luahan Perasaan dan Persepsi

10

Komunikasi dalam Organisasi, Institusi Keluarga.

Keberkesanan Pengajaran dan Pembelajaran

Keupayaan berkomunikasi secara berkesan

menggambarkan tahap hubungan individu.

Boleh digambarkan melalui kata-kata, gerak badan, mimik

muka, penulisan dll.

11

BENTUK KOMUNIKASI
INTRAPERSONAL
(DIRI)

INTERPERSONAL
(ANTARA INDIVIDU)

SEHALA

DUA HALA

TANPA MEMERLUKAN
MAKLUMBALAS
PENERIMA

MEMERLUKAN
MAKLUMBALAS
PENERIMA

12

KOMUNIKASI INTRAPERSONAL

13

berlaku di dalam diri seseorang.

Seseorang yang sedang berfikir tentang
sesuatu perkara sebenarnya ia sedang dalam
proses berkomunikasi dengan dirinya.
bermonolog dengan diri untuk membuat
pilihan, keputusan, memberikan sebab dan
akibat.

KOMUNIKASI INTERPERSONAL

14

Komunikasi antara individu.

Proses komunikasi yang melibatkan
dua orang atau lebih.
Bersifat terus iaitu bersemuka tanpa
menggunakan sebarang perantaraan
atau saluran tertentu
Juga berlaku dalam keadaan yang tidak
formal dan bersahaja.

KOMUNIKASI KUMPULAN

15

Berperanan membuat keputusan dan

dipatuhi oleh semua ahli.
Berlaku dalam bentuk formal dan tidak
formal.
Contoh : mesyuarat.

PENGUCAPAN AWAM

16

Berucap di khalayak ramai

Seorang kepada ramai orang

KOMUNIKASI MASSA

17

berlaku
untuk
sebaran
umum.
menggunakan
alat-alat
media massa seperti akhbar,
majalah, radio, televisyen,
buku dan risalah.
Berbentuk sehala dan jika
berlaku
tindakbalas
ia
mengambil masa dan tidak
sepantas interpersonal.

18

JENIS-JENIS KOMUNIKASI
KOMUNIKASI
BUKAN
LISAN

LISAN

berlaku tanpa menggunakan

sebarang perkataan
kandungan boleh menunjukkan
maksud yang tersirat
sukar untuk dipastikan bila
berakhir kerana mungkin
tersembunyi.

19

maksudnya boleh dinyatakan

dengan suara dan penggunaan
perkataan
dapat menentukan bila bermula
dan berakhir

Lazimnya mesej komunikasi sama ada lisan

atau bukan lisan akan timbul serentak. Contoh:
Masuklah!!! (dengan wajah wajah manis
dan suara yang lembut)
lisan
bukan lisan
(boleh bermaksud menerima kedatangan dengan
senang hati)

20

KOMUNIKASI BUKAN LISAN

Nada Suara
Ruang/Wilayah

Suara-suara separa bahasa

21

Penglahiran rasa hati, emosi fikiran, penilaian dan keadaan diri individu.
Ekspresi tidak sama dengan kata-kata. Contoh : Mulut tersenyum, nada
suara mengejek.

Pandangan Mata

Terbatuk, merungut, berbisik.

Ekspresi Muka

Jarak individu dengan individu lain.

Jarak Dekat Akrab, Jarak Jauh Kurang Mesra

Berfungsi untuk memberi perhatian, menunjukkan minat, tanda hormat dsb.

Pergerakan Tubuh Badan

KOMUNIKASI BUKAN LISAN

EKSPRESI MUKA

22

KOMUNIKASI BUKAN LISAN

PERGERAKAN BADAN

23

KOMUNIKASI BUKAN LISAN

PERGERAKAN MATA

Terkejut

mencurig
ai

24

Risau

marah

KOMUNIKASI LISAN

25

Bersemuka (formal/ informal)

Perbualan berkumpulan
Temuduga bersemuka
Perbualan Telefon
Pesanan suara
Menulis/Membaca Memo/Email
Laporan, Artikel, Surat
Menganalisis Data
Chatting, SMS

26

PROSES DAN ELEMEN

KOMUNIKASI

27

PROSES KOMUNIKASI

Proses Komunikasi Secara

Mudah

28

mesej dan tindak balas

sentiasa berlaku secara
silih berganti

Halangan :
gangguan yang berlaku
pada situasi tersebut
seperti bunyi bising,
kesibukan, kurang
pendengaran,dan
sebagainya.

ELEMEN-ELEMEN KOMUNIKASI

Penyampai
- Individu yang memulakan proses komunikasi.
- memilih jenis maklumat yang ingin disampaikan sama ada
lisan/bukan lisan.

Penerima
- Individu yang memahami maksud yang disampaikan
oleh penyampai maklumat

Maklumat / mesej
- maksud/ fakta / niat yang difahami oleh penerima maklumat

29

Maklum balas
- Perlakuan yang ditunjukkan oleh penerima mesej sebagai tindak
balas kepada mesej yang disampaikan oleh penyampai mesej

Saluran
- Media penyampai maklumat dan pemberi mesej
kepada penerima mesej
- saluran paling asas:melalui pendengaran dan
penglihatan
- saluran-saluran tambahan : media elektronik, lukisan di
kanvas atau bahan cetakan dan sebagainya

Konteks
Keadaan (situasi)penyampai mesej daripada pemberi
mesej kepada penerima mesej (contoh: masa,
persekitaran fizikal, gangguan seperti halangan,
prasangka dsbnya.)

30

31

KEMAHIRAN INTERPERSONAL
Kemahiran ini melibatkan kebolehan hubungan
manusia. Mereka yang berfungsi dgn baik
dalam bidang ini adalah orang yang
bertanggungjawab dan boleh diharap. Meraka
memahami, berinteraksi dan berhubung dalam
bermacam-macam situasi. Mereka juga diberi
kepercayaan dan berfungsi dengan baik
sebagai sebuah pasukan.

32

Terdapat beberapa kemahiran yang

terlibat dalam komunikasi berkesan
iaitu :
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
viii.

33

Kemahiran
Kemahiran
Kemahiran
Kemahiran
Kemahiran
Kemahiran
Kemahiran
Kemahiran

Tingkah Laku
Menimbulkan Minat Orang
Memberi Perhatian
Mendengar
Pemerhatian
Mengemukakan Soalan
Memberi Refleksi Perasaan
Memberi Maklumbalas

KEMAHIRAN TINGKAH LAKU

34

Komunikasi Mata
Kedudukan tubuh dan pergerakan
Mimik muka dan air muka
Ketrampilan
Suara

KEMAHIRAN MENIMBULKAN
MINAT

35

Libatkan pendengar
Menghiburkan Sense of humour
Mengenalpasti keistimewaan orang
lain
Kita juga kena minat
Membawa topik perbualan yang anda
mahir

KEMAHIRAN MEMBERI
PERHATIAN

36

Mendengar dengan aktif

Menumpukan sepenuh perhatian dengan
pertembungan mata
Mata tidak liar ke sana kemari, tidak kerap
melihat jam atau meninjau-ninjau keluar
Duduk ke hadapan sedikit menghadap orang
yang bercakap
Memberi maklum balas lisan atau bukan lisan
yang positif seperti perkataan ya atau
mengangguk-angguk kecil

KEMAHIRAN MENDENGAR
SECARA AKTIF
Mendengar

yang dimaksudkan ialah

kemahiran mendengar secara aktif
dan komprehensif yang melibatkan
beberapa deria yang utama iaitu
telinga, mata, mulut dan hati.

37

iv. Kemahiran Mendengar

(samb.)
a)

Telinga
untuk mendengar dengan aktif apa yang
dicakapkan, suara dan nada suara yang
boleh menggambarkan perasaan

b) Mata
untuk melihat komunikasi bukan lisan
yang nyata dan tidak nyata
c) Mulut
untuk bersuara mengemukakan
pertanyaan atau memberi maklumbalas
d)

38

Hati
untuk sama-sama memahami perasaan
yang lahir bersamanya dengan ikhlas

iv. Kemahiran Mendengar

(samb.)
Terdapat banyak halangan dan gangguan
semasa mendengar iaitu :
1.
Keadaan sekitar yang tidak sesuai seperti
cuaca, bising dan sebagainya
2.
Keadaan kesihatan diri
3.
Kutip maklumat yang anda gemar sahaja
4.
Prasangka
5.
Masalah lebih penting untuk difikirkan
6.
Kesimpulan sendiri
7.
Terlalu panjang
8.
Tidak bersetuju
9.
Memberi maklumbalas palsu
10. Penilaian ke atas peribadi penghantar
39

KEMAHIRAN PEMERHATIAN

40

Pemerhatian
boleh
membantu
mengesan
maklumat bukan lisan yang dilahirkan atau
tersembunyi;

Seorang pendengar/pemerhati yang mahir dapat

melihat dan membaca apa yang ada di dalam
perasaan seseorang.

PETANDA DAN TATA LAKU

BOSAN
- Kerap melemparkan pandangan ketempat lain, meninjauninjau/melihat jam

MARAH
- Pandangan tajam,tepat dan menikam

IKHLAS
- Gambaran matanya yang jernih,tenang dan tepat.

DEFENSIF
- Berpeluk tubuh

41

KEMAHIRAN MENGEMUKAKAN
SOALAN

42

Soalan boleh digunakan bagi mendapatkan

maklumbalas dan memberi maklumbalas.
Ia merupakan penjelasan atau penerangan
yang lebih lanjut mengenai mesej atau
perasaan di sebalik mesej.
Kemukakan soalan yang tepat bagi
mendapatkan maklumbalas yang
tepat.
Soalan yang tepat akan membawa kepada
pengetahuan dan kefahaman.

Terdapat tiga (3) jenis soalan yang boleh

dikemukakan iaitu :
SOALAN TERTUTUP
- Jawapan pendek samada ya/tidak.
- perbincangan terhad

SOALAN TERPIMPIN
- Mempengaruhi pendapat supaya sependapat dengan kita
- Tidak mengundang perasaan /pandangan sebenar orang lain

SOALAN TERBUKA
- Orang lain memberikan pandangan/perasaannya sendiri
- Perbincangan lebih lanjut

43

KEMAHIRAN MEMBERI MAKLUM

BALAS
Antara perkara-perkara yang perlu diberi
perhatian ialah:
i)

ii)

44

hendaklah diberi dengan jelas dan tepat

supaya bleh difahami dan tindakan
susulan boleh diambil selanjutnya
tidak
bersifat
abstrak
atau
berselindung sehingga menyukarkan
pihak satu lagi untuk mentafsir dan
memahami

viii. Kemahiran Memberi

Maklumbalas (samb.)
iii) tidak menyentuh peribadi individu,
sepatutnya kepada tatakelakuannya
iv) tidak bersifat menghentam atau
meruntuhkan sebaliknya membina
v) tidak membangkitkan tentang motif
seseorang sebaliknya menyatakan
tentang pengamatan
vi) tidak bersifat menghukum tetapi
menjelaskan
tentang
apa
yang
berlaku
vii)penghantar
tidak
seolah-olah
berleter
sebaliknya
berkongsi
maklumat
45

viii. Kemahiran Memberi

Maklumbalas (samb.)
ix) penghantar dan penerima bersikap
positif
dan
terbuka
dengan
maklumbalas
supaya
tiada
maklumbalas palsu
x) penghantar dan penerima hendaklah
membincangkan maklumbalas dan
mengambil
keputusan
yang
dipersetujui bersama
xi) penghantar
dan
penerima
peka
dengan
maklumbalas,
semak
ketepatannya dan ambil tindakan
46

47

Elemen-Elemen yang
Mempengaruhi Keberkesanan
Pengucapan Awam

48

Pengucap (Speakers)
Mesej
Saluran
Pendengar (Audiens)
Maklum Balas
Gangguan
Setting

Pengucapan Awam (PA)

yang Berkesan

49

PA
yang
menarik
dan
berjaya
menyampaikan mesej yang hendak
disampaikan pada pendengar dengan
jelas.
Mesej diterima oleh audien adalah tepat
dan betul
Perubahan yang berlaku akibat dari PA
adalah bertepatan dengan perubahan
yang dicadangkan

Pengucap (Speaker)

50

Mempunyai mesej disampaikan untuk maklumkan,

mempengaruhi, memberi inspirasi atau menghibur.
Perlu merancang, penyelidikan, persediaan, dan
latihan yang sewajarnya untuk mencapai objektif.
Speaker perlu ada:
MINAT
MOTIVASI
KREDIBILITI
PERANCANGAN
PERSEMBAHAN TERBAIK

Mesej

51

Maklumat yeng hendak disampaikan berjaya jika:

Tajuk sesuai
Perkataan tepat
Bahasa tepat
Beri contoh
Disampaikan dengan gaya yang sesuai
Susunan mesej jelas
Struktur persembahan mestilah mengandungi
pendahuluan, isi kandungan, cadangan, penutup

Audien

Adalah pelanggan anda. Analisis audien

diperlukan, bagi menentukan strategi
pendekatan dengan kaedah sesuai.

52

Pendekatan audien
Lingkungan umur audien
Anggaran audien
Anggaran jantina
Anggaran taraf perkahwinan
Anggaran bangsa
Anggaran latarbelakang sosial dan budaya

Audien

53

Anggaran taraf pendidikan

Anggaran kerjaya
Anggaran minat
Anggaran tahap pengetahuan
pengharapan

Saluran

54

Lisan atau bukan lisan

Lisan Percakapan menggunakan suara
Bukan Lisan gerak-geri, lain-lain yang
Pertembungan mata dengan audien
Bunyi suara nada suara, kepelbagaian, kawal suara
Ketrampilan diri
Pakaian yang sesuai selesa (first impression)
Kredibiliti
Kualiti diri yang baik
Sikap terbuka, komited dan hormat
Mimik muka, pergerakan badan dan tangan
Rajah, carta, graf dan gambar

Maklumbalas

55

Sama ada mesej diterima dan tindakbalas

Peka kepada maklumbalas
Pinta maklumbalas
Bertindakbalas dengan maklumbalas
Ulang penerangan bagi mendapat maklumbalas
Luaran
Persepsi audien berbeza
Pemahaman berbeza
Prasangka
Bising
Fizikal/psikologi audien
Tidak tumpu perhatian

Setting

56

Diperlukan mengetahui keluasan bilik

Kemudahan yang ada audio, video
dll.
Suhu bilik
Lampu / cahaya dll.
Dimana berada semasa persembahan

Persiapan sebelum
persembahan

57

Tajuk,Tarikh,Tempoh masa
Objektif
Bahan-bahan:
Penyelidikan
Perjalanan
Pengetahuan
temubual
Rangka Ucapan:
pendahuluan
kandungan
penutup

Persiapan sebelum
persembahan

Menulis ucapan:

58

Nota ringkas
Teks ucapan
Nota edaran

Latihan

59

Menyemak isi perlu

Pembahagian masa
Kefahaman tentang isu
Merangka satu-satu isu
Kenal pasti kelemahan
Cuba nada suara, kelantangan, pergerakan
badan, mimik dsb.
Latihan depan rakan, cermin
Menggunakan nota pendek

Persembahan

60

Sedia segi fizikal, mental dan emosi

Tenang dan yakin
Kekalkan hubungan baik dengan audien
Penekanan isi penting
Bergerak bebas
Gunakan humor sewajarnya
Jangan kaku
Elakkan suara senada, halus, tinggi dsbnya.
Fokus pada audien dan mesej
Kurangkan gementar

SEKIAN

61