CAPACITACIN INTERNA

ARCHIVSTICA/GESTIN DE DOCUMENTOS

Bula del papa Urbano VIII con el sello (bulla) de plomo

Documento Electrnico documento en digital

Noviembre 2013
Oficina de Transparencia y Participacin Ciudadana

I) Historia de la Archivstica

a)Conceptos de Archivstica/Gestin de
Documentos

Archivstica: Es el estudio terico y prctico de los principios,

procedimientos y problemas concernientes a las funciones del Archivo.
(Diccionario de terminologa archivstica CIA 1984)

Gestin de Documentos: El rea de la gestin administrativa general

relativa a conseguir economa y eficacia en la creacin, mantenimiento,
uso y disposicin de los documentos( 1984)
Es el records Management o Administracin de documentos.

b) Algo de Historia
La Archivstica nace mucho despus que su prctica

Desde Siglo IV AC en las primeras organizaciones urbanas surge

la necesidad de plasmar ciertos hechos en escritos (ventas,
compras, otros) con el objeto de dejar constancia de ellos.

Surgen as los archivos reales, templos y bancarios. El material

utilizado para los documentos era la tela (Lino).

b) Historia
Grecia-Roma

En este perodo los Archivos

Administrativa y Jurdica.

Los documentos son fuente de prueba y el Derecho Romano

establece el valor probatorio de los documentos.

cobran

una

doble

utilidad:

b) Historia

La antigua idea de Archivo Publico es reemplazada por el Archivo

Real
El notario, un personaje relevante para dar garantas en cuanto a
autenticidad documental
A medida que la sociedad va creciendo y complejizndose,
tambin lo hacen los archivos, y surgen los archivos de familias
nobiliarias, eclesisticos, reales, etc.
A contar del siglo XV los archivos se transforman en una fuente
poder y de gran valor para la historia (Monarqua absoluta) y de
esta forma la archivstica tambin es propiedad de monarcas

b) Historia

Con la cada del Antiguo Rgimen (Revolucin Francesa) surge un

nuevo modelo:
Los Archivos se estructuran en un sistema nacional
El concepto cambia de Archivo del Estado a Archivos de la
Nacin
Aparece la categora de Fondos histricos

Los archivos pasan de esta forma a cumplir un rol histrico, para

la cultura e investigacin.

b) Historia
PERIODO ARCHIVSTICO

Hay una disociacin entre los archivos histricos y los archivos

administrativos
La archivstica europea se debate entre lo conservador e histrico y lo
moderno (Gestin de las organizaciones)
EEUU a travs de T. Shelemberg lanza el concepto de gestin de
documentos y el ciclo de vida de los documentos
El campo de accin de la archivstica se extiende a las
administraciones
Se supera la particin del mundo profesional ( La Archivstica se concibe de
manera integrada)
Surge un impulso a la disciplina derivado de las TICs
Nueva concepcin de los usuarios/as de los archivos. Puede ser cualquier
persona
Se trasciende el mbito nacional para pasar a la internacionalizacin
(conocimiento, formacin y tcnicas)

II) Fundamentos y principios de la Archivstica

a) Archivos V/S Biblioteca y Centro de

Documentacin

Institucin que custodia

y administra los fondos
de la Administracin.

ARCHIVO

BIBLIOTECA

CENTRO DE
DOCUMENTACI
N

Unidad que adquiere, conserva

y permite el acceso a las
colecciones que posee a
quienes requieren consultarlas

Biblioteca
especializada
al
servicio
de
una
materia
especfica

Estas tres reas que forman parte de las ciencias de la

informacin se diferencian es su objeto, fin y mtodo.

Su Objeto son los Fondos

Su Objeto son las colecciones

(Documentos
recibidos por
productor)

(se adquieren en funcin de las

materias y pblico objetivo)

producidos
y/o
un mismo sujeto

Su fin es la gestin interna del

rgano
productor
fundamentalmente
Su mtodo el tratamiento
archivstico

Su fin es la difusin informativa

Su mtodo el tratamiento de
colecciones

b) Conceptos Bsicos

DOCUMENTO
Segn el Diccionario de Terminologa Archivstica:

La combinacin de un soporte y la informacin registrada

en l, que puede ser utilizado como prueba o consulta
Los elementos del documentos son:
Soporte: Papel, Disco, otros
La informacin: Contenido
El registro: Medio a travs del cual se registra en el soporte la
informacin (Cdigos, escritura, otros)

Las caractersticas del documento DE ARCHIVO:

La gnesis: Los documentos estn vinculados con las funciones propias
de las organizaciones que las producen.
El carcter seriado: Al producirse de manera continua conforman series
documentales. Los documentos de archivo no se generan de manera
aislada y nica.
La interrelacin: Todos los documentos, desde lo ms elemental a lo ms
complejo se encuentran vinculados, conformando expedientes, series y
finalmente el fondo documental de la Organizacin. Este vnculo se explica,
pues todos responden a las funciones de la misma entidad que los
produce.
La exclusividad: Cada documento, an cuando pertenezca a una misma
serie, es diferente al resto de su misma clase, es nico con datos
exclusivos.
La Informacin:
interna: Producida pro personas naturales o jurdicas en el ejercicio de
sus funciones, de manera necesaria e inevitable
Previsible: Es el resultado de procedimientos establecidos
Reglada: Regulada por normas en cuanto a su creacin, uso y
conservacin.
Forman parte del patrimonio documental
Adems segn la Norma ISO 15489: Autenticidad, fiabilidad,
integridad y manejabilidad

UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad archivstica bsica, testimonio y prueba de un
acto realizado dentro del ejercicio de unas funciones, que
puede estar constituido por un solo documento (Unidad
documental simple) o por varios formando un expediente
(Unidad documental compuesta)

SERIE
Conjunto de unidades documentales que testimonian una
actividad desarrollada en el ejercicio de una determinada
funcin
y
regulada
por
una
misma
norma
de
procedimiento

DOCUMENTACIN DE APOYO INFORMATIVO

Son copias, nunca originales.
No son testimonio de las funciones de la entidad, ni obra de sus
procedimientos administrativos o de gestin.
Colaboran a la toma de decisiones, como material de apoyo:
boletines oficiales, libros, revistas, documentacin recibida de otras
instituciones.
No son constitutivos de patrimonio documental de la entidad.
Se conservan nicamente a efectos informativos, en tanto su valor
de informacin sea til para la institucin.

FONDO
Concepto enunciado por primera vez por Natalis de Wally en 1841 y que
consiste en el Conjunto orgnico de documentos de cualquier

tipo y poca producidos y recibidos por una persona,

familia u organizacin, pblica o privada, en la gestin de
sus asuntos, negocios o competencias, y conservados
como prueba de los mismos, por la informacin que
contienen y por su valor para la historia y el
conocimiento.
SUBFONDO
Conjunto de documentos resultantes de la divisin de un
fondo que se establece de manera un tanto arbitraria para
facilitar la
organizacin de aquellos fondos que por su
gran tamao u
otras caractersticas presentan problemas
en su ejecucin

ARCHIVO
Segn el Diccionario de Terminologa Archivstica :

Conjunto de documentos sean cuales sean sus fechas, su

forma o soporte material, producidos o recibidos por toda
persona fsica o moral y por todo Servicio u Organismo
pblico o privado en el ejercicio de su actividad, y son
conservados por sus creadores o por sus sucesores para
sus propias necesidades y transmitidos a la Institucin de
archivos competente, en razn de su valor archivstico
Acepciones:
Contenido: Conjunto ordenado de documentos que una persona, una
sociedad u organizacin producen en el ejercicio de su actividad (RAE)
Continente: Edificio, instalaciones
Organizacin: Organismo responsable de la recepcin y tratamiento de
los documentos de archivo
Con frecuencia se equipara Archivo con Fondo, lo cual slo resulta
correcto cuando el archivo posee un nico fondo.

En consecuencia, el archivo se conforma como resultado de la

actividad de la organizacin, y no podemos hablar de archivo
cuando los documentos no tienen una organizacin conforme a los
criterios archivsticos y se trata slo de documentos almacenados
sin estructura y orden.
Las funciones del Archivo:

Organizacin y puesta en servicio de la funcin administrativa

Asegurar las transferencias de manera peridica
Valorar, seleccionar y eliminar los documentos siguiendo pautas y
criterios de valoracin
Clasificacin y ordenacin
Descripcin para que los usuarios/as fcilmente accedan a lo que
necesitan o les interesa
Instalacin y conservacin adecuada de los documentos
Reglamentacin, para asegurar las actividades mediante un
reglamento de Servicio

El archivo esta al servicio de la entidad que los crea.

Concretamente a su eficacia, proporcionando informacin para la
mejor toma de decisiones y cumplimiento de objetivos, as
tambin a su eficiencia, al proporcionar informacin oportuna y a
bajo costo.
El archivo est al servicio de la responsabilidad pblica y
corporativa, posibilitando el acceso de los ciudadanos/as a los
documentos e informacin pblica.
El archivo est al servicio de la investigacin y accin cultural
(Esto a contar del S. XIX)

Etapas del Archivo ( Ciclo de vida del documento)

Archivo de Gestin:

Oficina

Central

Archivo Intermedio
Archivo Histrico

El archivo nace cuando se produce un documento.. Su partida est en el archivo

de Oficina

ARCHIVO DE OFICINA (DE GESTIN)

Es el Archivo de las Unidades administrativas de una

organizacin, de ah que tambin sea conocido como
archivo de oficina, y est compuesto por los
documentos y expedientes en fase de tramitacin,
con plena vigencia administrativa y jurdica, as
como los que son de uso frecuente para la gestin de
los asuntos corrientes de dicha unidad

ARCHIVO DE OFICINA (DE GESTIN)

Caractersticas:

Se forma en la unidad productora

Corresponde a la primera etapa del ciclo vital de los
documentos
Valor administrativo y jurdico de los documentos
Est formado por los documentos que se encuentran en
trmite y/o tienen uso frecuente por parte de los gestores
Plazo de permanencia de los documentos, no ms de 2
aos

ARCHIVO DE OFICINA (DE GESTIN)

Caractersticas:
La organizacin del archivo de oficina deber basarse
exclusivamente en mantener diferenciados los distintos tipos de
expedientes en los que se materializan las competencias que tiene
asignada la unidad productora.
En el archivo de Oficina se tienen los siguientes expedientes:

Correspondencia
Registros de entradas y salidas (libros o sistemas)
Documentacin de apoyo informativo
Expedientes

Correspondencia

Pueden formar una o varias series documentales

Nunca se ordena por criterios de entrada/salida
La correspondencia que acompaa a una informacin importante,
facturas,informes u otros documentos, se archiva en funcin de esta
informacinadjunta.
La correspondencia que se organiza como tal es la que no forma parte de un
expediente ni acompaa a una informacin importante, es decir, que se limita
a una informacin ms genrica.
No todo lo que se enva o es enviado es correspondencia.

ARCHIVO DE OFICINA (DE GESTIN)

Registros de entradas y salidas (libros o sistemas)

Valor jurdico
Podr certificar la existencia de un documento

Documentacin de apoyo informativo

No forma parte del archivo

Textos legales, publicaciones, folletos, etc.

Expedientes

Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedentes

y fundamento para la resolucin administrativa, as como las diligencias
encaminadas a ejecutarlas
Lo inicia y resuelve el organismo que tiene competencia especfica en
relacin con el asunto (Principio de unidad del expediente)
Los documentos no podrn encontrase aislados ya que estn unidos por una
relacin causa-efecto
Dentro de un expediente puede haber documentos producidos por la propia
unidad administrativa o procedentes de otros organismos o particulares

ARCHIVO DE OFICINA (DE GESTIN)

Elementos que constituyen del Expediente:
1. Los documentos: Son soporte de la informacin, de la resolucin y de la
ejecucin
Por su tradicin:

Originales

No originales
Por

su contenido:
Esenciales
De enlace
Marginales

2. La carpeta o Archivador: Contiene y agrupa los documentos, adems de tener

otro tipo de informacin como nombre de la oficina, fechas extremas, serie
documental, etc.
3. Extracto o resumen: Sintetiza el contenido
4. La relacin de contenido: Breve descripcin de cada documento

ARCHIVO DE OFICINA (DE GESTIN)

Normas prcticas para la formacin de Expedientes

1.

Todos los documentos que integran el expediente deben

estar en una carpeta o archivador
2. Los documentos se irn aadiendo en el orden en que
han sido creados
3. Cada documento debe estar referido a un solo asunto
4. Evitar la existencia de documentos aislados
5. Evitar la multiplicidad y dispersin de expedientes
6. No extraer documentos originales de expedientes en
tramitacin
7. No extraer documentos originales de expedientes
conclusos para constituir nuevos expedientes
8. Conservar los documentos en orden
9. Unir cada oficio con su respuesta
10. En el caso de que se extraigan documentos habr que
dejar constancia de quien lo hizo y cuando.

ARCHIVO DE OFICINA (DE GESTIN)

Organizar un sistema de archivo para una unidad administrativa

que nunca lo ha posedo, consiste en levantar informacin de lo
que se hace y organizar todos los documentos y documentacin
existente, diseando los circuitos por los que se mover y
definiendo instalaciones destinadas para tales efectos.

QU TENEMOS ACTUALMENTE EN EL MMA?

No hay una gestin integral de

archivos claramente, esto est
recin comenzando
Criterios dismiles para organizar
la informacin en cada rea
( Archivos de Oficina)
Desorden

QU TENEMOS ACTUALMENTE EN EL MMA?

Archivos
de
Oficina
que
parecen
bodegas
abandonadas
Se ha conservado mucha documentacin sin valor
alguno (Minutas de trmite, invitaciones, copias de
Memos, etc)

QU TENEMOS ACTUALMENTE EN EL MMA?

Escaso cuidado con las unidades

de instalacin ( Archivadores)
Colores por doquier..
Archivadores
rotulados
con
plumn
Mucha categorizacin de varios,
por temas o sin rotulacin

QU TENEMOS ACTUALMENTE EN EL MMA?

Custodia de Documentacin informativa sin valor alguno que

slo ocupa sitio y genera desorden
Muchas ganas de cambiar este rostro de nuestro MMA!!!

LO QUE QUEREMOS LOGRAR

o Contar al 2015/16 con un archivo totalmente
organizado
Lo cual implica:

Generar directrices y procedimientos

Capacitacin y acompaamiento

Comenzar a trabajar con todo el

equipo dueo de este negocio
El equipo del Archivo Central debe
elaborar el Cuadro de clasificacin
Se debe identificar los documentos
sueltos para hacerlos recuperables
Tarea del Archivo central junto a
encargadas archivo de Oficina

LO QUE QUEREMOS LOGRAR

o Contar al 2015/16 con un archivo totalmente
organizado
Lo cual implica:
Generar un software para la
descripcin y recuperacin de
expedientes y
documentos simples
de valor o gran
consulta
Contar con cajas normalizadas que
permitan mayor orden y adecuada
instalacin segn sistema correlativo
Contar con al menos una persona
ms para el equipo Archivo Central
Subsecretara ( profesional o tcnico
con
conocimiento en gestin de
archivos)
o Sumarnos al SINIA como activo de informacin

ES CLAVE COMENZAR YA A TRABAJAR CON LAS DUEAS/OS

DEL NEGOCIO

LO QUE QUEREMOS LOGRAR EN IMGENES

Archivo de Oficina

Archivo Central, tanto

Subsecretaria
como
Seremis

QU HACER ENTONCES PARA ORGANIZAR NUESTRO ARCHIVO

DE OFICINA y CONSECUENTEMENTE NUESTRO ARCHIVO
INSTITUCIONAL?

Cmo comenzar??

Qu hacer?

LA PROPUESTA PARA AVANZAR ES LA SIGUIENTE:

Vamos a ir paso a paso
Vamos a conocer el marco que hoy tenemos ( Resolucin
931 del 29 de Octubre de 2013) y sus procedimientos
fundamentales
Vamos a acordar al menos tres cosas
Que vamos a iniciar este trabajo como un gran
equipo
Que vamos a apoyarnos para eso en la Oficina TPAC
Que no vamos a desesperarnos por hacer todo de
una vez.. Lo relevante es ir dando pasos seguros y
bien dados..

Por tanto..

LA

PROPUESTA
SIGUIENTE:

PARA

AVANZAR

PASO

PASO

ES

LA

Cada una de Uds. identificar cmo clasifica actualmente la

informacin de su rea ( Archivadores o carpetas que
tiene). Esto se solicitar va Memo a sus jefaturas, con una
fecha tope para responder que ser el 20 de Diciembre.
Esta informacin nos permitir hacer una trabajo conjunto
para determinar la mejor organizacin de la informacin
que su rea produce. ( Nombres expedientes, evitar los
otros, varios por ejemplo)
Se les propone que los lomos sean de un color a convenir
entre todos, de modo tal que le demos uniformidad y
mayor orden a nuestro archivo. Se propone blanco.
El lomo debiera hacerse en el PC, con la siguiente
estructura, si les parece:
Logo MMA
Nombre expediente
N y Fechas extremas si corresponde
Ao
Avanzar el prximo ao en el proceso de transferencia

ARCHIVO DE CENTRAL/ GENERAL (DE GESTIN)

Coordina y controla el funcionamiento de los

distintos archivos de gestin y rene los documentos
transferidos por los mismos, una vez finalizado su
trmite y cuando su consulta no es constante.

ARCHIVO CENTRAL (DE GESTIN)

Caractersticas:
Sus fondos estn constituidos por las fracciones de series transferidas
desde los archivos de oficina que integran el organismo al cual pertenece
Es el pilar bsico de control del sistema archivstico del organismo y el
responsable de la aplicacin de las normas de funcionamiento
Debe mantener una relacin constante con los archivos de oficina y con el
archivo intermedio
Funciones
Identificacin (fase del tratamiento archivstico exclusiva del Archivo
Central)
Valoracin (fase que debe ser compartida con el Archivo Intermedio)
Descripcin
Difusin
Conservacin

1 Transferencia MMA al Archivo Nacional

12 de Agosto de 2013

ARCHIVO INTERMEDIO

Es aquel al que se han de transferir los documentos

de los archivos centrales o generales cuando su
consulta por los organismos productores es
espordica y en el que permanecen hasta su
eliminacin o transferencia al archivo histrico.
Deben permanecer en l hasta la total prescripcin
de sus valores administrativos.

ARCHIVO HISTRICO

Es aquel donde se conservan de manera permanente

los
documentos
seleccionados
por
su
valor
(Informativo, histrico y cultural), en condiciones
que garanticen su integridad y transmisin a la
generaciones futuras, por cuanto constituyen parte
del patrimonio histrico de las naciones y, por ende,
de la humanidad. Tambin se considera el que posee
fondos cerrados de personas fsicas o jurdicas que
han dejado de existir.

ARCHIVO HISTRICO

Caractersticas:
Memoria viva de la Administracin y de la comunidad
Fuente de estudio para la historia y para la difusin cultural
Se debe asegurar la Integridad de los documentos, as tambin su
transmisin a generaciones futuras

MUCHAS GRACIAS
Elabora: Lorena Troncoso Tamayo
Administrador Pblico-Mster en Archivstica

Oficina de Transparencia y Participacin Ciudadana