Documentar y Analizar Procesos

(Mapas de procesos)

2/2/2015

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Por qu documentar y analizar procesos?

CEMEX produce y entrega muchos productos y servicios

stos son producidos por Procesos
Cualquier producto o servicio cuenta con clientes, y cada
cliente tiene unas expectativas y requerimientos
Todos los procesos tienen variabilidad, y debe ser
activamente controlada para reducirla con el fin de
mantener y mejorar la calidad y los resultados.

El propietario del proceso es responsable de asegurar que

se ste desarrollando de acuerdo a las condiciones deseadas
de seguridad, salud y regulaciones ambientales, sin olvidar en
ningn momento las expectativas de los clientes

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Por qu documentar y analizar procesos?

Para ser controlado, el proceso debe ser

entendido.
El mapa de proceso es la clave para el
entendimiento del mismo.

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Qu es un mapa de proceso?

Un mapa de proceso es un mtodo grfico para ilustrar cmo un

producto o transaccin es procesado, incluyendo las entradas (X),
salidas (Y) y oportunidades de mejora.

Los mapas de procesos son aplicables a todo tipo de procesos:

Manufactura, diseo, servicios o administrativos.

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Caractersticas de un mapa de procesos

Proporcionar una imagen donde se muestra paso por paso la

situacin as-is el estado actual

Debe describir:
Actividades / tareas principales
Sub-procesos
Lmites del proceso
Entradas y pasos del proceso: Xs
Salidas del proceso: Ys

Y funcin ( x1,x2 ,...,xk )

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Beneficios de un mapa de proceso

Definir y resaltar las reas de oportunidad (mejoras)

Proporcionar una visin del proceso que facilite el reconocimiento
rpido de oportunidades

Describir el estado actual del proceso

Se puede ilustrar el estado futuro deseado en un mapa distinto

Ayudar en la organizacin del proyecto y reconocer las reas clave en

las que concentrarse

Ayudar en la identificacin de:

Pasos que no aportan valor al proceso y desperdicios ocultos
(esperas, exceso de inventario, sobreproduccin, creatividad
desperdiciada, etc.)
Pasos y recursos necesarios
Triunfos rpidos!!!
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Beneficios de un mapa de proceso, continuacin

Sirven como base para:

Ayudar en el anlisis de la causa raz

Validar el alcance del proyecto

Guiar las soluciones del equipo

Planificar la implementacin

Dirigir actividades

Guiar las auditoras

Toma de datos

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Beneficios de un mapa de proceso, continuacin

Sirven como una herramienta de comunicacin:

Al tratarse de un mtodo grfico, ayuda a la

explicacin/entendimiento

Proporcionar un entendimiento comn del proceso

Proporcionar la habilidad de enfocarse en las reas de

relevancia

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Creando un mapa de proceso Pasos bsicos

1.

Nombre del proceso

2.

Identificar los puntos de comienzo y fin (lmites del proceso)

3.

Identificar los clientes del proceso

4.

Identificar las salidas del proceso

5.

Identificar las entradas del proceso

6.

Identificar los proveedores del proceso

7.

Indicar el ltimo paso del proceso al da de hoy (estado

actual)

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Creando un mapa de proceso Consejos

Es difcil conocer el nivel de detalle necesario al comienzo de

realizar el mapa de proceso
Empezar en un nivel elevado con SIPOC y trabajar aguas
abajo desde el cliente
Altamente flexible, puede ser simple o complejo, segn la
necesidad

Debe ser revisado y actualizado frecuentemente

El mapa de proceso es una actividad iterativa Documento
interactivo
SIPOC: S = Suppliers proveedor
El mapa de proceso debe realizarse en equipo
I = Inputs entradas
P = Process
procesos
O = Outputs
salidas
C = Costumers clientes

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Creando un mapa de proceso Consejos

Se debe involucrar expertos en el proceso, aquellos que

realmente realizan o participan en el mismo

Conocimiento del proceso mediante la observacin en

diferentes condiciones salida a campo

El espacio no debe ser limitado en la construccin del mapa de

proceso

Se debe mantener actualizado el mapa de proceso siempre

que sea necesario

Utilizar brainstorming, lluvia de ideas, para localizar las reas

de oportunidad

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Creando un mapa de proceso Medidas tiles

Para cada paso en el proceso, algunos de los ejemplos a considerar
incluyen:

Material fuera de especificacin: porcentaje, peso, unidades, dlares

Medidas de calidad: C3S/C3A, cal libre, Blaine, resistencias

Parmetros operacionales

Utilizacin de recursos: personal, equipo, herramientas

Disponibilidad: tiempos muertos (ejem., no programados,

programados)

Inventarios: materias primas/combustibles, clinker/cemento, capital

de trabajo/inversores

Transporte: transporte (bandas, gusanos, etc.), personal

Tiempo de ciclo: colas de entradas / salidas, touch time (tiempo en

que se agrega valor al producto o servicio)

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Ejemplos de mapa de proceso

Algunos ejemplos de mapa de proceso incluyen:

SIPOC

Top Down (De arriba abajo)

Despliegue funcional

Cadena de valor

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SIPOC! Un buen sitio donde empezar

SUPPLIERS (proveedores). Aporta entradas al proceso

INPUTS (entradas). Usados por el proceso para producir las

salidas.

PROCESS (proceso). Secuencia definida de actividades.

OUTPUTS (salidas). Son los productos, servicios o informacin

que el cliente considera de valor.

CUSTOMERS (clientes). Son los usuarios de las salidas.

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Realizando mapas con SIPOC

Lmite inicial _________

Proveedores:

Lmite final __________

Entradas:

Salidas:

Clientes:

Proceso

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Utilizando SIPOC Recomendaciones

Definir claramente el inicio y final del proceso (lmites)

Completar SIPOC de DERECHA a IZQUIERDA (primero los

clientes)

Asegurarse de que todos los clientes estn incluidos

Asegurarse de que todos los clientes tienen salidas

Asegurarse de que todas las salidas identificadas tienen

clientes

Listar las entradas y los proveedores del proceso

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Ejemplo SIPOC Mapa de proceso

Herramienta
identificada
durante la
planificacin del
trabajo o desde el
pedido de trabajo

Trabajo
finalizado,
herramienta
devuelta

Lmite inicial _________

Proveedores:

Lmite final __________

Entradas:

Salidas:

Clientes:

Almacn

Tipo necesitado

Localizacin

Mecnicos

Cuarto de herramientas

Nmero de piezas

Disponibilidad

Operadores

Panel de sombras

Descripcin

Condicin

Supervisores

Nombre
Cantidad

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Proceso:
Determinar la localizacin y
disponibilidad de tiendas de
herramientas compartidas

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Ingenieros

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Ejercicio: Desarrollar un SIPOC simple

Desarrollar un SIPOC para un restaurante que prepara
hamburguesas con queso.
15 minutos

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Mapa de proceso Top Down (Arriba abajo)

Proceso

principal

Sub-Proceso

Micro-Proceso

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Utilizando mapa de proceso Top Down

PROCESO PRINCIPAL La agrupacin primaria de

actividades del proceso en una organizacin

SUB-PROCESO La agrupacin de menor nivel de las

actividades del proceso que apoyan al proceso principal

MICRO-PROCESO El proceso bsico de actividades que

apoyan al sub-proceso

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Mapa de proceso Top Down Recomendaciones

Se debe definir claramente el inicio y el final del proceso

(manejo de materias primas)

Dividir el proceso en reas funcionales, localizaciones o reas

de responsabilidad (trituracin, mezcla, molienda de materias
primas)

Ordenar de forma secuencial

DESARROLLAR NIVEL DE ARRIBA A ABAJO profundizar

cuando sea necesario (desperdicios, defectos, daos, etc.)

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Ejemplo de mapa de proceso Top Down

Fabricacin de cemento
Mezcla de
materias
primas

Manejo de
clinker

Horno

Molienda de
cemento

Sub-Proceso
Enfriamie
nto

Transport
e

Almacn

Reclamo

Micro-Proceso
Paso 1

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Paso 2

Paso 3

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Paso 4

Paso 5

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Mapa de proceso Despliegue funcional

Funcin

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Nombre del proceso

Funcin
Funcin
Funcin

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Funcin

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Mapa de proceso Despliegue funcional

Instrucciones
1. Usar mapas SIPOC o Top Down como referencia
2. Desarrollarlo en un muro o en una cartulina grande con notas
adhesivas (postit)
3. Establecer los lmites iniciales y finales del proceso
4. Listar cada uno de los pasos del proceso en orden secuencial
Se debe escribir cada paso del proceso en notas adhesivas
individuales, incluyendo todas las actividades y decisiones
5. Etiquetar los encabezados utilizando los ejes horizontales para
definir individuos o departamentos implicados en el paso
especfico del proceso
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Mapa de proceso Despliegue funcional

Instrucciones
6. Listar todos los pasos del proceso y colocarlos en la columna
apropiada para el individuo o departamento implicado
Es posible que se llegue a necesitar columnas adicionales
para guardar todos los pasos del proceso
7. Incluir todas las actividades y decisiones tomadas para realizar
el proceso
8. Identificar el orden secuencial por el cual el proyecto est
formado
9. Validar el mapa de proceso mediante la revisin de todos los
pasos que lo componen con el equipo del proceso

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Smbolos comunmente utilizados en los mapas

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Puntos de
inicio y fin

Identificar los lmites del proceso

Actividad

Lo que se est realizando. Indicando actividades

necesarias e innecesarias

Decisin

Ilustra puntos de decisin donde pueden ocurrir

lazos en el proceso.

Ruta/Flujo

Representa la direccin de la ruta/flujo del proceso

Entradas o
salidas

Muestra las entradas o salidas importantes sin

entrar en detalles

Conectores de
proceso

Conectores de flujo de otras pginas del proceso

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Ejemplo de mapas de despliegue funcional

Desde nuestro
programa de
mantenimiento
de CxPS
Una forma
excelente de
mostrar el flujo
cuando hay
diversos
departamentos
involucrados
Grupos de
responsabilidad
claramente
ilustrados

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Mapa de flujo de valor del proceso

Diagrama simplificado de cada paso implicado en el flujo de

informacin o material necesario para traerlo, desde el
pedido hasta el envo

ESTADO ACTUAL El mapa del flujo de valor sigue la ruta de

un proceso o producto desde el inicio hasta el fin para
determinar las condiciones actuales

ESTADO FUTURO El mapa del flujo de valor despliega

oportunidades de mejora identificadas en el mapa de estado
inicial para conseguir un mayor nivel de desempeo en
cualquier punto

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Mapa de flujo de valor del proceso

Flujo de informacin
Proveedor
Op. Cemento

Clinker
del
horno

Clientes
Centro de atencin &
Logstica

Pedido del cliente

Desperdicio?

Molienda
Cemento

Cliente

Desperdicio?

Carga
Camiones

Transporte
a silos

Transporte
de Cemento

Proceso
Flujo de material

Resaltar donde ocurren las discontinuidades del flujo

Mostrar interaccin entre flujo de material y flujo de informacin
Resaltar reas de desperdicios y con potencial de oportunidades de
mejora
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Arcilla

Cantera

Caliza

Mineral de hierro

Molienda Mat. primas

Reclamador

Homogeneizacin

Carbn

Llantas

Madera

Clinkerizacin

Caliza
RDF

Molienda de
Cemento

Embarque

Patio de clinker

Silos de
Cemento
Tensoactivos

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Aditivos

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Yeso Sinttico

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Cantera

Reclamador

2 turnos/da
5 das/sem

Homog

200 t/h
MTBS
KW/t

200 t/h
2 pilas
12k t.unid.
Ef:
MTBF

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Molienda
M. Prim.

Horno

Patio

2450 t/da
CK/KF = .52
MTBF
MBTU/t
AF: 80%

3 silos
4.5k tons

M. Cem.

Embarque

4 = 25 t/h
MTBF
Kw/t

Sacos
1 Turno/da
5 das/sem

5 = 47 t/h
MTBF
Kw/t

Camin
granel
2 turnos/da
5 das/sem

18k tons

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Silos

6 = 55 t/h
MTBF
Kw/t

Antiguo 15 k
Nuevo 25k

Tren granel
1 Turno/da
5 das/sem

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Mapa de flujo de valor del Horno

Contenedor
de coque

Alimentador

Desde silos de
homogeneizacin

Molino coque

Gas

Horno

Torre

Enfriador

Rastra

Elevadores
Patio de clinker

Combustibles
alternos

Colector
de polvo
Llantas
Tolvas de
polvo

A silos de
homogeneizacin

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Mapa de flujo de valor de la carga a granel

Nombre de cliente, nombre de
conductor, tipo de producto,
Camin/trailer #s, pedido #s,
son introducidos en JWS
facturacin PC.

El producto que se facturar est contenido

en los silos.

Carga de datos del conductor

sobre el cliente, son
retransmitidas a travs de
este intercomunicador

CLIENTE

Desperdicios

1. Defecto resuelto, enclavamiento comprueba tipo de producto con cliente

2. Defecto por mala comunicacin intercomunicador en mal estado
3. Movimiento del conductor hacia el cargador a granel para firmar papeleo.
4. Espera/Velocidad de llenado variable en funcin del tipo de producto y nivel del silo

La informacin del
siguiente cliente es
introducida en el
PC de facturacin.

El camin entra
en la bscula
cuando el
anterior camin
se marcha. Baja
la boquillla

Se tara la bscula,
se ajustan
parmetros
cuando la boquilla
est bajada

35 seg

25 seg

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Tipo de
producto/silo
verificados

5 seg

Camin
lleno

Peso
bruto
capturado

240 seg

5 seg

Se eleva
la
boquilla

40 seg

10 Minutos 33 Segundos
Desde que elModule
conductor
llega Green
hastaBelt
que sale con el
1.06 - CxPS
papeleo

El
conductor
sale de la
bscula

35 seg

El conductor
firma, BOL
imprimido

250 seg

33

Cantera

Fabricacin

Banda, voladura,
recorrido,
reservas

Control de
Produccin

Caliza
Arcilla

Logstica

365/30/7 das

90/60/30 das

Ventas /
Atencin al
Cliente

30/7/1 da

Clientes /
Destinos
30/7/1 da

as
d

1
7/

Trituracin
186tph*
32%
Tiempo
Pila mxima
25K tons max

I
= 5 das

Escoria
Caliza

Coque
Cscara
Madera
Llanta
Gas

Reclamador

Molienda MP
113tph*
*Fundamentos
56%
clinker
Tiempo
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Yeso sintt.
Caliza

Distribucin
200tph*
3am-7pm
Lun-Vier

Crane
Aliment. horno
5K tons max

I
= 1.5 das*

Clinker

Cemento
40K tons max

= 1.5 sem.

= 2 34
sems

Calcinacin
Molienda Cem
18K tons max
115tph*
89tph
79%
72%
Transporte
Tiempo
Tiempo
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Utilizando mapas de proceso para mejorarlos

El siguiente paso tras el proceso de mapeo es identificar mejoras
o rediseos en el proceso. Esto requiere que los procesos
cuenten con su mapa para ser evaluados frente a criterios
considerados importantes para los clientes y para Cemex.
Personas
El proceso es seguro y de conformidad?
Tiene el personal las herramientas y la
formacin adecuada para realizar su trabajo
satisfactoriamente y productivamente?

Rendimiento del producto

Identificar procesos donde ocurren
problemas de calidad y retrabajos para
resolver problemas y buscar la causa raz
Asegurar que el proceso es robusto y que
los defectos no lleguen al cliente

Rendimiento del proceso

Enfocarse en procesos ineficientes o que no
cumplen requisitos crticos de los clientes.
Identificar las limitaciones del proceso y los
desperdicios para reducir sus efectos

Crecimiento rentable
Evaluar los procesos buscando actividades
que no aporten valor con el fin de eliminarlas
Buscar oportunidades para mejorar la
productividad en procesos de bajo
rendimiento

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Identificando triunfos rpidos!!!

Ahora entendemos nuestro proceso

Hemos identificado los pasos que no agregan valor

Existen oportunidades que pueden ser implementadas

rpidamente y con un bajo riesgo?

Algunos procesos han sido descuidados y un simple ejercicio

de mapeo puede revelar fcilmente importantes
oportunidades de mejora

Algunos de estos triunfos rpidos son suficientes para

cumplir los objetivos de mejora del equipo

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Identificando triunfos rpidos!!!

Unos criterios de seleccin a tener en cuenta para conseguir
triunfos rpidos:

Facil de implementar

Rpido de implementar

Barato de implementar

Bajo control del equipo

Fcilmente reversible

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Dudas?

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