Smart Integration

Metodologa SAP
Rodrigo Ponce de Len
Julio 2012

Metodologa ASAP
ASAP es un acrnimo para la metodologa Accelerated SAP,
desarrollada por SAP AG para la ejecucin de proyectos de
implementacin de sus soluciones de software.
Inicialmente fue creada para lograr una prctica estndar en
las actividades tanto de consultora como de logstica y
otros aspectos necesarios para que los proyectos de
implementacin del ERP de la compaa (llamado
inicialmente SAP R/3) se realizaran con el menor riesgo
posible. Con el tiempo fue evolucionando para abarcar la
implementacin de las diferentes soluciones de negocios
que SAP ha ido desarrollando, como por ejemplo SAP CRM,
PLM, SCM, SRM, Enterprise Portals, y otras.

Metodologa ASAP
Las fases a seguir son:
Project Preparation
Business Blueprint
Realization
Final Preparation
Go-Live and Support

1. Project Preparation
En esta Fase sern definidos los objetivos del proyecto con respecto
a la solicitud del cliente y la duracin del proyecto. Esto implica los
siguientes pasos:
Anlisis la situacin actual.
Definir los objetivos.
Crear el plan del proyecto.
Realizar la preparacin y organizacin de los recursos, por
ejemplo, identificar al equipo de proyecto.
Descripcin de la infraestructura tcnica. El objetivo de esta etapa es
elaborar un documento grafico con la descripcin de la
infraestructura para la solucin final. Esto incluye los componentes
de software usados, el hardware, e interfaces afectadas.

1. Project Preparation
Descripcin de los procesos del negocio. El objetivo de esta etapa es describir y
analizar los siguientes componentes:
Los procesos del negocio que son involucrados en la solucin final.
Las modificaciones, las mejoras y desarrollos especiales que el cliente
utiliza en los sistemas y acciones que sern intervenidos.
Las interfaces usadas en las reas involucradas en la implementacin.
Descripcin de Gerencia del proyecto. El propsito de esta etapa es
proporcionar esencialmente metodologa, procesos y control de gerenciamiento
de proyectos que sean apropiados a la iniciacin y al planeamiento inicial del
proyecto. Esta etapa tiene un grupo entregable adicional (estndares de la
puesta en prctica) que contiene los detalles de los procedimientos especficos
del proyecto y de la puesta en prctica de SAP que no se llevan a cabo
tradicionalmente en una metodologa estndar de la gerencia de proyecto. Los
procesos de planeamiento del proyecto no se terminan hasta el final de la fase
de Business BluePrint cuando los requerimientos se han definido y se ha
aceptado el documento de BluePrint.

1. Project Preparation
Entrenamiento para el equipo de proyecto. Los miembros del equipo del
proyecto deben ser entrenados si:
El proyecto implica cambios importantes a los procesos tcnicos de la
infraestructura o del negocio, en los cuales el equipo de trabajo deber
intervenir en sistemas externos.
Las circunstancias externas al proyectos lo ameritan (geografa, seguridad,
costumbres).

2. Business BluePrint
En esta fase ser definido el como la nueva implementacin deber funcionar,
y se consideran los siguientes aspectos:
Los sistemas y los componentes afectados
Los procesos del negocio
Los requisitos con respecto a datos del negocio
El propsito de este entregable es proporcionar los procesos y los resultados
esenciales de la metodologa de gerenciamiento de proyectos que son
apropiados para el planeamiento, ejecucin y control de un proyecto de
implementacin de SAP.
El entregable asociado con el proceso de gerenciamiento de proyectos, los
requisitos de planeamiento del proyecto el Business BluePrint. Este
documento proporciona los requisitos detallados basados en la solucin se
configurar y se aprobar en la fase de la realizacin. Otros entregables en
esta fase describen las actividades asociadas al BluePrint (Carta Gantt).

2. Business BluePrint
El documento de BluePrint, asegura una documentacin clara de los criterios
de aceptacin y apoyando la verificacin de los entregables del proyecto y la
aceptacin de cada uno ellos.
Diseo de los procesos del negocio para la nueva implementacin. Se
analizarn los procesos del negocio para la solucin final y nuevas funciones
que tiene la nueva implementacin, se deben tomar decisiones para adaptar o
reajustar ciertos procesos del negocio involucrados en la solucin.
Planeamiento detallado. Para realizar el proyecto y puesta en marcha con
xito, sern incluidos los artculos detallados para el plan de pruebas,
capacitaciones y puesta en marcha. Adems, se definirn actividades que
aceleren el proceso de realizacin y puesta en marcha. Se incluirn tiempos
adicionales temporales que sern destinados a dar solucin y resolver
cualquier requisito especial que surja durante esta fase.

2. Business BluePrint
Revisin del concepto de administracin. El concepto de administracin
describe todos los procedimientos requeridos para hacer funcionar la
solucin final. Esto incluye:
Todos los procedimientos de la administracin del sistema que se
utilizarn para el funcionamiento de la solucin de acuerdo al porcentaje
de disponibilidad acordado (SLAs).
Todos los procedimientos para la ejecucin de los flujos del proceso de
negocio.
El objetivo de esta etapa es planear cmo la administracin debe ser
adaptada y ser integrante de la planificacin del proyecto.
Polticas de seguridad. Para la implementacin de la solucin, todas las reas
que son relevantes a la seguridad deben ser comprobadas y adaptadas en os
casos que sea necesario. Planear las tareas y revisar las polticas de
seguridad es una tarea incluida en el plan del proyecto.

2. Business BluePrint
Planeamiento de las Pruebas. Las pruebas deben ser realizadas antes del
nuevo lanzamiento. El objetivo de esta etapa es planear las pruebas
requeridas. Sern definidos los requisitos del ambiente de prueba y la
estrategia para la realizacin de:
Pruebas funcionales
Pruebas de integracin
Prueba integrales
Se definirn estrategias de emergencia para afrontar cualquier eventualidad.
Planeamiento del entrenamiento y de la documentacin del usuario. Durante
la implementacin del proyecto y cualquier proyecto anterior, un curso debe
ser entregado a los usuarios finales, en conjunto con la documentacin que
fue creada sobre el sistema implantado. El curso y la documentacin debe ser
adaptado a la nueva implementacin. En esta etapa sern definidos los
conceptos de entrenamiento y un catlogo de los requerimientos para el
entrenamiento de la infraestructura.

3. Realization
En esta fase, la solucin descrita en el diseo del documento final de la fase
de Business BluePrint, se debe implementar en un ambiente de desarrollo y
de acuerdo a los procedimientos establecidos deben ser transportados a los
diferentes ambientes disponibles, siguiendo el flujo establecido por el System
Landscape de SAP que tiene el siguiente flujo:
Ambiente de Desarrollo -> Ambiente de Calidad -> Ambiente de Produccin

3. Realization
Esta fase tiene las siguientes macro actividades:
Etapa de inicio de actividades
Identificacin, locacin y coordinacin de los recursos para el correcto
desempeo del equipo de trabajo y actividades de desarrollo.
Creacin de un calendario detallado de las actividades del equipo con los
responsables de cada implementacin, definiendo tiempos y usuarios
responsables por parte del cliente. Esta creacin debe ser consistente
con la calendarizacin global del proyecto (Carta Gantt general).
Preparacin de una reunin de inicio de actividades del proyecto para
entregar los objetivos y resultados esperados.

3. Realization
Etapa Ejecucin y Control de Resultados
Seguimiento del cumplimiento del Alcance del proyecto, validando y
aprobando el trabajo realizado o en ejecucin.
Identificar variantes del plan de trabajo y tomar medidas para corregirlas.
Monitoreas el progreso y actualizar la Carta Gantt, mantener un manejo
controlado del desarrollo y posibles cambios producidos.
Realizar controles de calidad de la implementacin en curso.
Etapa de Seguimiento
En conjunto con el lder del proyecto realizar reuniones peridicas para
analizar el avance y tomar decisiones a posibles inconvenientes.
Establecer reuniones con el equipo de trabajo para establecer un flujo de
comunicacin constante.
Tener como objetivos el cumplimiento de los entregables.

3. Realization
Etapa Implementacin
Configuraciones.
Cambios del sistema o configuraciones actuales.
Aplicacin de Notas Correctivas de SAP.
Modificaciones o mejoras del sistema.
Establecer metodologas y mejores prcticas para la implementacin.
Validar que los sistemas se encuentres operativos.
Restringir accesos a los sistemas de desarrollo.
Establecer polticas de transportes.
Establecer canales de comunicacin entre los miembros del equipo.
Desarrollos Especficos
Programas ABAP
User exits
Transacciones especificas
Interfaces

3. Realization
Realizacin de Documentos tcnicos de la implementacin
Toda nueva implementacin debe ser acompaada por documentos
tcnicos que especifiquen arquitectura, objetos y autorizaciones
necesarias para la correcta ejecucin, adems de incluir detalle de las
nuevas funcionalidades estndares e implementadas en el sistema.
Prueba de Implementacin
Se asignarn autorizaciones a los usuarios en el sistema de test y control
de calidad de acuerdo a las funciones especificas de cada uno.
Los procesos del negocio puestos en ejecucin se prueban y se firman
como aprobacin para la salida en produccin.
Las interfaces se prueban, y se deben validar la correcta transferencia de
los datos.
Como ltimo punto se debe aceptar y revisar el layout para los usuarios
finales.

4. Final Preparation
En esta fase se deben preparar los sistemas de produccin para la salida en vivo,
principalmente se debe enfocar en las siguientes tareas y sus porcentajes de
cumplimiento en los casos que corresponda:
Testing
Entrenamiento
Minimizar y encapsular posibles riesgos
Detallar el proceso de salida en vivo definiendo las tareas de la fase de Soporte.
Etapa de Test final de integridad del o los sistemas de produccin
En esta etapa de deben realizar las siguientes actividades:
Comunicar todos los responsables y usuarios finales la fecha y hora exacta de la
salida en vivo.
Validar que el flujo de la informacin se realice correctamente en los sistemas de
produccin.
Chequear la plataforma tcnica para la recepcin de mltiples accesos de los
usuarios.
Validar que los usuarios finales hayan tenido su capacitacin para la utilizacin de
las nuevas funcionalidades.

4. Final Preparation
Etapa de Compilacin de la documentacin tanto tcnica como de
entrenamiento
En esta etapa de deben realizar las siguientes actividades:
Compilar la documentacin tcnica y entregar a los responsables de esta
rea.
Compilar material de entrenamiento y entregar a los responsables de las
reas involucradas.
Etapa de Definicin de los pasos para la fase de soporte
En esta etapa de deben realizar las siguientes actividades:
Establecer canales de comunicacin.
Definir posibles problemas que puedan surgir en la puesta en marcha.

5. Go-Live and Support

Cuando la solucin sea puesta en marcha, pueden ocurrir algunos problemas
y/o circunstancias no previstas, a pesar de las pruebas realizadas. Estos
problemas adicionales pueden ocurrir si los usuarios tienen experiencia
escasa del sistema.

5. Go-Live and Support

Dentro del alcance de esta propuesta no est contemplada esta fase del
proyecto, toda necesidad para esta fase queda sujeta a negociacin.
Para anticipar y dar una solucin rpidamente a estos problemas, se
establece un centro de soporte de excelencia que apoya la puesta en marcha
de la nueva implementacin que tenga las siguientes cualidades:
Establecer el centro de soporte en la fase inicial de preparacin final,
abarcando a expertos tcnicos y funcionales especializados.
Si se establece un centro virtual de soporte, se deben definir las
estructuras de comunicacin.
Como un punto clave, involucrar a los consultores que han sido
participantes activos del proyecto.
Estructuras y los procedimientos claros de comunicacin para el equipo
de expertos, definiendo una jerarqua para la toma de decisiones y para
dar prioridad a los problemas que ocurran.
Designar a usuarios claves en de departamentos involucrados en la
implementacin para apoyar a los usuarios finales con las nuevas
funcionalidades.