GESTION

DOCUMENTAL

LEY 594 DE 2.000 (LEY GENERAL DE ARCHIVOS)

GESTIN DE
DOCUMENTOS

SOBRE REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN LEY 594 DE 2000 (LEY GENERAL DE

ARCHIVOS).

Conjunto de normas tcnicas y practicas

usadas para administrar el flujo de
documentos de todo tipo de una
organizacin

Flujo de Documentos

Es el historial de un documento
El flujo de documentos se actualiza a nivel
de documento as como para posiciones
individuales.
Todos
los
documentos
precedentes y subsiguientes siempre
aparecen listados, con independencia del
documento que se haya seleccionado para
la visualizacin del flujo de documentos.

Qu es el Archivo General de la
Nacin?
Ente rector de la
poltica
archivstica
colombiana.
rgano de direccin y
coordinacin
del
Sistema Nacional de
Archivos.
Conservador,
organizador y difusor
del
patrimonio
documental
de
la
nacin.

Sistema Nacional de Archivos - SNA

Archivo General de la Nacin

Administracin y
operacin

Normatividad
Administracin y
operacin

Administracin y
operacin

Administracin y
operacin

Qu es el SNA (Sistema Nacional de

Archivo)?

Conjunto
de
instituciones
archivsticas articuladas entre s.
Posibilitan la homogeneizacin y
normalizacin
los
procesos
archivsticos.
Promueven el desarrollo de los
archivos, conservacin y acceso a
los documentos.

Instalaciones

2
2
L
E
D
0
LEY 8
9
8
9
1
E
D
E
R
B
M
E
I
C
I
D
E
D

Por
Por la
la cual
cual se
se crea
crea
el
el Archivo
Archivo General
General De
De La
La Nacin
Nacin
y
y se
se dictan
dictan otras
otras disposiciones
disposiciones .
.

E
D
4
9
5
Y
LE
0
0
0
2
E
D
JULIO 14
Por la cual se crea
La Ley General de Archivos en
Colombia y
y se dictan otras disposiciones .

2
4
0
.
o
N
O
ACUERD

2
0
0
2
E
D
1
3
e
r
b
u
t
c
O

Por la cual se establecen los criterios para

la organizacin de los archivos de gestin
en las Entidades pblicas y privadas

QuesGestinDocumental?
LaLey594de2000LeyGeneraldeArchivosemitida
porelArchivoGeneraldelaNacinAGNdefine
GestinDocumentalcomo:
Conjunto de actividades administrativas y tcnicas
tendientesalaplanificacin,manejoyorganizacin
de la documentacin producida y recibida por las
entidades,desdesuorigenhastasudestinofinal,con
elobjetodefacilitarsuutilizacinyconservacin.

QuesunPGD?
ProgramadeGestinDocumental:
Conjuntodeinstruccionesenlasquesedetallanlas
operacionesparaeldesarrollodelosprocesosdela
gestindocumentalalinteriordecadaentidad,tales
comoProduccin,Recepcin,Distribucin,Trmite,
Organizacin,Consulta,ConservacinyDisposicin
Finaldelosdocumentos.

ProcesosdeunPGD?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Produccindedocumentos
Recepcindedocumentos
Distribucindedocumentos
Trmitededocumentos
Organizacindedocumentos
Consultadedocumentos
Conservacindedocumentos
Disposicinfinaldedocumentos

PROGRAMA DE GESTIN
DOCUMENTAL
Produccin y
recepcin

DISPOSICION
FINAL

Preservacin
Temporal

Trmite
Proteccin
Distribucin

Consulta

ELIMINACION

Retencin

TRANSFERENCIA
PRIMARIA /
SECUNDARIA

Almacenamiento

Recuperacin

2. CONCEPTOS GENERALES

rchivo
A
Archivo
Uno o mas conjuntos de
documentos, sea cual fuere su
forma y soporte material,
acumulados por una persona o
institucin, en el transcurso de
su gestin administrativa,
conservados para servir como
testimonio e informacin, o
como fuente de historia

ARCHIVO
ARCHIVO
ARCHIVO DE
DE GESTIN
GESTIN
El de las oficinas productoras de
documento, en el que se rene
los documentos en tramiten
busca de soluciones a los
asuntos iniciados, sometida a
continua utilizacin y consulta
administrativa por las mismas
oficinas u otras que la soliciten.

ARCHIVO
ARCHIVO
ARCHIVO CENTRAL
CENTRAL
Unidad administrativa donde se
agrupan documentos transferidos
trasladados por los distintos archivos
de gestin de la entidad respectiva,
una vez finalizado su tramite, que
siguen siendo vigentes y objeto de
consulta por las propias oficinas y
los particulares en general

ARCHIVO
ARCHIVO
ARCHIVO HISTRICO
HISTRICO
Aquel al cual se transfiere la
documentacin del archivo central o
del archivo de gestin, que por
decisin del correspondiente Comit
de
Archivos,
debe
conservarse
permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigacin, la
ciencia y la cultura.

ARCHIVO
PRODUCCIN
PRODUCCIN
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL

PROCESOS
PROCESOS
ARCHIVISTICOS
ARCHIVISTICOS

CLASIFICACIN
CLASIFICACIN
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
ORDENACIN
ORDENACIN
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
DISPOSICIN
DISPOSICIN
FINAL
FINAL
CONSERVACION TOTAL
MICROFILMACION
ELIMINACION DE DOCUMENTOS
SELECCIN DOCUMENTAL

FASES
FASES DE
DE ARCHIVO
ARCHIVO
Archivo de Gestin
100%
Archivo
Intermedio
65%
Histrico
5%

FONDO: Conjunto de documentos que se forman

durante el proceso de la actividad de una
organizacin o persona
SERIE DOCUMENTAL:
Conjunto de documentos de estructura y contenido
homogneos, emanados de un mismo rgano o
sujeto productor, como consecuencia del ejercicio
de sus funciones especficas.
SUBSERIE DOCUMENTAL :
Conjunto de unidades documentales que forman parte
de una serie documental que revela tanto el contenido
como la estructura fsica del documento.

DOCUMENTO: Es el registro de informacin

producida o recibida por una persona o entidad
en razn a sus actividades o funciones,
adquiriendo valor de tipo administrativo, fiscal o
legal, cientfico, econmico, histrico o cultural
y
debe
ser
objeto
de
conservacin.
TABLAS DE RETENCION:
Listado de series y sus correspondientes tipos
documentales (producidos o recibidos estos por una
unidad administrativa en cumplimiento de sus
funciones), a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada fase del archivo.

Tipo documental
Unidad de informacin contenida en los documentos.
Se clasifica en simple y compuesto:
Simple: Formado por un solo tipo documental, cuyo
contenido mantiene una unidad de informacin.
Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro de
registro, un libro de caja, recibo, etc.
Compuesto: Formado por dos o ms tipos
documentales que se sustentan entre si y cuyo contenido
mantiene una unidad de informacin. Se le conoce
comnmente como expediente. Ejemplos: el
comprobante de pago, trmites para licencias, etc.

Serie Documental
Es el conjunto de documentos que tiene
caractersticas comunes; el mismo tipo
documental o el mismo asunto y que, por
consiguiente, es archivado, usado,
transferido o eliminado como unidad.
Ejemplos: Resoluciones, Supervisiones,
Legajos de personal, Planillas, rdenes
de compra, etc.

FONDO DOCUMENTAL
Es el conjunto total de los documentos
producidos y recibidos por una institucin
pblica o privada en el ejercicio de sus
actividades.
Ejemplos: Ministerio de Transportes,
Comunicaciones, Gobierno, Instituto
Nacional de Cultura, etc.

CONTRATOS DE OBRA
(subserie)

CONTRATOS DE
PRESTACION DE
SERVICIOS
(Subserie)

CONTRATOS

Seccin Documental
Es el conjunto total de los documentos
producidos y recibidos por las diferentes
unidades orgnicas o dependencias.
Ejemplos: Alcalda, Gerencia, Secretara
General, Gerencia de Administracin y
Finanzas, Gerencia de Planificacin,
Registro Civil, Jefatura de Personal,
Tesorera, etc.

EJEMPLO
Serie:
CONTRATOS

Subserie:
Tipos
Documentales

Contratos de Prestacin Servicios

Contratos de Suministros

Contratos de Obra

Acta de Iniciacin
Plizas
Acta de liquidacin

Documento
de
apoyo:
Documentacin
informativa auxiliar que recibe o elabora una
dependencia para facilitar la gestin de sus
asuntos administrativos.
Copias de condiciones Especificas de
contratacin (CEC)
Copias de Contratos
Copias de informes

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Etapas del documento desde su produccin o recepcin en la oficina y su

conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo
permanente.
ARCHIVO DE
GESTION

ARCHIVO
ARCHIVO
HISTORICO
HISTORICO

ARCHIVO
CENTRAL

VALORES
PRIMARIOS

Administrativo
Legal
fiscal
Contable
Tcnico

TRANSFERENCIAS
PRIMARIAS

VALORES
VALORES
SECUNDARIOS
SECUNDARIOS

Cultural
Histrico
Cientfico

VALORACIN
VALORACIN
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
Proceso por el cual se
determina los valores
primarios
y
secundarios de los
documentos con el fin
de
establecer
su
permanencia en las
diferentes fases del
archivo.

VALOR
PRIMARIO

VALORACION
DOCUMENTAL

VALOR
SECUNDARIO

Es el que tienen los

documentos mientras sirven
a la institucin productora y
al iniciador, destinatario o
beneficiario del documento.
Es decir a los involucrados
en el tema o en el asunto.
Es el que interesa a los
investigadores
de
la
informacin
retrospectiva. Surge una
vez agotado el valor
inmediato o primario. Los
documentos que tienen
este valor se conservan
permanentemente.

Participantes en la
Valoracin

Productores

Archivistas

Administracin, Jurdica
Contable
Historiadores

TABLA DE RETENCION
DOCUMENTAL
Es una herramienta archivstica que
permite agrupar la documentacin de
acuerdo con las funciones propias de
cada dependencia y establecer un
tiempo de permanencia en cada fase
de formacin del archivo.

FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA
OFICINA PRODUCTORA

CODIGO

HOJA

SERIES
y tipos documentales

CONVENCIONES
CT: Conservacion Total
E: Eliminacion

RETENCION
Archivo
Gestin

M: Microfilmacion
S: Seleccin

Archivo
Central

O: original
C: Copia

O/C

DE

DISPOSICION FINAL
CT

PROCEDIMIENTOS

Firma del Responsable :

Jefe de Archivo
Fecha:

Y qu tiene que tiene que ver la VALORACION con las TRD?

Permite definir las

transferencias de
documentos
Toma en cuenta en principio de
procedencia y las funciones.

Apoya el anlisis de la
disposicin final de los
documentos

Cmo INICIA la VIGENCIA?

1. Con la firma de la autoridad competente.

2. Con la promulgacin.

VIGENCIA.
Tiempo en que el documento tiene
fuerza para ordenar, testimoniar e
informar, es decir cumple el objetivo
para el cual fue creado.

TERMINACIN de la
vigencia de un
documento
Vence el plazo establecido en el documento o en la ley.
Se produce un documento que anula el anterior.
Desaparece el objeto fsico que da razn de ser al
documento.
Cuando el destinatario
(documentos informativos).

se

entera

de

su

contenido

Cuando se establece convencionalmente la fecha de

terminacin, por ejemplo, en los documentos negatorios (Acta
de defuncin; Negacin de una solicitud).

Y qu tiene que ver la VIGENCIA con las TRD?

Permite establecer
los tiempos de
retencin

Permite definir la
disposicin final de los
documentos

ORDENACIN
En este proceso se unen y relacionan las unidades
documentales de una serie, as como los tipos
documentales al interior de los expedientes segn un
criterio predeterminado.
La ordenacin debe hacerse a partir de las series
documentales, para efectuar este propsito, en los
archivos se utilizan varios sistemas de ordenacin que
materializan la idea de secuencia, los ms utilizados en la
actualidad son los numricos, alfabticos y mixtos o alfanumricos, sin embargo el sistema de ordenacin se
subordina a las caractersticas de cada serie.

SISTEMAS DE ORDENACIN
A,B,C,D,E...

1,2,3,4,5...

ALFABETICO
GENERAL
Acosta, Cesar
Barrera, Luis
Castro, Omar
Zea, Oliver

NUMRICO
SIMPLE

AL
FA
BE
TI
CO

ONOMSTICO

01-Ene. 1999
27-Mar. 1999
15 May. 2000
10 Jul. 2000
NU
ME
R
I
CO

CRONOLGICO

METODO
ASUNTO
O
MATERIAS
ACTAS
CALIFICACIONES
COTIZACIONES
HOJAS DE VIDA

TOPOGRAFICO

GEOGRAFICO

ARMENIA
BOGOTA
CALI
MEDELLIN

DECIMAL

1
1.1
1.2
2
2.1
2.1.1

SALA 1
SECCION B
ESTANTE 6
ARCHIVADOR 1A
GAVETA 3

SISTEMA DE CLASIFICACION UNIDAD ARCHIVISTICA

ES LA FORMA COMO SE ENCUENTRAN
UBICADAS LAS UNIDADES
ARCHIVSTICAS (CARPETAS) EN EL
ARCHIVO FSICO.

ALFABETICO

NUMRICO

CRONLOGICO

Como se conforma un expediente?

Ubicar al interior de cada

carpeta o expediente, solo
los tipos documentales que
corresponden y ordnelos
en
forma
cronolgica
descendente.

Ubicar al final de cada

carpeta o expediente el
formato Control de ingreso
de
documentos
a
expedientes.

CONFORMACION DE EXPEDIENTES
UBICACIN DE LOS DOCUMENTOS

200 folios (promedio)

Documento mas
antiguo

Documento
mas nuevo

Documento mas
antiguo
Documento mas
nuevo

DISPOSICIONES GENERALES PARA LAS TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES

La foliacin Consiste en
dar un nmero consecutivo
desde uno a todos los folios
escritos de cada unidad de
conservacin,
la
documentacin
debe
numerarse consecutiva y
cronolgicamente al interior
de la misma.

200
100
50
1

Conceptos

1. Folio: Hoja.
2. Foliar: Accin de numerar hojas.
3. Foliacin: Acto de enumerar los folios solo por su cara
recta // Operacin incluida en los trabajos de ordenacin
que consiste en numerar correlativamente todos los folios
de cada unidad documental.
4. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
5. Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se
numera.
6. Pgina: Lo escrito o impreso en una cara ...
7. Paginar: Accin de numerar pginas.
Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que
paginar, pues no solo son trminos diferentes sino
tambin conceptos distintos. Para efectos de
numeracin en archivos, este documento se refiere
nica y exclusivamente a foliacin, la cual ratifica la
ordenacin.

CONFORMACION DE
EXPEDIENTES
SE DEBE
CONSERVAR
LA
INTEGRIDAD
DEL ULTIMO
DOCUMENTO

Documento
mas nuevo

FOLIACION

250
250

VOLUMEN 2
VOLUMEN 1
Documento
mas antiguo

EXPEDIENTE

CONFORMACION DE EXPEDIENTES
IDENTIFICACION

ENTIDAD.
REA PRODUCTORA
ASUNTO (SERIE O SUB-SERIE DOCUMENTAL)
No. DE CARPETA DENTRO DEL ASUNTO
Carpeta 1 de __ : _____ folios
Iniciales Periodo Presidencial y Ao

Accin Social
Area de Gestin Financiera - Grupo de Tesorera

C UENTA FISC AL DE LA 2504-2522 DE 2001

Cp. 1/ ?

A.U.V.- 2004

INFORMES GGH

05-01

EAAB/10100/1200.01/20

IDENTIFICACIN DE LA CARPETA

Ejemplo

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

La transferencia documental
es el traslado de los
documentos del archivo de
gestin al central y de este al
histrico de conformidad de
las Tablas de Retencin
Documental.

Transferencias Primarias: Son las

remisiones de documentos de Archivo
de Gestin, al Archivo Central para su
conservacin precautelativa y se
relaciona con documentos cuya
frecuencia de uso ha disminuido.

Transferencias Secundarias: Es el
traslado de documentos del Archivo
Central al Archivo Histrico para su
conservacin permanente dado su
valor cientfico, cultural e histrico.

PROCEDIMIENTOS TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Se identifica la documentacin
que cumpli su perodo de gestin.
de acuerdo con la T.R.D.

Se ubican en el archivo
fsico los documentos a
transferir

Se entrega la documentacin al
al archivo central

Se genera un inventario de la
documentacin a transferir

Nombre de la entidad: ECOPETROL S.A.

Negocio: VSM.
Dependencia: Gerencia de Comercializacin
Internacional
Caja No.: 34
Nmero de unidades de conservacin: 1 a 5
Fechas extremas (mes - ao del primer y ultimo
documento)

CONFORMACION DE EXPEDIENTES
TRANSFERENCIA PRIMARIA
Archivo de Gestin

Archivo Central
199

200

2001
2002
2003

ADMINISTRACIN
DOCUMENTAL
Menores
Costos
Reduccin papel
=
Menor Espacio

Facilidad de Manejo

Mayor transparencia
Mayor productividad = Mejor Servicio

ORGANOS ARCHIVISTICOS
COMIT DE ARCHIVO:
Grupo asesor de la alta direccin, responsable de
definir las polticas, los programas de trabajo la toma
de decisiones en los procesos administrativos y
tcnicos de los archivos
COMIT EVALUADOR DE DOCUMENTOS:
rgano asesor del Archivo, encargado de estudiar los
asuntos relacionados con el valor secundario de los
documentos.
ARCHIVO DISTRITAL / ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Instancia coordinadora, asesora y veedora en materia de
organizacin, preservacin, valoracin y difusin de los archivos en el
mbito Distrital y /o Nacional

EL QUE TIENE LA INFORMACIN

INFORMACION
TIENE EL CONTROL
Las organizaciones dinmicas
saben que la competitividad de finales
de
siglo
est
basada
en
la
INFORMACIN, por que hoy da, es tan
importante conocer en detalle las
caractersticas y necesidades de los
clientes de productos y servicios que
se les pueda ofrecer.
As las cosas y el mundo donde la competencia es feroz,
la informacin se perfila como un arma para las compaas
que aspiran sobrevivir ms all del ao 3.000.

OBLIGACIONES LEGALES DE UN SERVIDOR

PBLICO
HACIA LOS ARCHIVOS
LEY 734 DE 2002 Captulo Segundo Artculo 34, enciso 4 : Utilizar los bienes
y recursos asignados para el desempeo de su empleo, cargo o funcin, las
facultades que le sean atribuidas o informacin reservada a que tenga acceso por
razn de su funcin, en forma exclusiva para los fines a que estn efectos.
LEY 734 DE 2002 Captulo Segundo Artculo 34, enciso 5 : Custodiar y cuidar
la documentacin e informacin que por razn de su empleo cargo o funcin
conserve bajo su cuidado a la cual tenga acceso, impedir o evitar la sustraccin,
destruccin, ocultamiento o utilizacin indebida. Todo expediente, debe contener
un *ndice de los tipos documentales por los cuales est compuesta.
Entrega de inventario documental retiro de funcionarios
De conformidad con el acuerdo No. 038 de septiembre 20 de 2002, por el cual se
desarrolla el artculo 15 de La ley General de Archivos 594 de 2000, ARTCULO
SEGUNDO. Todo servidor pblico al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su
cargo, deber recibir entregar al funcionario encargado o al Coordinador de la
dependencia los documentos y archivos debidamente organizados e inventariados
con el fin de garantizar la continuidad de la gestin pblica; expidiendo paz y salvo
correspondiente, el no cumplimiento acarrea sanciones de tipo disciplinario, ya que
los documentos son producto de la gestin de cada dependencia y por lo tanto son
bienes patrimoniales de la Entidad.

Contenido de la Norma
ISO 9001:2000
Requerimientos
4 Sistema de Gestin de la Calidad (SGC).
4.1 Requerimientos generales.
4.2 Requerimientos de la documentacin.
4.2.1 Generalidades.
4.2.2 Manual de calidad.
4.2.3 Control de documentos.
4.2.4 Control de registros.

4. Sistema de Calidad
El sistema de calidad se debe Establecer, Documentar,
Implantar en forma efectiva

Documentos
Controlados

Manual
de
Calidad

Poltica, objetivo
y Procesos

Implantacin de
Procedimientos
la Poltica
Instructivos

Registros
de
Calidad

Formatos vacos
Formatos llenos

Formatos y
Registros

Planes de Calidad

El Cmo de los
procedimientos
Pruebas que
el sistema es
seguido

EL PAPEL Y LA TINTA

ME HAS ARRUINADO PARA SIEMPRE!

AL CONTRARIO, AHORA ERES UN

DOCUMENTO!

NORMAS TCNICAS COLOMBIANAS

Normas ISO NTC

9000-2000

Acpite 2.7, 2.7.1, 2.7.2 Valor y clase de documentos.

NTC 9001-2000

Acpites 4.2, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4 Requisitos de la documentacin,

control de documentos, control de registros.

NTC 4436.

Informacin y documentacin. Papel para documentos de archivo.

Requisitos para la permanencia y durabilidad.

NTC 4568

Informacin y documentacin. Papeles para documentos. Requisitos de

permanencia.

NTC 2773

Equipo y tiles de oficina. Carpeta de cartn para archivo.

NTC 4095

Norma general para la descripcin archivstica.

NTC 1507.

Terminologa del mobiliario de oficina

NTC 5029

Norma sobre Medicin de Archivos.

NTCGP 1000:2004

Ley 872 de 2003 (D.A.F.P.) Implementar un S.G.C. Periodo de 4 aos

CONTROL DE LA DOCUMENTACIN
Todos los documentos que forman parte del
SGC tienen que controlarse de acuerdo con
los numerales 4.2.3 Control de documentos y
4.2.4 Control de registros.

UN SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

SE BASA ENTRE OTROS

Escribir lo que se hace (elaborar procedimientos

e instructivos).
Hacer lo que se ha escrito(rigor y auditoras) y
Comprobar que lo que se hace es lo adecuado.
Demostrarlo - (registros).

4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS DEL

S.G.C.

PROCEDIMIENTOS PARA:
Aprobar la adecuacin de los
Documentos.

Revisar y actualizar.
cambios y estado de
Identificar
revisin.

Disposicin en sitios aprobados

ltimas versiones..
Asegurarse de la Preservacin e
identificacin de los documentos.
Identificacin de documentos
externos.
Evitar uso de documentos
obsoletos.
Conservacin de documentos
obsoletos.

4.2.4 CONTROL DE REGISTROS DEL S.G.C.

PROCEDIMIENTOS PARA:

Legibles
Identificables
Recuperables
Almacenamiento
Proteccin
Tiempo de retencin
Disposicin de los
registros de calidad

RELACIN ENTRE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
DOCUMENTO

REQUISITOS PARA
DOCENTES

PROCESO

CONTRATACIN
DOCENTES

REGISTRO

DOCUMENTACIN
DOCENTES

En una cadena de procesos, los resultados de un proceso

vienen a ser entradas del siguiente proceso. No se
puede tener un resultado si no se tiene un requisito que
cumplir (entrada).

RELACIN ENTRE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
DOCUMENTOS
Proveen la definicin
de requisitos.
Se relacionan con
entradas.
DOCUMENTO

ENTRADA

PROCESO

REGISTROS
Suministran la
evidencia del
cumplimiento con los
requisitos.
Se relacionan con
resultados.
REGISTRO

RESULTADO

RELACIN ENTRE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Los documentos estn
vivos, esto es, pueden
actualizarse.

Los

registros estn
muertos, no pueden actualizarse! Los datos
consignados en ellos
son inalterables.

ETAPAS RECOMENDADAS PARA GESTIONAR LOS

DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD

Etapa 1. Deteccin de necesidad.

Etapa 2. Diagnstico de la situacin de la documentacin en la
organizacin.
Etapa 3. Diseo del sistema documental Programa de Gestin
Documental P.G.D.
Etapa 4. Elaboracin de los documentos.
Etapa 5. Implantacin del sistema documental.
distribucin y revisin del documento en uso).

(emisin,

Etapa 6. Mantenimiento y mejora del sistema documental.

CONSEJOS PARA LOS QUE

ELABORAN LOS DOCUMENTOS.
La documentacin debe estar disponible para quien la necesita.

SAQUE

ABRA

Normalizarlos y simplificarlos. (procedimiento de elaboracin).

Dar cursos de elaboracin si es necesario.
Escribir claramente el propsito y el campo de aplicacin.

CIERRE

Cuando no aplique algn requisito del procedimiento de elaboracin poner

N/A.
Escribir de manera concisa y sin complicaciones.
Incluir informacin de la revisin y cambios del documento.
Preocuparse porque los formularios incluyan slo la informacin apropiada del
proceso en cuestin.
La gestin de los documentos es un proceso ms del SGC y debe tratarse
como tal

CONSEJOS PARA LA GESTION DE

LOS DOCUMENTOS.
Incluir informacin de la revisin y cambios del documento.
Evitar repeticiones.
Reconocer que existen sistemas ms pequeos dentro del sistema de
control de documentos.
Asegurarse de contar con los recursos apropiados, incluyendo tiempo y
personas.
No existe la mejor manera para gestionar los documentos, ya que esto
depende de muchas combinaciones de tipos de documentos, dueos de
procesos, prcticas y mtodos de control.
Existe software diverso para gestionar la documentacin, los cuales
facilitan mucho esta actividad. Si se piensa utilizar alguno debera evaluarse
la aplicabilidad en su organizacin.

GESTIN Y CONTROL DE LOS

DOCUMENTOS
Documento controlado:
-Aprobado y adecuado.
-Estado de revisin identificado.
- Legible e identificable.
- El estado de revisin puede hacerse por
secciones de un documento.
- Evitar identificarlos por medio de cdigos
complicados.

GESTIN Y CONTROL DE LOS

DOCUMENTOS
Orientar a los usuarios
Cuando se usan documentos electrnicos y la impresin de stos
est permitida, es comn definir las copias impresas como
documentos no controlados.
Para el caso de documentos impresos es frecuente establecer que
slo los que tienen firma o sello originales son los controlados.
Quin est autorizado para aprobar o actualizar un documento y
cmo se determina que es adecuado.
Hacer una lista de los dueos de procesos y pedirles una relacin
de las personas que manejan la documentacin de sus procesos

ACCESO A LOS DOCUMENTOS

La documentacin debe
estar disponible para
quien la necesita.
Dar acceso a informacin
no necesaria para
alguien puede crear
desorden e incrementar
la probabilidad de
confusin.

CONSEJOS PARA LA GESTIN DE LOS

DOCUMENTOS

La gestin de los documentos es un proceso

ms del S.G.C. y debe tratarse como tal.
No existe la mejor manera para gestionar
los documentos, ya que esto depende de
muchas combinaciones de tipos de
documentos, dueos de proceso, prcticas y
mtodos de control.

CONSEJOS PARA LA GESTIN DE LOS

DOCUMENTOS

Existen software diversos

para
gestionar
la
documentacin,
los
cuales facilitan mucho
esta actividad. Si se
piensa utilizar alguno
debera
evaluarse
la
aplicabilidad
en
su
organizacin.

ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS PARA EL

CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
Una vez que haya recolectado la informacin que necesita, escriba su

procedimiento siguiendo los requisitos establecidos en el apartado 4.2.3 de la

norma ISO 9001:2000.

4.2.3 Control de los documentos.

Definir controles para:

Aprobar
adecuacin
antes
de
emitirlos;
Revisar, actualizar y volver a aprobar;
Identificar cambios y revisin actual;
Disponibilidad en puntos de uso;
Legibles y fcilmente identificables;
Identificacin de los de origen externo
y distribucin controlada;
Prevenir uso no intencionado de
documento obsoletos e identificarlos si
se conservan por alguna razn.

4.2.3 Control de Documentos

(1)
Documentos Externos

Distribuir, mantener,
actualizar

Documentos Internos

Confeccionar, revisar,
Modificaciones revisadas,
aprobar, distribuir,
dar a conocer
modificar, retirar,
archivar, destruir

Identificacin, edicin, numeracin pgina, aprobacin

4.2.3 Control de documentos (2)

Identificacin de la Documentacin:
Obsoletos, controlados
Versin, fecha, emitido por, cdigo nico, pgina
Texto modificado
Procedimiento para el control de documentos internos,

externos, software y otros:

Listado de documentos
Distribuidos a quien los necesite
Revisin por la misma funcin que gener la versin
original

DOCUMENTOS INTERNOS
CONTROLADOS

Manual de Calidad
Poltica de Calidad
Procedimientos del sistema de calidad
Procedimientos tcnicos
Instructivos de trabajo

DOCUMENTOS EXTERNOS

Documentos que no han sido elaborados

por la organizacin, pero que forman parte
de la documentacin del sistema de
calidad. Comprenden reglamentos, normas,
guas,
tablas,
datos,
dibujos,
especificaciones del cliente, etc.

PROCEDIMIENTO O INSTRUCTIVO

Encabezado

ENTIDAD: XXXX

Cdigo
Pgina

Nombre del Procedimiento

Revisin N :0 del dd mm aa
Fecha
:

1. Objetivo
2. Alcance
3. Referencias
4. Definiciones
5. Descripcin

: PR-XXX
: 1 de 3

6. Responsabilidades
7. Distribucin
8. Registros
9. Anexos

Pie de pgina
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Ruta acceso al documento

Fecha
Fecha
Fecha

Firma
Firma
Firma

DIFUSIN DE LA DOCUMENTACIN

Los directores generales son los encargados de

decidir y de definir de que manera se va a
llevar a cabo la difusin de la documentacin.
La difusin, tanto interna como externa, est
controlada para evitar la utilizacin de
documentos no vigentes.

La documentacin del sistema de calidad

est acompaada de un sistema de registros
(numeral 4.2.4).

Los registros estn destinados a contener

informacin que se genera y los datos
consignados en ellos son inalterables.

4.2.4 CONTROL DE REGISTROS

Documentos que tienen una forma definida, apta
para registrar datos e informacin relacionada con
las actividades realizadas y sus resultados. Los
registros constituyen la evidencia de la ejecucin del
sistema de calidad.
Registros prediseados
Libro de notas
Hojas de datos
Informes de Calibracin

Ejemplo de encabezado y pie de

pgina de un Registro
Encabezado
ENTIDAD PROCESO: XXXXXX
TITULO

Pie de pgina
Ruta acceso al documento

SISTEMA DE CALIDAD
Registro XXXXXXXXXXX
Cdigo: RG-XXX
Rev N : 0 del dd mm aa
Pgina : 1 de X

Un

sistema de aseguramiento de la Calidad

es una herramienta al servicio de una
organizacin, para ayudar a gerenciar con
efectividad, eficiencia y eficacia; nunca como
agente limitador.

Por su Atencin
GRACIAS